RÉUNION DE C.A. 2 janvier 2013

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1 RÉUNION DE C.A. 2 janvier 2013 Présents : Camille, Clément, Gérald, Grégoire, Laëtitia Excusés : Dryss Absents : Laurie Ordre du jour : Désignation du secrétaire de séance Rappel des décisions prises hors réunion Point sur les partenariats Point sur les tâches en cours Point mensuel sur le budget, les adhésions et les ouvertures Ouverture du local et Implication des bénévoles Gestion des clefs Bénévoles référents Réseau des cafés ludiques Tous en jeux! Dossier tous le monde joue et toute le monde dehors Point sur les groupes de travail Répartitions des charges pour le mois à venir Ordre du jour de la prochaine réunion de bénévoles Sujets à aborder à la prochaine réunion de CA Désignation du secrétaire de séance Laëtitia s'est porté volontaire pour être secrétaire de séance. Rappel des décisions prises hors réunion Le CA a pris les décisions suivantes durant le mois : Achat d un nom de domaine pour le réseau des cafés ludiques Réunion de CA 1/5 02/01/2013

2 Dons des jeux pour le Ludika'fée situé à Clermont-Ferrand Le Ludopole n'ayant pas accepté les conditions demandées par le CA, celui-ci a décidé que l association ne participerait pas à la nuit du jeu du Ludopole. Point sur les partenariats L association la Scène a fait une demande de partenariat. Les avis des membres du CA étant partagés il a été décidé que les administrateurs qui le peuvent se rendront à La Scène le dimanche 13 janvier pour organiser une première soirée là-bas. Ils prendront ensuite une décision concernant ce partenariat. Point sur les tâches en cours Tireuse : compte tenu du fait que la tireuse fonctionne toujours, et que le coût pour son changement est relativement élevée le CA ne souhaite pas la changer pour le moment Fenêtre de la mezzanine : Un 2ème devis a été effectué pour le remplacement des fenêtres de la mezzanine par une vitre double-vitrage d un montant de 1923, le 1er devis de 450 est donc accepté Une journée porte ouverte aura lieu le lundi 14 janvier à partir de 19h pour la venue de la webradio Proxi-Jeux Point mensuel sur le budget, les adhésions et les ouvertures Décembre confirme la tendance observée les mois précédents concernant une baisse en terme d'adhésions (50 de moins que l'an dernier a la même période). Le chiffre d affaire par jour est en moyenne en baisse de 9% mais comme il y a eu plus de jours d ouverture cela a permis son maintien au même niveau que l année dernière. Ouverture du local et Implication des bénévoles Le local a été fermé une fois avant les vacances scolaires et en partie durant les vacances. Il y a eu deux ouvertures exceptionnelles pour les fêtes : le lundi 24 décembre et le lundi 31 décembre. Suite au problème récurrent de la motivation des bénévoles et leur implication dans l'association, le CA continue à travailler sur des «hauts-faits» pour valoriser les bénévoles qui participent activement à l'association par l'existence de petits titres humoristiques rappelant que certaines tâches spéciales ont été effectuées. Réunion de CA 2/5 02/01/2013

3 Gestion des clefs L expérimentation s étant bien passée le CA reste sur le principe mis en place à la dernière réunion bénévole : à chaque réunion bénévole toutes les clefs des bénévoles seront récupérées puis redistribuées en fonction des besoins en clef des bénévoles. Quelques personnes n ont toutefois toujours pas rendu la clé qui est en leur possession. Bénévoles référents Le principe est d avoir des bénévoles référents pour améliorer l'intégration des nouveaux bénévoles et également la qualité générale de la tenue des permanences, avec notamment l'accueil des adhérents. Les nouveaux bénévoles devront obligatoirement faire leurs premières perms (3-4) avec un bénévole référent qui s'occupera donc de les former. Si les bénévoles (nouveaux ou pas) ont des questions sur la tenue des perms, ils peuvent demander aux bénévoles référents. Les bénévoles référents sont : Christine, JB, Jérôme M., Lionel, Maël, Thomas R. et les administrateurs actifs. Une réunion sera organisée pour faire un point avec eux afin que le système soit rapidement mis en place. Réseau des cafés ludiques Une réunion a eu lieu et il a été décidé que le réseau des cafés ludiques sera représenté au Festival International des Jeux de Cannes qui aura lieu du 28 février au 3 mars Tous en jeux! L assemblé générale de «Tous en jeux» ayant lieu le 12 février, le CA reporte sa décision concernant la place que l association souhaite occuper au prochain CA. Dossier tous le monde joue et toute le monde dehors Pour «Tout le monde dehors» le dossier de subvention a été retourné, le dossier de candidature est en phase de finition. Les animations auraient lieu place Colbert, le bar situé place Morel n ayant pas répondu dans les délais. Au niveau de la subvention l association demandera un montant au prorata du nombre de dates par rapport à celle de l édition Comme il y a plus de dates celle-ci cette demande sera donc en hausse. Réunion de CA 3/5 02/01/2013

4 Point sur les groupes de travail Groupe communication décharges. Des sous-bocks ont été commandés, et les flyers sont terminés il reste à faire signer les Groupe évènements Les soirées de Noël et du Nouvel An se sont déroulées dans une ambiance festive Le jeu de la hotte a eu un succès d estime Groupe jeux Don : Columba (S) de l éditeur Ludocom, OddVille (S) de l éditeur Iello. Achat : Wiz-War (M), Cardline Animaux (ambiance), L'Age de Pierre (M), Kiproko (ambiance), The Resistance : Avalon (ambiance) Groupe 10 ans Le week-end bénévole aura lieu le septembre 2013 à Ayn «Tilleuls» Le groupe se réunira chaque 2 ème mardi du mois. Par ailleurs le groupe recrute de nouveaux membres pour aider à la préparation et à l organisation des événements adhérents. Répartitions des charges pour le mois à venir Gérald va essayer d emprunter la badgeuse pour que les badges des adhésions de soutien puissent être réalisés. Laëtitia va mettre à jour le règlement intérieur pour le passage de l adhésion de 12 à 14 mois. Nathalie se charge de recontacter l artisan dont le devis a été accepté pour changer les deux fenêtres de la mezzanine. Ordre du jour de la prochaine réunion de bénévoles Le CA tient à parler aux bénévoles des points suivants : Les bénévoles référents Accueil des nouveaux et anciens bénévoles La gestion des clefs Réunion de CA 4/5 02/01/2013

5 Les événements du mois de janvier Formation bar Galette des rois Sujets à aborder à la prochaine réunion de CA Tous en jeux : veut on la présidence? Prochaine réunion de CA : 28 janvier 2012 Réunion de CA 5/5 02/01/2013