Pourquoi j'ai eu cette envie d'aider les jeunes entreprises?

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1 Qui suis-je? Djamila Ibanez, j'aide mes clients (es) avec plaisir et passion dans leur organisation Administrative, Financière et Comptable. Je travaille avec des entrepreneurs motivés qui viennent de démarrer, ou qui sont déjà lancés depuis plusieurs mois. Je leur donne des méthodes et des outils simples à mettre en place pour "Rester Maître à bord" de leur entreprise. Pourquoi j'ai eu cette envie d'aider les jeunes entreprises? Quand j étais salariée je m ennuyais, j avais envie d indépendance, d être utile et j ai rapidement eu envie de créer ma propre entreprise! Le déclic s est produit dans la dernière société dans laquelle j ai travaillé. Elle s est retrouvée en grandes difficultés financières, malgré un carnet de commande complet pour les deux années à venir : Elle allait être obligée de déposer le bilan! La dirigeante maîtrisait très bien son activité, mais on lui a pas appris le» métier d entrepreneur». Les formations trop généralistes qu elle avait suivies ne lui avaient pas servis. Et là j ai compris que mon expérience et mes connaissances valaient de l or pour cette entreprise. Par exemple : Alors que la dirigeante tremblait à l idée d appeler son banquier, pour moi c était aussi simple que de respirer, normal j avais le même langage que lui et je savais exactement ce qu il voulait. 1

2 >>> J ai réussi le challenge de sauver cette entreprise, c'est là que j'ai compris ce que je voulais faire : Agir en amont en donnant des conseils, en accompagnant et en formant les entrepreneurs et dirigeant(e)s d entreprises afin d éviter qu'ils se retrouvent dans de telles situations! J ai alors créé en 2004 ma SARL Méthodes + Je suis vraiment très heureuse de vous offrir cet ebook! Vous allez avoir accès à des conseils et des astuces qui vont vous permettre d être plus à l aise avec les chiffres. Ne plus avoir peur de l URSSAF, du RSI et savoir de combien d argent vous disposez au quotidien, vraiment quel confort! J espère qu il vous aidera, car l école on ne nous apprend pas à nous occuper de notre argent, si vous en êtes en train de me lire cela prouve que VOTRE argent vous intéresse et c est déjà une bonne chose, félicitations! Je pense que comme moi à mes débuts, vous avez peur que cela ne marche pas (à l époque j ai même hésité à prendre un abonnement téléphonique de 2 ans) et c est normal, mais ne vous inquiétez pas tout le monde passe par cette étape. Je vous souhaite la bienvenue dans le monde merveilleux de l entreprenariat! 2

3 Sommaire 1 - Gérer le décalage de trésorerie entre les entrées et les sorties d argent 2 - La relation avec les clients : les factures, les règlements, les impayés etc. 3 - Les bonnes pratiques de bases que vous ne trouverez dans aucun livre. 4 - Les charges ou dépenses de l entreprise à prévoir 5 - Comment ça marche la TVA? 6 - Faire son propre diagnostic cela peut être intéressant en bonus je vous donne les réponses. 7 - Mettre en place un tableau prévisionnel de trésorerie pour savoir de quel montant vous disposerez dans 6 mois. Bonne lecture, je vous souhaite une belle réussite et que votre entreprise vous permettre d atteindre la liberté financière que vous souhaitez. Vous êtes prêt (e) c est parti! 3

4 1- GERER LE DECALAGE DE TRESORERIE ENTRE LES ENTREES ET LES SORTIES D ARGENT Vous aurez tous les mois à dépenser de l argent pour payer les charges de votre entreprise le téléphone, l essence, l assurance, etc. mais le problème c est que vos clients ne vous auront peut-être pas encore payés donc une des premières difficultés sera de gérer ce décalage, pas de panique! Au fait! Ce décalage s appelle : le besoin en fond de roulement premier mot savant! Alors, voyons ensemble comment vous pouvez faire pour gérer ce décalage, voici quelques règles de bases simples à mettre en place qui fonctionne à 100%: - Demander à votre client un acompte avant de commercer votre prestation (n oubliez pas de le préciser sur votre devis: exemple Acompte 30% à la commande), au passage s il refuse méfiance! Gare aux impayés. - Régler rapidement les litiges commerciaux qui peuvent retarder le règlement, sachez que certains clients chercheront toujours la petite bête, alors ne leur donnez pas le bâton pour vous faire battre! - Facturer dès que la mission est terminée, sur votre facture indiquez clairement la date de paiement le 30/06/2015 (ne mettez pas 30 jours fin de mois) - Remettre le règlement en banque rapidement, ne laissez pas les chèques «dormir» dans le tiroir - Si vous avez une dépense importante à faire privilégier les solutions de «crédits» (emprunt bancaire, prêt d honneur, crédit fournisseur, crédit-bail...), même si vous avez l argent en banque! Gardez-le. - Mettez en place des prélèvements mensuels automatiques pour payer vos charges, il est plus facile de payer 300 par mois que 3000 d un seul coup! 4

5 2 - LA RELATION AVEC LES CLIENTS : LES FACTURES, LES REGLEMENTS, LES IMPAYES ETC. - Vous devez privilégier la relation avec votre client et avoir des documents commerciaux (devis, facture, conditions générales de ventes etc) bien présenter et avec des mentions qui vous protègent, avec la formation «Restez Maître à bord» que je propose vous avez accès à des documents types que vous pouvez adapter à votre entreprise. - Pour éviter les impayés vous pouvez déjà prendre des renseignements sur votre client en allant sur le site : - Vous pouvez proposer à votre client de payer en plusieurs fois mais, pas au-delà de 6 mois, demander qu il vous envoie tous les chèques que vous vous engagez à encaisser aux dates prévues, attention les chèques ne doivent pas être anti datés. - Vérifier que vos conditions générales de vente sont bien adaptées (condition paiement, de livraison, en cas de litige etc.) - Pour avoir les meilleures chances d'être payé à bonne date, organisez-vous pour facturer le plus rapidement possible. >>> et surtout prendre conscience qu il faut réclamer votre argent! Savez-vous que 25% des entreprises qui déposent leur bilan n ont pas rencontrées de problème de manque de client, le seul problème a été le manque de trésorerie. 5

6 3- LES BONNES PRATIQUES DE BASES QUE VOUS NE TROUVEREZ DANS AUCUN LIVRE A- Avoir une bonne relation avec son banquier L Idéal c est de rencontrer ce brave homme ou femme tous les ans pour lui présenter vos comptes (le bilan que votre comptable aura fait) et ainsi établir une relation de confiance autour d un bon café l idéal! Vous verrez ils ne sont pas si méchant que ça. Il sera ravi de vous recevoir et pour vous se sera le moment idéal pour lui demander un peu de pognon, pardon! Mot savant «des lignes d encours», cela veut dire qu il faut négocier surtout un découvert autorisé, je donne la liste des lignes d encours possible lors de la formation mais, je vous les offres ci-dessous en bonus (*). Une chose importante les encours se négocient avec son banquier lorsque l entreprise évolue favorablement c est évident si ça va mal oubliez le café! Mais ne vous inquiétez pas vous n avez aucune raison de vous faire du souci si vous suivez mes conseils. B- Les factures impayées Connaissez-vous le bon moyen pour obtenir le règlement de sa facture? Je vous donne un scoup : Le téléphone! Ou la visite amicale (attention j ai dit amicale!) chez votre client. Taux recouvrement garantie supérieur à 50%! C - Procéder à l ouverture auprès de votre banque d un «compte à terme» Vous savez pourquoi beaucoup d entreprise dépose leur bilan au bout de 3 ans? elles n ont pas eu la chance d accéder à ce qui suit, à savoir : Demander à votre banquier lors de votre visite de vous ouvrir un compte à terme (l équivalent d un codevi pour un particulier), que vous allez alimenter de la façon suivante : 1 Par Un virement automatique tous les mois d environ 10% de votre chiffre d affaires. 2 - Si vous êtes au RSI (sauf pour les auto-entrepreneurs) par un virement les 3 premières années d environ 20% du montant que vous vous donnez (votre rémunération) qui Correspondra grosso modo à la régularisation que fera le RSI si vous êtes TNS. Malheureusement beaucoup d entreprises n ont pas ce conseil et lorsque le RSI régularise les cotisations au bout de 3 ans cela peut faire mal surtout si vous n avez rien mis de côté mais rassurez-vous ce ne sera pas votre cas! Ce compte pourra également servir à provisionner la régularisation de la TVA en fin d année et en cas de baisse de chiffre d affaires il vous sera également bien utile! 6

7 D Pas de carte bancaire! Cela va vous étonner mais je conseil à mes clients de ne pas prendre de Carte Bleu sauf pour les activités du bâtiment, ou les achats se font principalement en CB. Je vous entends déjà me dire : «Comment pas de carte bancaire! Ce n est pas possible! «Il vous suffit de payer avec votre carte bancaire personnelle oui j ai bien dit personnelle et ensuite de vous faire rembourser par votre entreprise! Lisez ci-dessous ce témoignage il parle de lui-même : «J ai suivi vos conseils et j ai rendu ma carte bleue : radical, drastique et super efficace. Le réflexe carte bleue est une très mauvaise habitude. Et ce fut un véritable dégrisement. C est fou les économies que l on peut faire quand on est obligé de réfléchir à comment payer un truc.» Les avantages : Vous serez moins tenté pour faire des dépenses. Vous aurez moins de frais bancaire (vous n avez pas remarqué comment les banquiers insiste pour vous proposer une CB) Et même moins d écritures comptables à enregistrer des économies sur les honoraires de l expert-comptable. 7

8 (*) Les différentes lignes d encours Ligne d encours pour les escomptes sur les effets de commerce Ligne d encours loi Dailly, demander à la banque le paiement à l avance d une facture La facilite de caisse : L utilisation de la facilité de caisse ne doit pas dépasser quinze jours dans le mois. Elle est donc réservée aux situations exceptionnelles comme un décalage ponctuel et momentané de votre trésorerie lié à un règlement urgent et imprévu, par exemple. Son montant est souvent peu élevé. Le découvert autorisé : Le découvert autorisé est indiqué si vos besoins de trésorerie sont plus réguliers puisqu il permet d être débiteur sur une durée plus longue. Il est accordé pour une durée contractuellement définie (généralement un an) renouvelable et pour un montant calculé en partie par rapport à votre chiffre d affaires. Le crédit de campagne : accordé aux entreprises avec des activités saisonnières. Ce crédit permet de couvrir vos besoins réguliers d argent pour la fabrication et le stockage de produits avant des ventes massives sur une période relativement courte. 8

9 4 - LES CHARGES OU DEPENSES DE L ENTREPRISE QUE VOUS DEVEZ PREVOIR Vous aurez deux sortes de charges à payer pour votre entreprise c est important de les connaitre : Les charges fixes : ce sont celles qui doivent être payées, que vous fassiez du chiffre d affaires ou pas exemple : le loyer, les assurances, le téléphone etc. il faudra donc bien réfléchir avant d engager la dépense si on prend l exemple du loyer si vous décidez de louer un bureau 600 par mois il faudra déjà être sûr que vous allez au moins faire rentrer cette somme tous les mois. Les charges variables : ce sont celles qui varient en fonction du chiffre d affaires (les achats dans une activité de négoce, les frais kilométriques pour une activité de services) donc à ce niveau-là il faut seulement faire attention de ne pas trop dépenser. Votre rémunération (les pépettes!) : Donnez-vous un salaire fixe tous les mois et surtout Payez-vous en premier! Oui c est réalisable! Je fais régulièrement des web conférence gratuite à ce sujet, surveillez vos mails pour l invitation. Le stock : Attention au piège du stock! Soyez rigoureux dans l évaluation de vos achats Surtout ne pas oublier que le stock c est de l argent qui dort. Vous avez déjà créé votre entreprise depuis plus d un an c est le moment d analyser 1 par 1 vos postes de charges : Loyer, rémunération (TNS), salaire (si salarié) charges sociales, TVA, impôts société, taxe CFE, frais bancaire, épargne, etc. Pensez à demander à votre expert-comptable votre «grand livre» il représente tous les comptes de votre entreprise, il sera intéressant de les comparer tous les ans.!!!!!!!! Une astuce : Avant d effectuer votre achat vous essayez de résister au moins 15j/1 mois. Vous avez réussi à vous en passer? Alors c est que vous n en avez pas vraiment besoin. 9

10 5- COMMENT CA MARCHE LA TVA? Contrairement à ce que l on peut penser La TVA (taxe sur la valeur ajoutée) n est pas une charge pour l entreprise, le seul impact de la TVA concerne la trésorerie, d où l importance de bien comprendre comment ça marche. Exemple : le montant de la facture que vous avez faite à votre client est de 1000 HT + la TVA de 20% soit 200 ce qui fait 1200 TTC jusque-là tout va bien. Votre client va vous payer 1200 on est bien d accord? Et bien les 200 de TVA ne sont pas pour vous non, non pas touche! Vous êtes seulement un intermédiaire entre le client et l état, Le montant de la TVA ne vous appartient pas! Vous devez le rendre à l état il ne faudra jamais l oublier! Donc si comme beaucoup d entrepreneur pour vous la gestion de votre argent se limite à vérifier votre solde bancaire sur Internet (en priant pour que le dernier chèque ne soit pas encore passé), attention pensez à retirer 20% ou >>> suivez la formation «Restez Maître à Bord» car la bonne nouvelle c est que vous n aurez plus à vous en préoccuper! 10

11 6- FAIRE SON PROPRE DIAGNOSTIC CELA PEUT ETRE INTERRESSANT Les questions à vous poser et mes propositions de réponses - Avez-vous un client qui représente plus de 50% de votre chiffre d affaires? Oui alors attention, si votre client vous lâche vous perdez directement 50% de votre chiffre d affaires, mais pas de panique il existe des solutions. - Etes-vous tributaire de la législation? Oui alors un conseil mettez en place une cellule de veille avec Google alerts et vous recevez des alertes lorsque du contenu susceptible de vous intéresser est publié sur le Web : - Vous savez comment évolue vos concurrents? Allez voir sur - Quel est votre objectif, vous développer ou rester seul? Un très bon site que je vous recommande pour votre évolution ULES QUESTIONS A VOUS POSER? LES QUESTIONS A VOUS POSER? - 11

12 2Eterme (1 mois long terme (plus d un an LE 7 - LE TABLEAU PREVISIONNEL DE TRESORERIE JANVIER FÉVRIER MARS AVRIL MAI JUIN Solde initial Recettes TOTAL RECETTES Achat téléphone assurance TVA à payer rémunération charges sociales frais bancaire TOTAL DEPENSES Solde de fin de mois Comme nous parlons d encaissement ce tableau est donc TTC Solde initial : le montant du solde sur votre compte bancaire Les recettes : C est le plus difficile à évaluer : quels montants je vais encaisser tous les mois? Pour vous aider reprenez votre business plan initial ou la moyenne de l année précédente ou les devis et/ou commandes en cours. Les dépenses : Inscrivez toutes les dépenses de votre entreprise, également celles à venir pour ne pas les oublier. Ne mettez pas les centimes et notez seulement les montants au-dessus de 50 Ce tableau est important vous devez l actualiser régulièrement c est le seul moyen de suivre vos comptes! J ai créé un module de formation spécifique pour ce tableau et donc je peux vous accompagner pas à pas pour le réaliser de chez vous, à distance avec skype. Renseignez-vous : contact@methodesplus.com 12

13 CONCLUSION Vous savez pour l avoir déjà peut être déjà vécu, quand on a des problèmes financiers on ne pense plus qu à ça! Sachez qu il n existe pas de solution miracle mobilisable en quelques semaines, sauf le tonton d Amérique! Mais la bonne nouvelle! C est que si vous suivez mes conseils vous allez pouvoir : ANTICIPER Bonus : Bénéficiez d un entretien stratégique de 30 mn avec moi ou nous pourrons faire le point sur votre situation, envoyez-moi un mail contact@methodesplus.com Note aux lecteurs Ce e-book est envoyé gratuitement afin que le plus grand nombre puisse bénéficier de son contenu et développer son activité plus rapidement. Vous pouvez l offrir et le diffuser à votre guise et vous pouvez citer des éléments en donnant la source de ce e-book. Cependant, vous n êtes pas autorisé ni à le vendre, ni à le copier ni à l intégrer dans des offres punies par la loi. 13