MODELE DE DOSSIER A ETABLIR PAR LE CLUB ORGANISATEUR D UN COMITE NATIONAL

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1 MODELE DE DOSSIER A ETABLIR PAR LE CLUB ORGANISATEUR D UN COMITE NATIONAL - Lettre de candidature - Contrat de mission Comité National, conditions générales - Contrat de mission Comité National, conditions particulières

2 CONTRAT DE MISSION COMITE NATIONAL CONDITIONS GENERALES Article 1. Entité, Responsabilité L organisation d un Comité National ne peut être confiée qu à un club ou un groupe de personnes, membres du Club 41 Français, accompagnés de leurs conjoints. Ce groupe devra être connu ou reconnu (Club, Région, anciens, ) par le Comité National. Le groupe est dénommé ci-après «l organisateur». L organisateur, responsable, se porte garant du bien-fondé de l objectif qu il s est fixé. Article 2. Cahier des Charges L organisateur doit avoir pris connaissance et se doit de respecter le cahier des charges spécifique à l organisation d un Bureau et/ou un Comité National. Celui-ci sera annexé aux présentes, dûment signé par les parties. Article 3. Bilan prévisionnel et comptes de résultats L organisateur doit soumettre au Président National et au Coordonnateur National, un bilan prévisionnel et un compte de résultat estimatif quatre mois avant la date de la manifestation. Une fois constaté que les comptes de résultat prévoient d être en équilibre, l organisateur gardera l attachement du Coordonnateur National pour le suivi du bon déroulement de ses prévisions. Après acceptation du bilan prévisionnel et du compte de résultat estimatif, une avance de trésorerie remboursable sera affectée par le Trésorier National selon les termes des conditions particulières liant l organisateur au Club 41 Français. Article 4. Règlement des dépenses Toutes les dépenses sur place du Bureau et du Comité National devront être imputées sur le budget précité et réglées par le Trésorier National.

3 Article 5. Procédure en cas de déficit Pour le cas où la manifestation se solderait par un déficit, et sous réserve que cela soit spécifié aux conditions particulières, la procédure suivante serait suivie : - le déficit serait constaté contradictoirement entre les deux parties. Le comparatif entre le budget prévisionnel, accepté par le Président National, et les comptes définitifs de l organisateur serait effectué par la Commission des Finances du Club 41 Français. Un exposé motivé des écarts non budgétisés ou non acceptés préalablement par le Président National serait rédigé. - l organisateur exposerait les raisons de force majeure y conduisant et tous les moyens qu il a mis en œuvre pour combler ces écarts au moins partiellement, et qui devront être sérieux et effectifs. - après rapport de la Commission des Finances au Comité National et les raisons invoquées recevables, le Club 41 Français prendrait alors en charge la perte ainsi constatée, à l exception de la part résultant d erreurs ou de fautes de gestion. Article 6. Inscription du Comité National (Bureau National et Présidents de Région) Le Secrétaire National devra vérifier avec l organisateur l identité des membres inscrits via le site national (notamment les Membres du Comité National et leurs conjoints). Tous les participants devront obligatoirement s inscrire (et payer leur participation) via le site internet national. Article 7. Demandes d autorisation administratives L organisateur fera son affaire personnelle, en temps opportun, de toutes demandes d autorisations administratives et toutes formalités nécessaires pour l accomplissement du contrat, entre autres les formalités et moyens de sécurité, les droits divers, dont la Sacem. Article 8. Assurances Agissant pour le compte du Club 41 Français, l organisateur et les participants sont couverts par les polices d assurances souscrites par le Club 41 Français, à savoir : - Police individuelle accident (décès ou invalidité permanente) dans le cadre des activités du Club 41 Français, - Police responsabilité civile couvrant l ensemble des manifestations du Club 41 Français en tant qu organisateur, Au moment de l élaboration de ce document, voici les coordonnées de l assureur : Courtier : SMACL ASSURANCES - Service Partenariat 141, Avenue Salvador Allende NIORT Cedex 9 Mme Sophie CLISSON : Mail : Fax : Ou Monsieur Romain SUANT : L organisateur est censé avoir eu connaissance de ces polices mais demeure libre et à ses frais de souscrire si nécessaire une police complémentaire dans le cadre de son budget.

4 Article 9. Bénéfices de la boutique La Boutique Nationale est présente au Comité National. Elle sera animée par le Boutiquier National et le Boutiquier Régional, accompagnés par l un des membres de l organisation. Elle pourra rétrocéder au Club organisateur partie des bénéfices réalisés, si, et seulement si, la Région et l organisateur ont participé effectivement à sa mise en place et son animation et que la majorité des achats sont le fait de la Région qui accueille, la rétrocession ne pourra toutefois excéder 4 % du bénéfice. En cas d impossibilité pour la Boutique Nationale de se déplacer, la Boutique Régionale et son Boutiquier la remplaceront, aidé par au moins un membre de l organisation. L organisation veillera à réserver pour la Boutique Nationale la place de choix nécessaire selon ce qui a été précisé plus avant (art. 3 de la rubrique «Quelques rappels pour information»): 6 à 8 m pour les Comités de Novembre et Avril, 8 m pour le Comité Technique de Septembre, et le Comité des Régions en Février, 10 à 12 m pour l Assemblée Nationale. Article 10. Protocole Le Club 41 Français a fait connaitre à l organisateur les nécessités du protocole qui est le sien. Ces nécessités sont décrites au cahier des charges et au Code du Protocole (Guide). L organisateur prend l engagement de sa mise en place. Un responsable sera désigné. Il sera membre de la Région. Il répondra aux sollicitations éventuelles du Coordonnateur National, responsable du protocole. L organisateur veillera à ce que la décoration statutaire, l ordre protocolaire et la distribution des places à table, soient respectés chaque fois que le protocole le prévoit. Article 11. Participation des membres du Quatalagor ou de délégations étrangères Dans cette éventualité, l organisateur prendra l attache de l IRO et du Secrétaire National afin de régler les procédures et détails de leur réception : inscription, arrivée (aéroport, gare, route), accueil et hébergement spécifiques. Il sera fourni à l organisateur, deux semaines avant l ouverture des manifestations, la liste des participants étrangers 41 ou Quatalagor, afin d affiner et de préciser le protocole et la conduite à tenir les concernant. Article 12. Imprévus et litiges Pour tout ce qui n est pas expressément prévu aux présentes Conditions Générales et Particulières, les parties conviennent de collaborer dans l intérêt de la réussite de la manifestation et de l équilibre des comptes de celle-ci. En cas de litige persistant entre elles, les parties s engagent, avant toute autre démarche, à se soumettre à une tentative de conciliation sous l égide d une commission de trois membres désignés par le Conseil National du Club 41 Français. Document Original, Baden, le 29 Avril 2014 Document Actualisé le 12 Septembre 2014

5 CONTRAT DE MISSION COMITE NATIONAL CONDITIONS PARTICULIERES ENTRE LES SOUSSIGNES La Fédération «Club 41 Français», Association de la loi de 1901, dont le siège est à Paris, 18 rue Berthollet, 5eme, représentée par son Président National en exercice, Monsieur D UNE PART, ET Le Club 41 représenté par son Président en exercice, Monsieur ci-après désigné l Organisateur, D AUTRE PART, IL A TOUT D ABORD ETE EXPOSE CE QUI SUIT : L organisation matérielle du Comité National du Club 41 Français de pour l année a été confiée par le Président National au Club... numéro Cette manifestation se déroulera du au EN FOI DE QUOI, LES PARTIES CONVIENNENT DE CE QUI SUIT : 1. Trésorerie Le Club 41 Français versera à titre d avance remboursable à l Organisateur sur le compte bancaire. numéro la somme de euros à une date fixée d un commun accord entre les parties. L Organisateur en accusera réception. Le remboursement de cette avance aura lieu dans le mois suivant le Comité National.

6 2. Comptes de résultats L Organisateur a remis au Président National du Club 41 Français et au Trésorier National un bilan prévisionnel et un compte de résultat estimatif et accepte les procédures de contrôle souhaitées par la fédération du Club 41 Français. Lorsque les comptes de la manifestation seront définitivement clôturés, l Organisateur adressera au Président National et au Trésorier National du Club 41 Français un exemplaire des comptes définitifs. Pour le cas où l organisation de la manifestation se solderait par un déficit, la procédure suivie est définie à l article des Conditions Générales. 3. Cahier des charges Se reporter à l article 2 des Conditions Générales. 4. Assurances Se reporter à l article 8 des Conditions Générales. 5. Responsabilité de l Organisateur Si, dans sa manifestation, l Organisateur est amené à proposer aux membres désirant s inscrire, des prestations assurées par des prestataires extérieurs au Club 41, notamment des locations de voitures, matériels, bateaux, etc, il veillera à prévoir dans son bulletin d inscription une clause dégageant tant sa propre responsabilité que celle du Club 41 Français quant à la qualité de la prestation de ce fournisseur envers lequel il n aura servi que d intermédiaire, chaque locataire s inscrivant sous sa seule responsabilité. Ainsi, tout litige pouvant naître entre loueur et locataire (modèle loué, caution, etc ) sera réglé directement entre ceux-ci, le locataire devant prendre toutes les précautions d usage et se soumettre à toutes les formalités avec sérieux (contrat de location, inventaire, prise en mains, restitution, etc ), dont le locataire reste seul responsable ; Fait à Le En deux exemplaires Le Président National Le Président du Club

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