PROCÈS-VERBAL LIEU : INSTITUT PHILIPPE PINEL DE MONTRÉAL, SALLE A PERSONNES PRÉSENTES: Mme Hélène-Louise Dupont-Élie Présidente

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1 PROCÈS-VERBAL RÉUNION : CONSEIL D'ADMINISTRATION DATE : LE 13 FÉVRIER 2014 HEURE : 18 H 00 LIEU : INSTITUT PHILIPPE PINEL DE MONTRÉAL, SALLE A-1056 PERSONNES PRÉSENTES: Mme Hélène-Louise Dupont-Élie Présidente Me Marie-Ève Berardino Vice-président M. Yves Lapensée Trésorier Mme Line Provost Secrétaire Dre Renée Fugère Directrice générale Mme Heather Clarke Dr Benoit Dassylva Me Claude Hargreaves M. Sylvain Lemieux M. Simon Pouliot M. Alexandre Sène M. Sylvain Touchette IL Y A QUORUM. PERSONNES ABSENTES: PERSONNES INVITÉES: Mme Josée Galarneau M. Keder Hyppolite Mme Marie-Lou Reeves-Parent Mme Suzanne Thibodeau-Gervais Mme Sylvie Audet, chef du Service des communications internes M. Jacques Jodoin, directeur général adjoint aux Affaires administratives Mme Marie-Hélène Régnier, adjointe à la directrice générale

2 POPULATION: Aucun membre de la population n'assiste à la séance. M. Frank Kociper, de l exécutif syndical, est présent à la réunion. OUVERTURE DE LA SÉANCE L'assemblée ayant dûment été convoquée, la présidente, Mme Hélène-Louise Dupont-Élie, ouvre la séance à 18 h 00. Mme Christine Lacasse, technicienne administrative, prend les délibérations en note et dresse le procès-verbal. 1. ADOPTION DE L'ORDRE DU JOUR Les points suivants ont été ajoutés au début de la présente séance : 18.2 Examen de plaintes par le Protecteur du citoyen 18.3 Retour sur la visite des unités par le CA le 12 décembre 2013 CA IL EST DÛMENT PROPOSÉ, APPUYÉ ET RÉSOLU À L UNANIMITÉ d adopter l'ordre du jour suivant: 1. Adoption de l'ordre du jour 2. Période de questions du public 3. Élection au conseil d administration pour l année 2014 : 3.1 Choix d un président d assemblée 3.2 Élection des officiers du CA Nomination des membres du comité exécutif Nomination des membres du comité de vérification Approbation du procès-verbal de la réunion du conseil d administration tenue le 12 décembre Approbation du procès-verbal de la réunion du comité exécutif tenue le 10 décembre Procès-verbaux du CA de l Institut mis en ligne Invitée : Mme Sylvie Audet, responsable des communications internes

3 7. Affaire découlant de la réunion du conseil d administration tenue le 14 novembre 2013 (du point 5.1) : poste de commissaire local aux plaintes et à la qualité des services 8. Affaire découlant de la réunion du conseil d administration tenue le 10 octobre 2013 (du point 7) : remplacement de M. Robert Gagnon au CA, collège «coopté» 9. Affaire découlant de la réunion du conseil d administration tenue le 12 décembre 2013 (du point 12) : remplacement de M. Réjean Dufour au CA, collège «CII» 10. Départ d un hors cadre de l Institut pour la retraite (Directeur général adjoint aux Affaires administratives) 11. Démission de deux membres du CA : 11.1 membre représentant le collège «Population» 11.2 membre représentant le collège «Coopté organismes communautaires» 12. Approbation de la Philosophie de sécurité de l Institut Philippe-Pinel de Montréal 13. Tableau de bord de gestion du CA 13.1 Périodes 1 à Suivi de la planification stratégique (indicateurs) 14. Politiques et procédures (modifications et approbations) : 14.1 Dépenses personnelles et besoins spéciaux des patients 14.2 Allocation pour dépenses personnelles versée par l IPPM aux patients et allocation d aide financière 14.3 Politique de toponymie Dénomination d un espace à l Institut 15. Conseil des médecins, dentistes et pharmaciens : 15.1 Dépôt d une preuve d assurance responsabilité professionnelle 15.2 Nomination d une résidente en psychiatrie 16. Affaires financières :

4 16.1 Approbation des frais de fonctions de la présidente du CA du 13 décembre 2013 au 13 février Informations financières Période Autorisation d emprunt 16.4 Dates à déterminer pour les réunions du comité de vérification 16.5 Présentation des frais de déplacement hors Québec (colloques, congrès et autres) des employés de l IPPM 17. Prix AQESSS 2014 dépôt de deux projets : 17.1 Compétition amicale de marche 17.2 Programme d intervention post-événement critique 18. Informations : 18.1 Compte rendu des deux dernières réunions du comité de gouvernance et d éthique (18 décembre 2013 et 29 janvier 2014) 18.2 Examen de plaintes par le Protecteur du citoyen 18.3 Retour sur la visite des unités par le CA le 12 décembre Activités de la Fondation Pinel 20. Mot de la DG 21. Prochaine réunion (13 mars 2014) 22. Levée de la séance 2. PÉRIODE DE QUESTIONS DU PUBLIC M. Frank Kociper s est levé et a posé la question suivante: «Bonjour, au mois de septembre 2013, un reportage sur TVA a fait l objet de plusieurs questionnements sur la qualité de l hygiène et salubrité dans les hôpitaux du Québec. Hors, le Ministre M. Hébert a fait parvenir aux PDG des Agences de santé, par voie de communiqué de la sous-ministre Mme Lise Verreault, une directive sur l hygiène et salubrité qui devait faire parvenir aux DG et présidents du CA des hôpitaux et qu une réponse devait être faite avant le 4 octobre 2013, que les normes doivent être respectées à 100%. Depuis octobre 2013, le Service d entretien ménager de Pinel était réorganisé et un poste était aboli qui a provoqué la conséquence que les zones de travail ne sont pas faits comme il faudrait durant la semaine à cause de l augmentation des tâches et que la fin de semaine, le nombre de personnes a été réduit de moitié, à 2 personnes, ce qui a pour effet que les consoles et surtout les

5 toilettes des unités ne sont pas faites dans les normes et ne sont pas suivi à 100 %. Est-ce que la Direction va rectifier le problème de l hygiène et salubrité?» Une réponse sera donnée dans les meilleurs délais par la Direction générale de l Institut. Dossier à suivre. 3. ÉLECTION AU CONSEIL D ADMINISTRATION POUR L ANNEE 2014 : 3.1 Choix d un président d assemblée La directrice générale, Dre Renée Fugère, fait mention de la composition des officiers du CA en poste pendant l année 2013, à savoir: - Mme Hélène-Louise Dupont-Élie, présidente ; - M. Yves Lapensée, vice-président ; - Me Marie-Ève Berardino, secrétaire ; - M. Simon Pouliot, trésorier. Dre Fugère agit à titre de présidente d assemblée. 3.2 Élection des officiers du CA 2014 Il est proposé la reconduction des mêmes officiers par Me Claude Hargreaves pour l année Toutefois, M. Simon Pouliot avise le CA qu il ne peut accepter un 3 e mandat comme trésorier pour des raisons d ordre professionnel. La présidente d assemblée appelle donc les mises en candidature : Me Claude Hargreaves, appuyé de M. Yves Lapensée, suggère comme présidente, Mme Hélène-Louise Dupont-Élie ; M. Sylvain Touchette, appuyé de M. Simon Pouliot, suggère comme vice-présidente, Me Marie-Ève Berardino ; Me Claude Hargreaves, appuyé de M. Simon Pouliot, suggère comme secrétaire, Mme Line Provost; Me Claude Hargreaves, appuyé de M. Sylvain Touchette, suggère comme trésorier, M. Yves Lapensée. Les membres présents signifient leur accord. La présidente d assemblée demande si des membres du CA proposent d autres candidatures. Aucune proposition n est faite en ce sens

6 En conséquence, la Présidente d assemblée déclare élus par acclamation et à l unanimité, officiers du CA de l Institut Philippe-Pinel de Montréal, à compter de ce jour pour une durée d une année, soit jusqu à la séance régulière du conseil de février 2015 ou, à son défaut, jusqu à une séance régulière subséquente ou jusqu à la désignation de leurs successeurs : - Mme Hélène-Louise Dupont-Élie, présidente; - Me Marie-Ève Bérardino, vice-présidente ; - Mme Line Provost, secrétaire ; - M. Yves Lapensée, trésorier. La DG adresse des félicitations aux nouveaux officiers pour leur nomination. 3.3 Nomination des membres du comité exécutif 2014 Par conséquent, la composition du comité exécutif pour l année 2014 est la suivante : - Mme Hélène-Louise Dupont-Élie, présidente ; - Me Marie-Ève Berardino, vice-présidente - Mme Line Provost, secrétaire ; - M. Yves Lapensée, trésorier. 3.4 Nomination des membres du comité de vérification 2014 CA l'institut Philippe-Pinel de Montréal désigne membres du comité de vérification pour l année 2014, à compter de ce jour, et ce, jusqu'à la séance régulière du conseil d'administration de février 2015 ou, à son défaut, à une séance régulière subséquente ou jusqu'à la désignation de leurs successeurs: - M. Yves Lapensée, président ; - Hélène-Louise Dupont-Élie; - Me Claude Hargreaves; - M. Simon Pouliot, membre substitut

7 4. APPROBATION DU PROCES-VERBAL DE LA REUNION DU CONSEIL D ADMINISTRATION TENUE LE 12 DECEMBRE 2013 CA IL EST DÛMENT PROPOSÉ, APPUYÉ ET RÉSOLU d approuver le procès-verbal de la réunion du conseil d'administration de l Institut Philippe-Pinel de Montréal tenue le 12 décembre 2013 tel qu il a été rédigé. 5. APPROBATION DU PROCES-VERBAL DE LA REUNION DU COMITE EXECUTIF TENUE LE 10 DECEMBRE 2013 CA IL EST DÛMENT PROPOSÉ, APPUYÉ ET RÉSOLU d approuver le procès-verbal de la réunion du comité exécutif de l Institut Philippe-Pinel de Montréal tenue le 10 décembre 2013 tel qu il a été rédigé. 6. PROCES-VERBAUX DU CA DE L INSTITUT MIS EN LIGNE INVITEE : MME SYLVIE AUDET, RESPONSABLE DES COMMUNICATIONS INTERNES La présidente du CA souhaite la bienvenue à Mme Audet, chef du Service des communications à l interne et lui cède la parole. Il sera dorénavant possible pour le public et pour le personnel de l Institut de consulter en ligne tous les procès-verbaux des réunions du CA. Mme Audet a vérifié auprès de l AQESSS certaines clarifications afin que l Institut soit conforme avec la Loi sur l accès à l information. Elle mentionne qu un procès-verbal a tout d abord pour but de rapporter le plus objectivement et fidèlement possible ce qui a été discuté, décidé et d énoncer les résolutions adoptées lors des assemblées. Mme Audet précise que le contenu des procès-verbaux doit être neutre, concis et d un langage sans fioritures. Quand le conseil d administration procède à un huis clos, il doit être mentionné dans le procès-verbal. Par ailleurs, les débats et discussions lors d une période

8 d un huis clos n apparaissent pas au procès-verbal à part les décisions prises sous forme de résolutions. Mme Audet mentionne que normalement la proposition doit être appuyée par un autre membre pour être retenue, sauf si l établissement en a décidé autrement. Selon elle, les organismes se contentent d écrire que la proposition a été appuyée sans mentionner le nom des «proposeurs» et des «secondeurs». C est plus rapide par cette méthode de «dénominaliser» les procès-verbaux qui seront mis en ligne sur le site web de l Institut. Le CA est en accord avec cette nouvelle façon de faire. 7. AFFAIRE DECOULANT DE LA REUNION DU CONSEIL D ADMINISTRA- TION TENUE LE 14 NOVEMBRE 2013 (DU POINT 5.1) : POSTE DE COMMISSAIRE LOCAL AUX PLAINTES ET A LA QUALITE DES SERVICES Les membres du CA ont reçu sur place, avant le début de la présente séance, la copie du document de travail concernant le poste de commissaire local aux plaintes et à la qualité des services. La présidente du CA informe les membres des derniers développements concernant les travaux du comité ad hoc. De plus, Mme Dupont-Élie a formulé son intérêt à ce que le poste de commissaire aux plaintes et à la qualité des services devienne un poste de cadre supérieur selon les conditions émises par le MSSS. La présidente du CA cède la parole à Me Marie-Ève Berardino, membre du comité ad hoc. Celle-ci donne des explications détaillées sur la proposition alternative de contrat qui pourrait être présentée à Me Louis Letellier De St-Just. Cette proposition devra être entérinée par le CA. Une discussion s ensuit entre les membres et plusieurs questions sont soulevées. Le débat porte surtout sur les avantages et désavantages de mettre le poste de commissaire local aux plaintes et à la qualité des services comme statut «cadre supérieur» ou comme statut «travailleur autonome». La présidente du CA demande l opinion de la DG et du DGAAA dans ce dossier. Dre Fugère et M. Jodoin donnent certaines clarifications. CONSIDÉRANT CONSIDÉRANT QUE la proposition de contrat de service qui sera présentée à Me Louis Letellier De St-Just, commissaire local aux plaintes et à la qualité des services, respecte les conditions émises par le Ministère du Revenu, QUE les lignes directrices du Ministère de la santé et des services sociaux seront respectées dans la proposition de contrat,

9 CONSIDÉRANT QUE les dépenses encourues par le commissaire local aux plaintes et à la qualité des services seront autorisées par voie de résolution du CA de l Institut, CA l'institut Philippe-Pinel de Montréal autorise la proposition de contrat d engagement à titre de «travailleur autonome» à Me Louis Letellier De St-Just, commissaire local aux plaintes et à la qualité des services à l Institut, présentée à la réunion de ce jour et jointe en annexe 1 au procès-verbal. Mme Hélène-Louise Dupont-Élie inscrit son abstention à la décision. Me Claude Hargreaves inscrit son abstention à la décision. La proposition est adoptée à la majorité. Si Me Letellier accepte les conditions proposées au contrat qui lui sera présenté, la direction de l Institut devra s assurer d obtenir un avis favorable auprès du Ministère du Revenu de son statut en faisant compléter les formulaires «Demande de décision concernant la détermination du statut de salarié ou de travailleur autonome RR-65» et «Questionnaire pour la détermination du statut de salarié ou de travailleur autonome RR-65.A». La date d échéance à l acceptation de la proposition du document de travail à Me Letellier De St-Just est le 1 er mars CA l'institut Philippe-Pinel de Montréal mandate M. Yann Belzile, directeur des ressources humaines, pour compléter la partie employeur des formulaires «Demande de décision concernant la détermination du statut de salarié ou de travailleur autonome RR-65» et «Questionnaire pour la détermination du statut de salarié ou de travailleur autonome RR- 65.A»

10 8. AFFAIRE DECOULANT DE LA REUNION DU CONSEIL D ADMINISTRATION TENUE LE 10 OCTOBRE 2013 (DU POINT 7) : REMPLACEMENT DE M. ROBERT GAGNON AU CA, COLLEGE «COOPTE» Avant le début de la présente séance, il y a eu une réunion concernant la cooptation d un membre pour le remplacement de M. Robert Gagnon pour la durée non écoulée de son mandat à titre d administrateur du CA. La présidente du CA annonce la nomination de M. Marc Daigle, professeur universitaire et chercheur à la retraite du Centre de recherche de l Institut. CA l'institut Philippe-Pinel de Montréal nomme M. Marc Daigle, à titre de représentant au collège «Coopté», pour siéger au conseil d administration de l IPPM, à compter de ce jour, en remplacement de M. Robert Gagnon, pour la durée du mandat non écoulée. 9. AFFAIRE DECOULANT DE LA REUNION DU CONSEIL D ADMINISTRATION TENUE LE 12 DECEMBRE 2013 (DU POINT 12) : REMPLACEMENT DE M. REJEAN DUFOUR AU CA, COLLEGE «CII» Les membres du CA ont reçu au préalable une lettre signée par M. Jean- Sébastien Turcotte, DSI/DP, qui avisait le CA que M. Étienne Paradis-Gagné remplacera M. Réjean Dufour pour la durée non écoulée du mandat. CA l'institut Philippe-Pinel de Montréal nomme M. Étienne Paradis-Gagné, à titre de représentant du Conseil des infirmières et infirmiers, pour siéger au conseil d administration de l IPPM, à compter de ce jour, en remplacement de M. Réjean Dufour, pour la durée de son mandat non écoulée. Me Marie-Ève Berardino inscrit son abstention à la décision. M. Sylvain Lemieux inscrit sa dissidence à la décision. La proposition est adoptée à la majorité

11 10. DEPART D UN HORS CADRE DE L INSTITUT POUR LA RETRAITE (DIRECTEUR GENERAL ADJOINT AUX AFFAIRES ADMINISTRATIVES) Le conseil a reçu au préalable le communiqué de la directrice générale concernant le départ à la retraite de M. Jacques Jodoin. Entré en fonction en 1976, le DGAAA aura apporté une importante contribution à l Institut. Son départ à la retraite vient clore un cheminement de plus de 37 ans aux commandes de la Direction des finances de l Institut. Le conseil le remercie chaleureusement et lui souhaite une retraite bien méritée. CA l'institut Philippe-Pinel de Montréal accepte, à regret, le départ de M. Jacques Jodoin, à titre de directeur général adjoint aux affaires administratives, et ce, à compter du 1 er avril DEMISSION DE DEUX MEMBRES DU CA : 11.1 Membre représentant le collège «Population» CA l'institut Philippe-Pinel de Montréal accepte, à regret, la démission de M. Keder Hyppolite, représentant du collège «Population» au sein du conseil d administration de l Institut Philippe-Pinel de Montréal, en date du 13 février M. Hyppolite sera remplacé dans les meilleurs délais. Dossier à suivre

12 11.2 Membre représentant le collège «Coopté organismes communautaires» CA l'institut Philippe-Pinel de Montréal accepte, à regret, la démission de Mme Marie- Lou Reeves-Parent, représentante du collège «coopté organismes communautaires» au sein du conseil d administration de l Institut Philippe-Pinel de Montréal, rétroactivement au 13 décembre Mme Reeves-Parent sera remplacée dans les meilleurs délais. Dossier à suivre. 12. APPROBATION DE LA PHILOSOPHIE DE SECURITE DE L INSTITUT PHILIPPE-PINEL DE MONTREAL Mme Marie-Hélène Régnier a renseigné le conseil sur les changements apportées à la philosophie de sécurité. Elle répond clairement aux interrogations, à la satisfaction de tous. CA l'institut Philippe-Pinel de Montréal approuve le contenu révisé de la «Philosophie de sécurité de l Institut Philippe-Pinel de Montréal 9 mai 2013». 13. TABLEAU DE BORD DE GESTION DU CA 13.1 Périodes 1 à 9 Le tableau de bord (période 1 à 9) a été déposé au CA. Quelques questions sont soulevées concernant les variations importantes en rapport aux indicateurs «Taux d absentéisme pour accidents de travail» et «Taux d absentéisme relié à l assurance salaire» à la page 10 du document

13 CA l'institut Philippe-Pinel de Montréal soit informé par la Direction des ressources humaines des raisons reliées à l importante variation des indicateurs de gestion «Taux d absentéisme pour accidents de travail» et «Taux d absentéisme relié à l assurance salaire» à la page 10 du Tableau de bord du CA. Mme Régnier annonce qu elle a proposé à la dernière réunion du comité de gouvernance et d éthique des indicateurs de gestion pour le prochain «Tableau de bord du conseil d administration». Elle a fait un premier tri et les indicateurs suggérés seront un bon départ pour suivre l évolution de plusieurs paramètres essentiels Suivi de la planification stratégique (indicateurs) Les membres du CA ont reçu préalablement le document préparé par Mme Régnier qui s intitule «Suivi de la planification stratégique » qui propose un choix d indicateurs qui seront «parlants» et également qui reflèteront la réalisation de la planification stratégique de l Institut. Ce document comporte les quatre (4) axes stratégiques et les indicateurs s y rapportant. CA l'institut Philippe-Pinel de Montréal accepte la présentation sur une base trimestrielle des indicateurs de gestion proposés au document «Suivi de la planification stratégique »

14 14. POLITIQUES ET PROCEDURES (MODIFICATIONS ET APPROBATIONS) : 14.1 Dépenses personnelles et besoins spéciaux des patients Ce point est reporté à la prochaine réunion du CA Allocation pour dépenses personnelles versée par l IPPM aux patients et allocation d aide financière Ce point est reporté à la prochaine réunion du CA Politique de toponymie CA l'institut Philippe-Pinel de Montréal approuve les modifications proposées à la politique # s intitulant «Politique de toponymie» et fixe son entrée en vigueur à compter de ce jour Dénomination d un espace à l Institut Le comité de toponymie propose au CA de rebaptiser le centre de documentation en l honneur de Dr Jacques Talbot qui a été médecin psychiatre à l Institut de 1969 à CA l'institut Philippe-Pinel de Montréal, sur recommandation du comité de toponymie,

15 renomme le centre de documentation de l Institut par le «Centre de documentation Jacques Talbot». 15. CONSEIL DES MEDECINS, DENTISTES ET PHARMACIENS : 15.1 Dépôt d une preuve d assurance responsabilité professionnelle CA ATTENDU l'article 258 de la Loi sur les services de santé et les services sociaux, l'institut Philippe-Pinel de Montréal accepte la preuve d'appartenance au Fonds d assurance-responsabilité professionnelle de l Ordre des dentistes du Québec telle que déposée à la réunion de ce jour, de Dr Mauricio Gomez-Zamudio Nomination d une résidente en psychiatrie CA l'institut Philippe-Pinel de Montréal, sur recommandation du comité exécutif du CMDP (Résolution EXE ), accorde au Dre Fabienne Boileau-Falardeau, le statut de résidente I en psychiatrie pour son stage en recherche avec le docteur Alexandre Dumais, rétroactivement du 13 janvier 2014 au 9 mars 2014 inclusivement. 16. AFFAIRES FINANCIERES : 16.1 Approbation des frais de fonctions de la présidente du CA du 13 décembre 2013 au 13 février 2014 La présidente déclare n'avoir aucuns frais de fonction à soumettre à l'approbation du conseil d'administration pour la période du 13 décembre 2013 au 13 février 2014 inclusivement

16 16.2 Informations financières Période 10 Le DGAAA commente les résultats du document présenté à la réunion de ce jour intitulé «Informations financières période 10» dont les membres ont tous reçu préalablement copie. Les résultats globaux par rapport au budget approuvé, montrent un écart favorable de $. Le surplus de revenus s explique par les revenus plus élevés que prévus provenant des non-résidents. Il est à noter cependant la diminution du surplus, depuis quelques périodes, suite au départ de la plupart d entre eux. Les dépenses montrent un écart favorable de $ par rapport au budget représentant 0,44 % du budget Autorisation d emprunt CA IL EST DÛMENT PROPOSÉ, APPUYÉ ET RÉSOLU À L UNANIMITÉ que le conseil d'administration de l'institut Philippe-Pinel de Montréal - confirme à l Agence de la santé et des services sociaux de Montréal et au ministère de la Santé et des Services sociaux avoir reçu communication et avoir pris connaissance de l autorisation d emprunter pour les fins, les montants et les périodes précisés au tableau suivant : Catégorie de l emprunt Intérêts à la charge de # d autorisation d emprunt Montant maximum autorisé Période Début Fin 1300-Équilibre budgétaire Établissement $ $ Équilibre budgétaire Établissement 1300-SP $ s engage expressément à utiliser cette autorisation d emprunt aux conditions qui y sont énumérées et à remplir, fidèlement, toutes les obligations mentionnées; - autorise les instances concernées de l Institut à procéder aux transactions requises aux fins d emprunter les montants et les périodes précisés au tableau ci-dessus mentionné, selon l autorisation accordée par le ministère de la Santé et des Services sociaux, le 24 janvier 2014,

17 sous la signature de madame Guylaine Lajoie, directrice générale adjointe par intérim, Gestion financière et politiques de financement. - s engage expressément à rembourser la Banque Nationale du Canada les sommes ainsi empruntées, étant entendu que les intérêts sont à la charge de l Institut ou de l Agence, le cas échéant; - requiert la Banque Nationale du Canada de produire à l Agence de services de santé et de services sociaux de Montréal et au Ministre de la Santé et des Services sociaux tout renseignement concernant l emprunt contracté et les fonds déposés contre celui-ci par l Institut Philippe-Pinel de Montréal; - autorise la directrice générale, docteure Renée Fugère et monsieur Jacques Jodoin, directeur général adjoint aux affaires administratives, pour et au nom de l Institut Philippe-Pinel de Montréal, à signer tous les documents et à poser tous gestes requis pour l exercice et le suivi d utilisation de ladite autorisation d emprunt et pour l exécution des présentes Dates à déterminer pour les réunions du comité de vérification Le DGAAA informe les membres du CA qu il y aura lieu de tenir deux réunions du comité de vérification: en avril ou mai pour étudier le budget et en juin pour les états financiers et autres points d affaires financières. Une seule date est retenue soit celle du 10 juin Concernant le budget, le DGAAA est d avis qu il est prématuré de fixer une date car tout va dépendre de la date de réception du budget de la part de l Agence de Montréal Présentation des frais de déplacement hors Québec (colloques, congrès et autres) des employés de l IPPM La DG informe le CA de la participation de Dr Mauricio Gomez-Zamudio à une formation organisée par l Université National du Mexique le 15 février PRIX AQESSS 2014 DEPOT DE DEUX PROJETS :

18 17.1 Compétition amicale de marche CA l'institut Philippe-Pinel de Montréal appuie la mise en candidature du projet «Compétition amicale de marche» déposé au Prix AQESSS 2014 et accepte que ce projet fasse l objet de communications publiques dans le réseau de la santé et des services sociaux et dans les médias Programme d intervention post-événement critique CA l'institut Philippe-Pinel de Montréal appuie la mise en candidature du projet «Programme d intervention post-événement critique» déposé au Prix AQESSS 2014 et accepte que ce projet fasse l objet de communications publiques dans le réseau de la santé et des services sociaux et dans les médias. 18. INFORMATIONS : 18.1 Compte rendu des deux dernières réunions du comité de gouvernance et d éthique (18 décembre 2013 et 29 janvier 2014) Me Berardino a fait un bref compte rendu des séances du comité cidessus mentionné. Lors de la dernière rencontre, le comité de gouvernance s est penché sur la question des nominations des cadres supérieurs et du rôle et des pouvoirs qu un conseil d administration doit avoir dans ce processus. Le comité de gouvernance recommande au CA

19 que soit élaborée une politique avec des balises claires pour le processus de nomination des cadres supérieurs. CA l'institut Philippe-Pinel de Montréal, sur recommandation du comité de gouvernance et d éthique, donne comme mandat à la Direction des ressources humaines de rédiger une politique concernant la nomination des cadres supérieurs Examen de plaintes par le Protecteur du citoyen Mme Line Provost, présidente du comité de vigilance et de la qualité a donné des informations concernant l examen de trois plaintes portées à l attention du Protecteur du citoyen (voir annexe 2 du présent procèsverbal). Une des plaintes porte sur le «contrôle des effets personnels des patients (utilisation de matériel informatique)» et les deux autres sont liées à l application inadéquate des mesures de contrôle et à l attitude et le comportement de certains membres du personnel Retour sur la visite des unités par le CA le 12 décembre 2013 M. Simon Pouliot est préoccupé du climat de morosité qui règne à l Institut. Il a senti, lors de la visite qui s est tenue en décembre dernier, une détresse et de l insécurité de la part du personnel. Dre Renée Fugère a répondu clairement aux inquiétudes de M. Pouliot. Les mesures d optimisation mises de l avant et en si peu de temps, ont frappé durement tout le personnel de l Institut. Selon les difficultés identifiées, des solutions sont mises en place. 19. ACTIVITES DE LA FONDATION PINEL En l absence de Mme Josée Galarneau, la DG a donné les grandes lignes sur les activités de financement à venir pour le printemps prochain

20 20. MOT DE LA DG Dre Fugère a renseigné le conseil sur l évolution de certains dossiers, soit : le projet CSSS Lucille-Teasdale et l Institut ; le forum santé mentale et les mémoires présentés à l Université, l Agence et le Ministère. 21. PROCHAINE REUNION La prochaine réunion du conseil d'administration est fixée au jeudi, 13 mars 2014, mêmes lieu et heure. 22. LEVÉE DE L'ASSEMBLÉE CA L ordre du jour étant épuisé, IL EST RÉSOLU de lever la séance à 21 h 30. adopté le La présidente, La secrétaire, /cl (c:textes.ca.pv ca)

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