GUIDE UTILISATEUR BILAN SOCIAL 2009 COLLECTIVITES / ETABLISSEMENTS AVEC CTP PROPRE

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1 GUIDE UTILISATEUR BILAN SOCIAL 2009 COLLECTIVITES / ETABLISSEMENTS AVEC CTP PROPRE 1. Accéder au Menu Bilan social 2. Menu général du Bilan Social 3. Fenêtre COLLECTIVITE (uniquement utilisable pour la saisie agent par agent) 4. Fenêtre AGENT (uniquement utilisable pour la saisie agent par agent) : a. Fiche PERSONNEL b. Fiche FORMATION c. Fiche SANTE-PREVENTION d. Fiche GPEC REMARQUE GENERALE IMPORTANTE SUR LA SAISIE DES DONNEES : Les données saisies seront automatiquement conservées dans le système après chaque validation. Il est impératif de valider en cliquant sur l icône VALIDER pour que vos données soient conservées. Il est recommandé de ne pas saisir toutes les informations d'un bloc, mais de fragmenter cette saisie. Si en cliquant sur le bouton valider, l'utilisateur reste dans la fenêtre, vérifier que tous les champs obligatoires ont été remplis (message champ obligatoire en rouge). Si la validation est correcte, l'utilisateur se retrouvera sur la fenêtre menu général. Pour ne pas prendre en compte votre saisie, cliquez sur ANNULER.

2 1. ACCEDER AU BILAN SOCIAL : Dans le menu de la fenêtre d accueil (bandeau à gauche), cliquez sur l icône «Bilan social».

3 2. MENU GENERAL du BILAN SOCIAL : Attention : vous devez opter pour l'un des deux modes de saisie ci-dessous. Vous ne pouvez pas 'mélanger' les données entre la saisie Agent par Agent et la saisie globale. 2.a - 1ère option possible : la saisie "agent par agent" Le menu Général du Bilan Social se compose de 2 grandes parties qu'il conviendra de compléter successivement : * les données "agent" qui reprennent, entre autres, pour chaque agent les données carrières Cliquer sur VOIR pour débuter la saisie de ces données. * les données "collectivité" qui correspondent aux informations. générales de la collectivité Cliquer sur VOIR pour débuter la saisie de ces données. ces deux boutons ne devront en aucun cas être utilisés si vous optez pour la saisie agent par agent Le bouton génération des résultats permet aux collectivités de générer leur propre tableau bilan social (sous la forme du tableau DGCL) 2.b - 2ème option possible : la saisie "globale" ces trois boutons ne devront en aucun cas être utilisés si vous optez pour la saisie agent par agent cliquer sur ce bouton pour commencer la saisie globale du bilan social Le bouton génération des résultats globaux permet aux collectivités de générer leur propre tableau bilan social (sous la forme du tableau DGCL) Les pages suivantes du guide utilisateur sont utilisables uniquement pour la saisie agent par agent

4 3. Fenêtre COLLECTIVITE : Le numéro SIRET et le type de collectivité sont prérenseignés. Ci-contre le menu déroulant type de collectivité : Etablissements publics (CCAS ) éventuellement rattachés au Comité Technique Paritaire de la commune (si la collectivité dispose de son propre CTP) Ne concerne que les OPHLM et les ODHLM Menu déroulant strate démographique : (prérenseigné) Ne concerne que les collectivités disposant de leur propre CTP CTP : Comité Technique Paritaire CHS : Comité d'hygiène et de Sécurité Montants en référence au compte administratif Coordonnées de la personne dans la collectivité ayant la responsabilité de la saisie du bilan social Le détail des dépenses liées aux formations à l'hygiène et à la sécurité est à saisir dans la fiche Formation (formation obligatoire ) Concerne les dépenses correspondant aux mesures prises dans l'année pour l'amélioration des conditions de travail (investissements, équipements de protection ) Certaines collectivités peuvent faire appel au service d'hygiène et de sécurité du Centre de Gestion pour l'établissement d'un plan d'action de prévention, évaluer les risques professionnels Décès imputables au service Le détail des reclassements est à saisir dans la fiche

5 prévention En cliquant sur la zone remplir les indicateurs, la fenêtre de saisie du rapport relatif à l'obligation d'emploi de travailleurs handicapés apparaît Informations concernant les fonctionnaires inaptes. Certaines de ces informations sont détaillées dans la fiche Prévention Ces formations concernent les agents titulaires, stagiaires et non titulaires et correspondent, dans l'ordre, à : Cotisation au titre de la cotisation obligatoire versée au C.N.F.P.T. Appel à un autre organisme (prise en charge par la collectivité) Cotisation au-delà de la cotisation obligatoire (formations payantes) Frais de déplacement à la charge de la collectivité Cotisations versées par la collectivité aux Centres d'organismes Sociaux (C.O.S.) ou à un autre organisme propre à la collectivité Tous les autres organismes ne rentrant pas dans le cas de figure susmentionné Détail du menu déroulant prestations : aide à la famille, autres, chèques vacances, prestations pour enfant handicapé, restauration, subvention pour séjours d'enfants. L'enregistrement se fait pour chaque type de prestation en précisant à chaque fois le nombre de bénéficiaires et le montant versé. La collectivité peut également subventionner une part de la cotisation des agents à leur mutuelle. Le taux de subvention ne peut excéder 25 % des l'ensemble des cotisations versées par les participants. Il s'agit du nombre de demandes de temps partiel, pas du nombre d'agents ayant fait la demande, réparties par sexe Les rémunérations à prendre en compte sont les rémunérations annuelles des agents présents en décembre 2009 (agents ayant travaillé au moins un jour en décembre) Total des rémunérations brutes versées au cours de l'année (hors charges patronales) pour les fonctionnaires Total des rémunérations brutes versées au cours de l'année (hors charges patronales) pour les agents non titulaires sur emplois permanents Total des rémunérations brutes versées au cours de l'année (hors charges patronales) pour les agents non titulaires sur emplois non permanents d'un côté et les assistantes maternelles de l'autre Primes de fin d'année ou tout autre complément de rémunération versé au titre de l'article 111. Ne concerne que les titulaires et les stagiaires Primes et indemnités de toute nature ne relevant pas de l'article 111, à l'exception des remboursements de frais de déplacement. Ne concerne que les titulaires et les stagiaires Pour les non-titulaires sur emplois permanents : Primes et indemnités de toutes natures, y compris celles relevant de l'article 111, à l'exception des remboursements de frais de déplacement.

6 Ne concerne que les collectivités employant au moins 350 fonctionnaires à temps complet. Le tableau ne concerne que les fonctionnaires et les agents non titulaires sur emploi permanent. L'enregistrement se fait par cadre d'emplois (menu déroulant). Choisir les cadres d'emplois de la liste déroulante qui sont en minuscules et non suivis de NT NBI. Ne concerne que les titulaires et les stagiaires Pour les agents non titulaires involontairement privés d'emploi, la collectivité peut choisir d'adhérer à l'unedic (en versant une cotisation) laquelle assurera la gestion administrative et le versement de l'allocation aux bénéficiaires ou passer une convention avec l'unedic pour la seule gestion administrative des dossiers mais conserver à sa charge le versement de l'allocation aux bénéficiaires. La collectivité doit comptabiliser les sommes versées au titre de l'adhésion ou de la convention et le nombre d'allocataires La collectivité peut également choisir d'assurer elle-même la gestion administrative de l'allocation et son versement aux bénéficiaires (auto assurance). Ce système est obligatoire pour les fonctionnaires, il peut être étendu aux non titulaires Total des cotisations versées au CNFPT et au Centre de Gestion. Le montant total des cotisations doit être égal à la cotisation versée au Centre de Gestion et à la cotisation obligatoire versée au CNFPT (champ de saisie au niveau de la Formation de cette fenêtre) Cotisation versée uniquement au Centre de Gestion, Il y a nécessité de service lorsque l'attribution d'un logement par la collectivité est la condition indispensable pour que le bénéficiaire puisse accomplir normalement son service. Dans ce cas, la concession comporte la gratuité du logement. Il y a utilité de service quand sans être nécessaire à l'exercice de la fonction, le logement présente un intérêt certain pour la bonne marche du service Nombre d'heures supplémentaires réalisées et rémunérées en 2009 par domaine de compétences (menu déroulant) et par cadre d'emplois (menu déroulant). Concerne les fonctionnaires et les non titulaires sur emplois permanents. Seules les heures supplémentaires rémunérées par cadre d'emplois concernent directement le Bilan Social. A noter que les journées de grèves concernent l'année 2009 ainsi que l'année En cliquant sur le bouton AJOUTER, le sous-menu ci-dessous apparaît : Nombre d'agents mis à disposition dans la collectivité Droits syndicaux. Concerne les fonctionnaires et les agents non titulaires sauf le nombre de jours d'absence pour formation syndicale qui est spécifique aux fonctionnaires Boutons pour valider ou annuler les informations venant d'être saisies dans la fenêtre collectivité. Il est important de ne pas saisir toutes les informations d'un bloc, mais de fragmenter cette saisie en cliquant régulièrement sur le bouton valider. Si en cliquant sur le bouton valider, l'utilisateur reste dans la fenêtre collectivté, vérifier que tous les champs obligatoires ont été remplis (message champ obligatoire en rouge). Si la validation est correcte, l'utilisateur se retrouvera sur la fenêtre menu général et pourra retourner dans la fenêtre collectivité en cliquant sur le bouton adéquat et retrouvera les informations saisies. Il en va de même pour la saisie des différentes fiches agents.

7 4. Fenêtre AGENT : Doit apparaître dans la fenêtre agent l'effectif complet des agents de la collectivité au 31 décembre A chaque agent est attribué 4 fiches : * la fiche personnel relative à la carrière de l'intéressé qui est prérenseignée avec les données transférées à partir d'agirhe. A noter que ces données se réfèrent aux informations à la date du transfert et non au 31 décembre Par conséquent, la collectivité devra corriger certaines informations pour les ramener au 31 décembre * la fiche formation est à compléter. Les informations dans cette fiche correspondent à l'année 2009 dans sa globalité. * la fiche prévention est également à compléter. Même remarque que pour la fiche formation. * la fiche GPEC (Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences) est à compléter. Cette fiche ne concerne pas directement le Bilan Social. Mais les informations récoltées permettront de compléter les bases de données du Centre de Gestion. Le bouton Supp en face de chaque agent permet de supprimer cet agent. Attention, seuls les agents ayant quitté la collectivité avant le 1er janvier 2009 doivent être supprimés. Il en va de même pour les agents recrutés après le 31 décembre 2009 (ceux-ci ne devraient pas apparaître normalement). Si un agent a travaillé au moins 1 jour en 2009, il doit apparaître dans cette liste afin que le programme puisse prendre en compte sa situation dans les données finales. Le bouton nouvel agent permet de créer un agent. Une nouvelle fenêtre (qui correspond à la fenêtre personnel vierge) apparaît (cf. fiche personnel). Cet agent créé doit avoir au moins travaillé un jour en A noter que dans cette nouvelle fenêtre, le champ nom est un champ obligatoire. Le bouton retour permet de retourner au menu général du Bilan Social.

8 a. Fiche PERSONNEL : Remarque : la fiche personnel relative à la carrière de l'intéressé est prérenseignée avec les données transférées à partir du logiciel de carrières du CDG. A noter que ces données se réfèrent aux informations à la date du transfert et non au 31 décembre Par conséquent, la collectivité devra corriger certaines informations pour les ramener au 31 décembre Les différentes dates (position administrative ) concernent l'ensemble de la carrière de l'agent. Identité de l'agent (nom, prénom, date de naissance, nationalité) Menu déroulant nationalité : Par agent permanent, on entend tous les fonctionnaires ainsi que les agents non titulaires de droit public à l'exception des besoins occasionnels et saisonniers. Par agent non permanent, on entend tous les agents non titulaires de droit privé ainsi que les besoins occasionnels et saisonniers. Menu déroulant statut : Menu déroulant détail du statut. Ces informations qui correspondent à la sous-qualité statutaire ne concernent que les agents non titulaires de droit public et de droit privé : 3 possibilités dans ce menu déroulant qui ne concerne que l'ancienneté des non titulaires : Menu déroulant position administrative. La date correspond à la date d'entrée dans la position : Menu déroulant situation dans la position. La date correspond à la date d'entrée dans la situation. A noter que dans la plupart des cas, la situation correspondra à : sans situation particulière Mise à disposition auprès d'une organisation syndicale ou autre (à préciser) Menu déroulant concernant l'administration d'origine pour le recrutement par voie de détachement : Le poste de détachement (éventuellement) : Ci-dessous le menu déroulant concernant le détachement vers une autre structure : Date d'arrivée dans la collectivité Menu déroulant concernant le motif du recrutement : Menu déroulant concernant le poste de recrutement (uniquement pour les agents non titulaires) : Date de départ de l'agent et menu déroulant concernant le motif du départ :

9 a. Fiche PERSONNEL (suite): Ces informations ne concernent que les fonctionnaires (date de nomination stagiaire dans le grade ). La ou les dates peuvent être antérieures au 1er janvier 2009 mais ne doivent être postérieures au 31 décembre Dans ce dernier cas de figure, la collectivité doit rectifier ces dates pour revenir à la situation au 31 décembre Informations concernant la quotité de travail de l'agent (temps de travail exprimé en 35èmes, type de temps complet ). Pour les agents à temps non complet, le temps de travail sera de 28 heures, par exemple, avec une quotité de temps à 100%. Pour les agents à temps partiel, le temps de travail sera de 35 heures, avec un taux de temps partiel égal à 80 % par exemple. Ci-après les menus déroulants concernant le type de temps complet et le cycle de travail : Menus déroulant concernant le grade, le cadre d'emplois et la filière de l'agent. La catégorie est déterminée en fonction des données précédentes. La saisie des données relatives au compte épargne temps ne se limite pas à l'année 2009, mais concerne toutes les opérations effectuées (épargne et consommation) depuis la parution du décret du 26 août 2004 relatif au compte épargne temps. Ci-dessous, les fenêtres de saisie pour les jours épargnés et les jours consommés activées en cliquant sur le bouton ajouter adéquate. La collectivité devra compléter elle-même ces informations : La partie service est en saisie libre. La collectivité peut éventuellement compléter cette partie en créant le service adéquate ou en sélectionnant dans le menu déroulant un service qu'elle avait au préalable créé. Ci-dessus la fenêtre de saisie d'un service en cliquant sur le bouton ajouter un service :

10 b. Fiche FORMATION : Remarque : la fiche formation est à compléter. Les informations dans cette fiche correspondent à l'année 2009 dans sa globalité. En cliquant sur le bouton ajouter, le sous-menu ci-dessous apparaît avec les différents menus déroulants détaillés ci-après (organisme de formation ) et diverses informations complémentaires (date début ). En cliquant sur le bouton éditer, on peut visualiser en détail la saisie effectuée. Le bouton X permet de supprimer la ligne saisie. concerne les congés de formation et les formations continues Les congés bonifiés concernent les agents originaires des DOM-TOM (possibilité de cumuler plusieurs années de congés annuels) VAE (validation de l'aquis et de l'expérience) la reconnaissance de l'expérience professionnelle (REP) permet de remplacer le diplôme nécessaire pour accéder à un cadre d'emplois de la fonction publique territoriale par une expérience professionnelle reconnue par des commissions spécialisées concerne les bilans de compétence et bilans professionnels réalisés en externe par un intervenant ou organisme spécialisé

11 c. Fiche SANTE-PREVENTION Remarque : la fiche prévention est également à compléter. Les informations dans cette fiche corresponde à l'année 2009 dans sa globalité. si l'agent est titulaire d'une allocation temporaire d'invalidité, cocher oui + année, sinon cocher non si agent est titulaire d'une pension d'invalidité, cocher oui + année, sinon cocher non Menu déroulant reclassement ci-contre, concerne les agents titulaires, stagiaires et non titulaires : date de la demande date du reclassement choix du grade de reclassement (menu déroulant) choix de la filière (menu déroulant) répartition des journées d'absence par motif, hors formation journées de grève et absences syndicales mettre nombre de jours dans case correspondante Aménagement d'horaires et aménagement du poste de travail éventuels En cliquant sur le bouton ajouter adéquate : nombre d'accidents de trajet : le cas échéant, mettre date et nombre de jours (détail de la saisie ci-desous) nombre d'accidents de service : le cas échéant, mettre date et nombre de jours (détail de la saisie ci-dessous) concerne les risques professionnels du service de chaque collectivité auquel l'agent est affecté document relatif à la prévention (rapport du médecin) documents relatifs à la prévention (fiches de risques professionnels) agents affectés à la prévention

12 d. Fiche GPEC : Remarque : toutes les informations contenues dans la fiche GPEC ne concernent pas directement le Bilan Social. Mais les informations récoltées permettront éventuellement de compléter les bases de données des Centres de Gestion. Menu déroulant domaine d'activité dominant : En sélectionnant, par exemple, le domaine affaires générales, la collectivité active le menu déroulant métier dominant suivant : Menu déroulant niveau de responsabilité : Fonction d'encadrement éventuelle de l'agent Menus déroulants hiérarchie directe et degré d'autonomie du poste : Menus déroulants niveau du diplôme principal + date d'obtention (format jj/mm/aaaa) et domaine du diplôme principal. Le diplôme principal correspond au diplôme le plus élevé ou au diplôme en adéquation avec le poste occupé : Ces 2 menus déroulants sont identiques aux 2 menus déroulants correspondant au niveau du diplôme principal et au domaine du diplôme principal Validation des acquis et de l'expérience