En tant que (expert-) comptable

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1 En tant que (expert-) comptable Doc-it-Easy Doc-it-Easy optez pour une collaboration intelligente avec votre client Doc-it-Easy

2 Contenu Introduction Les PME et les entrepreneurs veulent des conseils stratégiques... 7 conseils pour devenir le sparring partner idéal de votre client en tant que (expert-)comptable Structures de prix Collaboration en ligne : gagnant-gagnant Les huit avantages de la collaboration en ligne Collaborer de manière ultra intelligente

3 Introduction À l heure actuelle, les entrepreneurs et les comptables travaillent encore souvent de façon traditionnelle. L entrepreneur rassemble ses bons, ses factures, ses relevés bancaires, et ainsi de suite dans une boîte et apporte le tout une fois par mois ou par trimestre à son comptable. Le comptable traite ensuite cette masse d informations pour les déclarations de TVA et, éventuellement, les comptes annuels. Dans les faits, en procédant ainsi, les deux parties travaillent en parallèle : l entrepreneur n a aucune vue sur sa situation financière et sa trésorerie ; le comptable ne dispose pas des informations essentielles qui lui permettraient de fournir des conseils stratégiques à l entrepreneur. Tout cela peut changer! C est d ailleurs inévitable, car les entrepreneurs exigent de leurs comptables des conseils stratégiques. Ni plus ni moins. Ce qui est également tout bénéfice pour le comptable. 3

4 Les PME et les entrepreneurs veulent des conseils stratégiques transformer le (expert-)comptable en conseiller financier Au cours des dernières années, plusieurs études ont mis en avant le fait que les PME en attendent toujours plus de leur comptable. L entrepreneur veut des conseils stratégiques : il a besoin d être accompagné par quelqu un qui le conseille, qui réfléchit avec lui de manière proactive, prend l ini tiative de lui expliquer clairement ses chiffres et comprend le domaine d activités de son entre prise. Le comptable doit pouvoir proposer cet éventail de services polyvalents à un prix raisonnable et surtout transparent. Une autre tendance prolonge logiquement ce qui vient d être exposé : l entrepreneur est peu enclin à (trop) payer uniquement pour un travail d encodage, de vérification des chiffres et d élabo ration de déclarations. Ces tâches n étant pas considérées comme nécessitant une connaissance particulière doivent être exécutées rapidement, parfaitement et rester aussi peu coûteuses que possible. Toutefois, l entrepreneur d aujourd hui est disposé à consacrer de l argent à des conseils stratégiques approfondis, axés sur son entreprise, sa situation personnelle et son domaine d activité, prodigués par un comptable qu il considère comme un sparring partner. 4

5 78,4 % des entrepreneurs souhaitent travailler avec un comptable qui prend de plus en plus l initiative de les conseiller. Ce dont la plupart des entrepreneurs ont besoin, ce sont des conseils en optimisation fiscale (89,8 %). 60,4 % estime qu il est particulièrement important de travailler avec un comptable qui fournit des conseils stratégiques. Par ailleurs, les comptables se retrouvent également dans ces nouveaux besoins et souhaits exprimés par leurs clients. Eux aussi, constatent l augmentation de la demande de services de conseil liés à la gestion financière et à la fiscalité. Or, c est précisément dans ce domaine qu un comptable retirera un véritable bénéfice. Et puis, avouons-le : n est-il pas bien plus intéressant et plus stimulant de donner du conseil plutôt que de traiter des documents? Sans compter les économies de coûts que vous allez réaliser et l augmentation de votre efficacité. 5

6 7 conseils pour devenir le sparring partner idéal de votre client en tant que (expert-)comptable Comment, en tant que comptable, exploiter le désir impérieux de vos clients PME d obtenir du conseil? 1. Prenez contact régulièrement sans envoyer de facture La plupart des entrepreneurs veulent travailler avec un comptable qui leur montre un réel intérêt, par un contact régulier sans que cette conversation ne soit facturée. 2. Écoutez Écoutez attentivement, lisez entre les lignes pour comprendre les besoins et les attentes de vos clients et allez plus loin que les chiffres (même si une explication de ceux-ci dans un langage compréhensible est déjà plus que la bienvenue!). Pensez y ajouter des conseils fiscaux, des conseils sur l expansion, la vente et l acquisition. Prenez l initiative de proposer des informations spécifiques au domaine d activité de votre client. 3. Travaillez avec une personne de contact fixe Personne n aime avoir à réexpliquer sa situation à maintes reprises. Cela vaut aussi pour vos clients! En outre, si vous agissez en tant que personne de contact unique, ces interactions régulières et répétées vous permettent de vraiment bien connaître votre client et donc de mieux répondre à ses besoins. 4. Rappelez Personne n est disponible en permanence, vous non plus, et c est plutôt bon signe. Cependant, sachez que vos clients apprécieront que vous les rappeliez dès que vous êtes à nouveau disponible. 6

7 5. Soyez transparent Soyez clair sur les activités que vous facturez. Pas de chat dans un sac, pas de frais cachés liés à de vagues activités. 6. Commencez à collaborer dans le cloud «Un comptable qui n envisage pas de collaborer via le cloud, deviendra vite superflu.» De plus en plus d entreprises veulent mettre en place une collaboration via le cloud ; par conséquent, un comptable qui propose ses services de cette manière en connaît la démarche et peut les accompagner sur cette voie. 7. Spécialisez-vous Soyez conscient de ce que vous faites le mieux et spécialisez-vous pour coller au plus près aux besoins de votre groupe (cible) de clients. 7

8 Structures de prix Comme chaque entreprise est différente, et a donc des besoins différents dans les domaines financier et fiscal, il est recommandé de réfléchir soigneusement au forfait souhaité. Par exemple, un magasin en ligne aura besoin de gérer son stock et de connaître ses comptes courants débiteurs. Par contre, un indépendant sera surtout soucieux de ses déclarations TVA et de sa déclaration d impôts mais ne sera pas intéressé par un rapport annuel. Une structure de prix gagnant rapidement en popularité dans le monde de la comptabilité est celle de la formule de prix fixe. Par exemple, le comptable assure les déclarations TVA 4 x par an, et la déclaration d impôt des sociétés 1 x par an pour un montant convenu préalablement. Celui-ci peut être payé par mois, par trimestre ou une fois par an. La facturation horaire est également une option : l entrepreneur paie par activité exercée. L avantage de cette formule est qu il ne paie pas pour un travail dont il n a pas besoin et/ou qui n est pas effectué. Par extension, il est possible que l entrepreneur «achète» un certain nombre d heures par an au comptable couvrant une variété d activités. Bien sûr, il est toujours possible, et d ailleurs fort courant, de combiner ces arrangements. Par exemple, l entrepreneur paie un prix fixe pour des travaux fixes et récurrents tels que les déclarations et les comptes annuels et un montant horaire pour les travaux supplémentaires et occasionnels. L entrepreneur et le (expert-)comptable choisissent le plus fréquemment de commun accord ce qui leur convient et définissent exactement les services proposés par le comptable et à quel prix. De cette manière, l offre de services fournis par le comptable correspond au mieux aux opérations commerciales de l entrepreneur. 8

9 Collaboration en ligne : gagnant-gagnant Une tendance en pleine expansion, correspondant parfaitement aux changements qu entrepreneur et (expert-)comptable souhaitent apporter à leurs relations professionnelles, est la numérisation des processus financiers, en particulier l administration en ligne. Celle-ci permet en effet l automatisation des tâches «standard» qui sont dès lors effectuées avec rapidité et efficacité, libérant ainsi du temps et des opportunités pour mettre en place une relation basée sur des conseils ce qui profite autant à l entrepreneur qu au comptable. Les comptables peuvent dès lors fournir un travail de plus grande valeur s ils ont accès aux processus et à la situation financière de leurs clients en ligne, n importe quand, n importe où. Cette grande transparence permet aux deux parties de savoir à tout moment quelle information est fournie, ce qui manque, les tâches que le comptable a déjà effectuées et l état actuel des finances du client. Pour mettre en place une collaboration en ligne, il suffit d une connexion internet et d un navigateur. Ensuite, c est vous qui décidez de ce que vous faites ou pas en ligne. Vous pouvez choisir de vous limiter à la facturation ou opter pour la gestion complète de toute la comptabilité. Plus la relation client/comptable se réalise en ligne, plus les bénéfices pour l entrepreneur sont importants. En effet, la plupart des opérations manuelles appartiennent définitivement au passé et les erreurs sont évitées quasi à 100 %. La plupart du temps, il est très simple de passer à ce mode de fonctionnement en tandem ; il suffit de définir correctement les paramètres du produit sélectionné. Pour son administration en ligne, l entrepreneur prend un abonnement qui comprend en standard les mises à jour automatiques. 9

10 8 avantages de la collaboration en ligne Il est frappant de constater qu un (expert-)comptable qui effectue (une partie de) ses processus en ligne (dans le cloud) se sent mieux en lien avec les souhaits et les besoins de l entrepreneur que s il travaillait dans un bureau n utilisant pas le cloud. Il s avère que les comptables dits «du cloud» contribuent plus souvent à la stratégie et au plan d affaires de leurs clients. De plus, ils se révèlent être plus activement impliqués dans plusieurs aspects de la gestion de l entreprise. En outre, la numérisation des opérations permet une plus grande transparence, une réduction des coûts, de donner des conseils de meilleure qualité et collant mieux à l actualité, ce qui augmente la satisfaction du client. Du point de vue de l entrepreneur également, l administration en ligne est un choix logique : c est plus rapide et plus efficace. Il peut, par exemple, choisir d effectuer une partie de son administration lui-même, de laisser le programme effectuer les calculs et lui notifier automatiquement erreurs ou omissions. L entrepreneur s implique donc beaucoup plus activement dans sa propre gestion financière ; cela lui procure une certaine sérénité et surtout une meilleure compréhension de ses affaires. Les avantages d une telle collaboration en ligne pour le comptable et l entrepreneur peuvent se résumer comme suit : 1. Les données sont disponibles partout et tout le temps. Si vos données sont dans le cloud, vous y avez accès partout et tout le temps. La seule chose dont vous avez besoin est une connexion internet. Les documents de la PME sont aussi archivés dans le cloud. 2. Collaboration facilement mise en place, développement aisé Les factures électroniques en format UBL, la numérisation et la reconnaissance de documents permettent de coupler facilement l administration de vos clients PME à votre programme de comptabilité. 10

11 3. Moins d erreurs L automatisation permet d éviter les erreurs : les données sont automatiquement transférées vers les programmes appropriés sans que cela ne nécessite la moindre intervention manuelle. En outre, une administration en ligne est toujours à jour et vous ne travaillez jamais avec des données dépassées. 4. Sécurité supplémentaire Une administration en ligne est souvent mieux sécurisée que celle qui se trouve sur un PC standard. Une administration en ligne est également très sûre parce qu en cas de vol, d incendie ou d autres catastrophes, vos données restent disponibles. 5. De meilleurs conseils Un comptable moderne, c est surtout un conseiller et un sparring partner pour l entrepreneur. Une collaboration en ligne permet un gain de temps considérable laissant ainsi au comptable tout loisir de fournir ces si précieux conseils. Et, de son côté, l entrepreneur a toujours un accès direct aux performances de sa société. 6. Coûts réduits Le (expert-)comptable a, automatiquement et sans effort, accès aux documents de ses clients PME. 7. Sauvegardes quotidiennes Une copie de sauvegarde de l administration de la PME est effectuée quotidiennement. Automatiquement et en toute sécurité. 8. Gain de temps La PME ne doit introduire ses données qu une seule fois, après quoi elles sont automatiquement liées au programme du comptable. Cela évite les pertes de temps liées aux contrôles des informations. 11

12 Collaborer Doc-it-Easy de manière ultra intelligente Il est de plus en plus essentiel d établir à tous les niveaux une collaboration intelligente, entre toutes les parties impliquées dans la chaîne des processus financiers, de toutes les manières, au moyen de tous les programmes et logiciels possibles. Pour l entrepreneur, cela signifie : un logiciel plus simple, plus rapide et plus facile d utilisation un logiciel qui colle à l activité de son entreprise et qui lui procure à tout moment un aperçu mis à jour de ses données financières un logiciel qui fonctionne automatiquement, ce qui représente un gain de temps substantiel et une belle économie un logiciel avec lequel il peut, à tout moment et n importe où, en toute transparence, collaborer avec son comptable. Pour le (expert-)comptable, cela signifie : un couplage facile aux processus de son client une véritable valorisation de ses services un travail plus efficace, plus de transparence, une réduction des coûts une gestion et un soutien plus intelligents des processus internes Vous aussi, vous souhaitez augmenter l efficacité de votre collaboration avec vos clients PME? Découvrez Doc-it-Easy! Plus d infos sur 12