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2 Table des matières 1. A quoi sert une notice d autorité? Quelles notices d autorité peut-on cataloguer? Comment créer une notice d autorité ex-nihilo? Création manuelle (commande CRE E) Création automatique (utilisation d un script) Comment créer une notice d autorité à partir d une notice existante? Création par copie dans le Sudoc (baguette magique F5) Création par copie de la base d appui (en contexte de catalogage) Création par copie de la base d appui (hors contexte de catalogage) Comment mettre à jour une notice d autorité? Pourquoi ne pas supprimer des notices d autorité?...14 ii

3 Chapitre 1. A quoi sert une notice d autorité? Une notice d autorité décrit une forme retenue (avec d'éventuelles formes rejetées, associées, parallèles) de noms de personne, de noms de collectivité, de titres d'œuvres, de marques, mais aussi de sujets (mots matières rameau). Elle permet de gérer des points d accès (forme d une entité retenue) aux notices bibliographiques. L'utilisation de notices d'autorité dans le Sudoc contribue à faciliter la recherche bibliographique : en homogénéisant les points d'accès des notices, en multipliant les variantes de forme d'un même point d'accès (renvoi d'exclusion), en supprimant les ambiguïtés entre des formes à priori identiques des vedettes intellectuellement différentes (notes d'information, sources des ouvrages de référence consultés, liens vers d'autres notices d'autorité) en simplifiant le travail de mise à jour sur ces vedettes (la forme "visible" de la vedette dans une notice bibliographique est sous contrôle informatique de la vedette de la notice d'autorité via le numéro identifiant de la notice autorité). Pour les détails concernant le format UNIMARC autorités, référez-vous à la section correspondante du Guide méthodologique du Sudoc Les notices décrivant les bibliothèques (ou notices RCR) sont des notices d autorité relevant d un format spécifique et soumises à déclaration à l ABES pour l attribution d un numéro RCR. Ces notices sont sous la responsabilité du coordinateur de chaque établissement. 1

4 Chapitre 2. Quelles notices d autorité peut-on cataloguer? Les notices d'autorités du Sudoc trouvent leur origine soit dans les fichiers d'autorités de la Bibliothèque nationale de France soit dans le fichier des notices FMeSH gérées par l'inserm. Mais elles ne sont pas toutes soumises au même traitement. Sujets FMeSH : ces notices sont des traductions en français, effectuées par l'inserm, des Medical Subject Headings de la National Library of Medecine. Ce référentiel est donc géré à l'extérieur et indépendamment du Sudoc. Aucun catalogueur n'est habilité à créer de nouvelles notions ou à modifier des données existantes, quels que soient les besoins en catalogage. La mise à jour du référentiel dans le Sudoc est annuelle. RAMEAU : Le référentiel d'autorités RAMEAU est géré intellectuellement par la Bibliothèque nationale de France (Centre national Rameau). L'utilisation de RAMEAU dans le Sudoc et les besoins d'évolution de RAMEAU qui en découle fait l'objet d'un accord sur un type de gestion dite "coopérative" avec la BnF. Un catalogueur ne peut ni modifier ni supprimer une notice RAMEAU existante mais peut faire des propositions de création de nouvelles vedettes RAMEAU. Celles-ci font l objet d un circuit et de règles spécifiques définies en accord avec la BnF. La mise à jour est régulière dans le Sudoc. Création de notices d'autorité Notices de Personnes physiques, Collectivités, Titres uniformes, Noms géographiques, Marque, Auteur-titre: Au moment de la création du Sudoc, il a semblé souhaitable de profiter de la richesse et de la qualité de notices d'autorités existantes (en l occurrence celles de la BnF) pour initialiser le catalogue, à charge pour les bibliothèques du réseau de faire vivre par la suite ces notices et d'en générer de nouvelles au fur et à mesure des besoins. Ces notices font l'objet d'une gestion dite "autonome" : un catalogueur habilité peut modifier ou supprimer ces différentes notices, quelle que soit leur origine, BnF ou non. La création de nouvelles notices ne répond qu'aux seuls besoins du Sudoc. Pour faciliter cette création, le catalogueur peut s aider de la «base d appui» qui contient des notices d autorités BnF non liées. 2

5 Chapitre 3. Comment créer une notice d autorité ex-nihilo? Nous recommandons pour cataloguer dans le Sudoc le mode semi-expert recommandé de saisir les données codées (zones 1XX) dans le formulaire Création manuelle (commande CRE E) 1. Activer l icône des données codées 2. Tapez la commande CRE E Un menu déroulant comportant les types de notice vous est proposé. 3. Choisissez le type de notice d autorité à créer Création de notices d'autorité. Il est vivement 4. Une fenêtre comportant le formulaire de saisie des données codées et un espace de saisie vide s affiche 3

6 5. Saisir les données codées puis les informations bibliographiques Chaque étiquette d une zone doit être placée en début de ligne suivi d un espace ; elle doit être suivie des indicateurs, puis des codes de sous-zones précédés de «$», puis du contenu de la ou des zone(s). Si le contenu d une zone excède une ligne, WinIBW va automatiquement passer à la ligne suivante. Pour tous les détails concernant le format, utilisez le Guide méthodologique en aide contextuelle : placer votre curseur sur la zone concernée et taper sur la touche F1 du clavier : le guide méthodologique s active et se positionne automatiquement sur la zone demandée. 6. validez votre notice : appuyez sur la touche ENTREE du pavé numérique ou bien utilisez le bouton WinIBW «Entrée». Message OK : la notice est acceptée et dotée d un n PPN. Message ERREUR : la notice n est pas conforme, un message vous signale les zones ou données erronées. Message "Doublon possible" : vérifiez si vous n'avez pas créé un doublon Création automatique (utilisation d un script) 4

7 Cette fonction permet d'utiliser un modèle de notice personnalisable et contenant l'intitulé d un certain nombre de zones et sous-zones à compléter. un script-utilisateur s'exécute à l'aide d un bouton de raccourci disposé dans la barre d'outils de WinIBW. Voir à ce sujet le Manuel des Scripts-utilisateurs ou adressez-vous au coordinateur local de votre établissement. Les script-utilisateur CATALOGAGE s exécutent automatiquement en mode expert (données codées désactivées) 1. cliquez sur le bouton de raccourci correspondant au modèle de notice souhaité Ces modèles de notices proposent un format développé comprenant l ensemble des zones et sous-zones Unimarc possibles pour un type de notice. Par ailleurs, des éléments de description sont implémentés au niveau des zones et des sous-zones. Il est impératif que le catalogueur remplace cette description par le contenu bibliographique adéquat et supprime toutes zones ou sous-zones inutilisées. 2. Saisir les données codées puis les informations bibliographiques Pour tous les détails concernant le format, utilisez le Guide méthodologique en aide contextuelle : placer votre curseur sur la zone concernée et taper sur la touche F1 du clavier : le guide méthodologique s active et se positionne automatiquement sur la zone demandée. 3. Validez votre notice : appuyez sur la touche ENTREE du pavé numérique ou bien utilisez le bouton WinIBW «Entrée». Message OK : la notice est acceptée et dotée d un n PPN. Message ERREUR : la notice n est pas conforme et n est pas validée, un message vous signale les zones ou données erronées. Message "Doublon possible" : vérifiez si vous n'avez pas créé un doublon. 5

8 Chapitre 4. Comment créer une notice d autorité à partir d une notice existante? Lorsque, dans un catalogue, vous n avez pas trouvé la notice correspondant à votre recherche (auteur, collectivité, etc.) mais une notice qui comporte de nombreux éléments de similitude, vous pouvez copier intégralement cette dernière ou seulement une série de zones pour créer votre nouvelle notice, en y apportant les modifications appropriées. Vous êtes ainsi dispensé de créer ex-nihilo une nouvelle notice Création par copie dans le Sudoc (baguette magique F5) La copie de notice permet de s aider de la trame d une autre notice. Ne pas copier une notice correspondant à un autre type d autorité que celui qu'on a à cataloguer (copier la notice collectivité «France» pour créer la notice Nom géographique «France», par exemple). Il existe des contrôles croisés entre le type de notice et la présence/absence de certaines zones dans la notice qui risqueraient de compliquer la validation de la notice. Pour la copie intégrale d une notice, la procédure est la suivante : 1. Sélectionnez la notice de référence retenue Création de notices d'autorité 2. Sélectionner l icône de la barre d outils supérieure et choisir Copier notice (ou F5) 6

9 La notice est automatiquement copiée dans une nouvelle fenêtre de création. Une fenêtre pop-up demande de préciser le contexte de la copie : s agit-il de créer une notice identique ou une notice approchante? En base de production, seul le choix «Décrire un autre document (une autre autorité)» est préconisé, sinon la notice ainsi créée sera un doublon. Ce choix entraîne la création d une nouvelle notice d autorité, dans laquelle les zones pertinentes pour la seule notice d origine ont été supprimées. Les zones à mettre à jour / à adapter sont mises en relief en étant placées à la fin de la notice, sous une rangée d astérisques destinée à éviter que celle-ci ne soit validée dans la base sans modifications. 7

10 3. Effectuez les modifications nécessaires et supprimez alors les trois petits points Pour tous les détails concernant le format, utilisez le Guide méthodologique en aide contextuelle : placer votre curseur sur la zone concernée et taper sur la touche F1 du clavier : le guide méthodologique s active et se positionne automatiquement sur la zone demandée. 4. validez votre notice : appuyez sur la touche ENTREE du pavé numérique ou bien utilisez le bouton WinIBW «Entrée». Message OK : la notice est acceptée et dotée d un n PPN. Message ERREUR : la notice n est pas conforme et n est pas validée, un message vous signale les zones ou données erronées. Message "Doublon possible" : vérifiez si vous n'avez pas créé un doublon Création par copie de la base d appui (en contexte de catalogage) Pour le bon fonctionnement de cette procédure, il faut absolument que soit cochée «Ecran d édition : Exécuter la commande dans une nouvelle fenêtre en cas d édition en cours» dans le menu Options / Préférences / Généralités. Cette fonction permet de rechercher une notice d autorité dans la base d appui, la copier automatiquement dans la base de production pour pouvoir la lier, alors qu on se trouve en contexte de catalogage 8

11 (c'est-à-dire en train de créer ou de modifier une notice bibliographique). 1. Affichez la notice bibliographique en train d être créée ou la notice en train d être modifiée - commande MOD 2. Sélectionnez dans la notice les termes de votre recherche (zone 7XX) Avec votre curseur, sélectionnez les termes de recherche DE GAUCHE A DROITE depuis le premier $ (y compris les codes de sous-zone). Veillez à placer votre curseur au bon endroit sinon la sélection sera mal interprétée. 3. Pour effectuer la recherche dans la base d appui, sélectionner l icône de la barre d outils supérieure et choisissez l'une des options suivantes : «Rechercher tronqué» si vous avez sélectionné une partie des termes. «Rechercher exactement» si vous avez sélectionné les termes exacts 4. La recherche s effectue dans la Base d appui qui s ouvre dans une nouvelle fenêtre et affiche une liste abrégée des notices cibles potentielles ou la seule notice cible : Si aucune notice de la base d'appui ne vous convient, sélectionnez l icône supérieure et choisissez Retour base de production de la barre d outils Vous êtes de nouveau dans le catalogue Sudoc sur la notice en cours de modification. 9

12 Si vous trouvez la notice correspondant à votre recherche, affichez-la et sélectionnez l icône barre d outils supérieure et choisissez Copier notice dans base de production de la 5. Cette opération dérive automatiquement la notice choisie de la base d appui dans le catalogue Sudoc. Une fenêtre pop-up demande de préciser le contexte de la copie : s agit-il de créer une notice identique ou une notice approchante? Depuis la base d appui, les deux choix sont possibles. Le système proposera en fonction du choix une nouvelle notice, comportant les zones pertinentes. Les zones à mettre à jour / à adapter sont mises en relief en étant placées à la fin de la notice, sous une ligne de trois petits points destinée à éviter que celleci ne soit validée dans la base sans modifications. 6. Effectuez les modifications nécessaires et supprimez alors les petits points. Pour tous les détails concernant le format, utilisez le Guide méthodologique en aide contextuelle : placer votre curseur sur la zone concernée et taper sur la touche F1 du clavier : le guide méthodologique s active et se positionne automatiquement sur la zone demandée. 7. validez votre notice : appuyez sur la touche ENTREE du pavé numérique ou bien utilisez le bouton WinIBW «Entrée». Message OK : la notice est acceptée et dotée d un n PPN. Message ERREUR : la notice n est pas conforme et n est pas validée, un message vous signale les zones ou données erronées. Message "Doublon possible" : vérifiez si vous n'avez pas créé un doublon. 10

13 8. Etablissez le lien entre la notice d autorité nouvellement créée et la notice bibliographique. Pour connaître la procédure, voir le Manuel Liens Création par copie de la base d appui (hors contexte de catalogage) Cette fonction permet de rechercher une notice d autorité dans la base d appui, la copier automatiquement dans la base de production pour pouvoir la lier si besoin, ultérieurement, sans qu aucune notice bibliographique ne soit en cours de création ni de modification. Il s agit ici de faire une recherche dans la base d appui pour y trouver une notice d autorité et la copier dans la base de production, avant d avoir commencé son travail de création (ou modification) de notice bibliographique. 1. Cliquez sur et sélectionnez «Base d appui» 2. Appelez le formulaire de recherche avec le bouton RECHERCHE ou la commande CHE 3. Formulez puis lancez la requête : le formulaire propose les mêmes index que pour une recherche dans la base de production 4. Si une notice d autorité correspond à la requête, copiez-la dans la base de production en cliquant sur, fonction «Copier notice» (ou F5) 5. Une fenêtre pop-up demande de préciser le contexte de la copie : s agit-il de créer une notice identique ou une notice approchante? Le système proposera une nouvelle notice, comportant les zones pertinentes en fonction du choix qui aura été fait. Les zones à mettre à jour / à adapter sont mises en relief en étant placées à la fin de la notice, sous une ligne de trois petits points destinée à éviter que celle-ci ne soit validée dans la base sans modifications. 6. Effectuez les modifications nécessaires et supprimez les petits points 7. validez votre notice : appuyez sur la touche ENTREE du pavé numérique ou bien utilisez le bouton WinIBW «Entrée». 11

14 Message OK : la notice est acceptée et dotée d un n PPN. Message ERREUR : la notice n est pas conforme et n est pas validée, un message vous signale les zones ou données erronées. Message "Doublon possible" : vérifiez si vous n'avez pas créé un doublon. On peut également interroger la base d appui en passant par le formulaire DIS CHE, comme pour interroger une base externe. Dans ce cas-là, il suffit de cocher la case «base d appui» dans le formulaire obtenu par DIS CHE. Les index disponibles pour la recherche sont moins nombreux, mais cela permet de disposer, sur une interface de recherche unique, de toutes les bases «autres» que la base de production. 12

15 Chapitre 5. Comment mettre à jour une notice d autorité? Vous pouvez modifier le contenu de certaines notices d autorité selon le statut de celle-ci et vos droits (pour plus de détails voir le manuel Administration des utilisateurs) : Soit un message vous indique que vous n êtes pas autorisé à modifier une notice, Soit la notice ou une partie de la notice est présentée en couleur rouge pour indiquer que ces zones sont protégées et ne peuvent pas être modifiées. Procédure : 1. Sélectionnez la notice d autorité à modifier Création de notices d'autorité 2. Tapez la commande MOD ou utiliser le bouton WinIBW équivalent Effectuez les modifications nécessaires : ajouts de zones ou modifications de zones existantes 3. validez votre notice : appuyez sur la touche ENTREE du pavé numérique ou bien utilisez le bouton WinIBW «Entrée». Message OK : Les modifications ou ajouts sont validées Message ERREUR : la notice n est pas validée, un message vous signale les zones ou données erronées. Message "Doublon possible" : vérifiez si vous n'avez pas créé un doublon. 13

16 Chapitre 6. Pourquoi ne pas supprimer des notices d autorité? Il est indispensable de faire appel à l ABES pour signaler des demandes de fusion de notices d autorité. Pour plus de précisions sur l opération de dédoublonnage : 1012E. Dans tous les cas, notez bien que : Il ne faut pas supprimer de notices d autorité. Création de notices d'autorité En effet, les notices d autorité crées dans le Sudoc sont utilisées au-delà du Sudoc. D abord, dans les applications internes à l ABES, à savoir dans les applications STEP, STAR, Calames ou thèses.fr ; ensuite, au-delà, auprès de partenaires de l Enseignement Supérieur et de la Recherche. Des notices d autorité sans lien apparent peuvent être utilisées par ailleurs. Il ne faut donc pas supprimer de notices d autorité. Seule entorse tolérée à cette règle, pour supprimer un doublon qui serait repéré dans la foulée d une création. 14

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