Voici quelques informations de base indispensable pour faire bon usage de votre système de gestion de temps. Terminal

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1 Vous venez d acquérir un système ANVIZ, félicitation. Voici quelques informations de base indispensable pour faire bon usage de votre système de gestion de temps. Pour commence vous devez comprendre que votre system de gestion de temps est composé de deux choses, la première est le terminal (la pointeuse) le seconde est le logiciel (programme de gestion). Nous allons commencer par apprendre a maitriser le terminal. 1) Placement: Terminal Installer le terminal au mur en forant les 4 trous de diamètre «6» correspondant au gabarit fournis, en oubliant par de placer la plaque de fixation avec «les pattes» vers le haut. Connecter ensuite le transformateur 12V au terminal, puis glisser le terminal sur la plaque en fixant les pattes du haut puis les guides latéral. Terminer en plaçant la petite visse par le bas du terminal. 2) Le terminal (pointeuse)

2 Une fois connecté votre terminal affiche sur un fond bleue : Première ligne : la date Seconde ligne : l heure Troisième ligne : ID (identification) (demande du numéro d employer) Quatrième ligne : on duty (entrée) (touche «IN») ou peut s afficher out duty (sortie) en appuyant sur la touche «OUT» du terminal. 3) Les fonctions du terminal : Toute les fonctions du terminal se configure depuis celui-ci, pour se faire il faut entrer en mode administrateur. Appuyez sur la touche «MENU», s affichera alors les mots «admin pwd» (adminitration password», entrez le code d accès (8888) par défaut et puis appuyez sur «OK». Vous arriver sur un ecrant appelé «menu» qui est composé de deux colonnes. Vous pouvez alors naviguer dans la colonne de gauche a l aide des touche «in» et «out». Dans cette colonne de gauche vous avez les fonctions «admin» «setup» «info». Restez sur la fonction «admin» et appuyez sur la touche «ok», vous venez de passer sur la colonne de droite ou s affiche : «enroll user» (enrôler usager).

3 «T et A option» (option de pointage). «door open» (ouverture de porte). «delete user» (effacer usager). 4) Enrôler les membres du personnel. Nous allons commencer par nous attarder sur la fonction «enroll user» (enrôler usager). Restez sur la fonction «enroll user» et appuyez sur la touche «OK». Vous arriver sur une fenêtre appelée enroll user, indiquez le numéro de l employer que vous souhaitez enrôler (1, 2, ou3 etc), puis appuyez sur la touche «OK». Vous arrivez dans un nouvel écran. En première ligne sont affichés les mots «enroll user» (titre de l écran). En seconde ligne est affiché «NAME» : puis le numéro de l utilisateur que vous avez tapé a l étape précédente. En troisième ligne est affiché «PWD» (password) si vous souhaiter que votre employer pointe en indiquant simplement un code secret, taper le, si non, ne taper rien. En quatrième ligne est affiché le mot «card», si vous souhaiter que votre employer pointe en passant sa carte (ce qui est le cas le plus fréquent) passer une carte devant le détecteur du terminal (dessin d une main tenant une carte) un numéro s affichera sur cette ligne. Relever le numéro de carte qui vient de s afficher ainsi que le numéro de l employer et noter le ainsi que le nom de l employer,(vous en aurez besoin par la suite pour les encoder sur le programme de gestion de temps). Puis appuyez sur «OK» pour passer a l employer suivant

4 si vous avez terminé l enrôlement des employés appuyez maintenant sur la touche «ESC» plusieurs fois jusqu au retour a l écran principal. Si vous avez l option «fingerprint» (empreinte digital) placer le doigt de l employer pendant 2 secondes puis confirmer en replaçant le même doigt du même employer une seconde. Placer le deuxième doigt du même employer et de nouveau confirmé en replaçant ce même doigt une 2 ème fois. Attention veillez bien a ce que le doigt soit bien placer dans le lecteur d empreinte (place la pliure de la phalange sur le bord du lecteur puis poser la première phalange sur le scanner)(chaque fois qu une empreinte sera validée et enregistrée le petit carré a gauche du mot se noircira). Puis appuyez sur «OK» pour passer a l employer suivant si vous avez terminé l enrôlement des employés appuyez maintenant sur la touche «ESC» plusieurs fois jusqu au retour a l écran principal. 5) Pointage Voila vous venez d enrôler le ou les membres de votre personnel, vos employés peuvent donc pointer. Pour ce faire ils devront se placer devant le terminal (pointeuse), appuyer sur la touche «IN» (pour pointer une entrée) ou appuyer sur «OUT» pour pointer une sortie. Ensuite selon le modèle de terminal que vus avez acquis (OA200, OC200) et le type de pointage que vous avez introduit (code secret, carte ou empreinte), il devra soit : Passé sa carte devant le détecteur de carte. Placé son doigt dans le scanner. Introduire son N indentification (N membre du personnel) appuyer sur «OK» puis introduire son code secret et appuyer sur «OK». Attention avant de pointer n oubliez pas vous assurer que la date et l heure du terminal ont été correctement introduit (voire section réglage de la date et heure) 6) Réglage de la date et de l heure.

5 a partir de l écran principal (écran de départ) appuyez sur la touche menu, introduisez votre mot de passe administrateur (d usine «8888 ou 9999»),appuyez sur «OK» dans la colonne de droite de l écran a l aide des touches «in» et «out» naviguez jusqu a «setup», puis dans les menu de gauche naviguez jusqu'à «clock time». a l aide du pavé numérique (les chiffres) indiquez la date et l heure, puis, appuyer «ok». Une fois que c est fait retournez a l écran de base en appuyant le nombre de fois nécessaire sur la touche «esc». 7) Options de pointages. Selon le type de modèle que vous avez choisis, vous pouvez déterminer les options de pointages (cartes, empreintes, code secret, etc ) pour ce faire a partir de l écran principal (écran de départ) appuyez sur la touche menu, introduisez votre mot de passe administrateur (d usine «8888 ou 9999»),appuyez sur «OK» dans la colonne de gauche rester sur «setup» et appuyez «OK» vous avez ainsi activer la navigation dans la colonne de droite, ensuite a l aide des touches «IN» et «OUT» mettez en surlignage la ligne T &A options puis appuyez sur «OK». Introduisez le numéro du membre de personnel dont vous souhaitez changer les options de pointages puis appuyez sur «OK». a l aide des touches «IN et OUT» déterminez les fonctions qui vous intéresse puis choisissez a l aide de la touche «MENU» et confirmez en appuyant sur «OK» passez ensuite au membre du personnel suivant en introduisant son numéro ou retournez a l écran principal en appuyant autant de fois que nécessaire sur la touche «esc». 8) Changement du mot de passe administrateur.

6 A partir de l écran principal (écran de départ) appuyez sur la touche menu, introduisez votre mot de passe administrateur (d usine «8888 ou 9999»),appuyez sur «OK» dans la colonne de droite de l écran a l aide des touches «in» et «out» naviguez jusqu a «setup», puis dans les menu de gauche naviguez jusqu'à «Admin pwd» et appuyer sur «ok» introduisez le nouveau mot de passe puis sur la touche «ok». 9) Changement du mode de communication. Selon les options que vous avez choisies le terminal peut communiquer en mode tcp/ip ou rs232, pour ce faire vous devez le lui indiquer. a partir de l écran principal (écran de départ) appuyez sur la touche menu, introduisez votre mot de passe administrateur (d usine «8888 ou 9999»),appuyez sur «OK» dans la colonne de droite de l écran a l aide des touches «in» et «out» naviguez jusqu a «setup», puis dans les menu de gauche naviguez jusqu'à «COMM) appuyez sur «OK», a l aide des touche «IN et OUT». 10) Communication réseau

7 Communication tcp/ip (en option) pour établir un contact avec le terminal depuis le programme de gestion, vous devez introduire les données (ip, masque, passerelle, serveur). a partir de l écran principal (écran de départ) appuyez sur la touche menu, introduisez votre mot de passe administrateur (d usine «8888 ou 9999»),appuyez sur «OK» dans la colonne de droite de l écran a l aide des touches «in» et «out» naviguez jusqu a «setup», puis dans les menu de gauche naviguez jusqu'à «NETWORK» et introduisez l adresse IP (fixe) a l aide du pavé numérique (chiffre) puis le masque réseau (ligne mask) (souvent ) introduisez ensuite le numéro de passerelle (geteway) de la même manière sur la ligne «gate» et enfin introduisez le numéro du serveur sur la ligne «ser.». pour connaitre vos informations de réseau contactez votre administrateur réseau ou taper «ipconfig /all» dans la fonction commande (dos) pour se faire cliquez sur démarrer et taper cmd dans la ligne de recherche. 11) Réinitialiser le terminal Pour réinitialiser le terminal ( retrouver la configuration d origine du terminal) a partir de l écran principal (écran de départ) appuyez sur la touche menu, introduisez votre mot de passe administrateur (d usine «8888 ou 9999»),appuyez sur «OK» dans la colonne de droite de l écran a l aide des touches «in» et «out» naviguez jusqu a «setup», puis dans les menu de gauche naviguez jusqu'à «init» appuyez sur «OK» introduisez comme demandé votre numéro administrateur puis confirmé en appuyant sur «OK» (attention si vous faite cela le terminal se retrouvera dans sa configuration d usine, y compris le mot de passe qui redeviendra (8888 ou 9999) selon terminal. 12) informations

8 pour connaitre l état de la mémoire ou les infos sur le terminal, a partir de l écran principal (écran de départ) appuyez sur la touche menu, introduisez votre mot de passe administrateur (d usine «8888 ou 9999»),appuyez sur «OK» dans la colonne de droite de l écran a l aide des touches «in» et «out» naviguez jusqu a «info», puis dans les menu de gauche naviguez jusqu'à «user info», vous pourrez alors visualiser le nombre d employer que vous avez enregistrer et le pourcentage de la mémoire occupée. Si vous descendez jusqu'à «T&A info» vous visualiserez les infos sur les pointages (en nombre et en pourcentage). Vous pourrez connaitre les infos sur le terminal ( numéro de série, numéro de version) en descendant sur «terminal info». 13) Effacement d employé Pour effacer un employé. a partir de l écran principal (écran de départ) appuyez sur la touche menu, introduisez votre mot de passe administrateur (d usine «8888 ou 9999»),appuyez sur «OK» dans la colonne de droite de l écran a l aide des touches «in» et «out» naviguez jusqu a «admin», puis dans les menu de gauche naviguez jusqu'à «delete user», introduisez le numéro de l employé, appuyez sur «ok» puis confirmez en appuyant sur la touche «menu» 14) Transert donnée par clé USB (en option) Il est possible de transférer les données de pointages par la clé USB (option), pour ce faire introduisez la clé usb dans la fente prévue a cet effet (en bas sur la tranche gauche du terminal) sur l écran il vous sera demander d introduire votre code administrateur (admin pwd), faite le puis poussez sur ok.

9 Un nouvel écran apparaitra, la première ligne sert a transférer les données de pointages pousser sur ok pour le faire. La seconde ligne sert a transférer les données de membres du personnel a l aide des touche «in et out» mettez cette ligne en sur-lignage et appuyez sur la touche «OK» Confirmer puis retirer la clé usb pour sortir de ce menu. Programme

10 Placez le cd dans le lecteur une fenêtre s ouvrira automatiquement, si elle ne le fait pas cliquez sur l icône de votre ordinateur correspondant au lecteur de votre cd. Installez le programme, la première fenêtre vous annonce que vous êtes prêt a installer le programme.

11 cliquez simplement sur next (suivant). La seconde fenêtre vous permet de déterminer le répertoire de destination du programme, si vous souhaitez le changer cliquez sur browse (explorer) puis changer le répertoire et cliquez sur «OK» puis cliquez sur «next».

12 Une nouvelle fenêtre s ouvrira qui confirme qu il est prêt a installer le programme, cliquez sur «next». une nouvelle fenêtre confirmera l installation, cliquez sur finish. 1) Ouverture du programme.

13 Cliquez sur l icône «Fingerprint Attendance System», ou «Bio-office Attendance Management System». Selon la version dont vous disposer, une fenêtre de contrôle s ouvre, tapez «admin» «sans les guillemets» puis cliquez «OK». D usine aucun code n est donc introduit, vous pourrez en introduire un par après dans les options du programme (voire rubrique changement de code d ouverture. 2) Connexion de la pointeuse. Bien sûre si vous avez choisis l option usb la connexion avec le terminal n est pas indispensable, vous pouvez communique avec le terminal via votre clé (voire rubriques terminal «Transfert donnée par clé USB» et programme «importation de donnée») si non, la connexion est essentiel et peut se faire soit par le port com soit par tcp/ip (en option). Pour se faire ouvrer le programme et cliquez sur «externe» (dans la bande grise en haut de le fenêtre principal), sur le menu déroulant cliquez sur «connexion a la pointeuse», une nouvelle fenêtre «gestion pointeuse s ouvre».

14 Dans cette fenêtre cliquez sur l icône «ajout», une fenêtre nommée «ajout pointeuse» s ouvrira pour commencer il faut remplir la ligne «N point» en indiquant le numéro de SERIE de la pointeuse que vous trouverez soit sur la boite de la pointeuse, soit sur le châssis (dos) de la pointeuse ou encore dans les informations de la pointeuse (voire rubrique 13 de la partie pointeuse de ce mode d emplois) si vous introduisez ici un autre numéro que le numéro de série de la pointeuse la communication ne pourras pas se faire. Remplissez la case «nom de pointeuse» en indiquant le nom de terminal que vous souhaiter lui donner pour pouvoir le reconnaitre. Ensuite dans le menu déroulant appeler «comm» sélectionné l option vous concernant ( com, lan( tcp/ip réseau), 485).

15 Dans la case «com port» indiquer le numéro de port ou l adresse IP si vous utiliser le mode de connexion lan (tcp/ip, resau), puis cliquez sur le bouton «OK». Vous revenez donc a la fenêtre «gestion pointeuse» vous pouvez maintenant soit ajouter, soit supprimé, soit modifier la pointeuse, pour ce faire cliquez sur la ligne ou est affiché la pointeuse et clique ensuite sur l icône correspondant a votre souhait. 3) Encodage de membres du personnel Si vous disposer de l option USB sur votre terminal, procédez comme indiqué dans la section 4 de la partie «terminal» du mode d emplois puis télécharger les donnés sur la clé «USB» comme indiqué dans la section 14 de la partie «terminal», puis sur la page d accueil du programme, cliquez dans la bande grise sur «bio office disk managment» du menu déroulant que vous trouverez en cliquant sur «externe».

16 une nouvelle fenêtre s ouvre, cliquez sur le bouton carré ( ligne «read the staffer information» ) se trouvant sur la seconde de cette fenêtre, sélectionnez le repertoire de la clé usb contenant les informations d employé (fichier.yg), cliquez sur ouvrir,

17 puis cliquez sur le bouton «start» se trouvant a droite de la ligne.

18 Vos données employés viennent d être chargé sur votre programme, vous les trouverez en cliquant sur l icône «personnel» de la page d accueil du programme.

19 Si vous ne disposer pas de l option USB, il faut vous connecter a la pointeuse que vous avez configuré conformément au point 2 de ce manuel. Pour ce faire, sur la bande grise de la page d accueil, cliquez sur «externe», cliquez sur «connexion a la pointeuse» mettez votre pointeuse en sur-lignage bleu en cliquant dessus puis cliquez sur l icône «connecter», puis cliquez sur le bouton «telech.pers.». Vous venez de télécharger les donné de membres du personnel. Cliquez maintenant sur l icône «personnel» de la page d accueil du programme pour compléter les données de pointage des membres du personnel.

20 Puis cliquez sur la ligne du membre du personnel dont vous souhaitez compléter les données et cliquez sur l icône «modifier» et complétez maintenant les données (nom, sexe, langue, etc ), une fois vos changements effectué cliquez sur l icône «enregistrer» passez au suivant ou cliquez sur la croix rouge en haut a droite pour fermer cette fenêtre. 4) Télécharger les pointages Si vous disposer de l option USB sur votre terminal procédez comme indiqué dans la section 14 de la partie «terminal» de ce manuel. Introduisez votre clé usb dans votre pc, puis, sur la bande grise se trouvant en haut de la page d acceuil, cliquez sur «externe», puis sur «bio office disk managment» du menu déroulant. une nouvelle fenêtre s ouvre, cliquez sur le bouton carré ( ) se trouvant sur la seconde ligne «read the records information» de cette fenêtre, sélectionnez le repertoire de la clé usb contenant les informations de pointage (fichier.txt), cliquez sur ouvrir, puis cliquez sur le bouton «start» se trouvant a droite de la ligne. Vos données pointages viennent d être chargé sur votre programme, vous pourrez le vérifier en cliquant sur l icône «enregistrement» se trouvant sur la page d acceuil du programme. 5) Gestion des départements. Vous pouvez crée des départements différant pour votre entreprise (cela permet par exemple de crée des rapports incluant tous les membres de ces départements).

21 Pour commencé changer le nom de l entreprise, sur la bande grise en haut de la page d accueil, cliquez sur «système» et dans le menu déroulant, cliqué sur «réglage des paramètres», dans l onglet «paramètres de base» vous trouverez une ligne nommée nom de l unité, changer le nom de base «head office» par celui de votre entreprise cliquez sur le bouton «ok». Sur la bande grise en haut de la page d accueil, cliquez sur «gestion des rh» puis dans le menu déroulant cliquez sur «gestion du département».

22 Une nouvelle page s ouvre, cliquez sur l icône «ajouter» en haut a gauche, et indiquez le nom du nouveau département sous la ligne «saisir le nom du nouveau département» puis cliquez sur «sauver», faite de même pour les départements suivant si vous voulez en ajouter plusieurs. Une fois que vous avez terminer cliquez sur la croix rouge en haut a droite pour fermer cette fenêtre. Pour transférer un membre du personnel dans un département, cliquez sur l icône «personnel» de la page d accueil du programme, puis dans la nouvelle fenêtre qui vient de s ouvrir, cliquez sur le membre du personnel (si vous désirer en transféré plusieurs, appuyez sur la touche «ctrl» de votre clavier, puis cliquez sur les membres du personnel que vous souhaiter transférer) et enfin, cliquez sur l icône «transférer», choisissez le département désirer et confirmer le transfert en cliquant «ok». 6) Jours fériés Vous pouvez crée des jours de congé ou férié pour tous les membres du personnel (attention ceci ne concerne pas les congés pour motif particulier d un membre du personnel)

23 pour ce faire sur la bande grise en haut de la page d accueil, cliquez sur «présence» puis dans le menu déroulant cliquez sur «liste de congé» et enfin après avoir cliquez sur «ajouter», déterminez un nom a votre ou vos jour(s) de congé, la date et les nombre de jour concerné. 7) Ajoutez un jour de congé Vous pouvez également ajouter un ou plusieurs jours de congés (maladie, récupération ou autres) de circonstance pour un, tous les membres, ou un groupe de membre du personnel (département). Pour ce faire il faut d abord créer le type de congé souhaité (maladie, récupération, etc..) en cliquant dans la bande grise de la page d accueil du programme sur «système» puis, «réglages des paramètres» une nouvelle fenêtre s ouvrira, cliquez sur l onglet «classe de congé». Cliquez sur «ajouter» a coté de la ligne «classe de congé»

24 indiquez son nom (maladie, récupération, etc..) déterminez sa couleur et son symbole. Cliquez sur «enregistrer», vous venez de créer un type de congé si vous devez en crée plusieurs, faite le, puis cliquez sur «ok» Maintenant en cliquant dans la bande grise de la page d accueil du programme sur exception, puis congé familiale, une nouvelle fenêtre s ouvre, cliquez sur «ajouter» puis déterminer le membre du personnel concerné, ainsi que la ou les dates de congé et l heure, cliquez sur «enregistrer». Vous pouvez maintenant voire les congés des membres de votre personnel. 8) Ajoutez un pointage Si un membre du personnel a oublier de pointer ou était en mission a l extérieur rendant le pointage impossible, vous pouvez ajouter manuellement un ou plusieurs pointages. Sur la bande grise en haut de la page d accueil du programme, cliquez sur «exception», puis sur «ajouter un enregistrement»

25 déterminez simplement l employer, la date, l heure, puis le type d enregistrement (entrée, sortie, ), cliquez sur «ajouter», et l erreur est corrigée. Si vous souhaiter ajoute un enregistrement collectif pratiquez comme suit : Sur la bande grise en haut de la page d accueil du programme, cliquez sur «exception», puis sur «ajouter collectivement un enregistrement» déterminez simplement les employés, la date, l heure, puis le type d enregistrement (entrée, sortie, ). 9) Sauvegarde de la base de données Nous vous recommandons d effectuer régulièrement une sauvegarde de votre base de donnés (sur une clé USB) pour des raisons évidente de sécurité (plantage du système ou autres) pour ce faire, sur la bande grise en haut de la page d accueil de votre programme, cliquez sur «maintenance des données», puis sur «sauvegarder la base de données», dans la nouvelle fenêtre qui viens de s ouvrir, cherchez votre clé usb en remontant les répertoire pour arriver au poste de travail, donner un nom a votre sauvegarde, et cliquez sur «enregistrer» 10) Visualisation et impression des pointages Vous pouvez visualiser les pointages effectués par les membres du personnel en cliquant sur la bande grise en haut de la page d accueil sur «présence» puis sur «enregistrement de présence»

26 déterminez le département ou le membre du personnel, et les dates concernée (du, au ), puis cliquez sur l icône «rechercher»,

27 les pointages s afficherons. En cliquant sur l icône «relevé» vous pourrez imprimer les pointages en cliquant sur l icône ( s ouvrir. ) «imprimante» de la nouvelle fenêtre qui vient de Vous pouvez visualiser et imprimer les rapport d horaire et d exception en cliquant sur la bande grise en haut de la page d accueil sur «présence» puis sur «calcul et relevé de présence» déterminez le département ou le membre du personnel, et les dates concernée (du, au ), puis cliquez sur l icône «calculer»

28 dans les quatre onglets d exception choisissez celui qui vous convient. Vous pouvez également corriger les eventuels erreur en faisant un clique droit de la souris sur une ligne. Et en choisissant l option que vous souhaité. vous pouvez imprimer des rapport en cliquant sur l icône «relevé»

29 , puis sur le type de relevé que vous souhaité imprimé, et enfin sur l icône ( ) «imprimante de la nouvelle fenêtre qui vient de s ouvrir. Vous pouvez également corriger 11) Changement du mot de passe Pour facilité le premier accès au programme, celui-ci est livré d origine sans mot de passe. Vous pouvez en changer en mettant le mot de passe de votre choix, pour se faire cliquez sur la bande grise en haut de la page d accueil du programme sur «système» puis sur mot de passe administrateur configurer» sur la ligne «ancien mot de passe introduisez l ancien mot de passe (d origine aucun, laissez donc la case vide) ensuite sur la ligne suivante introduisez votre nouveau mot de passe puis confirmé le sur la ligne suivante. Cliquez sur «ok», votre motde passe est maintenant changé. LEXIQUE DE BASE Personnel (1ere icône) Dans l écran d accueil du programme cliquez sur l icône «staffers» Cliquez sur «append» pour ajouter un membre, introduire les données souhaitées puis cliquez sur «save».

30 Pour le modifier cliquez sur «modify» puis apportez les modifications souhaitées et terminez en cliquant sur «save». Horaire (2eme icône) Etablissement des horaires d entrées, sorties et pauses Calendrier (3eme icône) Etablissement des calendriers de travail Enregistrement (4eme icône) Permet de visualiser les enregistrements de pointage par membre du personnel ou pour tous les employés. Vous pouvez également les pré-visualiser en cliquant sur «report» Attention ne pas oublier d introduire les dates d entrée et de fin de recherche et de cliquer sur «search» Rapport (icône a coté) Ici l on peut visualiser et imprimer les différents types de rapports Sélectionnez le ou les membres du personnel, déterminez la période en entrant la date de début et de fin de calcul, puis cliquez sur «calculate» Vous pourrez visualiser, en déterminant l onglet d exception, la ou les erreurs éventuelles, ou visualiser puis imprimer les différents rapports (c est la que vous trouverez par exemple le total des heures prestées en procédant comme suit : 1) cliquez sur l icône «report» un menu déroulant apparait. 2) cliquez sur le type de rapport qui vous intéresse. 3) cliquez sur l icône d impression qui se trouve en haut à gauche. Ajouter un enregistrement ( icône en bas a gauche) C est par là que, en cas d oubli de pointage vous pourrez ajouter les pointages en procédant comme suit : 1) sélectionnez le département et le membre du personnel

31 2) sélectionnez «entrée ou sortie etc..» 3) ajoutez la date et l heure du pointage «oublié». ************* HOROMECA 7-9 Rue des Ateliers B Bruxelles tel +32 (0) fax +32 (0) anciennement : chaussée de Jette, B Bruxelles

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