Solution d archivage et de gestion électronique documentaire CIKAGED Version 1.0

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1 Solution d archivage et de gestion électronique documentaire CIKAGED Version CIKASOFT. Tous droits réservés.

2 Table des matières 2- Débuter avec CikaGED Se connecter à l application Administration de CikaGED Administration des services Liste des services Création/ Modification d un service Suppression d un service Administration des groupes Liste des groupes Création/ Modification d un groupe Administration des Utilisateurs Liste des Utilisateurs Modifier / Ajouter un utilisateur Gestion des archives L historique La gestion des dossiers Création d un dossier Liste des dossiers Rechercher un document Page 2

3 2- Débuter avec CikaGED Avant de lancer CikaGED, assurez-vous que les services MySQL et Apache sont démarrés sur le serveur. Vous pouvez le vérifier dans le gestionnaire de services de Windows (Démarrer- >Exécuter->Services.msc). Une fois ces différents services démarrés, vous pouvez lancer CikaGED en tapant l URL suivante dans votre navigateur : Nb : Retenez ici que «serveur» est le nom de la machine sur laquelle CikaGED est installé. 3- Se connecter à l application Avant d entrer dans CikaGED, vous devez vous connecter. Voici la page de connexion : Vous devrez saisir votre identifiant et votre mot de passe pour accéder à votre compte. Pour vous connecter, cliquer sur le bouton «Connexion». Une fois la connexion établie, vous verrez apparaître l écran ci-dessous. Page 3

4 2 1 1) Menu : Menu représentant les différents modules de CikaGED et qui change en fonction des responsabilités assignées à l utilisateur connecté. Pour afficher les sous-menus, cliquez simplement sur le nom du module. 2) Espace de travail : C est à ce niveau que toute les autres fenêtres de CikaGED vont s affichées. 4- Administration de CikaGED On accède à l administration de CikaGED en cliquant sur «Administration» dans le menu. Page 4

5 4-1 Administration des services Liste des services Vous pouvez accéder à cette page en cliquant sur le lien «Gérer les services» à partir de la page d administration dans le menu. C est à partir de cette page que l on gère les services. Les services sont classés par ordre alphabétique. En cliquant sur une des lettres visibles, seuls les services commençant par cette lettre sont affichés. Il est possible de chercher un service quand on connaît son identifiant en tapant son identifiant ou le début de son identifiant dans la boîte de recherche. Page 5

6 Les actions possibles sur service Modifier les informations d un service Supprimer un service Ajouter un nouveau service Création/ Modification d un service L identifiant et la description du service sont obligatoires. Une fois un service créé, pour des raisons de cohérence, on ne peut plus modifier son identifiant. L identifiant d un service est composé uniquement de lettres et de chiffres uniquement. Pour créer ou modifier un service, cliquer sur le bouton «Valider» Suppression d un service Vous ne pouvez pas supprimer un service qui possède des documents, vous devez réaffecter les documents à un autre service. En effet, il est important que les documents appartiennent à un service existant pour qu on puisse y accéder. 4-2 Administration des groupes Liste des groupes Vous pouvez accéder à cette page en cliquant sur le lien «Gérer les groupes» à partir de la page d administration dans le menu. Page 6

7 C est à partir de cette page que l on gère les groupes. Tous les groupes sont classés par identifiant par ordre alphabétique. En cliquant sur une des lettres visibles, seuls les groupes commençant par cette lettre sont affichés. Il est possible de chercher un groupe quand on connaît son identifiant en tapant son identifiant dans la boîte de recherche. Les actions possibles sur les groupes : Modifier les informations d un groupe Suspendre un groupe Ajouter un nouveau groupe Création/ Modification d un groupe Les informations obligatoires sont le groupe (correspond à l identifiant groupe) et la description. La description permet de renseigner le rôle du groupe. Une fois un groupe créé, pour des raisons de cohérence, on ne peut plus modifier son identifiant. L identifiant d un groupe est composé de lettres et de chiffres seulement. La case à cocher représente le droit fonctionnel. Page 7

8 4-3 Administration des Utilisateurs Liste des Utilisateurs Vous pouvez accéder à cette page en cliquant sur le lien «Gérer les utilisateurs» à partir de la page d administration dans le menu. C est à partir de cette page que l on gère les utilisateurs. Comme pour les groupes, les utilisateurs sont classés par ordre alphabétique. En cliquant sur une des lettres visibles, seuls les utilisateurs commençant par cette lettre sont affichés. Il est possible de chercher un utilisateur quand on connaît son nom dans la boîte de recherche. Les actions possibles sur les utilisateurs : Modifier les informations d un utilisateur Suspendre/ Autoriser un utilisateur Supprimer un utilisateur Ajouter un nouvel utilisateur Modifier / Ajouter un utilisateur Page 8

9 Les informations obligatoires sont l identifiant, le nom, le prénom et le département. Une fois un utilisateur créé, comme pour les groupes, pour des raisons de cohérence, on ne peut plus modifier son identifiant. L identifiant d un utilisateur est composé de lettres et de chiffres uniquement. Les autres champs sont facultatifs. Un utilisateur peut appartenir à plusieurs groupes, il est donc important de définir son groupe. Quand un utilisateur est créé, son mot de passe est «test». Il lui sera demandé de le changer à sa première connexion. Il est possible de réinitialiser le mot de passe d un utilisateur en cliquant sur le bouton «Réinitialisation mot de passe». Le nouveau mot de passe est alors «test». L utilisateur devra à nouveau changer son mot de passe à sa première connexion. Une fois tous les changements terminés, il faut valider en appuyant sur le bouton «Modifier l utilisateur». Si c est une création d utilisateur, validez en appuyant sur le bouton «Ajouter un utilisateur». 4-4 Gestion des archives La gestion des archives consiste à définir l organisation ou l arborescence interne des dossiers. Cette structure sera identique pour tous les dossiers crées dans CikaGED. Pour accéder à cette arborescence cliquez sur <<Gérer les archives>> dans le menu Administration. Vous aurez ainsi l écran suivant : L arborescence des archives dans les dossiers ressemble à celle des répertoires dans l explorateur Windows. La seule différence est le nombre de dossiers imbriqués. Avec CikaGED ce nombre est limité à 4. -Pour ajouter un dossier archive racine cliquez sur << >> qui précède le mot archive. Vous aurez par la suite une fenêtre qui vous demandera de saisir le nom du nouveau dossier. Les actions possibles sur chaque élément de l arbre sont : << >> Pour ajouter un sous-dossier Page 9

10 << >>Pour désactiver le dossier. Cette désactivation rend invisible touts les documents de ce dossier. << >> Pour réactiver le dossier << >> Pour supprimer un dossier. Cette action rend inaccessible définitivement touts les documents du dossier. 4-5 L historique Vous pouvez accéder à cette page en cliquant sur le lien «Visualiser l historique» à partir de la page d administration dans le menu. L historique se présente sous la forme d une liste. On peut trier cette liste sur la date de l évènement, l utilisateur responsable de l évènement, la table concernée et le type d action. On peut ainsi avoir accès rapidement aux informations que l on recherche. 5- La gestion des dossiers La gestion des dossiers concerne essentiellement la création d un dossier client, l exploration d un dossier et la recherche d un document. 5-1 Création d un dossier Vous devrez accéder à cette page en cliquant sur le lien «Nouveau dossier» à partir de la page dossier dans le menu. C est à partir de cette page que l on créé des dossiers. Les informations obligatoires sont client, nom, prénom et chef de mission. Pour validez la création, cliquez sur le bouton «Enregistrer». Page 10

11 5-2 Liste des dossiers Pour ouvrir cette page cliquez sur le lien «Liste Dossier» du menu dossier. C est à partir de cette page que l on gère les dossiers. Les dossiers sont classés par ordre alphabétique. En cliquant sur une des lettres visibles, seuls les dossiers commençant par cette lettre sont affichés. Il est possible de chercher un dossier quand on connaît son nom dans la zone de recherche. Les actions possibles sur les dossiers : Ouvrir un dossier (ouverture du contenu du dossier) Page 11

12 L organisation du contenu d un dossier reflète l arborescence définie lors du paramétrage des archives. Avec CikaGED les documents d un dossier sont archivés par année d enregistrement. Ainsi sur l écran précédant on a affiché la liste des documents de 2009 de l archive <<OFFRES>> du dossier AGETIPEMALI. Actions possibles sur les documents des archive << >> Pour télécharger le document << >>Pour afficher les détails du document Pour indexer un nouveau document cliquez sur << >> correspondant au dossier archive de destination. Ainsi vous aurez l écran suivant : Page 12

13 -Choisissez le fichier à indexer -Saisissez le titre du document puis la description -Saisissez la date d indexation et enfin la référence qui n est pas obligatoire. -Enfin cliquez sur le bouton enregistrer. Une fois le document enregistré, CikaGED vous affiche sont détails. Pour afficher le document cliquez sur voir le document. Le document s ouvrira sur une autre fenêtre comme le montre l écran suivant : Page 13

14 Suspendre un dossier Modifier les informations d un dossier Supprimer un dossier Ajouter un dossier 5-3 Rechercher un document Pour rechercher un document cliquez sur <<Recherche Document>> dans le menu dossier. Page 14

15 Ce formulaire vous permet de faire une recherche multi critère d un document. Critère de recherche Obligatoire Dossier d archive Non obligatoire Dossier client Texte de recherche Champ table document Format document Année document Date d indexation Page 15

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