Organisation de la soirée Evènementiel de la CDAV et CIVP

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1 LETTRE DE CONSULTATION Pouvoir adjudicateur Chambre départementale d Agriculture du Var 11 rue Pierre Clément CS Draguignan Cedex Tél : Envoi des offres Chambre départementale d Agriculture du Var 727, ave Alfred Décugis HYERES Tél : Domaine Concours Général Agricole et Concours des Vins de Provence Objet de la consultation Organisation de la soirée Evènementiel de la CDAV et CIVP Date Date limite de remise des offres 31 mars 2015 Document CAHIER DES CHARGES Informations techniques Stéphanie Corbalan Tél : Informations administratives Alexandra Sitruk Tél :

2 1. IDENTITE DU CLIENT La Chambre d Agriculture du Var est l établissement public dirigé par les élus de la profession agricole, élus pour 6 ans au suffrage universel direct, qui représentent et défendent les intérêts de l ensemble des acteurs du monde agricole et rural. Elle est l instance où s élabore le projet politique du monde agricole du département. Deux missions principales dirigent son action : - Une mission institutionnelle qui consiste à représenter et défendre les intérêts généraux de l agriculture varoise auprès des pouvoirs publics et collectivités territoriales (elle émet des avis, des vœux, rédige des délibérations et propositions en matière agricole repris par les pouvoirs publics ) ; - Une mission économique qui vise à informer, conseiller, former et accompagner au mieux chaque agriculteur et structure collective agricole. Elle conseille aussi les collectivités dans la construction de projets agricoles. Dans ce cadre, elle remplit plusieurs rôles : elle est le porte-parole légitime (car élu au suffrage universel) du monde agricole, l interlocuteur privilégié des pouvoirs publics sur les questions agricoles, un acteur de conseils et d accompagnements pour les agriculteurs et les collectivités mais aussi un initiateur et un porteur de projets pour le développement et la promotion de l activité agricole dans le département. Dans le cadre de cette soirée, plusieurs personnes seront considérées comme des acteurs principaux et seront associées au choix du prestataire : - Commission technique CGA composée d élus - Le Conseil Interprofessionnel des Vins de Provence (CIVP) - Stéphanie Corbalan : Chef de Projet VACC et PROMO stephanie.corbalan@var.chambagri.fr Tél : MODE DE PASSATION : Procédure Adaptée (Article 28 du Code des Marchés Publics) 3. OBJET DE LA CONSULTATION La présente consultation a pour objet de désigner le prestataire qui réalisera la soirée de remises des diplômes aux lauréats du Concours Général Agricole et des Vins de Provence. Chambre départementale d Agriculture du Var Page 2 sur 7

3 4. CARACTERISTIQUES DE L OFFRE : Prestation : Assurer l organisation de la soirée 1/ Invitation : carton, impression, envoi, gestion et relance à partir de listing fournis par les organisateurs 2/ Accueil des invités 3/ Aménagement des espaces 4/ Animation générale de la soirée : son et lumière. Animation micro et ludique de la soirée. Voir note technique accompagnant le cahier des charges Montant de la prestation maximum de TTC COMPLEMENT D INFORMATION Le prestataire en répondant à cette offre doit obligatoirement : 1/ s engager sur la confidentialité et l indépendance vis-à-vis des données transmises : Toutes les informations recueillies sont considérées comme confidentielles. 2/ respecter les délais qui feront l objet d un rétroplanning à l occasion de la signature du contrat Le non-respect de l une ou des 2 conditions impliquera le non règlement des prestations. 5. CONDITIONS Le dossier de réponse devra comporter le détail technique des prestations avec les conditions de réalisation de la commande et les prix. Pour plus d information, envoyer demande par mail à stephanie.corbalan@var.chambagri.fr Ce marché est un marché à bon de commande. 6. LES PROPOSITIONS DOIVENT ETRE ENVOYEES A : Monsieur le Président - Antenne de Hyères - Chambre d Agriculture du Var 727, ave Alfred Décugis HYERES Avec la mention suivante : DOSSIER SOIREE CGA 2015, ne pas ouvrir Chambre départementale d Agriculture du Var Page 3 sur 7

4 JUSTIFICATIFS A PRODUIRE QUANT AUX QUALITES ET CAPACITES DES ENTREPRISES CANDIDATES : Attestation dûment datée et signée certifiant que le candidat a satisfait à ses obligations fiscales et sociales Renseignements permettant d évaluer les capacités professionnelles, techniques et financières du candidat. DC1 à compléter DC2 à compléter DC 3 à compléter DC 4 à compléter si sous-traitance Extrait kbis, 7. DATE LIMITE DE REMISE DES CANDIDATURES : Réponse exigée avant le : 31 mars 2015 En cas d envoi postal : L envoi doit être en lettre recommandée avec Accusé de réception. En cas de dépôt direct : Les offres seront remise contre récépissé, à l'adresse suivante : Chambre d Agriculture du Var- 727 ave Alfred Décugis Hyères du lundi au vendredi de 9H00 à 12H00, et de 14h à 16h00. Aucun autre mode de transmission ne sera admis. Les dossiers qui seraient remis ou dont l'avis de réception serait délivré après la date et l'heure limites fixées ci-dessus ainsi que ceux remis sous enveloppe non cachetée, ne seront pas retenus. Ils seront renvoyés à leurs auteurs. 8. Jugement des offres Les offres seront jugées sur les capacités de l agence à traiter les différents aspects de la mission. Les coûts d intervention, les références du prestataire et la composition de l'équipe mobilisée seront examinés avec intérêt. Après avoir vérifié la conformité du dossier remis et les capacités professionnelles, techniques et financières du candidat, le jugement des offres sera effectué à partir des critères suivants classés en fonction de la pondération respective qui leur a été attribuée : Chambre départementale d Agriculture du Var Page 4 sur 7

5 Critères Note Pondération Critère 1 : valeur technique et qualité de la prestation proposée 14/20 70% Critère 2 : Prix des prestations 6/20 30% 9. DATE D ENVOI DE L AVIS A LA PUBLICATION : 17/03/ CLAUSES ADMINISTRATIVES 10.1 Obligation de résultat Pour l ensemble des prestations objet du présent marché, le soumissionnaire souscrit une obligation de résultat et doit strictement respecter les délais, les coûts et les niveaux de qualité prévus dans les documents contractuels régissant le présent marché. Le soumissionnaire ne pourra nullement mettre en avant une quelconque défaillance de ou des soustraitants ou des fournisseurs. Il est pleinement et personnellement responsable de la bonne exécution du présent marché Obligation de discrétion, de sécurité Le prestataire est tenu au secret professionnel. Il s'engage en particulier à n'utiliser les documents et informations fournis par la Chambre d Agriculture que dans le cadre de cette présente consultation. Toute révélation et divulgation non autorisée pourront donner lieu à dommages intérêts à charge de la partie l'ayant commise, dont le montant sera défini par le plaignant en fonction du préjudice. Facture : 10.3 Paiement : Les factures afférentes au paiement seront établies en un original et 2 copies portant, outre les mentions légales, les indications suivantes : le nom et adresse du créancier, le numéro du compte bancaire ou postal, le nom du contrat, le numéro du bon de commande, Chambre départementale d Agriculture du Var Page 5 sur 7

6 la phase concernée, le prix hors taxe des prestations, le taux et le montant de la TVA, le montant total des prestations exécutées, la date de facturation. Les factures et autres demandes de paiement devront parvenir aux adresses suivantes : Chambre départementale d Agriculture du Var 11 rue Pierre Clément CS Draguignan Cedex Tél : Mode de règlement : Les prestations, objet du présent marché, seront réglées par virement bancaire. Les sommes dues au(x) soumissionnaire(s) et au(x) sous-traitant(s) de premier rang éventuel(s), seront payées dans un délai global de 40 jours à compter de la date de réception des factures ou des demandes de paiement équivalentes. Le taux des intérêts moratoires sera celui de l intérêt légal en vigueur à la date à laquelle les intérêts moratoires auront commencé à courir, augmenté de deux points. A : Le : Chambre départementale d Agriculture du Var Page 6 sur 7

7 Cachet de l entreprise Signature de la personne habilitée à représenter l entreprise précédée de la mention manuscrite «accepté sans modification» Chambre départementale d Agriculture du Var Page 7 sur 7