Microsoft. Office. Manuel. Partager le classeur pour la modification et suivre les modifications

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1 Microsoft Office Manuel Partager le classeur pour la modification et suivre les modifications

2 Table des matières 1 INTRODUCTION PARTAGER LE CLASSEUR POUR LA MODIFICATION PAR PLUSIEURS UTILISATEURS SUIVRE TOUTES LES MODIFICATIONS APPORTÉES AU CLASSEUR ACCEPTER OU REFUSER LES MODIFICATIONS APPORTÉES RÉSUMÉ I

3 1 Introduction Dans Excel 2007, vous pouvez permettre à plusieurs utilisateurs de travailler en même temps sur un classeur en le partageant. Vous conservez le contrôle sur toutes les modifications apportées car vous pouvez les consigner et les signaler dans le classeur. Par la suite, vous pourrez accepter ou refuser les modifications à votre convenance. But Partager le classeur pour l'utilisation par plusieurs utilisateurs Suivre toutes les modifications apportées au classeur Accepter ou refuser les modifications apportées 1

4 2 Partager le classeur pour la modification par plusieurs utilisateurs Les données déjà saisies pour vous dans cette unité d'apprentissage sont des exemples de chiffres de vente de différents produits. Les directeurs des différentes régions doivent maintenant obtenir la possibilité de procéder simultanément dans ce tableau à des ajouts ou des actualisations sur les valeurs obtenues. Utilisez pour cela l'onglet Révision. Veuillez vous y rendre. Cliquez sur l onglet. 2

5 Dans la boîte de dialogue Options de partage du fichier, vous pouvez maintenant permettre une modification multi-utilisateur. En outre, les utilisateurs en train de travailler sur le classeur sont toujours mentionnés ici. Veuillez maintenant activer le partage. Dans la boîte de dialogue Options de partage du fichier, vous pouvez à tout moment vérifier dans l'onglet Modification quels utilisateurs sont en train d'accéder au classeur. Dans l'onglet Avancé, vous pouvez paramétrer le partage lorsque l'option de partage du classeur est activée. Ces paramètres incluent les options de suivi des modifications, de fréquence d'actualisation et de résolution de conflits pour les modifications apportées au même endroit par différents utilisateurs. Cliquez sur le bouton de sélection Permettre une modification multi-utilisateur. Veuillez tenir compte de deux contraintes : 1. Si une zone du classeur est formatée en tant que tableau, vous ne pouvez pas permettre la modification multi-utilisateur du classeur. 2. Le partage du classeur désactive certaines des fonctionnalités d'excel Certaines fonctionnalités comme les graphiques SmartArt sont converties en graphiques statiques et ne peuvent pas être éditées dans le classeur partagé. 3

6 Le partage a pour effet de modifier le statut du classeur. Pour cette raison, vous devez l'enregistrer avant le partage définitif avant le partage définitif. Veuillez confirmer que vous souhaitez poursuivre l'opération. Ce classeur doit être enregistré sur un emplacement réseau auquel les utilisateurs prévus ont accès. Cliquez sur le bouton. 4

7 3 Suivre toutes les modifications apportées au classeur Vous souhaitez certainement pouvoir reconnaître d'un coup d'œil les modifications apportées au classeur par d'autres utilisateurs et les consigner. Pour cela, vous devez activer le Suivi de modifications. Veuillez sélectionner la fonction correspondante et permettre l'affichage des modifications. Cliquez sur le bouton de déroulement. Cliquez sur la rubrique de menu. Les autres options du champ Le ont pour effet d'afficher uniquement les modifications non encore vérifiées ou effectuées depuis une certaine date. 5

8 Avec les options Par et Dans, Excel vous offre la possibilité de préciser l'utilisateur dont les modifications doivent être affichées ou la zone de la feuille à suivre. Dans notre cas, vous ne devez apporter ici aucune modification car les modifications de chaque utilisateur ne doivent pas être suivies dans l'ensemble du classeur. Veuillez confirmer les paramètres de la boîte de dialogue. Dans l'unité d'apprentissage actuelle, il faut afficher les modifications directement sur l'endroit concerné dans la feuille de calcul avec une bordure et des commentaires. Cependant, vous pouvez à tout moment activer ou désactiver l'option Afficher les modifications à l'écran. Vous avez également la possibilité de faire suivre les modifications sur une feuille de calcul séparée. Cliquez sur le bouton. Comme vous venez de le voir, le suivi des modifications a d'ores et déjà été activé en même temps que le partage du classeur. Vous n'avez apporté depuis aucune modification aux données du classeur. Maintenant, vous avez réactivé le suivi des modifications avec des paramètres modifiés. Excel 2007 vous signale qu'aucune modification n'a pu être trouvée jusqu'à présent. Confirmez que vous avez pris connaissance de ce message. Cliquez sur le bouton. Le suivi de modifications est maintenant activé. Dans l'application originale, les données modifiées et enregistrées dans la feuille par un des directeurs régionaux s'affichent après un enregistrement. 6

9 Avec la fonction Protéger le classeur partagé, vous pouvez apporter une protection supplémentaire à votre classeur. En fin de compte, le suivi des modifications est ici bloqué. Il est ici possible d'interdire aux autres utilisateurs de désactiver le suivi de modifications dans le classeur. Si vous souhaitez également attribuer un mot de passe pour la protection, vous devez le faire avant de partager le classeur. 7

10 4 Accepter ou refuser les modifications apportées Dans les étapes suivantes de cette unité d'apprentissage, vous aurez un aperçu des possibilités offertes par Excel 2007 en ce qui concerne le suivi de modifications. Pour cela, il faut tout d'abord apporter une modification à une cellule. Il faut par exemple inscrire le texte "Résultat" dans la cellule A6. Saisissez amount dans le champ A6. Pressez la touche Entrée. Si le suivi de modifications est activé, Excel 2007 vous montre à l'aide d'une bordure qu'une modification a été apportée dans la cellule A6. Des informations complémentaires sur cette modification sont également mises à votre disposition dans un commentaire. Visualisez le commentaire en survolant avec le pointeur de souris la cellule ainsi mise en évidence. Ce rajout ne fait pas encore "partie intégrante" du classeur, mais n'est qu'une proposition de modification que vous pouvez accepter ou refuser. Appelez cette fonction à l'aide du bouton Suivi des modifications. 8

11 Cliquez sur le bouton de déroulement. Cliquez sur la rubrique de menu. Excel commencera par enregistrer le classeur afin que d'éventuelles propositions de modification d'autres utilisateurs puissent être directement affichées et éditées dans le classeur actualisé. Confirmez que vous souhaitez poursuivre l'opération. Cliquez sur le bouton. Dans la boîte de dialogue Sélection des modifications à accepter ou refuser définissez quelles modifications vous souhaitez maintenant éditer. Dans notre exemple, il faut traiter toutes les propositions de modification qui n'ont pas encore été vérifiées. Vous n'avez ici pas besoin d'apporter de restrictions sur l'auteur de ces modifications. Vous pouvez donc confirmer directement les réglages standard. Dans la boîte de dialogue Accepter ou refuser les modifications toutes les propositions de modification vous sont affichées les unes après les autres selon les critères précédemment sélectionnés. Vous pouvez alors les accepter ou les refuser individuellement. Si vous êtes sûr des propositions de modification, vous pouvez également prendre cette décision directement pour toutes les modifications. Acceptez la modification. 9

12 Cliquez sur le bouton. Au cas où différents utilisateurs ont procédé à des modifications dans la même cellule, vous pouvez décider à l'aide des boutons Accepter ou Refuser quelle modification accepter. L'affichage des modifications reste visible car le suivi de modifications est configuré de telle sorte que les modifications soient toujours affichées. Les marques de révision restent donc affichées après un enregistrement ou une révision. Si vous ne souhaitez pas que les propositions de modification restent affichées avec des marques de révision lorsque vous les avez déjà acceptées, vous pouvez sélectionner d'autres options dans la boîte de dialogue Afficher les modifications. Vous pouvez maintenant mettre à la disposition des directeurs des différentes régions un classeur sur lequel ils peuvent sans problème apporter des modifications simultanément. Dans Excel 2007, vous avez grâce au suivi des modifications la possibilité de conserver un aperçu sur leurs entrées et de contrôler les modifications. 10

13 5 Résumé Partager le classeur pour l'édition La fonction Partager le classeur permet à plusieurs utilisateurs de travailler simultanément sur un classeur. Pour activer le partage, il faut enregistrer le classeur après la sélection de l'option correspondante. Le suivi des modifications est activé automatiquement en même temps que le partage. Le partage d'un classeur est signalé par la mention Partagé dans la barre de titre. Suivre toutes les modifications Utilisez le bouton Suivi des modifications pour appeler le suivi des modifications. Dans la boîte de dialogue Afficher les modifications, vous pouvez alors détailler les modifications à signaler. Vous pouvez en outre décider ici si des modifications doivent être marquées à l'écran ou non et si des modifications doivent être mentionnées sur une feuille de calcul séparée. Le suivi des modifications s'affiche automatiquement si vous avez auparavant partagé le classeur. Accepter ou refuser les modifications Les modifications sont indiquées sur la feuille de calcul à l'aide d'une bordure et d'un commentaire avec des informations sur la modification. Le bouton Suivi des modifications et la commande qui suit Accepter ou refuser les modifications permettent d'ouvrir la boîte de dialogue Sélection des modifications à accepter ou refuser. Spécifiez ici lesmodifications à afficher pour la révision. Dans la boîte de dialogue Accepter ou refuser les modifications vous pouvez alors à l'aide des boutons correspondants réviser toutes les modifications collectivement ou les unes après les autres et les accepter ou les refuser. 11

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