REGLEMENT DE CERTIFICATION

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1 Manuel* réf. : PAGE PI CERTIF* réf. : 1 PE CERTIF* réf. : 01 RDT-ISC Rév 0 PC-QHSE 17 REGLEMENT DE CERTIFICATION Le présent document a pour objet de définir les règles régissant le processus de certification demandé par un constructeur (EN ) ou d un fabricant (au titre de l application du règlement 305/2011 et des normes EN et EN ISO 3834), ci-après désigné par le terme «entreprise». Les principales étapes de ce processus sont : Analyser la demande Formalisation de la demande Établissement d'un contrat de certification entre IS Certification et le candidat Évaluer, Auditer Définition du plan d audit Évaluation documentaire CPU (EN uniquement) Constitution d une équipe d audit adaptée Audit Décider Examen du rapport d'audit au sein d'une commission de certification Formulation d'un avis soumis à décision Notifier Notification de la décision par le Président de IS Certification Délivrance d une attestation (certificat) précisant le champ et la durée(*) de la certification (*) Dans le cas de l EN , la durée de certification n est pas définie toutefois la date prévisionnelle du prochain audit est indiquée *Manuel = Manuel Qualité - PI = Procédure Interne - PE = Procédure Externe RÉDACTION VÉRIFICATION APPROBATION Date RÉVISION NOM VISA NOM VISA NOM VISA d'application 5 M. DOOM G. BOURGEOIS M. DIJOLS 08/10/2015

2 REGLEMENT DE CERTIFICATION 2 SOMMAIRE 0. Généralités Objet Domaine d application Modalités d application Analyser la demande Schémas possibles de demande de certification Programme de certification Offre de service Modification d une demande de certification Démarrage de l évaluation / audit Évaluation et Audit Diagnostic ou audit à blanc Audit de certification Audit initial Généralités Spécificité du programme de certification EN Audit de surveillance (suivi) Audit de reconduction (renouvellement) Audit complémentaire Audit d extension Modalités de réalisation des audits in situ Planification des audits sur site Demande d information et/ou de documentation Participation de personnes supplémentaires lors des audits Réalisation des audits sur site Réunion d ouverture Déroulement de l audit Les écarts Réunion de clôture Traitement des actions suite à audit Traitement des écarts par l entreprise Examen et prise en compte des écarts par l équipe d audit Traitement attendu des écarts par IS Certification Transmission du dossier à IS Certification Décider Examen en vue de décision Examen préalable Examen par la commission de certification Formulation d un avis soumis à décision Notifier la décision Modalités de notification de la décision Appel sur décision Décision favorable à la certification Émission de certificat Généralités Modalités d établissement Validité des certificats délivrés Numérotation des certificats Conditions de résiliation, réduction, suspension, retrait de certification Résiliation Réduction Suspension Retrait... 13

3 REGLEMENT DE CERTIFICATION Marques de certification des IS Certification Proroger Règles pour l utilisation du certificat, des marques de IS Certification Généralités Obligations contractuelles Modalités d application Généralités Marquage CE Certificat Evolution liée à une extension de la certification Modification du système de management Marques de IS Certification Plaintes et Appels Confidentialité Changements des règles de certification Utilisation de normes autres que les normes référencées dans l ISO (note de doctrine?)... 17

4 REGLEMENT DE CERTIFICATION 4 0. Généralités 0.1. Objet Ce document décrit les modalités de fonctionnement pour la réalisation des évaluations en vue de certification Domaine d application Il est l un des documents constituant le programme de certification pour les certifications délivrées par IS Certification. Il s adresse à toute organisation, entreprise, association identifié par le terme «entreprise» dans le présent document Modalités d application Les modifications de la révision 5 de la présente procédure est applicable à compter du 15 octobre La révision antérieure reste applicable jusqu au 14 octobre Analyser la demande 1.1. Schémas possibles de demande de certification Toute entreprise (fabricant ou constructeur) sollicitant IS certification pour une évaluation de ses produits en vue d une certification complète un formulaire de «demande de certification» du programme de certification de son choix et l envoie avec les pièces requises. Un formulaire de demande de certification correspond à un programme de certification. Une entreprise peut faire adresser une ou plusieurs dossiers de demande de certification à IS Certification dont les questionnaires sont disponibles sur le site internet du groupe IS ( Cas des entreprises certifiées par un autre organisme de certification Toute entreprise certifiée par un autre organisme de certification (accrédité ISO/CEI ou équivalent) peut adresser une demande de certification. Pour assurer sa continuité de sa certification et sur la base de l acceptation du contrat de certification, l entreprise devra tenir compte des délais nécessaires : pour programmer une évaluation / audit par IS Certification, pour examiner / réaliser l étude du dossier pour décider de la délivrance de la certification (passage en commission). Le certificat en cours (accréditation ou reconnaissance, authenticité, durée, étendue des activités couvertes) ; Les rapports d audit précédents et absence de non-conformités en suspens ; Les plaintes des clients reçues et les actions entreprises ; Tout engagement pris avec l Administration (surveillance du marché) dans le respect de la conformité réglementaire. Par ailleurs, l entreprise s engage à mettre les informations suivantes à disposition de IS Certification : Le périmètre de certification est le même que le précédent ; Aucune non-conformité relevée au cours du cycle précédent n est en suspens ; Le système de gestion des plaintes des clients est efficace ; La mise en conformité réglementaire est correctement gérée avec l Administration (surveillance du marché). IS Certification décide des suites à donner en cas d éléments non satisfaisants Programme de certification Le programme de certification est défini suivant : Les normes correspondantes à la certification demandée (EN ; EN ; EN ISO 3834) Le présent règlement de certification Les notes de doctrines > PE CERTIF 02

5 REGLEMENT DE CERTIFICATION Offre de service IS Certification analyse sur les informations transmises par l entreprise et établit une proposition de service. Cette proposition respecte les exigences nationales définies par le COFRAC et les exigences internationales définies au sein de l IAF (International Accréditation Forum). Les frais de déplacement peuvent être forfaitisés ou non. Dans ce dernier cas, les frais indiqués dans la proposition de service sont décrits dans la PE CERTIF 05. IS Certification prend notamment en compte le nombre de sites concernés par la demande : mono-site multi-sites Entreprise comportant au plus 10 soudeurs, mettant en œuvre au plus 3 procédées sur 2 matériaux (acier non allié et acier inox étant considéré chacun comme un matériau) sur un seul site. La configuration multi-sites désigne les entreprises possédant plusieurs implantations géographiques (ateliers réalisant les opérations de soudage ) Les activités suivantes sont ou non centralisées : La documentation et les modifications du produit La revue de direction Les réclamations L'évaluation des mesures correctives La planification de l'audit interne et l'évaluation des résultats. L offre de service ainsi établie par IS Certification couvre : les évaluations, l audit initial ou de renouvellement, les audits de suivi ainsi que les éventuels audits complémentaires ou d extension qui pourraient s avérer nécessaires. Elle est transmise avec un contrat de certification et les conditions générales pour les services de certification. La signature par les deux parties d un contrat de certification (un par programme de certification) et la transmission par l entreprise de la commande constituent l acceptation de la mission d évaluation. Cette acceptation engage le constructeur ou le fabricant à respecter le présent règlement de certification ainsi que les éventuelles notes de doctrines émises par IS Certification Modification d une demande de certification À tout moment du processus de certification, l entreprise peut demander une modification de son périmètre de certification ou l arrêt du processus de certification. Exemples de modification : intégration de nouveaux sites dans le périmètre de certification ; inclure de nouvelles activités réalisées par l Entreprise ; rajout de nouvelles normes de certification. Si les circonstances l'exigent et conformément au processus de certification concerné, IS Certification peut déclencher un audit spécifique afin de valider l extension de la certification. Cette extension est soit prévisible, et dans ce cas, le contrat de certification prévoit cette disposition. Sinon, une nouvelle proposition de service et un avenant au contrat est réalisé, permettant de dimensionner correctement les temps d audit et les sites à auditer. Dans ce cas, la demande de certification est de nouveau complétée et transmise par le demandeur à IS Certification en vue de l établissement de la nouvelle proposition de service Démarrage de l évaluation / audit Le démarrage de l évaluation et de l audit ne peut être réalisé sans la réception de contrat de certification signé et du bon de commande (obligatoire) adressés à IS Certification.

6 REGLEMENT DE CERTIFICATION 6 2. Évaluation et Audit L ensemble des évaluations (diagnostics, audits à blanc, examen de dossier, audit de certification sur site) sont réalisés selon les dispositions de la norme EN ISO/CEI Diagnostic ou audit à blanc Préalablement à l audit, IS Certification peut réaliser un diagnostic (ou audit à blanc) de l entreprise. Cette activité n est pas contradictoire avec l activité de certification de l entreprise conformément à la note de doctrine du COFRAC Audit de certification Pour un programme de certification donné, les audits correspondent a minima l audit initial, les audits de surveillance (aussi appelés audits de suivi), les audits de reconduction (aussi appelés de renouvellement). D autres audits peuvent également se rajouter : les audits complémentaires et les audits d extension. Les audits de certification initiaux, de surveillance / suivi, de reconduction/renouvellement sont réalisés au travers : d une évaluation in situ (sur site) pour les programmes de certification liés à l EN et EN ISO 3834 d une évaluation de dossier et d une évaluation in situ pour le programme de certification lié à l EN pour l évaluation initiale puis d une évaluation in situ. Les audits complémentaires peuvent prendre la forme soit : d une évaluation de dossier d une évaluation sur site Audit initial Généralités L audit initial de certification est l évaluation en vue de certification. Il est réalisé selon les dispositions du programme de certification au travers d une évaluation sur site sauf pour l EN (spécificité mentionnée ciaprès). Par ailleurs, aucune certification délivrée par IS Certification ne peut démarrer sans la vérification de la satisfaction des points suivants : Signature d un contrat de certification, Respect du processus de certification incluant notamment : la réalisation de l audit de certification, le traitement satisfaisant des écarts et la présentation des preuves correspondantes. Décision de certification favorable émise par la Commission de certification d IS Certification. La date de début d une nouvelle certification est celle correspondant a minima à la date de la décision Spécificité du programme de certification EN Dans le cadre de l application de la norme harmonisée EN et du programme de certification EN , l audit initial de certification prévoit : une évaluation documentaire du dossier de «Contrôle de Production Usine» (CPU) et une évaluation in situ ne pouvant être planifié qu au terme de l examen satisfaisant du dossier CPU. L entreprise transmet à IS Certification un dossier comprenant l ensemble de la documentation du «Contrôle de Production Usine» (CPU) requis par la norme EN IS Certification réalise une évaluation de dossier. La validation du dossier CPU est notifiée par IS Certification à l entreprise comme «en cours» d évaluation sur le site internet du groupe IS, rubrique IS Certification Audit de surveillance (suivi) Les audits de suivi permettent d assurer le maintien du certificat pendant sa durée de validité en vérifiant que le système est toujours conforme au programme et niveau de certification retenus. En complément, elles permettent de détecter les faiblesses de l entreprise et d identifier des axes de progrès qui lui permettront d accroître son efficacité en engageant des démarches d amélioration. Ces audits de suivi sont programmés dès la remise du certificat, et transmis à l aide de l imprimé «document de transmission». Pour les audits de suivi selon la norme EN la planification des audits de suivi sera liée à l application des paragraphes B.4.1 et B.4.4 de la norme EN

7 REGLEMENT DE CERTIFICATION 7 IS Certification informe l'entreprise de la visite de suivi prévue avec un préavis d environ 15 jours. L'audit est réalisé sur la base des exigences fixées par le contrat de certification et les documents composant le programme de certification. Cet audit porte notamment sur les points suivants : Vérification sur place que l organisation et les structures en place continuent à satisfaire les exigences de la certification délivrée ; Vérification par sondage des documents de traçabilité, et des activités en atelier ; Recueil de renseignements sur l activité exercée et ses évolutions ; Vérification des actions mises en place suite aux écarts identifiés lors des visites précédentes ; Vérifications des éventuels points sensibles mis en évidence lors des visites précédentes Audit de reconduction (renouvellement) Les exigences applicables à l audit de renouvellement sont les mêmes que celles de l audit initial. De même, une nouvelle certification ne peut démarrer qu après vérification de la satisfaction des points suivants : Signature d un nouveau contrat de certification, Validation du respect du processus de certification incluant notamment : la réalisation de l audit de reconduction de certification le traitement satisfaisant des écarts et la présentation des preuves correspondantes) Décision de certification favorable. La date de début d une nouvelle certification est celle correspondant a minima à la date de la décision. Elle peut correspondre à la date d expiration de la certification arrivant à échéance plus un jour Audit complémentaire Un audit complémentaire peut être réalisé à la demande de la Commission de certification d IS Certification afin permettre la vérification d exigences du programme de certification (par exemple : vérification de la mise en œuvre et de l efficacité d actions suite à écart non clôturé) Audit d extension Un audit d extension peut être réalisé à la demande de l entreprise pour étendre son périmètre de certification (niveau de certification supérieur, domaine d activité couvrant un nouveau groupe de matériaux ) ou afin de demander une certification sur un autre programme de certification. Toute demande d extension doit faire l objet d une nouvelle demande de certification. Un audit d extension peut être réalisé à l occasion des audits planifiés (surveillance/suivi, reconduction/renouvellement) dans la mesure où la demande d extension est transmise à IS Certification dans un délai permettant de l étudier et de proposer, le cas échéant, une nouvelle offre Modalités de réalisation des audits in situ Les modalités de planification, de réalisation de l audit in situ ainsi que le traitement après audit sont décrits ciaprès Planification des audits sur site Les audits initiaux sont planifiés avec l entreprise puis au cours du cycle (audits de surveillance et de reconduction) au travers d une planification prévisionnelle. Pour des raisons de traitement des dossiers et notamment pour permettre la reconduction de la certification, les audits sont planifiés : 4 mois avant la date anniversaire du certificat +/- 1 mois pour les audits de suivi, 4 mois avant la date d échéance du certificat. Les dates d audits et la composition de l équipe d audit est notifiée à l entreprise. A titre exceptionnel, les périodes d évaluation peuvent être décalées mais sans que l intervalle entre deux évaluations successives ne dépasse 15 mois. Cette possibilité est soumise à l accord préalable de la Commission de Certification qui pourra demander des mesures compensatoires. L entreprise a la possibilité de récuser tout ou partie de l équipe d audit proposée par IS Certification, en exposant les motifs par écrit, et cela durant un délai d une semaine à compter de cette réception de la notification. Si IS Certification considère la récusation recevable, une nouvelle équipe d audit est composée et l entreprise est informée. Dans le cas contraire, un courrier est envoyé à l entreprise en expliquant les motifs. L entreprise peut faire appel de cette décision conformément à la PE CERTIF Demande d information et/ou de documentation

8 REGLEMENT DE CERTIFICATION 8 Afin de permettre la réalisation des évaluations et audits, l équipe d audit peut être amenée à demander des informations ou documents avant la réalisation de l audit Participation de personnes supplémentaires lors des audits IS Certification peut être amené à associer, en plus de l équipe d audit, d autres personnes à ses audits de certification ou de suivi. L entreprise est informée au préalable et son accord est nécessaire pour valider leur participation. Ces personnes peuvent être : Des observateurs (auditeur muet) dans le cadre du processus de formation des auditeurs de IS Certification ; Des auditeurs internes de IS Certification dans le cadre des activités d audit interne de IS Certification ; Des superviseurs en charge de la supervision d un des auditeurs de l équipe d audit ; Des auditeurs d organismes d Accréditation dans le cadre d évaluation / accréditation de IS Certification Réalisation des audits sur site L audit sur site se réalise au moyen d entretiens avec le personnel au cours desquels l auditeur évalue l organisation, la gestion, la formation, la mise en œuvre des activités liées à la certification demandée. Pour mener à bien la réalisation de l audit, il est primordiale que l entreprise : Communique à l équipe d audit tous les documents et les informations nécessaires à la réalisation de son évaluation ; Permette l accès aux installations de l équipe d audit et Facilite les entretiens avec le personnel Réunion d ouverture Le démarrage de l audit commence par une réunion d ouverture au cours de laquelle : Les différents intervenants se présentent (responsables et principaux collaborateurs de l entreprise concernés, équipe d audit ) Le périmètre de l audit est vérifié (par exemple, au travers de la demande de certification, du certificat en cours de validité). Toute modification doit être tracée par l équipe d audit. Le plan de l audit est présenté, confirmé et si besoin adapté en fonction des dernières modifications que l entreprise souhaite apporter. L équipe d audit pourra interrompre l évaluation lorsqu une situation de non-respect des règles d impartialité définies par IS Certification est détectée Déroulement de l audit Les auditeurs vérifient que les méthodes de travail sont conformes aux exigences du programme de certification demandé et que, là où c est nécessaire, des procédures ont été mises en place pour décrire ces activités et que les enregistrements correspondants sont correctement conservés. Afin d avoir une vue générale de l efficacité du système, l auditeur analyse un ou plusieurs dossiers, et parcourt son historique afin de vérifier que le système mis en place est approprié et efficace. Cette approche terrain se caractérise par son pragmatisme en privilégiant la notion d outil adapté aux besoins de l entreprise en fonction des risques qu elle doit maîtriser et des contraintes auxquelles elle est soumise a Spécificités liées à la Coordination en soudage Lorsque le programme de certification et le périmètre de certification prévoient une activité de coordination en soudage, les ressources assurant cette fonction seront évaluées au travers de leurs compétences (dossiers des coordinateurs en soudage à fournir préalablement à l audit) et d un entretien professionnel a1 Qualification du personnel intervenant dans la coordination en soudage Elle est réalisée sur la base des critères suivants : Toute certification selon le Système de certification du personnel de l Institut International du Soudage «IIW» (CIWE, CIWT, CIWS et CIWP) doit être acceptée moyennant que le programme de certification du personnel soit en conformité avec le type de produits à fabriquer par l entreprise ; Si une qualification IIW est disponible (IWE, IWT, IWS et IWP), le ou les coordinateurs en soudage peuvent être acceptés moyennant qu il(s) ai(en)t une expérience et une compétence adéquates pour les produits à fabriquer par l entreprise, ceci étant vérifié par un entretien professionnel et le curriculum vitae de celuici ; Si aucune certification ou qualification n est disponible, l équipe d audit vérifie au moyen d un entretien professionnel du coordinateur en soudage, les éléments suivants : les connaissances,

9 REGLEMENT DE CERTIFICATION 9 l expérience, la compétence Nota : Suite au principe de reconnaissance mutuelle entre l IIW et l EWF quand une qualification IIW et/ou une certification de personnel de coordination en soudage est mentionnée, la qualification et/ou certification correspondante de l EWF est considérée comme équivalente a2 Entretien professionnel du personnel intervenant dans la coordination en soudage L entretien professionnel du coordinateur en soudage est orienté sur les thèmes suivants : la technologie du soudage, les matériaux et leur comportement en soudage, les bases de la conception des constructions soudées les aspects de fabrication et inspection (y compris la connaissance des normes). et peut être complété par la vérification du travail déjà réalisé par le coordinateur et l auditeur vérifiera son champ de compétences. Dans tous les cas, l auditeur doit s assurer que le ou les coordinateur(s) remplissent bien les conditions décrites dans la fiche «Évaluation de coordination en soudage», complète et vise les fiches d évaluation correspondantes. Si l entretien professionnel est satisfaisant, le(s) coordinateur(s) en soudage peu(vent) être reconnu(s) pour ce rôle et pour les produits et procédés appropriés à la production habituelle. Si des écarts sont constatés entre le document d évaluation du coordinateur et les tâches réelles exécutées, l auditeur devra noter les écarts et la conséquence de ces écarts sur l organisation de l entreprise. Il est nécessaire que tous les points requis soient couverts par l ensemble des coordinateurs de l entreprise. L entreprise doit définir les tâches et responsabilités de l équipe de coordination en soudage, fondé sur NF EN ISO Personnel de coordination en soudage Tâches et responsabilités Les écarts Au cours de l audit, les dysfonctionnements rencontrés sont commentés avec le représentant de l entreprise qui peut alors apporter des éléments complémentaires pouvant permettre de les revoir dans un contexte plus global. Dans le cas de dysfonctionnement important constaté par l équipe d audit pouvant remettre en cause les conclusions de l audit, le chef d établissement doit être informé sans délai. Les dysfonctionnements constatés lors de l audit font l objet d investigations permettant à l équipe d audit de statuer (écart ou non). Pour tout dysfonctionnement constaté, l entreprise peut, pendant la durée de l audit, engager des actions ou apporter des preuves de la maîtrise du système. L équipe d audit prend en compte les preuves qui lui seront présentées pour statuer. Les écarts sont catégorisés en : mineur : non satisfaction aux exigences spécifiées par le programme de certification de façon ponctuelle ou pouvant remettre en cause la sécurité du produit avec des conséquences potentielles ; majeur : non satisfaction aux exigences spécifiées par le programme de certification remettant en cause de façon récurrente et/ou grave la sécurité du produit, non satisfaction aux exigences réglementaires et légales relative aux produits. Les écarts ainsi formalisées répondent toujours aux 3 critères suivants : Être objectifs et motivés par le non-respect d une exigence de la norme ou d une disposition prévue par l entreprise ; Être fondés sur des évidences et en aucun cas sur des présomptions ; Être compris et acceptés par l Entreprise. Dès cet instant, l entreprise peut engager des actions Réunion de clôture Une réunion de clôture en fin d audit est organisée et rassemble, dans la mesure du possible, les mêmes personnes que celles qui étaient présentes lors de la réunion d ouverture (les participants renseignent leur nom, prénom et fonction sur la fiche de clôture). Cette réunion permet de présenter les résultats et les conclusions de l audit à chaud et notamment : Les fiches d écart ouvertes ; Le périmètre de certification : La validation de la modification du de certification demandé par l entreprise ou

10 REGLEMENT DE CERTIFICATION 10 La proposition de périmètre restreint en fonction des éléments examinés lors de l audit. Les résultats et les conclusions sont tracés sur la fiche de clôture par l équipe d audit. Le représentant de l entreprise valide et renseigne la fiche. Le responsable d audit remet à l entreprise les copies des documents suivants : Liste des personnes rencontrées ; Liste des documents examinés ; Fiches d écarts ouvertes et celles clôturées (le cas échéant) ; La fiche de clôture. Pour les audits durant plusieurs jours (multi sites), des réunions de synthèse peuvent être organisées à la fin de chaque journée afin de faire le point sur l avancement de l audit et les observations rencontrées pendant la journée Traitement des actions suite à audit Traitement des écarts par l entreprise L'entreprise complète les fiches d écart par : L analyse de l étendue de l écart et l analyse des causes profondes Le plan d action proposé relatif aux actions curatives (immédiates, pour maîtriser la situation détectée) Le plan d action proposé relatif aux actions correctives (pour éviter le renouvellement de l écart) Les preuves et justificatifs éventuels L'entreprise transmet les fiches complétées et les éléments joints au responsable d audit sous un délai de un mois (30 jours calendaires) après la date de clôture de l audit. L envoi peut se faire par courriel et/ou par courrier. Un minimum d envoi est recommandé pour éviter le traitement multiple du dossier. Nota : Le délai d un mois dédié au traitement de l écart peut être étendu à la durée de fermeture complète de l entreprise pendant les périodes de congés annuels (été, hiver). Ce délai complémentaire ne peut s appliquer aux périodes de congés de personnels Examen et prise en compte des écarts par l équipe d audit Le responsable d audit étudie la ou les réponses proposées par l entreprise. Il peut demander un complément à l entreprise si les propositions et les preuves ne conviennent pas complètement et en avise l entreprise. Il complète chaque fiche d écart ouverte (zone Avis et commentaires) en statuant notamment sur la clôture et le solde sur la base des éléments fournis. Passé le délai prévu pour la réponse de l entreprise (un mois), le responsable d audit transmet le rapport à IS Certification accompagné d un argumentaire donnant les raisons éventuelles du non traitement (absence de transmission) ou du traitement incomplet (exple, actions longue durée telles que la réalisation de QMOS) des écarts Traitement attendu des écarts par IS Certification Audit initial Avant passage en Commission de certification, l ensemble des écarts détectés lors de l audit doivent être clôturés. Autres cas Avant passage en Commission de certification, l ensemble des écarts détectés lors de l audit doivent être clôturés et l ensemble des écarts détectés lors du précédent audit doivent être soldés. Nota : La clôture d un écart est réalisé sur la base des éléments fournis par l entreprise (analyse, définition de plan d actions, preuves associées) tant pour traiter la situation détectée que pour éviter son renouvellement. Le solde d un écart est réalisé sur la base de la mesure de l efficacité de l ensemble des actions mises en place et des preuves considérées Transmission du dossier à IS Certification Le responsable d audit transmet à IS Certification le rapport d audit avec les conclusions de l équipe d audit. Ces conclusions portent sur la confiance donnée ou non et sont fondées sur l audit et le traitement des écarts proposé par l entreprise Décider Examen en vue de décision

11 REGLEMENT DE CERTIFICATION Examen préalable Les éléments transmis par le responsable d audit font l objet d une revue administrative avant le passage en commission de certification Examen par la commission de certification Le rapport d audit et les conclusions de l équipe d audit font l objet d une revue technique par la commission de certification. Cette revue permet de vérifier le respect des exigences de certification. Compléments d information : Si elle en éprouve le besoin, la commission de certification peut demander des compléments d information à l équipe d audit ou au demandeur Formulation d un avis soumis à décision L avis de la Commission de certification est fondé sur le résultat des revues et des informations recueillies et enregistrées dans les pièces constituant le dossier qui lui est présenté (par exemple : rapport d audit, fiches d écarts, demande de suspension de l entreprise ). Seule la Commission de certification est en pouvoir donner son avis pour l octroi (y compris reconduction), le maintien, l extension, la réduction, la suspension, le refus ou le retrait d une certification. Cet avis fait office de décision. La décision de la commission de certification peut être accompagnée de conditions. La date de début d une nouvelle certification est celle correspondant a minima à la date de la décision. Dans le cadre d une certification consécutive à une autre (reconduction / renouvellement), elle peut correspondre à la date d expiration de la certification arrivant à échéance plus un jour Notifier la décision Modalités de notification de la décision IS Certification notifie à l entreprise la décision prise par la Commission de certification ainsi que les conditions / remarques éventuelles. La notification est réalisée par le biais d un courriel ou par courrier simple. Dans le cas où la décision de la commission de certification concerne un refus de la certification, les raisons du refus de certification sont présentées à l entreprise par le responsable technique. Dans le cas où la décision de la commission de certification concerne un retrait de certification, les raisons du retrait de certification ainsi que les actions à mener sont avisées à l entreprise par le responsable technique Appel sur décision Si l entreprise souhaite faire appel à la décision, elle transmet par écrit sa demande à IS Certification. Les modalités de traitement de l appel sont décrites dans la PE CERTIF Décision favorable à la certification Émission de certificat Généralités Un document officiel de certification (certificat) est établi sur la base des éléments suivants : Signature d un contrat de certification, Validation du respect du processus de certification incluant notamment : la réalisation de l audit de certification, le traitement satisfaisant des écarts et la présentation des preuves correspondantes). Décision de certification favorable émise par la Commission de certification d IS Certification. La date indiqué sur le document officiel correspond a minima à la date de la décision. Elle peut correspondre à la date d expiration de la certification arrivant à échéance plus un jour dans le cadre d une reconduction de certification. De plus, en cours de certification, lorsqu une décision valide des changements liés périmètre de certification, le nouveau document est émis en date de cette décision. Le certificat émis par IS Certification atteste, au jour de sa signature, de la conformité d un produit ou d un système aux exigences. IS Certification tient à jour une liste des certificats émis, retirés, suspendus, échus et en cours. Cette liste est communiquée sur le site internet du Groupe IS Modalités d établissement

12 REGLEMENT DE CERTIFICATION 12 Suite de la décision favorable, une ébauche du certificat est élaborée et transmise au représentant de l entreprise afin de vérifier les informations indiquées sur le certificat avec les marques de certification. Dans le cas d une entreprise possédant plusieurs sites ou filiales certifiés pour un même programme de certification, un certificat global peut être établi sur demande, en complément des certificats déjà émis. Celui reprend les références des certificats émis pour l entreprise. Les modifications ou corrections remontées par l entreprise sont analysées et éventuellement prises en compte avant signature du certificat par le Président d IS Certification. Le certificat signé est transmis par courrier. Nota : En l absence de retour de modification dans les 15 jours ouvrés, le certificat est signé par le Président d IS Certification puis transmis à l entreprise Validité des certificats délivrés Le Certificat a une durée de validité maximum de : Trois ans* pour le certificat EN Cinq ans* pour le certificat EN ISO , EN ISO et EN ISO * Ces durées peuvent être réduites en fonction des décisions de la commission. En cas de double ou triple certification, les durées de validité peuvent être adaptées sur la plus courte des durées. Bien que la certification EN n ait pas de durée limite de validité, un certificat est émis suite à chaque audit et chaque commission. Celui-ci comporte la date prévisionnelle du prochain audit. La prorogation des durées de certification est définie au 2.5 du présent règlement Numérotation des certificats a Certificat EN Le numéro du certificat EN comprend : Les deux lettres du pays du siège administratif du constructeur (norme ISO 3166) ; Les 4 derniers chiffres du numéro de dossier d affaire IS Certification ; Les lettres CL (classe de certification) ; Un chiffre de 1 à 4, correspondant à la classe de certification obtenue par le constructeur ; Un chiffre correspondant aux révisions successives. Seules les extensions et modifications donnent lieu à révision. Ce certificat porte également un numéro du registre européen b Certificat EN ISO 3834 Le numéro de certificat de certification EN ISO 3834 comprend : Les deux lettres du pays du siège administratif du constructeur (norme ISO 3166) ; Les quatre derniers chiffres du numéro de dossier d affaire IS Certification ; L indication , ou ; Un chiffre correspondant aux révisions successives. Seules les extensions et modifications donnent lieu à révision c Certificats EN Deux certificats sont émis suite à l obtention de la certification de produit suivant EN : le certificat EN et le certificat de soudage. Le numéro de certificat de certification EN comprend : Les deux lettres du pays du siège administratif du fabricant (norme ISO 3166) ; Les quatre derniers chiffres du numéro de dossier d affaire IS Certification ; Les lettres CPR ; Les chiffres 1090 ; Les symboles EXC1, 2, 3 ou 4, correspondant à la classe d exécution ; Un chiffre correspondant aux révisions successives. Seules les extensions et modifications donnent lieu à révision. Pour le certificat de soudage, la numérotation est la suivante : Les deux lettres du pays du siège administratif du fabricant (norme ISO 3166) ; Les quatre derniers chiffres du numéro de dossier d affaire IS Certification ; Les lettres CPR ;

13 REGLEMENT DE CERTIFICATION 13 Les chiffres 1090 ; Les symboles EXC1, 2, 3 ou 4 Le terme WELDING Un chiffre correspondant aux révisions successives. Seuls les extensions et modifications donnent lieu à révision. Le certificat EN et le certificat de soudage portent également un numéro du registre européen Conditions de résiliation, réduction, suspension, retrait de certification Résiliation L entreprise peut résilier sa certification en écrivant à IS Certification, pour toute raison à tout moment. L entreprise doit alors : rendre le certificat à IS Certification ; s abstenir d utiliser toute copie du certificat ; enlever de tout support la référence à la certification délivrée par IS Certification. IS Certification retire le nom de l entreprise de la liste des certificats émis. Pour recouvrer sa certification, l entreprise doit signer un nouveau contrat de certification avec IS Certification et se soumettre aux audits décrits dans le chapitre Réduction La réduction de la portée de la certification est validée par la commission de certification dès lors que le périmètre d audit est réduit. Elle se base sur les activités vérifiées lors de l audit. L entreprise est informée par le Responsable Technique de la réduction de la portée de la certification avec la décision Suspension IS Certification peut suspendre la certification en cas de : Dérives avérées à la conformité aux exigences ; Usage inapproprié du certificat ; Modifications de l organisation de l entreprise, déjà en application mais non encore notifiées à IS Certification et/ou non encore évaluées par celle-ci. La suspension de la certification est notifiée par écrit à l entreprise par le Responsable Technique en même temps que les raisons de la suspension et les conditions de reprise de la certification. Suite à cette suspension, l entreprise doit en informer ses clients. IS Certification indiquera, dans la liste des certificats émis, le statut de suspension de la certification. La suspension n est levée qu après vérification par IS Certification du rétablissement de la conformité aux exigences de certification correspondant au programme de certification demandé. La levée de la suspension est notifiée par écrit à l entreprise par IS Certification, via le «Document de transmission client». Le rétablissement de la certification implique la modification des documents de certification et les informations destinées au public et/ou aux autorités et/ou aux organismes notifiés Retrait Le retrait de la certification est décidé par IS Certification en cas de : Déviations importantes de la conformité aux exigences ; Mésusage du certificat ; Modifications dans l organisation de l entreprise non acceptables ; Refus d audits de surveillance ou de contrôle ; Cessation de l activité certifiée. Le retrait de la certification est notifié par écrit par le Responsable Technique (par lettre recommandée avec AR à l entreprise ou par courriel), en précisant les motifs. Suite à ce retrait, l entreprise doit immédiatement : Rendre le certificat à IS Certification ; S abstenir d utiliser toute copie du certificat ; Enlever de tout support la référence à la certification.

14 REGLEMENT DE CERTIFICATION 14 IS Certification retire le nom de l entreprise de la liste des certificats émis. Pour recouvrer sa certification, l entreprise doit signer un nouveau contrat de certification avec IS Certification et se soumettre aux audits décrits dans le chapitre 2. Le retrait de la certification implique la mise à disposition d informations destinées au public et/ou aux autorités et/ou aux organismes notifiés Marques de certification des IS Certification Une entreprise a le droit d utiliser les marques de IS Certification relatives à la certification délivré correspondant au programme de certification lorsque celui-ci a été délivré par IS Certification. L utilisation des marques de certification est définie au 3.3 du présent règlement Proroger La prorogation d une certification peut être décidée avant la fin de la période de fin de validité de la certification d une entreprise. Les durées de prorogation additionnées à la durée de certification délivrée ne pourront dépasser les durées maximales de certification définies par les programmes de certification : 3 ans pour EN ans pour EN ISO 3834 Une prorogation peut être initiée soit par l entreprise sur justificatifs soit conjointement avec IS Certification. Seule la Commission de certification d IS Certification peut décider de la prorogation de la durée de certification. 3. Règles pour l utilisation du certificat, des marques de IS Certification 3.1. Généralités Obligations contractuelles Les obligations contractuelles sont indiquées dans le contrat de certification et les conditions générales pour les services de certification de IS Certification Modalités d application Généralités Dès obtention de la certification par IS Certification, l entreprise peut faire valoir sa certification dans le respect des exigences du programme de certification et suivant les conditions suivantes : Absence d interdiction de IS Certification ; Disposer d un certificat en vigueur ; Respecter les conditions d utilisation prévues par le présent règlement ; Limiter l information et la publicité strictement aux activités concernées par le périmètre de la certification. La publicité doit montrer une image réelle et précise des possibilités de l entreprise couvertes par la certification. De plus, la certification délivrée par IS certification porte sur le processus de fabrication (contrôle de production usine - CPU) pour l EN Pour les autres programmes de certification, elle porte sur le système qualité en soudage. À ce titre, la présentation des informations de l entreprise ne doit pas prêter à confusion en laissant supposer que ses produits ou services sont certifiés selon la Directive n 2001/95/CE relative à Sécurité des Produits Marquage CE Dès obtention de la certification selon la norme EN , le fabricant est autorisé d apposer le marquage CE suivi du numéro d organisme notifié de IS Certification, sous sa propre responsabilité suivant les conditions prévues aux articles 8 et 69 du règlement 305/2011 et du chapitre Z.A.3 de la norme EN Tout usage inapproprié, détournée, non-conforme ou frauduleuse du marquage CE et/ou du numéro d organisme notifié de IS Certification entraîne le retrait ou la suspension de la certification EN En cas de suspension, de retrait ou à l échéance de sa certification, le fabricant n est plus autorisé à apposer le marquage CE suivi du numéro d organisme notifié de IS Certification sur ses produits.

15 REGLEMENT DE CERTIFICATION 15 Le fabricant certifié EN transmettra à IS Certification à la fin de chaque année calendaire la liste des produits portant le marquage CE suivi du numéro d organisme notifié de IS Certification ainsi que la liste des réclamations éventuelles Certificat Le certificat est maintenu et/ou mis à jour lors des audits de suivi, à l occasion d une modification du système de management ou lors d une extension. Lors du renouvellement de certification, un nouveau certificat est établi (nouveau numéro). Il est interdit à l entreprise de : modifier le certificat et/ou ses copies publier ou d utiliser la certification hors du périmètre spécifié Evolution liée à une extension de la certification À tout moment la certification peut être étendue afin : D intégrer de nouveaux sites dans le périmètre de certification ; D inclure de nouvelles activités réalisées par l Entreprise ; De couvrir de nouveaux programmes de certification. Si les circonstances l'exigent, IS Certification peut déclencher un audit spécifique afin de valider l extension de la certification. Cette extension est soit prévisible, et dans ce cas, le contrat de certification prévoit cette disposition. Sinon, un avenant au contrat est réalisé, permettant de dimensionner correctement les temps d audit et les sites à auditer Modification du système de management Si l'entreprise apporte des modifications majeures à son système de management, celles-ci doivent être portées à la connaissance de IS Certification le plus rapidement possible. Ces changements apportés feront l objet d une évaluation par rapport au programme de certification concerné afin de statuer sur le maintien de la conformité de ou des certifications émises. Une visite de complémentaire pourra être déclenchée dans certains cas (par exemple, cas prévus par la norme EN , changement de coordinateur principal ). Les modifications mineures apportées au système de management par l'entreprise seront communiquées à l'auditeur lors des audits de suivi afin qu il puisse les revoir Marques de IS Certification Toute utilisation frauduleuse du certificat des logos et marques de IS Certification est sanctionnée et traitée conformément au guide ISO CEI 27. IS Certification réalise une veille sur l utilisation frauduleuse des certificats, du logo et des marques de IS Certification. Cette veille consiste à vérifier que les logos et marques de IS Certification ainsi que les certificats sont : reproduits dans leur intégralité en incluant le cadre, avec une taille et une couleur conformes à la charte graphique de IS Certification > PE CERTIF 04 utilisés pour promouvoir la certification du système de l'entreprise et non de ses produits utilisés de façon à ne pas tromper sur l'objet de la certification Les marques de IS Certification sont constituées du logo de IS Certification complété de la norme du programme de certification applicable. L entreprise certifiée est autorisée à utiliser les marques de certification à des fins de communication dans la mesure où celles-ci correspondent strictement au périmètre de certification délivrée par IS Certification en cours de validité. Accompagné de cette publicité, l entreprise mentionne par un texte clairement les produits couverts.

16 REGLEMENT DE CERTIFICATION 16

17 REGLEMENT DE CERTIFICATION Plaintes et Appels Le traitement des plaintes et des appels est décrit dans la PE CERTIF Confidentialité Le personnel administratif, les auditeurs de IS Certification et les membres de la commission de certification s'engagent à traiter de façon strictement confidentielle toute information ou tout document dont ils prennent connaissance lors d'un audit. Cette confidentialité peut être levée dans les cas suivants : Recours juridique ; Accord écrit donné par l'entreprise. Dispositions légales. Toute documentation concernant l activité de certification est considérée confidentielle, par conséquent l accès à cette documentation est limité au personnel de IS Certification impliqué. Tout le personnel d évaluation et les membres de la commission de certification doivent considérer toute information obtenue pendant l activité de certification, comme confidentielle et sont liés par le secret professionnel. 6. Changements des règles de certification Les exigences relatives à la certification peuvent être amenées à évoluer dans le temps. Ces évolutions peuvent être : Des évolutions des critères d évaluation provenant des instances normatives internationales, européennes ou nationales. Dans ce cas, ces évolutions sont directement disponibles sur les sites Internet de ces instances de normalisation ; Des adaptations des exigences pour un domaine particulier : ces adaptations sont notifiées par une note d application du schéma qui précise le délai d application. Un certificat s applique uniquement à la version et à la configuration évaluée du produit. IS Certification annoncera à l avance toute modification qu il entend apporter à ses exigences pour l octroi d une certification. Il tiendra compte des points de vue exprimés par les parties intéressées avant de décider de la portée et date de d entrée en vigueur des modifications. Après officialisation et publication, IS Certification s assurera que chaque client effectue les adaptations nécessaires dans un délai raisonnable. En cas de changement, et si ces évolutions impactent les contrats existants, IS Certification informera ses clients des modalités de transition liées à ces changements. Le maintien des certificats en cours est conditionné par le respect des modalités de transition, qui pourront faire l objet d avenant au contrat de certification en cours Utilisation de normes autres que les normes référencées dans l ISO (note de doctrine?) Lorsque l entreprise utilise des normes non reprises dans l EN ISO , une attention particulière doit être prise afin d évaluer la connaissance, la compréhension et le suivi de ces documents. Tous les référentiels utilisés par l entreprise (normes, codes, spécifications clients ou internes ) différents des normes référencées dans l ISO , doivent être présentés par l entreprise. Responsabilités de chacun : Entreprise : Il relève de la responsabilité de l entreprise d évaluer et de vérifier que ces référentiels sont techniquement équivalents aux normes spécifiées dans l ISO IS Certification : Il relève de la responsabilité de l équipe d audit d évaluer toutes les propositions faites par l entreprise pour valider cette équivalence. Les responsables de l entreprise sont conviés à cette réunion pour bien percevoir la façon dont l audit se déroulera et pouvoir ainsi en informer leurs collaborateurs.

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