MARCHE DE PRESTATIONS INTELLECTUELLES

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1 MARCHE DE PRESTATIONS INTELLECTUELLES N CAHIER DES CLAUSES PARTICULIERES Midi-Pyrénées Innovation Agence régionale de l innovation 11 bd des Récollets Toulouse Cedex 4 Objet de la consultation Organisation de la soirée de remise des prix des Inn Ovations Date d envoi du cahier des charges : 31 Mai 2012 Date limite de remise des offres : 22 juin h00 Le choix des candidats se fera dans la semaine 28 Midi-Pyrénées Innovation Page 1/8

2 1 - CONTEXTE DU MARCHÉ 1.1 Présentation de Midi-Pyrénées Innovation Créée en 2006 par la Région Midi-Pyrénées et l État avec le soutien de l Europe, l Agence Régionale de l Innovation (Midi-Pyrénées Innovation - MPI) participe au développement économique du territoire en renforçant le potentiel d'innovation des entreprises. Présidée par Catherine Jeandel, ses missions s inscrivent dans le cadre de la politique économique du Conseil Régional et de l État en région. Elles s articulent autour de 3 axes : Coordonner, animer et développer le dispositif régional d aide à l innovation : coordonner l innovation au plan régional, c est rejoindre et fédérer les réseaux d innovation régionaux, nationaux et internationaux, proposer la mise en place d instances de concertation, favoriser la transversalité, développer les complémentarités avec et entre les acteurs régionaux MPI est aujourd hui en interaction avec plus de 80 partenaires sur l ensemble du territoire et dans les 3 dimensions enseignement/recherche/entreprise. Elle intervient dans différents comités de pilotage ou comités de sélection afin de garantir l efficacité et la cohérence des initiatives liées à l innovation en région Midi-Pyrénées. Détecter les projets, susciter l innovation : l ambition de MPI est de sensibiliser les entreprises de la région à l innovation quelle que soit leur taille ou leur secteur d activité, et en particulier les PME qui se sentent parfois éloignées de l innovation. Sur cet axe MPI a choisi d aller directement au contact des entreprises régionales en leur proposant des temps : - de rencontres avec les acteurs de la recherche, de la formation et du monde institutionnel, - d information et de sensibilisation sur des technologies, des méthodes - d échanges ou de découverte (entreprises, laboratoires, instituts ). Chaque année, MPI organise plus de 50 manifestations sur le territoire régional. Accompagner le développement des entreprises par l innovation : MPI a mis au point une gamme complète de services pour les entreprises qui va de l ingénierie du programme d innovation à la définition des processus d innovation de l entreprise. En fonction des besoins de l entreprise MPI propose : - de mettre en cohérence le programme d innovation avec son potentiel et son environnement; - d intégrer l innovation dans la stratégie de l entreprise ; - des services d information, d assistance, de mise en relation et de formation spécifiques. À MPI, l innovation est appréhendée au sens large : innover ce n est pas forcément révolutionner, mais introduire un changement. Ce changement répond au besoin du marché et confère un avantage concurrentiel notable et durable à une entreprise. L innovation est ainsi présente dans les produits, les services, l organisation de l entreprise, le mode de commercialisation, le modèle économique La spécificité de MPI tient notamment à: - une combinaison d expertises unique au sein d une même structure : technologiques et non technologiques, - une approche marchés et multimarchés - une capacité de mise en réseau très forte du fait de sa position centrale dans le dispositif d innovation en région. 1.2 Contexte de la mission Le concours régional de l innovation initié par la Région Midi-Pyrénées a été créé en En 2006, MPI reprend l organisation du concours. La dotation est alors de euros. Depuis ce concours, renommé «Les Inn Ovations» n a cessé d évoluer et de prendre de l ampleur. Midi-Pyrénées Innovation Page 2/8

3 Résolument tournées vers la pluralité, le dynamisme et la créativité, les Inn Ovations restent fidèles à 4 principes : encourager l innovateur, déceler et valoriser les jeunes porteurs de projets, détecter les pépites de la région, découvrir de nouveaux univers d innovation. Le concours est ouvert aux entreprises, laboratoires et équipes de recherche publics, créateurs d entreprise innovante et lycées technologiques, professionnels ou agricoles. Les candidats peuvent concourir dans 5 catégories : INNOVATION & FUTUR Conception de nouveaux produits, procédés ou services utilisant des innovations de rupture ou en émergence. INNOVATION & TECHNOLOGIE Développement technologique (produits, procédés ou services) dans les secteurs traditionnels. INNOVATION & SOCIÉTÉ Innovation dans les domaines du développement durable, des services à la personne, des problématiques sociétales et d'aménagement du territoire. INNOVATION & FORMATION Valorisation de projets réalisés dans le cadre de stages, de thèses ou de tout type de formation en entreprise. INNOVATION & STRATÉGIE Mise en œuvre d'une stratégie innovante en matière de marketing, de propriété intellectuelle ou de partenariats internationaux. Les jurys procèdent à l élection de 2 prix parmi les candidatures COUP DE CŒUR Le projet Coup de cœur est sélectionné parmi les projets suivis par Midi- Pyrénées Innovation. GRAND PRIX décerné au meilleur projet toutes catégories confondues. Les critères d évaluation des dossiers permettent au jury d avoir une base identique d appréciation des candidats. 4 grands critères sont mis en avant : Le caractère innovant, l originalité, la percée technologique ; L étendue du champ d application couvert par l innovation ; Les retombées économiques régionales, nationales ou internationales envisagées ; La coopération induite entre les milieux académiques et économiques. Les jurys sont composés d un président entouré de dirigeants d entreprise, représentants des structures de soutien à l innovation, de collectivités locales, de laboratoires de recherche ou d organismes de formation, de sociologues, de juristes. Ce sont ainsi 120 personnalités qui composent les 7 jurys chargés d étudier les dossiers de candidature et de sélectionner les lauréats. Lors de la 31è édition, deux grands groupes se sont associés aux «Inn Ovations» : Airbus et BNP Paribas. C est au travers de la cellule innovation (Innovation Cell) créée tout récemment par Airbus et de la Maison des entrepreneurs, imaginée par BNP Paribas, que le concours a pris une dimension supplémentaire. La participation de ces deux partenaires à hauteur de s ajoute aux de dotation de la Région Midi-Pyrénées. Ce partenariat vient renforcer la politique régionale d appui à l innovation et la volonté de MPI de faire bénéficier aux lauréats d un effet de levier plus important pour accélérer leur développement. Pour cette 31è édition en 2011, 185 dossiers de candidature ont été analysés. Voici leur répartition : Midi-Pyrénées Innovation Page 3/8

4 Vous pouvez découvrir l intégralité des résultats et des informations complémentaires sur le site de MPI à l adresse suivante : 2 OBJET DU MARCHÉ 2.1 Contenu du marché Le présent marché a pour objet les prestations de conseil stratégique et d organisation du concours des Inn Ovations. Les objectifs visés : accroître la notoriété du concours, de MPI au niveau régional et national par l exemple ; promouvoir l innovation régionale au niveau national ; mettre en valeur les innovateurs de la région ; démystifier l innovation en levant les freins et les appréhensions, fidéliser les partenaires privés ; 2.2 Calendrier prévisionnel de la 32è édition des Inn Ovations Voici les dates clés du concours : - 10 septembre : ouverture des candidatures - 31 octobre : clôture des candidatures - 3 et 4 décembre : jurys de sélections (les lauréats seront connus le 5 décembre) - 31 janvier : remise des prix en clôture de Midinnov Ce calendrier est prévisionnel et peut être amené à évoluer. MPI s engage à fournir au prestataire les noms des lauréats au minimum 4 semaines avant l événement pour lui permettre de préparer la cérémonie. 2.3 Détail des prestations Le prestataire, dans le cadre de sa mission auprès de MPI assurera la maîtrise d œuvre, la conception, l organisation et la réalisation de la soirée de remise des prix des Inn Ovations le jeudi 31 janvier 2013 à partir de 18h00/18h30. La cérémonie ne devra pas dépasser 1 heure 30 et devra inclure un discours de Monsieur Martin Malvy, Président de la Région Midi-Pyrénées et de Madame Catherine Jeandel, Présidente de MPI. La cérémonie devra néanmoins être centrée sur la valorisation et l adhésion du public aux projets récompensés. Les prestations attendues sont les suivantes : Maîtrise d œuvre : le prestataire sera conseil stratégique et technique de MPI sur la conception de l événement. Il coordonnera l action des fournisseurs en contrôlant la qualité et la cohérence, et en assurant le respect des délais et des prix fixés. Enfin il assurera l encadrement de la manifestation le jour J. Il devra notamment intégrer dans la logistique de son projet : Midi-Pyrénées Innovation Page 4/8

5 - l agence de relations presse et l agence de communication de MPI ; - le déroulement de Midinnov, salon de l innovation, qui se déroulera en amont le 31 janvier de 9h à 18h. Ce salon nécessite un espace d exposition de 2600m 2 et doit être à proximité de la salle de remise des prix de la cérémonie du concours. Pour l instant le lieu pressenti est Diagora. Le prestataire peut toutefois proposer une alternative. Gestion et coaching des lauréats : les 7 lauréats seront connus environ 4 semaines avant la cérémonie. Le prestataire devra donc dans ce délai mettre en œuvre le dispositif qui aura été validé par MPI pour valoriser les lauréats et leur projet. Il assurera également la préparation et la gestion des lauréats pour leur intervention lors de la cérémonie ; Animation de la soirée : le prestataire proposera un présentateur ou une présentatrice pour animer la soirée et assurera la gestion du travail de préparation de la soirée (déroulé de la cérémonie, contacts avec les lauréats avant la cérémonie, préparation des interviews, axes à valoriser ). Le prestataire pourra proposer des animations pour rythmer la cérémonie de remise des prix et la rendre vivante et innovante. Scénographie : le prestataire devra faire réaliser un habillage original de l espace scénique (conception, fabrication ou location, livraison, montage, démontage et enlèvement) mettant en valeur l innovation et le professionnalisme de MPI ; Mise en place d un cocktail dînatoire pour 300 à 400 invités avec les boissons, le buffet, le nappage et la vaisselle, la décoration et le service ; Le prestataire mettra un photographe à disposition pour assurer un reportage sur la soirée. L agence devra, pour suivre les projets de MPI, désigner un interlocuteur senior, garant du bon déroulement de la cérémonie et de la stratégie globale. 3 MODALITÉS DU MARCHÉ Conditions de participation des candidats L offre, qu elle soit présentée par une seule entreprise ou par un groupement, devra indiquer tous les sous-traitants connus lors de son dépôt. Les entreprises sous-traitantes devront être obligatoirement agréées par Midi-Pyrénées Innovation. En cas de groupement, la forme souhaitée par le pouvoir adjudicateur est un groupement conjoint avec mandataire solidaire Documents à fournir Les offres des candidats, exprimées en Euro, seront entièrement rédigées en langue française. Chaque candidat aura à produire un dossier complet comprenant les pièces suivantes, datées et signées par lui : Le présent cahier des charges dument paraphé, Une présentation synthétique de l entreprise, Une déclaration sur l honneur du ou des candidats (respect des obligations fiscales et sociales), Le n Siret et le n de TVA intracommunautaire, Un extrait Kbis de moins de 3 mois, Une note technique détaillée proposant une approche «stratégique» et décomposant les méthodes d organisation. La première partie devra préciser la stratégie du candidat et sa vision de l événement et de ses évolutions possibles. La seconde partie devra préciser les méthodes d organisation pour : L organisation de réunions de travail (préparatoire, suivi du projet, débriefing) et l élaboration de comptes-rendus inhérents. La méthode d organisation de l équipe dédiée à la réalisation de la mission confiée (effectif, qualifications, fonctions, disponibilité). Le planning détaillé des différentes étapes d organisation de l événement. Le tableau des prix : les candidats devront compléter les tableaux présentés en annexe de ce cahier des charges et indiquer leur proposition de prix à travers ce cadre. Midi-Pyrénées Innovation Page 5/8

6 Les prestataires consultés sont libres de faire d autres propositions dans le cadre des objectifs décrits ci-dessus. Il sera alors nécessaire de chiffrer également ces variantes. Ils devront cependant satisfaire au chiffrage des points attendus afin de permettre un comparatif des offres Transmission de l offre Les candidats transmettent leur offre sous pli cacheté portant les mentions du titre du présent marché. Cet envoi doit contenir les pièces définies dans le présent cahier des charges et devra être remis contre récépissé ou, s il est envoyé par la poste, parvenir avant la date et l heure limites de réception des offres indiquées sur la page de garde du présent document et ce, à l adresse suivante : Midi-Pyrénées Innovation -11 boulevard des Recollets - Immeuble le belvédère - 3è étage Toulouse Cedex Durée et date d effet du marché Le présent marché entrera en vigueur à compter de sa notification par Midi-Pyrénées Innovation. Il se terminera 15 jours après la cérémonie de remise des prix des 32è Inn Ovations pour permettre les bilans. Le marché pourra être reconduit expressément une fois suite à la validation du nouveau concept pour les 33è Inn Ovations et de son chiffrage financier du projet par MPI. 3.5 Prix et conditions de règlement Le marché est un marché à prix global, ferme et forfaitaire. Pour indication, l enveloppe maximale du marché est fixée à euros TTC. Le candidat unique ou le groupement présentera une décomposition détaillée du prix pour chacune des phases. Les prestations de sous-traitance seront directement réglées par le titulaire du marché. Le candidat unique ou le groupement indiquera également le prix unitaire de séances complémentaires d accompagnement qui pourraient s avérer nécessaires dans le cadre de la présente mission. Ce prix s entend tous frais inclus et comprend tous les frais afférents à la réalisation de la prestation (déplacements, nuitées, repas, ). Le règlement des prestations s effectuera sur présentation de facture et justificatif des travaux réalisés selon le calendrier suivant : 30% à la commande, le solde 30 jours après réception des derniers livrables. 4 CHOIX DES CANDIDATS Le marché sera attribué au candidat présentant l offre économique la plus avantageuse en fonction des critères suivants : Prix des prestations y compris les révisions annuelles : 30 % Le chiffrage devra intégrer tous les frais afférents à la mission ainsi que les temps de rencontre et de coordination préalable, en cours et en fin de mission avec l équipe de direction. Qualité technique et méthodologique de l offre globale : 70 % Une attention particulière sera portée sur les points suivants : - Approche méthodologique, mode opératoire - Composition de l équipe (moyens humains mis à disposition et expérience de l équipe) - Délais, service - Caractère innovant des propositions - Contribution aux enjeux du développement durable - Pertinence de la réponse - Prise en compte des spécificités de MPI Midi-Pyrénées Innovation Page 6/8

7 5 CLAUSES DE SURETE 5.1 Obligation de confidentialité Le titulaire qui, à l occasion de l exécution du marché, a reçu de MPI, à titre confidentiel, des renseignements, documents ou objets quelconques, est tenu de maintenir la confidentialité attachée à cette communication. Des précautions toutes particulières devront être prises par le prestataire, ses employés et ses fournisseurs pour les noms des lauréats et le contenu des projets primés ne soient en aucun cas dévoilés avant la cérémonie de remise des prix. Il ne doit divulguer aucune information qui résulte de l exécution du marché ou pourrait parvenir à sa connaissance à l occasion de celui-ci. Le prestataire s engage à considérer comme confidentielles et entrant dans le champ d application du secret professionnel auquel il est tenu, les informations de toutes natures relatives notamment aux activités du «client», à son organisation et à son personnel, ainsi qu à l exécution de l intervention. Le prestataire s engage à faire respecter cette obligation par ses employés et sous-traitants éventuels. Il s engage en outre à ne pas divulguer les dites informations confidentielles, sauf autorisation expresse préalable et écrite du client et en tout état de cause, à respecter la présente clause de confidentialité pendant toute la durée du présent appel d offre. 5.2 Droits de propriété intellectuelle Droits du prestataire : Le prestataire garantit être détenteur de tous les droits de propriété intellectuelle relatifs aux créations qu il serait amené à créer dans le cadre de la réalisation de la prestation ou avoir effectué toutes les démarches de régularisation nécessaire pour les droits de propriété intellectuelle non créés par lui et qu il serait amené à utiliser dans le cadre de la prestation. Le prestataire s engage à céder à titre exclusif à MPI l intégralité des droits de propriété intellectuelle patrimoniaux des œuvres réalisées à la demande de MPI (tels que crayonnés et maquettes, projets de maquettes, esquisses, illustrations, typons, masters, slogans, affiches textes, typographies, logos, ) et notamment les droits de reproduction sur l ensemble des supports habituellement utilisés par MPI (tels que plaquettes, cartes de visite, site Internet, supports électroniques ), de représentation, d adaptation pour tout support ou tout média (y compris Internet). Chaque création/ensemble de créations fera l objet d un avenant spécifique lequel précisera notamment le mode et la nature de cession et d exploitation, sans que cela n occasionne de frais supplémentaires à ceux prévus dans la réponse faite au présent appel d offre. L avenant spécifique mentionnera également la durée de la cession des droits, la portée géographique et le cas échéant le nombre d exemplaires ou de tirages. Le prestataire garantira à MPI la jouissance paisible des droits cédés notamment dans l hypothèse où la création serait totalement ou partiellement le fait d un ou de plusieurs de ses salariés. La cession des droits de propriété intellectuelle est réalisée à titre exclusif au profit de MPI, laquelle n aura néanmoins aucune obligation d exploiter lesdits droits. MPI aura l entière liberté de protéger chacune des créations à son nom par un titre de propriété industrielle. Droits des tiers : Le prestataire s engage à respecter le droit à l image des personnes filmées. Le prestataire garantit MPI contre toutes les revendications des tiers relatives à l'exercice de leurs droits de propriété intellectuelle, de leurs droits voisins (artistes, interprètes), de leurs droits de la personnalité, à l'occasion de l'exécution des prestations et de l'utilisation de leurs résultats, notamment pour l'exercice du droit d exploiter, de représenter et de reproduire. Correspondants : Aspects opérationnels : Emilie Bergier, chargée de marketing institutionnel ( ) Aspects administratifs : Laurent Leriche, directeur administratif et financier ( ) Midi-Pyrénées Innovation Page 7/8

8 TABLEAU DES PRIX CONCOURS REGIONAL DE L INNOVATION Intitulé de la prestation Maîtrise d œuvre Prix TTC Location de la salle et des équipements nécessaires (audiovisuel, sonorisation ) Habillage de la scène conception, fabrication ou location, livraison, montage, démontage et enlèvement Animation de la cérémonie et préparation avec l animateur Cocktail dinatoire Prix pour 300, 350 et 400 convives Gestion des lauréats et préparation des lauréats Reportage photographique (reportage sous format numérique photos libres de droits) TOTAL TTC Midi-Pyrénées Innovation Page 8/8