Fiche n 8 : Création de champs supplémentaires

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1 PlanningPME Planifiez en toute simplicité Fiche n 8 : Création de champs supplémentaires I. Description... 2 II. Paramétrage des champs supplémentaires... 2 III. Les différents types de champs... 7 IV. Lier des dossiers ou équipements à un client V. Filtres personnalisés Fiche n 8-1 -

2 I. Description La création de champs supplémentaires permet de personnaliser PlanningPME en y ajoutant des données propres à votre activité. Vous allez pouvoir ajouter des onglets supplémentaires dans les fenêtres suivantes : - Tâche - Client (Possibilité d associer une liste d équipements) - Ressource humaine - Ressource matérielle Illustration de ce concept: Avant Après Intérêt de la création de champs supplémentaires : Personnaliser le planning, afficher ces champs sur le planning, dans vos rapports et faire des statistiques avec. Les champs que vous allez créer peuvent être de plusieurs types : Choix, Commentaires, Heure, Date, Lien vers un fichier, Nombre entier, Nombre décimal, Oui/Non, Texte. Vous avez la possibilité de spécifier si un champ doit être rempli obligatoirement ou non. II. Paramétrage des champs supplémentaires Depuis PlanningPME, allez dans le menu «Données» -> «Champ supplémentaire»: Fiche n 8-2 -

3 Une fenêtre d alerte apparaît alors. Cliquez sur «OK» La fenêtre suivante apparaît. Fiche n 8-3 -

4 Choisissez dans quelle fenêtre vous souhaitez ajouter des informations. NB : N utilisez aucun signe de ponctuation (accent, virgule..) Fiche n 8-4 -

5 Nous allons créer un nouvel onglet «Info Sup» dans la fiche de la ressource humaine avec les deux champs suivants : - Premier champ : Numéro de Sécurité Social - Deuxième champ : Observation Création de l onglet supplémentaire : - Sélectionnez la donnée : Ressource Humaine - Préciser le titre de l onglet : Info Sup - Cliquez sur «OK» - Puis cliquez sur «Ajouter» afin de rajouter des champs dans ce nouvel onglet «Info Sup» Création du premier champ: - Entrez un nom (Ici, NUMEROSECU) qui servira uniquement dans la base de données de PlanningPME. - Choisissez le type de votre champ : Ici, nous allons choisir un type texte pour le numéro de sécurité social. - Entrez le libellé du champ qui apparaîtra dans la fiche de la ressource. - Cliquez sur «OK» Fiche n 8-5 -

6 Votre premier champ vient ainsi d être créé. Cliquez alors sur «Ajouter» pour créer un deuxième champ. Création du deuxième champ: - Choisissez le type de votre champ : Ici, nous allons choisir un type «Commentaire» pour le champ «Observation» et nous allons augmenter la taille du champ créé : 200 en longueur et largeur afin de pouvoir écrire plus de commentaires. - Cliquez sur «OK» Nous avons donc créé deux champs dans l onglet supplémentaire «Info Sup». Fermez le fenêtre et ouvrez la fiche d une ressource humaine. Visualisation du résultat sur la fiche de la ressource : Avant Après Fiche n 8-6 -

7 III. Les différents types de champs Dans l exemple précédent, nous avons vu deux types de champs : champ «Texte» et champ «Commentaire». Nous allons voir tous les types de champs disponibles. 1er TYPE: Choix Pour ce type, vous devez insérer des valeurs (revenez à la ligne entre chaque valeur) pour que nous puissions avoir un menu déroulant dans l onglet que nous sommes en train de créer. Résultat: Il ne vous reste plus qu à faire votre sélection dans la liste. 2ème TYPE: Commentaire 2eme TYPE: Commentaire Pour ce type, vous pourrez insérer tous caractères de police (c est-à-dire nombre comme lettre). Résultat: Il ne vous reste plus qu à mettre votre commentaire. Fiche n 8-7 -

8 3ème TYPE: Date Pour ce type, vous pourrez affecter une «date» de visite par exemple Résultat: Il ne vous reste plus qu à sélectionner la date d acquisition. 4ème TYPE: Heure Pour ce type, vous pourrez désigner une heure de visite par exemple. Résultat: Il ne vous reste plus qu à sélectionner l heure de visite. Fiche n 8-8 -

9 5ème TYPE: Lien vers fichier Pour ce type, vous aurez la possibilité de faire un lien vers un fichier pour pouvoir ouvrir directement un fichier depuis le logiciel. Paramétrez la longueur à 250 pour avoir un espace suffisant! Résultat: Il ne vous reste plus qu à désigner le fichier de référence. Pour cela il vous faudra cliquer sur les deux petits points et choisir un fichier. Ainsi, dans cette fenêtre, vous n aurez plus qu à cliquer sur le lien créé pour ouvrir votre document de référence. 6ème TYPE: Nombre décimal Pour ce type, vous pourrez désigner un nombre décimal. Résultat: Dans cet exemple nous avons choisi un prix Un encadré apparaît où vous pourrez inscrire un nombre décimal Fiche n 8-9 -

10 7ème TYPE: Quantité Pour ce type, vous pourrez spécifier un nombre entier. Résultat: Un encadré apparaît où vous pourrez inscrire un nombre entier uniquement. 8ème TYPE: Oui/NON Ce type correspond à une case à cocher. Résultat: Dans cet exemple, vous pouvez cocher la tâche «Payé». Fiche n

11 9ème TYPE: Séparateur Comme son nom l indique, il permet de séparer les différents éléments par un saut de ligne. Comme vous pouvez le constater vous voyez apparaître un espace vide entre les deux champs «Payé» et «Style». 10ème TYPE: Texte Une zone de texte apparaît. Fiche n

12 Champs obligatoires: Quand vous créez un champ supplémentaire, vous avez la possibilité de les rendre obligatoire : Ainsi, sur le planning, si l utilisateur ne rempli pas un champ obligatoire, il aura ce type de message: Vous pouvez donc obliger les utilisateurs à remplir certains champs. Fiche n

13 IV. Lier des dossiers ou équipements à un client Equipement client : Ce terme «équipement» peut correspondre à toutes sortes d objets ou dossiers que vous souhaitez rallier à votre client : des machines, des contacts, des contrats, des dossiers, des projets Quelle est son utilité? Pour chaque client, vous pourrez créer une liste des différentes acquisitions ou «équipement» du client dans ses détails. De plus, pour chaque tâche affectée à une ressource sur le planning, vous pourrez préciser sur quel «équipement» vous travaillez. Illustration de ce concept: Avant Après Sur l exemple ci dessus, l onglet «Type de Machine» a été créé dans la fenêtre du «Client» avec les informations suivantes: Type de machine, Marque, Contrat souscrit, Durée du contrat, Date d achat IV.1. Comment paramétrer ces «équipements»? Depuis PlanningPME, allez dans le menu Données -> Champ supplémentaire La fenêtre des Données supplémentaires apparaît Dans le menu déroulant, sélectionnez «Equipement client» Fiche n

14 Inscrivez ce que vous souhaitez lier au client (dossier, machine, projet ) puis «Valider» Cliquez sur «Ajouter» pour rentrer les informations dont vous avez besoin pour chaque «équipement». Le principe est alors le même que lors de la création de données supplémentaires. IV.2. Visualisation sur un exemple Dans l exemple ci-dessous, on a lié des machines à des clients. Pour chaque machine, nous avons décidé d avoir la possibilité de connaître : le nom de la machine, la marque, le type de contrat souscrit Fiche n

15 Résultats dans le fichier «Client» : Pour ajouter une machine au client, appuyer sur «Ajouter». La fenêtre de renseignements sur la machine apparaît ci-dessous. Remplir les champs et «Enregistrer». Ce client a donc acheté la Machine 4 de marque 8 le 28 mai Retournons sur le planning. Pour chaque tâche créée, vous allez pouvoir choisir un client et un «équipement» associé. Fiche n

16 Choisissez un client dans le menu déroulant et la machine sur laquelle vous allez travailler. Visualisation sur le planning : Un technicien doit faire une réparation sur la machine 4 de la société H. Nouveauté : Les détails de la machine apparaissent dans la description de la tâche et peuvent aussi être exportés vers les tableaux croisés dynamiques d Excel et vers PlanningPMEHTML. Important : Vous avez déjà une base de données clients avec les équipements (matériel, contacts ) associés à ce client? Nous pouvons synchroniser vos bases de données existantes vers PlanningPME afin de vous éviter une double saisie fastidieuse! N hésitez pas à nous contacter pour avoir des informations supplémentaires. V. Filtres personnalisés En créant des champs supplémentaires de type "le choix", vous pouvez activer jusqu'à 4 filtres supplémentaires comme montré ci-dessous: Fiche n

17 V.1.Champs supplémentaires pour les ressources humaines et matérielles, clients et projets Au sein de PlanningPME, vous aurez la possibilité de créer vos propres filtres. Par exemple, nous allons créer un champ du type «CHOIX» que l on va nommer Région au sein de la fiche d identité ressource. Voici la procédure : - Menu «données» puis «champ supplémentaire» - Un message apparaît. Cliquez sur «OK» - La fenêtre «Données supplémentaires» apparaît. Au sein de cette fenêtre : - Dans le menu déroulant «Donnée», sélectionnez Ressource humaine- Onglet 1 - Titre de l onglet : Détails - Cliquez sur «Appliquer» - Cliquez ensuite sur «Ajouter» Fiche n

18 - La fenêtre champ apparaît - Dans le menu déroulant Type sélectionner «Choix» - Dans le libellé, inscrivez «Région» - Cochez la case «filtre» - Dans les valeurs, inscrivez les différentes régions (Sud, Est, Nord, Ouest) - Sur le planning général, double cliquez sur une ressource - Cliquez sur l onglet «Détails» - Sélectionnez une région Sur le planning général, un nouveau filtre apparaît : Fiche n

19 Vous aurez donc la possibilité d afficher sur le planning uniquement les ressources appartenant à une région. De la même façon, vous pourrez appliquer un champ supplémentaire dans la fiche du client. Ce nouveau filtre apparaîtra sur le planning. V.2. Champs supplémentaires pour les tâches De la même façon, vous pourrez créer des filtres supplémentaires concernant les tâches. Dans l exemple ci-dessous, un champ supplémentaire «Règlement» a été créé. Ainsi vous pourrez differencier toutes les tâches «Non payées» de celles qui le sont. Paramétrage via le menu «données» Résultat sur le planning puis «champs supplémentaires» Fiche n

20 Fiche n

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