Règlements administratifs de la JCCH

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1 Règlements administratifs de la JCCH Adoptés le 27 septembre 2014

2 TABLE DES MATIÈRES A. DISPOSITIONS GÉNÉRALES Définitions Interprétation Mission et Vision de l Organisation Objet de l Organisation Siège social Sceau de l'organisation... 8 B. MEMBRES DE L ORGANISATION Conditions d'adhésion Admission Obligations des membres Cotisation d adhésion Démission Mesures disciplinaires contre les membres Fin de l'adhésion Extinction des droits du membre C. ASSEMBLÉE ANNUELLE DES MEMBRES Assemblée générale annuelle Avis de convocation Personnes en droit d'assister à une assemblée Président d assemblée Droits des membres lors de l assemblée générale annuelle D. ASSEMBLÉE EXTRAORDINAIRE DES MEMBRES

3 20. Assemblée extraordinaire des membres Droits des membres lors de l assemblée extraordinaire Avis de convocation Quorum lors d'assemblées des membres Lieu de l'assemblée des membres Droit de vote et vote des membres absents à une assemblée des membres Résolutions E. CONSEIL D ADMINISTRATION Nombre et composition du conseil d administration de l Organisation Éligibilité Élection des administrateurs Duré du mandat Renouvellement du mandat Rémunération Vacance Pouvoirs du conseil d administration Rôles des membres du conseil d administration Comités du conseil d administration Réunions du conseil d administration Convocation et avis de la réunion du conseil d administrateur Autre forme de participation Quorum Voix prépondérante Procès-verbaux Règlement et résolutions du conseil d administration

4 F. COMITÉ EXÉCUTIF Nombre et composition du comité exécutif Élection Disqualification Destitution Vacances Rémunération et indemnisation Pouvoirs du comité exécutif Réunions du comité exécutif Présidence Quorum Vote Description des postes Vacance d'un poste Nomination et rôle du directeur général Destitution du directeur général Vacance G. DISPOSITIONS FINANCIÈRES Fin de l'exercice Opérations bancaires Pouvoir d'emprunt États financiers annuels Vérification Vérificateur

5 H. AUTRES DISPOSITIONS Signature des documents Modification des statuts Invalidité de toute disposition des règlements administratifs Omissions et erreurs Médiation et arbitrage Mécanisme de règlement des différends Règlements administratifs et entrée en vigueur

6 Les règlements administratifs établissent les règles de fonctionnement de la: JEUNE CHAMBRE DE COMMERCE HAÏTIENNE Il est décrété que les dispositions suivantes constituent les règlements administratifs de la Jeune chambre de commerce haïtienne. Par conséquent, tous règlements antérieurs de l Organisation sont abrogés et remplacés par les suivants : A. DISPOSITIONS GÉNÉRALES 1. Définitions À moins que le contexte n'indique un sens différent, dans les présents règlements administratifs ainsi que dans tous les autres règlements administratifs de l'organisation : «Assemblée des membres» s'entend d'une assemblée générale annuelle des membres; «Assemblée extraordinaire des membres» s'entend d'une assemblée d'une ou de plusieurs catégories de membres ou d'une assemblée extraordinaire de tous les membres ayant le droit de vote à une assemblée annuelle de membres; «Conseil d'administration» s'entend du conseil d'administration de l'organisation; «Administrateur» s'entend d'un membre du conseil d administration; «Loi» s entend de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif, L.C. 2009, ch. 23, y compris les règlements pris en vertu de la Loi et toute loi ou tout règlement qui pourraient les remplacer, ainsi que leurs modifications; «Membres actifs» s entend de toute personne physique intéressée aux buts et aux activités de l Organisation se conformant aux normes d admission établies de temps à autre par résolution du conseil d administration, auquel celui-ci, sur demande à cette fin, accorde le statut de membre actif; «Membres corporatifs» s entend de toute personne morale, société de personnes, association et syndicat intéressés aux buts et aux activités de l Organisation se conformant aux normes d admission établies de temps à autre par résolution du conseil d administration, auquel celui-ci, sur demande à cette fin, accorde le statut de membres corporatifs; «Membres amis» s entend de toute personne intéressée aux buts et aux activités de l Organisation se conformant aux normes d admission établies de temps à autre par résolution du conseil d administration, auquel celui-ci, sur demande à cette fin, accorde le statut de membres amis; «Membres honoraires» s entend de toute personne, étant nommée par le conseil d administration par résolution, qui aura rendu service à l Organisation par son travail ou par ses donations, ou qui aura manifesté son appui pour les buts poursuivis de l Organisation; 6

7 «Organisation» s entend ci-après la Jeune chambre de commerce haïtienne; «Proposition» s'entend d'une proposition présentée par un membre de l'organisation qui répond aux exigences de l'article 163 de la Loi; «Règlement» désigne tout règlement pris en application de la Loi ainsi que leurs modifications ou mises à jour qui sont en vigueur; «Règlements administratifs» désignent les présents règlements administratifs et tous les autres règlements administratifs de l'organisation ainsi que leurs modifications, qui sont en vigueur; «Résolution» s'entend d'une résolution ordinaire adoptée à cinquante pour cent (50 %) plus une (1) au moins des voix exprimées; «Résolution extraordinaire» s'entend d'une résolution adoptée aux deux tiers (2/3) au moins des voix exprimées; «Statuts» désigne les statuts constitutifs, initiaux ou mis à jour, ainsi que les clauses de modification, les statuts de fusion, les statuts de prorogation, les clauses de réorganisation, les clauses d'arrangement et les statuts de reconstitution. 2. Interprétation Dans l'interprétation des présents règlements administratifs, les termes utilisés au masculin incluent le féminin et ceux utilisés au singulier comprennent le pluriel et inversement, et le terme «personne» comprend un particulier, une personne morale, une société de personnes, une société de fiducie et un organisme non doté d'une personnalité morale. Autrement que tel que spécifié précédemment, les mots et les expressions définis dans la Loi ont la même signification lorsqu'ils sont utilisés dans les présents règlements administratifs. 3. Mission et Vision de l Organisation La mission et la vision de l Organisation sont établies comme suit : Rassembler L Organisation doit rassembler toutes les forces issues de la communauté d affaires et professionnelles, incluant les étudiants, afin de créer un milieu de rassemblement et de solidarité stimulant, orienté vers le développement des affaires et le rayonnement professionnel. Rayonner L Organisation doit servir de tremplin pour permettre à ses membres de développer et consolider un réseau de contacts enrichissant, efficace et utile, tout en mettant en valeur leurs 7

8 compétences, les services qu ils ont à offrir, etc. En bref, l Organisation doit être une «plateforme» pour ses membres. Réussir L objectif ultime de l Organisation est de faciliter pour ses membres l atteinte de leurs objectifs professionnels, de carrière ou d affaires. Compte tenu des particularités inhérentes aux communautés d affaires «d origine haïtienne», l Organisation doit s adapter pour mieux servir ses membres et tenir compte des réalités qui leurs sont propres pour mieux réaliser cet objectif. 4. Objet de l Organisation Les objets de l Organisation sont : a) Développer un réseau de gens d affaires de la communauté haïtienne, élargir leur influence et leur permettre une meilleure intégration dans toutes les sphères de l activité économique canadienne; b) Agir en tant qu outil de communication, d information de promotion et d interaction entre les gens d affaires de la communauté haïtienne; c) Stimuler et encourager des projets d entrepreneuriat; d) Développer et fortifier des réseaux d affaires entre les membres; e) Favoriser la solidarité entre les membres et le reste de la communauté haïtienne; f) Sensibiliser et conscientiser nos membres de la communauté haïtienne; g) Favoriser les échanges commerciaux entre nos membres, les différentes communautés culturelles du Canada et les gens d affaires établis en Haïti. 5. Siège social Le siège social de l Organisation est situé dans la ville de Montréal province de Québec, ou tout autre endroit déterminé par une résolution du conseil d administration. 6. Sceau de l'organisation L'Organisation peut avoir son propre sceau, dont la forme est déterminée et approuvée par le conseil d'administration. Le sceau ne peut être employé qu avec le consentement du conseil d administration ou du directeur général. 8

9 B. MEMBRES DE L ORGANISATION 7. Conditions d'adhésion Sous réserve des statuts, l'organisation compte deux (2) catégories de membres, à savoir les catégories A et B. Le conseil d'administration peut, par résolution, approuver l'admission des membres de l'organisation. Les membres peuvent aussi être admis d'une autre manière déterminée par résolution du conseil d'administration. Les conditions d'adhésion s'établissent comme suit : Membres de catégorie A a) Le titre de membre votant de catégorie A est réservé aux membres actifs et aux membres corporatifs qui ont demandé et obtenu leur adhésion à titre de membres votants de catégorie A de l'organisation. b) Chaque membre votant de catégorie A a le droit de recevoir un avis de toutes les assemblées des membres de l'organisation et d'assister à ces assemblées et y disposer d'une (1) voix. c) La période d adhésion d un membre votant de catégorie A est d une (1) ou plusieurs années, avec possibilité de renouvellement en conformité avec les politiques de l Organisation. Membres de catégorie B a) Le titre de membre non votant de catégorie B est réservé aux membres amis et aux membres honoraires qui ont demandé et obtenu leur adhésion à titre de membres nonvotants de catégorie B dans l'organisation. b) La période d adhésion d un membre non votant de catégorie B est d une (1) ou plusieurs années, avec possibilité de renouvellement en conformité avec les politiques de l Organisation. Sous réserve du paragraphe 197(1) de la Loi, une résolution extraordinaire des membres est nécessaire pour apporter des modifications à cette disposition des règlements administratifs si de telles modifications touchent les droits et/ou les conditions décrites aux alinéas 197 (1) (e) (h) (l) ou (m). 8. Admission Toute personne, Organisation ou association peuvent devenir membre de l Organisation, sous les conditions suivantes : a) Adhérer aux objets et aux règlements administratifs de l Organisation; b) Payer une cotisation d adhésion, déterminée par le conseil d administration; c) Fournir sur demande des documents de références (C.V., résolution du CA, etc.). 9

10 Les critères relatifs à l acceptation de ces entités à titre de membres de l Organisation sont adoptés suivant une résolution du conseil d administration qui demeure en vigueur jusqu à qu elle soit modifiée par une assemblée de membres ultérieure. 9. Obligations des membres Les membres de l Organisation s'engagent à contribuer au bénéfice de celle-ci, à savoir de : a) respecter les règlements administratifs; b) payer la cotisation d'adhésion; et c) ne pas nuire au bien-être de l Organisation 10. Cotisation d adhésion Le conseil d administration peut, par résolution, fixer le montant des cotisations annuelles à être versées à l Organisation par les membres actifs, les membres corporatifs et les membres amis, ainsi que le montant de leur exigibilité. Les membres seront avisés par écrit des droits d'adhésion qu'ils sont tenus de payer. Tout membre qui omet de verser ces droits dans un délai d'un (1) mois suivant la date de renouvellement de son adhésion sera privé automatiquement de son statut de membre de l'organisation. 11. Démission Tout membre peut se retirer de l Organisation en faisant parvenir au président et/ou au directeur général de l Organisation un avis écrit à cet effet. Par ailleurs, tout membre corporatif peut, en tout temps, destituer son représentant en avisant, par écrit au président et/ou au directeur général et remplacer ce représentant par une autre personne. 12. Mesures disciplinaires contre les membres Le conseil d administration peut, sur avis écrit, suspendre pour une période déterminée ou encore radier définitivement tout membre dont les actes ou l'attitude sont contraires à la mission, causant préjudice à l Organisation. La décision du conseil d administration à cette fin sera finale et sans appel. 13. Fin de l'adhésion Le statut de membre de l'organisation prend fin dans l'un ou l'autre des cas suivants : 10

11 a) Le décès du membre ou, dans le cas d'un membre corporatif, la dissolution de celuici; b) La démission du membre signifiée par écrit au président de l'organisation, auquel cas la démission prend effet à la date précisée dans l'avis de démission; c) La radiation du membre ou à la perte de la qualité de membre en conformité avec les statuts et l article 13 des règlements administratifs; d) L'expiration de la période d'adhésion; e) La dissolution du membre corporatif; f) La liquidation ou la dissolution de l'organisation en vertu de la Loi. 14. Extinction des droits du membre Sous réserve des statuts, l'extinction de l'adhésion entraîne l'extinction des droits du membre, notamment ceux qu'il a à l'égard des biens de l'organisation. C. ASSEMBLÉE ANNUELLE DES MEMBRES 15. Assemblée générale annuelle L assemblée générale annuelle des membres de l Organisation est tenue au siège social de l Organisation ou à tout autre endroit fixé par le conseil d administration. Elle a lieu à la date que le conseil d administration fixe chaque année. Cette date devra être située dans les 90 jours qui suivent la fin de l exercice financier de l Organisation. 16. Avis de convocation Un avis faisant état des dates, heure et lieu de toute assemblée est envoyé à chaque membre habile à voter par courrier électronique ou tout autre moyen de communication jugé pertinent par le conseil d administration dans un délai d au moins 30 jours francs avant la date de l assemblée des membres. 17. Personnes en droit d'assister à une assemblée Les seules personnes en droit d'assister à une assemblée sont celles habiles à voter à cette assemblée, les administrateurs et l'expert-comptable de l'organisation ainsi que toute autre personne dont la présence est autorisée ou requise en vertu des dispositions de la Loi, des statuts ou des règlements administratifs de l'organisation ou conformément à une résolution du conseil d administration dans ce sens. Les autres personnes peuvent être admises uniquement à l'invitation du conseil d administration ou par résolution des membres. 11

12 18. Président d assemblée Les assemblées des membres sont présidées par le président de l Organisation qui veille à leur bon déroulement. C est le secrétaire de l Organisation qui agit comme secrétaire des assemblées. Si le président et le vice-président du conseil d'administration sont absents, le secrétaire ou le trésorier pourra présider l'assemblée. Un comité ad hoc dans lequel un président autre que celui du conseil d administration devra être créer afin de gérer le déroulement de l appel de candidatures et l élection des nouveaux membres du conseil d administration. 19. Droits des membres lors de l assemblée générale annuelle Les membres peuvent, lors d une assemblée générale annuelle: a) Statuer sur les grandes orientations et politiques de l Organisation; b) Délibérer sur les rapports et les propositions présentés par le conseil d'administration; c) Élire annuellement les membres du conseil d'administration selon les règlements administratifs; d) Recevoir le rapport annuel vérifié des états financiers; e) Nommer annuellement un vérificateur; f) Se prononcer de façon générale sur toute question touchant le bien de l Organisation. g) Assumer toute autre responsabilité dictée par la Loi. D. ASSEMBLÉE EXTRAORDINAIRE DES MEMBRES 20. Assemblée extraordinaire des membres Les assemblées extraordinaires des membres sont tenues à l endroit fixé par le conseil d administration. Il appartient au président et autre membre du conseil d administration de convoquer ces assemblées, lorsqu elles sont jugées opportunes pour la bonne administration des affaires de l Organisation. Cependant le conseil d administration est tenu de convoquer une assemblée extraordinaire des membres sur réquisition à cette fin, par écrit, signé par au moins un dixième (1/10) des membres votants de catégorie A, et ce, dans les dix (10) jours suivant la réception d une telle demande écrite; à défaut par le conseil d administration de convoquer telle assemblée dans le délai stipulé, celle-ci peut être convoquée par les signataires eux-mêmes de la demande écrite. 12

13 Les membres de catégorie A qui ont réquisitionnée la tenue d une assemblée extraordinaire des membres doivent obligatoirement être présents à cette assemblée. 21. Droits des membres lors de l assemblée extraordinaire Lors de l assemblée extraordinaire, les membres peuvent par résolution révoquer : a) Un ou plusieurs administrateurs; b) Tout expert-comptable. 22. Avis de convocation Un avis faisant état des dates, heure et lieu de toute assemblée est envoyé à chaque membre habile à voter par courrier électronique ou tout autre moyen de communication jugé pertinent par le conseil d administration dans un délai de 14 jours francs avant la date de la rencontre. L avis de convocation d une assemblée extraordinaire devra mentionner en plus du ou des sujets qui y seront étudiés, avec suffisamment de détails pour permettre aux membres de se former un jugement éclairé sur ceux-ci. Cependant, une assemblée pourra être tenue sans avis préalable si tous les membres de la catégorie A sont présents ou si les absents ont donné leur consentement à la tenue d une telle assemblée sans avis. La présence d un membre à une assemblée couvre le défaut d avis quant à ce membre. L omission accidentelle de faire parvenir l avis de convocation d une assemblée à un ou quelques membres ou la non-réception d un avis par toute personne n a pas pour effet de rendre nulle les résolutions adoptées à cette assemblée. 23. Quorum lors d'assemblées des membres Le quorum fixé pour toute assemblée des membres correspond à dix (10%) des membres de la catégorie A en règle. Il suffit que le quorum soit atteint à l ouverture de l assemblée pour que les membres puissent délibérer. Si le quorum n est pas obtenu à l ouverture de l assemblée, les membres présents ne peuvent délibérer que sur son ajournement aux dates, heure et lieu qu ils fixent. 24. Lieu de l'assemblée des membres Sous réserve de l'article 159 de la Loi, les assemblées se tiennent au siège social de l Organisation ou en tout autre endroit déterminé par le conseil d administration. 25. Droit de vote et vote des membres absents à une assemblée des membres Tout membre de la catégorie A a droit à un (1) vote. Le vote par procuration n est pas permis. En cas d égalité des voix, le président a la voix prépondérante. Le vote se prend à main levée, 13

14 à moins que trois (3) des membres présents ne réclament le scrutin secret. Dans ce cas, l assemblée nomme deux (2) scrutateurs (qui peuvent, mais ne doivent pas nécessairement être des membres de la catégorie A de l Organisation), avec pour fonction de distribuer et de recueillir les bulletins de vote, de compiler le résultat du vote et de le communiquer à l assemblée. À moins de stipulation contraire de la loi, toutes les questions soumises à l assemblée des membres seront tranchées à la majorité simple (50%+1) des voix validement données. 26. Résolutions Les résolutions adoptées aux assemblées de membres constituent le mandat que le conseil d'administration est tenu de remplir. Néanmoins, les présentes ne doivent pas être interprétées comme ayant l'effet de soustraire les administrateurs aux obligations et aux devoirs qui leur incombent aux termes de la Loi; ces derniers devant toujours agir dans le meilleur intérêt de l Organisation. E. CONSEIL D ADMINISTRATION 27. Nombre et composition du conseil d administration de l Organisation Les biens et les affaires de l Organisation sont gérés par un conseil d'administration composé d au moins cinq (5) administrateurs, d au plus 13 administrateurs. Le directeur général de l Organisation est l invité d office du conseil d'administration mais sans droit de vote. 28. Éligibilité Seuls les membres âgés d au moins de 18 ans et habilités à contracter sont éligibles comme administrateur. De plus, ils doivent être des membres actifs et en règle de l Organisation. Les membres sortant de charge sont rééligibles. 29. Élection des administrateurs Les administrateurs sont élus par les membres lors de l'assemblée de membres de l Organisation ou par résolution extraordinaire du conseil d administration en remplacement d une charge vacante selon l article 33 des règlements administratifs. Un scrutin distinct doit avoir lieu pour chaque poste vacant ou porté à échéance à la date de l assemblée annuelle des membres. Dans le cas où il n y a pas plus d un (1) candidat par poste, l élection aura lieu par acclamation; dans le cas où il y a plus d un (1) candidat par poste, 14

15 l élection sera faite par scrutin secret à la majorité simple selon les modalités prévues au 3 e paragraphe de l article 18 des règlements administratifs. 30. Duré du mandat La durée du mandat d'un administrateur est de deux (2) ans jusqu à que son successeur ait été nommé ou élu à moins de cesser de faire partie du conseil d administration et d occuper sa fonction en la manière prescrite à l article 33 des règlements administratifs. Chaque administrateur entre en fonction à la clôture de l assemblée au cours de laquelle il a été nommé ou élu. 31. Renouvellement du mandat Les mandats des membres du conseil d'administration peuvent être renouvelés au maximum à deux (2) reprises consécutives. 32. Rémunération Les administrateurs ne peuvent recevoir aucune rémunération pour leurs services en tant qu administrateur. Toutefois, les dépenses encourues lors de l'exercice des fonctions mandatées par le conseil d'administration seront remboursées, notamment : a) De tous frais, charges et dépenses quelconques que cet administrateur supporte ou subit au cours ou à l occasion d une action, poursuite ou procédure intentée contre lui, à l égard ou en raison d actes faits ou choses accomplies ou permises par lui dans l exercice ou pour l exécution de ses fonctions; b) De tous frais, charges et dépenses qu il supporte ou subit au cours ou à l occasion des affaires de l Organisation ou relativement à ces affaires excepté ceux qui résultent de sa propre négligence ou de son omission volontaire. 33. Vacance Le poste de l'administrateur devient vacant si celui-ci : a) Quitte ses fonctions en remettant une démission écrite au président de l Organisation et si cette démission est entérinée par une résolution du conseil d'administration ou par un document signé par tous les autres administrateurs en fonction; b) Décède, devient insolvable ou ayant le statut de failli; c) Est déclaré incapable par un tribunal au Canada ou à l étranger; 15

16 d) N'assiste pas à trois (3) réunions consécutives du conseil d'administration sans raison jugée acceptable par le conseil d'administration, après que ce dernier envoie un avis formel par écrit; e) Est démis de ses fonctions par une résolution spéciale de l Organisation; Lorsque des vacances survienne à certains postes du conseil d administration, il est de la discrétion des administrateurs demeurant en fonction de les remplir et, dans l intervalle, ils peuvent validement continuer à exercer leurs fonctions, du moment qu un quorum subsiste. L administrateur dont la charge et le poste a été déclaré vacant peut être remplacé sur une résolution du conseil d administration, mais le remplaçant ne demeure en fonction que pour le reste du terme du poste non expiré de son prédécesseur, du moment que le nombre d administrateurs ne dépasse pas le nombre maximum d administrateurs prévus dans les statuts. 34. Pouvoirs du conseil d administration Le conseil d'administration a le pouvoir de : a) Gérer les affaires internes de l Organisation; b) Exécute les mandats qui lui sont confiés par l'assemblée de membres ou voit à leur exécution; il élit entre autres les dirigeants siégeant au comité exécutif parmi ses membres. c) Dirige l Organisation entre les sessions de l'assemblée de membres; d) Décide en dernier ressort de l'exclusion des membres; e) Présente, chaque année, à l'assemblée de membre un rapport succinct des activités de l Organisation ainsi que le rapport financier vérifié; f) Adopte le programme, le budget de l'année à venir et la planification stratégique; g) Engage les dépenses visant à promouvoir les intérêts de l Organisation; h) Peut proposer à l'assemblée de membres des modifications aux statuts et règlements administratifs et, après leur adoption, voit à leur application; i) Peut prendre toutes les mesures jugées nécessaires pour permettre à l Organisation d acquérir, d accepter, de solliciter ou de recevoir des legs, dons et subventions de toutes sortes dans le but de promouvoir les objectifs de l Organisation; j) Veille à l'application des règlements administratifs de l Organisation et les interprète en dernier ressort; 16

17 k) A le pouvoir d engager ou de destituer le directeur général; l) A le pouvoir de nommer un comité exécutif. 35. Rôles des membres du conseil d administration Les membres du conseil d administration participent aux réunions du conseil d administration ainsi qu aux comités dont ils sont membres. Ils sont présents lors de l assemblée de membres et font au besoin rapport sur les dossiers dont ils ont la responsabilité. Ils représentent au besoin de l Organisation lors d évènements. Tout membre du conseil d administration doit participer activement à au moins un comité permanent, en plus d un comité ad hoc. De plus, il peut participer dans les activités organisées par l Organisation à moins d un motif raisonnable lui empêchant d y participer. 36. Comités du conseil d administration Le conseil d'administration pourra former des comités permanents ou ad hoc qui répondront de leur mandat et prendront fin lorsque le conseil d administration en décidera. Le conseil d'administration pourra en tout temps révoquer ou réviser le mandat des comités formés. Tout membre d un comité peut être destitué par résolution du conseil d administration. Ces comités traitent des objets pour lesquels ils sont formés, et relèvent du conseil d administration, auquel ils doivent faire rapport sur demande. Les comités n agissent qu à titre consultatif et n ont aucun pouvoir décisionnel. Ils sont tous dissous automatiquement à la fin de leur mandat. 37. Réunions du conseil d administration Le conseil d administration doit se réunir au siège social de l Organisation, ou en tout autre endroit déterminé par les administrateurs au moins six (6) fois par année civile. Il doit, à la première réunion tenue après l assemblée de membres, nommer ses dirigeants, soit le président, le vice-président, le trésorier et le secrétaire. Le président de l Organisation veille au bon déroulement des réunions et en général conduit les procédures sous tous les rapports. 38. Convocation et avis de la réunion du conseil d administrateur Les réunions du conseil d administration sont convoquées par le secrétaire du conseil d administration ou par le directeur général de l Organisation. De plus, une réunion du conseil d'administration ou une session de travail peut être convoquée en tout temps par le président, 17

18 ou en l'absence de celui-ci, par le vice-président ou par au moins trois (3) administrateurs du conseil d administration. L'avis de convocation d'une réunion du conseil d administration doit être envoyé à chaque administrateur par tous moyens électroniques, dans un délai raisonnable soit au moins sept (7) jours avant la réunion. Il doit être accompagné de l ordre du jour et du procès-verbal de la dernière réunion. En cas d'urgence, ce délai peut être réduit à 48 heures si tous les participants y consentent. Tout administrateur peut renoncer à un avis de convocation. L administrateur prévoyant être absent à la réunion pour laquelle il a reçu l avis de convocation doit le notifier au secrétaire ou au président dans les plus brefs délais avant la tenue de ladite réunion. 39. Autre forme de participation Les administrateurs peuvent participer à une réunion du conseil d administration à l aide de moyens permettant à tous les participants de par voie par voie téléphonique ou toute autre voie jugée pertinente par le conseil d administration. Ils sont alors réputés avoir assisté à la réunion et font partie du quorum. 40. Quorum La majorité du nombre fixe d administrateurs constitue le quorum du conseil d administration. Si le quorum n est pas atteint, la réunion deviendra une session de travail dans laquelle aucune décision formelle ne pourra être prise par les administrateurs présents. 41. Voix prépondérante Les questions soulevées aux réunions du conseil d'administration et du comité exécutif doivent être décidées à la majorité des votes. En cas d'égalité des votes, le président a un vote prépondérant. Le vote ne peut être exercé par procuration. 42. Procès-verbaux Le secrétaire doit noter toutes les questions discutées et traitées lors de la réunion du conseil d administration dans les procès-verbaux. Il collige également les votes tenus de ladite réunion. Il devra envoyer une copie des procès-verbaux et des résolutions, le cas échéant, au même moment de l avis de convocation de la prochaine réunion suivant les modalités prévues à l article 41 des présents règlements. Les membres de l Organisation peuvent consulter, sur demande et au lieu du siège social de l Organisation, les procès-verbaux et les résolutions du conseil d administration. 18

19 43. Règlement et résolutions du conseil d administration Le conseil d administration peut promulguer tout règlement ou directive compatible avec les présents statuts ou la Loi pour faciliter la gestion des affaires de l Organisation. Les règlements administratifs ou les résolutions approuvés par l Organisation à une assemblée de membres générale n ont pas pour effet d invalider les décisions prises antérieurement par le conseil d administration au sujet de toute règle ou de tout règlement qui aurait été valide si l assemblée de membres n avaient pas adopté lesdits règlements ou résolutions. F. COMITÉ EXÉCUTIF 44. Nombre et composition du comité exécutif Celui-ci se compose de cinq (5) membres : le président du conseil d administration, le viceprésident, le trésorier, le secrétaire et une autre personne désignée par le conseil d'administration. 45. Élection L élection des membres du comité exécutif se fait annuellement, à la première réunion du conseil d administration, suivant l assemblée de membre. Les membres précédemment élus démissionnent à cette occasion, mais ils sont rééligibles. 46. Disqualification Un membre du comité exécutif qui cesse d être administrateurs de l Organisation, en vertu de l article 33 des présents règlements ou en vertu de tout autre raison, est automatiquement disqualifié comme membre du comité exécutif. 47. Destitution Le conseil d administration peut en tout temps destituer n importe lequel des membres du comité exécutif en cas de : a) Non-respect des obligations, des fonctions et des attentes déterminés par le conseil d administration; b) la violation d'une disposition des statuts, des règlements administratifs ou des politiques écrites de l'organisation; c) une conduite susceptible de porter préjudice à l'organisation, selon l'avis du conseil d'administration à son entière discrétion; 19

20 d) toute autre raison que le conseil d'administration juge raisonnable, à son entière discrétion. 48. Vacances Les vacances du comité exécutif surviennent en cas de: a) Décès; b) Démission; c) Disqualification selon les modalités prévues à l article 46; d) Destitution selon les modalités prévues à l article 47; e) Toutes autres causes justifiées par le conseil d administration. 49. Rémunération et indemnisation Les membres du comité exécutif ne sont pas rémunérés comme tels pour leurs services. Ils ont droit à la même indemnisation que celle prévue à l article 32 des règlements administratifs. 50. Pouvoirs du comité exécutif Le comité exécutif : a) Gère le bon fonctionnement du conseil d administration et la bonne gouvernance de l Organisation dans les limites des pouvoirs délégués par le conseil d'administration en vertu de la Loi; b) Peut, en cas d'urgence, prendre toutes les décisions qu'il juge opportunes, sujettes à la ratification du conseil d'administration, sur les sujets qui ne lui ont pas été expressément référés, sans préjudice toutefois aux droits des tiers; c) Accomplit toute tâche que lui confie le conseil d'administration; d) Transmet au conseil d'administration, à chaque réunion de ce dernier, un rapport des décisions prises. 51. Réunions du comité exécutif Le comité exécutif se réunit au besoin, sans avis à un endroit et l heure déterminés par le président ou le vice-président, lesquels ont autorité de convoquer les réunions. Celles-ci peuvent se faire également par voie téléphonique ou autres moyens jugés pertinents. Le directeur général est l invité d office sans droit de vote dans les réunions du comité exécutif, sauf dans ceux qui le concerne. 20

21 52. Présidence Les réunions du comité exécutif sont présidées par le président de l Organisation ou, en son absence, par le vice-président ou encore, par un autre membre du comité choisi par les membres dudit comité. 53. Quorum Le quorum aux réunions du comité exécutif est de trois (3) membres. 54. Vote Les questions soulevées aux réunions du comité exécutif doivent être décidées à la majorité des votes. En cas d égalité des votes, le président de la réunion aura un vote prépondérant. De plus, le vote ne peut être exercé par procuration. 55. Description des postes i. Le rôle du président est notamment : - Représenter officiellement de l Organisation auprès des partenaires et Instances gouvernementales; - Présider les réunions du conseil d'administration et du comité exécutif ainsi que toutes assemblées des membres auxquelles il participe. - S acquitter des devoirs qui lui sont confiés à titre de dirigeant de l Organisation. Tous les règlements administratifs de l Organisation doivent porter sa signature. - S acquitter également des tâches découlant du plan de travail du CA et dont il a la responsabilité. ii. iii. Le rôle du vice-président est notamment: - Exercer les fonction et pouvoirs en présidant toutes réunions du conseil d administration et toutes les assemblées des membres auxquelles il participe, en cas d'absence ou d'incapacité d'agir du président. Le rôle du trésorier est notamment: - S'assurer de la bonne gestion financière de l Organisation et devoir exécuter toutes les tâches qui lui sont confiées par le conseil d administration. - Avoir la charge et la garde des fonds de l Organisation et de ses livres de comptabilité de l Organisation. - Tenir un relevé précis de l actif et du passif, ainsi que les recettes et les déboursées de l Organisation, dans un ou des livres appropriés à cette fin. - Déposer dans une institution financière, déterminée par le conseil d administration, les deniers de l Organisation; 21

22 - Présenter régulièrement les états financiers de l Organisation au conseil d administration. - Préparer les prévisions budgétaires pour l exercice financier à venir; - S assurer de la bonne gestion des biens meubles et immeubles de l Organisation; - Pouvoir de signer des effets bancaires de l Organisation avec la collaboration du directeur général de l Organisation. iv. Le rôle du secrétaire est notamment : - Préparer les extraits de procès-verbaux et autres documents de l Organisation et en certifie l authenticité de concert avec le président. - S assurer que les documents engageant l Organisation soient correctement conservés et archivés dans les livres appropriés. - Être le dépositaire des règlements administratifs de l Organisation et voit à former un comité pouvant en permettre la révision. - Avoir la garde du sceau de l Organisation, des procès-verbaux et de tous autres registres corporatifs. 56. Vacance d'un poste Le poste de dirigeant devient vacant en cas de: a) Décès; b) Démission; c) Disqualification, soit la cessation d être administrateur; d) Destitution par le conseil d administration; e) Toutes autres causes justifiées par le conseil d administration. Si le poste d'un dirigeant de l'organisation devient vacant, les administrateurs peuvent nommer, par résolution, une personne remplir cette vacance, restant ainsi en fonction pour la durée non écoulée du terme d office du dirigeant remplacé. 57. Nomination et rôle du directeur général Le directeur général est nommé par le conseil d'administration qui détermine, dans son contrat de travail, ses tâches, la durée de son mandat, le montant de sa rémunération, ses conditions de travail et avantages sociaux. 58. Destitution du directeur général Le conseil d administration peut, sur avis écrit, destituer le directeur général de son poste dont les actes ou l'attitude sont contraires à la mission, causant préjudice notamment par: a) Le non-respect des obligations et des attentes établies par le conseil d administration et figurant dans le contrat de travail; 22

23 b) La violation d'une disposition des statuts, des règlements administratifs ou des politiques écrites de l'organisation; c) Une conduite susceptible de porter préjudice à l'organisation, selon l'avis du conseil d'administration à son entière discrétion; d) Toute autre raison que le conseil d'administration juge raisonnable, à son entière discrétion. 59. Vacance Le poste du directeur général devient vacant si celui-ci : a) Quitte ses fonctions en remettant une démission écrite au président du conseil d administration et si cette démission est entérinée par une résolution du conseil d'administration ou par un document signé par tous les autres administrateurs en fonction; b) Décède; c) Est démis de ses fonctions par une résolution spéciale de l Organisation, selon les modalités prévues à l article 58 des règlements administratifs; Lorsque le poste du directeur général devient vacant, le conseil d administration a pleine discrétion de décider qu un des administrateurs en fonction le remplisse de façon intérimaire, et ce, jusqu à qu un nouveau directeur général soit nommé par résolution. Le poste du directeur général par intérim peut être également comblé par une autre personne, non membre du conseil d administration, que celui-ci décidera par résolution. Cette personne demeura en fonction pour une période déterminée, soit jusqu à un nouveau directeur général soit nommé par le conseil d administration. G. DISPOSITIONS FINANCIÈRES 60. Fin de l'exercice L'exercice financier de l'organisation débute le 1 er avril et se termine le 31 mars de chaque année. 61. Opérations bancaires Les opérations bancaires de l'organisation sont effectuées dans une banque, une société de fiducie ou une autre firme ou société menant des activités bancaires au Canada ou ailleurs et désignée, nommée ou autorisée par résolution du conseil d'administration. Les opérations bancaires sont effectuées, en tout ou en partie, par le président, le trésorier ou le directeur général de l'organisation ou d'autres personnes désignées, mandatées ou autorisées à cette fin par résolution du conseil d'administration. 23

24 62. Pouvoir d'emprunt Le conseil d administration de l'organisation peut, sans autorisation des membres : a) Contracter des emprunts, compte tenu du crédit de l'organisation; b) Émettre, réémettre ou vendre les titres de créance de l'organisation ou les donner en garantie sous forme d'hypothèque mobilière, de gage ou de nantissement; c) Garantir au nom de l Organisation l exécution d une obligation à la charge d une personne; d) Grever d'une sûreté, notamment par hypothèque, tout ou en partie des biens, présents ou futurs, de l'organisation, afin de garantir ses titres de créance. 63. États financiers annuels L'Organisation peut, au lieu d'envoyer aux membres une copie des états financiers annuels et des autres documents mentionnés au paragraphe 1 de l article 172 de la Loi, publier un avis à l'intention de ses membres indiquant que les états financiers annuels et ces autres documents peuvent être obtenus au siège de l'organisation et que tout membre peut, sur demande et sans frais, en recevoir une copie au siège ou par courrier affranchi. 64. Vérification Les livres et les états financiers de l Organisation sont vérifier à chaque année, aussitôt que possible après l expiration de chaque exercice financier et avant la tenue de l assemblée générale des membres, par le vérificateur nommée à cette fin. À chaque assemblée de membres de l Organisation, le conseil d administration doit présenter à l assemblée les états financiers et le rapport du vérificateur pour cette période. 65. Vérificateur À chaque assemblée générale annuelle, les membres doivent nommer un vérificateur aux livres qui n est pas membre de l Organisation pour vérifier les comptes de l Organisation et faire un rapport aux membres. Ce vérificateur doit rester en fonction jusqu à l assemblée des membres suivante ou jusqu à ce que son successeur soit nommé. Il est entendu que le conseil d administration est autorisé à combler toute vacance d un vérificateur. Les honoraires du vérificateur sont déterminés par le conseil d administration. 24

25 H. AUTRES DISPOSITIONS 66. Signature des documents Les actes, les transferts, les cessions, les contrats, les obligations et autres documents écrits nécessitant la signature de l'organisation peuvent être signés par le président, le directeur général ou toute autre personne autorisée par le conseil d administration. En outre, le conseil d'administration peut autoriser, par une résolution, un ou plusieurs membres du comité exécutif à signer tout contrat, actes ou document écrit d un caractère particulier. Toute personne autorisée à signer un document peut apposer le sceau de l'organisation, le cas échéant, sur le document en question. Tout signataire autorisé peut certifier qu'une copie d'un document, d'une résolution, d'un règlement administratif ou de tout autre document de l'organisation est conforme à l'original. L absence du sceau de l Organisation sur tout document signé en son nom ne le rend pas nul. 67. Modification des statuts Les statuts de l Organisation peuvent être annulés ou amendés par un règlement accepté par une majorité des administrateurs à une réunion du conseil d administration et approuvés par une résolution ordinaire de l Organisation à une assemblée des membres dûment convoquée pour étudier ledit règlement. Tout amendement ou annulation doit être approuvé par une résolution spéciale de l Organisation. Il est entendu que la promulgation, l abrogation ou l amendement ainsi adopté n entrera en vigueur ou ne sera effectué qu après l obtention de l approbation d Industrie Canada. 68. Invalidité de toute disposition des règlements administratifs L'invalidité ou l'inapplicabilité d'une disposition des règlements administratifs n affecte en rien la validité ni l'applicabilité des autres dispositions desdits règlements. 69. Omissions et erreurs La non-communication involontaire d'un avis à un membre, à un administrateur, à un dirigeant, à un membre d'un comité du conseil d'administration ou à l'expert-comptable, la non-réception d'un avis par l'un de ses destinataires lorsque l'organisation a fourni un avis conformément aux règlements administratifs ou la présence, dans un avis, d'une erreur qui n'influe pas sur son contenu ne peut invalider aucune mesure prise à une assemblée visée par l'avis en question ou autrement fondée sur cet avis. 25

26 70. Médiation et arbitrage Dans la mesure du possible, les différends ou controverses entre membres, administrateurs, dirigeants, membres de comité ou bénévoles de l'organisation sont résolus conformément au mécanisme de médiation ou d'arbitrage prévu à l'article 71 des règlements administratifs. 71. Mécanisme de règlement des différends Si un différend ou une controverse entre membres, administrateurs, dirigeants, membres de comité ou bénévoles de l'organisation découlant des statuts ou des règlements administratifs ou s'y rapportant ou découlant de tout aspect du fonctionnement de l'organisation n'est pas réglé dans le cadre de réunions privées entre les parties, sans porter atteinte ou déroger de toute autre façon aux droits conférés aux membres, administrateurs, dirigeants, membres de comité, employés ou bénévoles de l'organisation en vertu des statuts, des règlements administratifs ou de la Loi, au lieu que ces personnes intentent une action en justice, le différend ou la controverse est réglé au moyen d'un mécanisme de règlement ci-après : a) Le différend ou la controverse est d'abord soumis à un groupe de médiateurs. Une partie désigne un médiateur et l'autre partie (ou, s'il y a lieu, le conseil d'administration de l'organisation) en désigne un autre. Les deux médiateurs ainsi désignés désignent conjointement un troisième médiateur. Les trois médiateurs se réunissent alors avec les parties visées pour tenter d'en arriver à un règlement entre elles. b) Avec l'accord des parties, le nombre de médiateurs peut être ramené de 3 à 1 ou 2. c) Si la médiation ne permet pas de régler le différend entre les parties, ces dernières conviennent de le régler par arbitrage en le soumettant à un seul arbitre, qui ne doit pas être l'un des médiateurs susmentionnés, conformément à la législation en matière d'arbitrage provinciale ou territoriale en vigueur dans la province ou le territoire où se trouve le siège de l'organisation ou selon les autres modalités convenues par les parties au différend. Les parties conviennent que toutes les procédures relatives à l'arbitrage sont confidentielles et que toute divulgation de quelque nature que ce soit est interdite. La décision de l'arbitre est finale et exécutoire et ne peut faire l'objet d'un appel sur une question de fait, une question de droit ou une question mixte de fait et de droit. d) Tous les coûts liés aux médiateurs désignés conformément au présent article sont pris en charge à parts égales par les parties au différend ou à la controverse. Tous les coûts liés aux arbitres désignés conformément au présent article sont pris en charge par les parties, tel que déterminé par les arbitres. 72. Règlements administratifs et entrée en vigueur Sous réserve des statuts, le conseil d'administration peut, par résolution, prendre, modifier ou abroger tout règlement administratif qui régit les activités ou les affaires de l'organisation. Un tel règlement administratif, sa modification ou son abrogation, entre en vigueur à la date de la 26

27 résolution des administrateurs jusqu'à la prochaine assemblée des membres où il y aura confirmation, rejet ou modification de celui-ci par les membres par résolution ordinaire. Si le règlement administratif, sa modification ou son abrogation est confirmé ou confirmé tel que modifié par les membres, il demeure en vigueur sous la forme dans laquelle il a été confirmé. Le règlement administratif, sa modification ou son abrogation cesse d'être en vigueur s'il n'est pas soumis aux membres à la prochaine assemblée des membres ou s'il est rejeté par les membres lors de l'assemblée. Cette disposition ne s'applique pas aux règlements administratifs qui exigent une résolution extraordinaire des membres conformément au paragraphe 1 de l article 197 de la Loi puisque les modifications ou abrogations à de tels règlements administratifs ne sont en vigueur que lorsqu elles sont confirmées par les membres. 27