Démarrer l'edi avec Leroy Merlin

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1 Démarrer l'edi avec Leroy Merlin Sommaire 1. Notions générales Qu est-ce que l EDI? Types d implémentation possibles Messages et mise en place Le message Commande : ORDERS D93A Le message Facture : INVOIC D96A Le message Avis d expédition : DESADV D96A... 6

2 1. NOTIONS GENERALES 1.1. Qu est-ce que l EDI? EDI signifie «Echange de Données Informatisé». L EDI est une technique permettant de remplacer les échanges de données papier, mail ou fax (commandes, factures, bordereau de livraison, données produits, ) par des échanges entre les systèmes informatiques des différents partenaires. Cette technique revient à échanger des ensembles structurés d informations, nommés «messages». L intérêt principal de l EDI réside dans le fait de réduire voire supprimer les ressaisies d informations à réception du message : les données sont automatiquement intégrées dans le système de gestion adéquate (gestion commerciale pour les commandes, ), ce qui apporte : fiabilisation et gain de temps dans les échanges Types d implémentation possibles Il existe plusieurs solutions pour mettre en place l EDI : - EDI in situ : Prendre en charge, soi-même, la mise en place et la maintenance d un dispositif EDI, intégré au Système d Information (SI)

3 - EDI ASP : Confier la mise en place et la maintenance d un dispositif EDI, intégré au Système d Information, à un Fournisseur de Service Applicatif qui héberge la solution - Webedi : Louer l accès à un dispositif EDI, totalement indépendant du Système d Information Le choix entre l une ou l autre des solutions s effectue en se basant sur : - La complexité de l activité (nombre de références gérées, nombre de lignes de commandes traitées, le nombre de points de livraison) - Le volume des messages et leur fréquence - La capacité du Système d Information à intégrer / émettre des flux de données - Le tableau ci-dessous récapitule les avantages et inconvénients de chacune des 3 solutions : Avantages Inconvénients EDI In Situ - Réduction, voire suppression des ressaisies (fiabilité, gain de temps), car intégré au SI - Non dépendance d un prestataire informatique - Travail préalable de mapping des données EDI <=> SI à prévoir - Ressources expertes EDI à prévoir pour la maintenance et la gestion de l EDI au quotidien (gestion des exceptions) EDI ASP - Réduction, voire suppression des ressaisies (fiabilité, gain de temps), car intégré au SI - Exploitation externalisée - Travail préalable de mapping des données EDI <=> SI à prévoir - Externalisation des données - Dépendance par rapport à un prestataire Webedi - Rapidité / coûts de mise en place - Pas de gains de productivité, ni de fiabilité (ressaisies) - Coûts : en général, coût au message, non adapté pour des gros volumes d échange - Dépendance par rapport à un prestataire

4 2. MESSAGES ET MISE EN PLACE Leroy Merlin gère à l heure actuelle 3 messages : - commande (ORDERS D93A, passage en D96A en cours) - facture (INVOIC D96A) - avis d expédition (DESADV D96A). Le langage utilisé est l EANCOM Le message Commande : ORDERS D93A Le message Commande émise par Leroy Merlin est décrit à travers l exemple donné dans le document «Commande 93.A Leroy Merlin - Cahier des Charges.doc». Pour un fournisseur en EDI in situ ou EDI ASP souhaitant mettre en place la réception des commandes avec Leroy Merlin, la suite d actions à dérouler est la suivante : 1. Mettre en place le dispositif EDI 2. Consulter le Cahier des Charges du message Commande («Commande 93.A Leroy Merlin - Cahier des Charges.doc») émis par Leroy Merlin et paramétrer le dispositif EDI en fonction de cet exemple : il faut notamment gérer les exceptions de type code GTIN article ou GLN magasin inconnu, les vérifications et alertes sur les prix de la commande, la prise en compte des commentaires de l acheteur, le traitement d une commande magasin à livrer sur entrepôt, 3. Mettre en place l organisation qui convient pour le traitement des cas particuliers 4. Mettre à jour les codes lieux et produits : Récupérer les codes GLN magasins et entrepôts Leroy Merlin à l adresse : Codes GLN magasins et entrepôts Leroy Merlin Vérifier que vos informations produits (code GTIN, prix) sont correctement renseignées dans les bases Leroy Merlin (contact : interlocuteur Centrale d'achats pour obtenir les listings prix d'achats PA06) 5. Une fois que tous ces éléments sont en place : compléter le formulaire de demande de démarrage de la phase de tests «Commande - Formulaire pour démarrage de la phase de tests.xls») et le transmettre par mail à Ginette HUBNER A partir de la date prévue, les commandes sont envoyées en double - par EDI et par mail- durant une période d une quinzaine de jours, qui permet de valider le process global de réception et traitement des commandes 6. Une fois la période de test validée, Leroy Merlin supprime l envoi par mail, les échanges ne se font plus qu en EDI.

5 Pour un fournisseur en webedi, la mise en adéquation de la solution par rapport aux Cahier des Charges Leroy Merlin est assurée par le prestataire référencé par Leroy Merlin Le message Facture : INVOIC D96A Le message Facture émis par le fournisseur et à destination de Leroy Merlin doit respecter le Cahier des Charges «Facture 96.A Leroy Merlin - Cahier des Charges.doc». Pour un fournisseur souhaitant transmettre ses factures en EDI à Leroy Merlin, la suite d actions à dérouler est la suivante : 1. Consulter le Cahier des Charges «Facture 96.A Leroy Merlin - Cahier des Charges.doc» émis par Leroy Merlin et paramétrer le dispositif EDI en fonction de ce Cahier des Charges 2. Mettre en place l organisation qui convient pour le traitement des cas particuliers 3. Une fois tous ces éléments en place, vous êtes autonomes pour la phase de test : Le responsable EDI accède à la plate forme de test Leroy Merlin facture ( Demande un compte (il reçoit alors un et un mot de passe) Se connecte à la plate-forme avec ce compte et télécharge les 1ers tests La validation de la phase de tests intervient lorsque vous avez réussi à transmettre 8 fichiers valides par cas de facture En cas de question : contacter Ginette HUBNER 4. Une fois la période de test validée, contacter Ginette HUBNER pour démarrer la phase de test avec la station EDI de test Leroy Merlin : L envoi des factures s effectuera alors sur l adresse de test qui vous sera communiquée 5. Après validation de cette phase et accord des 2 parties, passage en réel avec suppression du papier : Envoi des facture chaque jour avant 20h. N.B. Les factures en EDI avec Leroy Merlin sont «dématérialisées». Dans ce cadre, l archivage de vos factures et le dispositif EDI doivent respecter le Cahier des Charges de la DGI. Pour plus d information, un site dédié à la facture a été mis en place par GS1, accessible à l adresse suivante : Pour les fournisseurs en webedi, les prestataires référencés par Leroy Merlin s engagent à générer des factures en cohérence avec le Cahier des Charges Leroy Merlin.

6 2.3. Le message Avis d expédition : DESADV D96A Le message Avis d expédition émis par le fournisseur et à destination de Leroy Merlin doit respecter le Cahier des Charges «DESADV 96 A profile LEROY MERLIN v1 07.pdf». Pour un fournisseur souhaitant transmettre ses avis d expédition en EDI à Leroy Merlin, la suite d actions à dérouler est la suivante : 1. Consulter le Cahier des Charges «DESADV 96 A profile LEROY MERLIN v1 07.pdf» émis par Leroy Merlin et paramétrer le dispositif EDI en fonction de ce Cahier des Charges 2. Mettre en place l organisation qui convient pour le traitement des cas particuliers 3. Une fois que tous ces éléments en place, vous êtes autonomes pour la phase de test : Le responsable EDI accède à la plate forme de test Leroy Merlin desadv ( Demande un compte (il reçoit alors un et un mot de passe) Se connecte à la plate-forme avec ce compte et teste les DESADV à 2 niveaux : - l intégrité et la conformité de vos DESADV - la cohérence des DESADV par rapport aux commandes La validation de la phase de tests intervient lorsque 3 DESADV ont été générés sans erreur, avec 3 jeux de commandes différents En cas de question : contacter votre coordinateur logistique pour les questions métier ou Nathalie CARTON pour les aspects informatiques 4. Une fois la période de test validée, contacter votre coordinateur logistique Leroy Merlin pour passage en réel. Pour les fournisseurs en webedi, les prestataires référencés par Leroy Merlin s engagent à générer des DESADV en cohérence avec le Cahier des Charges Leroy Merlin.

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