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2 Note au lecteur : Ce document est une mise à jour de l édition Afin d aider le lecteur, les numéros de règles (section 3) et les mots clés (section 5), qui ont été modifiés, sont précédés d un astérisque ou de «N.R.» dans les cas de nouvelles règles. De plus, les listes des règles modifiées ou ajoutées depuis la première édition publiée en 2000 se retrouvent à la section 6. Édition janvier 2009 Association québécoise d établissements de santé et de services sociaux, Direction de l organisation des services, des affaires médicales et de la qualité Distribution : Association québécoise d établissements de santé et de services sociaux Service de la gestion de l information 505, boul. de Maisonneuve Ouest Bureau 400, Montréal (Québec) H3A 3C2 Téléphone : (514) Site Web: HUhttp://www.aqesss.qc.caU Dépôt légal 1 er trimestre 2009 Bibliothèque nationale du Québec Bibliothèque nationale du Canada ISBN : Association québécoise d établissements de santé et de services sociaux, Association des centres jeunesse du Québec, Association des établissements de réadaptation en déficience physique du Québec, Fédération québécoise des centres de réadaptation pour les personnes présentant une déficience intellectuelle, Fédération québécoise des centres de réadaptation pour personnes alcooliques et autres toxicomanes, Ce document est disponible gratuitement sur le site Web de l AQESSS, HUhttp://www.aqesss.qc.caUH, section «I-Documentation, Publications». La reproduction d extraits est autorisée à des fins non commerciales avec mention de la source. Toute reproduction partielle doit être fidèle au texte utilisé.

3 REMERCIEMENTS Responsables de la mise à jour : Mona Lisa Dunn, archiviste médicale, Conseillère en ressources informationnelles, Direction des ressources financières, immobilières et informationnelles Association québécoise d établissements de santé et de services sociaux Michelle Dionne, Directrice principale, Gestion intégrée des risques secteur santé et services sociaux, Prudent Groupe conseil 83BL élaboration de cette nouvelle édition a été rendue possible grâce à la collaboration des personnes suivantes : Lise Chagnon, archiviste médicale, Directrice générale adjointe CSSS de Sorel-Tracy Line Ménard, archiviste médicale, Chef de service Centre hospitalier universitaire de Sherbrooke Yvon Perreault, Coordonnateur de la gestion informationnelle, Centre Jeunesse de la Montérégie Natalie Richard, Responsable de la gestion des dossiers, Centre Jeunesse de la Montérégie Julie Roy, Archiviste Bibliothèque et Archives nationales du Québec France Thibault, archiviste médicale, Directrice générale Association québécoise des archivistes médicale Me Sonia Amziane, Avocate-conseil de l AQESSS a contribué à la rédaction de la Section 2 Les instructions.

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5 TABLE DES MATIÈRES 53BSECTION 1 93BL INTRODUCTION SECTION 2 LES INSTRUCTIONS SECTION 3 LA LISTE DES SÉRIES DOCUMENTAIRES SECTION 4 LES RÈGLES DE CONSERVATION ET DE DESTRUCTION DES DOCUMENTS SECTION 5 04BL'INDEX ALPHABÉTIQUE 63BSECTION 6 14BLISTES DES MODIFICATIONS APPROUVÉES

6 4BSECTION 1 L INTRODUCTION

7 1. L INTRODUCTION En 2000 paraissait le premier Recueil de règles de conservation des documents des établissements de santé et de services sociaux du Québec, ci-après nommé «le Recueil». Ce Recueil dont l objectif est d aider les établissements à produire et à mettre à jour leur calendrier de conservation, est le fruit de la collaboration de l Association québécoise d établissements de santé et services sociaux, de l Association des centres jeunesse du Québec, de l Association des établissements de réadaptation en déficience physique du Québec, de la Fédération québécoise des centres de réadaptation pour personnes alcooliques et autres toxicomanes et de l Association québécoise des archivistes médicales. Dès le début, un représentant des Archives nationales du Québec et maintenant de Bibliothèque et Archives nationales du Québec, a toujours été étroitement associé aux travaux du comité et a collaboré aux diverses étapes menant à l élaboration et aux diverses modifications qui ont suivi. Tel qu on le mentionne dans l introduction de ce Recueil, c est en vertu de l article 7 de la Loi sur les archives (L.R.Q., c. A-21.1) que les établissements de santé et de services sociaux sont tenus d établir et de tenir à jour un calendrier de conservation qui détermine d'une part, les périodes d'utilisation et les supports de conservation de leurs documents actifs et semi-actifs et qui indique, d'autre part, quels documents devenus inactifs doivent être conservés de manière permanente et lesquels seront détruits. Le Recueil repose sur une sélection de séries documentaires communes aux établissements de santé et de services sociaux. Cette liste a été établie d'un commun accord par les personnes qui ont participé à la validation du document. Le calendrier préparé à partir du Recueil devient, avec le système de classification des documents, la base de tout système de gestion documentaire efficace et efficient. Le calendrier de conservation s applique à tout genre de document quel que soit le support sur lequel il est constitué. Les ressources informationnelles d un établissement débordent donc les strictes données informatiques et la sécurité informationnelle couvre plus large que ce qu on entend habituellement par la sécurité des systèmes et des données informatiques. Il est à noter que le calendrier de conservation de tout établissement de même que toute modification à ce calendrier, doivent être adoptés par résolution du conseil d'administration et être soumis à l approbation Bibliothèque et Archives nationales du Québec (ci-après identifiées BAnQ). Depuis, des modifications ont été apportées aux éditions 2000, 2002 et La présente édition est la refonte de l édition Vous trouverez la liste des modifications et leur date d approbation à la Section 6 du Recueil. Toutes ces modifications ont été intégrées dans la présente édition afin d en faciliter l utilisation. LES INSTRUCTIONS La Section 2 du Recueil donne les instructions pour l élaboration ou la mise à jour du calendrier de conservation de l établissement. On y énumère les informations requises et on identifie les étapes à suivre pour son approbation. De plus, une partie de cette section vise la destruction des documents lorsque la période prévue pour leur conservation est écoulée. On y retrouve également la façon de procéder lorsqu une destruction involontaire de documents s est produite. 1

8 1. L INTRODUCTION 73BLA LISTE DES SÉRIES DOCUMENTAIRES La Section 3 du Recueil présente sous forme de liste hiérarchique (à la manière d'une structure de classification sans code suggéré) les séries documentaires pour lesquelles sont proposées des règles de conservation et d'élimination. Cette liste regroupe deux catégories de types de dossiers divisées en classes associées aux grandes fonctions des établissements de santé et de services sociaux : Celles relatives à la Gestion des activités administratives o Gestion interne administrative o Gestion des ressources informationnelles o Relations publiques o Gestion des ressources humaines o Gestion des ressources financières o Gestion des ressources matérielles o Gestion des ressources immobilières o Législation et affaires juridiques Celles spécifiques à la Gestion des services de santé et des services sociaux o Gestion des services aux usagers o Gestion des actes professionnels o Gestion de la recherche et de l'enseignement Chaque classe thématique regroupe les thèmes et les sous-thèmes qui lui sont logiquement associés. Cette section permet donc de mettre en relation logique et hiérarchique chacune des séries documentaires pour lesquelles des règles de conservation et de destruction sont suggérées dans la section suivante. Il y a lieu de préciser que les règles relatives à la Gestion des activités administratives sont associées à la cote G, alors que les règles relatives à la Gestion des services de santé et des services sociaux sont identifiées par la cote X. Le numéro de règle précédé d un astérisque (*) indique que des modifications ont été apportées à cette règle depuis la dernière édition. Le numéro de règle précédé de «N.R.» indique qu il s agit d une nouvelle règle. 24BLES RÈGLES DE CONSERVATION ET DE DESTRUCTION DES DOCUMENTS La Section 4 du Recueil présente, sous forme de tableau linéaire, les règles de conservation et de destruction de chacune des séries documentaires apparaissant dans la section précédente. Les titres annonçant les grandes classes de ces séries sont en caractères gras au centre de la page. Ce tableau contient les informations suivantes et les exemples sont illustrés dans un cadre : Il est à noter que certains titres annonçant des séries documentaires au contenu plus précis ne possèdent pas de règles de conservation, puisque non susceptibles de correspondre à des dossiers. 2

9 1. L INTRODUCTION Le numéro de règle G Le titre de la série documentaire ou du dossier Documents constitutifs La description du contenu ou du type de document de la série documentaire Documents relatifs à la loi constitutive, à l'histoire de l'établissement, à la charte, au sceau, au logo, aux lettres patentes, au permis d'exploitation, aux mandats, aux armoiries, à la devise et au drapeau de l'établissement. Il est important de noter que la description de la série documentaire inclut toujours dans sa signification les «documents produits ou reçus» par l établissement de santé et de services sociaux. Sur la même ligne que le titre de la série documentaire, au centre du tableau, la durée de conservation pour l'exemplaire principal et les exemplaires secondaires, à l'état actif (AC) et semi-actif (SA) et les modalités de disposition à l'état inactif (IN) : CONserver, DÉTruire ou TRIer. Principal Secondaire AC SA IN AC SA IN 1 4 CON 1 0 DÉT Pour certaines séries documentaires, des délais ouverts sont suggérés à l'état actif (AC) : codes U888U : Conserver jusqu'au dénouement; Tant qu utile; Tant qu en vigueur; Durée d un bien; Durée d un programme et U999U : Conserver jusqu'au remplacement par une nouvelle version. Principal Secondaire AC SA IN AC SA IN CON DÉT Les supports de conservation Le présent Recueil ne précise pas les supports de conservation des séries documentaires (papier, disque magnétique, bande magnétique, disque optique, microforme, électronique, film, etc.). À cet égard, Bibliothèque et Archives nationales du Québec met en garde les organismes sur l application de délais de conservation uniformes à tous les supports et à chacun des stades de vie des séries documentaires : «1. la plupart du temps, la numérisation d une information consignée sur un support traditionnel modifie la durée de conservation de ce support à 1 l état actif ou semi-actif et sa disposition à l état inactif.»f 1 Archives nationales du Québec. Guide d imagerie numérique : numérisation de l information consignée sur des supports traditionnels. Ministère de la Culture et des Communications, Québec, décembre 1997, p

10 1. L INTRODUCTION Les types de dossiers Un dossier principal est un dossier qui contient l information la plus complète sur un sujet donné. Un dossier secondaire ou parallèle est un dossier qui contient : une partie de l information contenue dans un dossier principal, ou une copie de toute l information contenue dans le dossier principal, ou des notes faites en parallèle au dossier médical de l usager et qui seront versées au dossier principal de l usager à la fin de l épisode de soins, ou des copies ou des notes faites dans le but d établir un rapport qui sera versé au dossier principal de l usager, ou des copies de travail faites pour des fins de discussions et qui seront détruites après leur durée de vie utile. Un dossier satellite est un dossier complémentaire à part entière et qui est archivé, de façon temporaire ou permanente, en dehors des dépôts du service des archives médicales et qui répond aux mêmes délais de conservation que le dossier principal : soit dans les services qui ont besoin d un tel dossier dans le cadre de leur pratique (données brutes du dossier des psychologues), ou de leur mode de fonctionnement (dossier de dialyse, de réadaptation, etc.), ou de leur situation géographique (point de service dans un site autre que celui qui abrite le service des archives), ou pour protéger des informations plus sensibles et éviter des problèmes juridiques (médecine génique). Certains dossiers satellites sont constitués de documents ayant un support de conservation différent du dossier central de l usager. En règle générale, ce dossier n est pas versé au dossier central de l usager. Un dossier de recherche, aussi appelé dossier source, est un dossier distinct du dossier médical de l usager et qui n est ouvert que si l usager participe à un protocole de recherche. Il ne contient que les données recueillies dans le cadre de la recherche et est archivé par le centre de recherche selon des règles de conservation différentes. Le statut des dossiers ou des documents Les documents sont considérés actifs lorsqu'ils sont couramment utilisés à des fins administratives, cliniques, professionnelles, financières ou légales. Ils sont alors conservés dans des lieux facilement accessibles. Les documents deviennent semi-actifs lorsqu'ils sont occasionnellement utilisés à des fins administratives, cliniques, professionnelles, financières ou légales; ils sont généralement conservés dans des locaux d'entreposage internes ou externes. Enfin, les documents sont inactifs d'un point de vue administratif lorsqu'ils n'ont plus d'utilité administrative, clinique, professionnelle, financière ou légale; ils sont alors soit détruits (DÉT), soit considérés comme documents d'archives à conservation permanente (CON), soit soumis à un processus de TRI et de sélection qui s'appuie sur des critères préétablis (voir ci-dessous) pour en conserver une partie comme documents d'archives et détruire le reste. 4

11 1. L INTRODUCTION Les commentaires et les critères de tri Enfin, la colonne de droite du tableau sert à énoncer les critères de tri et de sélection s'il y a lieu, ou à inscrire un commentaire sur la règle de conservation. Lorsque la règle s appuie sur des fondements légaux ou réglementaires, l abréviation «FLR» est utilisée pour référer aux lois ou aux règlements pertinents. Critères de tri : Conserver les documents sur la constitution du conseil, sur les membres, les règlements, les procès-verbaux, les résolutions, les documents déposés officiellement, les comptes rendus, les rapports et l'index cumulatif. Commentaire : Jusqu'à remplacement par une nouvelle version, par la suite appliquer la période semi-active et la disposition indiquées dans les colonnes SA, IN, Critères de tri et commentaires. Commentaire : AC : jusqu à la fin du processus du traitement de la plainte. SA : (*) : 5 ans de la date de la plainte. Le dossier de plainte ayant le même statut que le dossier de l usager. FLR : Loi sur les services de santé et services sociaux, L.R.Q., c. S-4.2, art la pagination Le Recueil est paginé à droite, en bas de page. Le numéro de la règle sert de référence à la liste des séries documentaires et à l'index alphabétique, respectivement aux sections 3 et 5 du Recueil. 34BL'INDEX ALPHABÉTIQUE La Section 5 du Recueil est un index alphabétique des titres des séries documentaires pour lesquelles une règle de conservation et de destruction est suggérée. Les titres y sont insérés tels qu'énoncés dans le Recueil : ils réfèrent au numéro de la règle de la Section 4 du Recueil. Accès à l'information.. G Des inversions mettant en évidence certains mots clés des titres, ont été ajoutées; elles réfèrent aussi au numéro de règle de la Section 4 du Recueil ou, dans certains cas, renvoient au titre exact de la règle. Information, accès à l,... G Les renvois en caractères gras réfèrent aux titres officiels des séries documentaires ou au titre de la série de dossiers qui donne le numéro de la règle. 5

12 1. L INTRODUCTION Affectation, voir Mouvements des ressources humaines Réception, bons de, voir Acquisition des biens Les mots précédés d un astérisque (*) indiquent que cette règle fait partie des dernières modifications apportées au Recueil. * Gestion des biens des usagers... G Les mots précédés de «N.R.» indiquent qu il s agit d une nouvelle règle. N.R. Administration provisoire (tutelle).g LISTES DES MODIFICATIONS Pour faciliter le repérage des modifications faites depuis la première édition de 2000, la Section 6 du Recueil présente sous forme de liste hiérarchique, les séries documentaires qui ont été modifiées ou ajoutées. Chaque liste est identifiée par la date de son approbation : 18 janvier 2002, 10 juin 2004, 19 septembre 2005 et 22 février Il est à noter que ces listes ne présentent que le numéro de règle, le titre de la série documentaire et la description du contenu de la série documentaire ou des documents. G Gestion des biens des usagers Documents relatifs à la gestion des biens (argent, biens personnels) des usagers confiés à l établissement (dans la voûte). Pour les informations concernant la durée de conservation à l état actif (AC) et semiactif (SA), et les modalités de disposition à l état inactif (IN), vous référez au numéro de la règle dans la Section 4 du Recueil. 6

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14 SECTION 2 LES INSTRUCTIONS

15 INSTRUCTIONS A. L'ÉLABORATION, LA REFONTE OU LA MISE À JOUR DU CALENDRIER DE CONSERVATION Le présent Recueil est un guide visant à aider les établissements de santé et de services sociaux à élaborer ou à mettre à jour leur propre calendrier de conservation et à se conformer ainsi aux obligations de la Loi sur les archives (L.R.Q., c. A-21.1) et du Règlement sur le calendrier de conservation, le versement, le dépôt et l élimination des archives publiques (L.R.Q., c. A-21.1, r.1), de même qu aux dispositions de la Loi sur l accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, (L.R.Q., c. A-2.1) et de celles de la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l information (L.R.Q., c. C-1.1). Le calendrier spécifique d un établissement doit d'abord être adopté par son conseil d administration pour ensuite être approuvé par Bibliothèque et Archives nationales du Québec (ci-après appelée BAnQ). À partir du plan de classification, actuel ou mis à jour, et pour chacune des rubriques qui le composent, on doit chercher dans l'index alphabétique du Recueil l'identification de la série documentaire équivalente et y associer la règle de conservation proposée. Dans le processus d élaboration d un calendrier de conservation, l erreur commise, le plus souvent, est de le confondre avec le plan de classification. Alors que l un est un document légal qui détermine la durée de conservation et le mode de disposition finale d un document, l autre est un outil de gestion pour se retrouver intellectuellement dans toute la production de masse documentaire. Ainsi, afin d éviter le dédoublement des délais, le recueil propose des regroupements intellectuels. Dans les faits, plusieurs rubriques du plan de classification pourront se partager un seul et même délai. Par exemple, le délai de la règle G «Documents constitutifs» inclut non seulement la charte et les lettres patentes, mais aussi le logo, l historique, les mandats, etc. Comme le recueil propose des règles uniquement pour les séries documentaires communes au secteur de la santé et des services sociaux, il est possible qu une rubrique inscrite au plan de classification ne corresponde à aucune règle. On doit alors en élaborer une. Dans tous les cas, ne pas oublier d'identifier l'unité ou les unités administratives détentrice(s) de l'exemplaire principal de la série documentaire et le support d information utilisé. Pour ce faire, BAnQ met à la disposition des établissements, un formulaire unifié, tant pour les documents papier que pour les documents numériques et les bases de données. Ce formulaire, l annexe et les instructions qui l accompagnent sont disponibles sur le portail de BAnQ (HUhttp://www.banq.qc.caUH). Dans la marge de gauche, sélectionnez "Services par clientèle - du milieu des archives" puis, au centre de la page, sélectionnez "Services aux organismes publics" ou le lien direct suivant : HUhttp://www.banq.qc.ca/portal/dt/services/archivistique_ged/public/public.jsp U Afin de faciliter le processus de mise à jour du calendrier, BAnQ suggère d appliquer une seule règle par page. Afin de respecter les exigences du Règlement sur le calendrier de conservation, le versement, le dépôt et l élimination des archives publiques, les renseignements suivants doivent apparaître dans le calendrier de conservation : 9

16 INSTRUCTIONS Le nom de l organisme Le titre de la série et le cas échéant, son code de classification; Une description sommaire du contenu des dossiers principaux et secondaires de la série; Le nom de l unité administrative qui détient les dossiers principaux de la série et une mention de leur utilisation par cette unité; La période d utilisation à l état actif; La période d utilisation au semi-actif; Le mode de disposition; Le support de conservation. Le calendrier de conservation et les documents suivants doivent être soumis en deux exemplaires : une page titre datée et signée par la personne autorisée; une copie du plan de classification des dossiers, si disponible; une copie conforme de la résolution du conseil d administration autorisant une personne à signer le calendrier de conservation et à le soumettre pour approbation, à Bibliothèque et Archives nationales du Québec. B. MODIFICATION APPORTÉE AU CALENDRIER Dans le cas d une demande de modification à un calendrier de conservation déjà approuvé, celle-ci doit être signée, datée et accompagnée de deux exemplaires des documents suivants : une copie de la modification apportée; une copie conforme de la résolution du conseil d administration autorisant une personne à signer la modification et à la soumettre pour approbation. C. DESTRUCTION VOLONTAIRE OU NON DE DOCUMENTS, DE DOSSIERS OU DE PARTIES DE DOSSIERS CONFIDENTIELS C.1 Lors de l épuration des dossiers confidentiels Certaines règles doivent être respectées lors de la destruction des documents provenant de l épuration des dossiers administratifs ou des dossiers des usagers, car cette destruction doit répondre à des exigences légales et réglementaires. En effet, la Loi sur les Archives, (L.R.Q., c. A-21.1) et son Règlement sur le calendrier de conservation, le versement, le dépôt et l élimination des archives publiques, ( L.R.Q., c. A-21.1, r.1) de même que la Loi sur l accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, (L.R.Q., c. A-2.1) et le Règlement sur l organisation et l administration des établissements, (L.R.Q., c. S-5, r. 3.01) ont tous des exigences au regard de la destruction de documents, de dossiers ou de parties de ceux-ci. 10

17 INSTRUCTIONS En effet la Loi sur les archives mentionne : «Art. 13. Sous réserve de ce que prévoit le calendrier de conservation, nul ne peut aliéner ou éliminer un document actif ou semi-actif d un organisme public. Art. 18. Nul ne peut aliéner, éliminer ou modifier des documents inactifs d un organisme public destinés à être conservés de manière permanente. Toutefois, Bibliothèque et Archives nationales peut autoriser l élimination de tels documents s ils ont été reproduits sur un autre support ou s il estime qu ils sont irrémédiablement détériorés ou qu il n est plus utile de les conserver.» La Loi sur l accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels, (L.R.Q., c. A-2.1) édicte : «Art Mesures de sécurité. Un organisme public doit prendre les mesures de sécurité propres à assurer la protection des renseignements personnels collectés, utilisés, communiqués, conservés ou détruits et qui sont raisonnables compte tenu, notamment, de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support.» Art. 73. Destruction. Lorsque les fins pour lesquelles un renseignement personnel a été recueilli ou utilisé sont accomplies, l organisme public doit le détruire, sous réserve de la Loi sur les archives (chapitre A-21.1.» Enfin, le Règlement sur l organisation et l administration des établissements prévoit : «Art. 6. Le conseil d administration d un établissement public [ ] doit adopter des règlements portant sur les points suivants, lorsqu ils relèvent du champ d activités de l établissement : [ ] 24 la procédure d élimination de dossiers ou de parties de dossiers de bénéficiaires, conformément à la Loi sur les archives (L.R.Q., c. A-21.1). [ ].» ATTENTION : les dossiers échantillonnés pour conservation permanente ne doivent en aucun cas être épurés. De plus, pour les dossiers d usagers, toutes les constituantes des dossiers échantillonnés pour conservation permanente, (clichés, tracés, films, cassettes, etc.) doivent, à titre de partie intégrante du dossier (voir art. 53, 19 et ss. du Règlement sur l organisation et l administration des établissements), être également conservées sans épuration, au même titre que le dossier d usager auquel elles réfèrent. 11

18 INSTRUCTIONS C.2 Destruction des originaux des documents numérisés Préalablement à toute démarche, les règles concernant le nouveau support numérique des documents doivent être intégrées dans le calendrier de conservation et approuvées par BAnQ. Les documents originaux peuvent être détruits trente (30) jours après que le contrôle de la qualité ait été fait. Ce contrôle de la qualité doit permettre de s assurer de l intégrité de l information numérisée de même que de la lisibilité du résultat de la numérisation. L établissement peut toujours décider de conserver également les documents originaux. C.3 Détérioration ou destruction involontaire de documents confidentiels Des situations peuvent survenir et entraîner la perte de documents confidentiels ou de documents à conservation permanente ou encore les rendre inutilisables. Des dispositions règlementaires s appliquent à ces événements. En effet, le Règlement sur le calendrier de conservation, le versement, le dépôt et l élimination des archives publiques précise «Art. 10. Un organisme public dont les documents, en partie ou en totalité, ont été involontairement détruits ou irrémédiablement détériorés doit en aviser immédiatement par écrit le conservateur et lui indiquer ceux qui, identifiés dans son calendrier de conservation ou dans sa liste de documents inactifs visés aux articles 51 ou 52 de la Loi, ont été ainsi détruits ou détériorés.» (N.B. Il faut lire à la place de «conservateur», Bibliothèque et Archives nationales du Québec et prendre note que les articles 51 et 52 ont été abrogés en 2004.)» Malgré l abrogation des articles 51 et 52, l établissement n est pas dispensé de donner l avis requis car l obligation demeure en ce qui regarde les documents identifiés dans le calendrier de conservation de l établissement. Dans le règlement sur «la procédure d élimination de dossiers ou de parties de dossiers de bénéficiaires[ ] voir le Règlement sur l organisation et l administration des établissements» que doit adopter le conseil d administration de l établissement, il doit donc être prévu les façons de procéder pour la destruction des documents provenant de l épuration des dossiers en considérant la protection du caractère confidentiel qui doit continuer de s appliquer à ces documents. La Direction des programmes d assurance de dommages du réseau de la santé et des services sociaux (AQESSS) a publié une liste des documents dont la conservation est suggérée pour faciliter la défense des établissements et de leur personnel, advenant un litige. Cette liste est reproduite à la fin de cette section. Ces recommandations ont été faites en tenant compte de la mission des établissements et après consultation auprès de leur association respective. L établissement qui souhaite vouloir conserver certains de ces documents, doit en dresser la liste et le préciser dans son règlement sur «la procédure d élimination des dossiers ou parties de dossiers des bénéficiaires.» Voir l article 6 du Règlement sur l organisation et l administration des établissements cité plus haut. 12

19 INSTRUCTIONS Les éléments de ce règlement Outre la liste des documents à conserver, ce règlement du conseil d administration doit expliciter les règles auxquelles la destruction des dossiers des usagers doit se conformer. Il doit décrire certaines exigences relatives au moment où l élimination des dossiers des usagers peut être faite et comment elle peut être faite. La destruction des dossiers des usagers Selon la Loi sur les archives, la destruction des dossiers des usagers visent les dossiers dits inactifs, c'est-à-dire, ceux qui, en vertu du calendrier de conservation de l établissement, ne sont plus utiles à des fins cliniques, administratives ou légales. En général, il s agit de dossiers qui, d après le calendrier de conservation de l établissement, ont atteint la fin du délai de conservation prévu et qui, après cette période, peuvent donc être éliminés. Cela ne veut pas dire qu il y ait une obligation de les détruire mais plutôt qu il existe une possibilité de le faire. À moins de dispositions légales ou règlementaires explicites, l établissement peut toujours opter pour des délais plus longs et les prévoir dans son calendrier de conservation. Cela ne signifie pas pour autant que tous les dossiers des usagers seront automatiquement détruits. L établissement peut indiquer dans son calendrier de conservation que certains dossiers, dûment identifiés, seront conservés sur une base permanente. A cette fin, il est apparu utile de proposer une politique de sélection de tels dossiers conservés à des fins d enseignement et de recherche. C est à cette étape, une fois fait le tri des dossiers à éliminer, qu il faut comprendre que la destruction des dossiers n est pas nécessairement totale. En effet, comme le prévoit l article 64 du Règlement sur l organisation et l administration des établissements, pour les dossiers des usagers non décédés, les centres hospitaliers doivent constituer, pour chacun de ces dossiers à éliminer, un résumé comprenant la feuille sommaire, le protocole opératoire, le protocole d anatomopathologie doit être conservé. Ce résumé peut être constitué de reproductions photographiques de ces éléments. Dans ce règlement, aucune disposition n est prévue pour les dossiers des usagers décédés. Cependant, des modifications législatives apportées à la Loi sur les services de santé et les services sociaux (art.23) permettent que des personnes liées par le sang aient accès au dossier d une personne décédée afin de connaître l existence d une maladie de nature génétique ou à caractère familial. Ce faisant, le législateur impose de façon indirecte, une obligation de conservation de cette information afin de pouvoir répondre à l exercice du droit qu il reconnaît à ces personnes. Ne pas conserver cette information, équivaudrait à faire de ce droit, un droit purement théorique qui ne pourrait être exercé par les personnes qui en bénéficient. Le site de Online Mendelian Inheritance Man (OMIM) contient une liste de plus de 3000 maladies génétiques et à caractère familial. HUwww.ncbi.nlm.nih.gov/omimUH. Après la constitution de ce résumé pour les dossiers qui le nécessitent, l établissement peut alors procéder à la destruction des dossiers, soit en totalité pour les dossiers qui peuvent être détruits intégralement, soit en partie pour les dossiers dont un résumé doit être conservé ou qui font l objet d une sélection à des fins de recherche scientifique ou de conservation historique. Dans cette optique, on conçoit que l établissement peut choisir de confier au service des archives la coordination de l application de la procédure de destruction en lui laissant la charge de dresser la liste des dossiers inactifs à détruire, l époque à laquelle leur destruction 13

20 INSTRUCTIONS peut être faite et le tri des documents nécessaires à la confection du résumé des dossiers d usagers, lorsque ce résumé est obligatoire. L établissement peut ensuite désigner la direction responsable de procéder à l opération matérielle de la destruction des dossiers, selon qu elle est ou non effectuée par ses employés ou confiée à une firme externe. Il revient alors à cette direction de voir au choix des procédés les plus appropriés en fonction de la nature du support des documents contenus dans les dossiers. En tout temps, on devra s assurer du respect du caractère confidentiel de ces informations et prévoir dans les processus choisis, des moyens qui garantissent cette protection. Enfin, l établissement qui désire conserver sur un support technologique, pour fins de preuve, certains des faits relatés dans les dossiers des usagers doit, avant de détruire les originaux, en vertu de la règle de la meilleure preuve, respecter certaines conditions énoncées au Code civil du Québec et à la Loi concernant le cadre juridique des technologies de l information (L.R.Q., c. C-1.1). Selon la législation québécoise, un document technologique (par exemple des informations transcrite sur un support électronique, magnétique ou optique) a la même valeur juridique, c est-à-dire la même force probante qu un document sur support papier, mais à la condition que son intégrité soit assurée, plus précisément, comme le prévoit le premier alinéa de l article 2839 du Code civil du Québec : «L intégrité d un document est assurée, lorsqu il est possible de vérifier que l information n en est pas altérée et qu elle est maintenue dans son intégralité, et que le support qui porte cette information lui procure la stabilité et la pérennité voulue». Par pérennité, il faut entendre que l information n est pas volatile ou susceptible de disparaître ou d être modifiée sans que l on puisse s en apercevoir. À défaut de quoi, le document technologique est susceptible d être admis comme preuve, mais avec un statut différent de celui de l écrit, soit à titre de témoignage ou d élément de preuve et servir de commencement de preuve (article 2865 Code civil du Québec). Enfin, le document technologique bénéficie d une présomption d intégrité (article 2840 Code civil du Québec. Nonobstant les règles établies dans le présent document, tout événement ou situation nonconforme susceptible de créer un litige, il est recommandé de conserver les documents reliés à l événement ou à la situation plus longtemps. 14

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