GESTION DU CABINET MEDICAL «LES BASES DE LA COMPTABILITE»

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1 GESTION DU CABINET MEDICAL «LES BASES DE LA COMPTABILITE»

2 RAPPEL DES RÈGLES DE BASE Les médecins libéraux sont des travailleurs indépendants. A ce titre, ils déclarent leur revenu dans la catégorie des Bénéfices Non Commerciaux (BNC) et sont soumis à une tenue de comptabilité de type «recettes-dépenses» (sauf option contraire sur demande). Les professionnels libéraux ne sont pas assujettis à une tenue de comptabilité aussi complète que celle des entreprises, c'est la raison pour laquelle on parle plus souvent de déclaration fiscale et non pas de déclaration comptable. En effet, en tant que personne physique, réalisant des opérations comptables simples et courantes, ils disposent d'une déclaration simplifiée. Seules les recettes encaissées et les dépenses déboursées au cours de l année sont prises en compte.

3 RAPPEL DES RÈGLES DE BASE Le médecin doit inscrire sur son livre-journal la recette à la date de réception du chèque ou pour une dépense, la date à laquelle il règle cette dépense ou la date du débit de virement sur son compte. Le livre journal mentionne les recettes (une écriture par entrée) et les dépenses ainsi que les éventuels encaissements et décaissements personnels effectués sur le compte professionnel. Le médecin doit également tenir un journal des recettes et un registre des immobilisations et des amortissements.

4 A la place d un livre-journal unique, il peut être tenu deux livres : l un enregistrant les recettes : le journal des recettes l autre enregistrant les dépenses : le journal des dépenses

5 Le livre-journal des recettes doit : Renseigner quotidiennement le détail des recettes et des dépenses professionnelles et indiquer l identité déclarée par le patient ainsi que le montant, la date et la forme du versement des honoraires. Les médecins conventionnés secteur I et non adhérents à une AGA, peuvent être dispensés d indiquer sur le livre-journal les honoraires conventionnels perçus, puisque les organismes de sécurité sociale fournissent des relevés individuels des praticiens (SNIR). Par contre, les honoraires perçus hors convention doivent obligatoirement être inscrits.

6 Nous vous invitons à renseigner sur le livre-journal tous les honoraires perçus qu ils soient conventionnels ou non et ce pour au moins deux raisons : 1) Afin de pouvoir présenter une comptabilité sincère en cas de contrôle fiscal 2) Pour pouvoir contester votre relevé SNIR auprès des organismes de sécurité sociale. Il faut savoir que l administration fiscale peut avoir connaissance de ces relevés SNIR (demandé systématiquement par les AGA) et peut s en prévaloir pour écarter votre comptabilité. La jurisprudence retient qu il faut un écart de l ordre de 6 à 7 % entre les recettes déclarées et le relevé SNIR et ce sur plusieurs années pour écarter votre comptabilité. Conseil : Contester votre relevé SNIR par lettre avec Accusé de Réception dans un délai d un mois à compter de sa réception et en fournir copie à votre AGA. Le livre-journal doit être conservé pendant un délai de six ans. Enfin, comme tout document comptable, le livre-journal doit offrir des garanties suffisantes de sincérité. La présence de blanc, lacunes, annotations en marges, rature, surcharges ou encore écrit au crayon de papier peut constituer pour l administration fiscale une présomption grave de nature à suspecter la sincérité de votre comptabilité.

7 Vous devez mentionner sur le livre-journal : - le détail des sommes reçues, - l identité du client : nom, prénom usuel et adresse. Toutefois, en tant que médecin soumis au secret professionnel, l administration admet que l identité du client puisse être remplacée par une référence à un document annexe accessible à l administration fiscale permettant de retrouver cette identification, - le mode de règlement : de la même façon que vous devez indiquer le mode de paiement de chaque dépense, vous devez indiquer le mode d encaissement de chaque recette : par chèque, en espèces ou par virement. Autrement dit, toutes les opérations d entrées et de sorties effectuées sur un compte financier professionnel (BANQUE, CAISSE ou CCP) doivent être enregistrées sur le livre-journal. - la nature des prestations fournies : Toutefois, en tant que médecin soumis au secret professionnel et en vertu des articles et du Code pénal, la nature des prestations fournies ne peut faire l objet de demandes de renseignements de la part de l administration des impôts.

8 RAPPEL DES RÈGLES DE BASE 1) Le régime du «micro-bnc» : Si vos recettes brutes de l année entière ne dépassent pas le seuil de , vous êtes soumis de plein droit à ce régime, sauf à signaler une autre option. Si lors de la première année d exercice, vous dépassez le plafond de , la tolérance ne s appliquera pas et vous serez soumis d office au régime de la déclaration contrôlée. Si vous avez commencé votre activité en cours d année, le seuil du plafond sera ajusté au prorata temporis (exemple : vous vous êtes installé le 1 er juin et vous avez perçu de recettes, le seuil ne sera pas de mais de ; dans ce cas vous ne pouvez pas bénéficier de ce régime). Votre déclaration fiscale est alors très simple : il suffit de mentionner les recettes brutes sur la ligne «revenus imposables» (Ligne HQ de l imprimé 2042). Vous bénéficiez d un abattement forfaitaire de 34 % pour le calcul de votre revenu imposable (correspondant à un montant théorique de frais professionnels).

9 RAPPEL DES RÈGLES DE BASE 2) Le régime de la déclaration contrôlée est obligatoire si : Vos recettes dépassent Vous souhaitez adhérer à une Association de Gestion Agréée (AGA) Mais vous pouvez également opter pour ce régime même si vos recettes sont inférieures à (par exemple si vous estimez que l abattement de 34 % ne sera pas suffisant pour couvrir vos frais professionnels). Ce régime vous oblige à tenir : Une comptabilité selon le régime des recettes encaissées et des dépenses décaissées (obligation de conserver les justificatifs afférents), Avoir un relevé de banque professionnel bien identifié où transitent toutes vos recettes et toutes vos dépenses, Etablir un bilan comptable et un compte de résultat, Remplir la déclaration fiscale 2035 (déclaration professionnelle), Reporter le bénéfice personnel sur la déclaration d impôt sur le revenu 2042 (déclaration personnelle).

10 RAPPEL DES RÈGLES DE BASE 3) Les AGA : une AGA fournit aux libéraux une aide technique en matière de gestion, de tenue de comptabilité et de fiscalité. Elle est agréée par l administration fiscale pour vérifier les déclarations d impôts professionnelles Elle doit s assurer de la conformité avec le plan comptable et s assurer de la cohérence et de la vraisemblance des déclarations et des documents transmis. Elle propose aussi des actions de formation à la comptabilité libérale, des conseils juridiques et fiscaux LES AVANTAGES : La non-majoration de 125 % des bénéfices, 2 années de redressement fiscal possible pour le fisc au lieu de 3 (à condition que l Administration Fiscale ait reçu le Compte-Rendu de Mission de l AGA et que l adhérent n ait pas fait l objet de pénalités autres qu intérêts de retard), Réduction d impôt pour frais de comptabilité de 915 maximum en cas de «micro BNC» avec option déclaration contrôlée, La déduction intégrale du salaire du conjoint si celui-ci exerce cette activité salariée au sein de l activité libérale (limitée à pour les non adhérents), La déduction des frais professionnels réels, La déduction de l abattement conventionnel de 3 % la 1ère année, en cas d exercice en secteur 1 et d adhésion pour la première fois à une Association Agréée.

11 RAPPEL DES RÈGLES DE BASE En contrepartie, l adhérent de l AGA doit : Se conformer aux recommandations pour la tenue des documents comptables, Fournir les éléments nécessaires à l établissement des déclarations fiscales, Accepter les règlements par chèque, L'adhésion à une AGA doit se faire avant le 31/05 de l'année en cours pour une application rétroactive au 01/01 si le professionnel de santé n'a jamais été adhérant à une AGA. L'adhésion doit être effectivement faite avant le 31/12 de l'année concernée si le médecin était déjà adhérant à une AGA (changement d'aga). Dans le cas d une installation, l adhésion à une AGA doit se faire dans les 5 premiers mois suivant cette installation.

12 LES ABATTEMENTS FORFAITAIRES Les médecins conventionnés du secteur 1 bénéficient de la possibilité de pratiquer 3 déductions forfaitaires spécifiques : 1) une déduction forfaitaire de 2 % représentative de certains frais, 2) une déduction spéciale de 3 %, 3) un abattement forfaitaire. Les médecins adhérant à une AGA doivent choisir entre la dispense de majoration des revenus de 25 % et l'application de l'abattement forfaitaire et la déduction complémentaire de 3 %. Toutefois, le cumul de la dispense de majoration et de la déduction de 3 % reste possible au titre de la première année d'adhésion. LE MEDECIN SECTEUR 1 MEMBRE D'UNE AGA POURRA CHOISIR CHAQUE ANNEE LE REGIME FISCAL LE PLUS AVANTAGEUX : NON MAJORATION DU REVENU DE 25 % OU DEDUCTIONS CONVENTIONNELLES : ABATTEMENT FORFAITAIRE ET DEDUCTION COMPLEMENTAIRE DE 3 %

13 LES ABATTEMENTS FORFAITAIRES 1) Le forfait 2 % des médecins de secteur I : couvre les frais de blanchissage, cadeaux, réception, représentation, recherche, prospection, parcmètres et petits déplacements. Sur la 2035, il doit être intégré aux dépenses, rubrique «Divers à Déduire - Déductions médecins conventionnées du secteur I». Cet abattement est calculé sur le montant des recettes brutes avant rétrocession (ligne AA), y compris les honoraires de dépassement auxquels a le droit le praticien (DE ou DP). Les honoraires provenant d'activités non conventionnées, activités d'expertises par exemple, ne sont pas à inclure dans l'assiette de calcul de l'abattement de 2 %. Si recettes encaissées = => indiquez en ligne 43 CQ NB : La déduction du 2 % se cumule avec la non majoration du revenu professionnel de 25 % lié à l'adhésion auprès d'une association agréée.

14 LES ABATTEMENTS FORFAITAIRES 2) L abattement du groupe III : Les médecins conventionnés du secteur I sont autorisés à pratiquer un abattement dit «du groupe III» qui est déterminé en fonction de leur spécialité et des recettes conventionnelles déclarées. Cet abattement n'est pas représentatif de frais, il est destiné à tenir compte des sujétions particulières des médecins du secteur I. Les recettes à retenir s'entendent des seuls honoraires conventionnels, avant déduction des honoraires rétrocédés. Attention : cet abattement n'est pas compatible avec la non majoration de 25 % du bénéfice relative à l'adhésion à une association agréée.

15 LES ABATTEMENTS FORFAITAIRES 3) La déduction complémentaire de 3 % : Les médecins conventionnés du secteur I peuvent bénéficier d'une déduction complémentaire de 3 %, qui n'est pas représentative de frais et qui est calculée sur la même assiette que l'abattement du groupe III, c'est-à-dire sur le montant des seuls honoraires conventionnels et avant déduction des honoraires rétrocédés. Attention néanmoins, cette déduction n'est pas compatible (sauf 1 ère année d adhésion) avec la dispense de majoration de 25 % du bénéfice relative à l'adhésion d'une association agréée. Les médecins du secteur II et III ne peuvent pas appliquer les abattements conventionnels (2 %, groupe III et 3 %) et ils ont donc toujours intérêt à adhérer à une association agréée pour bénéficier de la dispense de majoration de 25 % de leur bénéfice

16 1) LES RECETTES Les recettes conventionnelles : proviennent des honoraires correspondant au tarif régi par la Convention Médicale en cours. On distingue : Les honoraires du paiement à l acte qui proviennent directement du patient (y compris les éventuels honoraires du remplaçant), Les honoraires qui proviennent d un tiers (exemple : AT, la CMUC, Art. 115, maternité ). Les recettes annexes : Les dépassements d honoraires : circonstances exceptionnelles de temps ou de lieu ou d exigence particulière du patient (DE), le DP, honoraires du secteur II, Les expertises, La participation à des essais cliniques, Le remboursement de sinistre par une assurance, etc Les gains divers : sont des revenus annexes à l activité libérale : Les indemnités perçues au titre d une assurance pour perte d exploitation, Les indemnités pour perte de ressources de l OGDPC, Certaines prestations sociales comme les indemnités journalières (Loi Madelin), Les remboursements de frais, Les avantages «en nature»

17 1) LES RECETTES Toutes les recettes provenant de l exercice médical sont considérées comme des HONORAIRES et se déclarent sur le formulaire fiscal CERFA Le bénéfice résultant de votre déclaration 2035 est considéré comme un SALAIRE et se déclare sur le formulaire fiscal CERFA Les recettes perçues par le remplaçant : Le remplaçant perçoit des honoraires au nom du médecin remplacé : ils doivent être inscrits sur le journal des recettes du médecin remplacé. Le médecin remplacé rétrocède à son remplaçant le pourcentage convenu et inscrit cette somme dans son livre journal comme «honoraires rétrocédés». EN AUCUN CAS, UN MEDECIN REMPLACANT NE PEUT ENCAISSER DIRECTEMENT DES HONORAIRES.

18 EXEMPLE DE LIVRE DE RECETTES N Date Identité Recettes conventionnelles 1 03/01/14 Jean DUPONT /01/14 Pierre DURANT 23 Recettes annexes Gains divers Espèces Banque Espèces Banque Espèces Banque 3 03/01/14 Marie DUPUIS /01/14 Sophie DADRE /01/14 Expertise AXA /01/14 Indemnisation OGDPC 7 07/01/14 Remboursement trop perçu URSSAF

19 En fin d année, synthétiser ces écritures dans un livre de recettes mensuelles

20 REMPLIR SA 2035

21 2) LES DEPENSES Une dépense ne peut être considérée comme déductible par l administration fiscale que si elle répond à trois critères : 1) Qu elle soit en rapport direct avec l activité professionnelle, 2) Qu elle soit justifiée par un document officiel (facture, note ou un document administratif ), 3) Qu elle ait été réglée au cours de l année civile concernée (même si elle ne se rapporte pas directement à cette même année) sauf choix exceptionnel de comptabilité créances/dettes

22 FRAIS DE VOITURE : FRAIS REELS OU BAREME FORFAITAIRE? Pour calculer vos frais de véhicule, vous avez le choix entre la déduction des frais réels et l application d un barème kilométrique forfaitaire, cette dernière solution étant la plus simple. Vous pouvez utiliser ce barème pour les véhicules dont vous êtes propriétaire ou locataire mais pas pour ceux qui vous sont prêtés. Dans ce cas, il faut opter pour la déduction des frais réels et ne prendre en compte que les frais que vous avez personnellement payés. Le barème recouvre les dépenses suivantes : - l amortissement du véhicule, - les primes d assurance, - les dépenses courantes d entretien et de réparations, - les pneumatiques, - le carburant, - l achat d un casque pour les motos.

23 FRAIS DE VOITURE : FRAIS REELS OU BAREME FORFAITAIRE Vous pouvez déduire en plus de ce barème : - les frais de garage et de parking, - les frais de péage, - les intérêts d un emprunt contracté pour l achat du véhicule professionnel ainsi que les réparations exceptionnelles (par exemple la franchise en cas d accident), au prorata de l utilisation professionnelle, mais à condition que le véhicule soit inscrit sur le registre des immobilisations (ce qui peut entraîner l imposition d une plus-value à la revente du véhicule). Par contre, les loyers d un crédit-bail ou d une location ne peuvent jamais être ajoutés au barème.

24 Si vous optez pour le barème, il s appliquera à tous les véhicules utilisés au cours de l année. Il devra en revanche être calculé de façon séparée pour chaque véhicule. L administration indique en effet qu il ne doit pas être fait masse des kilomètres parcourus par l ensemble des véhicules pour déterminer les frais correspondants. Depuis 2013, le barème est plafonné à 7 CV au lieu de 13 CV Cas pratique : Si, par exemple, vous avez fait dans l année km avec une voiture de 5 CV et km avec une autre de 7 CV, vous ferez le calcul suivant (sur la base du barème de 2013) : x 0,54 = x 0, = ce qui vous permettra de déduire en tout

25 Barème kilométrique : remplir la 2035 Si vous optez pour le barème kilométrique, vous devez tout d abord cocher la case de la ligne 23 du feuillet 2035 A, puis remplir le cadre 7 du feuillet 2035 B. Dans ce cadre, vous indiquerez le modèle de votre véhicule, son type (T pour véhicule de tourisme, M pour moto), le barème choisi (BNC ou BIC), le kilométrage effectué à titre professionnel, et le montant déductible correspondant. N oubliez pas de reporter ce montant à la ligne 23 du feuillet 2035 A.

26 Si vous choisissez la déduction des frais réels, vous devez posséder des pièces justificatives pour toutes les dépenses (notamment pour le carburant) et les comptabiliser, puis déterminer le pourcentage d utilisation professionnelle du véhicule. Celui-ci est égal au rapport entre le kilométrage professionnel et le kilométrage total de votre voiture. Ce pourcentage devra être appliqué à l ensemble des frais de voiture, y compris aux dépenses de carburant. Vous avez donc intérêt à conserver et comptabiliser vos frais de carburant effectués pendant vos congés.

27 LES FRAIS DE REPAS : Vous pouvez déduire fiscalement les frais supplémentaires de repas que vous prenez sur votre lieu d'exercice. Pour être déductibles, ces frais doivent remplir plusieurs conditions : - constituer des dépenses nécessitées par l'exercice de la profession (un déplacement professionnel chez un client par exemple), et non par des convenances personnelles, - être justifiés par la distance entre le lieu d'exercice et le domicile, - être effectivement engagés (sous réserve des pièces justificatives). La déduction correspond à la différence entre la limite d'exonération des indemnités pour frais de repas des salariés (17,90 pour 2014) et le montant forfaitaire de la valeur du repas pris au domicile (4,60 pour 2014). Le montant déductible des frais supplémentaires de repas est donc limité à 13,30 par jour en Au-delà de 17,90, la dépense engagée est considérée comme excessive et n'est pas déductible. 5 jours par semaine sur 47 semaines = 13,30 * 5 * 47 = à déduire dans «Autres frais de déplacement (ligne 24)»

28 LES FRAIS DE BLANCHISSERIE (BLOUSES, SERVIETTES ) : Si vous lavez votre linge professionnel à votre domicile, indiquez la somme en ligne 17 «Entretien et réparations» (basée sur une moyenne réelle des frais d un pressing). Il est en effet admis que ces dépenses soit évaluées par référence au tarif pratiqué par les blanchisseurs, à la condition qu il soit conservé trace (par une mention mensuelle dans le livre-journal ou une mention expresse) des calculs effectués (exemple : x blouses à x )

29 2) LES DEPENSES Il existe plusieurs types de dépenses : Celles qui viennent en déduction pour leur montant réel : ce sont les dépenses «ordinaires» (exemple : salaire du personnel, frais de déplacement, charges sociales du médecin ) Celles qui ne sont pas déductibles (parts de SCI ou de SCM, terrain ) Celles qui ne viennent en déduction que pour un pourcentage de leur valeur (ce sont les immobilisations)

30 2.b) LES DEPENSES «MIXTES» Une dépense mixte est une dépense qui ne concerne pas exclusivement l activité libérale. Dans ce cas, il appartient de déterminer le pourcentage d utilisation privée qui ne sera pas déductible. Les frais de locaux (loyers, EDF, eau, taxes et impôts ) lorsque le cabinet médical et l habitation du médecin sont dans un même lieu. Les frais de voiture Les frais de personnel Toutes ces dépenses sont réglées par le compte professionnel et inscrites sur le journal des dépenses. Lors de l établissement de la déclaration 2035, une réintégration de la part privée sera effectuée. Vous joindrez à votre 2035 une «mention expresse» sur laquelle vous indiquerez la quotepart privée de vos frais mixtes.

31 2.c) LE JOURNAL DES DEPENSES

32 REMPLIR SA DECLARATION 2035

33 2.a) LES DEPENSES «ORDINAIRES» Elles sont classées par postes qui correspondent aux différentes lignes de la déclaration 2035 Poste 3 - Honoraires rétrocédés (honoraires reversés au remplaçant) Attention, ces sommes ne peuvent être déduites que si elles sont déclarées sur l imprimé D.A.D.S. 1

34 2.a) LES DEPENSES «ORDINAIRES» Poste 8 - Achats : Pour les médecins, il s agit notamment des dépenses de pharmacie, des achats de films et de produits radiologiques. Pour savoir ce que vous devez comptabiliser en achats, demandez-vous si la dépense a été faite pour le patient ou pour le cabinet. Vous ne devrez comptabiliser au poste «achats» que les dépenses faites pour le patient. Par exemple, le matériel jetable à usage unique figure aux comptes «achats», alors que le petit matériel chirurgical devra être indiqué au compte «petit outillage». Vous ne devez pas inscrire à ce poste le matériel amortissable et le petit matériel qu il soit médical ou de bureau.

35 2.a) LES DEPENSES «ORDINAIRES» Il faut distinguer les salaires nets (ligne 9) et les charges sociales (ligne 10) LES FRAIS DE PERSONNEL : La rémunération du personnel (aide ou collaborateur, secrétaire, femme de ménage, etc.) est une dépense déductible dans la mesure ou la collaboration de ce personnel correspond à une utilisation à des fins exclusivement professionnelles. Si vous employez une femme de ménage pour votre cabinet et à titre privé, vous devez faire deux feuilles de paye distinctes car les conventions collectives sont différentes. Attention, pour être déductibles, vous devez déclarer ces sommes sur un imprimé spécial appelé D.A.D.S. Quant au salaire versé au conjoint de l'exploitant qui participe effectivement à l'exercice de la profession, il est déductible s'il a donné lieu au paiement des cotisations sociables.

36 2.a) LES DEPENSES «ORDINAIRES» Poste 9 - Salaire net du personnel : Ces dépenses comprennent les salaires, appointements, indemnités diverses, frais d'emploi et avantages en nature que vous versez à votre personnel. Vous pouvez aussi déduire la mutuelle de votre employé(e) si LOI MADELIN (avantages de l épargne salariale)

37 2.a) LES DEPENSES «ORDINAIRES» Poste 10 - Charges sociales afférentes au personnel du cabinet : Il s agit des cotisations que vous payez pour votre personnel, à l URSSAF, aux ASSEDIC, aux caisses de retraite et de prévoyance, à la médecine du travail, pour la formation professionnelle des salariés, de la CSG déductible (la CSG non déductible et la CRDS sont neutres pour l employeur) et éventuellement des indemnités de licenciement. Ces sommes ne peuvent être déduites que si elles sont déclarées sur l imprimé D.A.D.S. Les cotisations concernant le quatrième trimestre réglées en janvier ne pourront être déduites que l année suivante. Attention, il ne s agit en aucun cas des charges sociales du médecin.

38 2.a) LES DEPENSES «ORDINAIRES» Poste 11 - TVA : les médecins libéraux ne SONT PAS ASSUJETTIS à la TVA (sauf depuis le 1 er octobre 2012 pour certains actes d esthétique) - Position de l administration fiscale : les actes d esthétique qui bénéficient de l'exonération de TVA sont ceux qui sont pris en charge totalement ou partiellement par l'assurance Maladie

39 2.a) LES DEPENSES «ORDINAIRES» Poste 12 - Contribution Économique Territoriale (anciennement : Taxe Professionnelle) : elle n est pas due la première année. La CET est composée de deux taxes : la CFE (Cotisation Foncière des Entreprises) la CVAE (Cotisation sur la Valeur Ajoutée des Entreprises) pour les professionnels ayant un chiffre d'affaires supérieur à (dans ce cas, remplir obligatoire l annexe 2035-E).

40 2.a) LES DEPENSES «ORDINAIRES» Poste 13 - Autres impôts : - La taxe foncière si votre local professionnel est inscrit à l actif professionnel ; - La taxe sur les salaires ; - Les droits d enregistrement et les timbres fiscaux ; - Les pénalités pour retard de paiement des impôts et taxes déductibles à la condition que ces pénalités ne soient pas consécutives à un dépôt hors délai ; - La taxe d habitation n est pas une dépense professionnelle en cas de local mixte ; - Les PV pour infraction au code de la route ne sont pas déductibles - Les pénalités de recouvrement afférentes à des impôts déductibles ne sont pas admises en déduction.

41 2.a) LES DEPENSES «ORDINAIRES» Poste 14 - CSG déductible : Tant les bordereaux trimestriels d'appel de cotisation URSSAF que l'échéancier annuel de prélèvements mensuels précisent non seulement le montant de la CSG déductible, mais aussi le montant de la CSG/CRDS non déductible. Seul le montant de la CSG déductible doit être inscrit sur cette ligne. Le montant de la CSG/CRDS non déductible ne doit pas être inclus dans les charges. Si la CSG déductible a été payée par le compte professionnel (cas des prélèvements automatiques), faire une réintégration comptable. N.B. : il s agit de votre C.S.G. déductible et non pas celle de votre personnel.

42 2.a) LES DEPENSES «ORDINAIRES» Poste 15 - Loyers et charges locatives : Si vous êtes locataire lors de votre local professionnel, déduisez le loyer et les charges. Les dépôts de garantie ne peuvent être déduits que s ils deviennent acquis aux bailleurs en fin de bail. Si vous êtes propriétaire, indiquez les charges de copropriété réglées. Attention, vous devez amortir la part des charges correspondant à des travaux d agrandissement ou d amélioration (comme l installation d un ascenseur), à condition que votre local soit affecté à votre patrimoine professionnel Les loyers versés à une SCI ne sont déductibles que si la SCI a remis les quittances. Attention : les honoraires et frais de constitution d une SCI ne sont pas déductibles comme les droits d enregistrement payés par la SCI pour l achat du local professionnel. Bien entendu, lorsque votre local est mixte (privé et professionnel), vous ne pouvez déduire les différentes charges ou amortir le prix d achat que dans la proportion de l usage professionnel, déterminé en fonction des surfaces respectives.

43 2.a) LES DEPENSES «ORDINAIRES» Poste 16 - Location de matériel ou de mobilier : Vous déduirez le montant des loyers effectivement versés dans l année si vous utilisez du matériel ou du mobilier en location ou en leasing. Là encore, les dépôts de garantie ne sont pas déductibles. Vous devez également porter à la ligne 16 le montant des redevances versées aux cliniques. L administration indique en effet dans sa notice : «Les contrats d exercice en clinique s analysent en une mise en location de matériel et de la clientèle». Location ou crédit-bail d un véhicule automobile : imputation au poste 23.

44 2.a) LES DEPENSES «ORDINAIRES» Poste 17 - Frais d entretien et de réparation du cabinet : ce poste comprend notamment L achat des produits de nettoyage du cabinet, le papier hygiénique, etc. Les frais de maintenance (matériel, logiciel, etc ) sont à inscrire à ce poste. On peut également déclarer dans ce poste les frais d'éliminations des déchets d'activité de soins à risques infectieux (DASRI). Il est rappelé que l'entretien d'un bien consiste à maintenir celui-ci en bon état. Dès lors, les dépenses ayant pour conséquence l'amélioration ou l'aménagement du bien en question ne peuvent pas figurer parmi les charges déductibles ; elles sont seulement susceptibles d'être amorties. Les frais de blanchissage sont à inscrire à ce poste dans la mesure où ils ne font pas l objet d un forfait

45 2.a) LES DEPENSES «ORDINAIRES» Poste 18 - Frais de personnel intérimaire : Il s agit des sommes que vous pouvez être amené à verser aux entreprises de travail temporaire ou à des sociétés de services (secrétariat téléphonique).

46 2.a) LES DEPENSES «ORDINAIRES» Poste 19 - Frais de petit outillage : Il s agit du petit matériel de moins de 500 HT (soit environ 598 TTC), dont l'usure est rapide et qui, de ce fait, doit faire l'objet d'un renouvellement constant. Les matériels d un prix supérieur à cette limite doivent faire l objet d amortissement. C est le prix de chaque matériel pris séparément qui doit être considéré, et non le montant global de la facture. À noter que vous pouvez avoir intérêt à amortir ce petit matériel si vous êtes déficitaire ou non imposable pour les revenus de 2013, l économie d impôt procuré par la déduction étant alors nulle. La limite de 500 HT s applique également aux dépenses de logiciels. Si votre logiciel coûte moins de 500 HT, vous pouvez le déduire, sinon vous devez l amortir sur douze mois.

47 2.a) LES DEPENSES «ORDINAIRES» Poste 20 - Frais de chauffage, d électricité, d eau et de gaz Ce poste ne présente pas de difficultés d'imputation particulières. Il comprend également la taxe d'assainissement. En cas de factures incluant une dépense privée, une ventilation pour la part professionnelle devra être effectuée, habituellement au prorata de la surface du local professionnel par rapport à la surface totale.

48 2.a) LES DEPENSES «ORDINAIRES» Poste 21 - Honoraires ne constituant pas des rétrocessions : il s agit d honoraires versés dans le cadre de l exercice professionnel à des tiers non-salariés (expert-comptable, avocat, AGA ) Attention, ils sont aussi à déclarer sur l imprimé D.A.S.-2 (ou D.A.D.S. si vous avez des salariés).

49 2.a) LES DEPENSES «ORDINAIRES» Poste 22 - Primes d assurances : il faut distinguer les primes déductibles : - Responsabilité Civile Professionnelle (RCP), - Assurance multirisque du local, - Assurance du matériel professionnelle, etc. De celles qui ne le sont pas : - Assurance-vie, Assurance-décès, - Assurance prévoyance destinée à garantir un revenu journalier en cas d accident ou maladie sauf à l intégrer dans un dispositif Madelin (mais indemnités perçues déclarables alors). L assurance du véhicule automobile est à inscrire en poste 23.

50 2.a) LES DEPENSES «ORDINAIRES» Poste 23 - Frais de véhicule automobile : Dans le cas où vous n avez pas opté pour le forfait kilométrique, vous pouvez déduire : - Vos frais de carburant, de garage, d entretien courant, de pneumatiques, de petites réparations (les grosses sont à amortir), etc. ; - Votre assurance automobile ; - Vos mensualités versées dans le cadre d un crédit-bail ; - Vos loyers en cas de location. Si vous avez acheté votre voiture et inscrit ce véhicule au registre des immobilisations, vous devez l amortir : aucune somme concernant cet achat ne devra figurer à ce poste. Si votre véhicule est à usage mixte, il convient que vous appliquiez un coefficient d utilisation privée et que vous effectuiez une réintégration.

51 2.a) LES DEPENSES «ORDINAIRES» Poste 23 - Frais de véhicule automobile : Dans le cas où vous avez opté pour le forfait kilométrique, vous devez cocher la case sous la ligne 23. Et remplir page suivante de la 2035, le cadre 7, en vous servant du barème kilométrique Puis reporter cette somme dans la 2035

52 2.a) LES DEPENSES «ORDINAIRES» Poste 24 - Autres frais de déplacements : Indiquez sur cette ligne les frais de voyages exposés dans le cadre de l activité professionnelle (train, avion, hôtels, restaurants, péages, etc.). Portez-y également les frais de petits déplacements : transport en commun, taxi, parking et les frais de repas liés à l'éloignement du domicile. Si vous optez pour la déduction forfaitaire de 2 % des recettes, il ne faut surtout pas déduire ces frais de petits déplacements mais les comptabiliser éventuellement en «prélèvements personnels» sous peine de nullité du forfait.

53 2.a) LES DEPENSES «ORDINAIRES» Poste 25 - Charges sociales du médecin : - Obligatoires (BT) : - Allocations familiales (U.R.S.S.A.F.) ; - C.A.R.M.F. ; - Assurance Maladie ; - Rachat éventuel de cotisations ou de points de retraite ; - Éventuelles majorations ou pénalités de retard des cotisations La C.S.G. et la C.R.D.S. non déductibles ne doivent pas figurer dans vos frais ; La CSG déductible est à inscrire au poste 14.

54 2.a) LES DEPENSES «ORDINAIRES» Poste 25 - Charges sociales du médecin : - Non obligatoires (BU) : Elles regroupent : La couverture des frais fixes d exploitation en cas de maladie ou d accident (à la condition que ces frais fixes soient eux-mêmes déductibles en frais professionnels) ; Les cotisations «Loi Madelin». Rappelons que certaines prestations perçues en vertu de tels contrats (Indemnité Journalière, Indemnités pour Frais Professionnels...) sont à inscrire sur la ligne 6 «Gains Divers». Ne sont pas déductibles les cotisations versées à titre individuel en dehors de la loi Madelin, dans le cadre de contrats d'assurances facultatives telles que complémentaire maladie, indemnité journalière, rente invalidité... En conséquence les prestations perçues en contrepartie ne sont pas imposables.

55 2.a) LES DEPENSES «ORDINAIRES» Poste 26 - Frais de réception, de représentation et de congrès : ils doivent être engendrés par l exercice de la profession et justifiés par des factures. - Les factures de restaurant doivent être nominatives et vous devrez noter au dos le nom, et la qualité des personnes invitées ; - Les cadeaux ne doivent pas être somptuaires. De la même manière, vous inscrirez au dos des factures le nom, et la qualité des bénéficiaires ; - Les congrès : un congrès est une manifestation d ordre médical réunissant plus de dix participants pour une durée d au moins trois jours. Si une de ces caractéristiques manque, il ne s agit plus d un congrès mais d un séminaire. Cette distinction est importante pour les médecins du secteur I qui choisissent l évaluation forfaitaire de 2 % car un congrès n est pas compris dans cette évaluation des petits frais alors que le séminaire l est.

56 2.a) LES DEPENSES «ORDINAIRES» Poste 27 - Fournitures de bureau, documentation, frais de téléphone et de correspondance - Parmi ces dépenses déductibles, figurent notamment : Les fournitures de bureau : ordonnances, ramettes de papier, cartouches d'encre ou de toner, enveloppes, agrafes, tampon, stylos, etc... Les frais de Poste : abonnements et communications téléphoniques et fax, abonnement Internet, encart annuaire, etc... Les frais de documentation : prix d'achat d'ouvrages professionnels, abonnement à des publications professionnelles, etc... Les frais d'affranchissement : timbre, envoi de correspondance professionnelle, etc

57 2.a) LES DEPENSES «ORDINAIRES» Poste 28 - Frais d actes et de contentieux : Il s agit des frais de greffe, des frais de recouvrement d impayés et des droits d enregistrement lors de l acquisition de vos locaux, de votre clientèle

58 2.a) LES DEPENSES «ORDINAIRES» Poste 29 - Cotisations syndicales et professionnelles : - la cotisation au Conseil de l Ordre des Médecins (obligatoire), - la cotisation à un syndicat professionnel (facultative), - les cotisations aux sociétés savantes (facultatives), - la cotisation aux URPS ML (obligatoire et versée à l URSSAF), - la cotisation à la Formation Professionnelle Continue (obligatoire et versée à l URSSAF).

59 2.a) LES DEPENSES «ORDINAIRES» Poste 30 - Frais de gestion divers : on y retrouve les dépenses professionnelles non inscrites ailleurs comme l achat de vêtement de travail, les frais d enseignement postuniversitaires, les pourboires et étrennes Notez que si vous avez besoin, pour exercer votre profession, de porter des prothèses dentaires ou auditives, vous pouvez déduire 50 % des frais restant à votre charge (après remboursement de la sécurité sociale et de la mutuelle).

60 2.a) LES DEPENSES «ORDINAIRES» Poste 31 - Frais financiers : Le montant des intérêts de vos emprunts professionnels (construction, réparation, amélioration, et acquisitions des divers éléments d'exploitation (locaux, matériels, outillages...) lorsqu'ils sont inscrits à l'actif professionnel ; Les frais bancaires de tenue de votre compte professionnel ; Les commissions de CB et la location du terminal de paiement électronique pour CB ; La cotisation de votre carte bancaire professionnelle. Attention, les agios de découverts bancaires ne peuvent être admis que dans la mesure où ces découverts trouvent leur origine dans les conditions d exploitation du cabinet et non pas dans des prélèvements exagérés.

61 2.a) LES DEPENSES «ORDINAIRES» Poste 32 - Pertes diverses : chèques sans provision Indiquer le détail des sommes portées à cette rubrique dans une note annexe. Attention, ne donnez jamais la feuille de soins aux mauvais payeurs car les honoraires non perçus ne constituent pas des pertes déductibles.

62 3) LES IMMOBILISATIONS En cas d achat d un bien professionnel dont la durée de vie présumée excède un an, la dépense est considérée comme une immobilisation et doit être amortie. Une immobilisation est donc une dépense professionnelle dont on ne peut pas déduire la totalité du prix mais seulement un pourcentage de ce prix. Un amortissement correspond à la dépréciation annuelle d un bien professionnel dont on a la pleine propriété (on n amortit pas les biens en location ou leasing). Il est toutefois possible de passer directement dans les frais les matériels peu couteux dont le prix de revient unitaire n excède pas 500 HT.

63 3) LES IMMOBILISATIONS Critères de calcul des amortissements : C est au médecin qu incombe la décision comptable du choix du mode d amortissement : Détermination du taux d utilisation, c'est-à-dire le temps d amortissement de l immobilisation. Détermination du type d amortissement : soit linéaire (le plus courant et pour lequel les annuités sont égales) soit dégressif (dans lequel les annuités vont en diminuant) Suivant la date d achat du bien, il faut appliquer la règle du prorata temporis (en jour si amortissement linéaire, en mois si amortissement dégressif) Dans le cas de l achat d un véhicule automobile, la valeur de l amortissement est limitée à (attention à une nouvelle loi en gestation tendant à diminuer cette somme).

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65 3) LES IMMOBILISATIONS Exemple : Achat d un véhicule automobile pour TTC le 30/07/2009. Durée de l amortissement : 5 ans en linéaire Les amortissements seront de : /5 = Attention, la 1ére année, il faut appliquer la règle du prorata temporis. (13 500/5) * 151/360 = * 151/360 = La dernière année = * 209/360 = Années V.O. Annuité Cumul Valeur Nette Comptable

66 3) LES IMMOBILISATIONS L amortissement dégressif : il ne peut concerner que les biens : - Neufs - Dont la durée d utilisation est d au moins 3 ans La 1ére année s obtient en multipliant le prix du bien par le taux d utilisation, lui-même majoré par un coefficient : 1.25 si la durée d utilisation est comprise entre 3 et 4 ans 1.75 si la durée d utilisation est comprise entre 5 et 6 ans 2.25 si la durée d utilisation est supérieure à 6 ans Les annuités suivantes sont obtenues en multipliant chaque valeur résiduelle (c'est-à-dire le prix d achat du bien diminué des amortissements antérieurs) par le taux d amortissement majoré du même coefficient. La dernière annuité est représentée par le reliquat non amorti.

67 3) LES IMMOBILISATIONS Exemple : achat le 16/09/2010 d un ordinateur pour TTC utilisé uniquement à des fins professionnelles. Amortissement dégressif sur 5 ans. Dotation aux amortissements en 2010 : Prix d achat * Taux d utilisation * coefficient * prorata temporis en mois * 0,20 * 1,25 * (4/12) = 150 Dotation aux amortissements en 2011 : Valeur résiduelle * Taux d utilisation * coefficient ( ) * 0,20 * 1,25 = 413 Dotation aux amortissements en 2012 : Valeur résiduelle * Taux d utilisation * coefficient ( ) * 0,20 * 1,25 = 309 Dotation aux amortissements en 2013 : Valeur résiduelle * Taux d utilisation * coefficient ( ) * 0,20 * 1,25 = 232 Dotation aux amortissements en 2014 : RELIQUAT ( ) = 696

68 3) LES IMMOBILISATIONS Exemple : achat le 16/09/2010 d un ordinateur pour TTC utilisé uniquement à des fins professionnelles. Amortissement comparé sur 5 ans. DEGRESSIF Années Valeur Résiduelle Annuité Cumul Valeur Nette Comptable LINEAIRE Années Valeur Résiduelle Annuité Cumul Valeur Nette Comptable BASCULEMENT DEGRESSIF/LINEAIRE Années Valeur Résiduelle Annuité Cumul Valeur Nette Comptable

69 3) LES IMMOBILISATIONS PART NON DEDUCTIBLE DE LA DOTATION : Exemple : achat le 03/06/2010 d un véhicule neuf affecté au patrimoine professionnel. Montant = TTC, amortissement sur 5 ans avec une utilisation privée pour moitié. Dotation aux amortissements en 2010 : Prix d achat * Taux d utilisation * prorata temporis * 0,2 * (208/360) = La part non déductible supérieure à : ( ) * 0.2 * (208/360) = 196 La part pour utilisation privée non déductible : ( ) * 0,5 = AU TOTAL, il faut REINTEGRER : = (à reporter ligne 36 de la 2035)

70 3) LES IMMOBILISATIONS

71 3) LES IMMOBILISATIONS

72 4) LES CREDITS OU REDUCTIONS D IMPOT Le Crédit d impôt formation du chef d entreprise (GH) : sont concernés, les professionnels libéraux relevant du régime de la déclaration contrôlée ; en sont exclus ceux relevant du régime déclaratif spécial (régime Micro BNC). Le crédit est plafonné à 40 heures du SMIC pour la déclaration des revenus Le SMIC à prendre en compte est celui applicable au 31 décembre de l'année au titre de laquelle est calculé Pour l année fiscale 2013, le crédit d'impôt était : 40 X 9,53 euros = 381 L AMIFORM & L AMIGA ont été précurseurs sur ce point

73 4) LES CREDITS OU REDUCTIONS D IMPOT Crédit d impôt famille (GJ) : ce dispositif est applicable depuis le 1er janvier Cette mesure a été prévue pour les cabinets qui ont engagé pour leurs salariés des dépenses visant à prendre en compte : - certains frais de garde d'enfants exceptionnels afin de faire face à une obligation professionnelle imprévue, - le financement dans les locaux du cabinet de crèches ou garderies, - la formation engagée en faveur de salariés bénéficiant d'un congé parental d'éducation, -la rémunération des salariés en congé pour garder leur enfant malade ou en congé de paternité, maternité ou parental d'éducation. EN PRATIQUE LA DISTRIBUTION A LEURS EMPLOYES DE CHEQUES EMPLOI SERVICE UNIVERSEL PREFINANCES (CESU)

74 4) LES CREDITS OU REDUCTIONS D IMPOT SOIT UN GAIN TOTAL DE 1 007

75 5) LES DIVERS A DEDUIRE - CT Abondement de l épargne salariale : * le Plan d Epargne Inter-Entreprises (PEI) * ainsi que le Plan Partenarial d Epargne Salariale Volontaire Inter-entreprises (PPESVI) mis en place par la Loi FILLON sur les retraites publiée le 21/08/03. Le cumul de ces 2 types de mesures permet de porter en divers à déduire conformément à la Loi du 30 décembre 2006 jusqu à : * 8 % du plafond de la sécurité sociale (soit 8 % de ) pour le PEI : 2 910, et 16 % de ce même plafond pour le PPESVI : d abondement par bénéficiaire et ce, en exonération de charges sociales et d impôt. Cet abondement concerne, tant le professionnel libéral lui-même ayant au minimum un salarié, que les salariés eux-mêmes, dans la limite des plafonds prévus. L abondement versé par l employeur dans le cadre d un PEE ne peut excéder le triple de la contribution volontaire du bénéficiaire (salarié ou chef d entreprise).

76 5) EXEMPLE DE DEFISCALISATION GRACE A L EPARGNE SALARIALE Dans cet exemple réel, notre adhérent déduit : d abondement sur l épargne salariale et de participation SOIT UN TOTAL DE !!!

77 6) Le Crédit d'impôt Compétitivité Emploi (CICE) appliqué aux titulaires de BNC Les professionnels libéraux employant un ou plusieurs salariés rémunérés (épargne salariale) dans la limite de 2,5 fois le SMIC bénéficient du nouveau crédit d impôt compétitivité emploi (CICE), qui a été institué par l article 66 de la loi de finances rectificative pour Ce crédit d impôt est égal à 4 % des rémunérations éligibles versées à compter du 1 er janvier 2013, puis à 6 % au titre des rémunérations versées à compter du 1er janvier Sauf demande particulière de préfinancement, l avantage de trésorerie sera perçu pour la première fois au moment du paiement de l impôt sur les revenus de 2013, à savoir dans le courant de l année La notion de salarié est entendue au sens large : salariés embauchés en CDI ou en CDD, dans le cadre de contrats en alternance ou de contrats aidés. CALCUL en 2013 = MASSE SALARIALE < 2,5 SMIC * 0,04 Exemple : salarié 800 brut/mois => * 0,04 = 384

78 6) Le Crédit d'impôt Compétitivité Emploi (CICE) appliqué aux titulaires de BNC REMPLIR OBLIGATOIRE CE FORMULAIRE 2079 (AVANT LE 5 MAI 2014) Et TELETRANSMISSIBLE PAR L AMIGA