POEMS Outil de pilotage des emplois et de la masse salariale

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1 POEMS Outil de pilotage des emplois et de la masse salariale Présentation 1

2 PRESENTATION POEMS 1. Généralités 1. Un outil à destination des petites et moyennes structures 2. Un outil de prévision et de budgétisation au plus fin 3. POEMS V2 4. Les enjeux de POEMS V3 2. Les données de base 1. Les référentiels 2. Les dossiers de paye 3. Les fichiers R4 3. Les fonctionnalités principales 1. Le module suivi 1. Présentation du module 2. La projection des données de paye 2. Le module budgétisation 1. Présentation du module budgétisation 2. Les principes de la budgétisation 3. La sauvegarde et la consolidation 2

3 Généralités Un logiciel gratuit, d utilisation facultative qui nécessite une bonne connaissance préalable du domaine fonctionnel Des méthodes de calcul et de décompte conformes à la doctrine budgétaire Des données hébergées par les administrations utilisatrices Un outil de suivi et de budgétisation destiné aux structures de moins de agents avec possibilité de consolider les données de plusieurs structures 3

4 Un outil à destination des petites et moyennes structures Un outil d aide au pilotage opérationnel des emplois et de la masse salariale basé sur les données individuelles de paie (issues de l application PAY) : initialement destiné aux structures de moins de agents (petit programme, BOP, UO ), dont une évolution de 2012 permet d intégrer des programmes de agents Un outil construit en atelier avec des gestionnaires pour : harmoniser les pratiques professionnaliser les métiers financiers répondre à un manque d outil de pilotage opérationnel de la masse salariale POEMS est structuré en 2 modules qui reprennent les processus «cœur de métier» : un module de suivi des dépenses un module de budgétisation 4

5 Un outil de prévision d exécution et de budgétisation au plus fin Une prévision infra annuelle fondée sur l analyse des données individuelles de paie modulées par des évènements de gestion : les changements d échelon, de grade, de corps, de quotité de travail, de régime de rémunération, de rémunération pour les non indicés, les entrées/sorties les mesures catégorielles les mouvements peuvent être saisis de manière individuelle ou collective La prévision est : itérative. Elle détermine le point d atterrissage des dépenses de personnel pour l année en cours et basée sur des ratios (coûts moyens calculés à partir du traitement brut) par catégorie d emploi ou par corps ou par grade La procédure de mise sous enveloppe permet d exclure les éléments erratiques (indemnités non mensuelles) de la prévision Une budgétisation qui se fonde sur le module de suivi 5

6 POEMS V2 Prise en compte des évolutions législatives Pluri-annualité Plafond d emplois des opérateurs Prise en compte des retours d expériences simplifier l ergonomie permette une utilisation par des opérateurs améliorer les restitutions fiabiliser les solutions techniques Concevoir un outil utilisable par des entités différentes (services de l État / opérateurs) sans adaptation spécifique Intégration d un interpréteur (KA/KX/ETR/R4) 6

7 Enjeux de POEMS V3 S adapter à l arrivée du nouveau système d information de la paye (SI Paye) conçu par l Opérateur National de Paye (ONP) Gérer pendant la phase de déploiement du SI Paye les données issues des applicatifs actuels de paye et celles issues du nouveau SI, et pouvoir les consolider. Faire évoluer POEMS pour constituer une aide à la fourniture du document prévisionnel de gestion des emplois et des crédits de personnel (DPGECP) Améliorer l ergonomie de l application 7

8 PRESENTATION POEMS 1. Généralités 1. Un outil à destination des petites et moyennes structures 2. Un outil de prévision et de budgétisation au plus fin 3. POEMS V2 4. Les enjeux de POEMS V3 2. Les données de base 1. Les référentiels 2. Les dossiers de paye 3. Les fichiers R4 3. Les fonctionnalités principales 1. Le module suivi 1. Présentation du module 2. La projection des données de paye 2. Le module budgétisation 1. Présentation du module budgétisation 2. Les principes de la budgétisation 3. La sauvegarde et la consolidation 8

9 Données de base : les référentiels Afin de pouvoir interpréter toutes les données issues des dossiers de paie, POEMS a besoin qu on lui fournisse un ensemble de référentiels : le référentiel MPA (mission/programme/action), le référentiel NNE (nouvelle nomenclature des emplois), le référentiel Catégorie d emplois, le référentiel Codes éléments paye, le référentiel Plan Comptable de l État, Cette intégration est faite par un administrateur, pour l ensemble des utilisateurs. 9

10 Données de base : les dossiers de paye Les données servant de base à la projection dans POEMS proviennent des fichiers de retour paie des applicatifs de la DGFiP (PAY, ETR). Il y a 2 façons d intégrer ces dossiers dans POEMS : l intégration des fichiers KA/KX ou ETR la transformation de ces fichiers en fichier R4 et intégration du fichier R4. Il permet d effectuer, si besoin, un certain nombre de contrôles avant d importer ce R4 dans POEMS 10

11 Données de base : le fichier R4 Le fichier R4 reprend certaines informations des fichiers de retour paie : les données administratives des agents les éléments de rémunération des agents Ces informations sont regroupées en 4 onglets : 1er onglet «situation administrative» code INSEE code ordonnateur code gestionnaire code administration code poste code convention code structure budgétaire codes destinations et sous-destinations code plafond d emplois 11

12 Données de base : le fichier R4 Les 3 onglets suivants présentent le détails des éléments de rémunérations de chaque agent payés au titre : du mois courant, des rappels année en cours des rappels années antérieures Chaque code élément est associé à son imputation budgétaire et à son regroupement de compte Le 5 e onglet trace toutes les erreurs identifiées par l application au moment de la transformation des fichiers de retour paie en R4. 12

13 PRESENTATION POEMS 1. Généralités 1. Un outil à destination des petites et moyennes structures 2. Un outil de prévision et de budgétisation au plus fin 3. POEMS V2 4. Les enjeux de POEMS V3 2. Les données de base 1. Les référentiels 2. Les dossiers de paye 3. Les fichiers R4 3. Les fonctionnalités principales 1. Le module suivi 1. Présentation du module 2. La projection des données de paye 2. Le module budgétisation 1. Présentation du module budgétisation 2. Les principes de la budgétisation 3. La sauvegarde et la consolidation 13

14 Fonctionnalités principales POEMS est structuré en 2 modules qui reprennent les processus «cœur de métier» : un module de suivi un module de budgétisation A ces deux modules «métiers» s ajoutent des fonctionnalités de sauvegarde et de consolidation 14

15 Module de suivi 15

16 Fonctionnalités principales : le suivi Le module de suivi permet de prévoir, analyser et restituer des données sur la consommation annuelle de masse salariale et des plafonds d emplois Dans ce cadre, la prévision/reprévision mensuelle doit permettre de s assurer : du respect, en exécution, de l enveloppe de crédits et d emplois alloués au titre de l année d identifier d éventuelles dérives ou marges de manœuvre 16

17 Module de suivi : projection des dossiers de paye 1ère étape : le dernier fichier de paye est projeté (hors rappels) POEMS n est pas un calculateur de paye à blanc mais un outil de projection Paye de janvier Paye de février Mars... Novembre Décembre Masse salariale annuelle 17

18 Fonctionnalités principales : le suivi 2ème étape : identifier les données à exclure de la projection Les enveloppes dans POEMS sont : des dépenses devant être mises obligatoirement sous enveloppe comme des dépenses qui ne sont pas mensuelles (primes trimestrielles, annuelles ), des dépenses qui sont erratiques et difficilement prévisibles (indemnités d éloignement, primes exceptionnelles...) ; Les éléments de rémunération que l on souhaite suivre et prévoir de manière distincte Les enveloppes se basent sur le code élément de rémunération. 18

19 Module de suivi : projection des dossiers de paye 2ème étape : identifier les données à exclure de la projection Pour consolider des données dans une structure «mère», certains paramètres des enveloppes des structures «filles» doivent être identiques : mêmes codes éléments, et mêmes nature d exercice (pas de contraintes sur les libellés des enveloppes et le mode de valorisation exercice / mensuel). Il est préférable de créer les enveloppes avant toute intégration de dossiers de paye Il est prévu qu'une enveloppe puisse être modifiée/supprimée à tout moment en cours d'exercice. Toutefois, les calculs précédemment calculés et qui prennent en compte les enveloppes deviennent faux. Il faut alors prévoir de relancer tous les calculs pour prendre en compte cette nouvelle enveloppe. 19

20 Module de suivi : projection des dossiers de paye POEMS prend en compte : 3ème étape : la prise en compte des mouvements les mouvements saisis par l utilisateur (mouvements prévisionnels), les mouvements constatés par l application en comparant le dernier mois de paie intégré avec le précédent. Les impacts des mouvements prévisionnels non constatés par l application ne sont plus pris en compte. Il est donc nécessaire, le cas échéant, de prévoir de nouveau le mouvement. Deux modes de gestion des mouvements existent dans POEMS : la saisie des mouvements (individuels ou collectifs) la provision pour mouvement : aucune saisie. POEMS constate les mouvements et impute les impacts sur une provision créée à cet effet. 20

21 Fonctionnalités principales : le suivi 3ème étape : la prise en compte des mouvements Les types de mouvements dans POEMS sont : 1. Entrée 2. Sortie 3. Avancement d'échelon 4. Avancement de Grade 5. Avancement de Corps 6. Changement de rémunération des non indicés 7. Changement de régime de rémunération 8. Variation de quotité de travail 9. Mesures catégorielles (indiciaires et indemnitaires) 21

22 Module de suivi : projection des dossiers de paye 3ème étape : la prise en compte des mouvements Les impacts financiers des mouvements sont calculés grâce à la méthode des ratios Les ratios consistent à calculer le rapport au traitement brut de la dépense pour chacune des catégories budgétaires. Les ratios peuvent être calculés sur l ensemble de la population mais également être affinés : par catégorie d emploi, puis par corps, puis par grade, par catégorie statutaire, puis par corps, puis par grade, par situation statutaire 22

23 Module de suivi : projection des dossiers de paye 3ème étape : la prise en compte des mouvements Projection du fichier de paye (hors éléments mis sous enveloppe) complétée des mouvements Paye de février (hors enveloppes) Mouvements Mouvements Mouvements Mouvements Mars... Novembre Mouvements Décembre Masse salariale annuelle 23

24 Module de suivi : projection des dossiers de paye 4ème étape : la prise en compte de la revalorisation du point Projection du fichier de paye (hors éléments mis sous enveloppe) complétée des mouvements et des impacts des revalorisations à venir (ici 1er mars) Paye de février (hors enveloppes) Mouvements Mouvements Mouvements Mouvements Revalorisation. Revalorisation. Revalorisation. Revalorisation. Mars... Novembre Mouvements Décembre Masse salariale annuelle 24

25 Module de suivi : projection des dossiers de paye 5ème étape : le recalcul de la projection à l import d un nouveau fichier de paye L intégration du nouveau fichier de paye annule l impact des mouvements et revalorisations prévus mais non réalisés pour ce mois prise en compte de tous les mouvements constatés Exécut cuté du mois de mars Masse salariale annuelle Paye de février Mouvements Mouvements Mouvements Mouvements Revalorisation. Revalorisation. Revalorisation. Revalorisation. Mars + impact revalo.... Novembre Mouvements Mouvements Mouvements Mouvements Décembre 25

26 Module de suivi : projection des dossiers de paye 6 ème étape : les autres dépenses de personnel s ajoutent à la projection modulée des mouvements Dépenses constatées de Janvier à Mars + Avril Projection paye de Mars... Mars Mouvements Mouvements Mouvements Mouvements Novembre Mouvements Mouvements Mouvements Mouvements + Revalo Revalo. Décembre Enveloppes, provisions, corrections Dépenses hors PSOP Masse salariale totale 26

27 Fonctionnalités principales : le suivi Le «module suivi» se décompose en plusieurs rubriques : Paramétrage des exercices budgétaires Paramétrage du plafond d emplois Paramétrage du plafond de crédits Gestion des enveloppes Gestion des mouvements Aide au rapprochement des mouvements saisis et des mouvements constatés Import des R4 27

28 Fonctionnalités principales : le suivi Un ensemble de restitutions exportables sous Excel permet ensuite d avoir un suivi fin des données de l exercice Exemples : Dépenses constatées par agent / imputation comptable / code élément Prévisions mensuelles de la consommation de crédits et d ETPT (par catégorie d emplois / corps / grade) Facteurs d évolution de la masse salariale et de la consommation d ETPT Coûts moyens Chiffres clés utiles à la budgétisation : évolution de la masse indiciaire, évolution de la masse salariale, évolution des ETPT, liste des agents par régime de rémunération, indice majoré moyen, taux de prime moyen 28

29 Module de budgétisation 29

30 Fonctionnalités principales : la budgétisation La budgétisation a pour objectif d aider à la détermination d un scénario de gestion tenant compte des orientations budgétaires fixées sur les 3 prochaines années Le module de budgétisation utilise les données du module de suivi et aide à l élaboration du budget des années à venir 30

31 Module de budgétisation La budgétisation pour l'année N+1 consiste à fixer une autorisation de dépenses Elle doit être articulée à la situation existante par la détermination d une base de budgétisation (année N corrigée des éléments atypiques ou non pérennes) Elle doit prévoir l évolution des facteurs de dépense d un impact financier significatif (scénario de gestion) La budgétisation se fait en 3 étapes : prise en compte des corrections éventuelles du socle calcul des EAP (extensions en année pleine). Les EAP sont pour l essentiel calculés par POEMS, compte tenu des évènements impactant le suivi (évolution de la valeur du point FP, mouvements prévus et constatés) prise en compte des facteurs d évolution de la dépense (variation des effectifs, mesures générales, catégorielles et individuelles, ) 31

32 Module de budgétisation +/- +/- = Exécution ou prévision d ex exécution n (étape 1) Corrections de base (étape 2) Extension en année pleine (étape 3) Mesures Générales Glissement vieillesse, technicité Budget n+1 Mesures catégorielles Variations des effectifs (étape 4) 32

33 Module de budgétisation La constitution de la base pour la budgétisation : Pour constituer le socle, POEMS s appuie sur le module suivi, donc sur : les éléments de l exécution les éléments de la prévision d exécution Cette base doit être corrigée des éléments atypiques et non-pérennes d un montant financier significatif de l année N (GIPA, CET, grève...) 33

34 Module de budgétisation L effet report ou l extension en année pleine : L EAP permet de prévoir l ajustement de crédits nécessaires pour couvrir l impact financier d une mesure ou d une décision prise en cours d année n sur l année N+1. Cela vaut aussi pour les emplois Le calcul de l EAP prend en compte le coût de l événement sur 12 mois de date à date Il s applique aux variations d effectifs, aux mesures générales (ex : attribution de points de NBI supplémentaires) L EAP est calculé automatiquement par POEMS à partir du module de suivi 34

35 Module de budgétisation Les facteurs d évolution de la masse salariale : Mesures générales (valeur du point, attribution de points ) Mesures catégorielles : modification de la grille indiciaire et aménagements indemnitaires Avancement de corps, grades et d échelon (= GVT positif) Variation des effectifs (schéma d emplois) 35

36 PRESENTATION POEMS 1. Généralités 1. Un outil à destination des petites et moyennes structures 2. Un outil de prévision et de budgétisation au plus fin 3. POEMS V2 4. Les enjeux de POEMS V3 2. Les données de base 1. Les référentiels 2. Les dossiers de paye 3. Les fichiers R4 3. Les fonctionnalités principales 1. Le module suivi 1. Présentation du module 2. La projection des données de paye 2. Le module budgétisation 1. Présentation du module budgétisation 2. Les principes de la budgétisation 3. La sauvegarde et la consolidation 36

37 Fonctionnalités principales : la sauvegarde et la consolidation La sauvegarde : Il s agit d une sauvegarde de la base, sur laquelle il est possible de tester des scénarios de suivi ou de budgétisation La consolidation : Elle permet d agréger les données de suivi et de budgétisation provenant de plusieurs structures filles dans une structure mère qui consomme le même budget global 37

38 Conclusion POEMS est un outil d aide au pilotage opérationnel des emplois et de la masse salariale basé sur l analyse des données individuelles de paie L analyse peut être modulée par des événements de gestion Une prévision d exécution et une budgétisation affinées 38

39 Conclusion La DB vous propose : formations métiers et formations à l outil conseils au déploiement assistance de 3ème niveau suivi du projet : corrections et évolutions de POEMS Le forum de la performance : 39

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