Employee Service Benefits Administrator

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1 Anticipatory Staffing Employee Service Benefits Administrator Company Overview JOB POSTING CA Commissionaires Ottawa is a not-for-profit company with a strong social mandate to provide meaningful employment to former members of the Canadian Forces, the Royal Canadian Mounted Police, and others who wish to contribute to the security and well-being of Canadians. Today, Commissionaires Ottawa is the region s largest provider of security services to government and private sector clients, employing over 3,700 people in the Greater Ottawa Area, Northern Ontario and Western Quebec. Our mission is to provide security services that exceed our clients expectations by deploying the very best disciplined, experienced and trained security professionals. Commissionaires Ottawa is currently conducting anticipatory staffing for a dynamic and high-calibre Employee Service Benefits Administrator who has demonstrated experience in an administrative position. Position Summary Located in Ottawa, the Employee Service Benefits Administrator will be responsible and accountable for the preparation, setup, reporting and management of Commissionaires Ottawa group insurance benefits and RRSP retirement program. This position is also accountable for HRIS information management and responding to employee pay and benefit inquiries in person, over the telephone and electronically, and providing or assisting with solutions. The Employee Service Benefits Administrator is in charge of advising and instructing Tier 1 Employee Service Administrators in compensation policy, delivering a bi-weekly benefits presentation to new security recruits, creating support documentation and maintaining current benefits information on the company s intranet site. Furthermore, responsibilities include; Initiate, suspend, modify and terminate all employee benefit entitlements and process all associated forms and accompanying correspondence Respond to pay & benefit inquiries from Commissionaires Ottawa employees and advise Tier 1 Service Administrators in benefit-related matters, including policy interpretation, enrolment administration and collective agreement provisions Maintain accurate employee contact, group eligibility and benefit information in HRIS applications Provide management with statistical reports, statements, and summaries related to program coverage and administration as required 1 P a g e

2 Liaise with external insurers, financial institutions and Commissionaires Ottawa employees electronically and in person to implement, prepare and manage compensation coverage for new and existing programs Process and reconcile the timely remittance of benefit funds and reports to external agencies as required Conduct bi-weekly benefit presentations to new security recruits; create and maintain necessary training documentation; and coordinate timely account setup with insurance providers and employees Author, post and maintain compensation-related support material on the company s intranet site, ensuring accurate and timely updates Coordinate and conduct semi-annual benefit information audits to validate the accuracy of employee profile information in system application Assist with special project requests and provide additional duties related to the Employee Service Centre as required Qualifications You will be evaluated against defined criteria, skills and attributes. As such, you should clearly identify related / relevant experience that corresponds to the qualifications below. Education & Experiential Requirements: 2 year Community College Diploma in Human Resources, Finance, Payroll, Accounting, Business Administration, or equivalent CHRP accreditation Minimum 1 year of experience working in benefits administration Skills & Abilities: Excellent oral and written communication skills in English and French Ability to analyze complex problems and apply logical reasoning to resolve issues Meticulous attention to detail Ability to manage high volume processing and demanding deadlines Excellent people skills and superior listening skills Positive work attitude Patience, understanding and professionalism in dealing with difficult individuals Able to multitask, work under pressure, and prioritize diverse workloads Sound judgment, discretion and diplomacy in difficult and sensitive business situations Ability to work independently or as part of a team Experience working with external agencies, financial institutions and insurance providers Strong computer skills with a sound understanding of human resource and payroll database applications; (Experience using QHR or Apogee database applications will also be considered an asset.) Experience using various business applications including MS Word, Excel and PowerPoint Experience working in a large unionized environment, preferably one with several collective bargaining units Working in a payroll or human resources environment will be considered an asset In depth understanding of compensation policies and best practices, as well as knowledge of federal and provincial legislation relating to privacy, electronic documents, employment, labour and human rights Enhanced reliability security clearance 2 P a g e

3 Compensation & Benefits This position offers a comprehensive compensation and benefits package. Commissionaires Ottawa offers a stable work environment in a well-organized company structure, worldclass employee training and a unique culture based on a commitment to service. As a direct result of our not-for-profit structure, 95% of our revenues flow back to our employees in the form of industry-leading wages, benefits and training. Application Process If you are interested in this opportunity please send your resume and cover letter, quoting reference CA , to competition@commissionaires-ottawa.on.ca no later than July 26 th, We appreciate the interest of all applicants; however, only those considered for interview will be contacted We encourage qualified women, aboriginal persons, members of visible minorities and persons with disabilities to apply. 3 P a g e

4 Dotation anticipée Administrateur des avantages sociaux, services aux employés Profil de l entreprise AVIS DE POSTE À COMBLER CA Commissionnaires Ottawa est une entreprise à but non lucratif dont le mandat social consiste à offrir des possibilités d'emploi valorisantes aux anciens membres des Forces canadiennes et de la GRC, ainsi qu à toute autre personne qui désire contribuer à la sécurité et au bien-être des Canadiens et des Canadiennes. Aujourd'hui, Commissionnaires Ottawa est le plus important fournisseur de services de sécurité de la région, employant plus de personnes qui desservent les secteurs public et privé de la capitale nationale, du Nord de l'ontario et de l'ouest du Québec. Notre mission consiste à offrir des services de sécurité nettement supérieurs aux attentes de nos clients en assignant les professionnels de la sécurité les plus disciplinés, les plus chevronnés et les mieux formés. Dans le cadre d une campagne de dotation anticipée, Commissionnaires Ottawa est à la recherche d un candidat de calibre supérieur avec une expérience confirmée dans le domaine de l administration pour pourvoir le poste d Administrateur des avantages sociaux, services aux employés. Description du poste Le titulaire de ce poste situé à Ottawa est responsable des régimes d assurance collective et du programme de REÉR de Commissionnaires Ottawa (préparation, mise en œuvre, rédaction de rapports, et gestion). L Administrateur des avantages sociaux, services aux employés, est également responsable de la gestion des données du système SIRH, de répondre aux questions des employés concernant la paie ou les avantages sociaux en personne, au téléphone, ou par voie électronique, et d élaborer ou d aider à élaborer des solutions. L Administrateur des avantages sociaux, services aux employés, conseille et instruit les administrateurs des services aux employés de niveau 1 sur les politiques de compensation, prépare et fait des présentations aux nouvelles recrues toutes les deux semaines sur les programmes d avantages sociaux, prépare des documents de soutien, et assure la mise à jour des informations sur l'intranet de l entreprise concernant les avantages sociaux. Autres fonctions : Instaurer, suspendre, modifier, ou annuler les avantages sociaux et traiter les formulaires et la correspondance connexes. 4 P a g e

5 Répondre aux questions des employés de Commissionnaires Ottawa concernant la paie et les avantages sociaux. Conseiller les administrateurs de service de niveau 1 sur toute question ayant trait aux avantages sociaux (interprétation des politiques, gestion des inscriptions, et dispositions des conventions collectives). Maintien de renseignements précis (coordonnées, admissibilité aux régimes collectifs, avantages sociaux) dans les systèmes SIRH. Préparation au besoin de rapports pour la direction : statistiques, relevés, et résumés reliés à la gestion et à la couverture offerte en vertu des programmes. Communiquer avec les assureurs, les institutions financières, et les employés de Commissionnaires Ottawa par voie électronique et en personne pour assurer la mise en œuvre, la préparation, et la gestion des couvertures offertes par les programmes existants et éventuels. Traitement et conciliation de façon ponctuelle des remises aux agences externes et des rapports sur les avantages sociaux. Présentations aux nouvelles recrues toutes les deux semaines sur les avantages sociaux ; préparation et mise à jour de la documentation de formation ; coordination de l ouverture de comptes en temps voulu avec les assureurs et les employés. Rédaction, mise à jour, et publication ponctuelles sur l Intranet de l entreprise de documentation sur la compensation. Coordination et réalisation de vérifications semestrielles des avantages sociaux afin de valider les informations dans les dossiers des employés. Aider à traiter les demandes de projets spéciaux et, au besoin, réaliser diverses autres fonctions du centre de service aux employés. Qualifications Vous serez évalué(e) en fonction de critères, de compétences et d attributs définis. Ainsi, vous devriez clairement décrire l expérience connexe/pertinente qui correspond aux qualifications ci-dessous. Exigences pédagogiques et expérientielles : Diplôme d'un collège communautaire (programme de 2 ans) en ressources humaines, finances, comptabilité, gestion de la paie, gestion des affaires, ou l équivalent. Titre CRHA. Minimum d un an d expérience dans la gestion des avantages sociaux. Compétences et exigences : Excellentes aptitudes de communication orale et écrite en anglais et en français. Capacité d analyser les problèmes complexes et de les résoudre par l application d un raisonnement logique. Minutie scrupuleuse. Capacité de gérer un volume important de demandes et des échéances très serrées. Excellent entregent et capacité d écoute supérieure. Attitude de travail positive. Capacité de faire preuve de patience, de compréhension, et de professionnalisme dans les interactions avec les personnes difficiles. Bonnes capacités pour le multitâche, le travail sous pression, et la priorisation des charges de travail. Bon jugement, discrétion, et diplomatie dans le traitement des situations commerciales délicates et confidentielles. Capacité pour le travail autonome ou en équipe. Expérience dans la collaboration avec les agences externes, les institutions financières, et les assureurs. 5 P a g e

6 Excellentes aptitudes informatiques et bonne compréhension des logiciels et bases de données reliés aux systèmes de ressources humaines et de paie (l expérience dans l utilisation des bases de données QHR ou Apogee est un atout). Expérience dans l utilisation de logiciels comme MS Word, Excel, et PowerPoint. Expérience de travail dans un environnement syndiqué ; la préférence sera accordée aux candidats possédant de l expérience dans les milieux de travail avec plusieurs unités de négociation. Une expérience de travail dans le domaine de la paie ou des ressources humaines est un atout. Connaissances approfondies des politiques et des meilleures pratiques de compensation ; connaissance des lois fédérales et provinciales sur la confidentialité, les documents électroniques, l'emploi, la main d'œuvre, et les droits de la personne. Obtention d une cote de sécurité de niveau «Fiabilité approfondie». Rémunération et avantages sociaux Ce poste offre une rémunération concurrentielle et d excellents avantages sociaux. Commissionnaires Ottawa propose un environnement de travail stable dans une structure d entreprise bien organisée, une formation du personnel de classe internationale et une culture unique basée sur un engagement envers le service. Une conséquence directe de notre structure non lucrative est que 95 % de nos revenus reviennent à nos employés sous forme de salaires, d avantages sociaux et de formation concurrentiels au sein de l industrie. Processus de demande Si ce poste vous intéresse, veuillez faire parvenir votre CV et lettre d accompagnement en mentionnant la référence d'emploi CA à : competition@commissionaires-ottawa.on.ca d ici le 25 juillet Nous remercions tous les candidats et toutes les candidates qui manifesteront leur intérêt pour ce poste. Toutefois, nous communiquerons uniquement avec ceux et celles dont la candidature aura été retenue en vue d un entretien. Les hommes et les femmes qualifiés, ainsi que les Autochtones, les personnes faisant partie des minorités visibles et les personnes handicapées sont invités à présenter leur candidature. 6 P a g e