Module de gestion des doctorants : (Physalis)

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1 Module de gestion des doctorants : (Physalis) I- Introduction : Ce module permet de faire le suivi spécifique des dossiers des doctorants : Saisie et suivie des inscriptions en thèse. Rattachement aux laboratoires de l'établissement. Les directeurs de thèse. Les cotutelles et co-supervisions. Les financements de thèse. La soutenance (membres du jury) et édition du diplôme. Le suivie du devenir du doctorant. II- Prérequis : Cette application est un module de l'ensemble Scolarix, par conséquent, les inscriptions administratives doivent être effectuées dans Scolarix, avant de procéder à la saisie du dossier thésard dans Physalis. III- Légende : Cette palette de boutons toujours à portée de main permet de faire certaines opérations Le bouton 1 permet de créer un nouveau dossier thésard à partir d'une inscription administrative déjà effectuée dans Scolarix. En cliquant dessus on commence une recherche d'un étudiant inscrit dans la base de scolarité. Le bouton 2 permet de recherche un dossier de doctorant déjà créé via le bouton 1. Le bouton 3, permet de passer le dossier actuellement consulté en mode modification, en effet, un dossier recherché par le bouton 2 est mis par défaut en mode lecture seule. Le bouton 4, permet de sauvegarder une modification effectuée sur le dossier, il faut avoir le reflexe de cliqer sur ce bouton quand on passe d'un onglet à l'autre après une modification pour ne pas oublier de sauvegarder des choses.

2 Par ailleurs nous retrouverons souvent ces trois boutons dans divers contextes, souvent situés à droite d'un tableau, leurs fonctions sont toujours les mêmes : Permet de créer une nouvelle entrée, il ouvre souvent une fenêtre de saisie munie d'un bouton «Valider» Permet de modifier une entrée sélectionnée dans le tableau, il ouvre souvent une fenêtre remplie d'informations à modifier avant de Valider (mais parfois active le détail situé sous le tableau, à modifier et à enregister par le bouton <4> diplonible sur la gauche). Permet de supprimer la ligne sélectionnée dans le tableau concerné. IV- Manipulation : 1- Création d'un dossier de doctorant : Cette fenêtre permet d'appeller un étudiant inscrit afin de commencer son dossier de thésard, le volet du haut contient les noms qui répondent au critère de recherche, celui du bas indique à quelle formation l'étudiant sélectionné est inscrit administrativement (dans Scolarix).

3 Un clique sur ok et après confirmation entraîne la création d'un dossier thésard à compléter. L'onglet étudiant résume l'état civil et quelques informations, éventuellement à modifier comme : Origine : étudiant Master, étudiant DEA etc Statut : Normalien, etc Situation après le DEA/Master2 Les autres informations de cet onglet sont en lecture seule et sensées êtres correctes puisque saisies et vérifiées dans Scolarix.

4 L'onglet formation de l'application se remplie avec les informations d'inscription administrative venues de Scolarix. Les informations contenues dans cet onglet sont issues de la base Scolarix.

5 2- Saisie d'un sujet de thèse : L'onglet «Thèse» permet de consulter, créer ou modifier un sujet de thèse, ainsi que le laboratoire de rattachement du thésard (Affectations). Création d'un sujet de thèse : Le bouton + en haut à droite ouvre une fenêtre qui permet de saisire des informations relatives à la thèse. Une fois les informations demandées saisies, le clique sur le bouton «Valider» entraîne la création d'une nouvelle ligne dans le tableau d'en haut de la capture ci-dessus. Le clique sur le bouton «Annuler» entraîne l'anulation de l'opération de saisie d'un nouveau sujet d e thèse.

6 Il faut sélectionner un domaine de thèse (la liste des domaines peut être modifiée dans les paramétrages de l'application) une date de début de thèse : obligatoire. une date de fin de thèse : facultative. Année de 1ere inscription en these. Année d'obtention du DEA ou M2 ou équivalent. On obtient l'affichage suivant à la validation.

7 La partie affectation de l'onglet Thèse permet de saisir l'établissement qui délivre le diplôme ainsi que le laboratoire dans lequel va s'éffectuer la thèse. Plusieurs laboratoires différents sont possibles, pour chaque laboratoire de rattachement, une date de début et de fin de rattachement est spécifiable. Le bouton + permet de choisir un laboratoire de rattachement parmi les laboratoires disponibles dans le réferentiel.une fenêtre de selection de labo s'ouvre. Le clique sur le bouton «Valider» entraîne la création d'une nouvelle ligne dans le tableau du bas de l'onglet «Thèse». On obtient l'affichage suivant Le clique sur le bouton «Valider» entraîne la création d'une nouvelle ligne dans le tableau du bas de l'onglet «Thèse».

8 3- Les directeurs de thèse : Les directeurs de thèses sont des individus issus du réferentiel commun mais qui sont gérés dans Physalis comme étant des directeurs de thèses via les paramétrages de l'application. Pour accéder à ces paramétrages il faut passer par le menu Outils > Paramétrages puis cliquer sur «Directeurs de thèse» On l'ajoute à la liste On commence par rechercher l'individu comme indiqué sur cette capture, ensuite on lui sélectionne un domaine de thèse dans la liste, éventuellement la date HDR, son grade dans la liste, puis un clique sur «flèche vers le bas» pour l'ajouter à la liste des directeurs de thèse habilités. Inversement pour modifier un directeur déjà saisi : on le séléctionne dans la liste du bas, on clique sur «flèche vers haut», on effectue les modifications nécessaires, puis on reclique sur flèche «vers le bas». Le bouton croix, permet de supprimer un directeur de thèse de la liste des directeurs qui apparaîtront à l'utilisateur.

9 L'onglet Directeurs contien une liste des directeurs de thèses dans un tableau, et pour chaque directeur sélectionné dans le tableau, les détails apparaissent dans les rubriques «informations à compléter» «Adresse du directeur» et «Structure» Un clique sur le bouton + permet d'ajouter à la thèse précedemment saisie un directeur ou codirecteur de thèse choisi dans la liste des directeurs habilités. Une fenêtre de selection s'ouvre :

10 Un clique sur le bouton «Valider» entraîne la création d'un nouvelle ligne dans le tableau des directeurs de thèses, on peut ensuite modifier les informations et affecter un labo et un établissement avant d'enregistrer les modifications en cliquant sur le bouton : 4- Cotutelle et Co-supervision : Dans l'onglet cotutelle, on peut saisir des cotutelles et des co-supervisions, généralement une cotutelle ou une co-supervision par thèse. En cliquant sur le bouton + de l'onglet «Cotutelle» on obtient une fenêtre de saisie des informations de cotutelle Un clique sur le bouton «valider» entraîne la création d'une ligne dans le tableau cotutelle. On peut modifier une cotutelle sélectionnée en cliquant sur le bouton de mofication à droite du tableau des cotutelles, ou supprimer une cotutelle par le bouton toujours à droite du tableau. NB : Le même mécanisme permet de saisir une cosupervision, avec beaucoup moins d'informations à saisir, juste un champs libre nommé «cadre», dans lequel on décrit la co-supervision (spécifique ENS Cachan).

11 Onglet Cotutelle, avec une cotutelle saisie NB : Le rattachement d'une cotutelle à une convention de Cotutelle (saisie dans l'application Coconut) sera réalisé suivant les demandes et besoins des utilisateurs.

12 5- Financement de thèse : L'onglet financement permet de saisir les financements de la thèse La saisie d'un financement se fait en deux parties : 1ere partie, saisir le financment dans le tableau du haut. 2eme partie : détailler le financement dans le tableau du bas, le résumé s'affiche alors dans le champs texte blanc tout en bas de l'onglet.

13 Saisie du financement : Les trois boutons à droite du tableau financement permettent respectivement de créer un financement, le modifier ou le supprimer. Un clique sur le bouton + entraîne l'ouverture d'une fenêtre de saisie avec des informations générales sur le financement : Les informations sont l'année universitaire (liste), le type de financement, sa nature, le date de début et la date de fin du financement (en principe un financement par an) ainsi que le montant brut mensuel. En cliquant sur «Valider» on crée une nouvelle ligne dans le tableau finanement, on séléctionne cette ligne à la souris, et on clique ensuite sur le bouton + situé cette fois à côté du tableau intitulé «Détails du financement sélectionné», une nouvelle fenêtre s'ouvre nous permettant de définir avec plus de précision le financement séléctionné Ici il s'agit d'une bourse DGA, un champs commentaire permet de donner des indications supplémentaires.

14 Notons que le financement aurait pu se composer d'une bourse DGA + Un autre mode de finnacement d'ou l'interêt d'avoir une liste pour détailler un financement sélectionné. 6 Soutenance de thèse : L'onglet soutenance se compose en deux parties, une partie de saisie des rapporteurs et des membres du jury et une partie de saisie du résultat de soutenance et édition du diplôme. Les deux tableaux «Rapporteurs de thèse» et «Membres du jury» possèdent à leurs droites les trois boutons classiques : (+ pour ajouter), (- pour supprimer) et le bouton modifier au milieu.

15 Pour ajouter un rapporteur de thèse par exemple on clique sur le bouton adéquat ce qui ouvre la fenêtre suivante : Quand on clique sur le + pour ajouter un rapporteur de thèse on a la fenetre suivante. NB : Les personnes saisies via la fonction Rapporteur de thèse ou Membre du jury ne sont pas ajoutées au réferentiel commun, elles sont propres à la thèses, et il faudre les ajouter à chaque fois qu'on en a besoin dans l'application. saisie du résultat de thèse : Cette partie est très importante car elle permet de dire si à l'issue de la soutenance, le thésard obtient son diplôme de doctorat. Pour commencer la saisie du résultat il faut cliquer sur le bouton : une fois cliqué et le message demandant confirmation validé, le bouton prend une autre forme :

16 C'est le signe que l'on peut saisir le résultat, en mettant une date de soutenance, l'heure de soutenance sous forme HH:MM, la mention de la thèse choisie dans la liste «Mention de thèse» On peut aussi glisser-déposer des ficher (les PV de soutenance, voir le rapport) dans la case «Fichiers attachés», puis pour valider le résultat saisi, on clique sur le bouton : C'est seulement à cet instant que le résultat de thèse est enregistré dans la base. Le bouton prend l'apparence suivante (il permet de procéder à la modification du résultat tant qu'on n'a pas quitté l'application) : 7- Devenir du docteur : L'application permet le suivi decenal du docteur, l'onglet «Devenir» permet la saisie de toutes les informations demandée par l'enquête ministerielle. L'onglet se compose d'un tableau, chaque ligne correspond à l'état pour une année, et en dessous le détail de la ligne sélectionnée, les boutons +,- et modifier permettent d'ajouter un devenir, le supprimer ou le modifier.

17 L'onglet généralités permet de saisir les informations générales de la ligne de devenir ajoutée dans le tableau.

18 L'onglet «Situation professionnelle», permet de détailler la situation professionnelle choisie dans le champs «Situation postdoc» si celle ci s'y prête. 8- Paramétrages : Les utilisateurs ayant le statut d'administrateur de l'application peuvent procéder au paramétrage de certains paramètres... Les possibilités qui sont offertes sont accéssibles via le menu Outils > Paramètrage.