Guide pour les porteurs de projets du Circuit Scientifique Bordelais 2015 Présentation

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1 Guide pour les porteurs de projets du Circuit Scientifique Bordelais 2015 Présentation Vous travaillez dans une structure d Enseignement Supérieur et de Recherche ou autres et vous souhaitez proposez une animation scientifique au grand public et en particulier aux jeunes dans le cadre de la Fête de la Science 2015? Le Circuit Scientifique Bordelais est fait pour vous! Quesako? Le Circuit Scientifique Bordelais (CSB) est organisé depuis 18 ans dans le cadre de la Fête de la Science. Le principe est simple : proposer des ateliers sous forme ludique, des conférences, des visites, des représentations théâtrales ou cinématographiques quelle que soit la discipline scientifique. Une nouveauté cette année : les chercheurs non francophones peuvent aussi proposer des ateliers. Cet évènement est avant tout proposé aux scolaires et étudiants mais peut très bien s ouvrir au grand public. Un comité de pilotage dans lequel est représenté la quasi-totalité des structures participantes coorganise cette action. Chaque année ce comité de pilotage choisira deux co-pilotes qui seront vos contacts privilégiés. En 2015, l université de Bordeaux et la Délégation Aquitaine du CNRS assurent le co-pilotage. Contacts : Delphine Charles ) et Caroline Cohen ) A titre d exemple, les ateliers de 2014 sont accessibles en ligne (Page d accueil du site /rubrique : Le circuit CSB 2014) Avant de commencer! Avant de débuter votre inscription, merci de bien lire les informations ci-après. Elles vont vous permettre de préparer l ensemble des informations nécessaires et vous expliquer le fonctionnement du site! Comment s inscrire? Depuis 2014, les inscriptions se font à partir du site internet dédié. Tant pour les porteurs de projets qui proposent des animations scientifiques que pour les enseignants qui s inscrivent avec leur classe. Suite aux retours des utilisateurs en 2014, le comité de pilotage a fait évoluer le site de manière à le rendre encore plus efficace! N hésitez pas à nous contacter pour nous faire part d éventuelles remarques. Le site : Un site internet : pourquoi faire? Ce site internet a été créé afin de faciliter la gestion des plannings. Il va vous permettre, grâce à un accès personnalisé, de gérer vos ateliers : de la programmation aux inscriptions des enseignants. Dans un premier temps vous déposerez vos ateliers et renseignerez les créneaux de disponibles pour chacun d entre eux. Les ateliers seront ensuite visibles par les enseignants qui pourront, dans un second temps, s inscrire via le site internet. Tout sera regroupé sur votre interface et vous aurez accès à l ensemble des informations concernant votre semaine de participation au Circuit. Bien sûr, les co-pilotes, également administrateurs du site, restent vos contacts pour toute question éventuelle en cas d incident.

2 Guide pour les porteurs de projets du Circuit Scientifique Bordelais 2015 Utilisation du site internet Dans un premier temps la création d un espace personnalisé est nécessaire. Cet espace vous permettra par la suite de déposer vos propositions d ateliers, de gérer des modifications et surtout de voir, une fois le site ouvert aux enseignants, les différentes inscriptions. Dans un second temps, depuis votre espace personnel, vous pourrez créer des ateliers qui seront ensuite validés par les administrateurs du site et rendus visible pour l inscription des enseignants. N.B. : Les porteurs de projets inscrits l an passé et se souvenant de leurs identifiant et mot de passe auront accès à leur compte directement. Néanmoins, la fiche d inscription ayant quelque peu évoluée, des renseignements complémentaires vous seront demandés. Les informations à rassembler avant de commencer : - Pour créer son compte personnel : o Nom de l'établissement Si vous êtes dans un laboratoire : merci de donner son nom en toute lettre pour une meilleure identification de votre structure (le code «UMR» est facultatif) o Logos (laboratoire, tutelles, ) : jusqu à 5 logos Ces logos seront visibles sur toutes vos fiches ateliers, si vous insérez le logo d un financeur (type ANR) assurez-vous qu il soit bien appliquable à tous vos ateliers! o Nom du porteur de projet o Nom du responsable de l'établissement o Téléphone portable Ce numéro ne sera visible que des administrateurs et ne sera utilisé qu en cas d incident, il est essentiel que nous puissions vous joindre en cas d annulation, de retard, etc. o Téléphone de la structure Ce numéro sera donné aux enseignants pour pouvoir vous joindre. Vous pouvez donner un numéro de portable, du bureau ou de l accueil de votre structure/ établissement o Adresse Donnez une adresse que vous consultez régulièrement car vous serez contacté par les co-pilotes ou par les enseignants à cette adresse. C est également à cette adresse que vous recevrez votre feuille de route (document synthétisant les inscriptions des enseignants à vos ateliers). o Mot de passe Attention : Merci d utiliser un mot de passe qu il vous sera facile de retenir! Les comptes seront validés par les administrateurs du site. - Pour créer les ateliers : o Titre Il doit être compréhensible de tous et suffisamment accrocheur pour les enseignants et leurs élèves. Les co-pilotes du circuit pourront vous aider dans le choix du titre. o Thème(s) disciplinaire(s) Vous pourrez sélectionner plusieurs disciplines au besoin. o Type Est-ce une conférence, une visite, un atelier (= démonstration d expérience), etc

3 o Langue Cette année, les chercheurs non francophones aussi peuvent participer en proposant des ateliers en anglais : Deux possibilités : - soit les intervenants peut assurer l atelier dans les 2 langues et vous choississez les 2 langues - soit vous avez des créneaux spécifiques avec des intervenants spécifiques pour les ateliers en anglais, alors il vous faudra créer deux fiches pour cet atelier (pour la première, vous choisirez français et remplirez les créneaux correspondants et pour la deuxième vous choisirez anglais en y associant les créneaux correspondants). o Résumé et contenu pédagogique Les enseignants auront accès à ce résumé. Il les aidera à choisir ou non votre atelier, il convient de mettre en avant les connaissances scientifiques mobilisées sans que cela paraisse trop compliqué! o Zone Indiquer à l aide du menu déroulant le site sur lequel votre atelier se situe. Vous pourrez également vous localiser géographiquement sur une carte depuis l option «Me positionner sur la carte». o Adresse N'hésitez pas à mettre un lien URL vers la page web d'accès au laboratoire pour que les enseignants puissent mieux visualiser qui vous êtes et où votre unité se situe. o Site web de l'établissement o Durée Les ateliers doivent durer 30 minutes ou un multiple de 30 (1h, 1h30, ). Si vous avez un doute sur la durée, n hésitez pas à contacter le comité de pilotage. Attention, il arrive que des groupes aient beaucoup de questions ou soient en retard, vous pouvez donc prévoir un intervalle de 10 minutes entre chaque atelier (notamment pour ceux qui proposent des ateliers «en continu» sur une journée) afin de limiter les éventuels retards! o Capacité d'accueil : - Pour permettre aux enseignants de mieux gérer leurs groupes d élèves, la capacité des ateliers sera par 12 minimum puis multiple de 12 (hors encadrant). Si vous avez un atelier dans une salle ne pouvant accueillir 12 élèves vous pouvez le combiner avec un autre atelier, pour compléter la capacité. Au moment de l atelier vous rediviserez le groupe de 12 pour remplir vos salles en toute sécurité (attention à la durée du «double» atelier si tel était le cas!). - Si vous avez un même atelier qui est disponible sur plusieurs postes avec des équipes différentes, il faut créer 1 fiche avec une capacité par poste (et non globale), puis au moment du choix des créneaux, vous rentrerez autant de fois de créneaux que de nombre de postes! Par exemple : atelier de chimie moléculaire : 3 postes de démonstration avec une capacité d accueil de 12 élèves/poste : il faut créer 1 fiche avec une capacité de 12 personnes et 3 créneaux identiques à chaque fois! - Si votre atelier dispose de 24, 48, etc places et qu un groupe de 12 personnes s inscrit, la quantité de place restantes sera disponible pour d autres établissements. D autres groupes peuvent donc réserver en tenant compte du niveau scolaire des premiers inscrits. o Animateur(s) / Conférencier(s) o Partenaire(s) N hésitez pas ici à citer vos tutelles ou vos autres partenaires o Niveau Si plusieurs groupes venaient à s inscrire sur un même créneau, c est le niveau scolaire du premier groupe qui primera sur l atelier. o Remarque(s) Merci d indiquer dans cette rubrique tout élément pertinent pour vos visiteurs : travaux, difficultés d accès, etc. Vous pourrez également indiquer l accessibilté de votre structure aux Personnes à mobilité réduite (PMR)

4 o Document relatif à l'atelier (document PDF uniquement) Cette année vous pourrez également ajouter un document en lien avec votre atelier en format PDF. Si vous avez plusieurs documents, vous pouver les fusionner pour n en faire qu un seul ou dans la partie remarque indiquer des liens internet renvoyant vers ces documents s ils sont déjà en ligne sur un site. - Pour ajouter des plages horaires : Avant de commencer l inscription, faites le bilan de tous les créneaux disponibles pour vos ateliers. Une fois enregistré, il est possible d effectuer des modifications jusqu au 02 septembre. Attention il n est plus possible de modifier le planning lorsque les inscriptions des enseignants ont débuté! Cependant, si une annulation était inévitable (porteur du projet malade par exemple) alors qu un groupe a réservé, merci de prendre contact avec les co-pilotes pour gérer la situation dans les plus brefs délais. Naviguer sur le site internet : Les images et les explications suivantes vont vous permettre de naviguer sur le site et de trouver plus facilement les rubriques qui vous concernent. Pour rappel ce site est récent, il y aura des modifications / améliorations à prévoir : n hésitez pas à nous faire part de vos retours. Image 1 : Page d accueil du site internet Permet de retourner à la page d accueil en 1 clique! Les ateliers validés par les administrateurs seront aussitôt visibles via ce lien mais sans possibilité d inscription (ce n est qu un espace «consultatif»). Les enseignants, pour s inscrire, devront se créer un compte via leur espace dédié. 2 accès pour déposer des ateliers en ligne! Voir image 2

5 Image 2 : Page pour créer un compte / accéder à son espace Si vous n avez pas encore de compte cliquez ici! Voir image 3 Si vous avez déjà créée votre compte cette année ou l an passé, renseignez vos identifiants et cliquez ici Voir images 5 et 6 Image 3 : Création du compte Complétez les champs puis cliquez sur «S inscrire» Voir image 4

6 Image 4 : Confirmation(s) d incription Confirmation(s) d inscription (Sur le site + réception d un mail)

7 Image 5 : Tableau de bord - Page d accueil du compte personnel Modifier / Mettre à jour le profil (= ajouter des logos) Créer un atelier (2 possibilités) Voir image 6 Voir image 8 Voir la feuille de route (les inscriptions des enseignants) Voir image 11 Faire une demande de subvention Voir image 7 Image 6 : Mise à jour du profil Ajouter un logo

8 Image 7 : Faire une demande de subvention Voir le suivi : image 11

9 Image 8 : Créer / Ajouter un atelier Ajouter un document Valider l atelier

10 Image 9 : Ajouter des plages horaires Choisir Date et heure de début + cliquez sur «Ajouter» Image 10 : Confirmation des créneaux horaires Créneau(x) proposé(s) Confirmation de l ajout Image 11 : Voir sa feuille de route Confirmation de la demande de subvention Récapitulatif des demandes de subvention Liste des ateliers

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