REGLEMENT PARTICULIER PARTICULAR RULES AND REGULATIONS

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1 REGLEMENT PARTICULIER PARTICULAR RULES AND REGULATIONS MAISON DU PORTUGAL 1

2 Préambule /Introduction La Résidence André DE GOUVEIA est une des 40 maisons de la Cité internationale universitaire de Paris ayant pour mission l échange entre étudiants de toutes nationalités et de haut niveau universitaire. Elle représente la contribution de la Fondation Calouste Gulbenkian à l œuvre de paix et de rapprochement que la Cité Internationale Universitaire de Paris poursuit. The André DE GOUVEIA Residence is one of 40 houses at the Cité Internationale Universitaire de Paris whose mission is to encourage exchange and understanding between high-level university students of all nationalities. It is a contribution from the Calouste Gulbenkian Foundation to the work for peace and bridge-building pursued by the Cité Internationale Universitaire de Paris. La Résidence André DE GOUVEIA accueille prioritairement des étudiants, chercheurs, artistes (ou professionnel de la culture) ou sportifs de haut niveau de nationalité portugaise. Toutefois, en application du principe de «brassage», une partie des résidents admis à la Résidence André DE GOUVEIA peuvent être logés dans une autre maison de la Cité. Les places rendues ainsi disponibles seront attribuées à des résidents de nationalités diverses. The André DE GOUVEIA Residence provides accommodation first and foremost to students, researchers, artists (including professionals in the world of culture) and high-level sportsmen and women from Portugal. Nevertheless, pursuant to the fundamental principle of intermingling, some residents granted admission to the André DE GOUVEIA Residence may be assigned accommodation in another House within the Cité. Places made available will be assigned to residents of varied nationalities. Les avantages que la maison offre aux étudiants ne constituent nullement un droit, mais un privilège réservé à ceux qui s en montrent dignes, non seulement par leur mérite intellectuel et leurs succès scolaires et universitaires, mais aussi et surtout par leurs qualités morales et leur aptitude à se conformer aux intentions qui animent la Cité. Advantages that the house grants to students do not in any way whatsoever constitute a right, but are more a privilege reserved for those who show themselves to be worthy, not only because of their intellectual merit and academic success, but also, and above all, because of their upstanding moral character and ability to adhere to the principals and intentions that drive the Cité. La Résidence André DE GOUVEIA n a pas pour seul objet d assurer aux étudiants les meilleures conditions matérielles de logement. Elle n est ni un hôtel, ni une simple résidence d étudiants, mais une institution ayant des fins éminemment éducatives, un lieu d études et un foyer de saine amitié, où l on se doit d observer des normes destinées à protéger le travail de chacun et l entente de tous. Providing students with the best housing conditions is not the only purpose of the André DE GOUVEIA Residence. It is neither a hotel nor just a students hall of residence: it is an institution with an eminently educational purpose, a place of study and a focal point of sound friendship where standards implemented to protect each resident s work and the harmonious relation of one and all must be observed. C est dans cet esprit qu est conçu le présent règlement. L administration de la Résidence André DE GOUVEIA fait confiance aux résidents pour qu ils s y conforment spontanément. It is with this in mind that these rules and regulations have been drawn up and the André DE GOUVEIA Residence administrative board relies on all residents to spontaneously comply with them. Tout résident de la Résidence André DE GOUVEIA doit se conformer : - au règlement général de la Cité internationale universitaire de Paris - au règlement de l admission et du séjour à la Cité internationale universitaire de Paris - au présent règlement particulier - à la charte d utilisation des ressources informatiques de la Cité internationale universitaire de Paris, fondation nationale All residents at the André DE GOUVEIA Residence must comply with: - the General Rules of the Cité Internationale Universitaire de Paris, - the rules and regulations governing admissions and residence at the Cité Internationale Universitaire de Paris, - these regulations, - the IT resources charter of the Cité Internationale Universitaire de Paris national foundation. 2

3 Tous ces documents sont consultables sur le site web Chaque résident doit prendre connaissance de ces documents lors de la confirmation de son admission (attestation datée et signée adressée à la maison d accueil). All these documents are available on the website Each resident must be aware of these documents when confirming admission (dated and signed certificate sent to the host house). A titre exceptionnel, essentiellement durant les mois d été, la Résidence André DE GOUVEIA peut accueillir des hôtes de passage (passagers) ne remplissant pas les critères d admission mais justifiant d un lien universitaire. A titre individuel, ces passagers sont soumis aux dispositions des titres 5, 6 et 7 du présent règlement particulier. In exceptional circumstances, mostly during the summer months, André DE GOUVEIA Residence can accommodate overnight guests (passing guests) who do not meet admission criteria but who have a link to a university. These passing guests are subject to the provisions of Chapter 5, 6 and 7 of these particular conditions. Titre 1 Les conditions d admission Conditions of admission Article 1 : Critères d admission/ Admission criteria Les candidats sont intégralement soumis au Règlement de l admission et du séjour à la Cité internationale universitaire de Paris en vigueur. Candidates are wholly subject to the admissions and residency regulations currently in effect at the Cité Internationale Universitaire de Paris. Article 2 : Temps de séjour/ Length of stay La décision d admission pour tout résident-étudiant est prononcée pour une durée qui ne peut excéder une année universitaire, renouvelable deux fois, au maximum. Student-resident admission is granted for a period that may not exceed the academic year and may be renewed twice, at most. Toute année universitaire commencée est comptabilisée comme une année pleine. L année universitaire commence au plus tard le 1 er octobre et s achève le 30 juin. Any academic year begun is counted as a full year. The academic year commences 1st October, at the latest, and ends 30th June. L admission d un résident-chercheur ou d un résident-artiste est prononcée de date à date, pour une durée qui ne peut excéder 12 mois. Son séjour peut être renouvelé pour une durée cumulée qui ne peut excéder 24 mois. Researcher-residents and artist-residents admission is granted from date to date, for a period that may not exceed 12 months. The stay may be renewed for a cumulative period that may not exceed 24 months. Le séjour minimal à la Cité internationale universitaire de Paris est de trois nuitées. The minimum period of stay at the Cité Internationale Universitaire de Paris is three days. Article 3 : Procédure d admission/ Admissions procedure L admission du résident à la Cité internationale universitaire de Paris ne sera définitive qu après avoir remis l ensemble des pièces demandées dans les délais impartis. Admission granted to a resident at Cité Internationale Universitaire de Paris shall only become definitive after all the required documents have been submitted within the given deadlines. Avant chaque rentrée universitaire et, le cas échéant, après sélection des dossiers par le partenaire concerné, l admission des résidents est prononcée par une commission d admission composée : - du directeur de la maison qui préside la commission ; - du chef du service des admissions ; - d un représentant de l administration de la maison ; 3

4 Before the start of each academic year and, if applicable, after selection of applications by the partner concerned, the decision to grant admission is made by an admissions committee comprising: - the house director who presides at the committee, - the head of the admissions department, - a representative of the house administration board. Ses décisions sont sans appel et non motivées. Elle veille particulièrement au respect des dispositions de l acte de donation et des conventions qui s y réfèrent. Decisions made by this committee are not open to appeal. The committee pays particular attention to compliance with the provisions of the deed of gift and the related agreements. En cours d année universitaire, le directeur de la maison reçoit et instruit les dossiers des candidats relevant de sa compétence en collaboration avec le service des admissions de la Cité internationale universitaire de Paris, fondation nationale. During the academic year, the director of the house receives and reviews applications in collaboration with the admissions department at Cité Internationale Universitaire de Paris national foundation. Article 4 : Carte de résident/ Resident s card Une fois l admission définitive prononcée, la maison délivre une carte attestant la qualité de résident. Cette carte est strictement personnelle et incessible. Cette carte peut être demandée à tout moment par les services de sécurité de la Cité internationale universitaire de Paris. Once admission has been definitively granted, the house issues a card certifying the status of the resident. This card is strictly personal and not transferable. This card may be requested at any time by the security services at the Cité Internationale Universitaire de Paris. Article 5 : Brassage/ CIUP s principle of intermingling L admission est prononcée au titre de la Cité internationale universitaire de Paris tout entière. De ce fait, et afin d encourager le brassage entre les maisons, un candidat admis peut se voir proposer une affectation dans une autre maison. L affectation du brassage pour le contingent relevant de la maison est du ressort du directeur. Admission is granted for the whole of Cité Internationale Universitaire de Paris. Therefore, and in order to encourage exchange and intermingling between the houses, a candidate may be offered a transfer to another house. The affectation of the intermingling for the national contingent is within the competence of the director. Article 6 : Etat des lieux et dépôt de garantie/ Incoming inventory and security deposit Un état des lieux contradictoire est établi lors de l installation du résident et lors de la libération de son logement. Il sert de référence en cas de dégradation constatée dans le logement. Un dépôt de garantie correspondant à la valeur d un mois de redevance est demandé à l arrivée du résident. Il sert de garantie en cas d impayés (y compris le non respect du délai de préavis), de dégradations matérielles ou de désistement durant l été, sans préjudice d une action en réparation en cas d insuffisance de la garantie. An inventory is drawn up in the presence of the resident and the administrative agent when the resident takes up residence and again on vacating the accommodation. This inventory serves as a reference in the event of any deterioration in the accommodation. A security deposit corresponding to one month s rent is requested when the resident arrives. This serves as a guarantee to cover any unpaid rent (including non-compliance with notice period), material deterioration or abandonment during the summer, without prejudice to any action brought for damages should the security deposit be insufficient. En cours de séjour, les dégradations matérielles imputables au résident lui sont facturées directement. Any material damage caused by the resident during his/her occupancy will be directly invoiced to the resident. 4

5 Titre 2 Réadmission - Prolongation Readmission Extension of stay La réadmission n est ni un droit, ni automatique. Readmission is not a right and nor is it automatic. Article 7 : Conditions de réadmission/ Conditions of readmission Les conditions de réadmission sont définies par le règlement de l admission et du séjour à la Cité internationale universitaire de Paris. Lorsqu il s agit d un résident brassé, elles sont également subordonnées à l avis du directeur de la maison d origine. Conditions of readmission are defined by the rules of admission and residence at the Cité Internationale Universitaire de Paris. If, pursuant to the CIUP s fundamental principle of intermingling, a resident is on an exchange with another house, the opinion of the director of the resident s original house is also taken into account. Article 8 : Date limite de demande de réadmission/ Deadline for readmission applications La demande de réadmission doit se faire par écrit, assortie des justificatifs universitaires et financiers nécessaires et dans les délais impartis : - pour les étudiants : avant le 1 er mai. - pour les chercheurs et artistes : au minimum deux mois avant la date limite de leur séjour. Applications for readmission must be submitted in writing and be accompanied by the necessary supporting academic and financial documents and submitted within the given deadlines: - For students : before 1st May, - For researchers and artists: at least two months prior to the end of their stay. Les pièces à fournir et les délais sont précisés chaque année aux résidents par l administration de la maison. Details of the documents to be provided and the deadlines are given every year to the residents by the house administration. Article 9 : Réadmission avec transfert/ Readmission with transfer Toute demande de réadmission avec transfert dans une autre maison doit être sollicitée par écrit et motivée. Any application for readmission with a request to transfer to another house must be made in writing with reasons being given for this request. Quand il est accordé, le transfert vaut pour le temps de séjour jusqu à la réadmission et ne doit en rien entraver l équilibre des contingents représentés ou non par une maison à la Cité internationale universitaire de Paris. When a transfer is granted during the academic year, it is only valid for the rest of the current academic year and should in no way disturb the balance of different contingents represented or not by a house at the Cité Internationale Universitaire de Paris. Article 10: Prolongation pendant l été/ Extension of stay during the summer Les résidents étudiants peuvent bénéficier d une prolongation de séjour durant les mois d été, pour des raisons universitaires ou d éloignement familial et sous réserve des disponibilités de la maison. Les demandes de prolongation sont à remettre à l administration de la maison dans les délais fixés chaque année (en principe avant le 1 er avril). Student-residents may apply for an extension to their stay during the summer months, for academic or personal reasons (e.g.: distance from family home). Accommodation may be provided to these residents, mostly during the summer (except under exceptional circumstances), subject to compliance with the reservation deadlines set by the administration. Extension requests must be submitted to the house administration with the deadline set each year (in principal prior to 1st April). 5

6 Attention : les réservations sont fermes et définitives. En cas de désistement ultérieur pour un séjour d été, une somme de 100 sera prélevée sur le dépôt de garantie du résident. NB: Reservations are firm and definitive and therefore in the event of any subsequent cancellation of a summer stay, a penalty payment of 100 shall be taken from the resident s security deposit. Les résidents en fin de droit (ayant épuisé leur temps de séjour règlementaire) ne peuvent bénéficier d aucune prolongation et doivent impérativement quitter leur logement au 30 juin. Residents at the end of their term (having already used their regulatory residence time) may not benefit from any extension and are required to leave their rooms on 30th June. Titre 3 Redevance Fees Article 11: Tarification / Fee schedule Il existe deux familles de tarifs : - le tarif 1 : appliqué aux résidents-étudiants de moins de 30 ans ainsi qu à certains résidents-artistes bénéficiant d un partenariat. - le tarif 2 : appliqué aux résidents-étudiants de 30 ans et plus, aux résidents-chercheurs et aux résidentsartistes. There are two types of rates: - Rate 1: applied to student-residents under 30 years of age and some artist-residents with a partnership agreement. - Rate 2: applied to student-residents aged 30 and over, researcher-residents and artist-residents. La grille tarifaire est arrêtée chaque année par le conseil d administration de la Cité internationale universitaire de Paris, fondation nationale et elle est affichée dans le hall d entrée de la maison. The fee schedule is set every year by the Cité Internationale Universitaire de Paris national foundation s board of governors and is posted in the entrance hall of the house. Chaque famille de tarif est déclinée selon la durée du séjour : Court séjour : catégorie 1 (de 3 à 18 nuits), catégorie 2 (de 19 nuits à 1 mois), catégorie 3 (de plus d 1 mois à 3 mois inclus) Moyen séjour : de plus de 3 mois à 6 mois inclus Long séjour : plus de 6 mois Each type of rate is broken down according to the duration of the stay: Short stay: category 1 (from 3 to 18 nights), Category 2 (from 19 nights to 1 month), Category 3 (from over 1 month to 3 months inclusive). Medium stay: for over 3 months to 6 months inclusive. Long stay: for over 6 months. A noter : Toute quinzaine commencée est due. Cette règle est appliquée en début et en fin de séjour. Please note: Every fortnight period begun is due for payment in its entirety. This rule is applied at the beginning and end of the stay. Article 12 : Paiement de la redevance/ Fee payment Le montant de la redevance mensuelle doit être versé auprès du service administratif de la maison avant le 5 du mois en cours. The full amount of the monthly fee must be paid to the house administration department before the 5th of the current month. Le résident peut payer : - par carte bancaire; - par chèque, à l ordre de la CIUP, endossable dans une banque française uniquement ; - en espèces, en cas de défaut des moyens de paiement ci-dessus. 6

7 The resident can pay: - by banker s card; - by cheque made out to CIUP, payable in a French bank only; - in cash, if neither of the above payment options are possible. Tout retard ou défaut de paiement est susceptible de donner lieu à des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu à l exclusion du résident (cf. Règlement de l admission et du séjour). Any delay or failure to pay may result in disciplinary action which may include expulsion of the resident (cf. Regulations for Admission and Residence). Titre 4 Départ Departure Article 13 : Etat des lieux de sortie et restitution du dépôt de garantie / Outgoing inventory and return of security deposit Avant son départ, le résident devra réaliser un état des lieux de sortie avec un représentant de l administration de la maison. Si des dégradations sont constatées, leur coût financier pourra être déduit du dépôt de garantie. Le dépôt de garantie est restitué au résident sortant dans un délai de six semaines après son départ effectif. A noter : le non respect du délai de préavis en cas de départ anticipé peut également être répercuté sur le dépôt de garantie. Prior to his/her departure, the resident must draw up an outgoing inventory with the house administration agent. If any undue deterioration has occurred, the financial cost of this may be deducted from the security deposit. The deposit is returned to the outgoing resident within six weeks after his/her actual departure. Please note: non-compliance with the notice period in the event of an early departure may also have an impact on the security deposit. Article 14 : Départ anticipé/ Early departure Si le résident souhaite quitter les lieux avant l expiration de la période pour laquelle il a été admis, il devra en avertir l administration de la maison : - pour les longs et moyens séjours, au plus tard, un mois calendaire avant son départ. - pour les courts séjours : la date du départ anticipé devra être notifiée au moins quinze jours à l avance. Should the resident wish to leave before the expiry of the period for which he/she was granted admission, then the house administration department must be informed of this, as follows: - for long and medium stays: at least one calendar month prior to departure; - for short stays: the anticipated date of departure must be notified at least two weeks in advance. Dans tous les cas, il est rappelé que toute quinzaine commencée est due. In any event, please be reminded that any fortnightly period begun must be paid in full. Le jour de leur départ, les résidents sont tenus de libérer leur logement avant 9 heures. A défaut, une nuitée supplémentaire sera due. Residents are required to leave their accommodation before 9am on the day of departure. An additional night s stay will be charged in the event of failure to comply with this rule. 7

8 Titre 5 Attribution et occupation des logements Room attribution and occupation Article 15: Attribution/ Attribution L attribution d un logement est du seul ressort de la direction. Aucune permutation, de même qu une installation nouvelle de meubles, ne peut être effectuée sans son accord préalable. Il appartient à chaque résident de respecter l état du logement mis à sa disposition. Il est rappelé que l état des lieux contradictoire établi lors de l installation du résident servira de référence en cas de contestation. The administration department is solely responsible for the attribution of rooms. No changes of any nature, including the installation of new furniture, may be made without prior agreement. Each resident must respect the general state of the accommodation made available to him/her.please be reminded that the Incoming inventory will serve as reference in case of contesting. Article 16 : Occupation des logements/ Occupation of the room Conformément au règlement de l admission et du séjour à la Cité internationale universitaire de Paris, l attribution d un logement est strictement individuelle. Pursuant to the Cité Internationale Universitaire de Paris regulations for admission and residence, the attribution of housing is strictly personal. Sans autorisation de la direction, les résidents ne peuvent héberger parent ou ami dans leur chambre, même pour une seule nuit. Residents may not host relatives or friends in their room, even for one night, without prior approval of the administration. De même, toute cession, gratuite ou non, d un logement est formellement interdite. Toute infraction à cette disposition peut entraîner l exclusion de l occupant sans droit ni titre ainsi que la mise en œuvre, à l encontre du titulaire de la chambre, de la procédure disciplinaire prévue par le règlement des admissions. Likewise, subletting of any nature, whether free of charge or not, is strictly prohibited. Any violation of this provision may result in the occupant s immediate expulsion without entitlement or right, as well as the implementation of disciplinary procedures against the resident as provided in the regulations for admission. Article 17 : Invités - lit supplémentaire/ Guests Extra bed Le résident peut demander à accueillir un invité (un seul) pour une durée maximale de 15 jours par trimestre. Pour être satisfaite, la demande doit être effectuée 48 heures à l avance à la réception (attention aux horaires d ouverture de la réception). Un lit supplémentaire sera alors installé dans le logement moyennant une somme journalière forfaitaire. The resident can ask to host a guest (one person only) for a maximum period of 15 days per quarter. In order for this request to be considered, it must be made 48 hours in advance at the reception desk (please note reception opening hours). An extra bed will then be installed in the room for a daily fee. Le séjour devra être réglé à la réservation et les nuits non «utilisées» ne seront pas remboursées. The guest s stay must be paid in full at the time of reservation; any unused nights will not be refunded. Les mineurs ne sont pas acceptés. De même, les animaux ne sont pas admis dans la maison. Minors are not accepted. Likewise, animals are not allowed in the house. Le résident répond du comportement des personnes qu il invite. The resident is liable for the behaviour of his/her guests. Les invités ne sont jamais autorisés dans les chambres «twin» (deux résidents distincts). Guests are never allowed in twin rooms (with two distinct residents). 8

9 Toute personne étrangère à la maison, non accompagnée d un résident, doit se présenter à l accueil pour faire annoncer sa visite. En cas d absence ou de refus du résident, l accès à la maison n est pas autorisé. Aucune visite ne peut se faire entre 23H00 et 7H00. Any person unknown to the house who is not accompanied by a resident must announce his/her visit at the reception desk. If the resident is absent or refuses the visit, access to the house will not be granted. No visit can take place between 10pm and 7am. Article 18 : Absence - Maladie/ Absence - Illness Pour des raisons de sécurité, les résidents sont fortement encouragés à prévenir l administration de la maison de toute absence supérieure à quinze jours. En cas de maladie, le résident doit en informer la direction. Si son état de santé l'exige, il sera dirigé vers un hôpital pour y être soigné à ses frais. For safety reasons, residents are strongly encouraged to inform the house administration of any absence of longer than one month. In case of illness, the resident must inform the administration. If his/her health requires, the resident will be referred to a hospital for treatment at his/her expense. Article 19 : Assurance/ Insurance Assurance dommages aux biens : La redevance comprend exclusivement une assurance des effets personnels des résidents à hauteur de 4600 contre le vol avec effraction (franchise de 150 ). Les résidents ayant des effets personnels d une valeur supérieure ou souhaitant s assurer à des conditions particulières sont invités à souscrire une assurance particulière auprès de l organisme de leur choix. Il est rappelé que les dégradations imputables au résident lui seront facturées. A noter : les résidents sont indemnisés lorsque la responsabilité de la Cité internationale universitaire de Paris, fondation nationale est engagée (exemple : rupture de canalisation). Property instance: The rental fee only includes insurance cover of the resident s personal effects against theft with forced entry, for a maximum value of 4,600 (150 excess). Residents whose personal belongings are of greater value or who wish to have specific insurance coverage should take out a special insurance policy from the organization of their choice. Please note: residents are compensated when the Cité Internationale Universitaire de Paris national foundation is liable (e.g: burst water pipes). Assurance responsabilité civile : Le résident doit justifier d une assurance «responsabilité civile». Public liability insurance: The resident must provide proof of public liability insurance. Article 20 : Visite des logements/ Staff inspections Pour des raisons d hygiène, d entretien ou de sécurité, le personnel habilité de la maison peut, à tout moment, pénétrer dans le logement du résident. Les résidents ne peuvent, en aucun cas, interdire l accès de leur logement. For reasons of hygiene, maintenance and security, authorized house staff may enter the resident s accommodation at any time. Residents may not, under any circumstances, prevent staff access to their rooms. Article 21 : Bagagerie/ Luggage Le dépôt d effets à la bagagerie est soumis à des conditions précises relevant d un règlement particulier. Le personnel de la maison n est pas tenu d accepter les dépôts et n est pas chargé de surveiller les bagages. Aussi la maison décline-t-elle toute responsabilité en cas de vol ou de détérioration. The storage of personal effects in the luggage room is subject to detailed conditions under a specific regulation. House staff is not bound to accept items for storage and are not responsible for monitoring baggage. The house declines all responsibility in the event of theft or damage. 9

10 Tout résident quittant définitivement la maison est tenu de retirer ses bagages du local de la bagagerie. A défaut, à l expiration d un délai d un an et un jour à compter de la date du départ du résident, la maison est en droit de détruire ses bagages. Any resident definitively leaving the house is expected to take his/her luggage from the luggage room. Failure to do so within a period of one year and one day commencing the date of the resident s departure shall result in the house being entitled to destroy such luggage. Article 22 : Ménage et entretien des logements/ Room cleaning and maintenance Le ménage des logements est effectué par le personnel de service. C est un service régulier et obligatoire. Il ne devra pas être dérangé dans ses travaux et, tout comme l ensemble du personnel de la maison, être traité avec courtoisie. Rooms are cleaned by cleaning staff as part of a regular and mandatory service. They should not be disturbed while doing their work, and like the entire staff of the house, be handled with courtesy. Le résident, prévenu de son passage doit ranger ses affaires le jour de passage de l équipe de ménage afin de lui faciliter la tâche. The resident is notified in advance of the scheduled room cleaning day and should tidy away their belongings in order to facilitate the task. Les draps sont changés toutes les deux semaines selon un planning prévu à cet effet. Les draps sales doivent être déposés au pied du lit pour être échangés. Entre temps, chaque résident doit maintenir propre son logement. Il doit vider quotidiennement sa poubelle dans les conteneurs à ordures mis à sa disposition (tri sélectif). Toute anomalie ou incident technique doit être signalé à la réception dans les meilleurs délais. Sheets are changed every two weeks according to a schedule designed for this purpose. Beds must be stripped and the dirty linen placed at the foot of the bed for exchange. In between such visits, each resident must keep his/her room clean and tidy. He/she must empty the waste bin into the garbage containers made available and, if possible, sort the waste accordingly. Any anomalies or technical incidents must be reported to the reception desk as soon as possible. Afin d éviter la prolifération d insectes, aucun aliment ne doit être conservé à l air libre dans les chambres. Il est demandé que les déchets salissants soient déposés dans des sacs dans les containers prévus à cet usage. Il est demandé de respecter les consignes d entretien des cabines douche, qui doivent être tenues propres par les résidents. Aucune éponge métallique, aucune poudre à récurer ne doit être utilisée, la vaisselle est à faire dans les cuisines. To avoid the proliferation of insects, no food may be stored in open air in the rooms. Residents are requested to throw away any wet waste directly in bags placed in the containers provided for this purpose. Shower cubicles must be kept clean by the residents. No abrasive metallic sponge or scouring powder should be used; all washing-up must be done only in the kitchens. Pour des raisons d hygiène et d entretien, les tapis ne sont pas autorisés. For reasons of hygiene and maintenance, rugs are not allowed. Aucune photographie, aucune affiche, aucun objet n est à accrocher, punaiser ou coller définitivement aux murs de la chambre provoquant leur détérioration. Aucun affichage ni message personnel n est autorisé sur les portes. Il est interdit de suspendre le linge mouillé dans les chambres (rappel : sèche-linge gratuit). To prevent any damage, no photographs, posters, or other objects may be hung, nailed, or permanently glued to the walls of the room. No posters or personal messages are allowed on the doors. It is forbidden to hang wet laundry in the rooms. With regards to this point, a tumble dryer is available to residents free of charge in the laundry room. 10

11 Toute détérioration engendrée par un usage non conforme de ce qui précède sera retenu sur le dépôt de garantie. Any deterioration engendered by a not corresponding use of what was previously mentioned, will be held on the security deposit. Le résident est tenu de maintenir son logement dans un bon état de propreté. A défaut et après deux rappels restés sans effet, des prestations de nettoyage pourront lui être facturées. The resident is expected to keep his/her room clean and tidy. If the resident fails to do so and does not respond to two administrative warnings to this effect, he/she may be invoiced with the necessary cleaning services. Titre 6 La vie de la maison Residential life in the House La maison est avant tout, et à toute époque de l'année, une résidence d'étudiants. Le statut de résident ne permet pas l'exercice d'une activité professionnelle dans la maison. Aucune domiciliation d'association ou de société commerciale n'y est autorisée. The house is first and foremost, and at all times of the year, a student residence. The status of resident does not allow the performance of any professional activities in the house. No domiciling of an association or business enterprise is authorized. Article 23 : Conseil d administration/ Inner Council La maison est dotée d un conseil d administration particulier, qui veille notamment au respect des actes de donation, élabore le règlement particulier de la maison, et est associé au vote du budget de la maison et à l approbation des comptes ainsi qu à la politique d admission. Il entend le rapport annuel du directeur sur l activité dans la maison. The house has an Inner Council to ensure that the wishes of the founder and the spirit of the deed of gift are implemented, to put forward possible amendments to the house s particular rules and regulations and who is associated to the house budget and accounts, who give an opinion on admission policy. He hear the director s annual report on house activities. Il est composé comme suit : - le président de la Fondation Calouste Gulbenkian - le recteur de l Académie, chancelier des universités de Paris - le président de la Cité internationale universitaire de Paris, fondation nationale - le délégué général de la Cité internationale universitaire de Paris, fondation nationale - quatre personnalités portugaises, de préférences universitaires, proposées par la Fondation Calouste Gulbenkian à l adhésion du recteur, chancelier des universités de Paris - deux personnalités françaises proposées par le conseil d administration de la Cité internationale universitaire de Paris, fondation nationale à l adhésion du recteur, chancelier des universités de Paris It is composed of the following members: - The president of the Calouste Gulbenkian foundation - The vice-chancellor of the Chancellerie des Universités de Paris, - The president of Cité Internationale Universitaire de Paris, national foundation - The general delegate of Cité Internationale Universitaire de Paris, national foundation; - Four Portuguese figures, rather in connection with University, proposed by the Foundation Calouste Gulbenkian in the membership of the vice-chancellor of the Chancellerie des Universités de Paris - Two French figures proposed by by the Cité Internationale Universitaire de Paris national foundation s board of governors in the membership of the vice-chancellor of the Chancellerie des Universités de Paris. 11

12 Assistent également aux séances : - le responsable d exploitation de la maison - le directeur administratif et financier de la Cité internationale universitaire de Paris, fondation nationale Participate in the meeting too: - The house s operating manager - The administrative and financial director of Cité Internationale Universitaire de Paris, national foundation Article 24 : Développement durable/ Sustainable development La Cité internationale universitaire de Paris s est engagée volontairement dans une démarche proactive de mise en œuvre d une politique respectueuse des principes du développement durable à travers la signature de la charte CitéDurable (consultable sur le site Cité Internationale Universitaire de Paris has voluntarily committed to the proactive implementation of a policy that respects the principles of sustainable development through the signature of the CitéDurable Charter (available for consultation on the website A ce titre, les résidents ont un rôle important à jouer durant leur séjour à la Cité internationale et une responsabilité dans l'atteinte des objectifs de la charte Cité Durable, notamment en ce qui concerne la réduction de la consommation d énergie et d eau ainsi que le recyclage des déchets. A leur arrivée, les résidents s engageront à respecter certaines consignes et écogestes qui leur seront transmis au cours de leur séjour (sous forme d'affiches, de livret, sur le site internet,...). As such, residents have an important role to play during their stay at the CIUP and are responsible for collectively achieving the objectives of the CitéDurable Charter, particularly with regard to reducing energy and water consumption and recycling. Upon arrival, residents undertake to comply with certain recommendations and environmentally-friendly gestures during their stay which will be posted throughout the house (in the form of posters, booklets, on the website, etc.). Article 25 : Equipements collectifs/ Shared facilities Les équipements suivants sont à la disposition des résidents de la maison : - une salle informatique/d étude - une salle TV - un foyer - un local vélo - une salle ping-pong - des studios de musique - des studios d arts plastiques - des espaces culturels (salle Vieira da Silva, théâtre Fernando Pessoa) The following Community amenities and services are available to house residents: - Computer/Study room - TV room - Social club - Premises for bikes - Gaming room - Music studios - Studios of plastic arts - Cultural areas (salle Vieira da Silva, théâtre Fernando Pessoa) Leurs modalités d utilisation sont affichées à l entrée des locaux concernés. Les résidents prennent soin de l ordre et de la propreté des locaux communs pour faciliter le travail du personnel d entretien. Their terms of use are posted for the residents information. Residents must maintain order and cleanliness in the common areas in order to facilitate the work of maintenance personnel. 12

13 La salle d'étude est réservée aux résidents de la maison. Aucune autre personne ne doit y avoir accès. Les ordinateurs mis à disposition dans cette salle sont destinés à la recherche et au travail universitaire. Tout autre usage y est interdit. The study room is reserved for the residents of the house. No other person has to have access there. Computers given in this room are intended for the research and for the university work. Any other use is forbidden. Article 26 : Cuisines/ Kitchens Les cuisines collectives sont équipées de fours, micro-ondes et plaques électriques. Elles sont à la disposition de tous les résidents pour préparer ou réchauffer leur repas et faire leur vaisselle. The shared kitchens are equipped with ovens, microwave ovens and hot plates. They are available to all residents to prepare or reheat their meals and to wash up their dishes. Les repas collectifs de plus de 10 personnes, ou qui monopolisent de fait les cuisines d étages sont interdits, sauf autorisation exceptionnelle de la direction. The collective meals of more than 10 persons, or who monopolize the kitchen, are forbidden, except with a special authorization of the direction. Il est nécessaire de se conformer aux modes d emploi des appareils et de ne pas utiliser, en ce qui concerne les micro-ondes, d ustensiles et de couverts métalliques. It is necessary to follow the instruction manuals for the kitchen equipment and not use metal utensils and covers in the microwave ovens. Les réfrigérateurs des studios doivent être dégivrés au moins tous les deux mois. Studio freezers must be defrosted every two months. Il est strictement interdit de consommer de la nourriture dans les autres espaces collectifs. It is strictly forbidden to consume food in other communal areas. Article 27 : Comité des résidents/ Residents committee Un comité des résidents est élu chaque année, en début d année universitaire, selon les modalités définies par la direction de la Cité internationale universitaire de Paris, fondation nationale. Il anime la vie culturelle, artistique, sociale et sportive de la maison, veille à la bonne entente de la communauté, aux échanges entre les résidents. The residents committee is elected every year, at the beginning of the academic year, according to terms and methods defined by the administrative board of the Cité Internationale Universitaire de Paris national foundation. It coordinates cultural, artistic, social and athletic events in the house and ensures a harmonious atmosphere in the house, and encourages exchanges between residents. Un local est mis à sa disposition et un budget lui est alloué chaque année par la Cité internationale universitaire de Paris, fondation nationale. Premises are made available to the committee and a budget is allocated each year by the Cité Internationale Universitaire de Paris national foundation. Le Comité est l interlocuteur des résidents pour débattre des sujets, requêtes ou problèmes rencontrés par ces derniers. Il en réfère au directeur qui tente, dans la mesure du possible, d y apporter une solution. The committee is the point of contact for residents to debate different subjects and requests, and discuss any problems they may encounter. The committee can seek the advice of the Director who will try, insofar as may be possible, to find an appropriate solution. Article 28 : Réunions et manifestations/ Meetings and events La tenue de toute manifestation ou réunion à caractère studieux, culturel ou amical doit être soumise à l autorisation de la direction de la maison selon une procédure précise (entre 15 jours et 45 jours, selon l ampleur de la réunion). Aucune réunion à caractère politique ou religieux ne sera autorisée. Chaque réunion demandée par les résidents doit être placée sous la responsabilité de l un d eux, qui devra veiller au bon déroulement de la réunion et à la propreté des locaux rendus. 13

14 The holding of any meeting or event, whether academic, cultural or social, must be submitted to the house administration for approval following a specific procedure (between 15 days and 45 days before, depending on the scope of the meeting). No meeting of a political or religious nature will be allowed. Each meeting requested by residents must be placed under the responsibility of one of them, who shall be named as the manager of the event and who will ensure the smooth running of the meeting and the cleanliness of the premises used. Article 29 : Affichage/ Notice board Un panneau d affichage à destination du comité des résidents est disposé dans le hall de la maison. Toute publication donnant lieu à un affichage ou à une diffusion dans la maison doit être préalablement visée par le directeur. A notice board reserved for the Residents Committee is located in the lobby of the house. The posting of any notice contrary to the values or regulations of the Cité Internationale Universitaire de Paris is forbidden. The director reserves the right to remove illegal notices. Article 30 : Courrier/ Mail Les résidents ne peuvent recevoir que le courrier qui leur est personnellement destiné. En cas de départ temporaire ou définitif, la maison n'est pas habilitée à conserver leur courrier, ni à le remettre à un tiers, résident ou non. Tout changement d'adresse temporaire ou définitif doit être communiqué au bureau de poste. Residents can only receive mail that is addressed to them personally. In the event of temporary or permanent absences, the house is not authorized to keep, deliver, or give mail to a third party. All changes of address, whether temporary or permanent, must be registered directly at the post office. Article 31 : Sécurité/ Security Il est interdit de s asseoir sur les appuis de fenêtre. L accès à la terrasse de la maison est formellement interdit à tous les résidents (sauf en cas d évacuation générale). La maison décline toute responsabilité en cas d infraction à cette interdiction. Il est formellement interdit de déposer ou de suspendre des objets sur le rebord des fenêtres. It is forbidden to sit on the window sills. The house declines all liability for any incident resulting from a violation of this rule. It is forbidden to place or hang objects on or from window sills. Les seuls matériels électriques et électroniques autorisés dans les chambres sont : Hi-FI, vidéo, téléphonie, informatique, sèche-cheveux ou bouilloire de faible intensité électrique. Les autres appareils, notamment ceux à forte consommation électrique (autocuiseur, plaques de cuisson, micro-ondes, radiateur ) sont strictement interdits. En cas d infraction, le matériel sera confisqué par la direction jusqu au départ définitif du résident. Les appareils à gaz sont totalement prohibés. L utilisation de bougies est formellement interdite. The only pieces of electrical and electronic equipment allowed in rooms are: Hi-Fi, video, telephone, computer, hair dryer and low wattage electric kettle. Other devices, especially those with high power consumption (pressure cooker, hot plates, microwave oven, radiator, etc.) are strictly prohibited. In the event of violation of this regulation, the equipment will be confiscated by management until the final departure of the resident. Gas appliances are totally prohibited. The use of candles is strictly forbidden. Aucun mobilier des parties communes ne peut être utilisé dans les chambres. Il est également interdit d ajouter du mobilier dans les logements. Par dérogation à ce principe, tout complément de mobilier doit faire l objet d une demande motivée et être autorisé par l administration. En cas d infraction à cette règle, le résident sera tenu pour responsable de tout dommage et le mobilier en question sera confisqué jusqu à son départ définitif. No furniture from common areas of the house may be used in a room. It is also forbidden to add furniture to rooms. As an exception to this rule, a detailed request for additional furniture must be submitted to the administration for prior approval. Any non-compliance with this rule will result in the resident being held liable for any damage incurred and the furniture in question being confiscated until the resident s final departure Il est interdit d'introduire des cycles dans la maison. Les résidents doivent ranger leurs vélos dans le local prévu à cet effet. Aucun engin à moteur ne peut y être entreposé. 14

15 It is forbidden to bring bicycles into the house. Residents must store their bikes in the area provided for this purpose. No motorized vehicle may be stored in this area. Il est interdit d encombrer les circulations, les cages d escalier, les escaliers ni les issues de secours (cycles, poussettes, valises, etc.). It is forbidden to block corridors, stairwells, stairs and emergency exits (with bicycles, pushchairs, suitcases, etc.). Le résident doit veiller aux mesures élémentaires de sécurité, notamment quant à la fermeture de sa porte (même en cas d absence de courte durée) et de sa fenêtre (surtout pour les logements du rez-de-chaussée). Residents must follow basic safety procedures, especially with regard to the closing of room doors (even if absent for a short period only) and room windows (especially for rooms on the ground floor). Please be reminded that only theft with forced entry is covered by the insurance policy. En cas de question ou de problème lié à la sécurité au sein de la Cité internationale universitaire de Paris, la direction de la maison ainsi que le service de sécurité de la Cité internationale universitaire de Paris, fondation nationale sont à la disposition des résidents. For questions or problems related to security with Cité Internationale Universitaire de Paris, the house administration and the Cité Internationale Universitaire de Paris security service are available to residents. Article 32 : Accès au bâtiment de la maison/ Access to the building Pour des raisons évidentes de sécurité, les résidents sont invités à faire preuve d une constante vigilance pour préserver la sécurité de tous. A cette fin, les résidents doivent veiller à : - ne pas communiquer le code d accès à des tiers personnes (visiteurs, livreurs ), mais descendre en personne pour leur ouvrir la porte ; - s assurer que la porte d entrée principale est correctement refermée et ne pas faire entrer dernière eux des personnes inconnues ; - être particulièrement attentif à la carte d accès qui leur est confiée à leur arrivée. For obvious safety reasons, residents are requested to remain constantly on their guard in order to preserve the safety of one and all. To this end, residents must: - come down to the door in person to welcome guests and deliveries, etc.; - ensure that the front door is properly closed, and be sure not to let in strangers at the same time as they come in and go out; - make every effort not to lose the keys given to them upon arrival. La carte Cisa, qui donne accès à la maison et au logement du résident, est strictement personnelle. Elle ne doit pas être prêtée. En cas de perte le résident devra en acheter une nouvelle. En cas de simple oubli le résident pourra acheter une carte à usage unique à un tarif moindre. The key card CISA which provide access to the house and resident's room are strictly personal. It must not be lent to anyone. If the resident loses the key, he/she must buy a new key. In case of simple oversight, the resident can buy a single-use card at lower price. Article 33 : Bruit/ Noise La maison met tout en œuvre pour créer des conditions propices aux études des résidents. La vie au sein de la maison exige donc le respect du repos et du travail de chacun. Il est demandé que tout bruit cesse dans les chambres et parties communes entre 22 h et 7h. Dans cet esprit, il est demandé au(x) visiteur(s) non hébergé(s) de quitter la maison avant 22 h. The house endeavours to create favourable conditions in which the residents can study. Life within the house therefore requires each resident to respect the rest and work of his/her fellow residents. It is requested that all noise cease in the rooms and communal areas between 10pm and 7am. In keeping with this, all non-resident visitors are asked to leave the house before 10pm. Le foyer est accessible jusqu'à minuit. The social club is accessible till midnight. 15

16 Article 34 : Interdiction de fumer/ Smoking ban Conformément à la législation en vigueur depuis le 1 er février 2007, il est interdit de fumer dans les lieux affectés à un usage collectif. Il est donc strictement interdit de fumer dans les parties communes de la maison. Une tolérance est admise dans les logements, à condition que les cendriers ne soient pas déposés sur les rebords de fenêtres. Les résidents sont fortement encouragés à fumer à l extérieur de la maison. Un réceptacle à mégots est prévu à cet effet à proximité de l entrée principale de la maison. Pursuant to legislation in effect since 1st February 2007, smoking is forbidden in shared public areas. Smoking is, therefore, strictly forbidden in the communal areas of the house. A certain tolerance is shown with regards to the rooms, on condition that ashtrays are not placed on window sills. Residents are strongly encouraged to smoke outside the house. An outside ashtray is planned for that purpose near the main entrance of the house. Titre 7 Sanction disciplinaire Disciplinary action Article 35 : Avertissement/ Warning Toute infraction au présent règlement particulier peut donner lieu à un avertissement qui sera notifié par un courrier de la direction ou du délégué général adressé au(x) résident(s) concerné(s). Any violation of these particular rules and regulations may give rise to a warning which will be notified in the form of a letter from the administration addressed to the resident concerned. Article 36 : Retrait de la qualité de résident/ Withdrawal of resident status En cas d infraction grave ou répétée (deux précédents avertissements), le délégué général de la Cité internationale universitaire de Paris, fondation nationale peut prononcer l exclusion du résident et engager des poursuites judiciaires à son encontre. Le résident peut exercer un recours gracieux auprès du président du conseil d'administration de la Cité internationale universitaire de Paris, fondation nationale. In the case of serious or repeated infractions (two previous warnings), the General Delegate of Cité Internationale Universitaire de Paris, national foundation may decide to expel the resident and pursue legal action against him/her. The resident may apply for the decision to be reviewed by the president of the board of governors of Cité Internationale Universitaire de Paris, national foundation. Le présent règlement particulier a été approuvé par le conseil d administration de la Cité internationale universitaire de Paris, fondation nationale, du 13 octobre These particular rules and regulations were approved by the board of governors of Cité Internationale Universitaire de Paris, national foundation on 13th October Il ne peut être modifié que dans les mêmes formes. It can only be modified in the same way. 16

17 VOLET A COMPLETER ET A ADRESSER A LA MAISON D ACCUEIL SECTION TO BE COMPLETED AND TO BE SENT TO THE HOUSE POUR TOUS LES RESIDENTS FOR ALL RESIDENTS Je soussigné(e), I the undersigned, Nom..Prénom. Name Firstname Atteste par la présente avoir pris connaissance : Give evidence by this letter have acquainted: - du règlement de l admission et du séjour à la Cité internationale universitaire de Paris The rules and regulations governing admissions and residence at the Cité Internationale Universitaire de Paris, - de la charte d utilisation des ressources informatiques de la CIUP The IT resources charter of the Cité Internationale Universitaire de Paris national foundation - du règlement particulier de la Maison de Norvège The Particular Rules and Regulations of Maison du Portugal Et m engage, en cas d admission, à m y conformer strictement et sans réserve. And I undertake, in case of admission, to conform to it strictly and without reserve. Fait à.., le... City Date Signature 17