Travaux Publics et Services Gouvernementaux Canada. Bureau de l Agent principal de gestion des risques

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1 Travaux Publics et Services Gouvernementaux Canada Bureau de l Agent principal de gestion des risques Acquisition du Canada de la fourniture du vaccin contre l influenza Approvisionnement du vaccin contre l influenza pandémique et saisonnière Rapport final de l entrepreneur Surveillant de l équité Le 23 novembre 2010 Soumis à: Kristine Stolarik Agent principal de gestion des risques Préparé par: Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en coentreprise

2 Acquisition du Canada de la fourniture du vaccin contre l influenza pandémique et saisonnière Rapport final de l entrepreneur Surveillant de l équité En qualité de Surveillant de l équité, les entreprises Knowles Consultancy Services Inc. et Hill International Inc. en coentreprise (ci-après désignées le Surveillant de l équité), soumet par les présentes son rapport final de l entrepreneur Surveillant de l équité pour la fourniture du vaccin contre l influenza pandémique et saisonnière (rapport final SE vaccin contre l influenza pandémique et saisonnière). Le processus concurrentiel d acquisition pour la fourniture du vaccin contre l influenza pandémique et saisonnière a été mené par Travaux Publics et Services Gouvernementaux Canada (TPSGC) par voie de la sollicitation numéro 6D /A. Ce rapport final SE pour le vaccin contre l influenza pandémique et saisonnière couvre de façon chronologique les activités du Surveillant de l équité débutant par l observation des réunions de consultation auprès de l industrie jusqu à la conclusion de l évaluation d une réponse reçue à l étape de préqualification. Ce rapport inclus notre attestation d assurance, un résumé de la portée et des objectifs de notre mandat, des méthodes utilisées et des constatations pertinentes résultant des activités menées. Attestation d assurance du Surveillant de l équité Le Surveillant de l équité est d opinion que le processus d acquisition pour la fourniture du vaccin contre l influenza pandémique et saisonnière, mené par Travaux Publics et Services Gouvernementaux Canada (TPSGC) et surveillé par le Surveillant de l équité, a été mené de façon équitable. Dans ce contexte, l équité est définie comme étant des décisions prises objectivement, sans favoritisme personnel et influence politique et englobe les éléments d ouverture, de concurrence, de transparence et de conformité. Portée et objectifs du mandat du Surveillant de l équité L objectif général était de fournir une observation indépendante et des commentaires relatifs à l équité. Nos services de Surveillant de l équité incluaient : l observation des réunions de consultation auprès de l industrie; la fourniture de commentaires relatifs à l équité à l étape de la préqualification sur le document de sollicitation à l état d ébauche et final 1

3 incluant les modifications, pour améliorer la clarté, la transparence et la compétitivité ainsi qu attirer l attention sur des lacunes potentielles en matière d équité qui pourraient survenir durant le processus d évaluation; l observation de l évaluation des réponses reçues à l étape de la préqualification pour assurer que les procédures d évaluation et de sélection ainsi que la politique ministérielle prescrites ont été suivies et appliquées de façon constante durant le processus d évaluation et de sélection; et l observation des comptes rendus auprès des soumissionnaires non retenus. (Cette activité n a pas été requise parce qu une seule réponse a été reçue à l étape de la pré-qualification). Méthodes, activités et constatations spécifiques du Surveillant de l équité Avant le début des services de surveillance de l équité, une lettre d intérêt/demande d information (LDI/DDI) dans l intention d informer les soumissionnaires potentiels sur les besoins à venir, a été publiée sur MERX le 12 mars 2010 avec fermeture le 31 mars 2010 (Document 1). Activités du Surveillant de l équité relatives à la consultation auprès de l industrie Les 30 et 31 mars 2010, le Spécialiste Surveillant de l équité (Spécialiste SE) a observé les réunions individuelles avec les entreprises qui avaient demandé une réunion résultant de la LDI/DDI. Aucune observation relative à l équité n a été faite concernant les consultations auprès de l industrie. Activités du Surveillant de l équité relatives à l élaboration de la sollicitation à l étape de la pré-qualification telle que publiée sur MERX incluant les modifications Durant la période du 26 avril au 5 août 2010, le Spécialiste SE a examiné les ébauches de la sollicitation à l étape de la pré-qualification et a fourni des observations relatives à l équité. Toutes les observations ont été traitées de façon appropriée par les responsables du projet. La sollicitation de l étape de pré-qualification a été publiée sur MERX le 5 août 2010 (Document 2). Durant la période du 5 au 27 août 2010, le Spécialiste SE a examiné la sollicitation de l étape pré-qualification et les modifications suivantes à l état d ébauche et a fourni des observations relatives à l équité lorsque nécessaire : modification 1 publiée sur MERX le 17 août 2010 (Document 3), modification 2 publiée sur MERX le 18 août 2010 (Document 4). Toutes les observations ont été traitées de façon appropriée par les responsables du projet. 2

4 La sollicitation de l étape de pré-qualification a fermée le 24 août Une réponse a été reçue. Activités du Surveillant de l équité relatives à l évaluation de la réponse à la sollicitation de l étape de la pré-qualification Le 24 août 2010, le Spécialiste SE a observé l évaluation sur consensus des critères obligatoires et a fourni des observations relatives à l équité. Il n y avait aucun critère coté. Toutes les observations relatives à l équité ont été traitées de façon appropriée par les responsables du projet. La réponse a été considérée comme étant conforme et en conséquence la Couronne a émis une demande de proposition au fournisseur et a entamé des négociations contractuelles. Peter Woods Chef d équipe Surveillant de l équité Roger Bridges Président Knowles Consultancy Services Inc. 3

5 Documents de référence Les documents suivants sont identifiés par numéro dans le présent rapport. A moins d indication contraire, ces documents sont disponibles au Bureau du programme du vaccin contre l influenza. No. Document Information additionnelle 1 LDI/DDI Publiée sur MERX le 12 mars Sollicitation de la phase pré-qualification Publiée sur MERX le 5 août Modification 1 à la sollicitation de la phase pré-qualification Publiée sur MERX le 17 août Modification 2 à la sollicitation de la phase pré-qualification Publiée sur MERX le 18 août

6 Addenda au rapport final de l entrepreneur Surveillant de l équité daté du 23 novembre 2010, concernant l acquisition du Canada de la fourniture du vaccin contre l influenza pandémique et saisonnière Cet addenda au rapport final de l entrepreneur Surveillant de l équité, couvre l adjudication du contrat au seul fournisseur qui a répondu à la sollicitation à l étape de la préqualification et qui a rencontré avec succès les exigences de la préqualification. Le texte suivant devrait être ajouté au rapport final comme étant la dernière section après la section intitulée «Activités du SE relatives à l évaluation de la réponse à la sollicitation de l étape de la préqualification». «Activités du SE relatives aux comptes rendus En conformité avec les dispositions de la sollicitation à l étape de la préqualification et de la DDP émise subséquemment, un contrat a été adjugé au fournisseur retenu. Le fournisseur n a pas demandé un compte rendu au moment de l achèvement de l étape de préqualification ou après l adjudication du contrat. Attestation d assurance du Surveillant de l équité Le Surveillant de l équité est d opinion que la Couronne a rempli ses obligations par rapport à la disponibilité d un compte rendu si le soumissionnaire en avait fait la demande.» Peter Woods Chef d équipe Surveillant de l équité Services Inc. Roger Bridges Président Knowles Consultancy Date : 2 mars

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