PROCES-VERBAL DE LA REUNION DU COMITE DE GESTION DU Conseiller de coopération et d action culturelle de L Ambassade de France

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1 Ecole Française Jacques PREVERT P.O. Box C1813 Cantonments ACCRA. GHANA Tel: / Fax: E mail : ecoleprevertghana@yahoo.fr Participants Membres de droit : M. Paulo Pais PROCES-VERBAL DE LA REUNION DU COMITE DE GESTION DU Conseiller de coopération et d action culturelle de L Ambassade de France M. Gonzague Caudard Consul M. Bernard Bonneville Proviseur Mme Anne- Sophie Pennet Directrice Membres Comité de gestion : Monsieur Joe KAYAYAN Monsieur Gadou Vincent KRAGBE Madame Ayele NORMAN -LOCOH Monsieur Jean Yves REGNIER Madame Hala KAADO Madame Marie - Claire AMISSAH Monsieur Georges ZAILAA Madame Suzanne NGO EYOK Madame Delphine STEENLANDT TURPIN Monsieur Patrice ANNEQUIN Monsieur Jean Michel BLANC Monsieur Marwan NAJM Membres représentant le Personnel : Madame Fatou Coulibaly Monsieur Eric Macherey Excuse Excusé Excusé 1

2 Ordre du jour 1. Approbation du Dernier PV Proposition pour l Assemblée Générale Besoins Pédagogiques (personnels et matériels) - 4. Rapports des commissions - a. Rapport des recouvrements - b. Exécution Budgétaire - c. Mise en place des procédures d achats - d. Terrain et Constructions Provisoire - 5. Autres commissions - 6. Compte rendu de la réunion des anciens - La séance a débuté a 18 :00 1. Validation du PV de la réunion : Le Trésorier adjoint a soulevé une correction au niveau du Paragraphe : PRET ANEFE : L emprunteur devra payer une indemnité de remboursement anticipée égale a 6 mois d intérêts sur capital rembourse ou 3% du capital rembourse». Sur- ce, Le PV de la réunion du a été validé 2. Assemblee Generale. Suite a la décision Du Comite qui a retenu le 25 Mai 2013 comme date pour L Assemblée Générale, Le président a expliquée la procédure à appliquer en ce qui concerne les convocations : Les convocations ainsi que le bilan financier et l exécution du Budget 2012 seront envoyées par mail aux parents, et rappellees par un SMS. La trésorerie a soulevé les points suivants : Les comptes 2012 font apparaitre un resultat net deficitaire de plus de euros en raison de l integration de la provision pour litige votee lors d un precedent Comite de Gestion. Les réserves permettent de passer une telle provision qui reflète la réalité du risque encouru à ce jour. Les commissaires aux comptes de l ecole sont en accord avec cette décision. Le sujet du Prêt de l ANEFE est discuté. Il est finalement décidé d expliquer de manière transparente la situation en Assemblee Generale 1 3. Besoins Pédagogiques (personnels et matériels) Le proviseur a élaboré les besoins pédagogiques pour L année en se basant sur l effectif des préinscriptions v/s les départs (115 préinscriptions sur 22 départs annoncés et 20 Inconnus). D où le besoin de créer une classes supplémentaires en maternelle. Le proviseur envisage plusieurs postes à créer /pourvoir /ou a modifier ; sur ce dernier point une discussion s engage sur le poste de CDI, qui actuellement est selon certains membres du comité de gestion oc- 1 2

3 cupé par la Psychologue/Orientation formée par l ancienne responsable CDI. La question est posee de savoir s il faut annuler la décision du Comite d engager un psychologue?... Le CDG decide que ce dossier soit repris au plus tôt par la commission personnel qui devra se prononcer rapidement. Le Proviseur presente l estimation budgétaire pour l année qu il decompose comme suit : La formation des Personnels : euros (dont 6008 enseignants, 2500 s vie scolaire, 2500 administration) Recrutement : 13376Euro 3mois Salaires résidents : euros (en plus des euros inscrits au budget en traison d 1 plus grand nombre de residents arrivant a l a rentree 2013) 1 er Equipement : 26561Euro (casiers, mobilier PS, equipement maternelle et foyer) 1ere Fournitures PS : 1426Euro En présentant le paragraphe 1 er équipement, spécialement la ligne équipement foyer», une discussion sur la légitimité de certaines interventions du Foyer s engage. La Secrétaire insiste sur le besoin de cadrer le Foyer et que le foyer ne peut être financier par l établissement si il decide de fonctionner de manière independante. Suite a cette discussion sur le FSE, le Comite decide d organiser une réunion avec le Proviseur le plus tôt possible. Les besoins , tels qu exprimées par la Direction, représentent effectivement des priorités pour l établissement bien qu elles constituent une somme excédant le Budget 2013 vote en AG. Ainsi, le Comite décide : 1. Ces Besoins doivent être validés par le Conseil d Etablissement 2. La trésorerie revisera le Budget Le budget 2013 révisé sera communiqué pour information a l AG de juin afin que toutes explications puissent etre fournies aux parents si necessaire. 4. Rapport des Commissions. a. Recouvrement : La commission a commencé l opération recouvrement avec un montant de 600,000, en un mois et suite a 2 et 3 relances par courriers et mails, cet écart a diminué jusqu a 270,00Euros, La commission cependant souleva des soucis au niveau de la comptabilité le comptable qui est submergé par des taches qui ne relèvent pas de la comptabilité, ce qui l empêche de tenir une comptabilite a jour et d effectuer un certain nombre de taches indispensables a la bonne gestion financiere de l ecole (ex : rapprochements bancaires etc.) Afin d optimiser le recouvrement, la commission du recouvrement a suggéré d envoyer un courrier aux parents qui n ont pas réagit aux premiers rappels, en les informant que leurs enfants ne seront pas admis en classe si les soldes ne sont pas réglés avant une date précise. Le Comite a félicité le travail efficace de la commission, notamment de Delphine Steenlandt, et approuvé cette démarche en adoptant la date du 31 Mai 2013 comme étant la date d échéance pour règlement retard. 3

4 b. Procédures : La procédure des achats est revue avec peu de modifications. Le titre du Directeur Administratif et Financier (DAF) est permanemment mentionné alors que ce poste n existe pas au niveau de la direction du Lycée. Le titre suggéré pour le remplacement du DAF dans certaines procédures est le Trésorier. Pour l instant, les travaux administratifs sont confiés au responsable bénéficiaire de la commande ou à l assistante de la direction pour leur suivi administratif. Pour la mise en œuvre, se référer à la procédure établie. Elle est selon le comité de gestion relativement simple à réaliser, avis que ne partage pas le proviseur. Le proviseur se retrouvant au cœur de toutes les procédures, a peur de ne pas pouvoir suivre convenablement la partie pédagogique, très importante pour les enfants. Il à conscience du travail réalisé par les membres du comité responsables de cette confection des procédures, il reconnait tout à fait que ce cadrage par des règles est nécessaire. Bien qu inquiet, le proviseur a promis essayer de suivre les procédures, mais craint de ne pas y arriver a cause de sa charge quotidienne et des urgences qui s imposent à lui très souvent. Il demande dans le cadre de cette mise en place progressive des procédures du temps et de la compréhension de la part du comité. Il rappelle que dans un établissement classique de France ou du réseau de l AEFE, il existe aux côtés du proviseur un DAF ou un gestionnaire qui l assiste dans bon nombre des tâches décrites dans ce document. Il trouve également que la procédure de paiement des petits montants reste longue et difficile dans leur réalisation, à cause de l urgence dans leur exécution. Selon certains membres du CDG, les procedures ne devraient pas fondamentalement changer les pratiques en cours mais plutôt leur fournir un cadre plus clair et normalisé. Le proviseur ne partage pas cette opinion. Chaque procédure est résumée en 1 ère page du manuel et les autres pages la détaillent. Le comité de gestion encourage donc le proviseur et lui propose de l accompagner dans la mise en œuvre de ces procedures. Le Comite de Gestion convient que des ajustements ou des corrections pourront s averer necessaires et devront faire l objet de certaines modifications en accord avec les membres de la Commission procedures. Quelques points à retenir : Une commission d achat doit être mise en place et présidée par le proviseur. Elle se compose du proviseur, du trésorier et du comptable. Pour faciliter l action du proviseur au quotidien, son assistante contrôle tous les éléments suivant la procédure avant toute transmission au proviseur. Les contrats inferieurs a 3000 Euros sont soumis a la procedure par entente directe, les contrats d un montant compris entre 3000 euros et euros sont soumis a la procedure de selection par consultation restreinte tandis les marchés de plus de euros sont soumis a la procedure d achat par appel d offre public. Il est convenu qu à l avenir le proviseur devra se faire assister d un Directeur administratif et financier (DAF). La charge de travail reposant essentiellement sur le Chef d etablissement et le tresorier en l absence d un DAF, cette solution n est pas perenne. Le comité de gestion a suggéré la mise en place des documents-types afin de faciliter le fonctionnement de la procédure des achats. Vue l importance et l urgence de cette procédure dans son application, le recrutement du Directeur Administratif et financier doit être remis a l ordre du jour au prochain conseil d établissement. 4

5 c. Construction Les terrains conflictuels sont officieusement retournés dans le patrimoine de l état ghanéen, ce qui conduit l école à réengager les négociations, à priori, avec le gouvernement. Cependant, la chefferie ayant fait appel de cette decision, l option de la reprise de ces terrains par l ecole demeure lointaine Pour tout cas d extension, les propositions de la programmiste sont donc mieux indiquées dans l etat actuel des choses. Faire fi des terrains en conflit pour l instant. Le plan du projet d extension des 3 classes supplémentaires de la maternelle en préfabriqué pour la rentrée a été présenté. L architecte réalisera le cahier de charges et proposera des sociétés de construction de bâtiments en préfabriqué d ici le 31 Mai Questions en réflexion? - L architecte serait ou non membre du comite qui choisira l entrepreneur? - Doit-on se référer à la procédure mise en place ou doit on ne serait-ce que l adapter tout en respectant l esprit au regard de l urgence? Au regard de l urgence a laquelle l ecole est confrontee pour satisfaire les demandes d inscription et la creation de nouvelles classes cet été, il est propose d adapter la procedure d appel d offres (notamment les publications) tout en en respectant les grands principes. Commission du Personnel Une réflexion sur la révision des salaires du personnel local pour la rentrée est en cours, ainsi que la mise en œuvre du salaire au mérite. Aussi, certains points ont été relevés par le personnel : L évaluation des compétences du personnel administratif. La garantie de l objectivité totale des personnes qui évalueront, compte tenu des subjectivités qui existent ou pas entre l évaluateur et le personnel évalué. La prime de transport La possibilité de récupérer le SNIT à la fin de son contrat. Le SNIT, sécurité sociale obligatoire de la loi ghanéenne, est une cotisation sur minimum 15 ans, afin de bénéficier de la retraite au Ghana. Le comité de gestion reste toujours en attente des propositions du personnel pour entamer les négociations surtout financières. Commission Plan stratégique La commission a rencontré le personnel administratif et le corps enseignant. Le compte rendu final nous sera exposé à la prochaine réunion du comité de gestion. Une rencontre avec les parents d élèves est prévue le même jour que l assemblée générale, qui devrait en principe, se tenir le 25 Mai Commission de l APE Le Team leader très occupé de par ses obligations professionnelles, ne peut plus véritablement s occuper de cette commission. La secrétaire du COGEST se propose donc de la récupérer. Commission Marketing et Communication Le compte rendu de la commission n a pas pu véritablement être présenté. Une discussion a eu lieu sur l existence, le rôle et les statuts du Foyer socio-éducatif de l école. Cependant, pour s informer des actions de communication en cours, la commission a 5

6 rencontré le proviseur. Quatre projets ont été évoqués : - Le Yearbook, la Brochure, le Cocktail des Annonceurs et le panneau publicitaire. Le Yearbook, une revue qui regroupe les photos des élèves par classe au niveau du lycée et du collège. Il est en principe animé par les élèves, selon certains membres du comité. Vue l heure très avancée de la réunion, le président du Comité de gestion a promis faire transmettre le compte rendu de cette commission à tous les membres. La prochaine et dernière réunion du comite de gestion pour cette année scolaire aura lieu le jeudi 06 juin 2013 à 18h00. 6