PREMIERE PARTIE L IMPACT DE L INTRODUCTION DE LA MECANOGRAPHIE SUR L ORGANISATION DES STRUCTURES

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1 L on parle souvent de l ère de l information. Le monde vit dans un réseau planétaire et dans une période où l information est devenue omniprésente et omnipotente. Le degré de démocratie des sociétés, la nature des régimes, la qualité des personnes, la possession du pouvoir se mesurent à l aune de l information. Toute organisation, quelles que soient sa taille, sa mission, sa sphère d activité, a besoin d information pour exister, pour fonctionner et pour se développer. Sa gestion est donc l un des enjeux les mieux partagés par les différents secteurs de l activité humaine. La mécanographie est née pour répondre à ce besoin croissant de traitements automatisés de masses énormes d information. Le principe des cartes perforées est appliqué pour la première fois par le Français Joseph Marie Jacquard, en 1805, à la commande de sa machine à tisser. En 1833, le mathématicien Charles Babbage invente une machine capable d effectuer une suite de calculs sans intervention humaine. La première machine statistique à cartes perforées est inventée par Hermann Hollerith en Elle est l ancêtre de toutes les machines mécanographiques, qui se développent très vite aux Etats Unis et connaissent un véritable succès, en conquérant de nouveaux domaines et en envahissant plusieurs secteurs. La mécanographie est à l origine de l apparition et du développement de plusieurs entreprises. La présente recherche porte sur l introduction de la mécanographie dans l administration française au travers de l exemple du ministère des Finances. Tant l histoire de la technique que celle du ministère des Finances ont fait déjà l objet de nombreux travaux, mais aucun n a envisagé l impact qu a eu cette technique sur le fonctionnement de cette administration. L objectif de cette étude est d analyser l introduction des procédés mécanographiques, leur généralisation et les traces qu ils ont laissées dans une institution et de mesurer les mutations administratives qu ils ont impliquées. PREMIERE PARTIE L IMPACT DE L INTRODUCTION DE LA MECANOGRAPHIE SUR L ORGANISATION DES STRUCTURES L introduction de la technique mécanographique au département des Finances._ Les répercussions de l application d une technique nouvelle peuvent être grandes et même gigantesques comme elles peuvent être minimes et sans importance. Les administrations financières commencent à introduire la technique mécanographique dans les années Le dépouillement de l Annuaire Général des Finances et des Bottins Administratifs de 1930 à 1970 montre que pendant les trente premières années d application des procédés mécanographiques ne semblent pas avoir eu de grandes conséquences sur les structures administratives. L administration de la statistique : un service pionnier._ A partir du milieu du XX e siècle, l administration française de la statistique a connu une période de progrès importants, rendus possibles grâce aux innovations techniques en matière mécanographique, puis informatique, et qui expliquent le rôle sans équivalent joué par l Institut National de la Statistique et des Etudes Economiques (INSEE) après la Deuxième Guerre mondiale. La création de cet organisme en 1946 marque la volonté des pouvoirs publics de coordonner, d unifier les travaux aussi bien statistiques que économiques et tire son origine de la mise en place quelques années plutôt d un Service National des Statistiques (SNS). En effet, le SNS fut créé par la loi du 11 octobre 1941 à partir de la réunion de deux services : d une part, la Statistique Générale de la France qui était rattachée au ministère des Finances et dotée d un institut de conjoncture; d autre part, le service de la démographie, fondé en 1940 à l initiative du contrôleur général René Carmille. La mission de coordination du S.N.S._ Par décret du 31 mai 1943, les attributions du Service National des Statistiques sont étendues à la coordination de l emploi des machines à cartes perforées dans les administrations publiques et les organismes privés d intérêt général. Afin d exercer ces nouvelles missions, est créé, au sein de ce service, le service de la coordination mécanographique. du fait de l importance et de la diversité de leurs travaux, le SNS et, à sa suite, l INSEE disposent d importants moyens mécanographiques, un atelier central et un atelier par direction régionale, et de 1

2 personnels qualifiés qui en font les structures les mieux dotées de l administration française. Le SNS met ses moyens à la disposition des autres services publics chaque fois qu il en a la possibilité. De ce fait, il est appelé à jouer un rôle majeur de coordination dans l emploi des machines à cartes perforées et à devenir, en la matière, le conseiller technique de toute l administration publique et des organismes privés d intérêt général. Son action de coordination s étend aussi bien à l organisation des ateliers et à l emploi des machines qu aux modèles de cartes et aux rendements d exploitation. La création de nouvelles structures : un besoin réel de mécanisation._ L application de la technique mécanographique offre à l administration des possibilités diverses : elle lui permet d effectuer mécaniquement des travaux exécutés auparavant à la main. Son introduction massive dans l administration des finances entraîne une mutation qui transforme d une manière sensible les structures du ministère : des ateliers et des centres mécanographiques se multiplient dans les services ; de nouvelles instances sont créées pour prendre en charge ces techniques. Les ateliers mécanographiques : tendance à l exclusivité._ En effet, la plupart des services du ministère des Finances ont des masses énormes d informations à exploiter. Au début, le traitement de ces données était confié à l INSEE, avant que certaines administrations financières n envisagent la création de leurs propres services. Pour justifier ces créations, elles avancent deux raisons majeures : le retard des travaux exécutés dans les ateliers de l INSEE, comme la quantité des informations dont elles disposent, qui les conduisent à souhaiter exécuter elles mêmes d une manière mécanique des travaux de masse et répétitifs. Au delà de ces justifications, la multiplication des ateliers mécanographiques révèle dans un certain sens la volonté et la tendance des administrations financières à s isoler et à travailler en vase clos. Les comités du ministère des Finances._ La mécanisation s est faite progressivement dans les directions du ministère des Finances, au gré des initiatives de chaque directeur, parfois sous la pression de la nécessité. Aucun plan d ensemble, aucune idée directrice, aucun souci d unité n ont guidé les choix d équipement. Chaque directeur gère ses centres et ses ateliers mécanographiques d une manière complètement autonome, sans aucune coordination avec les autres directions ; aucun contact effectif ne permet de coordonner l équipement et les travaux ou de répartir de manière équilibrée la charge de travail entre les différents ateliers. Cette situation ne traduit aucune mesure d organisation rationnelle, ni l élaboration d une doctrine commune. Une telle disparité dans les méthodes, un tel éparpillement des moyens conduisent à une situation préjudiciable à l ensemble du ministère des Finances. La création d un comité de coordination, au sein du ministère, tend à pallier ces inconvénients. Mécanisation et rationalisation._ De l emploi des machines, l on peut attendre le meilleur et le pire. Les résultats bénéfiques escomptés tiennent à l accroissement de la productivité : augmentation du rendement, gain de temps, économie de travail se conjuguent pour favoriser une réduction des effectifs. Par ailleurs, la mécanisation augmente la précision et la sûreté dans l exécution des tâches concernées et démultiplie les capacités de calcul, permettant de résoudre des problèmes nouveaux et d entreprendre des traitements jusque là impossibles. En revanche, un mauvais usage entraîne des conséquences néfastes, notamment financières. L organisation : première étape de tout programme de mécanisation._ De ce fait, dès le début du XX e siècle, si la mécanisation contribue à résoudre une part importante des obstacles auxquels se heurtent les différents services publics ou privés, elle crée aussi de nouveaux problèmes. Pour que l opération de mécanisation remplisse, à un coût acceptable, ses objectifs en matière de gain de productivité, il faut que l équipement choisi convienne mieux que tout autre à l application envisagée. L organisation et la mécanisation sont deux opérations différentes, mais étroitement liées. En effet, toute installation de machines doit être précédée par une étude générale scientifique, qui doit définir au préalable les objectifs recherchés et en mesurer l impact sur le fonctionnement du service. Cet aspect est relativement négligé au ministère des Finances et c est seulement à la fin des années 1940 que cette administration commence à prendre conscience de l importance de l organisation. 2

3 DEUXIEME PARTIE MECANISATION, MODERNISATION DE L ADMNISTRATION La réforme administrative, pourquoi et comment?_ Plusieurs facteurs sont à l origine du changement de la physionomie de l administration publique. L évolution du rôle de l Etat et par conséquence de l administration et des services publics, la mécanisation, la modernisation et la productivité du secteur public contribuent, au cours des années 1950, à faire sentir la nécessité de réformer l administration. Cette nécessité justifie la création de plusieurs organismes qui réfléchissent à des mesures rationnelles et efficaces favorisant la mise en œuvre d une politique générale de réforme. Les cartes perforées : un support d information._ La carte est un support d information, sur lequel sont reportés, sous forme de perforations, des renseignements numériques ou alphabétiques. Ces renseignements sont soit quantitatifs soit qualitatifs Les renseignements quantitatifs sont numériques ; ce cas ne pose pas de problème puisque ces renseignements numériques peuvent être «directement transformés» en perforation. En revanche, il n en est pas de même pour les renseignements qualitatifs : ces derniers sont transcrits sur les documents par un ou plusieurs termes. D où l importance de la codification : cette étape doit être bien préparée car elle conditionne toute la suite du travail. Avant de perforer les informations quantitatives et celles qualitatives codifiées il faut aménager le document de base de façon à permettre tout à la fois une perforation facile et la saisie de toutes les indications, notamment des codes. Cette opération est appelée le chiffrement et doit toujours s accompagner d une vérification, dans la mesure où toute erreur risque de fausser le processus ultérieur. La perforation de la carte est la dernière étape dans la préparation des informations qui seront exploitées par la suite par le biais des machines ; elle est le travail de base en mécanographie. L organisation des ateliers mécanographiques._ Les différentes machines mécanographiques sont installées dans des centres ou ateliers mécanographiques qui doivent offrir de bonnes conditions de travail. Dans la plupart des cas, l organisation des ateliers tient compte de l enchaînement du travail. Les ateliers de perforation ou d exploitation sont certes au service des différentes structures administratives mais ils doivent avoir une certaine indépendance, notamment en ce qui concerne leur organisation interne, compte tenu de la particularité de leurs tâches. La collaboration entre les services mécanographiques et les services administratifs est nécessaire : il faut donc créer un climat de confiance entre eux. Par ailleurs, la localisation du centre mécanographique au sein de l administration doit prendre en compte les relations de celuici avec les autres structures. Ces liaisons se manifestent, notamment, par la transmission des documents de base, par le retour des travaux effectués et par des mesures de contrôle. Le service administratif fournit au service mécanographique des renseignements que ce dernier reporte sur les cartes. Trois questions essentielles doivent être prises en compte par les deux partie : la codification, s il y a lieu ; une présentation commode des documents de base ; le respect des délais de remise des travaux mécanisés aux services administratifs. Discipline de travail mécanographique._ Toute l activité des ateliers mécanographiques repose sur une organisation rationnelle : les machines imposent en effet une discipline de travail rigoureuse. Les mesures de contrôle au sein des centres sont diverses et chaque atelier choisit celles qui lui semblent les plus efficientes. A cet égard, l élaboration et la tenue d un planning apparaissent comme des mesures indispensables : tout le travail doit être planifié. Le planning est nécessaire aussi bien pour l organisation des tâches que pour le contrôle des rendements ; c est une méthode qui permet la prévision et le contrôle. 3

4 Les conditions de travail._ L influence du milieu sur le travailleur est certaine. Les ateliers d exploitation renferment des «grosses machines», qui exigent un espace suffisant pour permettre les déplacements du personnel et offrir des conditions de travail décentes. La température, le bruit des machines, l éclairage affectent le comportement de l employé. Afin de réduire au maximum les répercussions du machinisme, les ateliers mécanographiques doivent répondre à un certain nombre de normes, qui ne sont pas toujours suivies au sein du ministère des Finances. Les travaux mécanisés des services des statistiques. Les travaux des services des Statistiques ont connu des modalités très différentes du fait de la diversité des missions confiées à ces organismes. A leur début, les machines à statistiques sont introduites afin d exécuter des travaux ayant un caractère comptable. Au cours des années, la nature des activités du SNS, ainsi que leur diversité, obligent les mécanographes à adapter les moyens aux besoins et à trouver de nouvelles solutions : ainsi, la Seconde Guerre mondiale et la présence de l occupant sur le territoire français affectent elles d une manière considérable les travaux du service. Il mobilise la quasi totalité de ses moyens au bénéfice des services de l armement et de la guerre. TROISIEME PARTIE LES RESSOURCES MATERIELLES ET HUMAINES L acquisition du matériel : des formules diverses._ Le matériel désigne à la fois les machines et les cartes. Les fournisseurs des machines offrent à leurs clients plusieurs possibilités, afin d acquérir le matériel nécessaire, telles que l achat, la location, la location avec option d achat et le rachat forfaitaire de la location. Les formules les plus courantes sont l achat et la location. Dans le premier cas, l utilisateur est propriétaire de la machine ; il doit en assurer l entretien ; le fournisseur se charge de cet entretien moyennant une redevance annuelle de 4% du prix de la machine. Dans le cas de la location, le fournisseur reste le propriétaire de la machine et en assure gratuitement l entretien. A chacune de ces deux formules ses avantages et ses inconvénients. Plusieurs critères entrent en jeu pour que le client fasse son choix. Pour des raisons budgétaires, l administration des Finances opte, dans la plupart des cas, pour la location qui se présente comme formule souple et commode. L acquisition des cartes ne pose pas de difficulté à ce département ministériel. Le besoin en personnel._ L introduction de la technique mécanographique est à l origine de l apparition d un nouveau métier. Afin de faire fonctionner ses ateliers mécanographiques, l administration des Finances fait appel à un personnel spécialisé. Le personnel mécanographe doit être jeune et motivé : le travail nécessite de bons réflexes et une attention soutenue. La tâche de perforation et de vérification est monotone et nécessite le choix de personnes ayant le sens de l observation pour réduire au maximum les erreurs. L administration estime que certaines tâches mécanographiques ne demandent pas un niveau d instruction élevé, mais une bonne aptitude physique. Le personnel mécanographe doit être choisi avec beaucoup de soin : il doit être intelligent, actif et consciencieux. L organisation du corps des mécanographes._ Créer un statut pour les mécanographes est une nécessité ressentie, pour l essentiel, par le personnel et par les organisations syndicales. La promulgation du décret, portant statut des mécanographes, est assez tardive : elle remonte à 1950, alors que l administration publique avait commencé à introduire la technique dans les années De plus, l application des dispositions de ce statut soulève plusieurs difficultés. Les mécanographes assurent des tâches fatigantes et mêmes pénibles mais leurs conditions de travail ne sont pas toujours satisfaisantes. L amélioration de leurs conditions de travail constitue donc un objet fréquent de revendication. Les problèmes du personnel mécanographe._ Les problèmes sont nombreux : les indemnités, les heures supplémentaires, le travail de nuit, etc. Les cadences de travail et le manque en personnel poussent en effet l administration à faire travailler des équipes la nuit et à multiplier le recours aux heures supplémentaires, au delà de la durée normale du travail. Cette situation est à l origine de nombreux conflits entre l administration et le personnel, dont les autres 4

5 revendications portent sur l augmentation des salaires et l octroi de primes de rendement. En effet, les mécanographes du secteur privé sont mieux payés que ceux du secteur public : les organisations syndicales réclament l alignement des mécanographes du ministère des Finances sur le secteur privé. Le reclassement du personnel mécanographe._ le reclassement du personnel titulaire se pose à deux niveaux différents. Le premier cas de figure découle du constat d inaptitude du personnel. La seconde situation est la conséquence de l introduction de l informatique. 5