Association des infirmières et infirmiers du Canada 50, Driveway Ottawa ON K2P 1E2

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2 L AIIC a produit ce document dans le contexte de sa mission, de sa vision et de ses buts. L information présentée ici ne reflète pas nécessairement les opinions du conseil d administration de l AIIC ou de Santé Canada. La permission de reproduire le présent document et ses annexes est accordée, sauf aux fins de redistribution commerciale, à condition de citer l Association des infirmières et infirmiers du Canada comme source. Association des infirmières et infirmiers du Canada 50, Driveway Ottawa ON K2P 1E2 Téléphone : (613) ou Télécopieur : (613) Site Web : Decembre 2006 ISBN CE PROJET A ÉTÉ RÉALISÉ GRÂCE AU FINANCEMENT DU GOUVERNEMENT DU CANADA, FOURNI PAR L ENTREMISE DE SANTÉ CANADA.

3 TABLE DES MATIÈRES Préface... 1 Création d un Comité directeur principal... 2 Pour démarrer... 4 Établissement de lignes directrices pour l atelier... 4 Financement... 6 Marketing et communications... 8 Délégués... 9 Programme de l atelier Logistique de l atelier Rapports et évaluations de l atelier Conseils utiles ANNEXES Annexe A : Mandat Annexe B : Directives sur les partenariats Annexe C : Plan mensuel Annexe D : Exemple de formulaire d inscription Annexe E : Directives sur les propositions de financement Annexe F : Exemple de lettre de sollicitation Annexe G : Plan de communications Annexe H : Exemple d annonce d événement Annexe I : Exemple d invitation Annexe J : Exemple d information bancaire Annexe K : Exemple de protocole d entente Annexe L : Exemple d ordre du jour pour un atelier d une journée Annexe M : Liste de contrôle montage et matériel Annexe N : Liste de contrôle installation Annexe O : Directives sur le rapport Annexe P : Chemin critique Annexe Q : Exemple de budget Trousse de ressources pour la planification d ateliers i

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5 PRÉFACE Les ateliers permettent aux professionnels et aux intervenants de se rencontrer et de discuter de sujets particuliers dans un contexte qui favorise les contacts, les échanges et la résolution de problèmes. Nous prenons grand plaisir à vous fournir cette Trousse de ressources pour la planification d ateliers. Le présent document a pour but de vous guider dans les étapes préliminaires de planification et d organisation d un atelier. Les ateliers peuvent : permettre d acquérir des connaissances spécialisées utiles à la profession infirmière; accroître l échange de connaissances et d idées; présenter de nouveaux concepts et des solutions innovatrices à des défis; promouvoir et établir des plans d action. Une grande partie de ce document découle d ateliers tenus pour préparer le XVI e Congrès international sur le SIDA. Le premier atelier, qui a eu lieu en mai 2005 à Taipei, à Taiwan, a réuni 60 professionnels des soins infirmiers de 37 pays et visait à trouver des façons innovatrices de relever les défis que la pandémie de VIH/SIDA pose aux ressources humaines du secteur de la santé. Intitulé Action dans la diversité : Des associations nationales d infirmières et infirmiers relèvent le défi posé par la pandémie mondiale de VIH/SIDA sur le plan des ressources humaines de la santé, l atelier n a pas fait que renforcer les réseaux infirmiers : il a aussi beaucoup contribué à établir les thèmes et priorités qui ont servi à la création du Forum international des infirmières, Les soins infirmiers : en première ligne contre le VIH/SIDA Forum sur la prévention, les soins et le traitement. Ce forum a réuni plus de 200 délégués de 40 pays dans le contexte du XVI e Congrès international sur le SIDA qui s est tenu en août 2006 à Toronto. L AIIC tient à remercier le Comité directeur principal et le Comité consultatif technique du Forum de leur contribution à cette Trousse de ressources. Nous remercions particulièrement Jennifer Shaw et le conseil d administration de l Association canadienne des infirmières et infirmiers en sidologie d avoir partagé des documents. Nous espérons que vous trouverez cette Trousse de ressources utile et vos commentaires seront appréciés. Veuillez faire parvenir vos commentaires et suggestions à Trousse de ressources pour la planification d ateliers 1

6 CRÉATION D UN COMITÉ DIRECTEUR PRINCIPAL Lorsqu on planifie un atelier, il faut commencer par former un Comité directeur principal qui sera chargé de l orientation générale de l événement et de la planification du programme. Son rôle consiste à établir : un cadre de planification et d exécution du projet; des objectifs et des résultats clairs pour le projet; des mécanismes de surveillance et d évaluation; des plans financiers, de travail et de production de rapports. L organisation qui accueillera l événement joue le rôle de premier plan dans la création du Comité directeur principal. On recommande de créer le Comité un an ou deux avant l événement. Les membres du Comité doivent représenter l auditoire visé par l événement. Lorsqu on choisit les membres du Comité directeur principal, il faut tenir compte de leur qualification professionnelle, de leur disponibilité et de leur capacité de bien travailler en collaboration. Voir Annexe A : Mandat du Comité directeur principal Rôles et responsabilités Président et coprésident Le président et le coprésident créent le Comité directeur principal et y jouent un rôle de premier plan. Comité consultatif technique Le Comité consultatif technique appuie le président et le Comité directeur principal. Il est constitué de spécialistes clés provenant d organisations locales, régionales ou internationales. Voir Annexe A : Mandat du Comité consultatif technique Administrateur Relevant directement du président, l administrateur : organise les réunions, les déplacements et l accueil; rédige les procès-verbaux de réunions; garde et tient les dossiers principaux du projet; diffuse de l information pour le Comité directeur principal. Voir Annexe A : Mandat d un administrateur 2 Trousse de ressources pour la planification d ateliers

7 Comité des finances et du financement Le Comité des finances et du financement établira un budget global pour le projet et suivra les dépenses et les sources de revenus. Il établira et présentera aussi des propositions de financement. Voir Annexe A : Mandat du Comité des finances et du financement Voir Annexe F : Exemple de lettre de sollicitation Voir Annexe Q : Exemple de budget Comité des communications Le Comité des communications réalise le plan de communications, y compris les communications internes, la publicité et la promotion, les annonces publicitaires, les envois directs ou électroniques et la production de documents d appui. Dans la conception d un événement international, il pourrait être utile au Comité de tenir compte de la politique du Conseil international des infirmières sur le travail dans ses trois langues officielles : anglais, espagnol et français. Voir Annexe A : Mandat du Comité des communications Voir Annexe G : Plan de communications Comité du programme Le Comité du programme choisit les thèmes des ateliers, dresse une courte liste des conférenciers et des présentateurs, détermine les activités, produit l ordre du jour, retient les services d un facilitateur et décrit les besoins techniques et logistiques comme le matériel électronique et l affichage. Voir Annexe A : Mandat du Comité du programme Comité de la logistique Le Comité de la logistique retient tous les services nécessaires pour répondre à tous les besoins logistiques sur place du projet, les surveille et s en occupe. Cela consiste notamment à réserver et surveiller les installations d atelier, les services de traiteurs et les exposants, ainsi qu à réserver les services d entrepreneurs locaux. Voir Annexe A : Mandat du Comité de la logistique Partenariats Les partenaires de l atelier peuvent inclure des participants qui siègent au Comité directeur principal. Il peut aussi s agir de groupes et de particuliers de l extérieur qui appuient l atelier de diverses façons. Le soutien peut inclure des contributions en nature, de l aide financière ou de l appui logistique. La reconnaissance peut inclure, par exemple, le nom ou le logo du partenaire sur les documents de l atelier. Voir Annexe B : Directives sur les partenariats Trousse de ressources pour la planification d ateliers 3

8 POUR DÉMARRER Pour planifier votre atelier, vous devez déterminer : ses objectifs; ce que vous souhaitez accomplir; quand et où l atelier devrait avoir lieu; l auditoire visé et ses besoins; qui gère et dirige l atelier; des partenaires et des bailleurs de fonds éventuels; s il y a d autres événements qui font concurrence à votre atelier; les ressources internes et externes disponibles. Si l événement a déjà eu lieu, il faut déterminer si les participants en ont tiré des «leçons». On peut à cette fin organiser des entrevues avec des délégués, des partenaires et d anciens membres de comités, et analyser les rapports sur l inscription et le financement. Un sondage informel auprès de l auditoire cible éventuel pourra de même permettre de dégager rapidement des sujets d intérêt. ÉTABLISSEMENT DE LIGNES DIRECTRICES POUR L ATELIER La vision du Comité directeur principal, définie avec la contribution de l auditoire cible, établit le cadre de l événement. Le Comité devrait tenir compte des points suivants : Buts et objectifs Les buts et les objectifs de l atelier doivent être identifiés clairement et faciles à quantifier. Le projet pourrait, par exemple, viser à : Atténuer le VIH/SIDA et définir des problèmes reliés aux ressources humaines du secteur des soins infirmiers. Les objectifs connexes pourraient consister à : Produire un aperçu qui présente des enjeux clés reliés au VIH/SIDA et à la pénurie d effectifs infirmiers, fondé sur des données provenant de pays de l Asie, de l Afrique, des Caraïbes, de l Amérique latine et de l Europe. Créer un document stratégique qui inclut des recommandations portant sur l approfondissement des recherches, de la planification et de la représentation par rapport à ces thèmes. L exemple ci-dessus produit deux résultats très tangibles : un aperçu et un document stratégique. 4 Trousse de ressources pour la planification d ateliers

9 Stratégie et tactiques La stratégie décrit les activités précises à réaliser pour atteindre vos objectifs. Par exemple, si vous voulez produire un aperçu, votre stratégie consiste à : créer un comité consultatif; retenir les services d un chercheur et d un rédacteur. Les tactiques constituent des moyens très précis de réaliser la stratégie. En l occurrence, les tactiques sont les suivantes : Dresser une présélection de spécialistes et leur demander de participer aux travaux du Comité consultatif, en organisant une réunion en personne ou une téléconférence. Diffuser une demande de propositions portant sur les services de recherche et de rédaction. Retenir les services du chercheur et du rédacteur, préparer les contrats et créer un chemin critique pour ces services. Voir Annexe P : Chemin critique Voir Annexe C : Plan mensuel Thèmes et contenu Les thèmes et le contenu doivent reposer sur les besoins et les désirs des membres de l auditoire visé. Comme les thèmes et le contenu sont établis par le Comité directeur principal, il faut envisager de consulter périodiquement les membres des auditoires cibles comme ceux du Comité consultatif et les bailleurs de fonds. Il faudra peut-être élaborer des thèmes de concert avec le thème global de la conférence ou compte tenu des exigences des bailleurs de fonds. S il y a besoin de traduction, il faut déterminer si le thème est facile à traduire dans toutes les langues utilisées au cours de l événement. Résultats et évaluation Le projet doit inclure des résultats quantifiables et une évaluation afin de répondre aux besoins des bailleurs de fonds et des délégués. Si l on veut établir des indicateurs de réussite clairs et réalistes, c est l auditoire cible qui doit évaluer l événement. Plan d évaluation Il convient d établir un plan d évaluation avec le Comité directeur principal en décidant les points suivants : La manière de procéder à l évaluation évaluation écrite et structurée ou évaluation non structurée par l observation et la discussion Le type d information à réunir données sur le processus ou impact du résultat La façon de mesurer les résultats mesure qualitative ou quantitative La personne qui réunit l information ou les données Trousse de ressources pour la planification d ateliers 5

10 FINANCEMENT Budgets Un budget clair et détaillé constituera un outil clé pour la prise de décision, le contrôle des dépenses, les négociations avec les fournisseurs et le calcul du rendement de l investissement. Il faut, si possible, obtenir le budget et l historique de l événement des années précédentes et utiliser ces renseignements pour déterminer ce que l on doit inclure dans le budget. Pour vous aider à établir un budget, il faut : établir des prévisions de revenu, y compris l aide financière et les frais d inscription; déterminer les coûts variables (dépenses liées au nombre de participants, comme les repas et les insignes porte-nom), ainsi que les coûts fixes (dépenses qui ne sont pas reliées au nombre des participants, comme les honoraires des conférenciers, les frais de location et de téléphone). Vérifiez tous les éléments pour y trouver des coûts cachés comme les taxes et les pourboires; revoir le budget. Il faut vous assurer que les revenus couvrent vos coûts. Modifiez les frais d inscription en conséquence. Si les frais d inscription deviennent trop élevés, révisez le budget pour déterminer où il est possible de réduire les coûts sans miner les objectifs. Le budget global doit inclure tous les éléments nécessaires pour les activités qui se déroulent avant l événement, pendant et après celui-ci. Il faut aussi inclure les biens et services en nature. Le budget servira à guider les propositions et le déroulement global du projet. Frais d inscription Le Comité directeur principal devra déterminer s il y aura des frais d inscription. Le Comité peut décider qu il est plus important d attirer des délégués que d imposer des frais d inscription. Les frais d inscription des étudiants devraient être moins élevés que ceux des délégués. Voir Annexe D : Exemple de formulaire d inscription Revenu et dépenses Il faut suivre en détail les revenus et les dépenses. Il peut être nécessaire de distinguer, aux fins de rapport, les revenus provenant de sources de l extérieur comme des organismes et ministères gouvernementaux. Il convient de signaler que le financement gouvernemental est souvent assorti d exigences contractuelles claires. Voir Annexe Q : Exemple de budget 6 Trousse de ressources pour la planification d ateliers

11 Sources de financement Il est possible de trouver du financement à divers endroits, dont notamment tous les paliers de gouvernement, les fondations qui appuient des objectifs semblables, ainsi que les associations et organisations non gouvernementales qui partagent les mêmes points de vue. Afin d éviter tout conflit, tous les bailleurs de fonds éventuels doivent connaître les autres sources de financement de l atelier. Financement du secteur public La plupart des paliers de gouvernement offriront des possibilités de financement. La clé consistera à déterminer les sources convenables de financement et à rédiger des propositions de financement. Ce processus exigera beaucoup de main-d œuvre et doit commencer le plus tôt possible. Bon nombre de possibilités de financement du secteur public sont annuelles et il faut présenter des demandes avec un an d avance. Financement du secteur privé Il peut falloir de plusieurs mois à un an pour obtenir du financement du secteur privé. Il peut être plus facile d obtenir du secteur privé des contributions en nature qu en argent. On recommande de présenter ses demandes le plus tôt possible. Rédaction de propositions de financement De nombreuses possibilités de financement comportent un format de proposition ou un formulaire de demande normalisés. Si ce n est pas le cas, il pourrait vous être utile de revoir l exemple de proposition inclus à l Annexe E pour commencer. Lorsque vous répondrez à une demande de propositions (DDP) d un ministère, vous devrez vous conformer à des exigences rigoureuses. Pour solliciter du secteur privé des fonds ou des contributions en nature sous forme de biens ou de services, vous pouvez utiliser une lettre d introduction. Il importe d assurer un suivi personnel des lettres de demande. Voir Annexe E : Directives sur les propositions de financement Voir Annexe F : Exemple de lettre de sollicitation Trousse de ressources pour la planification d ateliers 7

12 MARKETING ET COMMUNICATIONS Pour promouvoir l atelier auprès de délégués éventuels, vous pouvez recourir aux moyens suivants : diffusion de messages électroniques; annonces sur des sites Web; envois postaux directs; sollicitation téléphonique et bouche-à-oreille; annonces dans des publications écrites ciblées pertinentes. Il ne faut pas oublier que certains groupes internationaux ont un accès limité ou nul au courrier électronique et à Internet. Annonces et invitations Un des moyens clés de vendre l événement avec succès consistera à dresser des listes de délégués éventuels. Les partenaires, le Comité consultatif, des organisations et collègues qui partagent les mêmes points de vue peuvent vous aider en vous fournissant des noms et les renseignements nécessaires. Pour que votre événement affiche complet, il faut viser à envoyer trois fois plus d invitations que vous n aurez de places. Par exemple, si votre événement peut accueillir 100 personnes, il faut envoyer au moins 300 invitations. Prévoyez une diminution d environ 10 % le jour de l événement. Lorsque vous organisez un événement international, vous devrez peut-être envisager de produire des documents dans d autres langues. Le choix du moment joue un rôle clé dans l envoi de documents à des destinataires de l étranger. Il faut prévoir plusieurs semaines, sinon plus, pour la distribution par courrier. N oubliez pas que l accès au courrier électronique ou au télécopieur sera limité ou nul pour certains groupes de l étranger. Un suivi de chaque envoi vous aidera à afficher complet. Vos annonces et vos invitations doivent inclure le logo de l événement, son titre, les frais d inscription, le lieu, la date et l heure, ainsi que les logos des commanditaires ou des partenaires. Voir Annexe H : Exemple d annonce d événement Voir Annexe I : Exemple d invitation Médias Il faut dresser une liste des médias imprimés (bulletins, revues, journaux, magazines), électroniques (télévision et radio) et Internet (Web). Il faut envoyer à toute la liste de distribution un communiqué général pour annoncer l événement. Envoyez-le au moins cinq mois avant l événement et ensuite une ou deux fois de nouveau à mesure que la date approche. 8 Trousse de ressources pour la planification d ateliers

13 Donnez suite à vos communiqués par un appel téléphonique ou un message électronique. Profitez de toute occasion d inscrire votre événement sur une liste ou de l annoncer. Concentrez-vous sur les médias que votre auditoire cible lit, suit ou écoute. Préparez des messages aux divers médias en fonction de leur mandat et de leur auditoire. N oubliez pas que la couverture médiatique qui suit l événement est aussi utile, car elle peut aider à faire connaître les résultats fructueux. DÉLÉGUÉS Il est inévitable que l atelier repose sur les délégués et leurs contributions possibles. Il faut prévoir des activités, des exercices et des dialogues qui visent à tirer le maximum de leur participation et de leurs commentaires. Lorsque vous déterminez le nombre de délégués, n oubliez pas de tenir compte de votre budget, du nombre de salles de réunion, de la disponibilité de l hébergement local, du personnel et des bénévoles disponibles. Il ne faut pas oublier que des groupes moins nombreux sont plus susceptibles d échanger et de communiquer. Bourses pour les délégués Le Comité directeur principal peut décider d établir un programme de bourses pour les délégués dont les ressources sont limitées. On peut aussi offrir des bourses fondées sur le mérite ou comme moyen d atteindre de nouveaux auditoires. La gestion d un programme de bourses peut occuper beaucoup de personnes et l on recommande de créer un sous-comité qui s en chargera. On peut communiquer avec des organisations, des ministères, des sociétés privées, des associations et des organisations d optique commune pour déterminer s ils offrent des bourses. Voir Annexe J : Exemple d information bancaire Voir Annexe K : Exemple de protocole d entente Inscription Les formulaires d inscription doivent inclure des renseignements de base sur les délégués, ainsi que des questions simples qui peuvent aider à déterminer les caractéristiques démographiques de l atelier, ce qui servira pour des événements futurs. Les formulaires d inscription doivent aussi inclure les conditions et les obligations du délégué et du groupe parrain comme la politique sur les remboursements et les substitutions. Il est très important de suivre les inscrits et les paiements. Voir Annexe D : Exemple de formulaire d inscription Voir Annexe I : Exemple d invitation Trousse de ressources pour la planification d ateliers 9

14 PROGRAMME DE L ATELIER Structure du programme Un programme détaillé et en profondeur garantira que l atelier se déroule sans problème et de façon professionnelle. Il faut déterminer la durée de l atelier, quand il doit avoir lieu, la taille du groupe et la structure de l atelier : panel, séances simultanées ou études de cas. Conférenciers Pour le choix des conférenciers, il faut tenir compte des intérêts des délégués. Les conférenciers doivent : pouvoir adapter leurs connaissances aux thèmes de l événement; appuyer les enjeux en discussion ou les contester; établir un lien avec l auditoire. Il faut essayer de faire preuve d inclusivité dans le choix des conférenciers en tenant compte de la géographie, du sexe et de la diversité culturelle. Voir Annexe L : Exemple d ordre du jour pour un atelier d une journée LOGISTIQUE DE L ATELIER Lieu Si les délégués doivent passer la nuit, il faut choisir un endroit à distance de marche d hôtels ou vous préparer à fournir des services de transport. Il faut aussi tenir compte du nombre de participants et de la proximité d autres installations. Lorsque vous réservez une salle pour l événement, il faut tenir compte des installations audiovisuelles, des prises de courant, du nombre de chaises et de tables, des services de traiteur et de l accès. Matériel et fournitures Il est très important d avoir suffisamment de matériel pertinent à portée de la main et bien situé pour les délégués, l animateur, les conférenciers et les présentateurs, ainsi que les bénévoles. Si les délégués, les conférenciers ou le facilitateur doivent apporter des fournitures ou du matériel avec eux, il ne faut oublier de les prévenir. Voir Annexe M : Liste de contrôle montage et matériel Voir Annexe N : Liste de contrôle installation 10 Trousse de ressources pour la planification d ateliers

15 RAPPORTS ET ÉVALUATIONS DE L ATELIER La réussite d un atelier dépend des résultats produits sur place. Il faut désigner un procès-verbaliste qui consignera les résultats des séances de travail, ainsi qu un rédacteur qui produira le rapport final. Avant de rédiger le rapport, il faut déterminer la raison d être de l atelier et les principaux points à couvrir. Le rapport doit ensuite résumer les recommandations, les décisions ou les résultats découlant de l atelier. Il faut aussi décrire ce que veulent dire ces résultats et les mesures qui s imposent. Introduction L introduction doit expliquer la raison d être du rapport et présenter le contexte. Elle doit aussi résumer brièvement les constations les plus importantes, les recommandations et les termes clés utilisés dans le rapport. La section sur les méthodes décrit en détail les méthodologies utilisées pour tirer des conclusions et formuler des recommandations. Cette section garantit que les résultats sont présentés de façon claire, objective et sans interprétation. Il faut présenter clairement les conclusions qui doivent découler logiquement des résultats. Les recommandations doivent aussi être claires et rédigées dans le format approprié, sous forme de liste ou de texte. Voir Annexe O : Directives sur le rapport CONSEILS UTILES Bon nombre des conseils utiles qui suivent émanent de l atelier sur le VIH/SIDA qui s est tenu au cours du 23 e Congrès quadriennal du Conseil international des infirmières à Taipei, à Taiwan, en mai Les recommandations qui suivent sont tirées des leçons apprises à la suite du Congrès et d autres événements organisés par l AIIC. Planification de l événement La planification doit commencer avec au moins un an d avance, et davantage si vous avez besoin de fonds. Il faut mettre sur pied le plus tôt possible un Comité directeur principal, un Comité consultatif et une équipe d accueil. Communication avec les associations nationales d infirmières (ANI) À noter qu il faut communiquer en espagnol avec la plupart des pays de l Amérique latine. Plusieurs pays de l Afrique et de l Europe exigent ou préfèrent que l on communique avec eux en français. Trousse de ressources pour la planification d ateliers 11

16 Les ANI n ont pas toutes accès au courrier électronique, au téléphone et au télécopieur. Dans certains pays de l Europe de l Est, de l Afrique et de l Amérique du Sud, on ne peut extraire les pièces jointes aux messages électroniques, particulièrement si elles contiennent de gros fichiers comportant des logos et des signatures. La communication par téléphone peut être difficile compte tenu des divers fuseaux horaires et des préférences linguistiques. De nombreux membres du personnel des ANI travaillent à temps partiel et certains bureaux sont ouverts certains jours seulement. Il faut tenir compte des heures de bureau et des fêtes nationales. Les présidentes ne travaillent pas toujours dans le bureau des ANI et c est pourquoi il peut être nécessaire de prendre rendez-vous par téléphone. Dans beaucoup de pays en développement, les numéros de téléphone et de télécopieur, ainsi que l adresse électronique, changent souvent, tout comme le personnel qui travaille dans un bureau. Il importe de toujours avoir une liste de contacts exacte et à jour. Lorsqu on envoie des communications par la poste en Afrique, en Asie et en Amérique du Sud, il faut prévoir au moins deux à trois semaines pour qu elles parviennent à destination et plusieurs semaines pour obtenir une réponse. Même s ils coûtent cher, les services de messagerie sont très efficaces. Dispositions de voyage Il faut vous assurer que les invités ont un visa de voyage avant de leur émettre des fonds pour voyager. Dans le scénario de Taiwan, presque tous les invités devaient avoir un visa. La plupart des demandes ont pris plusieurs semaines. Il est généralement plus rapide et moins coûteux pour les candidats de présenter leur demande dans leur propre pays. Dans plusieurs cas, il a fallu des semaines et plusieurs rappels pour que les délégués complètent le protocole d entente (PE). Il faut demander aux délégués de remplir le PE au moins un mois avant l événement. Inscription Les frais d inscription doivent être acquittés d avance. Les candidats doivent s inscrire et effectuer leur paiement seulement après avoir reçu un visa de voyage et avoir rempli le PE. Il faut veiller à ce qu un processus clair d émission de reçus et d inscription soit en place afin qu il soit possible de suivre dûment le paiement. Assurance-maladie Assurez-vous que les participants inscrits ont une assurance-maladie adéquate. Il est possible d acheter de l assurance individuelle ou collective. 12 Trousse de ressources pour la planification d ateliers

17 Virement de fonds aux délégués bénéficiant d une bourse Dans la plupart des cas, il est possible d inclure les allocations quotidiennes dans le virement électronique global des coûts du billet d avion. Ceux qui ont besoin d aide seulement pour leur allocation quotidienne et non pour d autres frais peuvent recevoir de l argent au cours de l événement. Assurez-vous que tous les renseignements bancaires sont fournis pour les virements électroniques. Tout renseignement qui manque retardera le virement. Évitez d envoyer des fonds à des comptes personnels, sauf dans de rares cas où l ANI n a pas son propre compte bancaire. La confirmation du prix des billets d avion et des escales peut prendre énormément de temps. Il faut demander des attestations d une agence de voyage qui indiquent l arrivée, le départ et le coût du vol, le tout sur du papier à lettre officiel de l agence. Il peut être beaucoup plus rapide et facile de réserver des vols à partir du pays hôte. Séjour Il faut idéalement essayer de loger les invités dans le même hôtel et tout près de l atelier, ce qui facilite énormément l inscription, la gestion de l atelier, le suivi des arrivées et des départs et le paiement des frais à l hôtel. Il est particulièrement utile de loger les invités dans le même hôtel si l atelier s inscrit dans le contexte d un événement de plus grande envergure, ce qui permet aux invités de partager les moyens de transport en direction et en provenance de celui-ci. Communication au cours de l événement Il est utile d avoir au moins un point central où les délégués peuvent se rencontrer, obtenir de l information, laisser des messages et trouver à se rafraîchir. Trousse de ressources pour la planification d ateliers 13

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19 ANNEXE A MANDAT

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21 COMITÉ DIRECTEUR PRINCIPAL Raison d être Le Comité doit : établir le cadre de planification, y compris les rôles et les responsabilités des sous-comités; normaliser le processus à suivre pour présider les réunions, établir l ordre du jour des réunions, rédiger et diffuser des notes d étape et produire des rapports; élaborer, appliquer et évaluer le plan de travail du projet; établir le programme et les thèmes généraux; surveiller l élaboration de la proposition et du budget, y compris un cadre de responsabilisation pour rendre compte aux bailleurs de fonds; établir un mécanisme de surveillance et de consignation; établir un plan d évaluation; établir un lien avec le Comité de planification local afin de coordonner la communication et de promouvoir la participation d infirmières et d infirmiers à la planification globale de la conférence; attribuer et diriger des tâches; collaborer au financement, y compris au fonds de bourses. Composition Président, coprésident et membres du Comité. On recommande également d envisager de la représentation régionale. Durée du mandat La durée du projet. Mandat et rapports hiérarchiques Surveiller tous les aspects de la planification et de la coordination du projet. Fréquence des réunions Le Comité siégera par téléconférence environ une fois par mois. Il se réunira plus souvent au besoin, à la demande du président. Procès-verbaux Il faut les rédiger et les envoyer au Comité directeur principal dans les 72 heures suivant chaque réunion. Trousse de ressources pour la planification d ateliers 17

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