Demandes d absences. Guide de l utilisateur

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1 Guide Reference Livre 21 Gestion des ressources humaines Sécurité, contrôle des accès Vidéo surveillance via Internet Gestion d activités, Affichage d informations Distribution d heure synchronisée Audit, Conseil, Formation Développement d applications Assistance logicielle et technique Les Cheminots Lorrains 6 rue César Franck VANDOEUVRE LES NANCY Tél +33 (0) Fax +33 (0) Logiciel Référence Gestion des Temps de Présence et Absentéisme Guide de l utilisateur Demandes d absences Reference - Livre 21 Page 1 / 23

2 Guide Reference Livre 21 Table des matières 21. Demandes d absences Objectifs Les paramétrages Définition du nombre de validations nécessaires : Paramétrage dans les codes événements de REFERENCE : Définition des mots de passe des utilisateurs (les demandeurs) : Définition de l activation du bouton «Edition détaillée» pour les demandeurs : Définition des mots de passe des responsables (les validants) : Demande d absences : Environnement du demandeur : Ajout ou modification d une demande d absences : Exemple de formulaire de demande préalable : Edition détaillée des badgeages et absences : Validation des absences : Environnement du validant : Gestion de l administrateur RH : Les éditions via le générateur d états : Reference - Livre 21 Page 2 / 23

3 21. Demandes d absences Objectifs Permettre aux utilisateurs d effectuer leurs demandes d absences, congés, JRTT, missions, déplacements, etc.. dans un environnement lié à l application de gestion des temps et d absence REFERENCE. Cette méthode assure un suivi complet des demandes, une responsabilisation des demandeurs et des validants :. Le demandeur doit indiquer clairement le motif de l absence ainsi que les dates souhaitées. Les soldes disponibles sont affichés. Toutes les actions sont tracées.. La hiérarchie doit valider ou refuser les demandes dans les délais fixés. Toutes les actions sont tracées. La hiérarchie peut valider/refuser les demandes en disposant de l ensemble des informations prévisionnelles du service (absences déjà validées et toutes les demandes en cours) pour effectuer l opération en toute cohérence. Entre 1 et 5 niveaux de validation peuvent être gérés. Le service des ressources humaines peut suivre en temps réel les prévisions d absences via les rapports proposés dans REFERENCE. Toutes les demandes d absences validées et/ou refusées sont historisées dans la base de données. A chaque demande, l utilisateur peut associer un document différent, permettant de justifier, motiver sa demande (déplacement, transport, etc), il peut même joindre un fichier son ou une vidéo. Les différents acteurs sont les suivants : Demandeur Personne qui effectue une demande d absence, pour un motif et une période de date. Cette demande est soumise à validation ou refus de la hiérarchie avec mémorisation dans l application. Il peut joindre un fichier à sa demande. Validant Responsable qui effectue la validation ou le refus d une demande d absence. Administrateur RH L administrateur RH visualise toutes les informations. Chronologie des actions : 1) Date de la demande effectuée par le demandeur. 2) Date de la suppression de la demande par le demandeur. 3) Date de la première validation par le responsable. 4) Date de validation complète et génération de l absence. 5) Date de l acquittement de la demande par le demandeur. Reference - Livre 21 Page 3 / 23

4 Lors des saisies des demandes, préférez la saisie de 4 demandes de 1 semaine de CP au lieu d une demande de 4 semaines. En effet, en cas de refus d une semaine, le responsable pourra accepter les 3 autres semaines, sinon dans le cas contraire, il devra refuser la totalité de la période et le demandeur devra refaire sa demande. Le générateur d états peut être utilisé pour obtenir en temps réel la liste des demandes en cours, l état des validations, l état des refus, pour une période, etc Les paramétrages Définition du nombre de validations nécessaires : Définition du nombre de validations nécessaires. Personnalisati on de la zone supplément 60 Personnalisation du libellé de la zone «Supplément 60» par le texte «Edition autorisée 1=Oui» Nombre de niveaux de validation : Cette définition est valable pour tous les motifs d absences utilisés dans le module. Reference - Livre 21 Page 4 / 23

5 Paramétrage dans les codes événements de REFERENCE : Associe le compteur contenant le solde pour ce code Eve. Autorise l utilisation du code Eve dans les demandes Définition des mots de passe des utilisateurs (les demandeurs) : Le mot de passe à saisir pour effectuer une demande d absence est celui paramétré dans REFERENCE : Mot de passe sur 12 caractères maxi, écrit en clair et en majuscule. 12 caractères maximum. Dans l écran d identification, on peut saisir indifféremment le mot de passe en minuscule ou en majuscule. Reference - Livre 21 Page 5 / 23

6 Définition de l activation du bouton «Edition détaillée» pour les demandeurs : Paramètre qui permet d activer ou désactiver le bouton «Edition détaillée», 1 = Oui le bouton est actif, autre valeur le bouton n est pas affiché. Pour chaque «demandeur», l administrateur RH a la possibilité d activer ou de désactiver l affichage du bouton «Edition détaillée» dans l écran du demandeur. Pour activer le bouton, il faut saisir la valeur 1 dans le paramètre, toute autre valeur désactive le bouton édition. Le bouton apparaît en haut à gauche de l écran réservation (icône page et loupe). Reference - Livre 21 Page 6 / 23

7 Définition des mots de passe des responsables (les validants) : Code du validant dans RefCP en mode «Validation», préférez un nom court pour éviter les messages trop long. N d ordre pour la validation des demandes d absences. De 1 à N, N étant le nombre indiqué dans le paramètre «Nb de validations nécessaires». Mot de passe à saisir pour entrer dans RefCP en mode «Validation» Le responsable est spécifié «Super Validant» (pour valider ou refuser tous les niveaux en une opération). Reference - Livre 21 Page 7 / 23

8 21.3. Demande d absences : L accès à l écran de demande d absences nécessite une identification de la personne, pour cela, la liste du personnel est proposée, elle est classée par ordre alphabétique. Pour un accès rapide, il est possible de saisir les premières lettres du nom recherché. Après sélection du nom, saisir le mot de passe (en respectant les minuscules et majuscules) attribué puis appuyer sur la touche Entrer ou cliquer sur le bouton vert, pour valider Environnement du demandeur : L écran affiché propose : La partie en haut de l écran :. L année de visualisation peut être modifiée à l aide des flèches.. Bouton pour actualiser les informations.. Bouton permettant d accéder à la partie édition des badgeages et absences (le bouton apparaît seulement sur autorisation par Reference - Livre 21 Page 8 / 23

9 l administrateur RH).. Le nom prénom de la personne. L écran annuel des absences :. La visualisation des absences déjà mémorisées (en vert).. La visualisation des demandes d absences en attente de validation (en orange).. La date du jour (en rouge).. Les samedis et dimanches (en gris foncé) Un seul motif d absence est affiché pour une journée. La partie centrale contient la liste des demandes d absences :. Avec les définitions des périodes d absences, en heures, etc.. La colonne «Doc» indique qu un document est joint à la demande.. En attente de validation par la hiérarchie.. Un double clic sur une demande permet de la modifier, sauf si celle-ci est partiellement validée.. Bouton «+» pour ajouter une nouvelle demande.. Bouton «-» pour supprimer la demande en cours. La suppression est possible seulement si aucune validation ou refus n a été effectué.. Bouton «Ok» pour acquitter les demandes validées ou refusées. Permet au demandeur de visualiser le commentaire des «validants» : Précision, lorsqu une demande d absence a été validée pour tous les niveaux de validation, la demande apparaît toujours en orange dans le tableau planning. Après «Acquittement» à l aide du bouton «Ok», les absences apparaissent en vert.. Le nombre de demandes en attente est indiqué dans le texte de l infobulle lorsque le curseur souris se trouve dans la surface de la liste. La dernière partie propose :. La liste des soldes Evé du demandeur (définis dans le paramétrage des codes Eve). La valeur du solde est égale à la valeur du solde au jour J Somme des absences validées pour les dates > au jour J.. L affichage du commentaire associé à la demande d absences.. Après modification du commentaire il faut cliquer sur le bouton vert pour le mémoriser.. Lors de l ajout d une demande, le commentaire pourra être introduit seulement après confirmation de la demande. Le commentaire peut être modifié seulement si aucune validation ou refus n a été effectué par la hiérarchie. Toutes les modifications sont automatiquement suivies de la date et de l heure de la modification. Dans l écran d identification, le bouton «Valider» est appelé sur action sur touche «Entrée», permet d entrer plus rapidement, plus besoin de faire un clic souris. Sauvegarde des tailles de l écran dans Reference.ini. Reference - Livre 21 Page 9 / 23

10 Dans la liste des demandes, ajout de la date et de l heure de la demande (ou de la modification). Dans le planning, la date du jour est affichée en rouge, pour se repérer. Dans le liste des demandes, ajoute devant les dates du nom du jour : Lu = Lundi, Ma = Mardi ) Si Eve en heure, puis saisie de l heure début et fin, après saisie de l heure de début, le total affiché est de HeureDébut, correction. Dans la liste des soldes, les valeurs <= zéro sont affichées en rouge. Dans la liste des demandes, les heures de début et de fin ainsi que le total ne sont pas affichées si la valeur est zéro (pour ne pas surcharger la liste). Si demande de suppression d une demande, l enregistrement n est pas supprimé dans la base mais simplement «flagé». La suppression d une demande est possible seulement si aucune validation ou refus n a été effectué. La modification d une demande d absence est autorisée seulement si aucune validation ou refus n a été effectué. Possibilité de joindre un fichier à la demande d absence, à l aide d un sélecteur de fichier. Après la première validation, la propriété «lecture seule» est appliquée au fichier joint (si son type d extension le permet). Saisie possible du mot de passe à majuscule ou minuscule. Bouton «Edition» pour accéder à l édition détaillée du demandeur. Sur les postes des «demandeurs», le fichier RefEdMen.ini peut être personnalisé (par exemple pour différencier la population Cadre et non Cadre) Ajout ou modification d une demande d absences : La liste «Sélectionner le motif d absence» contient uniquement les codes Reference - Livre 21 Page 10 / 23

11 événements sélectionnés dans le paramétrage «Autorisation réservation». Les valeurs des soldes sont affichées pour information, le système n interdit pas d effectuer la demande d absence si le solde est inférieur ou égal à zéro, c est la hiérarchie qui appréciera. L écran peut être redéfini dans sa taille, celle-ci est mémorisée. La procédure d ajout d une demande d absence consiste à sélectionner et/ou remplir les zones associées. Bouton de sélection du fichier. Bouton de visualisation du fichier, accessible après sélection du fichier. Lors de l ajout et uniquement à ce moment, le demandeur a la possibilité de joindre un fichier à sa demande d absence. Le fichier peut être de type, DOC, PDF, RTF, TXT, XLS, MP3, WAV, AVI, etc. Le sélecteur de fichier : Le sélecteur de fichier de Windows est affiché. Le formulaire de demande aura été au préalable renseigné par le demandeur. Attention le formulaire doit être sauvegardé et fermé avant de la sélectionner. Cliquez sur le bouton «Ouvrir» pour le sélectionner. Reference - Livre 21 Page 11 / 23

12 Le nom du fichier sélectionné apparaît Bouton visualiser le fichier joint En cliquant sur le bouton «visualiser», il est encore possible de visualiser et modifier le fichier (si son type d extension le permet). Après validation (à l aide du bouton V vert), le fichier sera copié et renommé comme suit : Fxxxx-AAAAMMJJ-Id.Extension par exemple F doc Où xxxx représente le N de fiche du demandeur AAAAMMJJ représente la date de la demande Id représente un N séquentiel de la demande (système Extension L extension associée au fichier Le fichier sera copié à l emplacement défini dans le paramétrage, sur le serveur par exemple. Le contenu du fichier reste modifiable tant que la première validation n a pas été effectuée. Après validation de la nouvelle demande d absence, il est possible d effectuer les opérations suivantes : Saisir ou modifier le commentaire associé à la demande. Pour cela, faire un seul clic dans la liste des demandes d absences et sur la demande concernée : Saisie du commentaire Mémorise le commentaire Ferme l écran sans mémoriser Affiche le contenu du fichier joint Attention, le commentaire ne sera plus modifiable après la première validation. Reference - Livre 21 Page 12 / 23

13 Modifier les éléments de la demande (à condition qu aucune validation n ait été effectuée). Pour cela, faire un double clic dans la liste des demandes d absences et sur la demande concernée : Les éléments sont modifiables, sauf le nom du fichier. Après modification, cliquez sur le bouton V vert pour valider. Reference - Livre 21 Page 13 / 23

14 Exemple de formulaire de demande préalable : 21. Demandes d Absences Reference - Livre 21 Page 14 / 23

15 Edition détaillée des badgeages et absences : Si l administrateur RH a autorisé son utilisation, le bouton «Edition détaillée» apparaît (icône page et loupe) : Ce bouton permet au «demandeur» d accéder à l écran de demande d édition détaillée des badgeages et des absences : Cet écran permet à l utilisateur d obtenir un état détaillé de ses badgeages et absences. La sélection de la période à éditer propose différents critères. La modification des listes des Cpt et codes Eve est impossible, les listes sont grisées. Ces paramétrages ont été définis par l administrateur RH. Avant l édition : Vérifier que la case soit cochée devant le nom prénom. Vérifier la période de date demandée. Sélectionner l unité d affichage des compteurs, par défaut en heure et minute (cocher la case «Compteurs en centièmes» si nécessaire) Puis cliquer sur le bouton «Extraction» puis sur «Aperçu». Reference - Livre 21 Page 15 / 23

16 Le résultat de l édition est proposé : L option menu «Fichier» en haut à gauche de l écran permet de : Le bas de l écran propose : Reference - Livre 21 Page 16 / 23

17 Le contenu de l édition détaillée : Identification de la personne et de la période : Libellés des colonnes éditées : Liste des badgeages avec les absences : En face de chaque date, les badgeages sont affichés. La présence d une étoile à droite du badgeage, indique que celui-ci a été saisi ou modifié manuellement. La colonne «Ajust» contient les ajustements (positifs ou négatifs) saisis par l administrateur RH. Exemple d affichage des compteurs : Les valeurs avec un point décimal sont des valeurs de temps, en heures et minutes ou en heures et centièmes. Les valeurs représentant des primes ou des jours contiennent la lettre J «Jour» pour séparateur décimal. Reference - Livre 21 Page 17 / 23

18 21.4. Validation des absences : L accès à l écran de validation des absences nécessite une identification du responsable, pour cela, la liste des responsables est proposée, elle est classée par ordre alphabétique. Pour un accès rapide, il est possible de saisir les premières lettres du nom recherché. Après sélection du nom, saisir le mot de passe (en minuscules ou en majuscules) attribué puis appuyer sur la touche Entrer ou cliquer sur le bouton vert, pour valider Environnement du validant : L écran du «validant» ressemble à celui-ci : L écran affiché propose : L écran mensuel des absences : Reference - Livre 21 Page 18 / 23

19 . Le nom du responsable «Validant», avec l indication (Admin) en cas d un profil «Super Validant».. Pour tout le personnel répondant aux critères de restriction du responsable.. Les 5 critères du personnel permettent d affiner la sélection des personnels affichés. Très utile pour valider les congés d été pour une équipe, un atelier.. La liste du personnel est classée par ordre alphabétique.. La visualisation des absences déjà mémorisées (en vert).. La visualisation des demandes d absences en attente de validation (orange).. La date du jour (en rouge).. Les samedis et dimanches (en gris foncé). Le mois de visualisation peut être modifié à l aide des flèches.. Un seul motif d absence est affiché pour une journée.. La case à cocher «Filtrer les demandes par salarié» permet de filtrer la liste des demandes d absences en fonction du salarié sélectionné dans le planning mensuel (facilite la lisibilité).. Le bouton pour actualiser les informations. La liste des demandes d absences :. Détails des demandes d absences avec l état des validations/refus des x (x étant défini dans le paramétrage) niveaux de validation.. La colonne «Doc» indique qu un document est joint à la demande.. Lorsque tous les niveaux définis ont été validés, le système mémorise la demande d absence dans REFERENCE, les dates de l absence apparaissent en vert dans le planning.. Ascenseur verticale pour augmenter ou réduire la liste des demandes d absences. La sélection faite est mémorisée. La dernière partie propose :. La liste des soldes et des valeurs pour le demandeur courant. Attention les soldes affichés ne tiennent pas compte des demandes en cours, ils correspondent aux absences mémorisées.. L affichage de la zone commentaire associé à la demande d absences.. Case à cocher pour accorder ou refuser la demande d absences. Après sélection, il faut valider avec le bouton vert. Si plusieurs niveaux de validation sont définis, le système demande si la «validant» souhaite appliquer la même sélection (validation ou refus) à tous les niveaux. Cela permet d effectuer les validations en cas d absence des autres validants.. Bouton «Visualisation» du fichier joint. Le bouton est actif uniquement si un fichier est associé à la demande. L écran peut être redéfini dans sa taille, celle-ci sera mémorisée. La procédure de mémorisation de l absence contrôle les niveaux de priorité des codes événements en cas de conflits de date : Evé existant Nouvel Evé Action CP (J-500) MAL(J-900) Remplacement du CP pour MAL Reference - Livre 21 Page 19 / 23

20 JF (J-800) CP (J-500) L évé JF est conservé MISS (H) 2h CP (J-500) L évé MISS est conservé CP (J-500) MISS (H) 3h L évé CP est conservé FORM (H) 4h MISS (H) 3h L évé MISS est ajouté 21. Demandes d Absences Les actions appliquées en cas de conflits sont indiquées dans les commentaires. La liste des demandes est filtrée par rapport aux critères d affectation du responsable. La date du jour est indiquée en rouge dans le tableau mensuel. Ajout du nom du jour devant les dates de la liste des demandes. Dans la liste des demandes, ajout de l unité à clair, Jour, Heure, Matin et Ap-Midi Ajout da la date et de l heure de la validation ou du refus. Dans la liste des demandes, les heures de début et de fin ainsi que le total ne sont pas affichées si la valeur est zéro (pour ne pas surcharger la liste). Si tous les niveaux sont validés dans une demande, les absences sont mémorisées et la zone Reservations.Histo est cochée. Le responsable validant a la possibilité de sélectionner les 5 critères du personnel afin de filtrer la liste du personnel. Possibilité de déclarer un ou plusieurs responsables «Super Validant», dans ce cas, le «Super Validant» a la possibilité d effectuer les validations (ou refus) pour tous les niveaux (par exemple, en cas d absence d un Validant). Visualisation du fichier joint à la demande d absence. Après la première validation ou le premier refus, la propriété «lecture seule» est appliquée au fichier joint (si son type d extension le permet). L ordre d exécution des validations par les responsables n a aucune importance. Bouton d actualiser des informations affichées à l écran. Saisie possible du mot de passe à majuscule ou minuscule. Reference - Livre 21 Page 20 / 23

21 21.5. Gestion de l administrateur RH : L administrateur du logiciel, le service RH, dispose d un écran supplémentaire pour visualiser l historique des demandes d absences. Cela permet de visualiser le fichier joint à une demande, de vérifier les dates et heures de validation ou de refus en cas de contestation, de tracer les différentes actions. L ensemble de ces informations peuvent être obtenues à l aide du générateur d états. Possibilité de «supprimer» une demande d absences en cours suite au départ du salarié, à une absence prolongée, etc Visualisation de tous les fichiers joints aux demandes. L écran propose de sélectionner les éléments de filtrage de la liste :. Pour toutes les dates ou une période.. Pour uniquement les demandes accompagnées d un document joint.. Pour uniquement les demandes en attente de validation.. Pour tout le personnel ou une seule personne. L administrateur peut effectuer les actions suivantes :. Visualiser les détails de la demande d absence.. Visualiser le contenu du fichier joint s il existe.. Supprimer la demande (sans générer ou supprimer l absence dans l historique de la personne), à l aide du bouton moins rouge situé à droite du commentaire. Reference - Livre 21 Page 21 / 23

22 . Après sélection des cases à cocher, il est nécessaire de cliquer sur le bouton «Rafraîchir la liste des demande d absences». Cas d une demande annulée par l administrateur : Cas d une demande validée avec les différentes traces des actions : Cas d une demande refusée avec les différentes traces des actions : Que la demande d absence soit, refusée, validée ou supprimée, si un fichier est associé à cette demande, celui-ci sera toujours visualisable mais non modifiable si au moins une validation a été effectuée. Reference - Livre 21 Page 22 / 23

23 Cas d une demande en attente de validation et avec la possibilité de la supprimer : En cas de nécessité, une demande d absence peut être annulée à tout moment par le gestionnaire RH en utilisant le bouton «Signe moins rouge». Que la demande soit : En attente de validation/refus Partiellement validée/refusée Acquittée par le demandeur Attention, en parallèle à cette action de suppression, le gestionnaire RH doit également supprimer manuellement l absence dans l historique de la personne (la suppression n est pas automatique) Les éditions via le générateur d états : 4 types de requêtes sont disponibles : REQ Liste des demandes d absences en cours REQ Liste des demandes d absences validées REQ Liste des demandes d absences refusées REQ Liste des demandes d absences historiques Voir le catalogue des requêtes pour les détails. Reference - Livre 21 Page 23 / 23

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