COMPTABILITÉ DES DÉBITEURS

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1 COMPTABILITÉ DES DÉBITEURS

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3 Ouverture vers de nouveaux horizons En ces temps de mutations constantes, une pensée et une action rapides constituent les facteurs de succès d une entreprise novatrice. La base de décisions immédiates réside dans la possibilité de disposer d informations parfaitement à jour. Sur ce plan, la Comptabilité des débiteurs apporte une contribution décisive. Par une intégration continue du département des ventes et de la Comptabilité, la solvabilité et la manière de payer des clients sont vérifiées au moment même de l offre ou de la facturation. La Comptabilité des débiteurs devient de ce fait un instrument de contrôle important pour le département des ventes. L ouverture comme première exigence Pour que tout soit clair et par conséquent sous contrôle. La Comptabilité des débiteurs ABACUS est dotée d une interface moderne qui permet l échange direct des données avec des programmes d autres fournisseurs destinés aux secteurs d activités les plus divers. Les informations sont ainsi contrôlées dès leur saisie et transmises directement de la Gestion des commandes à la Comptabilité financière. Nos développements vous permettent de progresser Depuis 20 ans, ABACUS compte au nombre des premiers fournisseurs suisses de logiciels de gestion d entreprise. Cette expérience, de même que notre orientation constante vers les besoins des utilisateurs, constituent la clé du succès de nos produits dont l efficacité et le plaisir d utilisation s affirment constamment. 3

4 ABACUS EST BEAUCOUP PLUS QU UN SIMPLE LOGICIEL Performant ABACUS a fait ses preuves en exploitation ABACUS met à la disposition des utilisateurs Hotline et éprouvé quotidienne dans les secteurs les plus divers une hotline qui leur assure une assistance et dans plus de entreprises. Leurs rapide et compétente. possibilités d application universelles et leurs performances font des logiciels ABACUS des Un programme de formation très vaste per- Formation instruments de travail adaptés aux entrepri- met un apprentissage rapide et une mise en ses de toutes tailles. Ils sont recommandés exploitation efficace des logiciels. et exploités par les plus grandes et les plus réputées des sociétés fiduciaires suisses. Les logiciels de Comptabilité ABACUS sont Certification contrôlés par la société KPMG quant à leur des logiciels Intégration La structure modulaire et la possibilité d uti- respect des normes comptables en vigueur. et souplesse liser les programmes ABACUS en installation mono-poste ou en réseaux, permet à tout Les partenaires distributeurs ABACUS possè- Installation moment une extension de leur application. dent une grande expérience en gestion et maintenance L entreprise peut donc adapter les logiciels d entreprise ainsi que le savoir-faire techni- ABACUS à ses exigences croissantes. que pour une installation et une maintenance parfaite de nos logiciels. Customizing Seule, la possibilité d adapter le logiciel aux besoins des utilisateurs dans de nombreux Les revendeurs qualifiés reçoivent le statut Partenaires domaines garantit son utilisation optimale. de partenaires logo: distributeurs Les technologies Il suffit d un clic de souris directement dans Ils suivent des cours obligatoires tous les les plus modernes la Gestion des commandes ABACUS ou la ans, ils emploient un nombre minimum de facturation pour ouvrir un Shop Web dans conseillers ABACUS et ils atteignent un chif- PROFESSIONAL Internet e-commerce simple et efficace. fre d affaires minimum par an avec les logi- Echanger des transactions dans le format XML avec les partenaires et réaliser du B2B. ciels ABACUS. Les partenaires software supportent en plus ABACUS Développement Le développement continu garantit la pérennité de l investissement dans le logiciel et toute la palette de produits et proposent une hotline en permanence. SOFTWARE PARTNER ABACUS dans la formation. 4

5 ABACUS DEBI PARTIE INTÉGRANTE DU CONTRÔLE DE GESTION Une entreprise doit pouvoir garder à tout moment le contrôle des postes ouverts. Grâce à une Comptabilité des débiteurs faisant partie intégrante du contrôle de gestion, la solvabilité d un client peut en outre être vérifiée, déjà lors de l établissement de l offre ou de la saisie de la commande. Points forts de la Comptabilité des débiteurs Intégration directe à la vente et à la Comptabilité financière / analytique. Grâce à ses interfaces modernes, des pièces comptables et des fichiers peuvent être échangés directement avec des systèmes extérieurs (échanges bilatéraux de fichiers). Trafic automatisé des paiements par BVR, RD et Débit Direct Système de rappels avec des formulaires de rappel à définir librement, frais de rappel et BVR de rappel. Gestion simple des données clients grâce à des paramètres enregistrés par défaut, des fonctions de copie, etc. Formes multiples d édition des postes ouverts, des relevés de comptes et des listes d échéances, selon les critères les plus divers. Avec AbaVision l élément de liaison entre ABACUS et Excel les fichiers peuvent être présentés online à la direction sous diverses formes graphiques condensées offrant une vue d ensemble parfaite. Libre choix des genres de documents et de paiements. Propositions de comptes et de sections pour une liaison souple avec la Comptabilité financière et analytique. Comptabilisation en différentes monnaies. Traitement spécial des cours des monnaies EURO par rapport à toutes les autres monnaies sur la base de l interdiction du cours cross de l UE. Calcul intégré des commissions Calcul automatique des intérêts moratoires De grandes quantités de données, par exemple débiteurs ou plus d un million de pièces comptables, peuvent être traitées en toute sécurité. Les pages suivantes présentent en détail les possibilités multiples offertes par le logiciel de Comptabilité des débiteurs ABACUS. Les modules de programmes optionnels sont décrits de manière exhaustives dans la partie complémentaire figurant en annexe à cette brochure: Fiche technique / Configuration du système Mandants Divisions Monnaies étrangères Extension des genres de documents / versements Traitement élargi des rappels Transactions financières électroniques Commissions Intérêts moratoires Interfaces / Business Objects Générateur de rapports AbaView ABACUS Tool-Kit Outils ABACUS 5

6 A B A C U S, L O G I C I E L S I N T É G R É S R É P O N D A N T À C H A Q U E E X I G E N C E Produits externes Solutions personnalisées Intranet Internet Systèmes de saisie d'horaire AbaShop E-Commerce Gestion des commandes Comptabilité des débiteurs Planification et gestion de la production Comptabilité financière / Comptabilité analytique Comptabilité des créanciers Gestion des immobilisations Archivage Gestion des prestations et des projets Ressources Humaines Comptabilité des salaires Facturation Contrôle des débiteurs Electronic Banking Gestion des adresses SalaireLight CofiLight 6

7 DONNÉES DE BASE CLIENTS

8 D O N N É E S D E B A S E C L I E N T S Les données de base contiennent toutes les informations nécessaires à la gestion et à la comptabilisation des valeurs relatives à ses clients. Les données de base clients se distinguent par les propriétés particulières suivantes: Rappels Des caractéristiques spécifiques aux rappels destinés à chaque client peuvent être définies: Adresse de rappel si elle diffère de celle du client Personne de contact correspondant à l adresse de rappel Procédé de rappel pour les clients bénéficiant d un traitement spécial Secteur émettant le rappel, au cas où plusieurs employés peuvent émettre des rappels Client jamais soumis aux rappels Simple envoi de relevés de compte Définition d un blocage des rappels A l aide de ces fonctions auxiliaires, il est également possible d envoyer des notes personnelles de rappel à des clients particuliers. Débiteur collectif Les débiteurs collectifs permettent une gestion simple et efficace des clients avec lesquels une entreprise ne traite qu une ou de rares affaires. La saisie des documents inclut dans ce cas l ensemble des informations d adresse du client. Le même fichier de base des débiteurs peut alors être utilisé pour plusieurs clients. Toutes les informations relatives aux paiements ou aux rappels demeurent toutefois disponibles. Limite de crédit Les limites de crédit peuvent être fixées à différents niveaux: Limite de crédit dans la monnaie de base Limite de crédit pour chaque monnaie étrangère Vérification du montant débiteur par rapport à la limite de crédit Ces limites de crédit sont vérifiées dans la Gestion des commandes lors de la saisie de nouveaux documents. L utilisateur peut définir si un dépassement de la limite provoque un simple avertissement ou le blocage de la saisie de nouveaux documents. 8

9 D O N N É E S D E B A S E C L I E N T S Débiteur chiffre d affaires Par l affectation à un client d un montant débiteur maximal, les montants dus sont additionnés au montant débiteur. Pour les entreprises avec succursales, les postes ouverts ou les montants dus peuvent être affectés à la succursale (client) ou au groupe d entreprise (montant débiteur total). Système d information client (SIC) Grâce au système d information client (SIC), les chiffres caractéristiques les plus importants tels que les postes ouverts, le chiffre d affaires, les réductions compensatoires, la limite de crédit d un client ou le nombre de rappels peuvent être visualisés globalement. Le SIC propose ainsi à l utilisateur une analyse concise et claire du client directement à l écran. Ces chiffres peuvent également être représentés sous forme graphique à l aide d Excel. Classification Les clients peuvent être représentés dans plusieurs classifications à différents niveaux. Il est donc possible d établir des listes par pays, par région ou par groupe de produits. Notes Des textes d accompagnement peuvent être librement définis pour chaque donnée de base clients. Pour chacun de ces textes, l utilisateur peut définir s il s agit d une simple note interne ou s il doit figurer sur les documents émis. On peut ainsi indiquer par exemple, à la saisie d un document, que le client concerné a annoncé sa mise sous concordat et que par conséquent plus aucun document ne peut être établi en sa faveur. Fichier de base des adresses Toutes les adresses sont enregistrées dans un fichier central des adresses. Lors de l introduction d un nouveau client dans le système, son adresse est comparée aux adresses existantes, de manière à éviter la double saisie. Copie des données de base clients En copiant une base de clients existante, il est possible d ouvrir rapidement et sans erreur de nouveaux clients. Grâce à cette fonction de copie, il suffit normalement de saisir uniquement l adresse d un nouveau client. 9

10 PARTICULARITÉS DES DONNÉES DE BASE CLIENTS Dossiers Gestion des commandes Les dossiers sont des classeurs qui contiennent différents documents de toute provenance. Il est ainsi possible de classer des documents Excel, Word, PowerPoint ou des listes ABACUS par client. En ce qui concerne la gestion des commandes, il est possible de définir des informations pour la facturation avec toutes les conditions de vente dans les données de base clients. Une facturation individuelle est ainsi garantie pour chaque client. Monnaies étrangères multiples par client Office de versement Il est possible d établir des pièces comptables en différentes monnaies pour un même client. Comme ce dernier n'est enregistré qu'une seule fois dans le système, on dispose toujours d'une vue d'ensemble de ses postes ouverts, tant en monnaie de base qu'en monnaies étrangères. Pour l'encaissement automatique des créances par le système de recouvrement direct RD des banques ou le service Débit Direct de Postfinance, il est possible de définir pour chaque client les chemins de paiement proposés lors de la saisie des pièces. 10

11 DOCUMENTS COMPTABLES

12 DOCUMENTS COMPTABLES Genres de document Les genres de document comptable permettent de distinguer les diverses affaires commerciales traitées dans la Comptabilité des débiteurs ABACUS. Les genres de document suivants sont disponibles: Facture Note de crédit Report Acompte Versement final Pour chaque genre de document, il est de plus possible de personnaliser la saisie des données dans chacun des champs. Par exemple : Proposition de date pour le document, la COFI et les rappels Attribution d une proposition de compte Propositions de conditions de paiement, du procédé et des secteurs de rappel, etc. Le grand avantage de cette personnalisation des genres de document, réside dans le gain de temps et de fiabilité lors de la saisie manuelle. Imputation online Pour chaque document comptable, de nombreuses positions réparties sur différents comptes, sections et / ou commandes peuvent être saisies. Les valeurs correspondantes de la Comptabilité financière et analytique sont mises à jour automatiquement. Les documents peuvent être comptabilisés dans la COFI ABACUS de manière individuelle ou comprimée. Grâce à cette comptabilisation online, la tâche d harmonisation entre la Comptabilité des débiteurs et la Comptabilité financière se trouve réduite au minimum. Comptabilisation automatique A l aide d interfaces modernes (OLE), les documents peuvent également être passés directement de la Gestion des commandes à la Comptabilité des débiteurs ABACUS et à la Comptabilité financière. Dans ce cas, les chiffres de la comptabilité des stocks, des statistiques de vente, des postes ouverts ainsi que de la Comptabilité financière et analytique sont mis à jour online. Les interfaces et les traitements batch disparaissent complètement. Comptabilisation avec TVA Chaque position d une facture peut être saisie avec un code de TVA différent. Des pro- 12

13 DOCUMENTS COMPTABLES positions de taux de TVA dépendants de la monnaie peuvent être affectées aux comptes ainsi qu aux bases d articles et de clients, de sorte que les erreurs de saisie sont pratiquement exclues. Regroupements libres Six éléments de regroupement au maximum peuvent être assignés à chaque document comptable; ils pourront être utilisés pour établir des statistiques dans les extraits. Ainsi il est, par exemple, possible d affecter les documents à des secteurs de vente déterminés ou à des groupes d articles, pour établir des statistiques de chiffre d affaires sur la base de ces critères. Versement en espèces En cas de paiement comptant d un client, ce paiement est automatiquement enregistré et le poste ouvert immédiatement équilibré. De cette manière, le chiffre d affaires résultant des versements en espèces est lui aussi inclus dans les statistiques par clients. Acomptes / décomptes finaux Lorsque le paiement d un acompte est convenu avec un client, une demande d acompte est établie. Tous les acomptes seront pris en compte lors de l établissement du décompte final. Dans le système, les acomptes et le décompte final correspondant sont groupés sous un numéro d affaires caractéristique. Corriger / extourner des documents Tout document peut être modifié, corrigé ou annulé aussi longtemps qu il n a pas été verrouillé manuellement sur le plan comptable, qu il n a pas fait l objet d un paiement ou qu il n a pas été incorporé dans un bouclement annuel ou intermédiaire ou dans un décompte définitif de TVA. Modifier les conditions de versement Les conditions de paiements peuvent être modifiées à tout moment pour chaque facture. Il est ainsi possible, par exemple, de passer pour une certaine facture de la condition 30 jours net à des conditions stipulant deux paiements partiels avec des délais différents, avec escompte ou au net. Après les modifications, les bulletins de versement correspondants peuvent être immédiatement imprimés et envoyés aux clients. Etablissement du journal Du point de vue des techniques de révision, toutes les écritures donnent lieu à l établissement d un journal. Cette procédure rend possible la production de justificatifs exhaustifs, triés selon divers critères. 13

14 PARTICULARITÉS DES DOCUMENTS COMPTABLES Débiteur collectif Principe du document Pour des clients dont le contact sera unique ou rare, il est possible de saisir la facture dans un client dénommé Débiteur collectif. Contrairement à ce qui se fait pour un client normal, les données d'adresse spécifiques au client sont introduites lors de la saisie du document du débiteur collectif et enregistrées avec le document. Les documents peuvent être comptabilisés dans la Comptabilité financière ou analytique de manière individuelle ou comprimée. Dans les rapports qui peuvent être établis par les programmes d extraits standard ABACUS ou sous Excel avec AbaVision, tous les chiffres des soldes peuvent être édités jusqu au niveau de la pièce comptable (principe du document). Notes de crédit internes Extension des champs de documents Si des versements ont déjà été saisis sur un document qui doit être remplacé par un nouveau document, il est possible de faire virer les versements déjà effectués sur un document de remplacement (par ex. par la comptabilisation d un voyage auquel ces acomptes seront affectés). L extension des champs des documents comptables permet l enregistrement de données supplémentaires telles que la date de rappel, le secteur de rappel, le chemin de paiement RD ou Débit Direct, le procédé de rappel et les conditions de paiement voire, dans des cas exceptionnels, la modification de ces données pour chaque document. 14

15 V E R S E M E N T S

16 V E R S E M E N T S Les postes ouverts peuvent être équilibrés automatiquement au moyen de BVR, RD ou Débit Direct. Mais les versements peuvent également être enregistrés manuellement de manière rationnelle par le biais de masques de saisie très clairs. Versements individuels Le mode versement individuel permet de saisir tous les genres de versement. Il est ainsi également possible de comptabiliser, outre les versements individuels, des cas spéciaux tels que compensation de notes de crédit ou reports depuis le compte de versements anticipés. Il est possible de saisir un versement individuel dans n importe quelle monnaie, également dans une autre monnaie que celle de la facture à compenser. Versements collectifs Le versement collectif permet de répartir le versement d un client entre différents documents. A cet égard, la possibilité de saisir des versements sans avoir à les affecter immédiatement à des documents particuliers est très utile. Les compléments d écriture relatifs à de tels mouvements pourront être passés à tout moment lors d une étape ultérieure. Versements excédentaires Les versements excédentaires peuvent être traités selon deux variantes différentes: Le versement excédentaire est automatiquement imputé comme un autre versement. Le document demeure ouvert pour le montant excédentaire. Le versement excédentaire est automatiquement imputé et affecté au document qui est ainsi réputé acquitté. Versements par BVR Les BVR ou BVR+ autorisent une large automatisation du transfert des versements. Les versements par BVR consécutifs à des rappels groupés peuvent également être traités sans problème. Pour le contrôle des versements par BVR, l imputation définitive des paiements peut être précédée d une simulation. Versements électroniques Lorsque le client a signé une autorisation de débit, il est possible d'imputer directement sur son compte certains encaissements, tels que des abonnements ou des taxes de maintenance, avec le système de recouvrement direct RD des banques ou le service des Débit Direct de Postfinance. 16

17 V E R S E M E N T S Genres de versement spéciaux Les transactions suivantes peuvent très facilement être imputées à l aide des genres de versement spéciaux: Report de versements anticipés Versements excédentaires Compensation de notes de crédit Compensation avec les créanciers Frais bancaires Commissions Comme un schéma d imputation est affecté à chaque mode de versement, les comptes corrects sont automatiquement utilisés pour le passage des écritures au bilan ou au compte de résultats. Ventilation des réductions sur créances Les réductions sur créances telles que les escomptes, les rabais ou les pertes sur débiteurs sont automatiquement ventilées selon les codes de TVA utilisés dans la facture, les sections ou les commandes / projets. Mais elles peuvent également être affectées à une section définie à cet effet. Gains et pertes de change ABACUS permet de distinguer entre gains de change réalisés et non réalisés. Gains et pertes de change non réalisés: Les postes ouverts en monnaies étrangères peuvent être évalués par date critère avec un cours indicatif. Les différences de change sont comptabilisées sur des comptes de résultats spéciaux pour gains et pertes de change non réalisés. Gains et pertes de change réalisés: Dès qu un poste ouvert en monnaie étrangère est liquidé, les gains ou pertes de change non réalisés sont automatiquement sortis des comptes spéciaux et les gains ou pertes de change effectivement réalisés sont imputés. Défalcation automatique des postes ouverts Tous les postes ouverts, comme par exemple, d'un montant inférieur à francs, peuvent être rassemblés dans une liste et liquidés automatiquement. Corriger / extourner des versements Toutes les données relatives à un versement peuvent être corrigées ou annulées, aussi longtemps que les écritures correspondantes n ont pas été verrouillées manuellement et qu un bouclement intermédiaire ou annuel, voire le décompte TVA définitif, n ont pas été établis. Etablissement du journal Du point de vue des techniques de révision, tous les versements donnent lieu à l établissement d un journal. Cette procédure rend possible la production de justificatifs exhaustifs, triés selon divers critères. 17

18 P A R T I C U L A R I T É S D E S V E R S E M E N T S Versements anticipés RD et Débit Direct Les versements anticipés sont imputés au moyen d un genre de versement particulier et possèdent, comme toutes les autres opérations, leurs propres numéros de document. Les versements anticipés sont enregistrés avec un code TVA de manière à apparaître dans le décompte TVA. Au cas où un client conteste un versement déjà effectué par RD ou DD, il est possible à tout moment, bien que le versement soit déjà imputé, d annuler l opération et de rétablir le poste ouvert correspondant. Compléter les versements collectifs Filtre de recherche La saisie d un versement peut être enregistrée comme versement collectif. Seuls le client et le montant du versement seront indiqués. Puis le versement collectif sera réparti sur les documents ouverts. Différents critères de recherche permettent de retrouver facilement les documents lors de l enregistrement des versements. Il est ainsi possible, par exemple, de rechercher les documents relatifs à des débiteurs collectifs, d après l'abréviation de leur nom ou le numéro postal de leur adresse de facturation. 18

19 R A P P E L S

20 R A P P E L S Le rappel constant des échéances compte au nombre des tâches de contrôle primordiales qui permettent d assurer l approvisionnement de l entreprise en liquidités. Comme ce travail de rappel constitue également une partie très personnalisée des relations commerciales avec la clientèle, il doit pouvoir être adapté très spécifiquement aux secteurs d activités et à la personnalité des clients. Les tâches de rappel se distinguent par les particularités suivantes: Autant de procédés de rappel que nécessaire pour le contrôle de leur déroulement Autant d étapes que nécessaire pour chaque procédé de rappel Rappels séparés par secteurs de rappel Textes des rappels dans la langue de correspondance du client pour chaque étape de rappel Montant minimal donnant lieu à un rappel Frais de rappel Relevés de compte, rappels isolés ou groupés avec BVR Définition libre par client des intervalles entre les rappels Blocage des rappels pour certains clients ou certains documents Autant de cycles de rappel que nécessaire Libre mutation des propositions de rappel Statistique des rappels Texte des rappels Les textes des rappels peuvent être définis librement pour chaque étape de rappel et dans chaque langue. Chaque client reçoit automatiquement ces rappels dans la langue définie dans ses données de base. Blocage des rappels Il est possible de bloquer les rappels, durant une certaine période, pour certains documents ou certains clients. Les documents ou les clients pour lesquels aucun rappel ne sera émis peuvent être surveillés au moyen d une liste particulière. Frais de rappel Les frais de rappel peuvent être définis pour chaque étape de rappel et dans chaque monnaie. Si le rappel est émis au moyen d un BVR, un nouveau numéro de référence BVR est automatiquement défini et enregistré. Les frais de rappel et la TVA correspondante, ne sont comptabilisés dans la Comptabilité financière qu au moment de leur versement. Responsables Pour chaque facture, il est possible de définir un destinataire responsable, par exemple un chef de projet. Avant l envoi des rappels, 20

21 R A P P E L S il est possible d émettre une liste séparée des rappels par responsable, en vue d un contrôle. Relevé de compte A la place d un rappel, il est possible d envoyer un extrait de compte au client. Un extrait de compte contient les documents échus ainsi que les documents non échus. Traitements des rappels De nombreuses propositions de rappels peuvent être établies et traitées chaque jour pour l ensemble de l entreprise ou pour certains de ses secteurs de rappel. Chaque proposition de rappel peut être traitée manuellement, pour en retirer certains documents ou encore pour visualiser les documents qui ne doivent pas faire l objet d un rappel. Modifier les niveaux de rappel Un programme spécial permet de modifier manuellement la définition des niveaux de rappel pour chaque document. Si une facture a par erreur donné lieu à un rappel, il est possible ainsi de rétablir l ordre correct de ces niveaux. Intervalle entre les rappels L intervalle entre les rappels fixe le nombre de jours qui doit s écouler entre deux rappels successifs adressés au client. On s assure ainsi qu un client ne reçoit qu un rappel au cours d une période déterminée. Jours de carence Les jours de carence permettent de prendre en compte le temps de traitement des encaissements. Il est possible de définir les jours de carence par niveau de rappel. Adresse de rappel Lorsque les rappels ne doivent pas être expédiés au client, il est possible de définir pour chaque document une adresse de destination différente. Secteurs de rappel Les secteurs de rappels sont utiles lorsque, chez un mandant, plusieurs unités organisationnelles sont chargées du traitement des rappels. Le secteur de rappel peut correspondre, par exemple, à une division (filiale, succursale) ou à une organisation de vente. Le rappel se fait alors selon différents secteurs. Statistique des rappels Toutes les informations de rappel concernant un document ou un client peuvent être exploitées. La direction, le personnel responsable et aussi l organe de contrôle obtiennent ainsi une vue d ensemble rapide sur les activités de rappel de l entreprise. 21

22 P A R T I C U L A R I T É S D E S R A P P E L S Traiter la proposition de rappel Rappels individuels / collectifs Les propositions de rappel peuvent être traitées individuellement, par exemple, en effaçant certains documents pour ce traitement de rappel ou, au contraire, en y faisant figurer des documents pour lesquels il n était pas prévu de rappel au cours de ce traitement. Pour chaque niveau de rappel, on détermine si l on établira des rappels individuels ou collectifs. Les frais de rappels et les BVR peuvent également être traités dans le cadre de regroupements de rappels. Classer les rappels dans des dossiers Envoyer des rappels par Les rappels peuvent être automatiquement archivés dans le débiteur concerné lors de l impression. Il est possible d envoyer des rappels directement par . Les frais d envois disparaissent. 22

23 E X T R A I T S

24 E X T R A I T S La vue d ensemble des postes ouverts venant à échéance est assurée, même lorsqu'ils sont très nombreux, grâce à des listes définissables librement. Ordre de la liste des PO La liste de PO peut être triée selon les critères suivants : Clients Classification Sections de frais Responsables Secteurs de rappel Genres de document Divisions Affaires Présentation de la liste des PO L'utilisateur peut librement personnaliser la liste des PO grâce à différents éléments de mise en page. Il peut ainsi n imprimer que les données qui sont importantes pour le contrôle des postes ouverts. une liste détaillée ou consolidée des postes ouverts selon tous les critères de regroupement: projets, sections, responsables, monnaies étrangères, etc. Liste détaillée des PO La liste détaillée des PO fournit toutes les informations relatives à un poste ouvert, comme les versements déjà effectués, les passages en compte, etc. Liste des échéances La liste des échéances apporte une vue d ensemble idéale sur les factures émises. Elle a la même fonction que la liste des PO. Un rapport hebdomadaire sur le passé et l avenir est en plus possible. La liste des échéances fournit la base d une planification complète des liquidités. Récapitulations Bien entendu, des récapitulations de tous les éléments de regroupement sont affichées dans toutes les listes standard, ce qui permet une visualisation rapide des chiffres les plus importants tout en réduisant au minimum la consommation de papier. Liste des soldes des PO Cette liste présente les postes ouverts par client ou par entreprise. Elle offre l'avantage de fournir instantanément, quelque soit le nombre de pièces comptables enregistrées, Relevés de comptes internes Les relevés de comptes sont établis selon un classement par dates COFI, dates ou numéros des factures, en combinaison avec de multiples possibilités de présentation. 24

25 E X T R A I T S Relevés de comptes externes Les relevés de comptes externes, sous forme de lettres de confirmation de soldes, peuvent être envoyés directement aux clients. Décompte de TVA Le décompte TVA peut être établi pour la Comptabilité des débiteurs seule ou de manière centralisée pour tous les programmes liés à la Comptabilité financière. Pour le contrôle de la TVA, une liste permet la vérification des codes et des comptes de TVA utilisés ainsi que des valeurs de TVA calculées et comptabilisées. Extraits à l aide d Excel Grâce à AbaVision, les données de la Comptabilité des débiteurs peuvent être exploitées directement dans Excel. Il est ainsi possible d extraire des soldes, consolidés ou individuellement, tels que chiffre d affaires, postes ouverts, etc. Ces chiffres peuvent également être représentés sous forme graphique au moyen des fonctions habituelles d Excel. Il est naturellement possible d'importer le résultat dans Microsoft Word afin d'apporter, par exemple, des commentaires ou des corrections. Listes des clients Les listes de clients prédéfinies contiennent toutes les informations essentielles relatives aux clients, tels que le chiffre d affaires, les limites de crédit, le numéro de téléphone, etc. Listes personnalisées Cette fonction permet à l'utilisateur de personnaliser lui-même ses listes. Il peut non seulement définir le contenu et le format des colonnes, mais également l'ordre de tri des lignes. Modèles Les modèles de listes offrent une aide efficace pour assurer une présentation uniforme des rapports. Dans chaque programme d impression, les listes peuvent être mémorisées avec leurs éléments de présentation pour servir de modèles. Tous les modèles d un mandant peuvent être copiés dans d autres mandants de la Comptabilités des débiteurs. Formats d édition Les extraits peuvent être enregistrés dans différents formats: - PDF (Portable Document Format) - HTML (Hypertext Markup Language) - RT F (Rich Text Format) - ASCII (American Standard Code for Information Interchange) - ADF (ABACUS Document Format) 25

26 P A R T I C U L A R I T É S D E S E X T R A I T S Listes rétroactives des PO et échéances Système d information clients Toutes les listes des PO et des échéances peuvent être établies de manière rétroactive, mais également future, sur la base d une date déterminée. Elles peuvent présenter au choix toutes les pièces comptables, les PO par client seulement ou le total général. La présentation claire des chiffres d affaires mensuels et annuels est un instrument de gestion important. Dans le SIC, il est ainsi possible, par exemple, de présenter graphiquement une comparaison des chiffres d affaires avec le client de votre choix. Quatre intervalles d échéance définissables librement AbaVision une image vaut mieux qu un long discours Pour la liste des échéances, quatre intervalles sont à disposition. Le système effectue une recherche dans toutes les factures et leur affecte des échéances sur la base des conditions de versement effectives ou sur la base des habitudes de versement antérieures du client. AbaVision offre des possibilités illimitées de représenter dans Excel, sous forme condensée ou graphique, les données des différents programmes ABACUS. L'association d'excel et d'abavision forme une solution de Management Information System (MIS) complète et intégrée. 26

27 D É F I N I T I O N S / P R O G R A M M E S S Y S T È M E

28 D É F I N I T I O N S / P R O G R A M M E S S Y S T È M E Comptabilisation COFI Les documents comptables et les versements sont imputés directement dans la Comptabilité financière ABACUS avec les possibilités de regroupement suivantes: Regroupement au niveau des comptes Pour certains comptes comme les pertes sur débiteurs, les versements anticipés ou les frais de rappels, les mouvements provenant de la Comptabilité des débiteurs peuvent être imputés individuellement. On peut par conséquent voir immédiatement quel client a déclenché une écriture sur le compte correspondant de la Comptabilité financière. Regroupement mensuel Regroupement quotidien Aucun regroupement Dans les entreprises traitant une multitude de documents, les factures ou les versements sont virés dans les comptes du bilan ou du compte de résultat sous forme comprimée, afin d'éviter la génération d'une masse d'écritures nuisible pour la transparence des journaux et des extraits de compte. Dans ce but, l'utilisateur dispose des fonctions suivantes: Afficher les détails dans les relevés de comptes Bien que les pièces ou les versements soient imputés sous forme comprimée dans la COFI, les mouvements de la Comptabilité des débiteurs peuvent être visualisés de manière détaillée dans les relevés de comptes ou les décomptes par sections / centres de frais. Imputation indirecte Les données comptables peuvent être transmises par fichier ASCII, de la Comptabilité des débiteurs à une Comptabilité financière ABACUS ou à un programme tiers. Conditions de versement Deux types différents de conditions de versement sont mis à disposition pour la surveillance automatique des délais de versement net ou avec escompte. Conditions de versement standard La condition de versement standard contient le délai de versement net ainsi que trois tables d escomptes avec différents pourcentages et délais de versement en jours. Versements partiels La condition de versement partiel contient jusqu à 99 niveaux. Pour chaque condition de versement partiel, il est possible d indiquer le délai de versement net, la part en pourcent du versement partiel ainsi qu un escompte avec un délais de versement en jour et en pourcentage. 28

29 D É F I N I T I O N S / P R O G R A M M E S S Y S T È M E Plages numériques Les numéros de clients ou de pièces comptables peuvent être attribués manuellement ou automatiquement. De plus, des plages numériques spéciales peuvent être réservées pour l interface ou le traitement interactif. Il est ainsi possible de voir immédiatement si une pièce comptable a été saisie manuellement ou si elle a été lue par l interface. Propositions de compte La table d imputation associée aux propositions de comptes est destinée à l imputation automatique des factures et des réductions de versements, par exemple sur le compte collectif des débiteurs ou sur le compte des escomptes et rabais. A l intérieur de la même proposition de comptes, plusieurs comptes différents peuvent être définis par monnaie ou division. TVA Les paramètres relatifs à la TVA, tels que la méthode de décompte convenue ou perçue, la périodicité de ces décomptes et la table des codes TVA sont gérés de manière centralisée. Le décompte TVA et sa vérification peuvent également être établis à un niveau centralisé pour la Comptabilités financière, débiteurs et créanciers, ou de manière décentralisée dans la seule Comptabilité des débiteurs, selon les prescriptions du droit suisse. Sa présentation correspond à la formule de décompte de l Administration fédérale des contributions (AFC). Taux TVA Pour chaque code TVA, il est possible de définir le taux de TVA en fonction de la date. Ainsi, il est possible de continuer à utiliser les codes de TVA existants même lorsqu il y a des changements du taux de TVA. En raison de la date d'imputation, le taux de TVA correct est proposé automatiquement. Pour les prestations facturées et reportées dans le temps, il est possible de modifier le taux TVA proposé. Périodes comptables Les programmes de bouclement annuel permettent de libérer le nombre désiré d exercices à imputer. Il est donc possible de procéder à des bouclements mensuels ou annuels pour les périodes définies, de manière à ce qu aucune opération ne soit plus possible pour ces périodes. Autorisation d accès Pour chaque utilisateur, il est possible de définir les rubriques des menus et les mandants de la Comptabilité des débiteurs auxquels l accès est autorisé. 29

30 PARTICULARITÉS DES DÉFINITIONS/PROGRAMMES SYSTÈME Programmes de mise à jour Système de protection par mots de passe Depuis les premières versions, ABACUS offre une mise à jour automatique des données de base et des données de mouvement, ainsi que des rapports individuels sur les versions les plus récentes. Cette procédure garantit une protection maximale des investissements consentis pour la formation du personnel et l adaptation des logiciels. La gestion des utilisateurs permet une adaptation aux structures hiérarchiques de l entreprise. Grâce à ce modèle multi-niveaux, des structures complexes peuvent ainsi être reproduites, de manière à autoriser ou à interdire efficacement l accès à des données précises. Sauvegarde des données Contrôle de la TVA Grâce au programme de sauvegarde intégré, des copies de sécurité de l ensemble des données peuvent être aisément réalisées, puis réintroduites dans le système. Un mécanisme de compression condense les fichiers à un huitième de leur taille effective. A l aide de la liste de contrôle de la TVA, il est possible de vérifier rapidement et précisément que les codes de TVA corrects ont été utilisés sur les différents postes du bilan ou du compte de résultats. 30

31 FICHE TECHNIQUE F I C H E T E C H N I Q U E / C O N F I G U R A T I O N S Y S T È M E Mandants Nombre maximum Numéro de mandant Désignation du mandant mandants 4 caractères numériques 30 caractères alphanumériques Données de base clients Numéro de client Numéro de l adresse Abréviation ID du client / match code Nom du client 11 caractères numériques 10 caractères numériques 16 caractères alphanumériques 16 caractères alphanumériques 30 caractères alphanumériques Comptes / sections Comptes Charges par nature Sections / centre de frais 11 caractères numériques 11 caractères numériques 11 caractères numériques Documents comptables Numéro du document Nombre de caractères Affaire commerciale Division Remarques Référence de la pièce Texte de la position Solde en monnaie de base Solde en monnaie étrangère Cours de la monnaie étrangère 10 caractères numériques par document 8 caractères numériques 6 caractères numériques 30 caractères alphanumériques 27 caractères alphanumériques 30 caractères alphanumériques (12/2 caractères) (12/2 caractères) (4/8 caractères) Données de base générales Numéro de l entreprise Conditions de versements Secteur de rappel Regroupement de sections Regroupement de pièces Regroupement de pièces 4 caractères numériques 6 caractères numériques 6 caractères numériques 8 caractères numériques 10 caractères numériques 10 caractères alphanumériques

32 Genres de document 4 caractères alphanumériques Genres de versement 4 caractères alphanumériques Genres de rappel 4 caractères alphanumériques Procédé de rappel 4 caractères alphanumériques Classification Propositions de comptes 12 caractères Exercices comptables Imputation du nombre désiré d exercices Enregistrement du journal pour le nombre désiré d exercices Enregistrement des soldes pour le nombre désiré d exercices Conditions système (minimum requis) Installation utilisateur individuel (PC) Pentium III 256 MB mémoire vive Système d exploitation supporté Microsoft Windows 2000 Pro (SP 4), Windows XP Pro (SP1) / XP Home (SP1) Installation réseau (serveur) Pentium IV 512 MB mémoire vive Carte réseau 100 MB (switch) Système d exploitation supporté Microsoft Windows 2000 Server (SP 4), Windows Server 2003, Windows Server 2003 Small Business Server Microsoft Windows Terminal Server 2000 / 2003 Citrix MetaFrame XP 1.0 (FR 3) SuSE Linux v7.x, avec Samba v2.2.8a Novell Netware 5.1 (services ABACUS exclus, comme par ex. AbaPilot, AbaSearch, etc.) Exigences générales Adobe Acrobat Reader 6.0 SP2 Résolution de l écran 1024 x 768 Microsoft Internet Explorer 6.0 SP1 Lecteur CD-ROM ABACUS Research SA se réserve le droit de modifier les conditions système et la taille des données pour les nouvelles versions de ses programmes.

33 MANDANTS O P T I O N D E B I : M A N D A N T S La version de base de la Comptabilité des débiteurs supporte deux mandants (entreprises). L option Mandants permet de gérer jusqu à 9'999 mandants. Chaque utilisateur peut facilement définir luimême de nouveaux mandants. A l aide des fonctions standardisées de copie, les données de base et de mouvement existantes peuvent être reprises pour les nouveaux mandants. Reprise des données de base Lors de l ouverture d une nouvelle Comptabilité des débiteurs, les données de base suivantes d un mandant existant peuvent être reprises: Conditions de versements Propositions de comptes Genres de documents et de versements Genres et procédés de rappels Données de base clients Données des mouvements Cette fonction de copie est destinée aux entreprises comptant plusieurs filiales décentralisées qui gèrent elles-mêmes une Comptabilité des débiteurs. Lors de l ouverture de la Comptabilité des débiteurs de chaque filiale, on peut choisir un mandant modèle dont on reprend sélectivement l ensemble des données de base. On évite ainsi de devoir paramétrer individuellement chaque filiale. Passage d un mandant à l autre Tous les mandants sont présentés dans une liste triée par numéros ou par noms. L utilisateur peut rechercher rapidement un mandant selon ces deux critères, ce qui est très appréciable lorsque de nombreux mandants sont activés. Le passage d un mandant à un autre s effectue simplement et rapidement après un contrôle du droit d accès. Sécurité des transactions La version Client / Serveur du logiciel augmente la sécurité des transactions grâce à l intégration des procédures Roll-Back. Ceci est particulièrement utile en présence de grands volumes de données, car en cas de coupures de courant, les reconstitutions peuvent prendre beaucoup de temps. Le fichier d un mandant existant peut à tout moment être converti du format ABACUS au format client / serveur.

34 DIVISIONS O P T I O N D E B I : D I V I S I O N S L option Divisions permet de reproduire dans le logiciel ABACUS des structures organisationnelles complexes respectant les prescriptions légales. Par exemple, le bilan, le compte de résultats ainsi que le décompte TVA sont établis au niveau de la division. La division peut être définie comme une entité de bilan autonome. ABACUS permet dans ce cas de distinguer entre les divisions internes et externes: Divisions internes Les divisions internes représentent des entités indépendantes au niveau du bilan (filiales, entreprises secondaires), pour lesquelles un bilan et un compte de résultats séparés doivent être établis. Divisions externes Les divisions externes sont des entreprises pour lesquelles la comptabilité n est pas tenue à l intérieur du mandant. Elles appartiennent cependant à la structure organisationnelle (groupe), pour laquelle les flux intercompany doivent être définis. Chaque division interne peut gérer des échanges avec un nombre quelconque de divisions externes ou avec d autres divisions internes. Ces échanges internes au groupe sont représentés sous forme d une liste détaillée, qui sert de base à la consolidation au niveau supérieur direct du groupe. Succursales ou entreprises secondaires Les sociétés possédant des succursales ou des entreprises secondaires peuvent définir une division pour chacune de ces entités et établir ainsi un bilan et un compte de résultat par division. Bien entendu, un bilan ou un compte de résultats peut également être établis au niveau du mandant, ce qui correspond pratiquement à une consolidation automatique. Comptabilité analytique L analytique peut être effectuée de manière centralisée sur plusieurs entités légalement indépendantes, c est-à-dire des divisions, ce qui rend possible une surveillance globale des sections et des commandes. Clients et fournisseurs Les adresses des clients et des fournisseurs sont gérées de manière centralisée. Les listes de PO et d échéances, de même que les listes de chiffre d affaires peuvent être établies séparément pour chaque division ou pour chaque mandant, ce qui donne une meilleure vision des relations avec les clients et les fournisseurs. Transaction financière L ensemble du transfert des versements pour les versements par BVR dans la Comptabilité des débiteurs, de la planification des versements dans la Comptabilité des créanciers et des versements des salaires, peut être traité de manière centralisée. Cette méthode permet une planification claire des liquidités et contribue à réduire les frais du transfert des versements

35 Données de base centralisées Le mandant reste le niveau supérieur dans la hiérarchie. Les données de base existantes à ce niveau sont valables pour toutes les divisions. La maintenance centralisée de ces données garantit une uniformité des informations. Exemples de données de base gérées de manière centralisée: Exercices comptables Monnaie de base pour la comptabilité Table des devises étrangères Table des cours Codes de TVA Méthode TVA (convenue / reçue) Plan comptable et plan des sections Données de base des employés, clients, fournisseurs Banques des employés, clients, fournisseurs Données nationales pour la Comptabilité des salaires Données de base des composants salaires Table des salaires (allocations familiales, impôts à la source) Bases des immobilisations Bases des adresses Conditions de versement Rappels Planification des versements Protection par mots de passe etc. Imputation avec divisions Dans un jeu d écritures, la même division doit toujours être utilisée au débit et au crédit pour assurer la concordance des extraits au niveau du bilan et du compte de résultats. Les plans comptables et de sections sont gérés de manière centralisée. Un compte ou une section peut toutefois être attribué de façon fixe à une division afin que les écritures comptabilisées lui soient directement affectées. Comptabilité des débiteurs Une division est affectée à chaque facture émise. Cette division sera toujours reprise lors de l'encaissement de la facture. Comptabilité des créanciers Une division doit être indiquée dans l'en-tête de la facture en plus des différentes divisions qui peuvent être utilisées pour comptabiliser les frais. Lors du paiement de la facture, la division mentionnée dans son en-tête sera toujours utilisée pour sa comptabilisation. Affiliation Cette situation est également prise en compte dans la structure en divisions. Lorsque plusieurs Comptabilités indépendantes sont tenues pour des divisions au sein d un mandant, il est possible de définir s il y a affiliation pour chacune de ces divisions. Ceci exerce une incidence d une part sur le décompte TVA et d autre part sur le code TVA proposé lors de la saisie des écritures. Extraits Les extraits suivants peuvent être établis séparément par division ou globalement par mandant: Listes des postes ouverts Listes des échéances Journaux Extraits de comptes Listes des chiffres d affaires

36 MONNAIES ÉTRANGÈRES O P T I O N D E B I : M O N N A I E S É T R A N G È R E S L option Monnaies étrangères permet la saisie de clients et de documents dans différentes monnaies. Tables des devises étrangères Dans la table des monnaies étrangères centralisée pour toutes les applications ABACUS sont définies plus de 150 monnaies étrangères selon leur code ISO. Table des cours La table des cours contient les cours d imputation et de valorisation liés à la date du jour pour toutes les monnaies actives. Si le système gère plusieurs mandants, la table des cours peut être définie pour chacun d eux ou de manière centralisée pour tous les mandants. En plus des cours globaux d imputation et de valorisation, il est également possible de définir des cours de valorisation spécifiques aux secteurs des actifs, des passifs, du compte de résultats, des débiteurs et des créanciers. Données de base clients Un client peut être tenu en plusieurs devises. Dans ce cas, il est possible d éviter les saisies multiples pour les clients travaillant dans plusieurs monnaies. Les chiffres d affaires sont définis dans chacune de ces monnaies ainsi que de manière globale dans la monnaie de base. Pour chaque monnaie, l utilisateur peut définir un risque de change (limite de crédit). Imputation en monnaies étrangères Lors de l imputation en monnaies étrangères, les montants sont affichés dans ces monnaies ainsi que dans la monnaie de base. Le montant en monnaie de base est automatiquement déterminé sur la base du montant en monnaie étrangère. Les versements peuvent être enregistrés dans n importe quelle monnaie étrangère. Il est ainsi possible pour une facture libellée en livres anglaises de comptabiliser le versement en dollars ou en Euro. Gains et pertes de change ABACUS permet de distinguer entre gains de change réalisés et non réalisés. Gains et pertes de change non réalisés Les postes ouverts en monnaies étrangères peuvent être évalués par date critère avec un cours indicatif. Les différences de change sont comptabilisées sur des comptes de résultats spéciaux pour gains et pertes de change non réalisés. Gains et pertes de change réalisés Dès qu un poste ouvert en monnaie étrangère est liquidé, les gains ou pertes de change non réalisés sont automatiquement sortis des comptes spéciaux et les gains ou pertes de change effectivement réalisés sont imputés. Extraits Les journaux, relevés de comptes, listes des postes ouverts ou des échéances peuvent être imprimés en monnaie de base ou en monnaies étrangères.