L autorité fonctionnelle et la gestion des personnels techniques. Guide pratique

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1 L autorité fonctionnelle et la gestion des personnels techniques des collèges (ATTE) Guide pratique

2 Editorial Depuis 2004 et l acte II de la décentralisation, les départements se sont vu confier de nouvelles responsabilités en matière notamment de restauration, d accueil, d entretien courant et technique dans les collèges. La gestion des personnels TOS, devenus ATTEE, leur étant ainsi transmise, la question de l autorité fonctionnelle des personnels de direction se pose depuis lors. Stéphane Troussel Président du Conseil général de la Seine-Saint-Denis En Seine-Saint-Denis, la direction des services départementaux de l Éducation nationale et le Conseil général travaillent de concert et œuvrent à faire des collèges un lieu privilégié des apprentissages et de la citoyenneté. Ensemble, nous avons voulu appréhender la notion complexe de l exercice de l autorité fonctionnelle des personnels de direction envers les agents techniques territoriaux des établissements d enseignement. La réflexion menée a abouti à la rédaction de ce guide pratique. Jean-Louis Brison Directeur académique des services de l Education Nationale de la Seine-Saint-Denis Académie de Créteil D un commun accord nous avons voulu concrétiser l esprit qui nous anime, s engager chaque jour à faire vivre nos coopérations éducatives. La récente loi de programmation et d orientation sur la Refondation de l École nous permet de franchir une étape nouvelle dans l articulation des politiques de l État et de la collectivité territoriale. Ce travail est l expression manifeste d une collaboration respectueuse et fructueuse de nos deux institutions pour aider les personnels de direction et ATTEE dans leurs missions respectives. 1

3 Introduction La loi du 13 août 2004 est venue modifier la répartition des compétences sur la gestion des collèges en précisant notamment que dorénavant le Département assure l accueil, la restauration, l hébergement ainsi que l entretien général et technique, à l exception des missions d encadrement et de surveillance des élèves. Depuis cette date et le transfert effectif, le Département assure le recrutement et la gestion des agents techniques territoriaux des établissements d enseignement personnels techniciens, ouvriers et de service exerçant leurs missions dans les collèges (art. L du Code de l éducation). Les personnels TOS, devenus Adjoints techniques territoriaux des établissements d enseignement (ATTEE) sont des agents de la fonction publique territoriale, tout en étant affectés à un établissement Public Local d Enseignement (EPLE). Ainsi, le personnel ATTEE est soumis à l exercice d une double autorité, d une part l autorité hiérarchique assurée par le Président du Conseil général pour ce qui concerne les collèges et d autre part l autorité fonctionnelle confiée au chef d établissement. En tant que détenteur de l autorité hiérarchique, le Président de la collectivité de rattachement (le Président du Conseil général dans le cas des collèges) exerce sur le personnel ATTEE un pouvoir de nomination, disciplinaire, de notation, de gestion de carrière, un devoir de formation et des obligations en termes d hygiène et de sécurité. Par conséquent, la gestion administrative de ces personnels s effectue par les différents services de la collectivité de rattachement. Dans l EPLE, le chef d établissement exerce l autorité fonctionnelle sur les ATTEE, il est responsable de leur encadrement dans le cadre des missions qui leur sont confiées au sein du collège. Le gestionnaire assure sous l autorité du chef d établissement, l organisation de leur temps de travail et de leur service, dans le respect de leur statut, de leur fiche de poste et des objectifs fixés par la collectivité de rattachement. Cette double autorité hiérarchique et fonctionnelle, définie par le cadre légal et réglementaire nécessite une forte coordination entre les services du Département et les personnels de direction des collèges, dans l intérêt du service public et des agents. Les acteurs représentant cette double autorité en Seine-Saint-Denis se sont mobilisés pour rappeler et préciser dans ce guide pratique, les règles de gestion commune des ATTEE. Des groupes de travail composés de représentants des chefs d établissements et gestionnaires, la Direction des Services Départementaux de l Education nationale et des agents du Conseil général se sont donc réunis au cours du premier semestre 2013 pour produire ce document. Sans viser à l exhaustivité, ce guide pratique vise à apporter des solutions concrètes aux détenteurs de l autorité fonctionnelle et participe à conforter le rôle d encadrant de proximité des personnels de direction des collèges de Seine-Saint-Denis. Sommaire chapitre 1 : congés et absentéisme 1. Que faire en cas d absence pour raison de santé? 4 2. Que faire en cas d accident du travail? 7 3. Quel régime pour les autorisations d absences? Que faire en cas de congés bonifiés? Comment assurer la continuité de service en cas d absence? Comment demander un renfort remplacement? 15 chapitre 2 : FICHES DE POSTE 1. Qu est-ce qu une fiche de poste? Quel est le lien entre fiche de poste et organisation générale du travail? Qui rédige une fiche de poste? Comment rédiger une fiche de poste? 17 chapitre 3 : MUTATION ET MOBILITé INTERNE 1. Qu appelle-t-on mutation et mobilité interne? Comment s organise la mobilité interne? 20 chapitre 4 : FORMATION 1. Comment s organise la formation des ATTEE? Comment gérer les absences pour formation? 26 chapitre 5 : EXERCICE DU DROIT SYNDICAL 1. En quoi consiste l exercice du droit syndical? Quels sont les moyens accordés dans les collèges pour les organisations syndicales? Quel est le régime des autorisations d absence pour raison syndicale? 29 chapitre 6 : CONFLITS et INCIDENTS 1. Que faire en cas de conflit? Comment rédiger un rapport d incident? 34 chapitre 7 : COMMUNICATION 1. Quelles sont les situations les plus fréquentes, pour lesquelles le chef d établissement doit être averti? Quels sont les principaux outils de communication entre le Conseil général et les établissements? 37 Vos interlocuteurs au Conseil général

4 chapitre 1 congés et absentéisme 1. Que faire en cas d absence pour raison de santé? Congés maladie ordinaire L agent est en arrêt de travail, il doit fournir les volets 2 et 3 du certificat médical dûment établi par un médecin, une sage-femme ou un chirurgiendentiste à la direction d établissement. L arrêt doit être transmis dans les 48 h suivant l établissement de l arrêt, le cachet de la poste faisant foi. La direction d établissement doit transmettre les feuillets au Pôle gestion des personnels techniques des collèges du Pôle personnel et relations sociales. Le Département place l agent en congé maladie ordinaire et établit un arrêté précisant des dates de début et de fin et l impact éventuel sur le traitement. Congés longue maladie ou longue durée Lorsque sa pathologie le permet, l agent peut solliciter un congé de longue maladie ou de longue durée. Ce congé peut également être fractionné (Congé de maladie fractionné : congé au cours duquel les périodes ne se suivent pas immédiatement. Cela concerne des agents présentant des pathologies chroniques nécessitant des soins réguliers (dialyse, etc.), tout en maintenant une activité professionnelle). Le congé de longue maladie a une durée maximale de 3 ans, il est accordé par périodes de 3 à 6 mois. L agent est maintenu à plein traitement la 1 ère année puis à demi-traitement pendant les deux années suivantes. Le congé de longue durée a une durée maximale de 5 ans, il est accordé par périodes de 3 à 6 mois. L agent est maintenu à plein traitement les 3 premières années puis à demi-traitement pendant les deux années suivantes. Lorsque l agent positionné en congé maladie ordinaire sollicite un congé de longue maladie ou longue durée, le Pôle gestion des personnels techniques des collèges sollicite l avis du comité médical. En cas d avis favorable, un arrêté de congé de longue maladie ou de longue durée est pris précisant les dates de début et dates de fin conformément à l avis du comité médical. Les demandes de prolongation de congé de longue maladie ou longue durée sont traitées suivant la même procédure. C est le comité médical départemental qui qualifie le congé de longue maladie ou longue durée (ce dernier est prévu dans cinq types de pathologies déterminées). En vertu du principe d unicité du dossier administratif, qui est détenu par l employeur, soit le Département de la Seine-Saint-Denis, il ne vous est pas permis de constituer un second dossier comportant les copies des documents originaux (certificats maladies par exemple) transmis par l agent sous votre couvert. Vous pouvez par contre constituer vos outils de gestion afin de garder par exemple mémoire des dates de début et de fin d un arrêt de travail. La direction d établissement est prévenue du placement de l agent en congés longue maladie ou longue durée et de sa prolongation éventuelle par mail Rappel synthétique des droits à congés (absences pour raison de santé) et conséquences pécuniaires Congé de maladie ordinaire Congé de Longue Maladie (CLM) Congé de Longue Durée (CLD) Congé pour accident de service ou accident du travail Agents titulaires 1 an dont 3 mois à plein traitement et 9 mois à demi-traitement Le passage à demi-traitement est automatique. La période de référence d un an pour le droit au plein ou demitraitement est glissante (année médicale) Durée : 3 ans dont 1 an à plein traitement et 2 ans à demi-traitement Durée : 5 ans dont 3 ans à plein traitement et 2 ans à demi-traitement Pas de durée maximale En cas de reconnaissance d imputabilité, plein traitement pendant toute la durée de l arrêt de travail du Pôle Personnel et Relations sociales sur les deux boîtes de structure de l établissement (du chef d établissement et de l intendant). Agents non titulaires Selon l ancienneté dans le service : - < 4 mois : sans traitement - entre 4 mois et 2 ans : 1 mois à plein traitement et 1 mois à demi-traitement (déduction faite des IJSS) - entre 2 et 3 ans : 2 mois à plein traitement et 2 mois à demi-traitement (déduction faite des IJSS) - > 3 ans : 3 mois à plein traitement et 3 mois à demi-traitement (déduction faite des IJSS) Congé de grave maladie si ancienneté de service > 3 ans Durée : 3 ans dont 1 an à plein traitement et 2 ans à demi-traitement Selon l ancienneté dans le service : - dès l entrée en fonction : 1 mois à plein traitement (déduction faite des IJSS) - après 1 an : 2 mois à plein traitement (déduction faite des IJSS) - après 3 ans : 3 mois à plein traitement (déduction faite des IJSS) 4 5

5 Foire aux questions Un agent est arrêté, il ne m a pas transmis son arrêt dans les 48 h, que dois-je faire? Vous devez contacter le pôle gestion des personnels techniques des collèges du Pôle personnel et relations sociales qui vérifiera si le certificat a été adressé directement à l employeur. En l absence de certificat médical ou en cas de retard de transmission (et sur signalement par le collège), le Pôle personnel et relations sociales transmettra une lettre de rappel à ses obligations à l agent concerné. Une retenue sur salaire peut être mise en oeuvre en fonction du contexte, même si le certificat a été transmis avec retard. Puis-je contraindre les agents à prévenir de leur absence pour raison de santé? Non, aucune obligation n est prévue par les textes en dehors de l obligation de transmission du certificat médical, sous 48 heures. En revanche, vous pouvez inciter les agents à prévenir leur établissement dans un souci de bonne organisation de la continuité de service. Je n ai pas de nouvelles d un agent qui n a pas réapparu au travail, que faire? Il faut prévenir le Pôle gestion des personnels techniques des collèges qui tentera de se mettre en contact avec l agent ou un membre de sa famille. En l absence d informations, la procédure d abandon de poste est déclenchée. La procédure d abandon de poste est progressive, elle vise à susciter un contact avec l agent. - 1 ère étape : Une lettre de mise en demeure de reprendre ses fonctions est envoyée. - 2 ème étape : Une lettre de rappel précisant l intention de la collectivité de mettre en œuvre une récupération sur rémunération pour absence de service fait est transmise à l agent. - 3 ème étape : Mise en œuvre de l ordre de reversement. Le PPRS prévient la direction d établissement de l avancement de la procédure. En l absence de nouvelles de l agent, il peut être placé en disponibilité d office. Si l agent reprend contact avec le Département, il est invité à justifier ses absences et à reprendre immédiatement ses fonctions. Sa situation est régularisée en fonction des pièces justificatives fournies. Une procédure disciplinaire peut le cas échéant être engagée. Dans quels cas un agent peut-il reprendre ses fonctions à temps partiel thérapeutique? La reprise à temps partiel thérapeutique est accessible aux agents placés en congé de maladie ordinaire pendant plus de 6 mois, en CLM ou en CLD, et après avis du comité médical départemental. L aménagement du temps de travail est réalisé en accord avec l établissement et conformément aux préconisations de la médecine professionnelle et préventive. La visite auprès de la médecine professionnelle et préventive du Département est-elle obligatoire après tout arrêt de travail? Non, la visite est seulement obligatoire pour les agents après un CLM ou un CLD ou une maladie professionnelle, ainsi que pour les agents en retour d un arrêt de plus de 30 jours après un accident de travail ou un arrêt maladie ordinaire. Il est recommandé d effectuer cette visite dans les 8 jours qui suivent la reprise de travail de l agent en contactant la médecine professionnelle et préventive. Le Département peut-il mettre en place un contrôle médical? Le Département peut, à la demande de la direction d établissement, demander un contrôle médical si un doute sérieux existe quant au bien-fondé de l arrêt. L arrêt doit toutefois être suffisamment long pour le permettre. C est un médecin agréé qui se charge du contrôle médical. Votre interlocuteur est le Pôle gestion des personnels techniques des collèges. Le coût moyen d un contrôle médical est de 100. J ai connaissance d éléments attestant de l exercice d une activité rémunérée par l agent placé en congé de maladie, qu est-il possible de faire? Vous devez disposer d éléments tangibles et vous pouvez les transmettre au PPRS qui se chargera d évaluer si la matérialité des faits est suffisamment établie pour qu une procédure puisse être engagée à l encontre de l agent. Le principe d exclusivité du service public s applique à l agent placé en congé de maladie. De plus, son inaptitude temporaire lui interdit d exercer d autres fonctions. 2. Que faire en cas d accident de service ou d accident du travail? Définitions Un accident de service est un accident survenu à un agent titulaire ou stagiaire dans l exercice de ses fonctions ou à l occasion de celles-ci et sur le temps de travail. Le lien entre la (les) lésion(s) et l exercice de l activité devra être établi. Un accident du travail est un accident survenu à un non titulaire (contractuel, renfort, vacataire, apprenti). Un accident de trajet est un accident survenu sur le trajet habituel entre le domicile régulier de l agent et son lieu de travail et vice versa, ainsi que sur le trajet entre le travail et le lieu de restauration habituel, étant précisé que sont pris en compte les interruptions et détours liés aux nécessités essentielles de la vie courante. Procédure La priorité est bien sûr de s occuper de l état de santé de l agent en appelant si nécessaire les secours médicaux d urgence (le 18, le 15 ou le 112). Il faut ensuite informer immédiatement par mail (accident@cg93.fr) le Pôle Personnel et Relations Sociales. Votre interlocuteur est le Pôle accident du travail au Service gestion des carrières et des rémunérations du Pôle personnel et relations sociales. Il assure le suivi administratif du dossier d accident du travail. 6 7

6 Il vous informe des convocations de l agent chez les experts ; des aménagements de postes requis par les médecins agréés ; de la décision de reconnaissance ou non de l accident. Coordonnées : ou accident@cg93.fr Documents à transmettre à l agent Le chef d établissement ou gestionnaire doit remettre à l agent le formulaire déclaration d accident, disponible auprès du Pôle accident du travail. En cas d incapacité de l agent, il peut être remis à un tiers qui pourra faire la déclaration à sa place. Documents à transmettre au Pôle accident du travail au Service gestion des carrières et des rémunérations Que vous ayez été témoin ou pas, votre déclaration est indispensable à la prise de décision de reconnaissance de l accident. C est aussi à partir de l ensemble de ces éléments que le CHS et les préventeurs réalisent les enquêtes et proposent les actions de prévention. Dès réception, les certificats médicaux qui précisent les périodes d arrêts de travail, de soins et la date de reprise, ainsi que le certificat médical final sur lequel le médecin traitant aura apporté ses conclusions, doivent être envoyés au Pôle des accidents de travail. Délivrance des volets de prise en charge des frais médicaux La procédure est différente selon que l agent est titulaire ou non titulaire. Foire aux questions Comment se décide la reconnaissance de l imputabilité de l accident? Pour les agents titulaires ou stagiaires, l employeur s appuiera pour prendre sa décision sur les déclarations de l agent, celles des témoins, de la vôtre, des constats de police éventuels, des éléments de trajet et des renseignements médicaux figurant sur le certificat médical initial. Dès que le Pôle des accidents du travail est en possession de l ensemble des éléments une décision est prise : - soit de reconnaissance de l accident. - soit l avis d un médecin agréé est nécessaire et l agent est convoqué à une visite médicale. En fonction de ses conclusions, l accident sera reconnu ou pas. - soit une décision de non imputabilité. Pourquoi suis-je parfois sollicité par le pôle accidents de travail en vue de produire un rapport hiérarchique? Dans le cadre du traitement des dossiers de maladie professionnelle, la Commission interdépartementale de réforme (CRI) sollicitée pour émettre un avis, requiert un rapport hiérarchique. Le Pôle accident de travail saisit alors la direction de l établissement en vue de produire ce rapport. Attention! Ce rapport ne doit en aucun cas faire mention de la manière de servir ni être rédigé dans une perspective disciplinaire, quelles que soient les difficultés rencontrées avec l agent, car il ne pourrait alors figurer dans le dossier transmis à la CRI. Il s agit de présenter les éléments factuels dont dispose la direction d établissement concernant les faits allégués par l agent. La déclaration d accident complète doit être transmise par vos soins au Pôle des accidents du travail immédiatement. Dès remise de la déclaration remplie par l agent, vous devez impérativement compléter la partie Rapport hiérarchique. Vous devez rechercher et préciser les éléments permettant le traitement de l accident : horaires de travail de l agent, présence, heure de l accident, le fait que l agent portait ses équipements de sécurité etc., ainsi que les circonstances détaillées dans lesquelles cet accident s est produit et comment vous en avez été informé. En cas de doute sur le lien entre l accident et les fonctions exercées, prenez conseil auprès du pôle des accidents du travail. Agents titulaires Vous lui délivrez les volets de prise en charge. En tout état de cause, cette remise ne vaut pas reconnaissance. Les prises en charges sont remises à votre direction ou service, qui se charge de leur répartition. Elles sont disponibles au Pôle des accidents du travail. Agents non titulaires Vous devez vous adresser au Pôle accidents du travail qui vous communiquera les documents à transmettre à l agent. Pour les agents non titulaires la décision revient à la CPAM qui pourra demander la transmission des éléments de la déclaration. L agent peut-il reprendre son travail avant la date de reprise indiquée sur son certificat médical? Non, pas plus que s il ne vous présente pas le certificat médical de son médecin précisant la date de reprise. Vous engagez votre responsabilité. La médecine professionnelle réalise les visites de reprise, soit après un arrêt de plus de 30 jours soit en cas de nécessité d aménagement de poste. L agent peut la solliciter pendant son arrêt afin de préparer son retour dans le cadre d une visite de pré-reprise. Dans le cadre de la maladie professionnelle, les éléments concernent le poste occupé (période d affectation, descriptif des tâches ). Pour aller plus loin, sont disponibles sur l extranet des collèges : - le guide des accidents de service et accidents de travail - le guide des maladies professionnelles 8 9

7 3. Quel régime pour les autorisations d absences? Définition et principe général Les autorisations d absence n ont lieu d être accordées que dans la mesure où l agent aurait dû exercer ses fonctions au moment où se sont produites les circonstances justifiant leur octroi. Ces autorisations sont accordées dans la mesure où l évènement ne se produit pas durant un arrêt de maladie ou en période de congé annuel de l agent. Les différents cas d autorisation d absence sont décrits dans le règlement intérieur du temps de travail et des congés. Des autorisations d absence, qui n entrent pas en compte dans le calcul des congés annuels, sont octroyées aux agents titulaires, aux agents non titulaires et aux contrats aidés (CAE). En conséquence, les demandes d autorisations d absence des personnels départementaux sont formulées auprès des chefs d établissement. Elles sont accordées sous réserve des nécessités de service (permettant d assurer la continuité du service public). Dans tous les cas, l agent doit produire un justificatif écrit. La liste des autorisations d absence figure dans le règlement intérieur du temps de travail et des congés (RITC). Elles ne sont pas susceptibles de report, et ne font pas l objet de proratisation lorsque l agent concerné travaille à temps partiel, à l exception des autorisations d absence pour enfant malade. L agent doit solliciter l autorisation en respectant le délai de prévenance fixé par la direction de l établissement sauf évènement imprévisible. L agent doit fournir à l appui de sa demande toutes pièces justificatives nécessaires. Le Département n a pas à être tenu informé des autorisations d absence qui sont gérées au niveau de l établissement. Pour toutes les autres autorisations d absence pour convenance personnelle non prévues par le RITC (contraintes d ordre personnel), toujours soumises à autorisation du chef d établissement sous réserve des contraintes de nécessité de service, elles doivent faire l objet de récupération ou entrer dans le quota des 3 jours de congés en période scolaire. En l absence de possibilité de récupération des jours non travaillés ou faute de congé disponible, un retrait sur salaire sera pratiqué. Foire aux questions L agent peut-il demander à récupérer une journée pour une fête religieuse qui tomberait un jour où il n a pas travaillé? Cette autorisation d absence ne peut être récupérée au motif que l agent n a pas pu en bénéficier sur le temps de travail. Les autorisations d absences à la demande de l employeur Dans quels cas l agent technique peut-il être convié par les services du Département? L agent peut être convié par son employeur pour différents motifs : - Une commission de recrutement dans le cadre des mobilités organisées plusieurs fois par an, selon une fréquence déterminée en début d année. - Un rendez-vous avec le Pôle personnel technique des collèges dans le cadre du suivi de sa carrière ou pour signer son contrat. - Un entretien de recadrage avec la direction de l éducation et de la jeunesse ou un entretien contradictoire dans le cadre d une procédure disciplinaire au Pôle personnel et relations sociales. - Un rendez-vous à la médecine professionnelle et préventive ou auprès du psychologue du travail. - Un rendez-vous auprès de l assistante sociale du personnel. - Des réunions d information organisées par le Département. Puis-je demander à l agent de justifier son absence à la demande de l employeur et comment? Vous devez demander à l agent de prévenir de son absence à l avance et introduire un délai de prévenance propre à votre établissement. Mais l agent n est pas tenu de vous dévoiler le motif de sa visite à son employeur. Pour justifier de sa visite, le Pôle personnel et relations sociales remet à chaque agent un papillon attestant de sa convocation au Département. En cas d absence au rendez-vous au pôle gestion des personnels techniques des collèges, le chef d établissement est mis au courant. L agent doit alors justifier de son absence. Une convocation chez l employeur ne revient pas à accorder une journée de congé supplémentaire à l agent. Si l horaire du rendez-vous le permet, il doit donc reprendre le travail à l issue de son rendez-vous. Une information écrite en amont (via fax, courrier ou scan mail) est rendue progressivement systématique, dans la mesure du possible, par les services du Département pour justifier de ce type d absence : - Pôle Personnel et Relations Sociales : information à l agent permettant de justifier auprès du chef d établissement ou gestionnaire. - Direction de l éducation et de la Jeunesse : information à l agent sous couvert du chef d établissement. Les autorisations d absence pour enfant malade L autorisation d absence ne peut-elle être accordée qu en cas de maladie de l enfant? Non. Cette autorisation d absence est liée à un événement inopiné de la vie de l enfant et n ayant pas permis au parent d organiser un mode de garde ou de solliciter un congé. Ainsi une grève de l école prévue un mois à l avance ne permet pas d en bénéficier, en revanche, le blocage des transports scolaires du fait d intempérie, si

8 De combien de jours dispose l agent? 6 jours par année civile et par parent et quel que soit le nombre d enfants, sauf si l autre parent pas n a pas droit à des jours d autorisations d absence rémunérés. Dans ce cas, l agent peut bénéficier d un nombre de jours supplémentaires compte tenu du nombre de jours dont dispose son conjoint et dans la limite des 12 jours. C est notamment le cas, si le conjoint est à la recherche d un emploi. Cette disposition vaut jusqu aux 16 ans de l enfant hormis pour les enfants en situation de handicap. Cependant, le nombre de jours d autorisation d absence pour enfant malade est proratisé en fonction de la quotité de travail lorsque l agent est à temps partiel. Qui vérifie le quota-jours dont dispose l agent? C est la direction d établissement qui gère les autorisations d absence, aussi est-il nécessaire de demander en amont de chaque année civile le nombre de jours dont dispose le conjoint. Une attestation de l employeur du conjoint doit être requise afin de déterminer le nombre de jours dont dispose l agent. Lorsque le quota-jours est épuisé, que faire? Quand l agent a épuisé son quota-jours, il peut demander à poser un jour de congé (3 jours hors période scolaire) ou à récupérer le temps de travail. En l absence de possibilité de récupération, une retenue sur salaire devra être opérée. 4. Que faire en cas de congés bonifiés? Définition Conditions pour pouvoir bénéficier d un congé bonifié Il faut être né dans un D.O.M. et justifier d au moins un des critères suivants : - Avoir des parents proches (uniquement père, mère, frère, sœur, un ou deux grands-parents, enfant, tuteur) domiciliés dans le D.O.M. d origine. - Sépulture du père ou de la mère dans le D.O.M. d origine. - Biens fonciers (posséder personnellement des biens fonciers dans le D.O.M. ou déclarer y avoir sa résidence habituelle). - Inscription sur les listes électorales de la commune du D.O.M. d origine. - Possession d un compte bancaire postal ou d épargne, domicilié dans le D.O.M. d origine. L agent qui n est pas né dans le D.O.M., mais qui a accompli la totalité de sa scolarité obligatoire dans le D.O.M., peut présenter une demande sous réserve qu il justifie d au moins 2 des critères susmentionnés. La même règle s applique pour l agent qui aurait été domicilié dans le DOM avant son entrée dans l administration. Durée du congé L agent est placé en congé bonifié depuis le jour du départ de métropole jusqu au jour d atterrissage. Il doit reprendre impérativement le travail le lendemain du jour de l atterrissage ou le jour de réouverture de l établissement en cas de fermeture. La bonification doit permettre à l agent Oui, le congé peut être reporté, jusqu à concerné de bénéficier au maximum de 24 mois au-delà de l année d ouverture de 60 jours calendaires consécutifs durant la Pour aller plus loin, sont disponibles droits. Ce report est possible sur demande période d été. (cf. RITC) sur l extranet des collèges : de l agent, mais également pour respecter Les dates demandées par l agent sont les règles de continuité de service. visées par le chef d établissement au - Règlement intérieur du temps de moment de la demande. travail et des congés. De plus, le placement en congé longue Il peut durer moins longtemps en cas - Modèle d attestation employeur (à durée (CLD) est suspensif. de nécessité de service, déterminée par faire remplir au conjoint de l agent en l autorité fonctionnelle après un dialogue début d année s il n y a pas de droit - à avec l agent, ou à la demande de l agent. 6 jours). La durée minimale est de 31 jours dans le D.O.M Procédure L agent demande à bénéficier de ces congés auprès du Pôle gestion des personnels techniques des collèges sous couvert de son chef d établissement. Il précise dans ce dossier les dates prévisionnelles ainsi que le nombre d ayant droits concernés. Après examen de la demande et vérification de l éligibilité, un dossier est envoyé à l agent qui doit apporter toutes les pièces justificatives nécessaires. Ce dossier est visé par le chef d établissement. Le Pôle de gestion des personnels techniques des collèges confirme par lettre à l agent son admission au congé bonifié ainsi que les dates de ses vols. Un courrier comportant les mêmes informations est adressé au chef d établissement. Des arrêtés de congés bonifiés sont produits par le Pôle avant le départ des agents. Au retour de congé, l agent doit remettre au Département le(s) carte(s) d embarquement attestant du voyage. Foire aux questions Le congé peut-il être reporté? 5. Comment assurer la continuité du service en cas d absence? Une organisation du travail en cas d absence d un ou plusieurs agents peut être établie dès la rentrée scolaire et discutée avec l équipe des agents techniques (voir exemple disponible sur l extranet des collèges). L organisation du travail temporaire en cas d absences au sein de l équipe doit tenir compte de la hiérarchisation des tâches à accomplir au sein de l établissement. Cette organisation n implique pas un surcroît de travail mais un redéploiement des tâches au sein de l équipe afin d accomplir les missions prioritaires. Il est préconisé, au regard de l expérience de plusieurs établissements, de présenter l organisation du travail à l ensemble de l équipe ATTEE pour échanges avant établissement des fiches de poste. Recommandations concernant les tâches prioritaires L organisation du travail est de la responsabilité du chef d établissement, secondé par le gestionnaire. Elle doit prendre en compte les spécificités du contexte de l établissement. Les éléments ci-dessous sont donc présentés en guise de recommandations générales, à adapter. Les tâches prioritaires seraient : - la restauration scolaire - l ouverture et la fermeture de l établissement - l accueil (gestion des appels téléphoniques et des entrées/sorties) - l entretien des sanitaires - le nettoyage sur incidents - la gestion des poubelles - les tâches d urgence de maintenance : serrures, surveillance des fluides - la réalisation des tâches de manutention suite aux livraisons

9 Recommandations selon les métiers La continuité de service est nécessaire dans un établissement scolaire et se module selon les métiers. Restauration En fonction du nombre d agents absents, le collège réorganise le planning de travail des agents pour privilégier le temps de la restauration et en informe le Département. Si l équipe de restauration est trop diminuée, un changement de menu peut être envisagé avec un repas plus simple dans son élaboration. Les cuisines ont toujours un menu de secours à disposition en cas de difficulté (conformément à l exigence du plan de maîtrise sanitaire). Pour des situations plus complexes ou urgentes, il convient de prendre attache avec le gestionnaire du personnel technique des collèges pour envisager un remplacement ou une autre solution. Entretien général La direction du collège réorganise les secteurs afin d assurer les conditions de fonctionnement nécessaires aux collèges et redéfinir les priorités. Par exemple : - pour les absences de courte durée, dans le secteur de l agent absent, en priorité : vider les corbeilles, nettoyer les tableaux et balayer les sols. - pour les absences de longue durée, définir avec les agents un jour précis pour laver les sols, nettoyer les tables du secteur de l agent absent. Un conseiller hygiène et propreté au sein du bureau des agents techniques des collèges est à votre disposition pour vous accompagner dans une organisation adaptée au contexte. Accueil Les agents formés au Système Sécurité Incendie peuvent assurer le remplacement de l agent absent. Le collège peut utiliser en partie les 123 heures dues au titre de la gratuité du logement par nécessité absolue de service pour ouvrir ou fermer l établissement selon un planning donné au préalable à l agent présent et logé. Maintenance L unique solution interne est le recours à l aide-maintenance. En cas d urgence, contacter le bureau des agents techniques des collèges pour un remplacement ou l unité territoriale pour solliciter l équipe mobile d urgence. En cas d absence de courte durée du cuisinier, le relais peut être assuré temporairement par un aide-cuisinier (ils suivent une formation qui leur permet de manipuler les matériels de cuisine en toute sécurité). Il est recommandé de disposer d un stock de vaisselle jetable, permettant de faire face à plusieurs absences de dernière minute d agents d entretien général. 6. Comment demander un renfort-remplacement, en cas d absence d agents? Le Département définit annuellement une enveloppe de crédits dévolus aux renforts-remplacements des ATTEE dans les collèges. Il s agit d une priorité départementale. Toutefois, cette enveloppe ne permet pas d opérer le remplacement de tous les agents absents, aussi la DEJ prioriset-elle les demandes au regard de critères objectifs préfixés. Quels sont les critères de remplacement d un agent absent? - La durée de l absence (priorité aux longues absences), - Le métier concerné (la restauration et l accueil sont prioritaires), - L effectif présent dans le collège (ratio des agents absents sur l effectif total), - La dotation initiale de l établissement en personnel. Procédure La direction de collège téléphone ou envoie un mail ou un fax ( ) à la gestionnaire de l U.T. concernée au Bureau des ATTEE de la DEJ. Celle-ci informera en retour le collège des modalités de remplacement. La DEJ peut, selon les missions demandées et la durée du remplacement, affecter soit un agent de l équipe Mobile de Remplacement (EMR), soit un agent contractuel, soit un agent en contrat aidé (CAE). L EMR est une équipe constituée d agents : - d entretien général/accueil - de maintenance des bâtiments - de cuisiniers et aide-cuisiniers 14 15

10 chapitre 2 FICHES DE POSTES 1. Qu est-ce qu une fiche de poste? Elle décrit les activités qui incombent à l agent dans le cadre de son poste. Elle précise la situation fonctionnelle et hiérarchique du poste, les responsabilités et compétences requises, les conditions d exercice et spécificités du poste. 2. Quel est le lien entre fiche de poste et organisation générale du travail? L établissement des fiches de poste est parallèle à la mise en place de l organisation du travail en début d année scolaire au regard de l équipe des agents techniques affectés au collège. Cette rédaction doit être cohérente avec la réalisation du planning de travail de l équipe et la répartition des tâches entre ses membres. La fiche de poste doit intégrer une mention normalisée relative à l organisation du travail en cas d absences. Ainsi, il est proposé de mentionner dans chaque fiche de poste : Afin d assurer la continuité du service public, l organisation du travail habituelle et le contenu de la présente fiche de poste est susceptible d évolution pour permettre d assurer un niveau de service adapté. 3. Qui rédige les fiches de postes? La rédaction de la fiche de poste relève de la responsabilité fonctionnelle du chef d établissement, qu il peut déléguer à son adjoint, gestionnaire. Il rédige les fiches de poste à sa libre convenance dans le respect des consignes qui sont fixées par le Conseil général dans ses règlements et circulaires (précisés cidessous). Le texte sur le transfert des agents de collèges (art 82 de la loi n du 13 août 2004) ne précise que les grandes missions confiées au personnel des agents techniques : le département assure l accueil, la restauration, l hébergement, ainsi que l entretien général et technique dans les collèges dont il a la charge. Les quatre principales fonctions des fiches de poste des agents font référence à ces quatre missions que sont la restauration, l accueil, la maintenance (entretien technique) et l entretien général. 4. Comment rédiger une fiche de poste? Les documents supports de la rédaction La fiche de poste est un document indicatif, annuel et évolutif. Son élaboration s appuie sur le référentiel activités et compétences pour les personnels techniques des collèges du Conseil général entré en application à la rentrée scolaire 2012/2013 et transmise aux équipes de direction des collèges avec un guide pratique de mise en œuvre (documents joints au présent vademecum et disponible sur l extranet du Département). Le référentiel activités et compétences pour les personnels techniques des collèges précise la liste des principales tâches qui peuvent être attribuées à un agent pour les quatre principales fonctions. Il est un dictionnaire des tâches qui encadre ce qui peut être demandé à un agent et précise quelles sont les compétences ou diplômes requis. Le Guide pratique pour la mise en œuvre du référentiel activités et compétences donne des exemples de fiches de poste et explique comment les élaborer à l aide du référentiel. La fiche de poste peut renvoyer à un seul métier, une seule fonction (cuisinier, agent de maintenance, agent d entretien, agent d accueil ) ou comprendre des tâches relatives à plusieurs fonctions (ex : fiche de poste d un agent polyvalent). Un document indicatif et évolutif Il est important de préciser aux agents son caractère indicatif : la fiche de poste n a pas vocation à reprendre de manière exhaustive l ensemble des tâches de l agent. Pour exemple, la fiche de poste de l agent de maintenance n a pas vocation à reprendre l ensemble des tâches décrites dans le programme de tâches de maintenance disponible sur l application logicielle OMERE. Il est également évolutif : en fonction de la situation d un établissement, les missions déterminées pour un agent en début d année scolaire sont susceptibles d être modifiées en cours d année. Il est donc important de préciser dans la fiche de poste que celle-ci est susceptible d évolution. La fiche de poste intègre les contraintes relatives au poste, notamment en termes de prévention des risques professionnels. Les tâches confiées à l agent et précisées dans sa fiche de poste doivent être compatibles avec les diplômes, compétences, formations et habilitations de l agent. Les tâches confiées à l agent doivent être compatibles avec ses restrictions médicales. Seul le médecin de prévention du Conseil général est habilité à statuer sur les restrictions médicales d un agent et à les qualifier. Celles-ci ont un caractère temporaire ou définitif. Cf. 1/5. Comment assurer la continuité du service en cas d absence? (pages 13-14) Dans le cas d une fiche de poste pour un agent polyvalent, il est nécessaire de renvoyer au planning de travail qui précise les horaires dédiés à chaque fonction

11 chapitre 3 MUTATION ET MOBILITé INTERNE Relations entre autorité fonctionnelle et autorité hiérarchique relatives à l établissement des fiches de poste Le Conseil général s engage à transmettre les documents supports à l établissement des fiches de poste : - le règlement et son guide de mise en œuvre, - la liste des agents concernés par une restriction médicale au sein de l équipe, - la liste des habilitations et formations obtenues et suivies par les agents techniques. L équipe du bureau des agents techniques des collèges de la direction de l éducation et de la jeunesse a un rôle de conseil et d expertise auprès des équipes de direction des collèges dans l établissement des fiches de poste et l organisation du travail des équipes des agents techniques. Le bureau des agents techniques de la DEJ transmet une copie à l établissement des fiches de visite médicale précisant la nature de la restriction médicale et son caractère définitif ou temporaire. Les chefs d établissement transmettent à la DEJ la copie des fiches de poste de chaque agent (version numérique) en début d année scolaire suite à leur mise à jour. Un échange peut avoir lieu entre la DEJ et le chef d établissement pour ajuster le cas échéant la fiche de poste, conformément au référentiel des activités et compétences. La DEJ s assure de la communication à la médecine préventive de ces fiches de postes, en amont des visites médicales des agents, afin que les médecins de prévention statuent sur les restrictions médicales au regard des tâches confiées à l agent. Pour aller plus loin, sont disponibles sur l extranet des collèges : - Le référentiel activités et compétences pour les personnels techniques des collèges. - Le guide pratique pour la mise en œuvre du référentiel activités et compétences. 1. Qu appelle-t-on mutation et mobilité interne? La mutation La mutation permet d occuper un nouvel emploi relevant du même grade et du même cadre d emploi auprès d un nouvel employeur public (autre que le Département de la Seine-Saint-Denis). Elle se caractérise par : - un départ volontaire du fonctionnaire territorial, - un changement d employeur et la rupture de tout lien statutaire avec la précédente collectivité, - une continuité dans la carrière de l agent. Qui est concerné? Les fonctionnaires titulaires ont la faculté de pouvoir exercer leur droit à mutation. La mobilité interne La mobilité interne se définit comme un changement d emploi au sein de la même collectivité (ex : Adjoint technique territorial de 1 ère classe des établissements d enseignement). La mobilité du personnel technique dans les collèges constitue un enjeu important de gestion des ressources humaines aussi bien au sein du Département, que pour les établissements. Elle se caractérise par : - une démarche volontaire de l agent, - un lien statutaire inchangé entre le Département de la Seine-Saint-Denis et l agent, ce dernier restant bien dans la collectivité, - une continuité dans la carrière de l agent. Qui est concerné? Les agents titulaires, stagiaires et non titulaires peuvent faire l objet d une mobilité entre collèges. : Et le détachement? Le détachement permet d accéder à un autre corps ou cadre d emplois, de niveau équivalent, où l agent exerce ses fonctions et est rémunéré selon les règles applicables dans la structure d accueil, avec la possibilité de revenir au Conseil général sans perdre le bénéfice de ses droits à l avancement et à la retraite. Le détachement est possible notamment auprès d une administration ou d un établissement public relevant de l une des trois fonctions publiques, auprès d une entreprise ou d un organisme privé assurant des missions d intérêt général, ou pour participer à une mission de coopération

12 2. Comment s organise la mobilité interne? La mobilité des agents au sein des collèges est organisée par session au cours de l année scolaire. Un calendrier de mobilité est défini chaque année par le Conseil général. Il prévoit la fréquence (3 à 4 fois dans l année), et les périodes (diffusion des postes, périodes des commissions de mobilité, et dates de prise de poste). Procédure L établissement transmet une description de poste à la Direction de l Education et de la Jeunesse Le chef d établissement, dès lors qu une vacance de poste sera confirmée dans le collège, adressera à la DEJ une description du poste la plus complète que possible, précisant notamment les horaires de travail, afin que le recrutement d un nouvel agent s effectue dans les meilleures conditions et les meilleurs délais. La Direction de l Education et de la Jeunesse diffuse la liste des postes vacants auprès des collèges La DEJ diffuse la liste des postes vacants plusieurs fois dans l année par courrier électronique aux chefs d établissements afin que ces derniers puissent afficher et informer leurs agents des opportunités de mobilité au sein des collèges de la Seine-Saint-Denis. Cette diffusion est réalisée en parallèle vers les boîtes mails des agents. L agent adresse ses souhaits, via le formulaire de mobilité, au Pôle Personnel et Relations Sociales L agent remplira le formulaire (modèle ci-joint) en indiquant son souhait parmi la liste des postes vacants et l adressera dûment complété directement au PPRS en respectant les délais indiqués. Aucun visa de la direction de l établissement n est donc requis. La commission de mobilité désigne le nouvel agent sur le poste Une commission de mobilité sera organisée pour chaque poste à pourvoir. Pour cela, un représentant du PPRS et de la DEJ présélectionnent jusqu à cinq candidatures, parmi celles qu elles ont reçues, à partir des critères suivants : - le niveau des compétences et/ou de l expérience sur le poste souhaité, - la motivation exprimée pour le poste, - les critères statutaires (situation médicale de l agent, statut de l agent ), - l ancienneté dans le collège d origine et la corrélation entre le grade de l agent et celui du poste visé. Si les profils reçus en commission de mobilité d affectation ne sont pas en adéquation avec le poste, le poste vacant sera ouvert aux candidatures externes. Lors de ces commissions de mobilité, le jury apprécie les qualités des candidatures et la motivation des agents. Le jury est composé d un représentant de la DEJ, du PPRS et de l établissement concerné notamment le principal ou par délégation le gestionnaire. La DEJ confirme l affectation du nouvel agent à l établissement Les chefs d établissement sont informés par courrier des dates de prise de fonction du nouvel agent. Un courrier est également adressé au chef d établissement du collège d origine de l agent pour l informer du départ à prévoir. Foire aux questions Les EPLE peuvent-ils être informés des souhaits d un agent à participer à l une des campagnes de mobilité? L agent peut s il le souhaite en informer le gestionnaire ou le chef d établissement, mais il n a pas obligation de le faire. Le Département ne peut pas non plus informer les EPLE des intentions de leurs agents. La Direction de l éducation et de la jeunesse s engage à informer par courrier les EPLE de départ et d arrivée et à doubler cet envoi postal d un courriel sur les boîtes mail des deux établissements concernés. Lorsqu un agent me signale qu il est retenu sur un poste dans un autre collège, puis-je m y opposer? Non, la mobilité est un droit de l agent. Le jury a retenu sa candidature, vous ne pouvez pas vous y opposez. Le délai est lié au calendrier de la mobilité fixé à chaque début d année. Lorsqu un agent me signale qu il est recruté dans une autre collectivité, que dois-je faire? Vous devez indiquer à l agent de s adresser au PPRS. Le futur employeur adresse un courrier au Président du Conseil général afin de l informer du recrutement qu il s apprête à effectuer, par voie de mutation. C est généralement dans ce courrier que le délai de mutation est demandé. Il ne peut statutairement être supérieur à 3 mois, sauf en cas d accord de l agent et des collectivités. En cas de détachement, l agent doit en amont solliciter le PPRS pour en faire la demande. Comment le Département informe-t-il le collège du départ à la retraite d un des agents affectés? Un imprimé de demande de départ à la retraite est adressé à l agent qui en fait la demande. Cet imprimé, indispensable au traitement de la demande, sera visé par le chef d établissement. Pour aller plus loin, sont disponibles sur l extranet des collèges : - Circulaire d information mobilité des personnels ATTEE, envoyée à chaque mobilité. - Modèle de formulaire de mobilité

13 chapitre 4 Formation des attee 1. Comment s organise la formation? Procédure pour l organisation des formations individuelles Procédure pour l organisation des formations collectives Formations collectives organisées par la Direction de l Education et de la Jeunesse obligatoires Définition Les formations du Centre National de la Fonction Publique Territoriale (CNFPT) Intitulé du stage Durée du stage Agents concernés Au même titre que toutes les directions du Département, la Direction de l éducation et de la Jeunesse a mis en place un plan de formation annuel pour ses agents du site central et pour ses personnels évoluant au sein des établissements. Ce plan de formation prend en compte les besoins collectifs et les besoins individuels exprimés lors des entretiens de notation ainsi que les orientations définies par la Direction. Formation individuelle Formation qui répond au besoin de formation d un agent (en lien avec son métier ou à un besoin d évolution professionnelle ; nouvelles missions ou réorientation) et qui peut éventuellement donnée lieu à une formation collective s il s agit d un besoin identifié chez d autres agents. Formation collective Formation organisée pour un groupe d agents au sein d une même direction (stage collectif intra) ou en transversalité avec des agents d autres directions (ex : formation informatique). Le CNFPT met à disposition des collectivités territoriales un ouvrage destiné aux agents territoriaux désireux de suivre des formations de professionnalisation et de perfectionnement. Par voie de circulaire, il informe des préparations concours qu il organise. Inscription au stage catalogue du CNFPT Depuis 2013 il n existe plus de version papier du catalogue, les agents ont la possibilité de consulter celui-ci sur le site suivant : Le bulletin d inscription à utiliser est celui joint en annexe du guide pratique. Le bulletin doit être retourné à la DEJ 8 semaines avant le début du stage visé par l agent et le gestionnaire à l attention du correspondant formation. Préparations concours organisé par le CNFPT Les agents et les gestionnaires sont informés par voie de mail de l organisation d une préparation concours. Restauration Plan de maîtrise sanitaire Equilibre nutritionnel Hygiène alimentaire Hygiène des locaux Maintenance Petits travaux de maintenance Habilitation électrique 6 jours répartis en 3 sessions de 2 jours (les deux premières sessions se font sur les deux premiers jours de permanence) 2 jours 2 jours 3 jours (2 jours en centre de formation, 1 jour en établissement) 10 jours Non électriciens Electriciens (titulaires d un diplôme) Formation initiale : 2 jours Recyclage : 1, 5 jours Formation initiale : 3, 5 jours Chefs de cuisine Chefs de cuisine Agents polyvalents Agents polyvalents Agents de maintenance Agents de maintenance Le bulletin doit être retourné à la date butoir indiquée sur le bulletin. Comme pour les inscriptions catalogues, le bulletin doit être retourné à la DEJ visé par l agent et le gestionnaire à l attention du correspondant formation. Lutte incendie Accueil et gestion de l agressivité 0,5 jour jours Tous les agents ATTEE de l établissement Agents d accueil 22 23

14 Pour les formations collectives DEJ Intitulé du stage Durée du stage Objectif Public La Direction de l Education transmet une convocation aux gestionnaires sous couvert du chef d établissement. La convocation doit être remise à l agent qui doit confirmer sa participation au stage auprès de son correspondant formation. La présence de l agent au stage est obligatoire et il doit confirmer cette dernière par mail au correspondant formation. Formations collectives transversales (organisées par le Département) Intitulé du stage Accès aux savoirs fondamentaux Formation générale de base Durée du stage 1 journée de positionnement pour orienter les agents vers un ou deux modules (ci-après) Un module de 10 jours Un module de 10 jours Un module de 10 jours Objectif Déterminer un parcours individualisé aux besoins de l agent Appréhender les bases sur la pratique du français en situation professionnelle Consolider et approfondir les connaissances acquises Consolider et approfondir les connaissances acquises Public Agents de catégorie C Les outils pour améliorer sa culture générale Les Utilisation formations simple bureautiques d un micro ordinateur Windows Internet Word initiation et Excel initiation 6 jours 3 jours 1 jour 1 jour 2 jours chacun Acquérir une méthodologie de l écrit et développer sa culture générale dans le cadre d un projet d évolution de carrière : tests d accès aux préparations concours et examens professionnels de catégories B et A Identifier le mode de fonctionnement d un ordinateur Définir l utilité des différents logiciels et utiliser quelques-unes de leurs fonctions de base Agent ne maîtrisant pas Windows et souhaitant s inscrire à Windows initiation ou Excel initiation Tout agent étant amené à utiliser Internet pour explorer le Web et y chercher des informations Réaliser et mettre en forme des documents ou tableaux simples Agents de catégorie C et B Tous les agents Agents devant utiliser Word et/ ou Excel Un module de 10 jours Permettre aux agents d améliorer leur expression écrite et orale ; Acquérir de l aisance pour communiquer en situation professionnelle Pour les formations collectives transversales Les agents sont informés par voie de mail de l ouverture des sessions de formation. Ils doivent remplir le bulletin d inscription joint et le retourner visé par lui et le gestionnaire à l attention du correspondant formation

15 Foire aux questions Peut-on remplacer un agent pour départ en formation? L importance du nombre d agents convoqués ne permet pas à la DEJ de pallier toutes les absences. Le temps de formation est-il comptabilisé comme du temps travaillé? Oui, à ce titre l agent qui est convoqué en dehors de son temps de travail doit pouvoir récupérer le temps passé en formation (une journée de formation équivaut à 7 h de temps travaillé). Un agent peut-il refuser un départ en formation? Un agent peut différer sa présence pour les motifs suivants : - maladie (sur justificatif), rendez-vous médical, - nécessité de service. Un gestionnaire peut-il refuser un départ en formation? En cas de nécessité de service. Il doit en informer le correspondant formation. Cependant, le Département souhaite permettre la formation de tous ses agents avec un objectif de professionnalisation et de qualité du service public, ainsi qu avec la volonté de favoriser les parcours professionnels. Le refus d un départ en formation doit donc être lié à une situation spécifique pour l établissement. 2. Comment gérer les absences pour formation? Le chef d établissement reçoit à chaque début d année scolaire un planning des formations prévues pour les agents techniques du collège. La copie des convocations est de plus transmise au chef d établissement. Foire aux questions Les EPLE peuvent-ils être prévenus des absences pour formation? Dans un premier temps, les gestionnaires sont sollicités par téléphone pour confirmer la présence ou non de l agent à un stage organisé par le Département. Dans un second temps, la convocation est transmise sous couvert du chef d établissement à l attention du gestionnaire. Il s agit d un exemplaire unique qui passe obligatoirement par le gestionnaire qui peut en faire une copie. Pour les convocations du CNFPT, elles sont directement transmises au domicile de l agent. À ce dernier de prévenir son gestionnaire en lui présentant la convocation. (à noter qu une inscription à un stage CNFPT doit être validée en amont par le gestionnaire avant transmission à la DEJ.) Comment comptabiliser la journée de formation dans le temps de travail de l agent? Le temps de formation doit être neutre pour l agent, toutefois compte tenu de l hétérogénéité des horaires des ATTEE, il est préconisé de comptabiliser 7 heures par jour de formation quel que soit le jour de la semaine. Pour un agent en temps partiel, si le jour de formation tombe un jour non travaillé, l agent doit récupérer ce jour. Si l agent en formation bénéficie par ailleurs d un logement pour nécessité absolue de Service, doit-il quand même fermer l établissement le jour de sa formation? Oui, la fermeture de l établissement fait partie des obligations liées au logement à titre gratuit. Cette activité est toutefois comptabilisée dans l enveloppe des 123 heures annuelles prévues à cet effet. Pour aller plus loin : - Catalogue du CNFPT à consulter sur le site suivant :

16 chapitre 5 L exercice du droit syndical des personnels attee 1. En quoi consiste l exercice du droit syndical? Le principe de liberté syndicale est un principe constitutionnel, reconnu à tout individu. Le Département, veillant à un dialogue social de qualité, s est toujours attaché à mettre en œuvre ce principe. Il encourage la participation des agents aux actions qui contribuent à l amélioration des conditions de travail ou de vie. Pour autant, l administration se doit de garantir la continuité du service public en organisant son fonctionnement. Il est donc nécessaire d être attentif à ne pas entraver l exercice des mandats par des nécessités de service abusives, tout en sauvegardant la bonne marche de l administration. L exercice du droit syndical dans la fonction publique territoriale est régi notamment par le décret du 3 avril Quels sont les moyens accordés dans tous les collèges pour l expression du droit syndical? Affichage de documents syndicaux Dans les EPLE, les chefs d établissement, en concertation avec les organisations syndicales et les unités territoriales de la Direction de l Education et de la Jeunesse, doivent trouver un emplacement pour les panneaux syndicaux à l intérieur du local du personnel ou bien à proximité de ce dernier. Distribution de documents syndicaux La distribution de documents syndicaux peut se faire au sein des collèges, par l agent qui en est chargé, en dehors de ses heures de service ou pendant une décharge de service. L organisation syndicale communique immédiatement un exemplaire du document au Pôle Personnel et Relations Sociales (PPRS). Le Département doit être informé de la teneur du document et peut s y opposer s il contrevient à la législation sur la diffamation et les injures publiques. (Circulaire du 25/11/85) : le chef d établissement est tenu d en alerter l autorité territoriale. Collecte des cotisations syndicales Les cotisations syndicales peuvent être collectées dans l enceinte des collèges, mais en dehors des locaux ouverts au public, par les représentants des organisations syndicales qui ne sont pas en service ou qui bénéficient d une décharge de service. Ces collectes ne doivent en aucun cas porter atteinte au fonctionnement du service. Exercice du droit de grève Les agents peuvent exercer le droit de grève, mais sous certaines conditions fixées par l article L du code du travail. La grève doit être précédée d un préavis déposé par une organisation syndicale représentative au niveau national ou local au moins cinq jours francs avant le début de la grève. Il doit mentionner le lieu, la date et la durée de la grève. L agent n a pas l obligation de prévenir de son choix de faire grève. Une note avertissant du déroulement de la grève est envoyé par le Pôle personnel et relations sociales aux gestionnaires des collèges accompagnée d un tableau de recensement des grévistes. Le recensement des grévistes Il appartient à la collectivité de recenser les grévistes à l aide du tableau envoyé par le Pôle personnel et relations sociales. Les gestionnaires des collèges doivent retourner le tableau complété au bureau des relations du travail y compris lorsqu aucun gréviste n est recensé. Les agents peuvent se déclarer grévistes individuellement pour toute durée pourvu que celle-ci soit couverte par un préavis de grève déposé par une organisation syndicale représentative. Demande Exemple d absence DAS demandée par un syndicat (décharges d activité de service). Ex : agent X déchargé pour 10% par le syndicat Y pour l année N Réunion d initiative syndicale Congrès ou Réunion d organisme directeur de niveau international, national, régional, départemental Congrès de niveau local (=des syndicats du CG 93) Source juridique Art. 18 (Décret du 3/04/85) Art. 5 Art. 12 et 13 Art. 14 Retenues sur rémunération La retenue sur rémunération est obligatoire. Elle est strictement proportionnelle à la durée de l absence. 3. Quel est le régime des autorisations d absence pour raison syndicale? Tableau synthétique des autorisations d absence pour raison syndicale Absence fondée sur Note du PPRS au syndicat validant la demande Demande orale de l agent Convocation du syndicat Convocation du syndicat Incidence Type d accord Soumis à nécessité de service Soumis à nécessité de service De droit De droit Justificatif à remettre par l agent Aucun Chèque syndical Attestation de présence Attestation de présence 28 29

17 Demande Exemple d absence Réunion d organisme directeur de niveau local Ex : commission exécutive, réunion de bureau Réunion des instances paritaires Ex : CTP, CHS, CAP Heure mensuelle d information syndicale Congés de formation syndicale Réunion à l initiative de l employeur Source juridique Art. 14 Art. 15 Règlement intérieur de l instance Art.6 Art Loi 84 Décret du 22/05/85 Absence fondée sur Convocation du syndicat Convocation de l employeur Information des directions par note du BRT Demande orale de l agent Courrier écrit de l agent Convocation de l employeur Incidence Type d accord De droit De droit De droit (si n a pas déjà assisté à une autre dans le mois) Soumis à nécessité de service De droit Justificatif à remettre par l agent Chèque syndical Convocation de l employeur Aucun Attestation de présence Convocation de l employeur Fonctionnement d un chéquier syndical Les autorisations spéciales d absence de l article 14 qui concernent les réunions d organismes directeurs sont matérialisées sous la forme de chèques syndicaux. Ces chèques sont utilisés par les syndicats comme des justificatifs donnés aux agents participants à des réunions d initiative syndicale. Un chéquier syndical est composé de 20 chèques syndicaux. Ces chéquiers sont remis aux organisations syndicales en fonction du nombre d heures qu il leur est accordé chaque année. Un chèque syndical est composé de 2 volets : - Le premier volet, blanc, doit impérativement être retourné au PPRS par le chef d établissement ou le gestionnaire de l agent, au fur et à mesure, pour décompte du crédit d heures global du syndicat, - Le second, jaune, est à conserver par la hiérarchie de l agent. Le talon du chéquier reste au syndicat. Ce chèque indique le nom du syndicat, les noms, prénoms et service de l agent, la date et le nombre d heures prévues pour l activité syndicale, ainsi que l objet de la décharge. Il doit être présenté dans un délai de 3 jours minimum au responsable hiérarchique de l agent, désigné par l organisation syndicale, avant l absence autorisée. Cela dépend du motif d absence. Le plus souvent, cela peut être le chèque syndical ou la convocation (cf. tableau p 29-30). Le chef d établissement peut-il ouvrir un courrier syndical? Non, le chef d établissement ou gestionnaire ne peut ni ouvrir un courrier marqué d un timbre syndical, ni un courrier à destination d un responsable syndical. Quelles sont les autorisations d absence soumises à nécessité de service? On peut identifier 3 types d absences soumises aux nécessités de service : - La décharge d activité de service : chaque année, les organisations syndicales transmettent la liste des agents qu ils souhaitent voir déchargés avec la hauteur de la décharge. Cette liste est transmise au chef d établissement, via la Direction de l Education et de le Jeunesse, pour validation au regard des nécessités de service. Si la demande de décharge entrave le bon fonctionnement du service, le chef d établissement peut rejeter la demande ; il devra en informer la Direction de l Education et de la Jeunesse et en préciser les motifs dans un rapport, pour saisine de la CAP. - Le congé de formation syndicale est soumis aux nécessités de service. - Les réunions d initiative syndicale sont soumises aux nécessités de service. Foire aux questions Pour aller plus loin, sont disponibles sur l extranet des collèges : Comment l agent qui veut s absenter pour raison syndicale doit-il justifier son absence? - Règlement intérieur sur l exercice du droit syndical dans les collèges

18 chapitre 6 conflits et incidents Objectifs Objectifs 1. Que faire en cas de conflit? Cette partie concerne : - Le traitement des incidents : étapes 1 et 2 - La discipline : étape 3 Étape 1 Recadrage niveau 1, traitement de l incident par la direction du collège Les fonctions d encadrement supposent de s entretenir régulièrement, avec les agents placés sous sa responsabilité. Ces entretiens peuvent se réaliser collectivement ou individuellement. Les entretiens individuels ont généralement pour but de donner des consignes professionnelles, de faire le point avec un agent de l avancée d un travail et d avoir un échange sur sa situation professionnelle. Ces entretiens sont aussi l occasion pour l encadrement de faire des remarques à l agent, sur sa manière de servir, à partir d un constat général ou à la suite d un incident particulier. Les réunions collectives participent d un bon climat professionnel et peuvent prévenir les incidents. Objectifs - Identifier les difficultés, - Caractériser et si possible partager les problèmes, - Trouver ensemble des solutions, - Permettre à l agent de fournir des éléments d explication, - Informer l agent des conséquences d une non application des consignes. Formalisme - Convocation écrite : aucune obligation, - Lieu : au sein du collège, - Conduite de l entretien : le chef d établissement et/ou le gestionnaire, - Présence d une personne accompagnant de son choix : aucune obligation, - Rédaction et transmission d un compte rendu : non obligatoire. Si le chef d établissement considère qu il est préférable de laisser trace d un historique, il doit informer l agent qu un compte rendu de l échange sera rédigé, lui sera remis contre signature et adressé au Département pour versement au dossier administratif de l agent. C est le PPRS qui sera chargé de notifier le document à l intéressé si le document n a pas été notifié. Étape 2 Recadrage niveau 2 et/ou médiation : l entretien à la DEJ En cas de difficulté persistante rencontrée par l encadrement avec un agent placé sous sa responsabilité, le Département met des moyens à disposition de la direction de collège pour renforcer sa légitimité à traiter ces difficultés ; ceci passe par le dialogue professionnel ou par la discipline si nécessaire (étape 3). - Revenir sur les incidents qui ont déjà fait l objet d un entretien de niveau 1, - Permettre à l agent d expliquer son point de vue, d apporter des éléments d explications, - Caractériser la nature de la faute/du manquement, - Informer l agent des conséquences d une non application des consignes. Formalisme - Convocation écrite : aucune obligation, - Lieu : à la DEJ, - Présence d une personne accompagnant de son choix : aucune obligation, - Présence de la direction du collège (chef d établissement ou gestionnaire), - Conduite de l entretien : pôle ATTEE de la DEJ, - Rédaction et transmission d un compte rendu par la DEJ : non obligatoire. Il est préférable de laisser trace d un historique, L agent doit donc être informé qu un compte rendu de l échange sera adressé au PPRS qui sera chargé de notifier le document à l intéressé et au chef d établissement Étape 3 Ouverture d une procédure de discipline : l entretien pré-disciplinaire L objectif des 2 précédentes étapes est d éviter la troisième. Elle n est déclenchée qu en cas de récidive et d échec des étapes 1 et 2, ou dans le cas d une faute particulièrement grave. - Permettre à l agent de s expliquer sur les faits qui lui sont reprochés avant la décision éventuelle de sanction, - Clarifier les circonstances de la survenance de la faute afin de déterminer les degrés de gravité de la faute et les degrés de responsabilité, - Garantir les droits renforcés de la défense de l agent, qui, assisté de défenseur(s) de son choix, présente ses observations et arguments sur ces faits, - Favoriser les conditions d un retour à un comportement de travail conforme aux attentes, - Déterminer si une sanction est opportune et nécessaire pour atteindre l objectif précédant. Formalisme - Convocation écrite adressée par le PPRS : courrier recommandé avec accusé de réception, indiquant la date et le lieu de l entretien, qui mentionne aussi la possibilité de consulter son dossier individuel et de se faire assister par un défenseur de son choix, - Lieu : au PPRS, - Conduite de l entretien : pôle ATTEE du PPRS, - Rédaction et transmission d un compte rendu pour versement au dossier, qu il y ait ou non sanction par la suite, - Présence lors de l entretien :. l agent et 1 défenseur de son choix. le chef d établissement et/ou le gestionnaire. 1 représentant du PPRS. 1 représentant de la DEJ. - Transmission par le PPRS du dossier constitué par l agent pour sa défense, au chef d établissement, sous réserve de l accord : des témoins en cas de témoignage, ou de l agent pour les autres éléments complémentaires

19 2. En pratique, comment rédiger un rapport d incident? - À rédiger dès que l encadrant a connaissance de l incident. - À dater et signer par le rédacteur et/ ou l autorité fonctionnelle. Objectifs - Faire ressortir l exactitude matérielle des faits (la charge de la preuve incombe à l employeur), - Permettre d établir un lien direct entre l agent et les faits reprochés. Le rapport peut être accompagné de pièces supplémentaires qui prouvent la réalité des faits (attestation, déclaration, témoignages ). Les éléments qui doivent figurer au rapport : - la description précise du contexte de travail, - le nom et les fonctions de l agent concerné, - des précisions sur le comportement de l agent au moment de la réalisation des faits, intention ou non d agir, - la date et la localisation les évènements, - la description factuelle et précise des faits. Éviter d avancer de simples allégations ou rumeurs ; par exemple, s il s agit de propos insultants, menaçants, diffamants, il faut les citer précisément. - Le rappel de l obligation professionnelle permettant ensuite d apprécier si les faits sont constitutifs d un manquement à l obligation professionnelle ou pas - Si plusieurs agents sont en cause, les circonstances de temps et de lieu de l intervention de chacun doivent être établies et les responsabilités identifiées. Ce rapport, pour pouvoir être exploité, doit nécessairement avoir été notifié à l agent. Il est préférable de le faire signer à l occasion de sa remise en main propre. Si cela n est pas possible (agent absent par exemple, le PPRS adressera le rapport en recommandé avec la convocation écrite). Si l agent refuse de signer, la mention transmis ce jour et l agent refuse de signer vaut notification. Il faut préciser à l agent que la signature ne vaut pas acceptation des éléments contenus dans le rapport mais simplement atteste qu il en a pris connaissance. Le rapport ne doit pas faire mention de la sanction demandée, car c est à l autorité territoriale d apprécier le degré de sanction à appliquer. Exemples d éléments pouvant figurer dans un rapport : Monsieur (ou Madame) X manifeste une mauvaise volonté évidente dans l accomplissement de ses tâches. Ainsi et malgré les nombreuses alertes orales, il persiste à cumuler les retards (notamment les 12, 13, 24 mars, les 8, 14, 15 avril, et 5 et 7 mai). Il continue également à s absenter sans fournir de justificatif (les 2, 7 et 22 mars, ainsi que les 28 et 29 avril). Monsieur ou Madame Y adopte un ton irrespectueux et agressif envers Monsieur ou Madame Z, son collègue de travail. Ainsi, le 15 septembre, il s est adressé à lui dans les termes suivants : Citez précisément les mots utilisés. À éviter : tout ce qui est subjectif, ce qui relève du jugement personnel

20 chapitre 7 communication 1. Quelles sont les situations les plus fréquentes, à l occasion desquelles le chef d établissement doit être averti? Mobilité Les chefs d établissements et les gestionnaires sont informés des dates de mobilité par mail, par courrier et par l extranet des collèges. La Direction de l Education et de la Jeunesse n a pas obligation d informer le gestionnaire et le chef d établissement du souhait et de la candidature d un agent à mobilité en interne ou en externe. Les réunions obligatoires organisées par la DEJ à destination des personnels techniques des collèges Les chefs d établissements et les gestionnaires sont informés de la rencontre par mail et par courrier. Convocation aux formations Les gestionnaires sous couvert du chef d établissement reçoivent les convocations à remettre aux agents (sauf les convocations du CNFPT). Convocation stage catalogue CNFPT ou préparation concours : les convocations sont transmises au domicile des agents. Cependant, ces derniers doivent informer les gestionnaires de leur participation au stage en leur remettant une copie de la convocation. Convocation aux visites médicales systématiques (tous les 2 ans) La médecine professionnelle du Département transmet une convocation à l agent sous couvert du chef d établissement. Pour certains agents, une surveillance médicale particulière est assurée avec des visites plus régulières. Les heures d information syndicale La Direction de l Education et de la Jeunesse transmet un courrier par mail au chef d établissement. 2. Quels sont les principaux outils de communication entre le Conseil général et les établissements? Les principaux outils de communication mis en place par le Département sont l Extranet, la messagerie Internet, la télécopie, les circulaires par voie de courriers. Une clé USB de rentrée est transmise au personnel de direction des établissements. Elle comprend l ensemble des documents et référentiels par ailleurs disponible sur l extranet des collèges. L extranet des collèges L Extranet des collèges du Département est un outil de communication et d information créé pour faciliter les échanges d informations entre le Conseil général et les équipes de direction des collèges, et simplifier vos démarches administratives. Les rubriques Mesures pour les collèges, Actions éducatives, Aides aux familles, Personnel technique sont enrichies régulièrement avec la mise en ligne de documents administratifs, de formulaires, informations d actualités. Des liens permettent également d accéder à OMERE, Céli@, au site du Conseil général. : l accès à l Extranet des collèges du Département L Extranet des collèges du Département est accessible via le site internet du Conseil général. En bas de la page d accueil, il vous faut cliquer sur les sites du Département. Un sommaire s affiche. Il faut cliquer alors sur Extranet des Collèges de la Seine-Saint- Denis puis une nouvelle fois sur la photographie de présentation du site. Les codes d accès sont alors demandés. Il vous faut inscrire, pour le mot de passe comme pour le login, le numéro RNE de votre établissement soit 7 chiffres et 1 lettre en majuscule. Vous pouvez accéder à l Extranet des collèges plus simplement avec l adresse : Par ailleurs, des temps d échanges dédiés sont organisés tout au long de l année : - Trois réunions de bassin par an réunissant les gestionnaires et les services de la Direction de l éducation et de la jeunesse par unité territoriale, - des réunions de rentrée : accueil des nouveaux personnels de direction et journée de rentrée pour l ensemble des personnels de direction des collèges, - des dialogues de gestion entre l unité territoriale et un établissement. De plus, une fois par an, une réunion est organisée en plusieurs sessions le mercredi après-midi à destination de tous les agents techniques des collèges