Nous allons vous expliquer, dans cette fiche, comment utiliser la fonction de gestion des Projets d Affaires.

Transcription

1 Produit concerné : Sage 100 Gestion Commerciale i7 Sujet mis en avant : Comment gérer des Projets d'affaires en Gestion Commerciale? Vous travaillez dans le secteur des services, et vous souhaitez analyser la rentabilité d une affaire, planifier les interventions, faire le suivi de l avancement et calculer la rentabilité globale? Nous allons vous expliquer, dans cette fiche, comment utiliser la fonction de gestion des Projets d Affaires. Ces projets d affaires permettent de faire une «check-list» des éléments à intégrer dans une affaire, les ressources à mobiliser et préparer un planning. Suite à la validation de l affaire, il sera possible de saisir un avancement par personne (ex : saisie des heures de travail d un consultant, d un technicien ) ou par projet (saisir des consommations des différents éléments). Étape 1 : Créez un nouveau projet d'affaires Dirigez vous dans le menu «traitement», puis dans «Gestion des Affaires» et dans «Projets d Affaire»

2 Dans la liste des projets cliquez sur le bouton «Nouveau» afin de créer un nouveau projet d affaire : Étape 2 : Indiquez les informations sur votre projet Remplissez le nom du projet, le client concerné, la date de début et de fin prévisionnelle, et éventuellement l affaire à l origine du projet.

3 Puis dans l onglet «Planning» ajoutez les différents éléments qui composeront votre Projet d affaires : Indiquez l élément qui est à prendre en compte, ici une réunion de cadrage d une journée à 800 : Il faut ensuite ajouter les éléments qui sont liés à cette étape «Réunion de cadrage», c'est-à-dire : - Le matériel ou les composants utilisés. - La main d œuvre pour gérer les disponibilités. - Les tâches afin de rien oublier

4 Pour cela cliquez sur le bouton «Ajouter», puis «Opération» : Puis indiquez éventuellement s il s agit d une sous-opération de l opération principale : Ou d un composant nécessaire à l opération (matériel, composé ) :

5 Ou encore des heures de travail des salariés : À noter : Vous pouvez changer les intitulés afin qu ils correspondent au travail qui sera effectué. Pour tous les composants de types «ressources» (machine ou collaborateurs), le planning de l occupation des ressources dans une opération est disponible en cliquant sur «Visualiser l ordonnancement» et en choisissant la période donnée :

6 Si vous souhaitez ajouter des opérations avec d autres étapes (composés), cliquez sur «Ajouter» puis «composé»: Ainsi vous obtenez une check-list complète de toutes les actions, matériaux et ressources nécessaire à un projet afin d être certain de ne jamais rien oublier :

7 Vous pouvez également obtenir un planning global d ordonnancement avec la liste de toutes les tâches à effectuer en cliquant sur le bouton «visualiser l ordonnancement» : Étape 3 : Vérifiez la rentabilité de votre projet d'affaires Une fois que vous avez listé toutes les opérations nécessaires à la prestation de services, vous pouvez visualiser la rentabilité de votre projet. Pour cela, il suffit de consulter le coût total standard et le coût unitaire calculé à partir de tous les éléments de l affaire :

8 Vous pouvez retravailler le prix des différentes opérations, en faisant varier la quantité, le coefficient, la remise pour obtenir un prix calculé au plus juste pour chacune des opérations : Si la simulation vous convient, vous pouvez cocher la case «Génération» puis cliquer sur le bouton «Générer Offre» pour générer un devis sur cette phase. Il ne vous reste plus qu à valider la création du devis :

9 À noter : vous pouvez partir à l inverse et utiliser un devis pour réaliser un projet d affaires. Dans ce cas, les éléments du devis seront repris dans le projet d affaires. Pour cela, dirigez-vous dans l onglet «Origine» et cliquez sur «Intégrer des lignes» et sélectionnez le devis à intégrer. Étape 4 : Validez le projet et en faire l'avancement Une fois que votre client a accepté le devis, vous pouvez passer le statut du projet en «validé» afin de gérer son avancement : Deux nouveaux onglets «Historique» et «Suivi» apparaissent alors :

10 En cliquant sur le bouton «Avancement» vous pouvez enregistrer l avancement : Il vous suffit alors de saisir l avancement des consommations du projet d affaires : Vous visualisez alors directement dans le projet d affaires la répercussion de cet avancement et la rentabilité globale de l affaire. À noter : il est possible de saisir des prestations supplémentaires (interventions à titre gracieux ou facturées), en ajoutant les éléments depuis l onglet planning. Ces éléments viendront impacter la rentabilité globale du projet d affaires. L onglet «Historique» permet de visualiser les actions effectuées sur le projet d affaires : Il est également possible de faire un suivi des consommations par collaborateur, pour les affecter ensuite à un projet (par exemple pour saisir les heures de travail salarié par salarié).

11 Dans le menu «Gestion des Affaires», sélectionnez «Saisie d avancement par collaborateur» : Puis sélectionnez une ressource, un projet, une opération et une action : Enfin vous saisissez les heures de travail :