MODULE DES ENCAISSEMENTS. Outil de comptabilisation et de transfert de revenus des établissements au Service des finances GUIDE TECHNIQUE

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1 MODULE DES ENCAISSEMENTS Outil de comptabilisation et de transfert de revenus des établissements au Service des finances GUIDE TECHNIQUE Mai 2007

2 MODULE DES ENCAISSEMENTS TABLE DES MATIÈRES Présentation du logiciel... 1 Accès au module... 2 Présentation de la barre des menus... 3 Prêt étape par étape! Paramètres de l unité Liste des percepteurs Liste des projets Description des sous-activités Saisie des dépôts Transmission des revenus Pour nous rejoindre Annexe Procédure d installation Module développé par le Service des finances, en collaboration avec le Service des technologies de l information, avec le programme WinDev,.

3 Module des encaissements Version Mai 2007 PRÉSENTATION DU LOGICIEL Bonjour et bienvenue dans le nouveau module des encaissements. Cette application vous permettra de comptabiliser les dépôts de votre unité administrative et de les transférer au Service des finances pour avoir ainsi une vision actuelle et réelle des revenus imputés dans les postes budgétaires concernés. En effet, le lien existant entre votre unité et le Service des finances permettra une mise à jour très rapide de l historique des transactions. De plus, un rapport de transmission des revenus vous aidera à gérer plus efficacement le solde de votre compte bancaire transit et vous permettra ainsi de transférer les argents reçus plus facilement. Le module des encaissements vous offre aussi la possibilité de préparer la table des projets de votre unité et d y apporter des changements à tout moment de l année. Enfin, vous pourrez personnaliser la description des sous-activités (1xx-1-79-xxx-xxx), ce qui vous donnera une lecture plus facile de vos rapports financiers. Espérant que cette application vous aidera dans l exercice de vos fonctions, je vous souhaite donc une belle visite guidée du module des encaissements. Pour toutes questions concernant le module des encaissements, veuillez me contacter par téléphone, au numéro , poste 2544, ou par courriel à l adresse suivante : Je me ferai un plaisir de répondre à vos interrogations. Lise Lambert Agente de bureau, classe principale Service des finances Module des encaissements 1

4 ACCÈS AU MODULE Lorsque vous entrez dans le module, vous accédez à l écran suivant, dans lequel vous devez compléter les informations demandées : Choix de l unité Par la barre de défilement. Code usager et mot de passe Les mêmes que ceux utilisés pour le service de messagerie électronique. Année financière Après une année d utilisation, vous aurez accès aux années précédentes. Par défaut, l année en cours est sélectionnée. 2 Module des encaissements

5 PRÉSENTATION DE LA BARRE DES MENUS La barre de menu apparaissant au haut de l écran vous présente quatre choix : Fichier Support vidéo : Permet de connaître et approfondir le module des encaissements. Configurer l impression : Propre à chacune des unités. Quitter : Pour quitter le module des encaissements. Vous pouvez aussi le faire en cliquant sur le X dans le coin supérieur droit. Transactions Dépôts : Pour faire la saisie de vos dépôts. Visualisation : Pour visualiser un ou plusieurs dépôts. Transmissions Transmission : Pour préparer la transmission de vos revenus au Services des finances. Liste des transmissions : Pour visualiser la ou les transmissions effectuées par votre unité et l état de celle-ci. Paramètres De l unité : Ceci est la gestion des paramètres de votre unité qui personnaliseront vos transmissions de données au Service des finances. Liste des percepteurs : Pour établir une liste des personnes autorisées à percevoir des revenus dans votre unité. Liste des projets : Pour créer la liste des projets de votre unité. Description personnelle des sous-activités : Pour permettre de personnaliser les sous-activités propres à chacune des unités. Message(s) du Service des finances : Pour visualiser les messages qui vous sont envoyés par le Service des finances. Module des encaissements 3

6 PRÊT ÉTAPE PAR ÉTAPE! Voici maintenant les étapes à franchir pour en arriver à faire une transmission des revenus au Service des finances. 1. ÉTAPE 1 PARAMÈTRES DE L UNITÉ Pour l étape Paramètres, vous n aurez qu à vous y rendre uniquement lors de votre première utilisation ou lorsque vous voudrez apporter des modifications. Les paramètres actuels ont été saisis par l administrateur du système. Vous n avez qu à modifier les champs «personne ressource», «téléphone», «courriel de l unité» et «montant minimum à conserver», s il y a lieu. Vous devez enregistrer les modifications. Vous pouvez aussi les imprimer si vous le désirez (facultatif). 4 Module des encaissements

7 2. ÉTAPE 2 LISTE DES PERCEPTEURS La liste des percepteurs vous permet d établir la liste des gens autorisés à recueillir les argents de votre unité vous permettant ainsi de les identifier lors de la saisie des dépôts et garder un suivi pour des interrogations futures. - Pour créer un nouveau percepteur, cliquez sur «Nouveau». Un code de percepteur peut être composé de lettres ou chiffres (par exemple : LL pour les initiales du percepteur). - Ensuite, inscrivez le nom du percepteur. - Faites «Enregistrer». Vous pouvez visualiser et imprimer cette liste. Vous pouvez supprimer un percepteur. Vous pouvez aussi naviguer avec les flèches. Fermez lorsque vous avez terminé. Module des encaissements 5

8 3. ÉTAPE 3 LISTE DES PROJETS Ce menu sert à établir la liste des projets de votre unité. À l ouverture d une nouvelle année dans le logiciel, vous aurez un message qui vous indiquera que la table des projets n a pas été complétée. Vous aurez alors la possibilité de la préparer ou de la remettre à plus tard. Ce message s affichera à l ouverture, aussi longtemps que votre table des projets n aura pas été complétée. Pour créer un nouveau projet, cliquez sur «Nouveau». - No projet : Il doit être composé de 2 chiffres. - Personne responsable : Nom de la personne responsable du budget de ce projet. - Description : Titre du projet. - Bloc-notes : Notes personnelles de l unité. - Budget (solde actuel, variation demandée, nouveau solde) : Pour faire la saisie des montants budgétaires. Seule la case «variation demandée» peut être modifiée. Faites «Enregistrer». Vous pouvez visualiser et imprimer cette liste. Vous pouvez supprimer un projet. Vous pouvez aussi naviguer avec les flèches. Fermez lorsque vous avez terminé. 6 Module des encaissements

9 4. ÉTAPE 4 DESCRIPTION DES SOUS-ACTIVITÉS Ce menu vous permet de personnaliser les sous-activités de votre unité. - Pour personnaliser une sous-activité, cliquez sur la ligne désirée et inscrivez votre description. - Faites «Enregistrer». Vous pouvez imprimer cette liste. Fermez lorsque vous avez terminé. Veuillez noter que cette modification vous apparaîtra dans Infini quand vous utiliserez l icône compte; si vous passez via le grand livre, ce sera l appellation de la nomenclature générale de Dofin. Comme mentionné précédemment, ces 4 premières étapes s effectuent lors de la première utilisation ou lorsque vous voulez apporter des modifications. Module des encaissements 7

10 5. ÉTAPE 5 SAISIE DES DÉPÔTS Vous voilà enfin prêt à faire la saisie de vos dépôts. À l aide du menu «Transactions», choisissez l onglet «Dépôt». INSCRIRE UNE TRANSACTION - Cliquez obligatoirement sur le bouton «ajouter ligne» pour chaque transaction. - Type de transaction : Choisissez le type de transaction désirée (dépôt, chèque sans provision, frais bancaires, ristournes bancaires). - Date : La date du jour s installe automatiquement; vous pouvez cependant saisir la date de votre choix. - No reçu : Inscrivez votre numéro de reçu. - No projet : Sélectionnez avec la barre de défilement votre numéro de projet (la liste des projets doit avoir été préalablement établie). Vous pouvez aussi l inscrire directement si vous le connaissez. Vous pouvez également en créer un directement en ligne, en cliquant sur «Nouveau projet». - Percepteur : Sélectionnez avec la barre de défilement votre percepteur (la liste des percepteurs doit avoir été préalablement établie). Vous pouvez aussi l inscrire directement si vous le connaissez. Vous 8 Module des encaissements

11 pouvez également en créer un directement en ligne, en cliquant sur «Nouveau percepteur». - Poste budgétaire : Sélectionnez avec la barre de défilement le poste budgétaire désiré. Vous pouvez aussi l inscrire directement si vous le connaissez. - Provenance : Choisissez la provenance de votre transaction (chèque, argent, banque). - Montant : Inscrivez le montant reçu. - TPS et TVQ : Les boutons TPS et TVQ sont accessibles seulement pour les écoles secondaires. Pour ces dernières, cliquez sur «TPS» et «TVQ» et les montants se calculeront automatiquement. Vous pouvez modifier le montant des taxes dans le cas où le revenu ne serait pas totalement taxable en cliquant dans le champ approprié. Le revenu net sera le chiffre inscrit dans vos rapports financiers. - Commentaire : Notes personnelles à votre intention dans le module des encaissements seulement. IMPORTANT : Vous devez toujours cliquer sur «Enregistrer ligne» pour sauvegarder les données saisies avant de passer à une autre ligne. Vous continuez ainsi en ajoutant des lignes pour enregistrer les transactions de votre dépôt. Vous pouvez supprimer une ligne en cliquant sur la ligne désirée et en cliquant sur «supprimer ligne». Vous pouvez modifier une ligne en cliquant sur la ligne désirée et apporter les corrections. N oubliez pas de faire «Enregistrer ligne» ensuite. FERMER ET TRANSFÉRER LE DÉPÔT Lorsque vous avez terminé le dépôt, trois possibilités d offrent à vous : imprimer le dépôt, fermer le dépôt et quitter. Vous pouvez imprimer votre dépôt pour valider vos informations avant la fermeture d un dépôt. Module des encaissements 9

12 Lorsque vous fermez un dépôt, vous ne pouvez plus y revenir pour faire des modifications et la comptabilisation de vos revenus sera alors transférée automatiquement au Service des finances. Lorsque vous quittez un dépôt sans le fermer, vous pouvez revenir dans ce dépôt pour modifier des données ou en ajouter. Lorsque vous retournerez dans le menu transactions dépôts, le module vous apportera automatiquement à ce dépôt et vous ne pourrez ouvrir de nouveaux dépôts aussi longtemps que vous n aurez pas fermé le dépôt courant. Lorsque vous fermez le dépôt, vous aurez une prévisualisation de votre dépôt que vous pouvez imprimer pour usage personnel. Vous n avez pas à envoyer ce rapport papier au Service des finances car le tout se fera électroniquement. VISUALISER LE DÉPÔT Vous pouvez visualiser un ou plusieurs dépôts en sélectionnant l année financière désirée, le premier numéro de dépôt et le dernier numéro de dépôt en utilisant les barres de défilement. Cliquez sur «Visualisation des dépôts». Vous voilà prêt à faire une transmission de vos revenus au Service des finances. 10 Module des encaissements

13 6. ÉTAPE 6 TRANSMISSION DES REVENUS Vous voilà enfin prêt à faire la transmission de vos revenus. À l aide du menu «Transmissions», choisissez l onglet «Transmission». Cet écran vous présente le montant disponible à être transféré au Service des finances : - Date du transfert : La date du jour s inscrit automatiquement. - Solde reporté : Le solde reporté représente l argent conservé dans le compte bancaire de votre unité administrative pour couvrir les frais pendant l été de l année financière précédente. - Revenus comptabilisés : Les revenus comptabilisés sont cumulatifs pour l exercice de l année en cours. - Ristournes bancaires, Les ristournes et frais bancaires sont aussi cumulatifs pour revenus d intérêts l exercice de l année en cours de même que le montant frais bancaires : déjà transféré et reçu par le Service des finances. - Montant transféré et Ce montant représente les montants transférés de votre part reçu : et traités dès la réception de votre chèque. - Montant transféré et Ce montant représente les montants transférés de votre part non-traité : et non traités par le Service des finances. Ils resteront sur cette ligne aussi longtemps qu ils n auront pas été approuvés par le Service des finances. Lorsque fait, le montant sera transféré à la ligne précédente. Module des encaissements 11

14 - Solde : Vous obtenez donc le solde de votre compte bancaire transit. De ce solde, on déduit le montant que vous désirez conserver par votre établissement pour couvrir tous les frais bancaires pour une période donnée (montant inscrit aux paramètres de votre unité). - Montant du transfert : Finalement, vous avez le montant du transfert à effectuer au Service des finances. - No chèque : Ne pas oublier d inscrire votre numéro de chèque. Lorsque vos données de transmission sont prêtes, vous enregistrez et vous faites imprimer le rapport de transmission des revenus. Vous le faites autoriser et signer par votre direction, et y joignez votre chèque. Vous faites parvenir le tout au Service des finances, à l attention de Lise Lambert. Vous pouvez conserver une copie de ce rapport si vous le désirez. Si vous consultez la liste des transmissions, vous pourrez voir toutes les transmissions que vous avez faites ainsi que leurs états. L état «terminé» indique que votre transmission a été envoyée au Service des finances mais qu elle n a pas encore été traitée. Lorsque ce dernier change pour «transféré», cela confirme que le Service des finances l a reçu et approuvé. Vous ne recevrez pas d autres confirmations (comme, par exemple, un reçu). Voilà, nous avons fait un survol du module des encaissements. Cela vous donne un bon aperçu de toutes les possibilités qu il vous offre. À vous maintenant de l exploiter! Merci! 12 Module des encaissements

15 Pour nous rejoindre Pour toutes interrogations ou suggestions d améliorations, veuillez contacter madame Lise Lambert, au Service des finances, au , poste 2544, ou par courriel à l adresse suivante : Pour toutes questions techniques reliées au fonctionnement du logiciel, veuillez contacter SOS Techno, au poste Module des encaissements 13

16 14 Module des encaissements

17 ANNEXE PROCÉDURE D INSTALLATION Pour installer le module «Encaissement», vous devez ouvrir le poste de travail (voir figure 1) sur le bureau de votre ordinateur pour avoir accès à vos lecteurs réseaux. Figure 1 Vous devez maintenant ouvrir le lecteur «Csbe sur Stiadm (J:)» et faire un double-clic sur le répertoire «Encaissement». Dans le répertoire «Encaissement», vous ouvrez le fichier «Install» par double-clic (voir figure 2a ou 2b), selon l affichage des fichiers dans vos fenêtres. Figure 2a Figure 2b Module des encaissements 15

18 Une première fenêtre s affiche : «Encaissement Assistant d installation» (voir figure 3), pour vous permettre de choisir le répertoire d installation. Vous gardez le répertoire proposé par défaut et vous cliquez sur le bouton «Suivant». Figure 3 Après avoir cliqué sur le bouton «Suivant», une deuxième fenêtre s affiche pour vous demander si vous voulez créer le répertoire «C:\Program Files\Encaissement\» (voir figure 4). Vous cliquez sur le bouton «Oui». Figure 4 Une troisième fenêtre «Résumé de l installation» s affiche (voir figure 5). Vous devez maintenant cliquer sur le bouton «Suivant» pour poursuivre l installation. Figure 5 16 Module des encaissements

19 Le module s installe maintenant sur votre ordinateur. Lorsque l installation est terminée, une quatrième fenêtre s affiche; elle s intitule «Installation terminée» (voir figure 6). Il y a trois cases à cocher : 1) Lancer le programme 2) Placer un icône sur le bureau 3) Placer un icône dans le menu «Démarrer». Il est très important de ne pas décocher les cases à cocher, car la première case fera une vérification au niveau des bases de données. Figure 6 La seconde case placera un icône sur le bureau (voir figure 7) et la troisième place un icône dans le menu «Démarrer» (voir figure 8). Figure 7 Figure 8 Module des encaissements 17

20 Pour terminer l installation, vous devez maintenant cliquer sur le bouton «Terminer». Ceci ouvrira une nouvelle fenêtre pour la vérification et l installation du client SQL Serveur (voir figure 9). Lorsque la fenêtre de la figure 9 disparaît, vous êtes prêt à ouvrir le module «Encaissement». Pour ce faire, vous double-cliquez sur l icône du module «Encaissement» sur votre bureau (voir figure 7). Figure 9 Service des finances Module des encaissements

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