CRÉATION DE VALEUR PAR LES SI EN SANTÉ : PRÉSENTATION DES TRAVAUX DE L ANAP

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1 CRÉATION DE VALEUR PAR LES SI EN SANTÉ : PRÉSENTATION DES TRAVAUX DE L ANAP Après-midi «le R.O.I des logiciels médicaux pour les professionnels de santé», Cluster TIC Santé Aquitaine. Bordeaux, le 28 mars 2013 Didier Alain, , didier.alain@anap.fr Agence Nationale d Appui à la Performance des établissements de santé et médico-sociaux

2 Sommaire L ANAP en 2 mots Quelques repères sémantiques Historique des travaux de l ANAP sur la création de valeur par les SI Zoom sur le projet OISIS «pilotage par la valeur» Travaux en cours et perspectives 2

3 L ANAP en 2 mots L ANAP Repères sémantiques Historique des travaux OISIS «pilotage par la valeur» Gmsih (2000): Modernisation des SIH Anap (2009): Mainh (2003): Appui aux plans d investissement nationaux HPST - Créer des synergies entre organisation / SI et investissement - Etablissements de santé et médico-sociaux - Accompagnement au changement Perspectives Meah (2003): Organisation et amélioration des processus - Parcours de personnes 3

4 En quoi consiste l appui à la performance? L ANAP Repères sémantiques 1 Identifier / modéliser des pratiques au niveau du terrain Concevoir des outils et des méthodes Historique des travaux 2 Mettre en œuvre des projets de transformation pilotes OISIS «pilotage par la valeur» Perspectives 3 Déployer à grande échelle des outils et des méthodes Fonctionnement en mode projet, en lien étroit avec les professionnels de terrain et les ARS 4

5 L ANAP en 2 mots Quelques repères sémantiques Historique des travaux de l ANAP sur la création de valeur par les SI Zoom sur le projet OISIS «pilotage par la valeur» Travaux en cours et perspectives 5

6 Valeur du SI : deux visions Source : cours «pilotage des investissements SI». Diplôme Universitaire Maitrise d Ouvrage des SI. ISSBA Didier ALAIN 2013 L ANAP Repères sémantiques Historique des travaux Valeur patrimoniale Valeur du patrimoine informatique (logiciels, matériels) Valeur du patrimoine immatériel: connaissances, informations OISIS «pilotage par la valeur» Perspectives Valeur du SI en tant que levier de transformation Rentabilité des projets Gains associés à l investissement informatique, etc. 6

7 Valeur d un investissement Source : cours «pilotage des investissements SI». Diplôme Universitaire Maitrise d Ouvrage des SI. ISSBA Didier ALAIN 2013 L ANAP Repères sémantiques Des gains Qu il faut identifier et mesurer en continu De natures multiples Historique des travaux OISIS «pilotage par la valeur» Perspectives Des coûts : Qu il faut toujours chercher à optimiser Ne pas piloter uniquement par eux 7

8 Valeur et rentabilité Source : cours «pilotage des investissements SI». Diplôme Universitaire Maitrise d Ouvrage des SI. ISSBA Didier ALAIN 2013 L ANAP Repères sémantiques Historique des travaux OISIS «pilotage par la valeur» Les gains sont multiples : Financiers (calcul de rentabilité) De qualité D image De compétitivité (ex. amélioration de la productivité) Ils sont donc parfois : Mesurables objectivement (ex. rentabilité) Évaluables (ex. productivité) Intangibles Perspectives La capacité à soutenir un investissement se mesure par un calcul de rentabilité (R.O.I). L opportunité d un investissement informatique se mesure au regard de l ensemble des gains attendus, qu ils soient tangibles ou intangibles 8

9 L ANAP en 2 mots Quelques repères sémantiques Historique des travaux de l ANAP sur la création de valeur par les SI Zoom sur le projet OISIS «pilotage par la valeur» Travaux en cours et perspectives 9

10 Historique des travaux de l ANAP sur la création de valeur par les SI Avant Schéma Directeur du SI Kit «R.O.I.» Revue des connaissances: Création de valeur par les TIC en santé Répertoire d indicateurs ANAP OISIS : gérer un portefeuille de projets de SIS OISIS : piloter les projets de SI par la valeur Projet national de recherche PREPS «valeur SI» Juin 2012 : Guide méthodologique et répertoire d indicateurs Mai 2010 : Création de valeur par les technologies de l information et de la communication en santé : synthèse des connaissances Décembre 2011 : Guide méthodologique, outillage et bilan d accompagnement de 15 établissements de santé 10

11 L ANAP en 2 mots Quelques repères sémantiques Historique des travaux de l ANAP sur la création de valeur par les SI Zoom sur le projet OISIS «pilotage par la valeur» Travaux en cours et perspectives 11

12 Investir dans les SI en santé? L ANAP La réticence des directeurs se base sur une analyse rationnelle! Repères sémantiques Des opportunités Des freins Historique des travaux OISIS «pilotage par la valeur» Perspectives 12

13 Investir dans quel projet SI? n FP Intitulé du projet 1 T T T T janvier février mars avril mai juin juillet août sept oct nov déc MOE interne Capacité totale de la DSIO Charges Réccurrent Capacité disponible pour projets Besoins en MOE interne Etude, mutualisation et interopérabilité SIH % 2 Informatisation chimio % PREV. Migration, consolidation, virtualisation sécurisation Informatisation prescription Evolution infrastructures réseaux et WIFI Informatisation du dossier du patient Formation et migration des outils de messagerie et bureautique Mise en place d'un infocentre Amélioration informatisation de la GTT Migration de CPAGE V2 vers CPAGEi Urbanisation Intégration SIH Besoins nombreux, délais contraints Ressources financières et moyens humains rares % % % % % % % % % Porte feuille_taux d'occupation 113% 113% 115% 127% 129% 129% 124% 121% 116% 114% 113% 109% Capacité mensuelle en J/H restant disponible Source : ANAP, projet OISIS «gestion de portefeuille de projets SI» Projets en concurrence Solde Visiblement, ça ne passe pas Réalisation du projet 13

14 Un projet dédié au pilotage des projets SI par la valeur 1. Comprendre ou la nécessité d identifier les impacts d un projets SI 2. Mettre en œuvre, une méthodologie d évaluation de la valeur 3. Expérimentation sur sites 4. Répertoire d indicateurs 14

15 Les objectifs d une démarche de pilotage des projets par la valeur L ANAP Repères sémantiques Historique des travaux OISIS «pilotage par la valeur» Perspectives L identification d indicateurs mesurables avant, pendant et après la mise en œuvre du projet permet de : Rendre lisible la valeur apportée de l informatisation envisagée Eclairer les choix des directions d établissements Sécuriser les investissements en systèmes d information 15

16 Une démarche simple et pragmatique L ANAP Repères sémantiques La démarche permet de mesurer l apport du système d information sur la performance globale de l établissement Historique des travaux OISIS «pilotage par la valeur» Perspectives Cette mesure est effectuée au travers d indicateurs mesurant la contribution du système d information dans les principaux domaines définissant la performance en santé : La qualité et la sécurité des soins L égalité et l accessibilité des soins L efficience opérationnelle et budgétaire 16

17 Pilotage d un projet SI : les indicateurs Source : cours «gestion de projet SI». Diplôme Universitaire Maitrise d Ouvrage des SI. ISSBA Didier ALAIN 2013 L ANAP Repères sémantiques Historique des travaux Ces indicateurs sont généralement suivis par les ES A l exception notable des charges internes! Indicateurs de suivi d avancement Coûts et charges Délais Niveau de déploiement Les indicateurs d usage sont obligatoires dans le cadre du Programme Hôpital Numérique OISIS «pilotage par la valeur» Indicateurs d usage Taux d utilisation des solutions Perspectives Indicateurs d impact Indicateurs métier Les «KPI» (Key Performance Indicators) sont le cœur du pilotage par la valeur 17

18 Déploiement, usage, impact Source : cours «gestion de projet SI». Diplôme Universitaire Maitrise d Ouvrage des SI. ISSBA Didier ALAIN 2013 L ANAP Repères sémantiques Historique des travaux Coûts Déploiement Impact Responsabilit é de la MOE SI Gains Usage Responsabilité de la MOA SI Responsabilité de la Direction métier OISIS «pilotage par la valeur» Perspectives T1 T2 T3 T4 T5 T6 T7 T8 T9 T10 T11 T12 T13 T14 T15 T16 T17 T18 T19 T20 T21 T22 T23 T24 Rapport entre déploiement, usage et impact métier (illustratif) 18

19 Une méthodologie pour chaque phase du projet L ANAP Repères sémantiques Historique des travaux OISIS «pilotage par la valeur» Perspectives En amont d un projet de système d information Le porteur du projet s engage sur des résultats mesurables Comme point d entrée à la conduite d arbitrage par le niveau décisionnel La contribution attendue est-elle raisonnables au regard de l investissement? L évaluation de la valeur alimente la GPP Au cours et en aval du projet : s assurer d une évolution conforme aux atteintes des indicateurs d impact En permettant de conduire des actions correctrices Les chefs de projet font un suivi régulier de la valeur du projet et font part de ces informations aux instances décisionnaires 19

20 Outiller l évaluation de la valeur : exemple de la méthode Mareva/Avalis Choisir et prioriser par valeur des projets L outil AVALIS L ANAP Repères sémantiques Historique des travaux OISIS «pilotage par la valeur» Perspectives Nécessité Internalités Rentabilité Externalités Radar de restitution de l analyse Avalis D C B A Maitrise des risques AVALIS est basé sur une méthodologie dans de nombreuses institutions publiques. Il a été éprouvé au CHRU de Lille dans le cadre de la méthodologie de Gestion de Portefeuille de Projets SI AVALIS permet d analyser la valeur d un projet en dépassant la seule logique financière Le retour sur investissement, soit l apport économique attendu du projet Le risque du projet et les moyens qui sont mis en place pour les limiter L utilité perçue en externe de l établissement par les patients L utilité perçue au sein de l établissement, par les utilisateurs La nécessité de faire le projet AVALIS est basé sur un outil excel composé d une liste de questions fermées que les établissements complètent à partir des fiches projets Un outil qui permet d objectiver la valeur d un projet à partir d un référentiel d analyse commun en s appuyant sur les informations de la fiche projet Un outil qui invite à se questionner sur la qualité / complétude de la description d un projet 15 20

21 Présentation synoptique de la démarche 21

22 Les principaux enseignements de l expérimentation au sein de 4 ES L ANAP Repères sémantiques Historique des travaux OISIS «pilotage par la valeur» Perspectives A permis d objectiver les apports de l informatisation (en particulier pour la qualité et la sécurité des soins et l efficience opérationnelle et budgétaire) A permis un rappel régulier des objectifs fixés initialement au projet d informatisation, même si ceux-ci peuvent évoluer Propose une démarche souple car utilisée pour des projets déjà initiés et pour lesquels aucune évaluation ex-ante n avait été effectuée Elle facilite la communication autour du projet et en facilite l appropriation par les acteurs métier 22

23 Des points de vigilance L ANAP Repères sémantiques Historique des travaux OISIS «pilotage par la valeur» Perspectives Anticiper les résultats potentiels surtout s ils sont assimilables à des gains (ex. : gains de temps, gains financiers ) Prendre en considération les réticences qui peuvent exister chez certains professionnels à fournir des données quantitatives par crainte de conséquences sur le dimensionnement des moyens affectés Au niveau méthodologique : Privilégier des indicateurs déjà suivis en routine Compléter les indicateurs par des enquêtes qualitatives Associer de manière continue les utilisateurs des systèmes d information 23

24 Exemples d indicateurs (1 / 2) Dossier médical Dossier de soins Prescriptions médicales Domaine fonctionnel Général Médicaments Dem. et CR d examens Indicateur suivi Conformité du dossier patient Délai d envoi du CR au médecin traitant à l issue du séj. Nombre de commentaires saisis par les seniors ou les internes dans le dossier patient Temps de saisie sur la pancarte Temps consacré aux transmissions IDE Temps d accès au dossier patient Tenue et complétude du dossier de soins (avec un suivi sur les axes IMC, prévention des risques d escarres et mesure de la douleur) Qualité de remplissage de la fiche de liaison Temps moyen passé au recueil des données Temps consacré à la saisie de la prescription Temps moyen passé à l administration Taux de conformité des prescriptions de médicaments Taux de conformité des demandes d examens 24

25 Exemples d indicateurs (2 / 2) Domaine fonctionnel Indicateur suivi Temps passé pour saisir une prescription Temps passé à la réalisation des prélèvements Temps passé au labo. pour l enregistr. des prélèvements Laboratoire Pourcentage de B en prescription connectée Pourcentage de redondan. pour un type d examen donné Nombre de B par patient Nombre de B par service Conformité du dossier anesthésique Anesthésie Temps de saisie des CR de consultations d anesthésie Check list anesthésie Temps de mise à disposition = TMD Circuit chirurgical Temps de vacation offert au praticien = TVO Temps réel d occupation des salles = TROS Blocs opératoires Taux d offre de vacation = TVO/TMD Taux d utilisation de jour = TROS/TMD Taux d occupation globale de bloc = TROS/TVO Retard à la première intervention Efficience opération. et budgétaire Optimisation du codage Economies de papier Temps de saisie IGS2 et CCAM Nombre de commandes de documents papiers 25

26 L ANAP en 2 mots Quelques repères sémantiques Historique des travaux de l ANAP sur la création de valeur par les SI Zoom sur le projet OISIS «pilotage par la valeur» Travaux en cours et perspectives 26

27 Travaux en cours et perspectives L ANAP Repères sémantiques Historique des travaux OISIS «pilotage par la valeur» Perspectives Appel à projets PREPS (Programme de Recherche sur la Performance du système de Soins) «SIPS» (SI de production des soins), Lancé par le Ministère de la santé en mai 2012 Doté d un budget de 2 M Pour recruter de 2 à 3 équipes de recherche 27

28 Pourquoi? Dynamiser la recherche française Objectifs Produire un cadre de référence national pour évaluer la valeur créée par les SIH Capitaliser et diffuser des outils de mesure de la contribution des SIH à la performance des ES 28

29 Comment? Phase 1 : Déc.2012 Avr Phase 2 : Juil Juin 2016 Phase 3 : Juil Déc

30 ORIENTE Gouvernance Comité de pilotage ARBITRE ET VALIDE Equipe de recherche 1 Comité scientifique Comité opérationnel COORDONNE CAPITALISE Equipe de recherche 2 Equipe projet Equipe de recherche n National Régional 30

31 Démarche générale Définition Mise en œuvre Capi + bilan AAP PREPS Sélection projets régionaux Suivi et coordination des projets de recherche Méthodes régionales sommaires Méthodes régionales détaillées Outils de mesure d impact Communications scientifiques Cadre de référence national 31

32 MERCI DE VOTRE ATTENTION! Agence Nationale d Appui à la Performance des établissements de santé et médico-sociaux