Sauvegarder ses données avec Syncback

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1 Sauvegarder ses données avec Syncback D.Mouchené, ATICE Tarentaise - nov Une fausse manœuvre, un virus, un incident matériel peuvent causer la destruction de fichiers informatiques et donc la perte de documents dont certains ont nécessité de longues heures de travail ou qui peuvent ne pas être reproductibles (photos, par exemple). La sauvegarde des données consiste à conserver une copie de ces documents, dans un lieu sûr ; quand un document est modifié, il est nécessaire de refaire la copie sur le support de sauvegarde. Pour être certain de ne pas oublier cette précaution, on a recours à un logiciel de sauvegarde qui exécute régulièrement l'ensemble de ces tâches. voir, dans l'article "sécurité informatique", d'autres éléments sur la notion de sauvegarde. Syncback est un logiciel de sauvegarde de données, c'est donc un outil qui permet d'automatiser la copie de documents : sélection des données à copier, support de sauvegarde et périodicité des opérations sont programmés à l'avance puis le logiciel gère l'ensemble du processus sans que l'utilisateur ait à intervenir. Syncback permet également la synchronisation de données : il s'agit là de garder identiques les contenus de 2 dossiers, en copiant les fichiers les plus récents de l'un vers l'autre ; à l'inverse de la sauvegarde, la synchronisation copie des documents dans les deux directions, elle est plutôt destinée à un travail collaboratif qu'à une copie de sauvegarde. Syncback est développé par la société 2BrightSparks, il en existe deux versions payantes, SE et Pro ; la version Free, gratuite, est tout à fait adaptée à un usage personnel ou aux besoins d'une école. Téléchargement Le téléchargement de la version en cours (Syncback Free, gratuit) est accessible sur Installation Double-cliquer sur le fichier téléchargé puis valider les écrans successifs (juste décocher "s'inscrire à la liste de diffusion" à la fin de l'installation). Utilisation Pour mettre en place une sauvegarde, les informations à fournir au logiciel sont : - dossier(s) contenant les documents à sauvegarder, appelé source par Syncback - dossier dans lequel sera effectuée la copie de sauvegarde, appelé destination par Syncback - programmation des opérations Dans Syncback, les deux premières de ces opérations constituent un profil ; le logiciel est capable de gérer plusieurs profils, c est-à-dire qu'on peut programmer plusieurs sauvegardes contenant des données et des supports différents. Un profil peut être planifié pour s'exécuter avec une périodicité définie. Syncback appelle tâche l'exécution régulière d'un profil. Les étapes décrites ci-dessous se réfèrent à la version 7.5

2 Définition d'un profil - Dans le menu "profil", choisir "nouveau" - Donner un nom au profil, par exemple "Données école" - Laisser cochée l'option "sauvegarder" puis cliquer sur "suivant" - Laisser sélectionnées les options "Unité interne/externe " pour la source et la destination puis cliquer sur "fait" L'écran suivant permet de définir la source (dossier où sont stockées les données à sauvegarder) et la destination (dossier où seront copiées ces données) ainsi que des options. - Définir la source : pour simplifier la gestion de vos données, il est toujours préférable de regrouper vos documents école dans le même dossier, qu'il s'agisse d'un dossier du même nom sur le bureau ou du dossier "Mes documents" ; la définition de la source est alors simple, il suffit de cliquer sur l'icône dossier en bout de ligne et de sélectionner le dossier concerné. - Définir la destination : la sauvegarde doit se faire sur un support externe et fiable (voir "sécurité informatique") ; sur le support choisi (disque dur externe, disque réseau), il faut avoir créé, à l'avance, un dossier dédié, appelé par exemple "sauvegarde données école". Le sélectionner à l'aide de l'icône dossier. - Choisir les options : toutes les autres options proposées sur cet écran contiennent, par défaut, les choix les mieux adaptés à une sauvegarde classique. - sauvegarde de tous les fichiers de votre dossier source, avec tous ses sous-dossiers, dans lesquels vous avez organisé vos données (modifiable par le bouton "choisir les sous-dossiers et les fichiers"). - le fichier source écrase le fichier destination, un fichier nouveau dans la source est sauvegardé dans la destination et, si un fichier a été effacé de la source, la version présente dans la destination n'est pas suprimée (modifiable par le bouton "modifier les filtres"). /!\ ceci suppose que vous n'allez pas modifier manuellement un fichier dans le dossier de la sauvegarde. Les utilisateurs avertis peuvent modifier ces options pour régler le profil à leur convenance. Lorsque vous avez choisi source, destination et options, validez par "OK" ; le profil est créé et vient s'ajouter à la liste dans la fenêtre principale de Syncback. - Simuler un profil L'exécution d'une simulation du profil vous est proposée : le logiciel simule la sauvegarde mais aucun fichier n'est réellement copié ; un rapport est affiché, vous signalant, pour chaque fichier, les différences entre source et destination (présence, date de modification ) et l'inverse. Vous pouvez, à tout moment, demander une simulation pour un profil, en cliquant bouton droit sur ce profil dans la fenêtre principale et en choisissant "Simulation d'exécution".

3 - Exécuter un profil Le profil "Données école" est maintenant opérationnel, vous pouvez l'activer manuellement lorsque vous le souhaitez, en le sélectionnant puis en cliquant, en bas de la fenêtre principale sur "Exécution". L'exécution commence par une simulation puis vous pouvez cliquer, en bas de fenêtre sur "Continuer l'exécution". La première exécution d'une sauvegarde peut être très longue si elle concerne des fichiers nombreux et lourds ; les exécutions suivantes sont beaucoup plus rapides puisqu'elles ne copient que les fichiers modifiés depuis la précédente exécution. On peut se contenter de définir un profil et l'exécuter manuellement de temps en temps mais il est plus prudent d'en programmer une exécution automatique régulière - Cas particulier de la messagerie Il est possible de sauvegarder votre messagerie dans son ensemble ; sachez toutefois que le format de stockage des messages est lié au logiciel utilisé (si vous changez de logiciel, pas de restauration possible) et qu'une éventuelle restauration ne peut être que totale (il n'est pas possible de restaurer un message particulier) et écrase le contenu en cours de la messagerie Vous pouvez, par exemple, sauvegarder la messagerie, une fois par an, en fin d'année, pour garder trace des messages importants que vous n'avez pas supprimés au cours de l'année : - créez un profil "messagerie " - définissez comme source le dossier où sont stockés vos messages (variable selon les logiciels de messagerie, à retrouver dans les options du logiciel ou les paramètres du compte, généralement sous le nom "répertoire de stockage") - définissez comme destination un dossier que vous créez dans votre unité de sauvegarde, avec le nom " messagerie " - activez la sauvegarde manuellement, une seule fois, en fin d'année, puis videz votre messagerie (ne ré-activez pas le profil après vidage de la messagerie, vous écraseriez votre sauvegarde pleine avec une messagerie vide ) - supprimez le profil, vous re-créerez, l'année suivante, un profil identique en actualisant les noms à "messagerie ". Planification d'une tâche - Sélectionner le profil et cliquer sur "Planification de tâche" - Répondre "oui" à la demande de création de tâche - Répondre "oui" à la demande d'autoriser Windows à créer une tâche planifiée sans mot de passe - Définir la fréquence d'exécution de la sauvegarde ; si vous choisissez "hebdomadaire", vous pouvez préciser un ou plusieurs jours de la semaine où la tâche s'exécutera. Vous pouvez également préciser à quelle heure la tâche démarrera. Pour un poste de direction d'école, elle peut être hebdomadaire ou journalière, selon le rythme auquel vous modifiez vos documents. Il peut être pratique de lancer la tâche à une heure de moindre utilisation de l'ordinateur, pendant le repas, par exemple. Si l'ordinateur est éteint, la sauvegarde ne s'effectue pas ; de même si le support de sauvegarde (disque dur) est débranché. La sauvegarde est alors reportée à la prochaine date programmée. Tout fichier en cours d'utilisation est exclus de la sauvegarde : c'est le cas pour un fichier qui est resté ouvert dans Word, par exemple, ou pour votre messagerie si elle fait partie de la sauvegarde. - Le dernier écran permet de valider la planification. Toute planification peut être supprimée ou modifiée en cliquant droit sur le profil et en choisissant "planification de tâche".

4 La fenêtre principale de Syncback affiche alors le ou les profil(s) que vous avez défini(s) et les informations sur leur état et les exécutions passées et à venir. Restauration En cas de perte de données, il peut être nécessaire de restaurer un ou plusieurs fichier(s), c'est-à-dire de recopier un fichier ou des fichiers depuis la destination vers la source. Pour la récupération d'un seul fichier, il est plus simple de ne pas passer par la procédure de restauration mais de faire un simple copier-coller du fichier depuis le support de sauvegarde. La procédure de restauration présente tout son intérêt en cas de perte massive de données. Procédure détaillée de restauration - Sélectionner le profil et cliquer sur "Restauration" - Vous pouvez cliquer directement sur le bouton "Restaurer maintenant" Sinon, deux boîtes de dialogue successives vous proposent la possibilité de choisir le dossier dans lequel vous allez restaurer la sauvegarde et le dossier à partir duquel vous allez faire la restauration : par défaut, sont proposés les dossiers source et destination de la sauvegarde. - La restauration débute par une simulation qui liste les différences entre source et destination /!\ /!\ /!\ Le logiciel propose, par défaut, une restauration intégrale, c'est-à-dire une copie de tous les fichiers de la destination vers la source, avec écrasement des fichiers sources s'ils existent!!! Si vous souhaitez juste récupérer un ou quelques fichier(s), il faut, auparavant, supprimer toute action sur les autres : - sélectionner tous les fichiers de la fenêtre "différences", en cliquant droit dans la liste sous "destination" puis en choisissant "tout sélectionner"

5 - re-cliquer droit dans la liste des fichiers sélectionnés et choisir "sauter" ou "sauter et exclure" - cliquer droit sur le(s) fichier(s) que vous souhaitez récupérer et choisir "copie vers source" - cliquer sur le bouton "Continuer l'exécution". Le(s) fichier(s) sélectionné(s) sont recopiés depuis le support de sauvegarde vers leur emplacement d'origine.

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