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1 PROCEDURE DE GESTION DE LA CONVENTION DE PARTICIPATION 1

2 I GESTION D UNE ADHESION Dès l adhésion de la collectivité à la convention de participation, le site internet de La Mutuelle de France Prévoyance permettra à la collectivité de saisir directement une demande d adhésion avec toutes les informations essentielles : Etat civil Données professionnelles Garanties souscrites Bénéficiaires désignés (si garantie Décès souscrite) Date d effet Salaire de référence La collectivité édite, pour signature de l agent, 3 exemplaires du bulletin d adhésion «pré-rempli». L état de l agent sur le site correspond à celui d un prospect. Deux solutions : - souscription dans les 6 mois d adhésion de la collectivité à la convention de participation ou dans les 6 mois après recrutement de l agent, ou en cas d intention dans les 6 mois suivant l adhésion à la convention de participation. se référer au A - dans tous les autres cas se référer au B. A Adhésion sans questionnaire de santé Et sans majoration La collectivité adresse les 3 exemplaires du bulletin d adhésion signés par l agent à la Mutuelle de France Prévoyance pour validation avec le bulletin de salaire du mois en cours. Selon les modalités d adhésion prévues sur les conditions particulières signées par l agent, la MFP vérifie les pièces administratives fournies par l agent sous 10 jours à réception. 2

3 L adhésion finalisée, une correspondance est adressée accompagnée d un exemplaire du bulletin d adhésion à l agent et à la collectivité, l agent recevra également la notice correspondant à la couverture choisie. La demande d adhésion acceptée par la Mutuelle de France Prévoyance, l agent bénéficie du statut d adhérent en lieu et place du prospect pour permettre à la collectivité un suivi en temps réel sur le site de la Mutuelle de France Prévoyance. Saisie de la demande d adhésion sur le site de la Mutuelle de France Prévoyance par les collectivités ( Envoi par la collectivité des 3 exemplaires du bulletin d adhésion signés par L agent à la MFP avec PJ Réception de l adhésion signée avec le bulletin de salaire Validation informatique Notification adressée à l adhérent Notification adressée à la collectivité 3

4 B Adhésion avec questionnaire de santé et Majoration de 10 % La collectivité adresse les 3 exemplaires du bulletin d adhésion signés par l agent à la Mutuelle de France Prévoyance pour validation avec le bulletin de salaire du mois en cours. La MFP vérifie les pièces administratives fournies par l agent et transmet le questionnaire de santé au médecin conseil reçu sous pli confidentiel. Après étude du dossier médical par le médecin conseil, 3 cas de figure peuvent apparaître : I - Adhésion acceptée sans réserve médicale L agent passe de statut prospect à statut adhérent. La MFP adresse une notification à l agent et à la Collectivité avec un exemplaire du bulletin d adhésion précisant la date d effet et la notice d information correspondant à la couverture choisie. II Adhésion refusée La MFP signifie à l agent le refus sur avis médical par lettre recommandée et adresse une notification à l agent et à la collectivité. L agent reste en statut de prospect. III Adhésion acceptée avec réserves médicales Le médecin conseil a émis des réserves médicales sur la demande de souscription du contrat après étude du questionnaire de santé. Un avenant est adressé à l agent lui spécifiant les exclusions médicales pour accord et ce dans un délai de 30 jours à réception. Sans réponse de la part de l agent sous quinze jours, une lettre de relance est expédiée en recommandé avec un délai de réflexion de 15 jours. A défaut de réponse sous le délai imparti, la demande d adhésion est considérée «comme nulle et non avenue». 4

5 Si l agent retourne l avenant d exclusions médicales, l adhésion est validée par le gestionnaire en modifiant le statut du prospect. L agent reçoit en retour un exemplaire du bulletin d adhésion et de l avenant d exclusions médicales et de la notice d information correspondant à la couverture choisie. Une notification est envoyée à la collectivité avec un exemplaire du bulletin d adhésion. Saisie de la demande d adhésion sur le site de la Mutuelle de France Prévoyance Réception de la demande, des pièces administratives et du questionnaire de santé par notre médecin conseil Réception de l avis du médecin conseil Adhésion acceptée sans réserve médicale Adhésion refusée suite à avis médical Adhésion acceptée avec exclusions médicales Envoi d un avenant à l agent Notification adressée à la collectivité Notification adressée à l agent Acceptation par l agent Refus de l agent Notification adressée à la collectivité Notification adressée à l agent 5

6 II GESTION D UNE PRESTATION (Article 20 de la notice d information) Réception des demandes d indemnisation de la part de la collectivité Analyse de la recevabilité de la demande (en cas de période de stage) Vérification des pièces administratives par la MFP : Demande de paiement d indemnités journalières, Arrêté administratif, Bulletin de salaire où apparait le demi-traitement, Avis du comité médical au-delà de 6 mois d arrêt de travail Paiement des prestations sous 10 jours Copie de toute correspondance adressée à l agent et à la collectivité dont il dépend. A la demande de notre médecin conseil, un certificat médical confidentiel peut être adressé à l agent qui doit le retourner une fois complétée par le médecin traitant ou le spécialiste qui le suit, sous pli confidentiel à l attention du médecin conseil dans un délai de 30 jours, sous peine de voir le versement de ses prestations suspendu. A réception, le médecin conseil émet un avis ou déclenche une expertise à laquelle doit se soumettre obligatoirement l agent. En cas de refus, le service des prestations est suspendu. Dans l attente des résultats de l expertise, l agent continue de percevoir les prestations prévues au titre du contrat. A réception de la notification du résultat de l expertise, trois cas de figure peuvent se présenter : Maintien des prestations jusqu à une date définie Cessation des prestations à la date de l expertise Remboursement des sommes indûment versées. En cas de rétablissement du plein traitement par l employeur, à effet rétroactif, pour la période indemnisée au titre de la présente garantie, lorsque vous êtes placé en congé de longue maladie (CLM), ou en congé longue durée (CLD), les indemnités versées par la MFP doivent lui être remboursées intégralement. La Mutuelle de France Prévoyance se rapprochera de votre collectivité employeur afin d obtenir les éléments nécessaires au remboursement des sommes indument perçues. 6

7 Réception de la demande de prestations transmises par la collectivité Analyse des pièces administratives Si dossier incomplet, demande de pièces complémentaires à la collectivité Paiement des prestations sous 10 jours Envoi d un certificat médical confidentiel à l agent si adhésion avec questionnaire de santé ou selon la demande de notre médecin conseil Demande de l avis de notre médecin conseil Avis sur pièces administratives Arrêt médicalement justifié Demande d expertise Prestations versées dans l attente du résultat Notification des conclusions médicales à l agent Copie de la notification à la collectivité Notification des conclusions médicales à l agent Copie de la notification à la collectivité 7

8 III cotisations Avant le 5 du mois, la collectivité recevra un état des agents qui ont adhéré au contrat de prévoyance afin que le premier précompte puisse être effectif. La collectivité devra fournir la liste des agents en arrêt maladie au 1 er jour de leur adhésion. Ces agents pourront de nouveau adhérer au contrat à leur reprise d activité professionnelle selon les conditions prévues sur la notice d informations. Une fois le précompte, la collectivité adressera un mandat à la Mutuelle de France Prévoyance (référence à préciser : CDG 59 Nom de la collectivité période concernée) accompagné du fichier des agents avec la mise à jour des éléments de salaire : traitement indiciaire brut nouvelle bonification indiciaire et les primes le cas échéant. Ce fichier devra être transmis sous format excel par mail à l attention du service comptabilité avec toutes les informations suivantes : Nom Prénom Numéro sécurité Sociale Date de naissance Traitement indiciaire brut nouvelle bonification indiciaire Si option souscrite : Régime indemnitaire Les collectivités peuvent choisir le paiement trimestriel, le tableau excel devra reprendre les éléments de salaire de chaque mois (soit une colonne par mois avec le traitement indiciaire brut nouvelle bonification indiciaire et le régime indemnitaire si option souscrite) 8

9 RENTE OPTIONS EDUCATI SERVICE - Collectivite INSEE NOM PRENO DATE TIB_NBI INCAPACI INVALI PERT DECE ON % Cotisatio CNRACL -- VILLE 1444,65 Oui ,84 12, ,97 Oui Oui - - 1,47 31, ,65 Oui ,84 12, ,03 Oui Oui - - 1,47 23, ,21 Oui - - Oui 0,50 6, ,84 Oui Oui - Oui 1,97 29, ,54 Oui ,84 12, ,07 Oui Oui - - 1,47 26, ,28 Oui ,84 12,17 Total CNRACL - - VILLE 166,09 ASS MAT ET CONTRACTUELS - - VILLE 1 204,80 Oui ,84 10, ,21 Oui Oui - Oui 1,97 24, ,45 Oui ,84 9,92 Total ASS MAT ET CONTRACTUELS -- VILLE 44,51 IRCANTEC -- VILLE 1080,04 Oui ,84 9,07 Total IRCANTEC - - VILLE 9,07 219,67 219,67 9

10 Responsable Des Services Relation Adhérents Et Prestations Valérie FENECH : Mail : Adjointe : Madame MOSER Alexia Tel : Mail : Gestionnaire Référente pour les services du Personnel des collectivités Muriel DEMARTI Tel : Mail : Gestionnaires en relation avec les agents : Tel : Mail : 10

11 Responsable du Service Comptabilité Jacques DAYAN : Mail : Chargé de Secteur Léonie DECOOL Tel : Mail : 11

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