Gestion du temps Particularités du personnel de soutien syndiqué et non syndiqué

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1 Gestion du temps Particularités du personnel de soutien syndiqué et non syndiqué 1. Particularités touchant le personnel de soutien syndiqué et non syndiqué 2. Personnel de soutien temporaire 3. Solde des banques 4. Gestion et traitement des heures de travail supplémentaires 5. Gestion et traitement des primes (art. 20 et suivants) 6. Déclaration des exceptions 1. Particularités touchant le personnel de soutien syndiqué et non syndiqué Le présent document vise à vous renseigner sur les particularités en gestion du temps spécifiques à votre groupe d emploi. Comme il s agit d un complément d information au document Déclaration des heures de travail, vous devriez avoir lu au préalable ce dernier dans la section Libre-service employé du site Web des Ressources humaines. Remarques : La liste de tous les codes d exception figurant dans la liste déroulante de votre feuille de temps est aussi diffusée dans la section Boîte à outils de PeopleSoft RH sous Gestion de temps. Ces codes de déclaration étant nombreux, il convient de consulter votre supérieur immédiat, la personne responsable des ressources humaines ou votre convention collective pour savoir exactement quel code utiliser en cas de doute. Certains codes, même s ils sont disponibles, impliquent une autorisation au préalable par le supérieur immédiat (heures supplémentaires par exemple). 2. Personnel de soutien temporaire Tout comme les employés de soutien réguliers, le personnel de soutien temporaire est tenu de déclarer ses heures de travail (s il n a pas d horaire de travail préétabli) ou ses exceptions dans PeopleSoft RH. Par contre, puisque les conditions d emploi varient d un statut d emploi à l autre (p. ex. gestion des vacances, du congé mobile et des heures de travail supplémentaires, etc.), les banques dans le tableau Soldes Congé et congés compensatoires et les codes de déclaration figurant dans la liste déroulante de la feuille de temps diffèrent eux aussi. 3. Solde des banques C est dans PeopleSoft RH que vous consultez vos banques de temps. Celles-ci y sont exprimées en heures et figurent dans votre feuille de temps sous la rubrique Soldes congés congés compensatoires (vacances accumulées, ancienneté, banque de disponibilité, etc.) Particularités du personnel de soutien syndiqué et non syndiqué

2 Voici les renseignements que vous verrez dans le tableau. Sachez que le solde enregistré ne tient pas compte des changements qui auraient pu avoir eu lieu dans vos conditions d emploi ou des vacances que vous auriez déclarées depuis le traitement de votre dernière paie. Vous retrouverez également ces renseignements sur votre bulletin de paie électronique, dans le coin inférieur gauche, sous la rubrique Banque. Remarques sur le congé mobile : Le solde de ce congé est visible sur le bulletin de paie électronique du personnel régulier et directement dans le libre-service. Contrairement aux autres banques, il ne figure pas dans la feuille de temps sous la rubrique Soldes congés et congés compensatoires puisqu il ne constitue pas une banque. Un seul congé mobile est accordé par année de référence (1 er juin au 31 mai) et ce dernier, s il n est pas utilisé, ne peut être reporté à l année suivante. Si vous n avez pas écoulé votre congé mobile, vous verrez le chiffre «1» sous la rubrique Banque du bulletin de paie ou à la colonne Congé mobile de la page Consultation Solde vacances directement dans le libre-service. Si vous l avez pris, c est «0» qui sera inscrit. Le congé mobile du personnel temporaire est intégré à la banque de vacances. 4. Gestion et traitement des heures de travail supplémentaires Tel qu il est stipulé aux articles 17 et 18 de la convention collective du SEUL au sujet des heures de travail supplémentaires, un membre du personnel de soutien peut demander à être rémunéré pour les heures de travail effectuées en dehors de son horaire normal de travail et autorisées par le supérieur immédiat. Il peut aussi choisir de déposer de telles heures dans une des banques prévues à cet effet. La rémunération et la mise en banque des heures de travail supplémentaires sont gérées dans PeopleSoft RH. Heures supplémentaires effectuées Les heures de travail supplémentaires effectuées doivent être déclarées dans votre feuille de temps les jours durant lesquels vous les avez réellement effectuées. À partir de la liste déroulante, vous devez y associer le code de temps approprié en vous basant sur les dispositions de votre convention collective. Exemple d heures supplémentaires à être immédiatement rémunérées : Exemple d heures supplémentaires à mettre en banque afin de reprendre ce temps ultérieurement : Particularités du personnel de soutien syndiqué et non syndiqué 2

3 Exemple d heures supplémentaires à être en partie rémunérées et en partie mises en banque : Reprise des heures supplémentaires en banque Si vous comptez prendre congé du travail en puisant dans votre banque d heures supplémentaires, vérifiez d abord le solde, soit dans votre feuille de temps ou votre plus récent bulletin de paie électronique. Vous pourrez ainsi vous assurer d avoir suffisamment d heures en banque pour couvrir la durée de votre absence. 5. Gestion et traitement des primes (art. 20 et suivants) Prime de disponibilité Pour chaque période de 8 heures de disponibilité effectuées à la demande de votre supérieur immédiat, une heure doit être déclarée dans votre feuille de temps les jours durant lesquels vous vous êtes rendu disponible. Exemple d une disponibilité de 24 heures donnant droit à 3 heures à être immédiatement rémunérées : Exemple d une disponibilité de 24 heures donnant droit à 3 heures à mettre en banque afin de reprendre ce temps ultérieurement : Exemple d une disponibilité de 24 heures donnant droit à 3 heures à être en partie rémunérées et en partie mises en banque : Particularités du personnel de soutien syndiqué et non syndiqué 3

4 Reprise de temps de disponibilité en banque Si vous comptez prendre congé du travail en puisant dans votre banque d heures de disponibilité, vérifiez d abord le solde, soit dans votre feuille de temps ou votre plus récent bulletin de paie électronique. Vous pourrez ainsi vous assurer d avoir suffisamment d heures en banque pour couvrir la durée de votre absence. Prime de soir et de nuit; du samedi, du dimanche Si le quart de travail donnant droit à une prime fait partie de votre horaire régulier, vous n avez pas à inscrire la prime dans votre feuille de temps. Vous devez inscrire les heures travaillées correspondant à la prime devant être rémunérée seulement si ces heures constituent une exception à votre horaire habituel de travail. Exemple d une personne avec un horaire de jour du lundi au vendredi ayant accepté d échanger son quart de travail du vendredi avec un collègue ayant un horaire de soir : Prime de chef d équipe Si la fonction de chef d équipe fait partie de vos conditions de travail, vous n avez pas à inscrire la prime associée à votre horaire régulier dans votre feuille de temps. Toutefois, le nombre d'heures effectuées en tant que chef d équipe doit être inscrit en même temps que les heures supplémentaires. Si vous assumez la fonction de chef d équipe alors qu elle ne fait pas partie de vos conditions de travail, un remplacement par exemple, vous devez inscrire les heures travaillées correspondant à cette prime afin qu elle soit rémunérée. 6. Déclaration des exceptions Pour les employés qui ont un horaire déterminé, seules les exceptions sont à déclarer dans leur feuille de temps, c est-à-dire tout changement à votre semaine normale de travail. Cela inclut un congé de maladie (absence de deux jours et moins), les heures de vacances, une participation à une séance de formation, etc. Remarques : Si vous respectez votre horaire de travail normal (pas d exceptions à déclarer), inutile de remplir votre feuille de temps et de la soumettre à votre supérieur immédiat, à moins d avis contraire de ce dernier. Particularités du personnel de soutien syndiqué et non syndiqué 4

5 Vous n avez pas à faire de déclaration dans PeopleSoft RH en ce qui a trait à un mouvement à long terme (congé de maternité, maladie courte invalidité, congé parental, etc.) Toutefois, si, au cours d un tel congé, vous revenez au travail à temps partiel, il vous faudra déclarer vos absences. Le tableau suivant présente les principaux types de déclaration des exceptions dans la feuille de temps. Jour férié chômé Jour férié travaillé Aucune déclaration à faire dans la feuille de temps. La rémunération du congé se fait automatiquement en fonction de votre régime d emploi : Temps plein, rémunéré selon l horaire de travail habituel. Toutefois, si le férié coïncide avec l un des jours de congé hebdomadaire (autres que le samedi et le dimanche), il est reporté en banque; Temps partiel avec horaire, indemnité égale au prorata du nombre d heures prévu à l horaire hebdomadaire de travail, que le jour férié soit compris ou non dans l horaire habituel de travail; Temps partiel sans horaire, indemnité égale à 1/20 du nombre d heures travaillées au cours des 4 dernières semaines complètes de paie précédant la semaine du congé, excluant les heures supplémentaires. Option 1 : Rémunération automatique du jour férié et rémunération des heures travaillées au taux de salaire habituel majoré de 100 % : Option 2 : Rémunération automatique du jour férié et report en banque des heures travaillées à taux double (possible pour le personnel régulier uniquement) : Remarque : Pour la reprise de ce temps, référez-vous à la section 4 sur la gestion et le traitement des heures de travail supplémentaires. Reprise jour férié Si vous comptez prendre congé du travail en puisant dans votre banque d heures fériées, vérifiez d abord le solde soit dans le tableau Solde congés et congés compensatoires dans votre feuille de temps ou dans votre plus récent bulletin de paie. Vous pourrez ainsi vous assurer d avoir suffisamment d heures en banque pour couvrir la durée de votre absence. Lors de la reprise du férié, vous devez utiliser le code BFT - Reprise banque fériés (REG) si vous êtes un employé régulier ou le code BFS - Reprise banque fériés (Temp) si vous êtes un employé temporaire. Exemple d une journée de reprise de férié pour un employé régulier Particularités du personnel de soutien syndiqué et non syndiqué 5

6 Congé mobile Pour le personnel régulier, il faut indiquer cette absence du travail en choisissant le code approprié Congé mobile (pers. régulier) - CMR. Il est à noter que le congé mobile se déclare une seule fois par année de référence (1 er juin au 31 mai), donc en journée entière d un maximum de 7,75 heures, selon votre horaire normal de travail. Une fois utilisé, ce code demeure dans le menu déroulant, mais s il est utilisé plus d une fois dans une même année de référence, il sera bloqué lors du traitement de la paie. Exemple d une personne ayant un horaire de 35 heures par semaine : Remarque : Pour le personnel temporaire, ce congé est intégré dans la banque de vacances au prorata des heures travaillées. Par conséquent, l option Congé mobile n apparaît pas dans votre liste déroulante des codes de la feuille de temps. La prise de ce congé constitue donc une prise d heures de vacances. Absence incluse dans la liste des codes de temps Certaines absences sont déjà énumérées dans la liste des codes d exceptions comme les vacances, l activité syndicale, le congé de naissance, etc. Vous n avez qu à les sélectionner dans votre feuille de temps et indiquer le nombre d heures visées. Exemple d une journée de vacances : Exemple d une demi-journée de perfectionnement : Remarque : En déclarant 3,5 heures le jeudi, le système comble automatiquement le reste de la journée en temps régulier en fonction de l horaire établi. Il n est donc pas nécessaire de déclarer ces dernières heures, sauf pour le personnel sans horaire (temps fait - temps payé) qui doit déclarer l ensemble de ses heures travaillées ou exceptions dans sa feuille de temps. Particularités du personnel de soutien syndiqué et non syndiqué 6

7 Absence non incluse dans la liste des codes de temps Certains congés ou absences pour raisons familiales ou autres, prévus à vos conditions de travail, ne sont pas énumérés dans la liste des codes d exception. Pour les déclarer, vous devez alors choisir le code Absence rémunérée ou Absence non rémunérée, selon ce que prévoient vos conditions de travail et l entente avec votre supérieur immédiat. En cas de doute, communiquez avec la personne responsable de la gestion du temps pour votre secteur au Vice-rectorat aux ressources humaines. Exemple d une personne ayant pris sa journée octroyée pour déménagement un lundi et s étant fait approuver une journée d absence sans solde le mardi : Absence pour cause de maladie Un maximum de deux journées consécutives d absence maladie sans billet médical peut être déclaré dans une feuille de temps. À la réception d un billet médical, au plus tard à la troisième journée consécutive d absence, par la direction Santé et mieux-être au travail, l absence est inscrite au dossier de l employé et la rémunération se verse automatiquement à compter de la date de début de l invalidité indiquée par le médecin traitant. Exemple d une personne ayant cinq jours d absence maladie débutant un lundi avec un billet médical indiquant un début d invalidité le mercredi : Retour au travail progressif Remarque : Dans le cas où le billet médical reçu par la direction Santé et mieux-être au travail indiquerait un début d invalidité le lundi, vous n auriez aucune saisie à faire dans votre feuille. Lorsqu une personne revient progressivement d une invalidité (courte ou longue), sa feuille de temps est activée selon son horaire habituel. Comme le traitement de la paie se fait selon cet horaire, les journées non travaillées doivent obligatoirement être déclarées. Exemple d une personne en retour progressif d une période d invalidité de longue durée à raison de 3 jours de travail/semaine (lundi, mercredi et vendredi) : Congé sans traitement partiel Situation 1 Depuis le printemps 2013, lorsqu une personne prend un congé sans traitement partiel, incluant le parental, un horaire temporaire qui tient compte des journées non travaillées pour la durée du congé lui est attribué dans sa feuille de temps. Les absences découlant de ce congé partiel n ont donc pas à être déclarées. Les personnes visées reçoivent un avis écrit des Ressources humaines confirmant la création de cet horaire. Situation 2 Pour les congés sans traitement partiel ayant débuté avant le printemps 2013, c est l horaire régulier qui se retrouve dans la feuille de temps. Les personnes visées doivent donc obligatoirement déclarer les journées non travaillées découlant de ce congé, à moins d avoir reçu par écrit un avis contraire des Ressources humaines. Particularités du personnel de soutien syndiqué et non syndiqué 7

8 Exemple d une personne en congé parental travaillant à raison de 3 jours par semaine soit du mercredi au vendredi : Horaire d été Remarque : En cas de doute, cliquez sur le bouton Utiliser horaire pour faire afficher l horaire qui est actif dans la feuille de temps. La gestion de l horaire d été se fait à l échelle locale par les unités. Par conséquent, il n y a rien à déclarer en ce sens dans la feuille de temps. Remarque : Pour connaître les modalités de correction ou modification d une feuille de temps pour une période de paie antérieure, reportez-vous au document Déclaration des heures de travail. Particularités du personnel de soutien syndiqué et non syndiqué 8

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