Guide d utilisation Bilan social 2013 via AGIRHE

Transcription

1 Centre de gestion de la FPT de l Ain Guide d utilisation Bilan social 2013 via AGIRHE 14/05/2014 MENU BILAN SOCIAL 1

2 SAISIE Du côté des collectivités, c est la même fenêtre mais «allégée». Le bouton Voir : à côté de données collectivité permet de saisir les données bilan social général de la collectivité. à coté des données agent permet d avoir le détail de la saisie Agent par Agent pour la collectivité. Le bouton Saisie Globale et/ou Affichage des résultats n apparait pour la collectivité que si il a été autorisée par le centre de gestion. Cette Autorisation peut se faire depuis cette même fenêtre soit pour une collectivité, soit pour l ensemble des collectivités. Le bouton import fichier excel permet de remplir une saisie globale avec un fichier excel format DGCL Au contraire de 2011 le fichier n a pas besoin d etre déprotégé, par contre il doit être impérativement du format DGCL. Pour être prises en compte, les données d import doivent obligatoirement etre couplées avec une saisie de l écran collectivité ci-dessous ( données collectiivtés ). 2

3 Fenêtre Données Collectivités 3

4 Chaque bouton Valider partiel valide toute la page, vous n êtes donc pas obligés de les utiliser. Cependant, pour éviter des pertes de données sasies, nous vous conseillons de valider régulièrement la page et notamment lors d un temps de saisie longue qui vous déconnecterait de la feuille de saisie. 4

5 Par contre, seul le bouton Valider tout ferme la page et permet de revenir au menu principal et de changer de collectivité. Toutes les données sont des entiers ( arrondis pour les montants ). Si un champ est non saisi, un 0 est enregistré et sera évidemment restitué. La page COLLECTIVITE est obligatoire, si elle n est pas saisie AUCUNE génération ne sera possible aussi bien en Agent par Agent qu en Saisie Globale. 5

6 Fenêtre AGENT Par AGENT Au départ tout doit être rouge. Aucun agent n a été saisi et les seules données disponibles sont celles venant d Agirhe. On peut depuis cette fenêtre Ajouter un agent ( nouvel agent ), en supprimer ou saisir les données correspondantes. ATTENTION : quand on ajoute un agent celui-ci n est pas ajouté dans Agirhe, l ajout n est fait que pour le bilan social. De la même facon, on peut supprimer un agent ( croix rouge à gauche ), mais bien sûr une suppression de cette liste n efface pas l agent dans Agirhe, mais uniquement dans Bilan social. Une suppression par erreur oblige la recréation de l agent, en effet on ne peut pas recupérer les données d agirhe de cette façon. 6

7 PERSONNEL : Les données viennent principalement d Agirhe ( ou d il y a 2 ans ). Les données importantes pour l ensemble de la génération sont «emploi permanent», et «temps de travail» qui permettent la classification correcte de l agent. Il est nécessaire de remplir le plus de données possibles. Pour un emploi fonctionnel, il faut enregistrer le grade «normal» de l agent et pas son emploi fonctionnel. Il suffit d indiquer dans la fenêtre que l agent a un emploi fonctionnel et de choisir le type correspondant. Il faut également bien remplir la partie correspondant au détachement pour indiquer l année de début de l emploi fonctionnel. Pour la durée de temps de travail, dans les choix Temps non complet, Temps partiel et Temps Plein. Temps plein et 100% = 35 heures Temps Partiel et différent de 100% n est pas temps non complet. Temps non complet et 100% = moins de 35 heures et ce n est pas un temps partiel. 7

8 FORMATION : Les formations pour les agents présents sur Agirhe sont communes, cela veut dire que toute saisie ici remplira Agirhe et inversement. C est pour cette raison qu il y a plus de données que nécessaire. 8

9 PREVENTION : Rien de particulier. Certaines données ne sont pas forcément nécessaire (ou plus) au bilan social mais peuvent être utilisées pour Agirhe. Les jours de carence ne sont pas calculés automatiquement d agirhe (manque l information financière dans Agirhe). 9

10 GPEEC Résultat de la fenêtre après saisie, chaque signe vert indique que la page a été validée pour cet agent et ces données. Normalement tout est fini quand tout est vert. 10

11 SAISIE GLOBALE Après une saisie AGENT par AGENT et une génération, on peut voir les données calculées dans Saisie globale, mais ATTENTION toute saisie et sauvegarde en saisie globale risque d annuler la saisie en agent par agent. Menu général La génération du document final crée le fichier Excel à partir des données saisies. Chaque fenêtre correspond à un feuillet du document Excel. La saisie se fait toujours dans des tableaux directement. Exemple : Sauvegarder enregistre les données dans la base de données. 11