Charte d organisa on et de fonc onnement du service de Médecine Professionnelle et Préven ve

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2 Page 2 Propos introduc f Ce e charte vise à perme re aux collec vités territoriales du Territoire de Belfort adhérentes au service de Médecine du Centre de Ges on de la Fonc on Publique Territoriale du Territoire de Belfort (CDG 90), aux médecins de préven on, ainsi qu au personnel du service du CDG 90 de disposer d un support de référence afin d appréhender les missions et l organisa on générale de la Médecine Préven ve. A cet effet, le présent document procède à un rappel du cadre juridique applicable au service de Médecine. Il expose également les missions dévolues au médecin de préven on ainsi que les condi ons d organisa on et de fonc onnement du service.

3 Page 3 Sommaire Première par e : Cadre juridique et voca on générale de la médecine préven ve... page 4 Deuxième par e : Le médecin de préven on... page 6 A. Rôle... page 6 1/ Missions... page 6 2/ Organisa on administra ve... page 6 a. Les prises de rendez-vous... page 7 b. Les dossiers médicaux... page 7 c. Rela ons avec les services Hygiène et Sécurité et Handicap / Reclassement du Centre de Ges on... page 8 d. Rela ons avec les collec vités... page 8 B. Ac ons... page 8 1/ Visites médicales... page 8 2/ Autres missions ( ers temps)... page 14 Troisième par e : Le service de Médecine du Centre de Ges on... page 16 Quatrième par e : Obliga ons des collec vités adhérentes au service de Médecine Professionnelle et Préven ve... page 17 A. Planifica on des visites / convoca ons... page 17 B. Visites extérieures... page 18 C. Sollicita ons par culières du médecin... page 18

4 Page 4 Première par e : Cadre juridique et voca on de la médecine préven ve Cadre juridique de créa on d un service de Médecin - Ar cle 26-1 de la loi n du 26 janvier Chapitre XIII «Hygiène, Sécurité et médecine préven ve» (ar cles à 108-3) de la loi n du 26 janvier Ar cle 11 du Décret n du 10 juin 1985 modifié rela f à la médecine professionnelle et préven ve dans la fonc on publique territoriale - Décret n du 28 juin 2011 Cadre d interven on - Décret n du 10 juin 1985 : définit les missions du service de médecine professionnelle et préven ve et rend obligatoire son interven on tant en ce qui concerne la surveillance médicale du personnel que l ac on sur le milieu professionnel - Décret n du 30 septembre 1985 : fixe les règles de reclassement des fonc onnaires territoriaux reconnus inaptes à l exercice de leurs fonc ons, qui prévoient notamment la consulta on du service de médecine professionnelle et préven ve au cours de la procédure de reclassement - Décret n du 30 juillet 1987 : men onne l interven on du médecin du service de médecine professionnelle et préven ve dans les procédures de saisine du comité médical et la commission de réforme s agissant des condi ons d ap tude physique et du régime des congés de maladie des fonc onnaires territoriaux. - Titre IV du Livre II du Code du Travail : disposi ons rela ves aux services de Santé au Travail

5 Page 5 Voca on générale de la Médecine «Le service de médecine professionnelle et préven ve a pour mission d éviter toute altéra on de l état de santé des agents du fait de leur travail, notamment en surveillant les condi ons d hygiène du travail, les risques de contagion et l état de santé des agents», ar cle de la loi n du 26 janvier 1984 modifiée. Il joue un rôle de conseil auprès des autorités territoriales, des agents, ainsi qu auprès du Comité Technique Paritaire et du Comité d Hygiène et de Sécurité, en ce qui concerne leurs obliga ons en ma ère de préven on des accidents et des pathologies professionnelles.

6 Page 6 Deuxième par e : Le médecin de préven on A. ROLE 1/ MISSIONS a. Généralités : Le médecin de préven on a une approche globale et exclusivement préven ve dans la surveillance médicale (individuelle et collec ve) et de l ac on sur le milieu de travail. Les avis médicaux spécialisés qu il dispense dépendent de sa connaissance des condi ons de travail effec ves des agents. Il lui est donc essen el de bien connaître l environnement de travail des agents afin d éviter toute altéra on de leur santé du fait du poste occupé. Le médecin de préven on peut, ainsi, demander des prélèvements et des mesures physiques ou chimiques, lorsqu il les juge indiqués pour affiner l évalua on des risques. Si ces inves ga ons sont refusées par l autorité territoriale, celle-ci doit mo ver son refus. b. Secret médical : Le médecin de préven on exerce son ac vité en toute indépendance, dans le respect des disposi ons du code de déontologie et du code de la santé publique et en applica on de l ar cle 11-2 du décret n du 10 juin 1985 modifié. Le médecin est tenu au secret professionnel médical prévu par l ar cle 11 du Code de Déontologie. Le secret couvre tout ce qui est parvenu à la connaissance du médecin dans l exercice de sa profession (ar cle L du Code de la Santé publique), c est-à-dire non seulement ce qui lui a été confié, mais aussi ce qu il a vu, entendu ou compris. 2/ ORGANISATION ADMINISTRATIVE Chaque cabinet de médecine préven ve assure le suivi médical des agents que le Centre de Ges on lui confie, de façon indépendante. Pour autant, les deux cabinets collaborent et rapprochent leurs compétences pour mener une poli que médicale commune.

7 Page 7 a. Les prises de rendez-vous se font en lien direct entre le secrétariat du médecin de préven on et l autorité territoriale de l agent. Le service de Médecine du Centre de Ges on n intervient pas dans ce processus, sauf en cas de difficultés par culières. Le cabinet médical ent à jour une comptabilisa on - des visites opérées, - de l absentéisme (cet état est communiqué au service de Médecine du Centre de Ges on à la fin de chaque semestre, de façon à ce que ce dernier, ainsi que la collec vité, puissent rechercher des solu ons perme ant de contrôler ce phénomène). b. Les dossiers médicaux : Conserva on : Les dossiers médicaux sont conservés dans des condi ons assurant leur confiden alité. Aucune transmission de dossier ou d un élément de son contenu ne peut être faite sans l autorisa on du médecin de préven on et de l agent concerné. Transfert en cas de changement de médecin : Dans le cas de la muta on d un agent vers une autre collec vité, ou lorsque la collec vité ou le Centre de Ges on décide de confier la surveillance médicale de ses agents à un autre organisme ou médecin, il appar ent à chaque agent individuellement de demander le transfert de son dossier en précisant nomina vement le nom du médecin actuel et celui du nouveau médecin. Le médecin actuel doit transme re le dossier directement à son successeur. En cas de changement de médecin à l intérieur du cabinet médical, le médecin doit transme re les dossiers directement à son successeur. En cas de cessa on défini ve du cabinet médical, les dossiers sont transmis au Médecin Inspecteur du Travail. En aucun cas, les dossiers ne peuvent être transmis à la collec vité ou au Centre de Ges on.

8 Page 8 c. Rela ons avec les services Hygiène et Sécurité et Handicap / Reclassement du Centre de Ges on : Le médecin de préven on travaille en collabora on avec les services Hygiène et Sécurité et Handicap / Reclassement du Centre de Ges on. d. Rela ons avec les collec vités : En cas de difficulté ou de conflit à l occasion de son ac vité en collec vité, le médecin doit en informer le service de Médecine du Centre de Ges on pour que d un commun accord avec le médecin, des mesures puissent être prises pour régler la situa on. B. ACTIONS 1/ VISITES MEDICALES La surveillance médicale des agents par le médecin de préven on est effectuée dans le cadre de : la visite d embauche, la visite médicale périodique, la visite de surveillance par culière (femmes enceintes, travailleurs reconnus han- dicapés, agents réintégrés après un congé de longue durée ou de longue maladie, agents souffrant de pathologies par culières demandant un suivi par le médecin de préven on, agents soumis à des risques spéciaux.), la visite de reprise les visites supplémentaires à la demande de l agent à la demande du médecin traitant à la demande du médecin de préven on aux fins de conseil à la demande de l employeur

9 Page 9 a. La visite médicale d embauche : Rôle du médecin agréé Le médecin agréé assure l examen médical d ap tude à l emploi (prévu par l ar cle 10 du décret n du 30 Juillet 1987 modifié) et délivre un cer ficat médical constatant que le candidat à un emploi de la fonc on publique territoriale n est a eint d aucune maladie ou infirmité, ou que les maladies ou infirmités constatées (qui doivent être énumérées) ne sont pas incompa bles avec l exercice des fonc ons postulées. Rôle du médecin de préven on Si le médecin agréé vérifie l ap tude aux fonc ons de l agent, le médecin de préven on se prononce sur l ap tude au poste de travail conformément l ar cle de la loi du 26 janvier 1984 modifiée. La visite d embauche auprès du médecin de préven on est obligatoire, en plus de celle réalisée auprès du médecin agréé. Les agents tulaires et non tulaires avec un contrat de droit public sont concernés par ces visites d embauche. Il en est de même pour les jeunes appren s. Pour les agents relevant d un contrat de droit privé (emplois aidés, contrat d accompa- gnement vers l emploi, contrat d avenir ) la visite chez le médecin agréé n est pas obliga- toire ; celle auprès du médecin de préven on le reste en revanche. Cet examen médical a pour but de s assurer que l agent est médicalement apte au poste de travail auquel l autorité territoriale envisage de l affecter, de rechercher s il n est pas a eint d une affec on dangereuse pour toutes les personnes avec qui il est en contact dans son milieu professionnel et de cons tuer son dossier médical.

10 Page 10 b. La visite médicale périodique : Le décret du 10 juin 1985 dispose que : «Les agents bénéficient d un examen périodique au minimum tous les deux ans. Dans cet intervalle, les agents qui le demandent bénéficient d un examen médical supplémentaire». Cet examen médical est obligatoire. Il permet de s assurer du main en de l ap tude de l agent au poste de travail occupé et, le cas échéant, de proposer des aménagements du poste de travail. Ces décisions nécessitent une bonne connaissance du milieu de travail et se prennent en concerta on avec les différents interlocuteurs des collec vités. c. La surveillance médicale par culière : Une surveillance médicale par culière, habituellement annuelle ou définie par le médecin de préven on, est exercée à l égard : - des personnes reconnues handicapées, - des femmes enceintes, - des agents réintégrés après un congé de longue maladie ou de longue durée, - des agents occupant des postes dans des services comportant des risques spéciaux, - des agents souffrant de pathologies par culières.

11 Page 11 d. La visite de pré-reprise Ce e visite intervient lorsqu une modifica on de l ap tude de l agent à son emploi est prévisible, en vue de faciliter la recherche des mesures nécessaires. Ce e visite peut être sollicitée par l agent concerné, son médecin traitant, un médecin agréé ou médecin conseil pour les agents relevant du régime général de sécurité sociale. e. La visite de reprise : La visite de reprise est obligatoire après : - une absence d au moins de 30 jours pour maladie ordinaire, - une absence d au moins 30 jours pour accident de service, - une maladie professionnelle, - un congé de maternité. Ce e visite permet d apprécier l ap tude de l agent à reprendre son emploi, ainsi que la nécessité d une adapta on des condi ons de travail, ou d une réadapta on de l agent. Elle est réalisée, à la demande de la collec vité, lors de la reprise du travail et au plus tard dans un délai de 8 jours à compter de la date de récep on de la demande, pour une reprise suite à un accident de service ou une maladie professionnelle. f. Les visites supplémentaires à la demande de l agent à la demande du médecin traitant à la demande du médecin de préven on aux fins de conseil à la demande de l employeur

12 Page 12 L examen médical, d une durée de 20 minutes, est un examen clinique qui comprend à tre indica f : Un interrogatoire détaillé portant sur les antécédents médicaux personnels, familiaux et professionnels de l agent, sur le poste de travail occupé, avec les risques inhérents (les différentes rubriques du dossier devront être complétées) ; Un examen clinique essen ellement orienté en fonc on de l ac vité professionnelle, accompagné, le cas échéant, d examens spécialisés ; Un audiogramme pour les agents par culièrement exposés aux sources de bruits importantes ; Un contrôle visuel afin de dépister les principaux défauts visuels ou les tendances à ces défauts ; Dans l hypothèse où le médecin de préven on constate, lors de l examen médical, une anomalie nécessitant la prise en charge ultérieure de l agent, il remet à l agent une le re des née au médecin traitant ou au spécialiste, dans laquelle il fait part de ses constata ons et des éventuels bilans et suites thérapeu ques à envisager. Dans le cadre de ses consulta ons, le médecin de médecine professionnelle et préven ve n est pas autorisé, sauf urgence expresse, à faire une prescrip on à des fins thérapeu ques sur ordonnance. Avis : À la suite de cet examen médical, le médecin donne son avis sur l adéqua on entre l état de santé de l agent et son environnement de travail. Il établit une fiche d ap tude, à trois volets : un remis à l agent, un remis à la collec vité, un pour le dossier médical de l agent. Dans le cas d un avis d inap tude totale ou défini ve, ou de reclassement, le prononcé de ce e inap tude relève du ressort du Comité Médical. Le médecin devra en saisir l autorité territoriale en vue d examiner les différentes possibilités (Comité Médical, Commission de Réforme).

13 Page 13 Dans le cadre d une reprise de fonc on, l avis doit être rendu par le médecin à l issue de l examen médical précédent la reprise de l agent, ou dans les plus brefs délais à dater de ce e reprise. En cas de nécessité, cet avis peut être accompagné de recommanda ons de reprise et aménagement du poste de travail. Cet avis de reprise «sous réserve» doit men onner la durée et la nature de l aménagement, dans toute la mesure du possible. Examens complémentaires : Le médecin de préven on peut prescrire tout examen complémentaire qu il juge u le pour préciser son conseil médical spécialisé rela f à la compa bilité entre l état de santé de l agent et les caractéris ques de l environnement de travail, au dépistage d une maladie professionnelle ou d une maladie dangereuse pour l entourage. Le médecin est responsable du protocole de l examen médical ainsi que de la cons tu on et de la conserva on du dossier médical. Il en informe l autorité territoriale, qui doit prendre toute mesure pour écarter tout risque de maladie ou accident de travail et assurer le financement des examens complémentaires prescrits. Le médecin remet une ordonnance à l agent afin qu il se rende auprès d un cabinet, d un centre de santé ou d un service spécialisé hospitalier, pour effectuer ces examens. Les résultats des différents examens parviennent au secrétariat du cabinet médical qui les transmet directement au médecin prescripteur. Les résultats radiologiques et, le cas échéant, les différents examens complémentaires sont consignés au dossier médical de l agent et transmis à celui-ci, et l employeur est informé des suites à donner à la situa on de l agent. En aucun cas, l employeur ne peut avoir connaissance des résultats des analyses prescrites afin de préserver la confiden alité de ces informa ons. Vaccins : Le suivi des vaccina ons ainsi que les vaccins sont réalisés par les cabinets médicaux. Les vaccins sont commandés par ceux-ci. En cas d empêchement, le Centre de Ges on peut le faire en lieu et place. La facture est répercuté sur les collec vités.

14 Page 14 2/ AUTRES MISSIONS (TIERS TEMPS) Le médecin de préven on doit, en plus des examens médicaux individuels, consacrer au moins le ers du temps dont il dispose à sa mission en milieu de travail. Le médecin de préven on conseille l autorité territoriale, les agents et leurs représentants en ce qui concerne : l améliora on des condi ons de vie et de travail dans les services, l hygiène générale des locaux, l adapta on des postes, des techniques et des rythmes de travail à la physiologie humaine, la protec on des agents contre l ensemble des risques d accidents ou de maladie, l informa on sanitaire, les campagnes de préven on dans le champ professionnel ou en ma ère de santé publique. Ces disposi ons se traduisent par des visites de sites à l issue desquelles un rapport de synthèse est établi, des ac ons de sensibilisa on aux risques, des analyses de postes

15 Page 15 En outre, le médecin de préven on doit : établir et tenir à jour en liaison avec l agent chargé de la mise en œuvre des règles d hygiène et de sécurité, une fiche sur laquelle sont consignés les risques professionnels propres au service et les effec fs d agents exposés à ces risques (ar cles 14 du décret n du 10 Juin 1985 modifiés et R du Code du Travail) s associer aux ac ons de forma on à l hygiène et à la sécurité éme re un avis sur les projets de construc on ou d aménagements importants des bâ ments administra fs et techniques assurer des visites régulières des locaux et réaliser les comptes rendus assor s de proposi ons d améliora on, le cas échéant, pour la collec vité proposer des aménagements de poste ou de condi ons d exercice des fonc ons jus fiés par l âge, la résistance physique ou l état de santé des agents être obligatoirement informés, avant toute u lisa on de substances ou produits dangereux, de la composi on de ces produits et de la nature de ces substances ainsi que de leurs modalités d emploi être obligatoirement informés dans les plus brefs délais des accidents du travail et des maladies professionnelles ou à caractère professionnel en cas de maladie professionnelle concernant un agent, réaliser un rapport à présenter en Commission de Réforme à laquelle le médecin peut être présent le cas échéant demander à l autorité territoriale de faire effectuer des prélèvements et des mesures aux fins d analyse. Le refus de celle-ci doit être mo vé. assister de plein droit aux séances du Comité d Hygiène et de Sécurité compétent avec voix consulta ve. La convoca on parviendra 15 jours francs avant la date de réunion. réaliser chaque année un rapport dressant le bilan de son ac vité au cours de l année écoulée, qu il s agisse de l ac vité à l égard du milieu professionnel ou de celle de suivi médical des agents. Ce rapport est transmis à l autorité territoriale et à l organisme compétent en ma ère d hygiène et de sécurité présenter à l organisme compétent en ma ère d hygiène et de sécurité la fiche des risques professionnels

16 Page 16 Troisième par e : Le service de Médecine du Centre de Ges on Le personnel du Centre de Ges on est astreint au secret professionnel notamment au regard des informa ons à caractère médical dont il peut avoir connaissance. Le service est chargé de : Me re à jour, au début de chaque année et en lien avec les collec vités adhérentes, la liste de leur personnel, ainsi que la masse salariale Transme re, au début de chaque année et à chaque cabinet médical, la liste des agents à suivre pour l année en cours Facturer, à chaque fin d année, la presta on aux collec vités à par r de la masse salariale Payer les médecins de préven on, à la fin de chaque trimestre, à par r de la liste des agents transmise en début d année. Il n est pas tenu compte des nouveaux agents arrivés en cours d année ou des agents par s. De plus, le service de Médecine assure le secrétariat du Comité Médical et de la Commission de Réforme.

17 Page 17 Quatrième par e : Les obliga ons des collec vités adhérentes au service de Médecine du Centre de Ges on A. PLANIFICATION DES VISITES / CONVOCATIONS La loi rend la visite médicale obligatoire pour tous les agents, tulaires ou non, et quel que soit leur temps de travail ou leur affecta on. Les collec vités s engagent à transme re au service de Médecine Professionnelle et Préven ve du Centre de Ges on, au plus tard le 31 janvier de chaque année : la liste complète et à jour de leurs agents employés au 31 décembre de l année précédente, la masse salariale au 31 décembre de l année précédente. en renseignant les tableaux téléchargeables sur La collec vité prend contact avec le secrétariat de son médecin de préven on pour les prises de rendez-vous. Le service de Médecine du Centre de Ges on n intervient pas dans ce processus, sauf en cas de difficultés par culières. Les collec vités s engagent à faire appel au médecin qui leur est ra aché. En cas par culier de force majeur impliquant une absence prolongée du médecin, il est possible de contacter l autre cabinet médical. Ce e visite sera facturée par ce cabinet à la collec vi- té concernée. La collec vité transmet les convoca ons aux agents et s assure que tout agent convoqué se présente bien à la visite. La collec vité s engage à informer le cabinet médical de toute absence dans les meilleurs délais. La collec vité doit déclarer à son médecin de préven on chaque accident de service.

18 Page 18 B. VISITES EXTERIEURES Il peut être demandé, par certaines collec vités aux cabinets médicaux, de tenir des consulta ons en leurs bâ ments. Les cabinets ne sont pas tenus de répondre favorablement à ce e demande. Toutefois, si tel est le cas, la collec vité s engage à accueillir le médecin de préven on dans les meilleures condi ons. Un local d examen doit être mis à disposi on du médecin par la collec vité. Ce local doit remplir les condi ons sanitaires nécessaires au bon déroulement de l examen médical. Il doit comporter : 2 bureaux (dans 2 pièces séparées) Des chaises pour les agents Une table d examen Un pèse-personne Des sanitaires à proximité Un espace d a ente avec des chaises Un responsable administra f ou un élu doit être présent lorsque le médecin vient effectuer des visites médicales au sein de la collec vité. Les frais de déplacement du médecin sont pris en charge le cas échéant par la collec vité. C. SOLLICITATIONS PARTICULIERES DU MEDECIN Les interven ons du médecin auprès de la collec vité sont convenues entre la collec vité et le secrétariat du médecin. La collec vité doit saisir le secrétariat du médecin de toute sollicita on par culière (visite de poste par exemple) le plus tôt possible compte tenu des contraintes liées à la planifica on des ac vités du cabinet. Les sollicita ons ponctuelles à la demande des collec vités ne pourront être sa sfaites que dans la mesure où elles n interfèreront pas avec d autres ac vités préalablement programmées. La collec vité s engage à accueillir le médecin de préven on dans les meilleures condi ons. Si besoin, il doit avoir accès à l ensemble des locaux de la collec vité ainsi qu aux différents postes de travail. L autorité territoriale s engage à communiquer au médecin de préven on tout complément d informa on que ce dernier jugera u le à l accomplissement de sa mission. Un responsable administra f ou un élu doit être présent lorsque le médecin vient mener des ac ons en milieu professionnel.

19 Charte d organisa on et de Page 19 2 autres services indispensables du CDG90 : Le service «Hygiène et Sécurité» est à la disposi on des collec vités qui souhaitent s engager dans une démarche efficace en ma ère de préven on des risques professionnels. Contact : Valérie SIEGEL Tel : vsiegel@cdg90.fr Le service «Handicap - Main en dans l emploi» favorise le recrutement des personnes en situa on de handicap, accompagne les collec vités pour les études de postes, les reclassements Contact : Patricia VUILLAUMIE Tel : pvuillaumie@cdg90.fr Service de Médecine Professionnelle et Préventive : Carole FAVARD Maison des communes 29 boulevard Anatole France CS BELFORT CEDEX Tel : Fax : cfavard@cdg90.fr