Rédacteurs Olivier BULLAT - Agnès PELLOQUIN Validé par : Christophe CAUX Date de validation : 6 avril 2011

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1 Institut Français de Mécanique Avancée IFMA Campus de Clermont-Ferrand - Les Cézeaux BP AUBIERE Cedex Tel: +33 (0) Fax: +33 (0) Cahier des Clauses Techniques Particulières pour l acquisition de licences d utilisation d un progiciel de gestion de la scolarité, du système informatique (matériel et logiciel) permettant le bon fonctionnement du progiciel, et de prestations annexes. Rédacteurs Olivier BULLAT - Agnès PELLOQUIN Validé par : Christophe CAUX Date de validation : 6 avril 2011 Service des Etudes et des Relations Internationales M. Christophe CAUX Mme. Agnès PELLOQUIN Centre de Ressources Informatiques: M. Olivier BULLAT Valideur : C.Caux Classification : C3 Conservation : SA Page : 1 sur 76

2 Sommaire Article 1: Objet du marché... 4 Article 2: Tranche ferme... 5 Article 3: Tranche conditionnelle... 6 Article 4: Généralités sur le besoin exprimé... 7 Présentation... 7 Objectifs... 7 Nouvelles fonctionnalités... 7 Visibilité des informations de formation... 7 Qualité de l'information... 8 Réduction des charges de travail... 8 Intégration au SI et personnalisation... 8 Partenaires impliqués... 8 Article 5: Contour fonctionnel souhaité... 9 Gestion des apprenants et dossier élève Modèle de données Traitements Reprise de données apprenants Interfaces Création d'apprenants à partir de fichiers plats Annuaire référentiel et MOODLE Evaluation des enseignements Badges de contrôle d'accès APPvision Cartes étudiantes et monétique CROUS Extractions des données SISE Extractions des données apprenants pour les mutuelles Interfaces vers les systèmes de gestion des services inter universitaires PRES Interfaces vers le système de gestion des bourses Interfaces d'importation de la liste des stages Flux financiers à destination de la gestion comptable Préinscription automatique dans le SI de la bibliothèque Gestion des intervenants Maquette pédagogique Emplois du temps Notes et appréciations, jurys Absences élèves Stages et projets Gestion des entreprises et des interlocuteurs Collecte de la taxe d'apprentissage Services enseignants et heures complémentaires Génie logiciel Gestion des licences Article 6: Briques applicatives gérées en dehors de la solution recherchée Valideur : C.Caux Classification : C3 Conservation : SA Page : 2 sur 76

3 Construction de la liste des stages Suivi pédagogique des stages Offres d'emploi et offres de stages Observatoire des métiers, insertion professionnelle Evaluation des enseignements Article 7: Eléments de volumétries Apprenants Intervenants Maquette pédagogique Flux financiers Entreprises et interlocuteurs Affaires de transferts technologiques Autres informations Article 8: Environnement du Système d'information Présentation L'architecture matérielle Le réseau La cartographie des applications actuelles du SI Article 9: Grilles d'analyses et d'évaluation Glossaire des abréviations Annexes Annexe 01 - Besoins en licences Annexe 02 - Règles de validation automatique des semestres Annexe 03 - Exemples de bulletins de notes : Annexe 04 - Exemple de statistiques de gestion des absences Annexe 05 Exemple d'un tableau de préparation des jurys Annexe 06 - Exemple d'un état des heures par Unité d'enseignement Annexe 07 - Exemple d'un état des heures par Intervenant Annexe 08 - Description du fichier interface AppVision contrôle d'accès Annexe 09 - Description du fichier interface CROUS cartes étudiantes Annexe 09 - Description du fichier interface CROUS cartes étudiantes Annexe 10 - Description du fichier interface CROUS AGLAE Annexe 11 - Description du fichier interface mutuelle LMDE Annexe 12 - Description du fichier interface mutuelle SMERRA Annexe 13 - Description du fichier de liste des stages Annexe 14 - Description du fichier de l'historique des stages ENT Annexe 15 - Description du fichier interface Bibliothèque Absys Net Annexe 16 - Description du fichier interface SUC Valideur : C.Caux Classification : C3 Conservation : SA Page : 3 sur 76

4 Article 1: Objet du marché Le présent marché a pour objet l acquisition de licences d utilisation d un progiciel de gestion de la scolarité, du système informatique (matériel et logiciel) permettant le bon fonctionnement du progiciel, et de prestations annexes, pour l IFMA. Il comprend : - la fourniture de licences d utilisation du progiciel, - la fourniture de l'infrastructure matérielle serveur - La fourniture d un logiciel de gestion de bases de données et de toute autre application logicielle permettant le bon fonctionnement de la solution - la fourniture des manuels décrivant les fonctions et les modalités d emploi du progiciel fourni, - une prestation d assistance à l'installation informatique et à son paramétrage, - une prestation d'audit fonctionnel et de paramétrage du progiciel, - une prestation de formation à l utilisation du progiciel et à son exploitation informatique, - une prestation d'assistance à la reprise des données - une proposition de maintenance du progiciel et du matériel, Il comporte une tranche ferme et une tranche conditionnelle détaillées aux articles 2 et 3 du présent CCTP. Dans le reste du présent document, nous nommerons "la solution" tous les éléments matériels, logiciels et autres constituant le système que vous nous proposez. Valideur : C.Caux Classification : C3 Conservation : SA Page : 4 sur 76

5 Article 2: Tranche ferme La tranche ferme concerne: 1. l acquisition de licences du progiciel permettant l'exploitation, la création et la modification des différentes bases de données de la scolarité de l IFMA, 2. la fourniture d un logiciel de gestion de bases de données et de toute autre licence ou application logicielle permettant le bon fonctionnement de la solution, 3. la fourniture des manuels décrivant les fonctions et les modalités d emploi du progiciel fourni, 4. une prestation d assistance à l'installation informatique et à son paramétrage, 5. une prestation d'audit fonctionnel, 6. une prestation de paramétrage du progiciel, 7. une prestation de formation à l utilisation du progiciel, 8. une prestation de formation à son exploitation informatique, 9. une proposition de contrat de maintenance du progiciel. Le progiciel demandé doit être accessible partiellement ou totalement par une interface Web utilisant les navigateurs actuels, et permettant en termes de licences et de performances, autant d'accès utilisateurs que d'acteurs (800 à ce jour) et 100 accès simultanés. Pour la définition du nombre de licences, l'annexe 01 détaille les besoins de façon plus précise, à adapter selon le mode de gestion de licences propres à chaque éditeur (licences à jetons, licences par module, licence globale, ). Les 9 points précités doivent être chiffrés et détaillés séparément les uns des autres. D'autres éléments de coût peuvent être ajoutés à ceux proposés, mais nuiront à la comparaison des offres. Toutes les prestations doivent être chiffrées en nombre de jours sur site, en nombre de jours hors site et en uros. Les chiffrages financiers devront très clairement permettre d'identifier les montants à investir une première fois et les montants récurrents. Valideur : C.Caux Classification : C3 Conservation : SA Page : 5 sur 76

6 Article 3: Tranche conditionnelle La tranche conditionnelle concerne 1. la fourniture de l'infrastructure matérielle serveur, dans la mesure où une intégration à notre système de virtualisation haute disponibilité est fortement souhaitée, 2. une prestation d'assistance à la reprise des données qui devra détailler si elle est basée sur des outils de récupération des bases de données existantes et/ou sur des prestations de reprises et de mises en qualité des informations par la maitrise d'œuvre. 3. une proposition de contrat de maintenance du matériel Les 3 points précités doivent être chiffrés et détaillés séparément l'un de l'autre. Toutes les prestations doivent être chiffrées en nombre de jours sur site, en nombre de jours hors site et en uros. Les chiffrages financiers devront très clairement permettre d'identifier les montants à investir une première fois et les montants récurrents. Valideur : C.Caux Classification : C3 Conservation : SA Page : 6 sur 76

7 Présentation Article 4: Généralités sur le besoin exprimé L'Institut Français de Mécanique Avancée est un établissement d'enseignement supérieur et de recherche qui forme des élèves ingénieurs. L'IFMA accueille plus de 800 utilisateurs permanents: 605 élèves ingénieur, 39 apprentis, 42 personnels administratifs et techniques, 48 enseignants et une cinquantaine de chercheurs. D'autres effectifs s'ajoutent à ces chiffres avec l'accueil d'intervenants extérieurs, d'élèves étrangers, de stagiaires recherche, de stagiaires de formation continue, Les trois activités principales de l'établissement sont la formation, la recherche et le transfert de technologies. L'IFMA change son progiciel de gestion de scolarité du fait de l'évolution de ses besoins et du chantier entrepris d'urbanisation de ses systèmes d'information. L'analyse de l'existant a également révélé un certain nombre de points à améliorer. Objectifs Nouvelles fonctionnalités L'évolution de nos maquettes pédagogiques exige de nouvelles fonctionnalités, avec par exemple la personnalisation des parcours apprenants qui nécessitera une consultation des emplois du temps par individu, et non plus par groupe d'élèves, ces derniers devenant à géométrie variable selon les choix d'options de la part des apprenants. L'établissement souhaite également progresser sur une meilleure maitrise des services des enseignants et des heures complémentaires associées. Il souhaite pour cela un outil de gestion des heures prévisionnelles basées sur les maquettes de formation et des heures réelles basées sur l'emploi du temps, avec une valorisation financière de ces heures. Visibilité des informations de formation La diffusion des informations touchant au processus principal de formation est actuellement réduite par le modèle client lourd des applications utilisées. L'accès à l'information soumis à licences et au paramétrage du poste de travail devient trop limitatif, même si des développements internes existent pour compenser cela, avec des interfaces publiant l'emploi du temps, les stages et projets, les absences élèves sur l'espace Numérique de Travail (Web). Le souhait est donc clairement d'élargir la consultation et l'interaction sur les données avec une intégration Web dans notre ENT pour la saisie décentralisée des notes, la consultation des dossiers élèves et des parcours élèves et des informations précitées déjà visibles sur l'ent. Valideur : C.Caux Classification : C3 Conservation : SA Page : 7 sur 76

8 La suite du cahier des charges précisera "accessible par le Web" pour décrire si les informations sont accessibles en lecture ou mise à jour depuis un navigateur Web par l'ensemble des acteurs de l'ifma. Le chiffrage de la solution doit être fait en décrivant le modèle de gestion des licences et en chiffrant l'accès à la totalité des 800 acteurs de l'ifma si l'accès Web est soumis à des licences payantes. La visibilité des informations par une couche Web doit être authentifiée de façon à pouvoir restreindre les droits d'accès (par exemple possibilité de voir le dossier élève pour l'apprenant concerné, mais limité à ce cas). Qualité de l'information La démarche qualité entreprise par l'établissement avec un objectif de certification doit nous faire progresser également sur la qualité de l'information. La solution doit proposer un certain nombre d'outils d'assistance à cet objectif: contrôle des saisies de données avec des tables référentielles, traçabilité des modifications de certaines informations. L'analyse de l'existant a montré également la nécessité d'optimiser certains processus en limitant l'utilisation d'outils bureautiques comme supports pour compenser des manques fonctionnels de la solution ou ses limitations dans la participation de l'ensemble des acteurs. Ces outils bureautiques représentent un plus dans une logique d'extraction des données, mais pas comme support à des référentiels de données. Réduction des charges de travail La construction de l'emploi du temps est considérée aujourd'hui comme trop chronophage. Nous comptons sur l'ergonomie d'un nouveau module d'emploi du temps et probablement sur l'optimisation du processus actuel de saisie pour réduire cette charge. Intégration au SI et personnalisation La solution doit faciliter l'adaptation à notre Système d'information, en proposant des outils pour s'interfacer avec les autres briques logicielles et en permettant une évolution du modèle de données. Partenaires impliqués La maitrise d'ouvrage de ce projet est portée par Christophe CAUX directeur adjoint de l'ifma et directeur des études. Agnès PELLOQUIN est détachée sur ce projet en tant que chargée de mission. L'assistance à maitrise d'ouvrage est complétée par Olivier BULLAT chargé de mission Systèmes d'information et responsable du Centre de Ressources Informatiques. Valideur : C.Caux Classification : C3 Conservation : SA Page : 8 sur 76

9 Article 5: Contour fonctionnel souhaité Les modules et fonctionnalités décrits ci-après constituent le contour fonctionnel souhaité. L'objectif est de choisir un progiciel qui rassemblera le maximum de ces fonctionnalités et qui se rapprochera le plus de nos besoins. Cette approche rend difficile une inscription systématique du caractère obligatoire ou facultatif de chaque fonctionnalité. Le cahier des charges traitera donc les priorités en précisant sur quels points les critères de choix seront les plus importants. Globalement sur les modules, une attention particulière sera portée sur l'emploi du temps, la saisie décentralisée des notes et la gestion des contacts d'entreprises. Valideur : C.Caux Classification : C3 Conservation : SA Page : 9 sur 76

10 Gestion des apprenants et dossier élève La gestion des apprenants et du dossier élève reprend les informations, les traitements et les interfaces liées à l'apprenant. Modèle de données Les données à gérer pour un apprenant touchent à son état civil, à ses coordonnées et ceux de ses parents avec la possibilité de gérer plusieurs adresses, à son parcours en lycées et classes préparatoires aux grandes écoles, à son tuteur (tutorat élève) et à d'autres informations administratives. Il faut pouvoir identifier également les apprenants suivant des cursus de formation gérés en dehors de notre système d'information (Masters, double cursus ESC Clermont, ). La description exhaustive étant difficile, on précisera bien dans la réponse les modalités d'extension du modèle de données, et à défaut le nombre de champs paramétrables et leur typage permettant d'intégrer des spécificités au modèle de données. Plusieurs interfaces automatisées sont décrites en annexe (CROUS, mutuelles étudiantes, contrôle Valideur : C.Caux Classification : C3 Conservation : SA Page : 10 sur 76

11 d'accès, ), avec les descriptions de données correspondantes. La réponse indiquera clairement si ces informations sont bien présentes dans le modèle de données et faciles à extraire sous le format décrit. La consultation du dossier élève doit être accessible en Web pour les enseignants et pour l'élève pour son propre dossier. Traitements La solution doit proposer des restitutions personnalisables pour éditer les certificats de scolarité, les trombinoscopes de groupes, les listes d'émargements, Le progiciel doit également permettre le traitement de mailings postaux et d' ings à destination des élèves et de leurs parents. REPRISE DE DONNEES APPRENANTS La reprise des données de l'existant est l'une des clés de réussite du projet, qui nécessite à la fois des outils de reprises automatiques et des phases de mises en qualité des données. La réponse doit intégrer une description détaillée de ces outils, des méthodologies proposées et de l'assistance prévue par la maitrise d'œuvre (tranche conditionnelle). La description des fichiers plats d'importation des apprenants est demandée. Interfaces Le progiciel doit s'intégrer à notre Système d'information en reprenant l'ensemble des interfaces existantes ou envisagées. CREATION D'APPRENANTS A PARTIR DE FICHIERS PLATS La création des apprenants primo-entrants se fait à partir de fichiers plats en provenance des banques de notes du concours d'entrée. Des mécanismes d'importation des données élèves sont exigés, pour la création des élèves primoentrants, mais aussi pour les reprises de données. ANNUAIRE REFERENTIEL ET MOODLE La solution devra décrire si elle intègre des outils de synchronisation du fichier apprenants avec des annuaires référentiels de type LDAP ou Active Directory (Microsoft). Le principe de cette synchronisation devra être décrit. Nous utilisons une plateforme pédagogique MOODLE pour les enseignements en ligne et le collaboratif. Actuellement, les inscriptions automatiques sont réalisées à partir des groupes Active Directory. On précisera si la synchronisation précitée permet cette inscription automatique des groupes MOODLE ou si une autre solution est proposée. EVALUATION DES ENSEIGNEMENTS L'évaluation des enseignements est basée sur le progiciel de gestion des enquêtes en ligne SPHINX et son extension EVALNET. Une vague d'évaluation est lancée en fin de semestre, en l'alimentant avec deux Web services à développer par l'ifma, qui doivent retrouver dans la solution: 1/ La liste des Unités d'enseignement associées au semestre à clore et à une promotion donnée, ainsi que les personnes responsables de cette UE ou de l'up correspondante, afin de définir les droits d'accès aux résultats. Valideur : C.Caux Classification : C3 Conservation : SA Page : 11 sur 76

12 2/ La liste des apprenants associés à une unité d'enseignement. La réponse décrira la faisabilité de ce développement en détaillant si une requête de bases de données peut répondre à cette interrogation, et si la solution permet cet accès aux données par un Web Service SOAP. On précisera également si une API de développement existe pour développer ce Web Service. BADGES DE CONTROLE D'ACCES APPVISION La liste des élèves primo-entrants est actuellement extraite du progiciel de gestion de la scolarité, pour alimenter le système de contrôle d'accès à nos bâtiments et l'impression des badges correspondants. La description du fichier plat utilisé est donnée en annexe afin que la faisabilité soit confirmée ou non dans la réponse à l'appel d'offre. CARTES ETUDIANTES ET MONETIQUE CROUS Une interface automatisée basée sur un transfert de fichier plat permet de synchroniser nos bases apprenants avec le système monétique du CROUS de Clermont-Ferrand pour le paiement de leurs prestations (restaurants universitaires, ). Il est basé sur une gestion d'identifiants décrite dans une procédure qualité et une instruction fournies en annexe. La réponse doit confirmer la faisabilité de l'extraction du fichier plat et de la gestion des identifiants associée. EXTRACTIONS DES DONNEES SISE Le ministère de tutelle nous sollicite chaque année pour que nous caractérisions la liste des apprenants inscrits à l'ifma par le Système d'information de Suivi des Elèves (SISE). Cette extraction est basée sur une codification précise des données associées à chaque apprenant. Nous souhaitons un module dédié à ces informations qui intègrerait l'actualisation annuelle des référentiels SISE, dans un objectif de réduction des temps de traitement de cette interface. EXTRACTIONS DES DONNEES APPRENANTS POUR LES MUTUELLES Les mutuelles étudiantes LMDE et SMERRA nous sollicitent en début d'année pour extraire leurs listes respectives d'apprenants adhérents. Les deux descriptions de fichiers sont fournies en annexes pour valider la faisabilité des deux extractions. INTERFACES VERS LES SYSTEMES DE GESTION DES SERVICES INTER UNIVERSITAIRES PRES Le Service Université Culture (SUC) perçoit des cotisations pour ses activités proposées aux étudiants. Son système d'information prévoit une interface avec le SI des établissements pour récupérer des données administratives. La description de l'interface est donnée en annexe pour valider la faisabilité dans la réponse. Une demande similaire émane du Service Universitaire des Activités Physiques et Sportives (SUAPS). INTERFACES VERS LE SYSTEME DE GESTION DES BOURSES Une interface à destination du système d'information de gestion des bourses CROUS (AGLAE) permet une synchronisation des informations et l'accélération du paiement des bourses pour les élèves concernés. La description de l'interface est donnée en annexe pour valider la faisabilité dans la réponse. Valideur : C.Caux Classification : C3 Conservation : SA Page : 12 sur 76

13 INTERFACES D'IMPORTATION DE LA LISTE DES STAGES La liste des stages construite à partir de l'application interne accessible depuis l'ent doit pouvoir être importée dans les modules stages et entreprises. La description de l'interface est donnée en annexe pour valider la faisabilité dans la réponse. FLUX FINANCIERS A DESTINATION DE LA GESTION COMPTABLE Actuellement, plusieurs flux financiers transitent par le biais d'outils bureautiques entre le service des études et les services financiers: droits d'inscriptions, remboursements de frais aux apprenants, facturation de services ou déclarations pour reversements aux organismes sociaux et aux services interuniversitaires. La réponse devra bien détailler si certains de ces aspects sont intégrés dans une logique de pointage et de suivi, et si des interfaces existent ou sont envisageables vers notre système comptable (logiciel SIFAC de l'amue, souche SAP). PREINSCRIPTION AUTOMATIQUE DANS LE SI DE LA BIBLIOTHEQUE La liste des élèves primo-entrants est extraite du progiciel de gestion de la scolarité, pour alimenter le système de prêt d'ouvrages de la bibliothèque universitaire. La description du fichier plat utilisé est donnée en annexe afin que la faisabilité soit confirmée ou non dans la réponse à l'appel d'offre. Gestion des intervenants Le besoin consiste à collecter les données administratives de l'ensemble des intervenants, que ces derniers soient des enseignants titulaires ou des intervenants extérieurs. Ces informations correspondent à leur état civil, leurs coordonnées et aux informations liées à la planification des enseignements (disponibilités, listes d'interventions, champs de compétences, ). Ce module doit également reprendre toutes les informations nécessaires au suivi des services des enseignants et au paiement des heures complémentaires, selon les procédures en cours (en prenant en compte par exemple la défiscalisation ou non des heures complémentaires). Les outils de suivi des remboursements de frais de déplacements pour les intervenants extérieurs devront être décrits s'ils existent. Valideur : C.Caux Classification : C3 Conservation : SA Page : 13 sur 76

14 Maquette pédagogique La modélisation de nos différents diplômes doit constituer un référentiel évolué détaillant les regroupements pédagogiques (arborescence en semestres, en Unités Pédagogiques, en Unités d'enseignement et en types de cours (cours magistral, TD, TP, )) permettant la description des ressources nécessaires et le séquencement des séances que l'on retrouvera à l'emploi du temps. Il permet également la description des responsabilités pédagogiques (responsables d'up, responsables d'ue, intervenants), des options dans les parcours de formation, du nombre d heures de cours magistraux / travaux dirigés / travaux pratiques par Unité d Enseignement, La déclinaison de la maquette pédagogique en groupes d'élèves doit permettre de calculer le volume en heures équivalent TD et le coût correspondant. La description de la maquette pédagogique doit également permettre un système d'alerte dans la création de l'emploi du temps, précisant si la totalité des heures de la maquette n'a pas été programmée pour un groupe. Ce système d alerte doit pouvoir être activé à la demande. Emplois du temps Un accent tout particulier sera porté à ce module de création de l'emploi du temps dans l'objectif d'optimiser son temps de construction jugé trop lourd aujourd'hui. La fonctionnalité importante à intégrer à la solution, est de restituer les emplois du temps par élève et non plus par groupe, du fait de la personnalisation des parcours (choix d'options qui redistribuent la composition des groupes d'élèves). A ce jour, la possibilité de rattacher un élève à quatre groupes différents (teinte de l'orientation langues vivantes cours spécialisés 1 cours spécialisés 2) suffirait à traiter Valideur : C.Caux Classification : C3 Conservation : SA Page : 14 sur 76

15 fonctionnellement la personnalisation des parcours. Il est toutefois demandé de restituer les emplois du temps individuellement par élève, pour anticiper une individualisation des parcours plus évoluée. Les possibilités d'effectuer des doubles cursus ou la personnalisation des parcours de formation avec par exemple le choix d'apprentissage de langues rares, font que des demi-journées (par exemple les mardis après-midi, les jeudis après-midi, ) sont bloquées dans la planification de l'emploi du temps, en accord avec nos partenaires qui assurent ces enseignements. Ces contraintes interdisent une logique de recopie des emplois du temps d'une année sur l'autre du fait des décalages du calendrier. Nous sommes donc à la recherche de solutions pour optimiser la planification des emplois du temps. L'ergonomie est un aspect nécessaire, mais probablement pas suffisant pour cela. Les contraintes de gestion à intégrer à l'emploi du temps sont la disponibilité des salles, des élèves participants, des intervenants et des ressources associées au cours (équipement particulier, logiciel,...). Les cardinalités suivantes doivent pouvoir être modélisées sans perte d'information: 1 cours peut être planifié avec n intervenants 1 cours peut être planifié sur n salles 1 cours peut être planifié avec n groupes: cours en demi-promo (4 groupes) ou encore plus large (promotion de 7 groupes) L'emploi du temps doit être consultable dans le client lourd et/ou par une interface Web dans l'ent. Toutes les entrées du moteur d'interrogation actuel doivent être reprises : période, intervenant, apprenant, salle, unité d'enseignement, demi-groupes et promotions (avec détail par groupe). On attend également un filtre par type de cours (CM, TD, TP). La réservation d'une ressource par une interface Web est souhaitée, pour garantir un usage particulier sur une fenêtre temps donnée. La solution doit proposer une extraction ICAL (Zimbra) et VCAL (Outlook) pour exporter un emploi du temps individuel vers un agenda personnel. L'interface de consultation actuelle est décrite par la copie d'écran suivante : Valideur : C.Caux Classification : C3 Conservation : SA Page : 15 sur 76

16 Notes et appréciations, jurys Chaque formation a son propre règlement des études. Il faut donc pouvoir spécifier des règles de jurys éventuellement différentes pour chaque formation. Ces règles sont décrites en annexe 02. Pour notre formation initiale, chaque intervenant évalue ses élèves par des notes numériques sur 20 (TP, TD, examens, ). Le responsable de l'unité d'enseignement collecte ces notes et en déduit par un mode de calcul qui peut varier, une note numérique sur 20 et une appréciation. Le responsable d'up collecte les notes et calcule par une règle établie la note de pré-jury (lettre A à F). Un ajustement global peut être appliqué à l'ensemble des notes pour homogénéiser la répartition de ces dernières. Toutes ces saisies et ajustements se font sur des tableurs bureautiques. Valideur : C.Caux Classification : C3 Conservation : SA Page : 16 sur 76

17 On ne souhaite pas forcément automatiser le calcul des notes, mais plutôt proposer une interface de saisie confiée au responsable de l'up qui importera les notes numériques d'ue, les appréciations d'ue et la note alphabétique de l'up. Etant donnés les volumes d'information et l'urgence de la saisie précédant les jurys de fin de semestre, nous souhaitons un système d'importation depuis une interface Web des notes et appréciations, avec un système de gestion d'identifiants garantissant la bonne attribution des notes. Les responsables d'unités d'enseignements et d'unités Pédagogiques, doivent pouvoir consulter les notes et appréciations, dés leurs saisies. Les élèves et les enseignants n'auront accès aux notes qu'après validation par les jurys. L'élève ne voit que ses propres appréciations. La solution doit proposer des tableaux de jury facilitant tout le travail préparatoire en identifiant les cas éliminatoires, les cas litigieux qui prêtent à débat et les validations automatiques d'up. Les règles automatiques permettant d'identifier les cas éliminatoires et les cas de validations automatiques sont décrites en annexe. Pour éviter un retraitement ultérieur qui expose à des erreurs, la possibilité de modifier les notes en cours de jury sera argumentée par des copies d'écrans pour juger de l'ergonomie associée (interface Web disponible?). Les bulletins de notes doivent être issus de la solution. Plusieurs modèles doivent être disponibles pour intégrer les bulletins des élèves issus de la mobilité internationale entrante ou sortante. La réponse décrira si ces éditions sont pré formatées, personnalisables ou issues de générateurs d'états. Un exemple de bulletin de notes est donné en annexe. Il reprend la lettre de chaque Unité Pédagogique et l'appréciation de chaque Unité d'enseignement. Une note de pied de page peut préciser que la validation de l'unité Pédagogique a été conditionnée à une décision de jury. La consultation des notes et l'impression des bulletins par l'apprenant sont demandés. Absences élèves Les absences élèves font l'objet d'un suivi basé sur une déclaration de l'enseignant ou de l'élève ou des personnels du SERI avertis. Une justification est ensuite réalisée par l'élève et validée par le SERI. Le système doit proposer une solution de support des saisies par une interface Web, et des restitutions statistiques basées soit sur une extraction des absences retraitées par tableur, soit par une interface Web de consultation. Le traitement statistique actuel est fourni en exemple en annexe. Valideur : C.Caux Classification : C3 Conservation : SA Page : 17 sur 76

18 Stages et projets La construction de la liste des stages et projets, ainsi que leur suivi pédagogique sont réalisés sur une brique logicielle métier intégrée à notre ENT. Ces deux parties ne sont donc pas réclamées dans le cahier des charges. En revanche, toute la collecte des informations issues de l'application de construction de la liste des stages doit pouvoir être reprise dans la solution sans ressaisie manuelle. Le référentiel des stages effectués demeurera dans l'application scolarité à fournir, de la même façon, le référentiel des entreprises et des interlocuteurs (CRM Customer Relationship Management) restera dans la solution recherchée pour servir de base à nos différents mailings. Le suivi administratif des stages doit être intégré dans la solution à fournir. L'historique des stages et projets est actuellement accessible pour tous les acteurs depuis l'ent pour mettre à disposition ce patrimoine informationnel. Il permet d'aider les enseignants et les élèves dans les recherches de stages, d'identifier les collaborations avec une entreprise donnée et de restituer le parcours d'un élève. Pour conserver tout l'historique des stages, sans intégrer tous les stages passés dans les reprises de données, on peut imaginer de prolonger l'historique des stages de l'ent avec la nouvelle solution. La description du fichier d'import est proposée en annexe pour valider la faisabilité de cette extraction. Valideur : C.Caux Classification : C3 Conservation : SA Page : 18 sur 76

19 Gestion des entreprises et des interlocuteurs La gestion des entreprises et interlocuteurs est fondamentale pour maintenir notre portefeuille de contacts industriels ou autres. Cette approche CRM est très importante pour la collecte de la taxe d'apprentissage et pour différents mailings d'information ou de sollicitation. Avec la formation et la recherche, le troisième processus principal de l'ifma est le transfert technologique concrétisé par une structure qui s'adresse à des entreprises dans des actions de formation ou d'études sur nos domaines de compétences. Notre souhait est de gérer ces activités de prospects, de démarchage client, de suivi d'affaires avec la partie CRM de la solution recherchée. Conscient que ce domaine fonctionnel n'est pas au cœur d'une problématique de gestion de scolarité, ces fonctions ne seront pas exigées impérativement. La couverture fonctionnelle de cette partie reste un critère important et doit être détaillée dans la réponse. Le référentiel des coordonnées d'entreprises et de leurs interlocuteurs doit être commun pour l'ensemble de nos besoins. Collecte de la taxe d'apprentissage Valideur : C.Caux Classification : C3 Conservation : SA Page : 19 sur 76

20 La collecte de la taxe d'apprentissage correspond à l'une de nos sources de recettes et s'avère donc stratégique. La solution doit permettre la qualification des entreprises et de leurs interlocuteurs sur plusieurs critères propres à la taxe d'apprentissage afin d'en extraire des mailings basés sur des courriers personnalisés en fonction des profils qualifiés (entreprises déjà verseuses, clientes sur des actions des accueils de stages, des contrats de recherche, gros fournisseurs, ). La gestion des versements doit également être prévue par la solution pour permettre le suivi financier de ces actions, la qualification des verseurs pour les années suivantes et l'édition de mailings de remerciement des verseurs. La solution doit également proposer une fiche entreprise qui synthétise les versements, et des statistiques permettant de mieux identifier nos cibles de sollicitation (domaine d'activité, lieu géographique, taille d'entreprise, ). Services enseignants et heures complémentaires Un suivi des services enseignants et des heures complémentaires semble nécessiter de modéliser une première approche budgétaire dans la description des formations (maquettes pédagogiques) associée au découpage en groupe d'élèves. Dans notre processus actuel, les emplois du temps sont construits pour le semestre suivant, alors que nos besoins de prévisions sur les heures complémentaires sont annuels, voir un peu plus du fait de la nécessité de raisonner sur l'année universitaire mais également sur l'année civile pour la comptabilité. L'objectif est de faire une approche prévisionnelle annuelle, par enseignant, par unité d'enseignement et par type de cours afin de contractualiser la charge d'enseignement. Une fois les heures effectuées, l'emploi du temps pourrait servir de référentiel pour vérifier et liquider les heures réellement effectuées. Cela nécessite que toute absence d'un enseignant soit reportée dans l'emploi du temps. Une convention d'échanges de services est établie avec l'université Blaise Pascal (et potentiellement avec d'autres établissements partenaires), qui formalise le fait qu'un enseignant de l'ifma intervenant sur une formation UBP, sera payé avec un bulletin de salaire IFMA. Le cas inverse est également constaté, les enseignants de l'ubp intervenant sur une formation IFMA sont payés par l'ubp. Chaque établissement pilote donc ses propres formations, mais payent ses propres enseignants titulaires. La convention prévoit qu'une balance est effectuée en fin d'année, pour que les charges en heures complémentaires soient bien en final payées par l'établissement qui pilote la formation. Ce mode de fonctionnement impose que l'ifma identifie précisément les heures effectuées par des enseignants de l'ubp pour les diplômes IFMA afin de les soumettre au paiement par l'ubp (ces heures apparaissent dans l'emploi du temps de l'ifma). Il rend indispensable également de pouvoir introduire les heures faites par un enseignants IFMA pour des formations UBP pour les prendre Valideur : C.Caux Classification : C3 Conservation : SA Page : 20 sur 76

Rédacteurs : Christophe DUMONET / Christian CHASTAING Validé par : Christian CHASTAING Date de validation : 30/04/2014

Rédacteurs : Christophe DUMONET / Christian CHASTAING Validé par : Christian CHASTAING Date de validation : 30/04/2014 Institut Français de Mécanique Avancée IFMA Campus universitaire de Clermont-Ferrand - Les Cézeaux CS 20265 63175 AUBIERE Cedex Tel: +33 (0)4 73 28 80 00 Fax: +33 (0)4 73 28 81 00 MARCHÉ N 12/IFMA/2014

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