21 CFR Part 11 7 ans plus tard

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1 21 CFR Part 11 7 ans plus tard Agenda Historique du Part 11 Portée et application du nouveau guide Implications Septembre 2004 A3P Canada

2 Conformité à Part 11 Base légale 21 CFR Part 11...regulation to provide criteria for acceptance by FDA, under certain circumstances, of electronic records, electronic signatures, and handwritten signatures executed to electronic records as equivalent to paper records and handwritten signatures executed on paper Législation en vigueur depuis le 20 août pages du Federal Register / Vol. 2, No. 54 Premières 36 pages représentent le «préambule» et une section de commentaires généraux Les 2 dernières pages contiennent la règle Septembre 2004 A3P Canada

3 Quand Part 11 s applique-t-elle? Lors de l utilisation d ordinateurs pour créer, modifier maintenir, archiver, récupérer, ou transmettre des données Documents avec ou sans signatures Enregistrements électroniques réglementés par la FDA, requis par une réglementation de base («predicate rule») Systèmes achetés ou faits maison Nouveaux systèmes Systèmes existants (on peut considérer le «grandfathering») Septembre 2004 A3P Canada

4 Règle predicate et Part 11 Predicate rule: underlying requirements set forth in the Federal Food, Drug, and Cosmetic Act (the ACT) and the Public Health Services Act (the PHS Act) and FDA regulation (other than Part 11) Mandat: Quels enregistrements doivent être maintenus Contenu des enregistrements Signatures sont-elles requises Durée de conservation des enregistrements Septembre 2004 A3P Canada

5 Master Production and Control Records 21 CFR (a) Master Production and Control Records: To assure uniformity from batch to batch, master production and control records for each drug product, including each batch size thereof, shall be prepared, dated, and signed (full signature, handwritten) by one person and independently checked, dated, and signed by a second person. Septembre 2004 A3P Canada

6 Où Part 11 s applique-t-elle? ystèmes affaires ystèmes anufact. CS, PLCs ystèmes vision ystèmes aboratoires T LIMS Systèmes lab. Équipements tests S applique à toutes compagnies pharmaceutiques et biotechnologies partout où les ordinateurs sont utilisés: des systèmes de laboratoire, de procédés, jusqu au systèmes d affaires / TI. Septembre 2004 A3P Canada

7 Inquiétudes de l industrie p/r Part 11 et aux guides initiaux Ces guides furent étudiés par l industrie, qui souleva des inquiétudes sur les coûts de la conformité Deux guides furent hautement critiqués «Maintenance of Electronic Records» «Electronic Copies of Electronic Records» Tous les deux suggèrent que les enregistrements électroniques devaient pouvoir être traités tout au long du temps de rétention requis par la règle de base. Ça pouvaient signifier 10 ans ou plus, et l inquiétude de l industrie était que cette tâche pouvaient s avérer très onéreuse et la technologie pas toujours disponible. Septembre 2004 A3P Canada

8 Certaines interprétations du Part 11 pourraient Restreindre sans raison l utilisation de la technologie électronique d une manière inconsistante avec l intention de la FDA Augmenter de façon significative les coûts de la conformité, à un degré non envisagé au moment de l écriture de la loi Décourager l innovation et l avancement technologique sans apporter un bénéfice significatif à la santé publique Septembre 2004 A3P Canada

9 Rapport sommaire de progrès Pharmaceutical cgmps for the 21 st Century La FDA change 20 février 2003 Rapport de progrès Guide Part 11 préliminaire publié Septembre 2004 A3P Canada

10 Guide Part 11 (ébauche) L annonce indique que la FDA réexaminera le Part 11, et peut proposer des révisions à cette réglementation, dans le cadre de l initiative «Pharmaceutical cgmps for the 21 st Century: A Risk-Based Approach». We are issuing this guidance to describe how we intend to exercise enforcement discretion with regard to certain Part 11 requirements during the re-examination period. Septembre 2004 A3P Canada 1

11 Ébauche du guide Part février 2003 Période de 60 jours pour commentaires Tous les guides Part 11 précédents sont retirés, incluant CPG Validation Time stamps Maintenance of e-rec Electronic copies of e- rec Glossary Septembre 2004 A3P Canada 1

12 Ébauche du guide Part 11 Étendue du Part 11 Interprétation stricte Définition d enregistrements Part 11 Approche aux exigences spécifiques Part 11 Validation Piste d audit Système existants («legacy») Copie des enregistrements Rétention des enregistrements Exercer une application avec réserve Septembre 2004 A3P Canada 1

13 Guide Part 11 pour l industrie 3 septembre 2003: sortie de la version finale du guide Presque identique à l ébauche FDA réexamine Part 11 et anticipe démarrer le processus de révision FDA n a pas l intention de re-publier les guides en ébauche qui ont été retirés, mais plutôt de se référer aux guide FDA existants sur les logiciels et les systèmes informatisés Septembre 2004 A3P Canada 1

14 Guide Part 11 pour l industrie Attention particulière sur les règles de base ( predicate rule ), plutôt que sur tous les enregistrements électroniques crées par une entreprise Approche plus raisonnable basée sur le risque Nouveau guide vise principalement les systèmes informatisés qui ont un haut risque sur la qualité du produit, plutôt que les systèmes avec un risque peu élevé. Septembre 2004 A3P Canada 1

15 Approche proposée Déterminer les exigences des règles de base Portée stricte Identifier e-recs qui exigent la conformité au Part 11 Enregistrements Part 11 Aucun enregistrement Part 11 Évaluer le risque Évaluer le niveau de contrôle selon le risque Implanter les contrôles Part 11 appropriés Septembre 2004 A3P Canada 1

16 Application avec réserve pour: Systèmes existants ( legacy ) Validation* Pistes d audit Rétention des enregistrements Exigences de copie des enregistrements *s applique seulement à la validation relative uniquement au Part 11 Septembre 2004 A3P Canada 1

17 Application pour toutes autres dispositions du Part 11 Accès limité au système Vérification des systèmes opérationnels, de l autorité, des appareils Formation Politiques (ex.: responsabilité de la signature élect.) Documentation du système Contrôle des systèmes ouverts Exigences relatives à la signature élect. Septembre 2004 A3P Canada 1

18 Portée du Part 11 Interprétation stricte Part 11 s applique: Quand les personnes choisissent d utiliser les enregistrements électroniques plutôt que le papier Part 11 ne s applique pas: Utilisation d ordinateurs pour produire des impressions papier d enregistrements électroniques, et ces enregistrements papier rencontrent toutes les exigences des règles de base applicables et que les personnes se réfèrent au papier pour exécuter leurs activités réglementées Dans ces circonstances l utilisation de systèmes informatisés dans la génération d enregistrements papier ne serait pas assujettie au Part 11 Septembre 2004 A3P Canada 1

19 Définition d un enregistrement Part 11 Enregistrements exigés par «predicate rules»: Format électronique utilisé au lieu en papier Format électronique, en supplément du papier, utilisé pour exécuter des activités réglementées L Agence peut considérer vos pratiques d affaires Procédure doit être documentée Soumissions électroniques Signatures électroniques Septembre 2004 A3P Canada 1

20 Validation Doit se conformer avec toutes les exigences des règles de base en validation Si aucune règle de base, il peut tout de même être important de valider les systèmes: Évaluation documentée du risque est recommandée La validation ne serait pas importante pour un traitement de texte utilisé seulement pour générer des procédures (SOPs). Référence: «FDA General Principles on s/w validation», GAMP4 Septembre 2004 A3P Canada 2

21 Piste d audit (audit trail) Doit être conforme avec les exigences des règles de base relatives à la documentation de date, heure, et séquence Devrait appliquer les contrôles appropriés basés sur une évaluation du risque Important quand les usagers s attendent à créer, modifier, ou effacer des enregistrements réglementés pendant l opération normale Septembre 2004 A3P Canada 2

22 Piste d audit - Préambule It is the agency s intent that the audit trail provide a record of essentially who did what, wrote what, and when. [72]...FDA acknowledges that not every operation action,... Need be covered by audit trails... [72] The audit trail need not capture every keystroke and mistake that is held in a temporary buffer... [72] FDA believes that recording time is a critical elemen in documenting a sequence of events. [74] Septembre 2004 A3P Canada 2

23 Systèmes existants Exercer une application avec réserve avec en ce qui concerne les exigences du Part 11 pour les systèmes opérationnels avant le 20 août 1997 Septembre 2004 A3P Canada 2

24 Systèmes existants Ne prendra normalement pas d action réglementaire pour appliquer la conformité avec toute exigence du Part 11 si tous les critères suivants sont respectés: Système opérationnel avant la date de mise en vigueur Système respecte toutes les exigences applicables des règles de base avant la date de mise en vigueur Système rencontre présentement toutes les règles de base applicables Évidence documentée et justification que le système convient pour l utilisation prévue Septembre 2004 A3P Canada 2

25 Systèmes existants Si un système a été modifié depuis le 20 aoû 1997, et que le changement l empêche de rencontrer les exigences de la règle de base, les contrôles du Part 11 devraient être appliqués Exemple: Un système automatisé de fabrication implanté en 1996 peut ne pas devoir se conforme au Part 11; toutefois il doit être validé et fournir des contrôles pour la sécurité, vérification des entrées/sorties, copie, et intégrité des données, te que requis par (b). Septembre 2004 A3P Canada 2

26 Copies des enregistrements Devrait fournir à un investigateur un accès raisonnable et utile aux enregistrements pendant une inspection Recommandé Production de copies des enregistrements maintenus en formats portables communs Utilisation de méthodes automatisées reconnues de conversion ou d exportation, lorsque disponible, pour effectuer des copies dans un format plus commun (incluant PDF, XML) Septembre 2004 A3P Canada 2

27 Copies des enregistrements S assurer de le processus de copie utilisé produit des copies qui préservent le contenu et la signification Si possible, fournir des possibilités de recherche, tri, ou tendance «Vous devriez permettre l inspection, la revue, et la copie d enregistrements dans un format lisible, à votre site, utilisant vos matériel et logiciel, en suivant vos procédures et techniques établies pour accéder ces enregistrements» Septembre 2004 A3P Canada 2

28 Rétention des enregistrements Votre décision sur la méthode de maintien des enregistrements devrait être basée sur: Exigences des règles de base («predicate rules») Une évaluation du risque, justifiée et documentée, et la détermination de la valeur des enregistrements dans le temps Correct d utiliser papier, microfilm/fiche, ou électronique (PDF, XML) Septembre 2004 A3P Canada 2

29 Rétention des enregistrements Si les exigences des règles de base sont rencontrées, et que le contenu et la signification des enregistrement sont préservées et archivées, vous pouvez effacer la version électronique Une situation hybride est acceptée Septembre 2004 A3P Canada 2

30 Implications du nouveau guide Réévaluer les plans de redressements («remediation») existants Identifier les activités qui sont le plus susceptible d être éliminées par ce guide Continuer à se battre pour la conformité des nouveaux systèmes Septembre 2004 A3P Canada 3

31 Implications du nouveau guide Un certain assouplissement des attentes (documentation) pour la fourniture de copies électroniques des enregistrements durant une inspection Mention spécifique d accès à des outils de recherches sur notre équipement pendant la présence d un inspecteur. Une certaine flexibilité est permise dans la décision d implanter une piste d audit Basée sur une évaluation du risque et un solide raisonnement technique Septembre 2004 A3P Canada 3

32 Implications du nouveau guide Utilisation d enregistrements non électroniques peut être acceptable La façon qu un enregistrement est utilisé devient primordiale Si vous utilisez un enregistrement élect., c est cette copi qui compte et les exigences Part 11 s appliquent Si vous ne réutilisez pas l enregistrement, les archives papier sont acceptables Les méthodes hybrides de signatures deviennent plus faciles Septembre 2004 A3P Canada 3

33 Implications du nouveau guide Retraitement n est pas toujours un souci Immense impact potentiel dans la réduction des coûts d archivage de données Décision sur la migration des données basée sur le risque et les règles de base. Septembre 2004 A3P Canada 3

34 Exemples d enregistrements exigés par les règles de base et encore en vigueur par le nouveau guide Part 11 Type of Records Category Predicate Rule Reference Production, control, and laboratory records to ensure that drug products adhere to established specifications; records for components, drug product containers, and labeling GMP 21 CFR Equipment cleaning and use logs GMP 21 CFR Master production and control records GMP 21 CFR Batch production and control records GMP 21 CFR Production record reviews GMP 21 CFR Laboratory records GMP 21 CFR Protocols for a nonclinical laboratory study GLP 21 CFR Reporting of nonclinical laboratory results GLP 21 CFR Raw data, documentation, protocols, final reports QA inspection records and samples, job descriptions, training records, and instrument maintenance, calibration, and inspection records GLP 21 CFR Supporting records for INDAs and records described in ICH GCP guidelines GCP GCP 21 CFR CFR Records that ensure that the systems are designed to permit data changes in such a way that they are documented and deletion of entered data is prevented GCP GMP ICH GCP (c) EU GMP Guide Annex 11 10d List of individuals authorized to make data changes GCP ICH GCP (e) Septembre 2004 A3P Canada 3

35 Rétention des enregistrements Guide Peut archiver des enregistrements électroniques sur des médiums non électroniques Préambule «persons would not necessarily have to retain supplanted hardware and software systems provided they implemented conversion capabilities when switching to replacement technologies.» [70] «regardless of the basis for the retention period, FDA believes that the requirements that a given electronic record be protected to permit it to be accurately and readily retrieved for as long as it is kept is reasonable and necessary» [71] «persons should also be mindful of the need to keep appropriate computer systems that are capable of reading electronic records for as long as those records must be retained.» [30] Septembre 2004 A3P Canada 3

36 Sommaire Le Part 11 ne s en va pas Nouveau guide sur la portée et l application Ne définit aucune nouvelle exigence relatives aux enregistrements et signatures électroniques Il redirige l attention sur les aspects critiques de la qualité du produit et la santé publique (se concentrer sur les règles de base «predicate rules») Approche plus raisonnable basée sur le risque Septembre 2004 A3P Canada 3

37 Toutefois Souvenez-vous qu il s agit d un guide Il indique la ligne de pensée actuelle de l agence, mais il n a pas la force de la loi derrière lui La réglementation dans sa forme actuelle est la loi Vous pouvez utiliser une approche alternative si l approche satisfait les exigences des lois et règlements applicables Septembre 2004 A3P Canada 3

38 Conclusion...records must still be maintained or submitted in accordance with the underlying predicate rules, and the Agency can take regulatory action for noncompliance with such predicate rules. Septembre 2004 A3P Canada 3

39 Conclusion Note that Part 11 remains in effect Part 11 vise à permettre l utilisation la plus répandue possible de la technologie électronique, compatible avec la responsabilité de la FDA de protéger la santé publique. Septembre 2004 A3P Canada 3

40 Conclusion Approche raisonnable basée sur le risque Les contrôles devraient tenir compte des risques sur: Intégrité des enregistrements Qualité du produit Sécurité du public Septembre 2004 A3P Canada 4

41 Conclusion L industrie devrait: Comprendre les implications du guide final Établir les politiques et procédures claires Comprendre leurs processus réglementés, et où ils ont des enregistrements et signatures Évaluer les risques Appliquer les contrôles appropriés Septembre 2004 A3P Canada 4

42 Références citées dans le guide FDA Glossary of Computerized System and Software Development Terminology (ORA 1995) General Principles of Software Validation (CDRH 2002) Guidance for Industry, FDA Reviewers, and Compliance on Off-The-Shelf Software Use in Medical Devices (CDRH 1999) Pharmaceutical cgmps for the 21 st Century: A Risk-Based Approach (2002) Septembre 2004 A3P Canada 4

43 Références citées dans le guide Références de l industrie Good Automated Manufacturing Practice Guide for Validation of Automated Systems, GAMP4 (ISPE/GAMP Forum, 2001) ISO/IEC 17799:2000 (BS 7799:2000) Information Technology Code of practice for information security management (ISO/IEC, 2000) Septembre 2004 A3P Canada 4

44 Questions? Septembre 2004 A3P Canada 4