ENVOI ET RECEPTION DE SMS

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1 ANNEXE OPERATIONS COURANTES ENVOI ET RECEPTION DE SMS L envoi de SMS permet de : Envoyer des messages préformatés Envoyer des messages libres Confirmer une réservation Récupérer le kilométrage des différents conducteurs Gérer des groupes qui permettront des envois plus rapides Envoi de SMS Pour accéder à l envoi de SMS, le menu Opérations courantes > SMS > Envoi Ou le bouton Envoyer un SMS Choisir le type de message : o Message préformaté o Message libre (dans la limite de 110 caractères) o Cocher les destinataires souhaités OU o Faire une recherche (par département collaborateur centre de coût groupe) afin de faire apparaitre les collaborateurs souhaités Attention! Le téléphone rouge signifie qu aucun numéro de téléphone n est renseigné pour le collaborateur. l icône pour le renseigner.. Gestion des messages préformatés Il existe par défaut un message préformaté permettant le relevé de compteur kilométrique. Attention! Le conducteur devra obligatoirement écrire le code KMS suivi de son kilométrage. 1

2 Création d un message préformaté Choisir message préformaté dans l écran d envoi de SMS Indiquer le nom et le message N.B. : les SMS types peuvent être modifiés et supprimés dans le menu Maintenance > SMS types Gestion des groupes Double-cliquer sur le nouveau groupe crée Indiquer le nom du groupe pour ajouter des destinataires grâce aux critères de tri (par département collaborateur centre de coût groupe) Réception de SMS Pour accéder à la réception de SMS, le menu Opérations courantes > SMS > Réception Ou le bouton Recevoir des SMS Import de compteurs kilométriques par SMS L Import des compteurs kilométriques permet de : Fiabiliser le kilométrage compteur du véhicule. Détecter les consommations anormalement élevées en vous facilitant la recherche du fait générateur. Déceler les erreurs de déclaration patentes du kilométrage compteur lors de la prise de carburant en vous permettant d effectuer des corrections rétroactives en tant que de besoin pour maintenir une cohérence de vos données. Faciliter votre gestion d information et de relance des conducteurs Pour accéder à l envoi de SMS, les menus Opérations courantes > SMS > import compteurs Un compte rendu prévisionnel de l import apparait (le total des enregistrements traités, acceptés et rejetés). Pour enregistrer les données importées dans GeFA, cliquer sur 2

3 Attention : GeFA enregistre uniquement les données ne présentant pas d incohérence au niveau du compteur déclaré. Traitement des données importées : Définition - Compteur précédent : C est le compteur kilométrique du relevé précédant immédiatement le relevé effectué. - Compteur déclaré : C est le compteur déclaré par le conducteur au moment du relevé. - Compteur suivant : C est le compteur kilométrique du relevé suivant immédiatement le relevé effectué. - Consommation calculée : C est le calcul de la consommation entre le relevé effectuée et la précédente. - Consommation théorique : C est la consommation théorique du véhicule indiquée dans la fiche d immatriculation. Légende - Compteur déclaré en surbrillance rouge : Le compteur déclaré est incohérent par rapport au compteur précédent et/ou le compteur suivant. - Compteur précédent ou suivant en surbrillance orange : Le compteur précédent et/ou le compteur suivant est incohérent par rapport au compteur déclaré. - Consommation calculée en surbrillance rouge : La consommation calculée est excessive. Il peut s agir d un abus. - Consommation calculée en surbrillance orange : La consommation calculée est faible. Il peut s agir d une prise de carburant effectuée ailleurs ou non référencée chez le fournisseur. Situations possibles Cas 1 : Compteur déclaré incohérent par rapport au compteur précédent 2 possibilités : 1) Le compteur déclaré est faux (Erreur de saisie lors de la prise de carburant, erreur humaine lors du relevé, ) 2) Le compteur précédent est faux (Il peut provenir soit d un relevé kilométrique existant dans GeFA, soit de la ligne précédente dans le tableau pour le même véhicule) Correction du compteur déclaré : Pour corriger le compteur déclaré signalé en rouge, vous devez modifier directement le compteur dans la zone de saisie. 3

4 Correction du compteur précédent : Si l information provient du compteur déclaré de la ligne précédente (même véhicule), il faut corriger le compteur déclaré de la ligne précédente. Si l information provient d un relevé kilométrique déjà présent dans GeFA, vous devez effectuer la correction dans l écran de gestion des relevés kilométriques en cliquant sur la borne kilométrique. Après régularisation, les surbrillances rouge et orange disparaissent. Vous aurez ainsi la possibilité de modifier la date de relevé ainsi que le relevé kilométrique erroné. Confirmation d une réservation Lors de la création d une réservation, un SMS de confirmation est envoyé au collaborateur concerné. Une case dans l écran de création de réservation permet d empêcher l envoi automatique. Historique des SMS envoyés et reçus Afin consulter l historique des SMS envoyés et reçus : le menu Consultation > SMS > SMS Envoyés / SMS reçus Définir la période recherchée N.B : Il est possible d exporter l historique au format Excel. 4

5 Approvisionnement du solde SMS Sur les écrans d envoi et de réception des SMS apparait une jauge indiquant le niveau de crédits de SMS restant. Légende : - Rouge - Orange - Vert Approvisionnement du solde Choisir la quantité de crédits Suivre la procédure indiquée sur le bon de commande o Imprimer le bon de commande, signer, scanner o Régler par virement à l aide du RIB présent sur le bon de commande o Nous adresser par mail le bon de commande accompagné de l avis de virement à Crédit du compte sous 24h. Attention! Les coordonnées de votre société doivent être renseignées avant d envoyer le bon de commande. Il est possible de les modifier en cliquant sur sur le bon de commande. 5

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