Gérer le temps de travail, les congés et les absences

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1 Gérer le temps de travail, les congés et les absences I. L ORGANISATION DES CONGES Le Code du travail prévoit deux catégories de congés : les congés annuels, dits congés payés, qui représentent 2,5 jours de congés par mois et les autres congés, pris pour des motifs personnels et prévus par la loi. La loi a fixé la période de référence qui servira de base de calcul au nombre de jours accordé au salarié : Du 1 er Juin N-1 au 31 Mai N. Un salarié qui a travaillé sur la totalité de la période aura droit à la totalité de ses congés payés, à savoir 5 semaines ou 30 jours ouvrables. Un salarié qui a débuté son contrat de travail pendant la période de référence, aura un nombre de jours au prorata de son temps de travail. Exemple : Un salarié qui a débuté son contrat le 1 er Octobre N pourra prendre 20 jours de congés payés (8 mois x 2,5 jours soit 20 jours) Cette période de référence peut être différente si : Un accord collectif met en place un régime de modularisation du temps de travail ou un régime de réduction du temps de travail (RTT) ou une activité saisonnière ; L activité de l entreprise relève des professions du bâtiment et des travaux publics ou des caisses de congés payés, la période de référence étant alors du 1 er Avril N-1 au 31 Mars N ; 1

2 Certaines conventions collectives prévoient une période de référence entre le 1 er Mai N 1 au 30 Avril N. En cas de contrat à durée déterminée, le salarié a deux possibilités : Il peut prendre ses congés payés pendant la durée de son contrat s il ne veut pas les perdre. Le salarié perçoit une indemnité compensatrice s il se trouve dans l impossibilité de prendre les congés dus. Cette indemnité correspondant à 10% du salaire brut pendant toute la durée du contrat. Dans le cadre d un contrat de travail temporaire, le salarié ne peut pas prendre de congés (quelle que soit la durée de la période travaillée). Il perçoit systématiquement une indemnité de congés payés à la fin de son contrat. Pour un contrat à durée indéterminée, le salarié doit prendre ses congés payés avant la fin de la période de référence s il ne veut pas perdre ses jours. 1. Le calcul du nombre de jours de congés payés Pour chaque mois de travail effectif, le salarié cotise 2,5 jours ouvrables de congés payés. En cas d absence du salarié, pendant la période de référence, le calcul peut s effectuer selon le nombre de mois de travail effectif, en fonction du nombre de semaines, ou en fonction du nombre de jours de travail. Le mode de calcul retenu sera le plus avantageux. 2. La notion de jour de travail Les jours ouvrés sont les jours habituellement travaillés dans l entreprise, généralement du lundi au vendredi, le repos hebdomadaire se déroulant sur le samedi et le dimanche. Les jours ouvrables sont tous les jours de la semaine en dehors du jour légal de repos hebdomadaire (dimanche) et les jours fériés et chômés. Pour le nombre de jours de congés 2

3 payés à prendre, le calcul est effectué sur les jours ouvrables (30 jours / 6 jours ouvrables par semaine = 5 semaines de congés payés) Les congés payés sont calculés sur les jours de travail effectif, c est-à-dire : Les jours de travail ; Les périodes de congés payés ; Le repos compensateur obligatoire ; Les congés maternité, paternité ou d adoption ; La journée d appel de préparation à la défense ; Les périodes de congé de formation (CIF, DIF ) ; Les périodes d arrêts de travail pour accident de travail ou maladie professionnelle. 3. Les règles de départ en congés payés Les règles de départ sont fixées par l entreprise mais la loi impose quelques points afin de permettre au salarié d avoir le plus possible des périodes de vacances avec sa famille ou son conjoint. Les salariés peuvent prendre 4 semaines de congés entre le 1 er Mai N et le 31 Octobre N. la cinquième semaine doit être prise en dehors de cette période. Certaines entreprises peuvent autoriser le salarié à prendre sa 5 ème semaine pendant cette même période mais l employeur n est pas obligé de l accepter. l employeur peut imposer le fractionnement de la 5e semaine, pour permettre une fermeture de l entreprise. Le salarié doit demander ses dates de congés payés au moins deux mois à l avance, l employeur doit les confirmer au moins un mois à l avance. Le congé annuel d été minimal est de 12 jours consécutifs soit 2 semaines. Une partie des 24 jours pris hors période à la demande de l employeur peut donner lieu à des jours de congés supplémentaires (1 jour si le salarié a pris entre 1 et 3 jours 3

4 hors période, 2 jours de congés complémentaires sir le salarié a pris plus de 6 jours hors période. L ordre de départ en congé est fixé par l entreprise après avis des représentants du personnel s ils existent, et compte tenu de la situation de famille des bénéficiaires et de leur activité chez un autre employeur. Les conjoints et les personnes liées par un pacte civil de solidarité (PACS) qui travaillent dans la même entreprise ont droit à un congé simultané. Les salariés nouvellement embauchés peuvent, avec l accord de l employeur, prendre les congés qu ils ont acquis sans attendre la fin de la période de référence. Des conventions collectives prévoient l attribution de congés supplémentaires liés à l ancienneté du salarié. II. LES AUTRES CONGES 1. Les congés pour évènements familiaux La loi prévoit des congés d une durée de 1 à 5 jours selon les circonstances : 4 jours ouvrables en cas de mariage ou remariage du salarié. 3 jours ouvrables pour la naissance ou l adoption d un enfant au foyer du salarié. 2 jours ouvrables pour le décès d un enfant ou de son conjoint (ou partenaire pacsé). 1 jour ouvrable pour le mariage d un enfant, le décès d un ascendant proche ou frère ou sœur. 11 jours calendaires pour le congé de paternité (qui se cumulent avec les 3 jours de naissance). 3 jours par an pour la garde d un enfant malade de moins de 16 ans. 5 jours par an pour la garde d un enfant malade de moins de 1 an ou d au moins trois enfants de moins de 16 ans. 4

5 Ces durées de congés constituent un minimum prévu par la loi. De nombreuses conventions collectives prévoient des durées supérieures. Pour les salariés concernés, c'est la disposition la plus favorable qui s'applique. Les congés doivent être pris dans la période entourant l'événement, mais le jour d'autorisation d'absence accordé n'est pas nécessairement pris le jour en question (celui du mariage, de l'enterrement, de la naissance...). Le salarié doit justifier la survenance de l'événement par le moyen qu'il souhaite, le code du travail n'imposant aucun formalisme particulier. Pendant ce congé, les absences du salarié sont assimilées à du travail effectif pour le calcul de l'ancienneté, du salarié et des congés payés. A l'issue, le salarié réintègre poste. 2. Les congés pour formation professionnelle Tout salarié a droit à prendre des congés pour formation professionnelle en fonction de ce qu il a cotisé. Il cotise 20 heures de DIF (Droit Individuel à la Formation) par an en fonction de son entrée effective dans l entreprise et de la durée de son contrat. A partir du 1 er Janvier 2015, les heures de DIF seront remplacées en heures de CPF (Compte Personnel de Formation). En fonction de son ancienneté dans l entreprise et de son expérience professionnelle, le salarié peut prendre un Congé Individuel de Formation (Jusqu à un an), un congé pour bilan de compétences (20 heures), un congé pour VAE (24 heures). 3. Les congés de citoyenneté Il existe des congés dont l initiative ne revient pas au salarié, et pour lesquels on lui laisse le temps de remplir ses missions de citoyen. Il s agit : de la journée d appel, de la participation aux jurys de cour d assises, 5

6 du temps nécessaire à l exercice des fonctions de conseillers aux prud hommes (ainsi que leur congé de formation), des 9 jours par an de congés pour les représentants bénévoles d association, de l absence autorisée pour l exercice d un mandat local (10 jours ouvrables lors de la campagne électorale ). L employeur ne peut pas s opposer à ces congés. Par ailleurs, le salarié peut bénéficier de congés pour remplir ses missions de représentation du personnel dans différentes instances. Il bénéficie : de 12 jours ouvrables pour la formation au mandat de représentant syndical. à 5 jours ouvrables pour tout congé de formation de représentant du personnel (dans les entreprises de plus de 300 salariés) : membre du comité d entreprise, représentant au CHSCT, administrateur ou membre du conseil de surveillance. La gestion des absences est une mission qui incombe l assistant de gestion. Il doit être en mesure de créer des documents facilement utilisables par le service RH et trouver des solutions de remplacement en fonction de situation : Embauche d un CDD, un stagiaire, un intérimaire, recours aux heures supplémentaires. III. LES MISSIONS DE L ASSISTANT DE GESTION La mission principale confiée à l assistant par le dirigeant est la création de supports qui vont permettre de faciliter le travail RH au quotidien. Au niveau de la gestion du temps de travail l assistant de gestion peut mettre en place les actions suivantes : 6

7 Informer en temps utile le personnel de la procédure et autres modalités de congés (notes de service). Collecter les souhaits des salariés (imprimés papier ou formulaires en ligne). Hiérarchiser les priorités. Proposer un planning des congés à l approbation du dirigeant (planning Excel ou sous progiciel). Communiquer aux intéressés les décisions prises (notes individuelles). Suivre et mettre à jour le planning des congés. 7

8 QUIZZ 1. La période de référence qui sert de base de calcul au nombre de jours accordé au salarié est : a. Du 1 er Janvier N au 31 Décembre N. b. Du 1 er Février N-1 au 31 Janvier N. c. Du 1 er Mai N au 30 Avril N+1. d. Du 1 er Juin N-1 au 31 Mai N. 2. Citez le congé qui ne fait pas partie du congé de citoyenneté. a. Le congé pour formation au mandat de représentant syndical. b. De la journée d appel. c. La participation au jury de cour d assise. d. Le temps nécessaire à l exercice des fonctions de conseillers prud hommes. 3. Quelle est la durée du congé minimum prévu par la loi en cas de mariage du salarié? a. 3 jours. b. 4 jours. c. 5 jours. d. 6 jours. 4. Quelle est la durée du congé minimum prévu par la loi en cas de naissance ou d adoption d un enfant au foyer du salarié? a. 3 jours. b. 4 jours. c. 5 jours. d. 6 jours. 8

9 5. Donnez l intrus. Les congés payés sont calculés sur les jours de travail effectif suivants : a. Les périodes de congés payés. b. Les périodes d arrêts de travail. c. Le repos compensateur obligatoire. d. Les périodes de congés de formation. 6. De façon générale, le salarié cotise : a. 2 jours ouvrables de congés payés. b. 2,16 jours ouvrables de congés payés. c. 2,5 jours ouvrables de congés payés. d. 2, 5 jours ouvrés de congés payés. 7. Combien a droit un salarié qui a débuté son travail le 1 er Décembre à la fin de la période de référence? a. 10 jours. b. 15 jours. c. 20 jours. d. 25 jours. 8. En CDD, a. Le salarié est obligé de prendre l ensemble de ses congés payés. b. Le salarié n a pas le droit de prendre ses congés payés. c. Le salarié peut prendre ses congés à la fin de la période de référence. d. Le salarié peut prendre ses congés payés ou se les faire payer à la fin. 9. Qu est-ce qu un jour ouvré? a. Tous les jours de la semaine en dehors du repos légal hebdomadaire (le dimanche). b. Tous les jours de la semaine sauf le samedi et le dimanche. c. Les jours habituellement travaillés dans l entreprise. 9

10 d. Tous les jours de la semaine même le dimanche pour certaines professions comme la restauration. 10. Le salarié peut prendre entre le 1 er Mai N et le 31 Octobre N : a. 2 semaines de congés payés. b. 3 semaines de congés payés. c. 4 semaines de congés payés. d. 5 semaines de congés payés. 1 D Correction 2 A 3 B 4 A 5 B 6 C 7 B 8 D 9 C 10 C 10

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