COMPTE RENDU SUR L'ÉTAT DE LA MISE EN OEUVRE RAPPORT AU COMITÉ DE VÉRIFICATION ET D ÉVALUATION (CVÉ) DU 27 JUIN 2008

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1 PRATIQUES MINISTÉRIELLES CONCERNANT LES VOYAGES (200501) DATE D APPROBATION DU CVÉ: 30/03/2007 DIRIGEANT PRINCIPAL DES FINANCES DIRECTION GENERALE FINANCES 1. Le dirigeant principal des finances, de régionaux, devrait élaborer une stratégie ministérielle claire afin de s'assurer qu'ainc atteindra, dans un délai raisonnable, les objectifs fixés par le gouvernement du Canada. Ces objectifs stipulent notamment que 70 % des réservations de billets d'avion devraient être effectuées en fonction du plus bas tarif aérien disponible et que 50 % de toutes les réservations devraient être faites en ligne. Une stratégie garantissant qu'ainc atteindra les cibles du gouvernement du Canada dans un délai raisonnable sera élaborée puis communiquée aux employés. Les employés recevront une formation sur l'utilisation de l'outil de gestion des dépenses et de l'outil de réservation en ligne (ORL), laquelle mettra l'accent sur l'acceptation des tarifs aériens les plus bas. Cette formation permettra également à nos employés de faire euxmêmes leurs réservations de voyage en ligne. 31/08/2007 En date du 30/09/2007: Mis en œuvre. Courriel envoyé à tous les employés. En date du 30 septembre 2007 : Des formations sur l Outil de réservation en ligne (ORL) sont en cours. Le taux d adoption a augmenté à 28% pour le mois de juillet 07 (22% en mai 07). Le taux d adoption au niveau de tout le gouvernement est de 29%. La formation sur l Outil de gestion des dépenses (OGD) est en attente. En collaboration avec Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), le Ministère élabore un processus visant à suivre les améliorations. 31/08/2007 En date du 30/03/2008: Le rapport du centre de l Initiative sur les services de voyage partagés (ISVP) est en cours de révision. 2. Le dirigeant principal des finances, de régionaux, devrait élaborer, mettre en Des directives données par le sousministre le 21 juillet 2006 décrivent dans quelles circonstances les autorisations 30/06/2007 En date du 30/09/2007: Mis en œuvre Page 1 sur 6

2 œuvre et surveiller l'application de paramètres clairs en ce qui a trait à un usage acceptable des autorisations générales de voyager, en tenant compte des limites et des restrictions suggérées par le Conseil du Trésor et en incluant des directives spécifiques décrivant dans quelles circonstances de telles autorisations doivent être annulées. générales de voyager sont accordées. On révise actuellement la politique à cet égard de manière à ce qu'elle tienne compte de ces directives et qu'elle précise comment les autorisations permanentes de voyager devraient être gérées, y compris l'annulation des autorisations générales de voyager. On émettra une nouvelle politique, que l'on communiquera à tous les employés. finances en matière de conformité. En date du 30 septembre 2007: En cours 3. Le dirigeant principal des finances, de régionaux, devrait aviser les gestionnaires de centre de responsabilité qu'ils doivent remplir et approuver la formule Autorisation de voyager et avance avant que le voyage soit effectué. Cette recommandation sera intégrée à la formation sur l utilisation de l'outil de gestion des dépenses et l Outil de réservation en ligne. On mettra à jour les politiques et procédures ministérielles en matière de voyage en insistant sur les étapes à suivre pour tout type de voyage d'affaires. 31/08/2007 En date du 30/09/2007: Formations sur l ORL en cours. La formation sur l OGD est en attente. Achevé. Commentaire du SVÉ: Fermé 4. Le dirigeant principal des finances, de Le sous-ministre adjoint des Services ministériels a envoyé un courriel à tous En date du 30/09/2007: Mis en œuvre Page 2 sur 6

3 régionaux, devrait souligner l'importance d'utiliser la carte de voyage AMEX uniquement à des fins professionnelles, définir des critères pour identifier les cas potentiels d'utilisation inappropriée (personnelle) de la carte de voyage AMEX, et élaborer des procédures afin de permettre aux GCR et au service des finances de surveiller et de contrôler l'utilisation des cartes de voyage AMEX par les employés. les employés le 11 juillet 2006, leur rappelant que la carte de voyage désignée ne doit être utilisée que pour les déplacements ministériels. (Mise en œuvre) finances en matière de conformité. En date du 30 septembre 2007: En cours 5. Le dirigeant principal des finances, de régionaux, devrait veiller à l'élaboration de procédures appropriées concernant la présentation et le rapprochement, en temps opportun, des pièces justificatives pour le remboursement de frais de voyage afin que l on puisse effectuer, avant la date d'échéance, le paiement des comptes de voyage ministériels à American Express. Les procédures ministérielles relatives au remboursement des frais de voyage seront révisées et mises à jour tel que prévu dans le cadre de la mise en œuvre de l'initiative des services de voyage partagés (ISVP), ce qui assurera la présentation et le traitement, en temps opportun, des demandes d'autorisation de voyager et des demandes de remboursement des frais de voyage. Le Ministère mettra en œuvre la solution automatisée du groupe Oracle en ce qui concerne le rapprochement et le paiement des comptes de voyage ministériels. En date du 30/09/2007: Le projet sur l ISVP en attente. Actions futures à être déterminées. En date du 30/09/2007: À être cédulé plus tard au courant de l année fiscale lorsque des ressources seront disponibles. 6. Le dirigeant principal des finances, de On modifiera les politiques de voyage de 31/08/2007 En date du 30/09/2007 : Mis en œuvre Page 3 sur 6

4 concert avec le directeur général régional de la Colombie-Britannique, devrait s'assurer, conformément à l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques, que les demandes de remboursement de frais de voyage des employés sont vérifiées par le directeur du niveau immédiatement supérieur qui dispose d'un pouvoir délégué de signature. manière à souligner la nécessité pour chaque voyageur de faire approuver toute transaction liée à un déplacement par son superviseur immédiat ou par un gestionnaire au niveau de gestion approprié. Le dirigeant principal des finances écrira au directeur général régional de la Colombie-Britannique pour s'assurer que la région respecte la procédure d'approbation du remboursement des frais de voyage en vertu de l article 34. En date du 30/09/2007: À être complété au début octobre. 7. Le dirigeant principal des finances devrait s'assurer que l on examine les rapports sur les frais de voyage qui sont préparés par le fournisseur des services de voyage du gouvernement (FSVG) afin de déterminer dans quelle mesure ils peuvent contenir des renseignements utiles aux fins de la surveillance et du processus décisionnel. Des dispositions devraient être prises pour s'assurer que les précieux rapports préparés par le FSVG sont mis à la disposition de la direction du Ministère en temps opportun. sera élaboré et mis en œuvre. On élaborera des rapports tout au long de la mise en œuvre de l'initiative des services de voyage partagés afin de répondre aux besoins particuliers djaïn. En date du 30 septembre 2007 : en attente 8. Le dirigeant principal des finances, de concert avec le directeur général, En collaboration avec le groupe Oracle, AINC concevra et mettra en œuvre les 31/03/2008 En date du 30 septembre 2007 : en attente Page 4 sur 6

5 Direction générale de la gestion de l'information, devrait s'assurer que les améliorations apportées au système OASIS, de même que la mise en œuvre de l'outil de gestion des dépenses, permettront d'accroître de façon concrète la qualité des renseignements disponibles sur les voyages pour les besoins de la surveillance et du processus décisionnel. interfaces appropriées entre l'outil de gestion des dépenses et Oasis, ce qui améliorera la qualité des renseignements aux fins de surveillance. 9. Le dirigeant principal des finances, de régionaux, devrait s'assurer que les nouvelles politiques et directives ministérielles concernant les voyages sont normalisées et qu'elles fournissent au personnel des directives claires, en particulier en ce qui concerne les aspects qui intéressent AINC et qui ne sont pas abordés de façon explicite dans les politiques pertinentes du Conseil du Trésor. Une fois élaborées, les nouvelles politiques et directives devraient être communiquées et appliquées dans l'ensemble de l'organisation. On révise actuellement toutes les politiques ministérielles sur les voyages pour refléter les changements survenus à la fois au Ministère et au Secrétariat du Conseil du Trésor et pour les adapter au format standard Oracle Tutor. Ce processus est mené en étroite collaboration avec les régions. Chaque fois qu'une politique révisée est publiée, un bulletin est envoyé à tous les employés, les informant de la publication de la politique et des changements apportés. (Mise en œuvre) finances en matière de conformité. 31/03/2008 En date du 30 septembre 2007 : mis en œuvre En date du 30 septembre 2007: En cours Page 5 sur 6

6 10. Le dirigeant principal des finances, de régionaux, devrait clarifier et communiquer aux gestionnaires, aux coordonnateurs des voyages ainsi qu'au personnel, les lignes directrices concernant les séjours dans des hôtels et l'assurance pour les voitures de location. Le 20 décembre 2006, on a envoyé à tous les bureaux de comptabilité régionaux une note leur indiquant de rappeler à tous les employés qu'ils doivent utiliser les offres à commande de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, tant pour l'hébergement que pour la location de voitures, dans le cadre de tous leurs déplacements pour le Ministère. Les nouvelles conditions d'utilisation de la carte de voyage désignée seront communiquées aux employés lorsqu'elles auront été approuvées par le Secrétariat du Conseil du Trésor. 20/12/2006 En date du 30 septembre 2007 : mis en œuvre 11. Le dirigeant principal des finances, de régionaux, devrait s'assurer qu'un processus cohérent de vérification postérieure des demandes de remboursement de frais de voyage est mis sur pied et appliqué dans l'ensemble du Ministère. finances en matière de conformité, afin d'assurer la réalisation de vérifications postérieures cohérentes en temps utile. En date du 30 septembre 2007: En cours Page 6 sur 6