MUTUALISATION DE LA FONCTION FINANCIÈRE DES SERVICES CENTRAUX CONSEIL D ADMINSITRATION DU 28 SEPTEMBRE 2015

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1 MUTUALISATION DE LA FONCTION FINANCIÈRE DES SERVICES CENTRAUX CONSEIL D ADMINSITRATION DU 28 SEPTEMBRE 2015 Création d un service financier mutualisé des services centraux Nathalie HERRBACH, DGSa

2 De la nécessité de mutualiser la fonction financière des services centraux Pour rappel, dans le cadre de l optimisation des fonctions supports et de la mise en place du service facturier, une réflexion sur la réorganisation financière des services centraux, de la direction du patrimoine et du campus, ainsi que du Service Commun de Documentation a été initiée dès janvier Cette réflexion s était alors inscrite dans une perspective triple : 1/ La mise en place du service facturier et la nécessité de limiter, de façon générale, le nombre d interlocuteurs Directions Nombre de personnes ayant une activité ETP mutualisés (sup à 60%) Direction informatique 8 2 Maison des Etudes 21 2 Relations internationales 8 2 Présidence 8 1 Direction des ressources humaines 14 3 DABF 6 1 TOTAL personnes assurent la chaîne de la dépense (du BC à la facture) pour bons de commande annuels 26 agents saisissent 500 missions annuellement 24/09/2015 2

3 De la nécessité de mutualiser la fonction financière des services centraux 2/ L amélioration des circuits, des processus de gestion et donc du service rendu à toutes les étapes du cycle financier Besoins des directions Expression des besoins Prise en charge- Traitement comptable Agence comptable Service financier des directions Formalisation et saisie dans l outil Validation signature suivi Responsable administratif et financier Service financier de l UB 900 Vérification, finalisation 24/09/2015 3

4 De la nécessité de mutualiser la fonction financière des services centraux 3/La montée en compétence de l ensemble des acteurs : la mise en place de la GBCP, la complexification de l outil SIFAC, la production d états de reporting et financiers, les évolutions de la comptabilité, la réduction des délais de paiement nécessitent une connaissance métier et outil très pointue ainsi qu une constante formation aux techniques et à la réglementation. Cela implique des coûts importants tant en termes financiers qu humains Aujourd hui, ces objectifs ont évolué en raison de : - l évolution des effectifs de la DABF et des services centraux - L entrée en service facturier et la re-définition de procédures et d organisation - La mise en place d un mode de gestion lié à la GBCP 24/09/2015 4

5 Proposition de répartition des tâches Une proposition visant à l exercice des fonctions au niveau le plus pertinent : Métier Mutualisation La définition du besoin : dépenses et missions La saisie dans SIFAC : recettes dépenses missions La réception du matériel ou la constatation du service fait Le suivi, les états financiers, les pièces justificatives La préparation de la recette Le conseil, l expertise SIFAC WEB A terme : la gestion d activités transverses 24/09/2015 5

6 L organisation cible proposée Les travaux menés par les groupes de travail ont permis, au travers d enquêtes précises sur les activités des directions en matière financière, de proposer une organisation cible d un service financier mutualisé : 1 poste de cat. A ou B+ DABF 1 poste de cat. A Service Financier Mutualisé conseils/expertise Pôle Mission/ Dépenses/Gestion des inventaires physiques 6 postes de cat. C Pôle Recettes/ Budget/Gestion des conventions/ 3 postes de cat. B 24/09/2015 6

7 L identification des fonctions financières dans les directions Un tableau du référentiel a été adressé par la DABF a l ensemble des directions et services afin qu elle puisse : - identifier le temps consacré par chaque agent sur des activités financières. - recenser tous les agents, quelque soit leur statut et préciser les quotités de travail allouées à la fonction finance. Ce travail a été réalisé sur la 1 ère quinzaine du mois d Octobre 2014 : 8 tableaux ont bien été renseignés sur la base de déclarations libres des directions/services Les directions doivent mutualiser un certain nombre de postes qui correspondent à la moitié de la quotité finance exercée au 01/01/2015 par chaque direction : DI : 2 postes- DABF : 1 poste (+ 2 postes )- Présidence : 1 poste - DRI : 2 postes DRH : 2 postes MDE : 2 postes 24/09/2015 7

8 Le pourvoi des postes - L ensemble des postes ouverts à la mobilité sera proposé aux personnels actuellement en poste dans les directions concernées avec une priorité d affectation en fonction de leurs souhaits - Volonté très forte de mutualiser les compétences des agents en poste avec mise en place de formations (métier et outil) pour une remise à niveau si besoin - Les compétences et le champ d action du Service Financier Mutualisé seront fortement dépendants des moyens qui pourront être mutualisés A ce jour, le poste de responsable du service financier mutualisé a été pourvu dans le cadre de la mobilité interne avec un aménagement de poste provisoire ( partage entre le service facturier et la DABF) Les deux postes de contractuels en poste à la DABF sont reconduits avec le souhait fort de maintenir les agents en poste Un pourvoi progressif pour tenir des compte des mouvements naturels de mouvement dans les directions concernées par la mutualisation 24/09/2015 8

9 De l implantation du service mutualisé Le service financier mutualisé : - quel lieu d installation? Plusieurs pistes - Date de mise en place : déploiement progressif des compétences en fonction des moyens avec un socle minimum dès octobre 2015

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