Les travaux de fin de gestion Ecritures d inventaire Séquence 3 Rattachement des charges à l exercice

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1 Les travaux de fin de gestion Ecritures d inventaire Séquence 3 Rattachement des charges à l exercice

2 Sommaire Opérations d inventaire Charges à payer Charges à imputer sur exercices suivants

3 Sommaire Opérations d inventaire Charges à payer Charges à imputer sur exercices suivants

4 1. Définition des charges à payer Objectif: rattacher à l exercice toutes les charges qui le concernent y compris celles dont le processus de facturation n est pas achevé. Conditions: Pour une livraison de bien = un engagement au cours de l exercice, une livraison effective (service fait) avant la fin de l exercice. Pour une prestation de services = un engagement au cours de l exercice, une exécution complète de la prestation avant la fin de l exercice. En pratique: il s agit de charges pour lesquelles le fournisseur n a pas adressé sa facture le 31/12 ou de factures reçues que l administration ne peut pas traiter avant la fin de l exercice compte tenu du calendrier de clôture.

5 2. Evaluation et justification des charges à payer (CAP) L évaluation doit être précise et sincère Elle doit s appuyer sur des éléments concrets un devis, un catalogue, un bordereau de prix La CAP doit être justifiée par des pièces comptables Bon de commande Bon de livraison Procès verbal de réception de travaux

6 3. Exemple de charges à payer Un service administratif a commandé en novembre des fournitures de bureau La livraison a eu lieu le 20 décembre = engagement + bon de commande = service fait + bon de livraison Le fournisseur a envoyé sa facture le 10 janvier. Le service administratif paie le fournisseur le 20 janvier = facture + tampon de «courrier arrivé» = validation + «bon à payer»

7 3. Exemple de charges à payer Un service administratif a commandé en novembre des fournitures de bureau La livraison a eu lieu le 20 décembre = engagement + bon de commande = service fait + bon de livraison Clôture de l exercice comptable Le fournisseur a envoyé sa facture le 10 janvier. Le service administratif paie le fournisseur le 20 janvier = facture + tampon de «courrier arrivé» = validation + «bon à payer»

8 3. Exemple de charges à payer Un service administratif a commandé en novembre des fournitures de bureau = engagement + bon de commande La livraison a eu lieu le 20 décembre = service fait + bon de livraison Clôture de l exercice comptable Enregistrement le 31/12 d une charge à payer Le fournisseur a envoyé sa facture le 10 janvier. Le service administratif paie le fournisseur le 20 janvier = facture + tampon de «courrier arrivé» = validation + «bon à payer»

9 4. Comptabilisation des charges à payer Sur l exercice de rattachement: Utilisation de comptes de tiers spécifiques : «fournisseurs, dettes en comptes, factures non parvenues» 4081 Fournisseurs de bien ou de prestations de services, dettes en compte, facture non parvenue 4082 Fournisseurs d investissements, factures non parvenues 4084 Prises de participations, prêts et avances, factures non parvenues Sur l exercice de paiement: L opération consiste à rétablir la situation. 2 solutions sont offertes: - La méthode de «la contre-passation» (appelée aussi extourne) = comptabiliser lors de l ouverture de l exercice suivant l écriture du 31/12 en sens inverse - La méthode «à réception de facture» = comptabiliser la reprise de la CAP lors de l enregistrement de la facture

10 4. Comptabilisation des charges à payer Sur l exercice de rattachement: Utilisation de comptes de tiers spécifiques : «fournisseurs factures non parvenues» 4081 Fournisseurs de bien ou de prestations de services, dettes en compte, facture non parvenue 4084 Prises de participations, prêts et avances, factures non parvenues Schéma comptable D 6 à décliner en fonction de la charge concernée C 408 Sur l exercice de paiement: L opération consiste à rétablir la situation. 2 solutions sont offertes: - La méthode de «la contre-passation» (appelée aussi extourne) = comptabiliser lors de l ouverture de l exercice suivant l écriture du 31/12 en sens inverse - La méthode «à réception de facture» = comptabiliser la reprise de la CAP lors de l enregistrement de la facture

11 4. Comptabilisation des charges à payer Sur l exercice de rattachement: Utilisation de comptes de tiers spécifiques : «fournisseurs factures non parvenues» 4081 Fournisseurs de bien ou de prestations de services, dettes en compte, facture non parvenue 4084 Prises de participations, prêts et avances, factures non parvenues Schéma comptable D 6 à décliner en fonction de la charge concernée C 408 Sur l exercice de paiement: L opération consiste à rétablir la situation. 2 solutions sont offertes: - La méthode de «la contre-passation» = comptabiliser lors de l ouverture de l exercice suivant l écriture du 31/12 en sens inverse - La méthode «à réception de facture» Schéma comptable D 408 C 6 = comptabiliser la reprise de la CAP lors de l enregistrement de la facture Schéma comptable Comptabilisation normale de la facture reçue + Reprise de la CAP D 6 D 408 C 401 C 6

12 5. Exemple de comptabilisation de CAP Un service administratif a commandé en novembre des fournitures de bureau La livraison a eu lieu le 20 décembre Clôture de l exercice comptable le 31 décembre Pas d écriture Pas d écriture Comptabilisation d une CAP D 606 C 4081 Le fournisseur a envoyé sa facture le 10 janvier. Le service administratif paie le fournisseur le 20 janvier Pas d écriture Comptabilisation de la facture D 606 C 401 ET reprise de la CAP D 4081 C 606

13 6. Impact sur le compte de résultat et sur le bilan En N La CAP vient diminuer le résultat CHARGES PRODUITS En N + 1 La reprise de CAP vient neutraliser l impact sur le résultat CHARGES PRODUITS D 606 D 606 Enregistrement de la facture - C 606 Reprise de la CAP La CAP vient augmenter les dettes La CAP vient annuler la dette au bilan ACTIF PASSIF ACTIF PASSIF Enregistrement de la facture C 401 C 4081 Reprise de la CAP D 4081 C 4081

14 Sommaire Opérations d inventaire Charges à payer Charges à imputer aux exercices suivants (CIES)

15 1- Définition des charges à imputer aux exercices suivants Objectif: ne rattacher à l exercice que les charges qui le concernent. La technique permet d éliminer les charges enregistrées en N mais qui concernent un exercice ultérieur. Conditions: Un engagement au cours de l exercice, une prise en charge comptable de la facture suite à une livraison effective partielle (service fait) avant la fin de l exercice. Pour une prestation de services = un engagement au cours de l exercice, une prise en charge comptable de la facture, une exécution partielle de la prestation avant la fin de l exercice. En pratique: il s agit de charges qui ont fait l objet d une prise en charge comptable mais qui sont imputables pour partie sur l exercice suivant comme des abonnements annuels, des loyers payables d avance Ces opérations peuvent aussi être appelées «charges constatées d avance»

16 2. Evaluation et justification des CIES L évaluation doit être précise et sincère Elle doit s appuyer sur des éléments concrets un facture, une prise en charge en comptabilité, La CIES doit être justifiée par des pièces comptables une facture un enregistrement en comptabilité La charge n est pas obligatoirement payée

17 3. Exemple de charges à imputer aux exercices suivants Un service administratif a contracté un abonnement à une revue pour la période du 1 er septembre N au 31 août N+1 Le paiement est réalisé lors de la validation de l abonnement, le 1 er septembre N. = engagement + bon de commande = service fait + «bon à payer» Le service reçoit la revue du 1 er septembre au 31 décembre N. Le service reçoit la revue du 1 er janvier au 31 août N+1.

18 3. Exemple de charges à imputer aux exercices suivants Un service administratif a contracté un abonnement à une revue pour la période du 1 er septembre N au 31 août N+1 Le paiement est réalisé lors de la validation de l abonnement, le 1 er septembre N. = engagement + bon de commande = service fait + «bon à payer» Le service reçoit la revue du 1 er septembre au 31 décembre N. Clôture de l exercice comptable Le service reçoit la revue du 1 er janvier au 31 août N+1.

19 3. Exemple de charges constatée d avance Un service administratif a contracté un abonnement à une revue pour la période du 1 er septembre N au 31 août N+1 Le paiement est réalisé lors de la validation de l abonnement, le 1 er septembre N. = engagement + bon de commande = service fait + «bon à payer» Le service reçoit la revue du 1 er septembre au 31 décembre N. Clôture de l exercice comptable Enregistrement le 31/12 d une CIES Le service reçoit la revue du 1 er janvier au 31 août N+1.

20 4- Comptabilisation des charges à imputer aux exercices suivants Sur l exercice de prise en charge comptable: Utilisation du compte de tiers spécifique 4811 «Charges comptabilisées d avance» Sur l exercice de rattachement: L opération consiste à rétablir la situation par contre-passation de l opération (extourne) = comptabiliser lors de l ouverture de l exercice suivant l écriture du 31/12 en sens inverse

21 4- Comptabilisation des charges à imputer aux exercices suivants Sur l exercice de prise en charge comptable: Utilisation du compte de tiers spécifique 4811 Schéma comptable D 4811 C 6 à décliner en fonction de la charge concernée Sur l exercice de rattachement: L opération consiste à rétablir la situation par contre-passation de l opération = comptabiliser lors de l ouverture de l exercice suivant l écriture du 31/12 en sens inverse Schéma comptable D 6 à décliner en fonction de la charge concernée C 4811

22 5. Exemple de comptabilisation de charges à imputer aux exercices suivants Un service administratif a contracté un abonnement à une revue pour la période du 1 er septembre N au 31 août N+1 Le paiement est réalisé lors de la validation de l abonnement, le 1 er septembre N. Comptabilisation de la facture D 609 C 401 Paiement de la facture D 401 C 512 Le service reçoit la revue du 1 er septembre au 31 décembre N. Evaluation de la charge imputable à l exercice N+1 (= 8/12) Le service reçoit la revue du 1 er janvier au 31 août N+1. Pas d écriture Clôture de l exercice comptable N Comptabilisation d une CIES D 4811 C 609 Ouverture de l exercice comptable N+1 Reprise de la CIES D 609 C 4811

23 6. Impact sur le compte de résultat et sur le bilan En N La CIES vient augmenter le résultat CHARGES PRODUITS En N + 1 La reprise de CIES vient diminuer le résultat CHARGES PRODUITS D 609 Enregistrement de la facture - C 609 Enregistrement de la CIES D 609 Reprise de la CAP La CIES vient augmenter les créances La reprise de CIES vient annuler la créance au bilan ACTIF PASSIF ACTIF PASSIF D 4811 Enregistrement de la CIES Reprise de la CAP C 4811

24 Exercice d application Exemple Au 31/12/2012, les services administratifs du ministère des finances recensent les éléments suivants: Les services ont consommé sur les 10 premiers mois de l exercice pour XAF HT de communications téléphoniques. Les factures sont établies tous les 2 mois par l opérateur téléphonique. La dernière facture reçue est datée du 8 novembre 2012 et concerne la période du 01/09/12 au 31/10/12. La prochaine facture sera établie dans le courant du mois de janvier. Le ministre est abonné à plusieurs revues: - La revue des finances publiques l abonnement court du 01/09/12 au 31/08/13. Le montant annuel est de XAF. Il a été payé le 25/08/12. - L International Herald Tribune l abonnement court du 01/07/12 au 30/06/13 Le montant annuel est de XAF. Il a été payé le 20/06/12. - Le Cameroon Tribune l abonnement court du 01/01/12 au 31/12/12. le montant annuel est de XAF. Il a été payé le 05/01/12. Une commande de fournitures d entretien a été passée le 05/12/12. Le bon de commande est d un montant de XAF. Les produits ont été livrés le 15/12/12. Le bon de livraison fait état de marchandises d un montant de XAF compte tenu de rupture de stocks sur certains produits. La facture n a pas été reçue. Ces produits ne sont pas suivis en stocks. La facture de la société chargée de l entretien des espaces verts du ministère relative à la prestation du mois de décembre n a pas été reçue. Le marché est d un montant annuel de XAF. Les prestations sont réglées tous les mois. Le loyer de l annexe du ministère est d un montant annuel de XAF. Il est payable d avance et en une fois chaque année le 01/04. Des fournitures de bureau ont été reçues le 10/12/12. La facture correspondante d un montant de XAF HT a été reçue le même jour mais n est pas encore réglée. Des fonctionnaires du ministère des finances ont fait des heures supplémentaires en décembre 12 pour un montant de XAF. Elles seront payées avec la paie du mois de janvier 13. Analyser les opérations et enregistrer, le cas échéant, les écritures correspondantes.

25 Exercice d application Corrigé Communications téléphoniques: La facture concernant novembre/décembre ne sera reçue qu en janvier. Il faut donc évaluer les charges au 31/12 en se basant sur la consommation observée pendant les 10 premiers mois / 10 = / mois soit pour 2 mois. Il s agit d une charge à payer. Compte s débités Comptes crédités Date Montants débités Montants crédités Intitulé de compte Libellé de l opération 61 Dépenses de télécommunications , Fournisseurs factures non parvenues ,00 Abonnements aux revues: revue des finances publiques: l abonnement payé le 25 août concerne en réalité les exercices n pour 4 mois et n+1 pour 8 mois. Les 8 mois d abonnement de n+1 sont des charges à imputer aux exercices suivants soit un montant de x 8/12 = Compte s débités Comptes crédités Date Montants débités Montants crédités Intitulé de compte Libellé de l opération 4811 Charges à imputer aux exercices suivants ,00 60 Dépenses de documentation ,00

26 Exercice d application Abonnements aux revues: IHT: l abonnement payé le 20 juin concerne en réalité les exercices n pour 6 mois et n+1 pour 6 mois. Les 6 mois d abonnement de n+1 sont des charges à imputer aux exercices suivants soit un montant de /2 = Compte s débités Comptes crédités Date Montants débités Montants crédités Intitulé de compte Libellé de l opération 4811 Charges à imputer aux exercices suivants ,00 60 Dépenses de documentation ,00 Abonnements aux revues: Cameroon tribune: pas de régularisation. Produits d entretien: Les marchandises commandées et livrées doivent être rattachées à l exercice n. La facture ne sera reçue qu en n+1. Il s agit donc de CAP. Compte s débités Comptes crédités Date Montants débités Montants crédités Intitulé de compte Libellé de l opération 60 Dépenses d entretien , Fournisseurs factures non parvenues ,00

27 Exercice d application Entretien des espaces verts: la prestation a été exécutée en décembre mais la facture ne sera reçue qu en janvier. La charge concerne donc bien l exercice n = / 12 = Compte s débités Comptes crédités Date Montants débités Montants crédités Intitulé de compte Libellé de l opération 61 Prestations de services , Fournisseurs factures non parvenues ,00 Loyer de l annexe: Le loyer payé en avril n couvre la location jusqu au 31/03/n+1. Un trimestre payé en n concerne donc n+1. C est une charge à imputer aux exercices suivants pour un montant de x 0,25 = Compte s débités Comptes crédités Date Montants débités Montants crédités Intitulé de compte Libellé de l opération 4811 Charges à imputer aux exercices suivants ,00 61 Loyer ,00

28 Exercice d application Fournitures de bureau: les marchandises sont livrées et la facture est reçue. Elle a donc été enregistrée à juste titre dans les écritures de n. Peu importe la date de paiement. Il n y a aucune régularisation. Heures supplémentaires: Les heures ont été effectuées en décembre. Elles doivent donc être enregistrées au titre de l exercice n même si elles ne seront payées qu en n+1. Compte s débités Comptes crédités Date Montants débités Montants crédités Intitulé de compte Libellé de l opération 661 Traitements et salaires , Salariés Charges à payer ,00

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