Fiche de procédure : modalités pratiques pour la gestion des déclarations SOFCAP

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1 Mise à jour : juin 2015 Fiche de procédure : modalités pratiques pour la gestion des déclarations SOFCAP L assurance statutaire : SOFCAP Vous avez adhéré au contrat-groupe d assurances SOFCAP en vue de garantir les risques statutaires de votre personnel (agents affiliés à la CNRACL et agents IRCANTEC, titulaires ou non titulaires) : accident de service, maladie professionnelle maladie ordinaire, maladie de longue durée, longue maladie, grave maladie temps partiel thérapeutique (lié à un événement tel que MO LM LD AT) maternité, adoption décès Les déclarations d absences se font uniquement de manière dématérialisée sur votre espace personnalisé via notre site internet : espace adhérent. Cet espace vous propose un manuel d aide à la saisie des absences ainsi qu un manuel d aide pour la dématérialisation des documents à intégrer. De plus, n hésitez pas à consulter votre contrat d assurance. Il précise les sinistres sur lesquels vous êtes assurés, ainsi que les conditions générales. Cette fiche de procédure vous permettra de bien respecter les différentes étapes dans la saisie de vos déclarations d absences. 1 ère étape : Etapes pour la déclaration des absences Création d un compte internet (via l espace adhérent du CDG) pour permettre la déclaration en ligne des sinistres. 2 ème étape : Déclaration du sinistre sur votre espace personnalisé, via notre site internet. Attention la déclaration doit être faite dans les 90 jours.

2 Nous vous demandons de bien vérifier avant toute saisie d un événement les caractéristiques de votre agent (date de naissance, nombre d enfants, durée hebdomadaire de travail, indice majoré..). Ces données doivent impérativement être contrôlées à chaque nouvelle saisie afin d éviter toute erreur de remboursement. Tous les sinistres sont à saisir sur votre espace adhérent sauf le capital décès et la transformation d une maladie ordinaire en congé longue maladie ou Maladie Grave (dès réception du PV). Le conseiller RH de votre secteur le fera à votre place. Vigilance pour les accidents de travail : * ils doivent impérativement être déclarés et saisis même s il n y a pas eu d arrêt maladie. En effet, l agent doit tout de même vous fournir l arrêt médical initial le cerfa n 11138*03 : accident de travail. * l enquête administrative doit aussi être systématiquement remplie par la collectivité et intégrée dans l applicatif SOFCAP sous 90 jours. * la décision de la collectivité sur la reconnaissance de l accident doit aussi être intégrée dans l applicatif SOFCAP. 3 ème étape : Intégration de tous les justificatifs nécessaires et règlementaires toujours sur votre espace personnalisé et ceci uniquement pour les sinistres assurés. Attention toutes les pièces contractuelles (annexe 1) doivent être intégrées dans les 90 jours. Procédure pour intégrer les documents : Après avoir saisi ou sélectionné un évènement, vous cliquez sur la ligne «Consulter/Modifier un sinistre», puis sur «Documents à intégrer» et enfin sur «Intégrer de nouveaux documents». N hésitez pas à cliquer sur les petites flèches pour connaître le détail de l onglet concerné.

3 4 ème étape : Mise en paiement par le CDG après vérification de la complétude du sinistre. 5 ème étape : Si non complétude du dossier Si des documents sont manquants pour la validation de l indemnisation, le conseiller RH du CDG l a mentionné dans l applicatif. Vous pouvez les visualiser dans la fenêtre ci-dessous. Attention toutes les pièces contractuelles (annexe 1) doivent être intégrées dans les 90 jours. C est à dire que le dossier doit être complet dans les 90 jours. Si un dossier est dans l attente de l avis du comité médical ou de la commission de réforme, le délai des 90 jours partira de cette date. Procédure pour visualiser les documents manquants :

4 6 ème étape : Relever les bordereaux et décompte en ligne toujours sur votre espace personnalisé dès validation de la part de l assureur. Votre conseiller RH est à votre écoute pour toute précision au cours de ces étapes successives. voir conseiller RH de votre secteur.

5 ANNEXE 1 Liste des pièces contractuelles Evènements Accident du Travail Pièces contractuelles Certificat médical initial / bulletin d hospitalisation Certificat de prolongation (si besoin) Enquête administrative (EA) Bulletin de salaire (et décompte CPAM si IRCANTEC) Maladie professionnelle Conclusion administrative de l expertise PV de la commission de réforme si non reconnu par la collectivité Fiche de poste Courrier agent demandant la reconnaissance en MP Certificat Médical Initial et de prolongation (si besoin) Courrier de prise en charge de la CPAM (si IRCANTEC) Maladie Ordinaire Certificat Médical Initial / bulletin d hospitalisation Certificat de prolongation (si besoin) Bulletin de salaire (et décompte CPAM si IRCANTEC) PV du Comité Médical si arrêt > à 6 mois Congé Longue Maladie / Longue Durée Bulletin de salaire PV du Comité Médical Maladie Grave Bulletin de salaire et décompte CPAM PV du Comité Médical Temps Partiel Thérapeutique PV du Comité Médical ou PV de la Commission de Réforme Bulletin de salaire Congé Maternité Certificat médical de constatation de grossesse (congé légal) Certificat médical de grossesse pathologique (14 jours) Certificat médical pour couches pathologiques (28 jours) Bulletin de salaire (et décompte CPAM si IRCANTEC) Congé Paternité Copie de l acte de naissance Bulletin de salaire (décompte CPAM si IRCANTEC) Fonds de remboursement du congé paternité émanant de la Caisse des Dépôts si CNRACL

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