Connexion au Portail HH. et Usage de Office 365

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1 Connexion au Portail HH et Usage de Office 365 Auteur : Grosso Daniel Vérificateur / Approbateur : Sébastien DELDON Date de la dernière modification : 4 mai 2015 Historique des modifications : Version Date Auteur Commentaire /12/2014 Daniel Grosso Edition originale /12/2014 Daniel Grosso Modifications suite à remarques /01/2015 Daniel Grosso Modifications et changement de nom /05/2015 Daniel Grosso Modifications suite V3.0 Portail Connexion au Portail HH_usage de Office365 1 / 21

2 Table des matières 1 Introduction Usage Pré-requis Connexion au Portail Saisir l adresse du Site Identification Page d accueil de habitat et humanisme Configuration de votre messagerie Usage Accès à vos paramètres Après 24h Focus sur les Applications disponibles Boite mail désactivée Accès à vos outils en ligne Office Outlook Calendrier Contacts OneDrive Sites Tâches Focus sur SITES Site Modèle de site pour une Association Site Comité des Utilisateurs Site Formations Site HH Services Site HH sur votre Ordinateur PERSONNEL Ajout de l application LYNC But Usage Vous n'avez pas Outlook ou Windows Vous avez OUTLOOK et/ou WINDOWS Lancement de LYNC OPTIONNEL : Redirection de vos mails HH vers votre boite Personnelle But Moyen Avertissement...19 Connexion au Portail HH_usage de Office365 Habitat et Humanisme 2 / 21

3 10.4 Autres actions Conclusion Annexe Annexe 1 - Connexion au Portail depuis ILEX Annexe 2 - accéder à la Page d accueil de votre association...21 Connexion au Portail HH_usage de Office365 3 / 21

4 1 INTRODUCTION 1.1 USAGE Ce document doit vous permettre, sur un poste HH ou/et un ordinateur (PC, Tablette et autres) personnel : De mettre en œuvre un accès au Portail de Habitat et Humanisme D utiliser la boite de Un accès aux Sites «Association» et/ou «Formation» partagés au niveau HH. La mise en œuvre de Lync (équivalent de Skype, outil de contact et de partage) 1.2 PRE-REQUIS 1) Avoir un compte d accès au portail fourni par votre correspondant SI 2) Connaitre son Identifiant et son Mot de Passe 3) Avoir accès à un ordinateur connecté à Internet 2 CONNEXION AU PORTAIL Pour accéder au portail, lancer votre navigateur Le portail est compatible avec les navigateurs du marché comme Chrome ou Internet explorer, mais nous recommandons d utiliser Mozilla Firefox (à droite) pour lequel l affichage est optimisé. Firefox est gratuit, vous pouvez le trouver ici https://www.mozilla.org/en-us/firefox/all/ 2.1 SAISIR L ADRESSE DU PORTAIL https://portail.habitat-humanisme.org/ Connexion au Portail HH_usage de Office365 4 / 21

5 2.2 IDENTIFICATION Saisir votre : Login (debut de votre mail HH) ou HH complet Saisir votre : Mot de Passe Données fournies par votre Correspondant Informatique Local de l Association ou par HH Services Puis cliquer sur VALIDER A la première connexion vous devrez Connexion au Portail HH_usage de Office365 5 / 21

6 1) Valider la Charte 2) changer votre mot de passe, puis validez Connexion au Portail HH_usage de Office365 6 / 21

7 2.3 PAGE D ACCUEIL DE HABITAT ET HUMANISME Connexion au Portail HH_usage de Office365 7 / 21

8 3 CONFIGURATION DE VOTRE MESSAGERIE 3.1 USAGE L octroi d un compte et d une messagerie HH vous permet l utilisation de la suite Office 365 en ligne au travers du Portail Ouvrir l onglet Mes s/office 365 Dans cette page vous devrez Activer votre adresse électronique Dès le lendemain, vous pourrez utiliser la messagerie au travers d Office 365. Connexion au Portail HH_usage de Office365 8 / 21

9 3.2 ACCES A VOS PARAMETRES APRES 24H Affichage de votre page Connexion au Portail HH_usage de Office365 9 / 21

10 Vous pourrez : 1) Modifier vos coordonnées 2) Accéder à votre messagerie, vous pouvez ici enregistrer et modifier votre personnel qui nous servira notamment en cas de perte de mot de passe pour un renvoi automatique, 3) Modifier votre mot de passe 4) Changer votre photo, une pour OFFICE365, une sur les APPLICATIONS HH 5) Voir vos profils Applicatifs, votre président ou responsable vous a accordé des droits sur les applications, en voici la liste. Pour demander de nouveaux accès, merci de contacter votre correspondant SI ou votre président. 6) Suivre vos demandes 7) Signaler un Bug 8) Optionnel ; changer de prpfil 9) Vous déconnecter Connexion au Portail HH_usage de Office / 21

11 4 FOCUS SUR LES APPLICATIONS DISPONIBLES L accès se fait au travers du clavier Choisir votre application Ou pour un accès à la suite Office 365 Connexion au Portail HH_usage de Office / 21

12 5 BOITE MAIL DESACTIVEE Vous avez à votre disposition une hotline de 9h à 12h et de 14h à 17h (16h vendredi) - Par Téléphone : en interne ; en externe Par mail : 6 ACCES A VOS OUTILS EN LIGNE 6.1 OFFICE 365 Page d accueil : Ouvrir l onglet Mes s/office 365 Un ensemble d outils, à la première connexion, vous sera proposé. 6.2 OUTLOOK Outil pour émettre et recevoir des mails avec le compte HH 6.3 CALENDRIER Outil pour programmer des réunions et plannifer des actions depuis votre compte HH 6.4 CONTACTS Outil qui liste vos contacts personnels, pour l envoi de mails et/ou pour vos contacts téléphoniques. 6.5 ONEDRIVE Accès à votre espace personnel, les données hébergées seront sauvegardées et accèssible qu avec votre compte HH. 6.6 SITES Ensemble des SharePoint ( site Association et/ou Projets) auquels vous êtes autoriser pour lecture et/ou actions (modifications ) 6.7 TACHES Liste des tâches que vous vous serez programmées. Connexion au Portail HH_usage de Office / 21

13 7 FOCUS SUR SITES 7.1 SITE MODELE DE SITE POUR UNE ASSOCIATION Ce site est proposé pour modèle. 7.2 SITE COMITE DES UTILISATEURS Ce site permet au Comité des utilisateurs de mettre en ligne un ensemble de documents en visibilité des travaux engagés. 7.3 SITE FORMATIONS Ce site vous propose des formations en ligne, avec vidéos et fiches à dispositions, et/ou programmées, (CF Calendier) 7.4 SITE HH SERVICES Ce site vous décline les fonctions de HH Service 7.5 SITE HH2020 Ce site affiche les perspectives de habitat et humanisme. 8 SUR VOTRE ORDINATEUR PERSONNEL AJOUT DE L APPLICATION LYNC 8.1 BUT Cette application va vous permettre de visualiser l état (Disponible, Occupé, Absent.) d un correspondant que vous souhaitez joindre. 8.2 USAGE Avec Lync, vous pourrez communiquer en mode Texte, Vidéo, Oral, Partage d écran, Partage d application, Participer à une réunion, Participer à une formation sans vous déplacer. 8.3 VOUS N'AVEZ PAS OUTLOOK OU WINDOWS Utilisez «Lync Web Scheduler» pour Créer, joindre et gérer vos réunions Lync. Lancer Lync Web Scheduler, Connexion au Portail HH_usage de Office / 21

14 ou tapez l adresse : https://webpooldb30e06.infra.lync.com/scheduler/?locale=fr-fr&authcookiename=rtcauth 8.4 VOUS AVEZ OUTLOOK ET/OU WINDOWS Dans Office 365 Ouvrir la fenètre à l aide la roue crantée Installer et gérer le logiciel Connexion au Portail HH_usage de Office / 21

15 Choisir Lync,.Installer Enregistrer le fichier sur votre disque local Ouvrez l espace de téléchargement à l aide de la flèche en haut à droite de votre écran Exécutez ce programme. Autorisez le programme à faire les modifications sur votre ordinateur, pour l installation de Lync Connexion au Portail HH_usage de Office / 21

16 Installation en cours. Avec quelques aléas Fin de l installation. 9 LANCEMENT DE LYNC L utilisation de LYNC est conseillée aussi bien sur votre ordinateur personnel que sur le poste HH. Cherchez Lync dans la fenêtre Lancez le Connexion au Portail HH_usage de Office / 21

17 Saisissez votre mot de passe HH Connectez vous Répondre Oui Connexion au Portail HH_usage de Office / 21

18 En ligne vos collaborateurs : La prochaine connexion se fera automatiquement à l ouverture de votre cession. Bon usage 10 OPTIONNEL : REDIRECTION DE VOS MAILS HH VERS VOTRE BOITE PERSONNELLE 10.1 BUT Etre averti et pouvoir lire tous ses messages reçus sur la boite HH dans votre boite personnelle en les conservant dans Outlook Office MOYEN Ouvrir Outlook sous OFFICE365 Menu Option via Connexion au Portail HH_usage de Office / 21

19 Choix Transférer votre courrier électronique Saisir l adresse destinatrice dans la fenêtre : Lancer : démarrer le transfert, vaut validation et paramétrage AVERTISSEMENT Tous vos mails seront conservés dans Outlook au travers du Portail, vous devrez en assurer la gestion sous Office365. Attention, pour la réponse aux messages, nous demandons par contre à chacun de répondre à partir du portail car il est important que vis-à-vis de l extérieur les messages arrivent avec l adresse officielle Habitat et humanisme et pas avec une adresse personnelle AUTRES ACTIONS Libre à vous de parcourir l ensemble des fonctions et paramétrages possibles : Connexion au Portail HH_usage de Office / 21

20 11 CONCLUSION La mise en œuvre de ce document doit vous permettre d avoir un environnement standard habitat et humanisme, pour un usage depuis un poste personnel des logiciels Office 365 au travers du Portail Bon usage 12 ANNEXE 12.1 ANNEXE 1 - CONNEXION AU PORTAIL DEPUIS ILEX Adresse portail https://portail2.habitat-humanisme.org Fenêtre de connexion Dans certains cas la fenêtre de connexion se présente sous la forme Dans ce cas faites Valider et renseignez votre HH et votre mot de passe sur la fenêtre qui apparait ensuite. Attention, c est l adresse et non l identifiant seul a.dupont qu il faut renseigner sur cette fenêtre avec votre mot de passe. En cas de problème avec votre identifiant ou votre mot de passe Contacter votre Correspondant Informatique Local Connexion au Portail HH_usage de Office / 21

21 12.2 ANNEXE 2 - ACCEDER A LA PAGE D ACCUEIL DE VOTRE ASSOCIATION Accès au Portail de votre Association choisir dans la liste. Connexion au Portail HH_usage de Office / 21

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