Établir la première paye

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1 Établir la première paye Définir la période de création des premiers bulletins Dès que vous avez terminé de paramétrer votre société, vous devez vérifier si la date du premier mois de paye de votre dossier coïncide avec la période de création de votre premier bulletin. Notez que généralement, le premier mois de paye de l'exercice est le mois de janvier. Deux cas de figure peuvent être envisagés : les premiers bulletins de paye coïncident avec le premier mois de l'exercice de paie ou peuvent être créés en cours d'exercice. Création des bulletins au premier mois de l'exercice de paye Avant de créer les bulletins, vous devez contrôler les soldes des congés payés, des congés RTT, du repos compensateur, des droits individuels de formation et saisir les valeurs adéquates si nécessaire. Exemple : pour un salarié ayant acquis des jours de congés sur la période du 1er juin 2008 au 31 décembre 2008, vous devez saisir dans sa fiche 17,5 jours de congés (onglet Congés/DIF de la fiche du salarié) pour la période N avant de créer son premier bulletin. Création des bulletins en cours d'exercice Si la période du premier bulletin de paye ne correspond pas au premier mois de l'exercice de paye, deux méthodes sont envisageables : - Dans la fiche du salarié, saisissez tous les cumuls antérieurs au mois de paye, si la date d'entrée du salarié est inférieure à ce premier mois. Créez tous les bulletins de paye du salarié, du premier mois de paye de l'exercice jusqu'à la période de paye en cours. Cette méthode est intéressante pour un nombre limité de salariés et pour une courte période de saisie. - Créez un bulletin cumulant toutes les valeurs du salarié sur la période incluant la date d'entrée du salarié dans la société jusqu'au mois antérieur au bulletin en cours de création. Prenons par exemple la saisie du bulletin d'avril 2009 : si le salarié est entré dans la société le 15/01/2009, vous devez créer le bulletin du mois de mars en cumulant les valeurs entre le 15/01/2009 et le 31 mars Ainsi, lors de la création du bulletin d avril 2009, les valeurs cumulées sont automatiquement reprises. Editions ENI - Toute reproduction interdite 161

2 Ciel Paye 2010 Établir les bulletins de paye Créer le premier bulletin de paye d'un salarié Gestion des bulletins - Bulletins de paye ou Faites un clic droit dans la fenêtre puis cliquez sur l'option Créer ou cliquez sur le bouton Créer de la barre d'outils. La liste affiche les salariés pour lesquels aucun bulletin n a encore été créé ou pour lesquels le dernier bulletin est validé. Cochez l option Afficher tous les salariés pour afficher la liste de tous les salariés : par un code de couleur, Ciel Paye vous indique la raison pour laquelle le salarié est masqué. 162

3 Indiquez la Période en sélectionnant le mois de paye dans la liste correspondante. Modifiez le Début de période s'il s'agit d'une embauche en cours de mois. Choisissez la méthode de création du bulletin en activant une des options de l'encadré Créer à partir de : Profil salarié Bulletin vide Établir la première paye Si un profil a été affecté à chaque salarié. Notez que les profils sont des bulletins types affectés aux salariés dans l onglet Affectation de la fiche salarié (pour plus d informations sur les profils, reportez-vous au titre Gérer les profils du chapitre Paramètres des dossiers). Cette option est pratique pour obtenir rapidement les premiers bulletins. En choisissant cette option, vous obtenez un bulletin vide. Vous devrez insérer toutes les lignes souhaitées dans le bulletin vierge ou récupérer le profil souhaité. Dans la liste des salariés, sélectionnez le salarié concerné en cliquant sur le numéro de ligne correspondant ; pour sélectionner plusieurs salariés, utilisez la touche enfoncée pour une sélection continue et/ou la touche pour une sélection discontinue. Vous pouvez également marquer la ligne d'un salarié en cliquant sur le bouton Marquer. Pour une sélection simultanée de tous les salariés, cliquez sur le bouton Tout marquer. Les boutons Démarquer et Tout démarquer annulent les deux opérations précédentes. Cliquez sur le bouton OK pour créer le(s) bulletin(s). Notez que lors de la création de plusieurs bulletins simultanément, seul le dernier bulletin sélectionné dans la liste s affiche à l écran. Editions ENI - Toute reproduction interdite 163

4 Ciel Paye 2010 Établir les bulletins de paye Dans la première partie du bulletin, vous retrouvez les éléments suivants : - La période de paye : Du 01/01/09 Au 31/01/09. - Le type de paye : Mensuel dans notre exemple. - La catégorie du salarié : Administration dans notre exemple. - Le bouton Fiche salarié permettant d'accéder à la fiche du salarié. - Des informations issues du bulletin de paye : le plafond de la Sécurité Sociale, le Brut, le Net imposable, le Net à payer, les heures normales (nombre d heures définies dans le contrat de travail), les heures travaillées. 164

5 Établir la première paye - Les trois options suivantes permettent de connaître l'état des bulletins : - Calculé : cette option permet de vérifier par la valeur (OUI ou NON) si le bulletin est calculé. Cette condition est nécessaire pour valider le bulletin. - Edité : cette option permet de vérifier si le bulletin a été imprimé. - Validé : cette option permet de vérifier si le bulletin est verrouillé. Notez que valider le bulletin consiste à le verrouiller pour qu'il ne soit plus modifiable. Gérer les lignes de détail du bulletin Un ensemble de boutons permet de gérer les lignes à l intérieur du bulletin. Pour cela, le bulletin ne doit pas être validé. Pour insérer une ligne, sélectionnez la ligne au-dessus de laquelle vous souhaitez insérer la nouvelle ligne puis cliquez sur le bouton Insérer. Sélectionnez alors l'élément à insérer (cotisation, rubrique ou commentaire) à l'aide du bouton. Pour insérer plusieurs lignes, sélectionnez la ligne au-dessus de laquelle les nouvelles lignes doivent être insérées puis cliquez sur le bouton Ins. Multi. Sélectionnez les éléments à insérer ; utilisez la touche pour une sélection continue et/ou la touche pour une sélection discontinue. Cliquez sur le bouton OK. Pour déplacer une ligne vers le haut ou vers le bas, sélectionnez-la puis utilisez les boutons Haut et Bas. Pour supprimer une ligne, cliquez sur cette dernière puis sur le bouton Supprimer. Cliquez sur le bouton Oui pour confirmer la suppression de la ligne. Si vous forcez la valeur d'une base de calcul dans le bulletin (exemple : la base de la cotisation C120 pour une valeur de 2000), les valeurs de la ligne s'affichent en rouge. Pour retrouver le calcul proposé par votre logiciel, sélectionnez la ligne puis cliquez sur le bouton Rétablir. Dans notre exemple, la cotisation C120 : Editions ENI - Toute reproduction interdite 165

6 Ciel Paye 2010 Établir les bulletins de paye Gérer les éléments dans plusieurs bulletins simultanément Insérer/supprimer des éléments dans plusieurs bulletins Ciel Paye vous permet de gagner du temps en insérant ou en supprimant simultanément sur plusieurs bulletins les rubriques ou cotisations de votre choix. Pour cela, les bulletins ne doivent pas être validés. Gestion des bulletins - Bulletins de paye ou Sélectionnez les bulletins concernés ; utilisez la touche pour une sélection discontinue et/ou la touche pour une sélection continue. Fonctions - Marquer/Démarquer Une bande rouge verticale s'affiche à gauche du numéro de chacune des fiches marquées. Fonctions - Insertion globale d'un élément ou Suppression globale d'un élément Dans la zone Insérer l'élément suivant ou Supprimer l'élément suivant, cliquez sur le bouton, sélectionnez la cotisation (notre exemple : C115) ou la rubrique concernée puis cliquez sur le bouton OK. Ciel Paye vous informe du nombre de bulletins concernés par l'insertion ou la suppression. 166

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