Rapport spécial n 1/2004 "5e PC (1998 à 2002)"

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1 Rapport spécial n 1/2004 "5e PC (1998 à 2002)" Gestion des actions indirectes de RDT relevant du cinquième programme-cadre (5e PC) en matière de recherche et de développement technologique ( ) Présentation de M. François COLLING (Membre de la Cour) devant la commission du contrôle budgétaire (COCOBU) Parlement européen, Strasbourg, le 19 avril

2 Ordre du jour Pourquoi un audit du 5e PC? Quelques informations de base... Budget et structure du 5e PC Objectifs et approche de l audit Synthèse des observations et recommandations Conclusion 2

3 Introduction Quelques informations de base concernant l audit du 5e PC... premier audit horizontal centré sur les aspects organisationnels, administratifs et financiers 1 d un programme-cadre de RDT durée globale de l audit: 19 mois (démarrage en octobre 2001 et achèvement des travaux en avril 2003, soit trois mois après la clôture officielle du 5e PC); adoption formelle par la Cour après procédure contradictoire en février 2004 ressources utilisées pour cet audit: 176 personnes/semaine excellente coopération avec la Commission, un certain nombre de recommandations ayant déjà pu être prises en compte dans le 6e PC (2002 à 2006) 1 Les audits précédents, par exemple l audit relatif au 4e PC, étaient axés sur des programmes spécifiques au sein du même programme-cadre de RDT comme Joule-Thermie, Fisheries, Agriculture and Agro-Industrial Research (FAIR) ou Formation et mobilité des chercheurs 3

4 Budget et structure du 5e PC Budget et structure du 5e PC le 5e PC (1998 à 2002) disposait d un budget total de millions d euros le 5e PC comprend deux parties, l une relative à la Communauté européenne ( millions d euros, soit 91 % du budget), et l autre à Euratom des actions directes, exécutées par le Centre commun de recherche de la Commission, et des actions indirectes, exécutées par le biais de contrats avec des tiers et cofinancées par le budget communautaire (95 % du budget pour la partie relative à la CE) cinq types d actions indirectes de RDT différents 1 le 5e PC comprend sept programmes spécifiques (quatre programmes thématiques 2 et trois programmes horizontaux 3 ) gérés conjointement par cinq directions générales: Recherche, Société de l information, Énergie et Transports, Entreprises et Pêche Actions à frais partagés, Bourses de formation, Soutien aux réseaux de formation à la recherche et réseaux thématiques, Actions concertées, Mesures d accompagnement Qualité de la vie et gestion des ressources du vivant (QoL), Société de l information conviviale (IST), Croissance compétitive et durable (Growth), Énergie, environnement et développement durable (EEDD) Affirmer le rôle international de la recherche communautaire (INCO), Promouvoir l innovation et encourager la participation des petites et moyennes entreprises (PME), Améliorer le potentiel humain de recherche et la base de connaissances socio-économiques (IHP) 4

5 Budget et structure du 5e PC Périodes de programmation et budgets des programmes-cadres européens de RDT successifs e PC: 1994 à e PC : 1998 à e PC : 2002 à 2006 millions d euros e PC 5e PC 6e PC

6 Objectifs et approche de l audit Objectifs et approche de l audit en ce qui concerne le rapport spécial n 1/2004 "5e PC (1998 à 2002)" Le 5e PC a-t-il été géré de manière économique, efficiente et efficace? Les objectifs spécifiques de l audit ont consisté à vérifier: les mécanismes d intervention et les règles applicables à la participation financière de la Communauté la structure, les procédures et les méthodes de gestion des actions indirectes de RDT les systèmes informatiques le système de contrôle interne les rapports de gestion destinés aux responsables description du système de gestion par la Cour, test d un échantillon de 53 contrats pour les actions indirectes de RDT relevant du 5e PC (couvrant toutes les directions générales et la totalité des programmes) tout au long de leur "cycle de vie" (c est-à-dire de la réception des propositions à la clôture du contrat) et analyse d autres informations probantes (par exemple examen de la base juridique, de documents internes, études, analyse de statistiques, etc.) contrôles sur place de 28 contrats dans 9 États membres (Autriche, Belgique, France, Allemagne, Grèce, Italie, Espagne, Suède et Royaume-Uni) 6

7 Observations et recommandations Mécanismes d intervention Structure, procédures et méthodes Systèmes informatiques Système de contrôle interne Établissement de rapports Décision du Parlement et du Conseil, règlement portant modalités d application et contrats types adoptés tardivement; règles de détermination de la participation financière de la Communauté trop compliquées obligations légales concernant la gestion des propositions, des contrats et des projets inutilement complexes (par exemple, grand nombre de contrats types, signature du contrat par tous les participants) contrôle insuffisant de la réalité et de l exactitude des coûts déclarés par les bénéficiaires finals et absence de sanctions certification obligatoire des états financiers par un auditeur externe et introduction de sanctions concrètes et propres à dissuader les participants de surdéclarer leurs coûts mise en place dans le cadre du 6e PC renforcement de la responsabilité solidaire et conjointe et simplification radicale du système de remboursement recommandés pour un futur 7e PC 7

8 Observations et recommandations Mécanismes d intervention Structure, procédures et méthodes Systèmes informatiques Système de contrôle interne fragmentation des programmes entre les directions générales se traduisant par une dilution des responsabilités, des doubles emplois et un besoin accru de coordination difficultés d organisation considérables lors de la phase de démarrage et difficultés à recruter des agents aux profils appropriés procédures et pratiques administratives inefficaces entraînant des retards administratifs 1 et réduisant l efficience globale du système mais, en particulier, suivi scientifique insuffisant des actions indirectes de RDT simplification de la structure organisationnelle ( regroupement des activités du PC au sein d une entité ) et mise en place de fonctions d appui centralisées partiellement réalisé dans le cadre du 6e PC Établissement de rapports 1 La durée de la période précédant la signature du contrat (c est-à-dire allant de la réception des propositions à la signature du contrat) est en moyenne de 8 à 9 mois, et de 12 mois à partir de la publication de l appel à propositions rationalisation des procédures (afin de réduire de moitié le délai nécessaire à la signature des contrats) et renforcement du rôle du coordinateur concentration des fonds communautaires sur les projets les plus susceptibles d être couronnés de succès sur la base d une évaluation obligatoire à mi-parcours réalisée par des experts externes 8

9 Observations et recommandations Mécanismes d intervention Structure, procédures et méthodes Systèmes informatiques Système de contrôle intenre Établissement de rapports absence de système informatique commun ou intégré caractère inadéquat des systèmes informatisés (locaux et centraux) mis en place par la Commission pour la gestion des propositions, des contrats et des projets, aussi en raison d investissements insuffisants problèmes d ordre technique et opérationnel persistant dans la plupart des directions générales tout au long de la période de programmation du 5e PC, compromettant également la fiabilité des statistiques de la Commission élaboration d un système informatique commun et intégré pour toutes les directions générales chargées de la mise en oeuvre des programmes-cadres de RDT mise en place dans le cadre du 6e PC important potentiel de gains d efficacité par l abandon progressif des opérations sur support papier au cours du 6e PC et le passage au seul échange électronique des données dans un futur 7e PC 9

10 Observations et recommandations Mécanismes d intervention Structure, procédures et méthodes Systèmes informatiques Système de contrôle interne Établissements de rapports amélioration du contrôle interne grâce à la mise en oeuvre progressive des standards de contrôle interne de la Commission, mais différences considérables entre les directions générales les tests des principaux contrôles ont révélé que tous n avaient pas été mis en oeuvre de manière efficace par les services de la Commission et que des éléments du système de contrôle faisaient défaut (en particulier en ce qui concerne la négociation); cependant, le niveau d erreur n est pas significatif nombre significatif de surdéclarations de coûts par les bénéficiaires finals et de paiements tardifs aux contractants, imputables à la Commission, mais en particulier aux coordinateurs simplification de la base juridique, afin de réduire la nécessité de la mise en place de contrôles et de vérifications trop approfondis (qui, en toute objectivité, ne peuvent être effectués compte tenu du niveau actuel des ressources humaines de la Commission) définition conjointe des contrôles pertinents et nécessaires par tous les services de la Commission et recours à des contrôles préventifs; meilleur suivi du fonctionnement des contrôles internes 10

11 Observations et recommandations Mécanismes d intervention Structure, procédures et méthodes Systèmes informatiques Système de contrôle interne Établissement de rapports Absence d objectifs opérationnels communs (ou du moins harmonisés) entre les cinq directions générales pour le domaine de la recherche et la mise en oeuvre des programmes-cadres de RDT les systèmes de la Commission en matière d information et d établissement de rapports à l intention des directeurs et des directeurs généraux ne permettaient pas de recueillir toutes les informations pertinentes et aucun indicateur de performance pour les aspects autres que financiers/budgétaires n avait été défini absence de procédures visant à garantir que les informations destinées aux responsables sont élaborées en temps utile et que les rapports sont disponibles sous une forme harmonisée définition conjointe, par les cinq directions générales, d objectifs et d indicateurs opérationnels permettant de comparer les performances des différents services et programmes de la Commission élaboration d un système complet d établissement de rapports et de contrôle de gestion permettant de contrôler adéquatement la mise en oeuvre des programmes-cadres de RDT ainsi que l efficience et l efficacité des contrôles internes 11

12 Conclusion générale Le 5e PC se caractérise par la complexité des règles applicables à ses mécanismes d intervention, lesquelles ne sont pas toujours parfaitement comprises par les participants aux actions indirectes de RDT la gestion conjointe du 5e PC par cinq directions générales et la structure organisationnelle au sein des services de la Commission ne permettent pas de garantir l utilisation la plus efficiente des fonds communautaires les ressources humaines étaient insuffisantes pour garantir un contrôle interne approprié, les possibilités de fonctions d appui centralisées n ont pas été pleinement exploitées et les outils d appui (à savoir les manuels, les systèmes informatiques, l établissement de rapports) ne répondent pas de façon satisfaisante aux besoins des services de la Commission Constatations et recommandations de la Cour à prendre en compte dans la conception d un futur 7e PC après

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