COMPTE-RENDU REUNION DE SERVICE 24 février 2003

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1 COMPTE-RENDU REUNION DE SERVICE 24 février 2003 M. REYTER Nous allons démarrer la réunion par la Démarche Qualité, Christelle va nous parler du travail sur le processus qui a été fait. Photocopieur : signaler s il ne fonctionne pas, s il y un bourrage papier et n oublier pas de rajouter du papier s il n y en a plus dans le bac Commande papier : Anticiper sur les copies, les tirages qui sont à faire. Il y a un stock, annoncer au moins 15 jours à l avance, si besoin de commander du papier. Sachant qu il y a un délai de 10 jours environ pour la livraison. SNCF : pour les déplacements extérieurs, le billet est pris par INFFOLOR 30 jours à l avance. Eviter le changement d horaire, sinon à la charge du salarié Journées de capitalisation : modification de capitalisation, respecter le délai de transmission du changement Les beaux jours reviennent, éviter de laisser les halogènes allumés Mlle Gabrielle CASTEJON sera en stage à INFFOLOR à partir du 15 mars à mi-temps. Ensuite du 1 er avril jusqu à Juillet 2003 à temps complet Le prochain Comité de direction aura lieu le 10 mars 2003 à 14 heures

2 Christelle Travail : en cours Panorama Démarche qualité Universités d été de la qualité Démarche qualité d INFFOLOR : Présentation du processus : Envoi par de différents documents qualité, toujours en attente de la confirmation d accusé réception de certaines personnes, le délai est de 15 jours, avoir l habitude de respecter ce délai Processus : traitement des demandes et des contrats Responsable processus : suivi du bon fonctionnement Contenu : différents clients (les utilisateurs / les professionnels / les financeurs) Classement : tableau des produits d INFFOLOR Procédure : traitement des contrats et des demandes. Gestion / Suivi : pilote de processus (responsable qualité) Fiche de suivi des demandes : Demande client : prise en compte de la demande Traitement de la demande Contractualisation Chartes d adhésion : en relation avec les différents réseaux Contrats d adhésion à INFFOLOR Conventions relais Chartes d adhésion Tableau Information et Conseil : voir pour intégrer la VAE Bon de commande / Abonnement / Fiche de prêt Fax / Avenants Théorie à mettre en pratique Prochaine réunion Qualité : Jeudi 27 février 2003 à 9 heures Processus téléphonique / physique Ce matin réunion de réflexion : Action Formation / Réalisation Formation / Information conseil Processus Numéro Vert à valider Geneviève : Fiche fournisseurs Christelle : Pb panorama et comité scientifique sur Paris. Je n ai pas eu le temps de travailler sur cette fiche Estelle : Présentation du fonctionnement d INFFOLOR à l interne pour Christophe de LAVENNE Christelle/Martine : Question qui accueille les nouveaux salariés? Christophe Métiers d Art : Réunions sur l Animation et l Information des métiers d art en Lorraine Un groupe de suivi sur les Métiers d Art est mis en place réunion une fois par mois pour mettre en commun les lieux des Métiers d Art Salon Kap Habitat : stand Métiers d Art M.REYTER : Y a-t-il nécessité de la participation du personnel d INFFOLOR pour tenir le stand à ce salon? Christophe : Non, s il y a un besoin je vous en informerai.

3 Geneviève BDD : Rencontre du directeur de l ANPE Arts et Spectacles pour un travail commun sur le prochain Guide sectoriel, sous forme d un CD Rom.. En attente voir avec partenaires et engagement financier La rénovation de la BDD commence à se débloquer l interface commence à se mettre en place, encore quelques difficultés Mireille : Saisie des stages, il n y a plus de contrat d objectif M.REYTER : La possibilité de faire une saisie directe devrait faciliter le remplissage de la demande Mireille : Le problème est qu il n y a pas de moyen de contrôle, pas de fiabilité M.REYTER : Il y a un premier contrôle. Le Conseil Régional suite à son appel d offre, retient les offres de formation financées, en s appuyant sur des critères de sélection. Geneviève : pour la saisie sur internet des stages, validation des éléments et les critères de base Numéro Vert Christèle : 295 appels pour le mois de février, à ce jour Mercredi 19 février 2003 : émission Objectif Emploi sur RTL9 à 17 h 45. Entre 18 h 00 et 18 h 30, il y a eu 13 appels récupérés avec M. REYTER. 59 appels toute la journée M.REYTER : Inverser les doublons du lundi, mettre doublon le mercredi après-midi et le jeudi matin Philippe : Y a-t-il un message lorsque toutes les lignes sont occupées? Martine : Oui, il y a un répondeur quand la première ligne est occupée, qui bascule sur la deuxième ligne. Mais, si les deux lignes sont occupées, non. Il y a une possibilité d installer une troisième ligne est mettre le répondeur sur celle-ci. Estelle Travail : Univerisités d été de la qualité : Comité pilotage le 28 février 2003 au CIO de Vandoeuvre Compte-rendu du dernier comité Reprise contact : comité scientifique Démarche qualité : MAJ site Juridique : ORFEA en stand by Travail sur le panorama des acteurs du système de formation professionnelle en Lorraine Panorama de la formation professionnelle : Refonte des données du CRL Vérification de l analyse département 55 Récupération info. sur la Lorraine en France Création d illustrations Mise en forme Campagne Forum Emploi : le 13 mars 2003 En formation ce jour là, il n y aura que Murielle à Vandoeuvre Divers : France TELECOM : devis établi, pour l installation de nouvelles lignes téléphoniques prévue le 05/03/03 Christophe de LAVENNE : ; Christine conserve son numéro Plus l installation de deux autres lignes (une ligne stagiaire et une ligne salle à café) Congé Maternité pour remplacement poste d Estelle : Pouvons-nous passer par la structure SESAME de Pont-à-Mousson afin qu ils nous envoient des CV pour recrutement sur le profil recherché?

4 Question à Geneviève : As-tu pris contact avec la société ADHERSIS pour la proposition de protection des systèmes informatiques des données qu il m avait faite? Geneviève : Rendez-vous avec M. WERY Société ADHERSIS le 25 février à 9 h 30 pour proposition M.REYTER : tous les postes informatiques ne sont pas pareils, être vigilant. Respecter l installation de base, nous avons un contrat de maintenance. Ne rien installer avant d avoir vu auprès de Bruno pour l installation Estelle : En attente que Bruno nous fasse des propositions pour la protection des systèmes informatiques, à ce jour il nous en a jamais proposé Geneviève : lors de mon absence, il y a eu plusieurs logiciels standard d installer. Mais rencontre grande difficulté pour les désinstaller. M.REYTER : retenir dans la démarche qualité, que pour toutes les installations vérifiées la compatibilité du système, en tenir informé la maintenance informatique. Ne plus télécharger ou installation de logiciels, le faire apparaître sur le processus qualité. Christelle : différence entre les logiciels chargés gratuitement et ceux qui sont payants Estelle : Il y a urgence sur ce sujet : Bruno doit nous proposer une solution de protection pour la navigation sur le net (consultation site et réception/envoi mail) Marie-Christine Travail : La lettre d information P@GE : envoi de la P@GE n 176 par Objectif Formation n 31 : en cours Concours de l innovation : en ligne depuis ce midi pour l envoi du courrier : voir avec Martine et Messad (routage, sortie enveloppes ) TRAIT D UNION : réunion CICERO le mercredi 26 février 2003 à 14 h à INFFOLOR Rapport d activités 2002 : transmission de M. BULFONE des annexes bilan 2002 Statistiques Numéro Vert Objectif Emploi : réception ce matin du logo RTL9 Restitution des JPOF : création d un petit livret en cours, devis imprimerie Procédure Qualité MAJ Internet : Objectif formation, TRAIT D UNION Jean-Louis APPREDERISSE Cellule Régionale d appui : Bilan 2002 et perspectives 2003, au travers de ce document et des réunions Validation de 8 champs de travail Mettre l ensemble les productions des Bassins 2003 et CRA sur le site de la DRTEFP Mettre l ensemble les productions des Bassins 2003 et CRA sur le site de LORASI par INFFOLOR Analyse sur les fiches d actions par le CRA au mois de mars 2003 Lecteur des productions OREFQ : Cahier des charges Fiches métiers : population active par bassin d emploi Divers : Commande de trois ouvrages au Centre INFFO, réceptionné deux et restant un manquant.

5 Mireille BDD : Travail avec Geneviève sur la partie test de la BDD, en relation avec SDV et le CARIF Alsace pour signaler les problèmes rencontrés Stages du CRL : Fin de la saisie des stages votés du mois de décembre 2002 : 172 stages (65 manquants) Commission Permanente au CRL du 7 février 2003 : aucun DSF Réception de DAF SIFE département 88 Réception de DAF SIFE département 57 : reçu fin 2002 pour 2003 Les ALE appellent pour demander des Descriptifs d Action de Formation (DAF) Messad Secrétariat : Diverses frappes pour la direction Divers MAJ : Missions locales, ANPE, fichier des organismes de formation (BDD) Martine a vu avec SECAP pour mettre à disposition une machine à adressage, en prêt, pour la sortie des enveloppes du CA/AG du 12 mars 2003, pour courrier du Concours de l innovation ainsi que l envoi des dépliants P@T CA/AG d INFFOLOR : courrier invitation pour le CA le 12 mars 2003 à 16 h 00 et l AG à 17 h 00 au CRL + sortie des enveloppes Concours de l innovation : préparation fichier pour la sortie des enveloppes (1495) FOAD : courrier invitation pour la présentation des ressources et outils multimédia, utilisables en situation FOAD, par la société LOOK MULTIMEDIA : le 18 février 2003 à la CCI 57 de 9 h 00 à 17 h 00 + confirmation de participation par P@T : courrier pour l envoi des dépliants P@T (276 enveloppes) + sortie enveloppes Offre de formation : Mise à jour organismes de formation (relance téléphonique auprès des organismes de formation) Demandes Hors Lorraine Divers : Appel du PIJ d Audun-les-Tiches + sur le spécial Objectif Formation n 31, la carte figurant sur la dernière page, le PIJ d Audun-les-Tiches n y figure pas réponse par de la prise en compte de leur réclamation et faisons le nécessaire pour la prochaine MAJ de cette carte PC a été récupéré par Bruno pour réparation Philippe VAE : Comité de pilotage : pour faire le bilan, le point sur l année 2002 Fixer les grandes priorités pour 2003, il n y a pas de plan d action arrêté L ensemble de la VAE est mis en place : En amont : l information passe bien Formation Point Relais Conseils : 2 réunions pleines Valideurs : pas encore au point, démarrage Actions prioritaires 2003 : En destination des entreprises et des branches professionnelles Actions de concertation, financement, suivi de l activité de la VAE en région S appuyer sur des approches sectorielles, reclassement, financement d appui en action de reclassement ou d appui M.REYTER : rencontre de M. Yves POIRIER DRTEFP pour le demi poste VAE.

6 Claire Travail : Mutualisation : mutualisatrice pour le réseau national JLB : réunion sur Paris le 27 février 2003, présentation d une nouvelle version de JLB doc Alimentation P@GE et magazine Objectif Formation Accueil d une Etudiante de 2 ème année en IUT : pour stage documentation au Centre de Ressources du 24 mars au 30 mai Définir ses tâches. Voir pour remettre l ancien poste informatique en fonction pour poste de travail. Christelle : Formation d auditeur Interne pour Claire Martine Gestion : Administration : Divers : Fiche de paie pour le mois de Janvier (augmentation salaires et charges sociales) M. SCHAEFFER Commissaire aux comptes passe le mercredi 26 février 2003 Déclaration Impôts attestation assurance Antenne Metz Installation ADSL le 4 mars 2003 Installation France TELECOM de nouvelles lignes le 5 mars 2003 et stores (La mairie de Vandoeuvre prend le même fournisseur que nous : prix moins chère) prise rendez-vous avec France TELECOM installation de nouvelle ligne téléphonique (VAE / Numéro Vert) Geneviève : faire le point sur les investissements? Appel au propriétaire pour signaler des personnes dans l entrée du bâtiment, voir pour une fermeture de la porte, il va faire un sondage auprès de tous les locataires Commande des cartes de visite du personnel d INFFOLOR cette semaine : en attente d avoir toutes les informations exactes (ligne directe téléphonique, ) Congés payés

7 Agenda FEVRIER /02/03 9H30 RDV avec M. AWERY - ADHERSIS à INFFOLOR (GC) 12H00 M. François MULLER (ER) 14H00 EUROTECH MEDIA (EJ) 26/02/03 Monsieur SCHAEFFER Commissaire aux comptes (ML) 9H00 RDV Copieur (ML) 14H00 CICERO (MC) 27/02/03 JLB à PARIS (CW) 9H00 Réunion qualité au CIO de Vandoeuvre (GC/MC/CD/EJ/MJ/PV) 10H00 RDV avec M. LEFEVRE AFPA (ER) 10H00 RDV machine à relier (ML) 14H00 Réunion qualité au CIO de Vandoeuvre (GC/MC/CD/EJ/MJ/PV) 15H00 RDV avec le RECTORAT pour FORM@TICE à INFFOLOR (ER/EJ) 28/02/03 9H00 Comité de pilotage des UQ au CIO de Vandoeuvre (CD/EM) MARS au 05/03/03 Travaux sur Vandoeuvre 05/03/03 Martine sur Vandoeuvre 06/03/03 12H00 RDV ANPE/INFFOLOR sur Nancy (FM/ER) 10/03/03 Audit Interne de la Qualité à l APAVE METZ (CD/EJ/EM/CW) 12/03/03 Comité scientifique de la qualité sur Paris (CD) 16H00 CA d INFFOLOR au CRL 17H00 AG d INFFOLOR au CRL 13/03/03 9H00 Réunion qualité à INFFOLOR (CD/MJ/EJ/PV/CW) 17/03/03 9H00 Réunion DP (Mireille/ER) 14H30 Comité de direction 18/03/03 15H00 Bilan FORM@TICE 2002 à INFFOLOR (EJ/ER) 24/03/03 14H00 Réunion de Service